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Otimizar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar

Desvende a eficiência com o nosso guia de 6 passos para Dynamics 365.
Otimizar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar
Desafios (11) Metas (11) 6 Etapas Pré-visualizar Resultados Dados Perguntas Frequentes (4)
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Otimize o Processamento de Faturas de Contas a Pagar no Dynamics 365

Automatizar os processos de contas a pagar pode impulsionar a eficiência de forma significativa, mas gargalos ocultos frequentemente atrapalham o progresso. Nossa plataforma ajuda a identificar exatamente onde ocorrem os atrasos, desde o recebimento da fatura até o pagamento final. Ao descobrir essas ineficiências, você pode implementar melhorias direcionadas, otimizando suas operações e aprimorando o fluxo de caixa.

Baixe nosso modelo de dados pré-configurado e aborde desafios comuns para alcançar seus objetivos de eficiência. Siga nosso plano de melhoria de seis etapas e consulte o Guia do Modelo de Dados para transformar suas operações.

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Por que Otimizar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar?

O Processamento de Faturas de Contas a Pagar é uma função vital, mas frequentemente complexa e que consome muitos recursos em qualquer organização, especialmente para aquelas que gerenciam grandes volumes transacionais em sistemas ERP sofisticados como o Microsoft Dynamics 365. Processos de Contas a Pagar ineficientes podem resultar em perdas financeiras consideráveis, como a perda de descontos por pagamento antecipado, multas por atraso e aumento dos custos operacionais devido a intervenções manuais e à resolução de erros. Além dos impactos financeiros diretos, um fluxo de trabalho de processamento de faturas lento ou propenso a erros pode prejudicar o relacionamento com fornecedores, manchar a reputação da sua empresa e até expô-la a riscos de conformidade. Compreender o tempo de ciclo real de ponta a ponta e identificar onde os atrasos ocorrem é fundamental para alcançar uma saúde financeira robusta e a excelência operacional. Sem uma visibilidade clara de todo o ciclo de vida de uma fatura, desde o recebimento até o pagamento dentro do Dynamics 365, as organizações lutam para identificar as causas-raiz dessas ineficiências, tornando difícil otimizar efetivamente o Processamento de Faturas de Contas a Pagar.

Como o Process Mining Ajuda no seu Fluxo de Trabalho de Contas a Pagar

O process mining oferece uma abordagem poderosa e baseada em dados para desmistificar o seu fluxo de trabalho de Processamento de Faturas de Contas a Pagar. Ao extrair logs de eventos diretamente do seu módulo de Contabilidade Geral do Microsoft Dynamics 365 Finance – utilizando entidades como GeneralJournal, LedgerEntry e FinancialDimension – ele reconstrói a jornada real de cada fatura. Em vez de depender de processos presumidos ou observações manuais, o process mining mapeia visualmente todas as variantes do processo existentes, revelando desvios do caminho padrão e destacando onde as ineficiências realmente estão. É possível identificar gargalos críticos, como etapas de aprovação específicas que causam atrasos consistentemente, ou atividades que exigem retrabalho manual excessivo. Por exemplo, você pode descobrir que faturas que exigem um tipo específico de Pedido de Compra (PC) frequentemente ficam travadas, ou que certos aprovadores têm tempos de ciclo de aprovação significativamente mais longos. Essa capacidade analítica é fundamental para entender como otimizar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar, fornecendo insights objetivos sobre o que está realmente acontecendo. A ferramenta permite detalhar instâncias específicas de faturas, compreendendo por que algumas são processadas em minutos enquanto outras levam semanas, fornecendo dados acionáveis para resolver essas discrepâncias.

Principais Áreas de Melhoria para Contas a Pagar no Dynamics 365

Com os insights obtidos da otimização de processos através do process mining, você pode direcionar áreas específicas de melhoria em seu ambiente Microsoft Dynamics 365. Áreas de melhoria comuns incluem:

  • Redução do Tempo de Ciclo da Fatura: Identifique as etapas com os maiores tempos de permanência, seja na captura inicial de dados, validação ou nas etapas específicas de aprovação. Ao entender onde as faturas ficam paradas, você pode implementar mudanças para reduzir significativamente o tempo de ciclo do Processamento de Faturas de Contas a Pagar.

  • Aumento da Conformidade e Controle: Monitore a aderência aos termos de pagamento, às hierarquias de aprovação internas e aos requisitos regulatórios. Identifique casos em que pagamentos são feitos sem as aprovações adequadas ou onde os termos de pagamento são consistentemente violados, o que frequentemente leva a multas desnecessárias ou descontos perdidos.

  • Automação de Tarefas Manuais: Descubra atividades manuais repetitivas que estão prontas para automação dentro do Dynamics 365, como a correspondência automatizada de faturas com Pedidos de Compra (PCs) e recebimentos de mercadorias, ou o roteamento inteligente para aprovações com base em critérios específicos.

  • Otimização da Alocação de Recursos: Identifique onde os recursos estão subutilizados ou sobrecarregados. Se uma equipe ou indivíduo em particular é consistentemente um gargalo, isso pode indicar a necessidade de treinamento, redistribuição da carga de trabalho ou simplificação de processos.

  • Melhoria do Relacionamento com Fornecedores: Pagamentos pontuais e precisos impactam diretamente a satisfação do fornecedor. Ao otimizar seu processo de Contas a Pagar, você garante que os fornecedores sejam pagos em dia, promovendo parcerias de negócios mais fortes e confiáveis.

Resultados Esperados e Benefícios Mensuráveis

Ao aplicar as estratégias de otimização de processos identificadas através do process mining ao seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365, sua organização pode esperar benefícios tangíveis e mensuráveis:

  • Redução Significativa de Custos: Minimize as multas por atraso no pagamento, capture mais descontos por pagamento antecipado e reduza o custo de mão de obra associado ao processamento manual, correção de erros e resolução de disputas.
  • Tempos de Ciclo da Fatura Mais Rápidos: Reduza drasticamente o tempo desde o recebimento da fatura até o pagamento final, melhorando a previsibilidade do fluxo de caixa e a agilidade operacional.
  • Conformidade Aprimorada e Risco Reduzido: Garanta a aderência consistente às políticas de pagamento, controles internos e mandatos regulatórios, mitigando riscos financeiros e de reputação.
  • Maior Eficiência Operacional: Otimize os fluxos de trabalho, reduza o retrabalho e liberte sua equipe de Contas a Pagar para focar em atividades mais estratégicas, em vez de atuar na resolução de problemas operacionais.
  • Melhores Relacionamentos com Fornecedores: Construa confiança e promova parcerias mais fortes através de pagamentos consistentes e pontuais, o que também pode levar a um maior poder de negociação.

Em última análise, essas melhorias se traduzem em uma operação financeira mais robusta, eficiente e em conformidade, impactando diretamente seu resultado final e suas capacidades estratégicas.

Começando com Process Mining em Contas a Pagar

Iniciar a jornada para otimizar o seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar não exige experiência prévia em process mining. Esta solução foi projetada para guiá-lo no aproveitamento dos seus dados do Microsoft Dynamics 365 para descobrir ineficiências e impulsionar mudanças significativas. Ao utilizar uma abordagem estruturada, você pode passar rapidamente da extração de dados para insights acionáveis, transformando suas operações de Contas a Pagar em uma força motriz enxuta, eficiente e em conformidade. Descubra o potencial oculto dentro dos seus dados do Dynamics 365 e comece sua jornada de otimização de processos hoje.

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Problemas e Desafios Comuns

Identifique quais desafios estão te impactando

As faturas frequentemente ficam presas nas filas de aprovação, levando a prazos de pagamento perdidos e multas por atraso. Isto impacta os relacionamentos com fornecedores e imobiliza o capital de giro desnecessariamente. Atrasos em etapas críticas de aprovação frequentemente criam um efeito em cascata em todo o ciclo de vida do Processamento de Faturas de Contas a Pagar.
O ProcessMind identifica onde as faturas estão retidas, quem são os gargalos e por que ocorrem atrasos no Processamento de Faturas de Contas a Pagar dentro do Microsoft Dynamics 365. Ao visualizar os caminhos e durações das aprovações, ele aponta aprovadores ou etapas específicas que causam prazos de entrega estendidos, permitindo a otimização direcionada do processo.

O tempo necessário para processar faturas, desde a receção até ao pagamento, varia significativamente, criando imprevisibilidade e dificultando a previsão do fluxo de caixa. Esta inconsistência pode levar a fornecedores insatisfeitos, perda de descontos por pagamento antecipado e à incapacidade de padronizar as operações em toda a equipa de Contas a Pagar.
O ProcessMind visualiza o percurso completo do Processamento de Faturas de Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365, revelando tempos médios de ciclo, identificando desvios e destacando as causas-raiz da variabilidade. Pode segmentar a análise por fornecedor, tipo de fatura ou aprovador, fornecendo informações acionáveis para estabilizar e otimizar os tempos de processamento.

É necessária uma intervenção manual significativa para a correspondência de pedidos de compra, recebimentos de mercadorias e faturas. Isso consome tempo valioso da equipe de Contas a Pagar, aumenta o risco de erros e retarda todo o Processamento de Faturas de Contas a Pagar. A incapacidade de automatizar a conferência de 3 vias para uma grande porcentagem de faturas eleva os custos operacionais.
O ProcessMind analisa a frequência e duração das atividades de correspondência manual e das inconsistências no Microsoft Dynamics 365, identificando áreas específicas onde a automação ou a padronização de processos pode reduzir o esforço. Ele destaca problemas comuns de correspondência, permitindo ajustes proativos nos processos de compras ou recebimento.

Erros na captura ou validação de dados de fatura levam a exceções, retrabalho e tempos de processamento prolongados. Dados incorretos podem resultar em pagamentos errados, problemas de reconciliação financeira e riscos de conformidade, minando a confiança com fornecedores e partes interessadas internas.
O ProcessMind identifica os pontos comuns de geração e resolução de erros no Processamento de Faturas de Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365, como a redigitação ou validações repetidas. Isto permite às organizações direcionar formações, melhorar os métodos de captura de dados ou otimizar as configurações do sistema para reduzir a imprecisão dos dados na sua origem.

Atrasos no processamento de faturas fazem com que as organizações percam frequentemente descontos valiosos por pagamento antecipado oferecidos pelos fornecedores. Isso impacta diretamente a lucratividade e aumenta o custo geral de bens ou serviços, representando uma significativa oportunidade financeira perdida.
O ProcessMind destaca faturas que não cumprem os termos de pagamento antecipado, rastreando os eventos 'Invoice Due Date' e 'Payment Executed' no Microsoft Dynamics 365. Ele revela as etapas exatas que causam os atrasos, permitindo que as equipes de Contas a Pagar priorizem faturas específicas ou otimizem atividades de gargalo para capturar esses descontos de forma mais eficaz.

As faturas não são pagas consistentemente de acordo com os prazos de pagamento acordados com os fornecedores, o que leva a multas por atraso e a relacionamentos tensos com os fornecedores. Isto também pode afetar a pontuação de crédito, o poder de negociação futuro e expor a empresa a riscos legais ou financeiros.
O ProcessMind monitoriza a adesão aos 'Prazos de Pagamento' comparando as datas de 'Vencimento da Fatura' com as datas de 'Pagamento Efetuado' no Microsoft Dynamics 365. Identifica pagamentos não conformes e as suas causas-raiz, como atrasos específicos na aprovação ou gargalos no processamento, garantindo maior conformidade em todo o Processamento de Faturas de Contas a Pagar.

Um alto volume de faturas exige retrabalho significativo devido a discrepâncias entre pedidos de compra, recebimentos de mercadorias ou dados iniciais da fatura. Isso consome recursos excessivos, estende o ciclo geral de Processamento de Faturas de Contas a Pagar e impacta negativamente o moral da equipe.
O ProcessMind mapeia os caminhos das atividades de 'Discrepância Resolvida' no Microsoft Dynamics 365, quantificando os ciclos de retrabalho e identificando as principais fontes de discrepâncias para uma prevenção direcionada. Ao entender onde e por que o retrabalho ocorre, as organizações podem implementar ações corretivas nos processos a montante.

A equipa de Contas a Pagar tem dificuldade em fornecer atualizações de estado em tempo real sobre faturas específicas, o que leva a questionamentos frustrantes de fornecedores e partes interessadas internas. Esta falta de transparência impede a resolução eficiente de questões e a gestão proativa de potenciais problemas de pagamento.
O ProcessMind oferece uma visualização completa, de ponta a ponta, do percurso de cada fatura no Microsoft Dynamics 365, fornecendo informações instantâneas sobre o seu estado atual e quaisquer atrasos existentes no Processamento de Faturas de Contas a Pagar. Esta visibilidade melhorada permite que a equipa de Contas a Pagar responda rapidamente aos questionamentos e gere proativamente as exceções.

As faturas são pagas sem consideração estratégica para a otimização do fluxo de caixa, como maximizar os prazos de pagamento ou consolidar pagamentos. Isso pode levar a uma utilização subótima do capital de giro e a oportunidades perdidas para gerir estrategicamente a liquidez.
O ProcessMind analisa os padrões de agendamento de pagamentos em relação à 'Data de Vencimento da Fatura' e aos 'Prazos de Pagamento' no Microsoft Dynamics 365, identificando oportunidades para agendar pagamentos estrategicamente e melhorar o fluxo de caixa dentro do Processamento de Faturas de Contas a Pagar. Revela onde os pagamentos poderiam ser adiados para reter dinheiro sem incorrer em penalidades.

O custo global associado ao processamento de cada fatura é elevado devido a etapas ineficientes, intervenções manuais e retrabalho. Isto afeta a rentabilidade e a eficiência de toda a operação financeira, dificultando a escalabilidade sem incorrer em custos desproporcionais.
O ProcessMind disseca o workflow completo do Processamento de Faturas de Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365, identificando desvios onerosos, atividades redundantes e longos tempos de ciclo que contribuem para um custo por fatura elevado. Esta análise permite que as organizações identifiquem áreas para redução de custos e automação de processos.

Etapas críticas de aprovação ou resoluções ocorrem fora do Microsoft Dynamics 365, criando pontos cegos no fluxo oficial do processo e dificultando auditorias. Essa ausência de um rastro digital completo introduz riscos de conformidade e impede uma análise de processo abrangente.
O ProcessMind identifica lacunas e durações atipicamente longas entre as atividades registradas no Processamento de Faturas de Contas a Pagar, indicando potenciais atividades 'fora do sistema' que precisam ser digitalizadas ou integradas ao Microsoft Dynamics 365. Ele ajuda a evidenciar essas etapas ocultas do processo para que sejam colocadas sob controle formal e tenham maior visibilidade.

Metas Típicas

Defina o que é sucesso

Este objetivo visa encurtar a duração desde o momento em que uma fatura está pronta para aprovação até a sua autorização final. Atrasos nas aprovações podem resultar em pagamentos tardios, prejudicar o relacionamento com fornecedores e a perda de descontos por pagamento antecipado no processamento de faturas de Contas a Pagar. Atingir essa meta melhora a eficiência e a saúde financeira. O ProcessMind identifica com precisão gargalos e aprovadores específicos que causam atrasos no Microsoft Dynamics 365, mapeando os caminhos reais de aprovação. Ele destaca desvios dos workflows padrão e quantifica o tempo gasto em cada etapa de aprovação, permitindo intervenções direcionadas para reduzir os cycle times em 30-50%.

O objetivo é garantir que uma percentagem maior de faturas seja paga dentro dos prazos que se qualificam para descontos por pagamento antecipado. Perder estas oportunidades afeta diretamente o resultado final, aumentando o custo efetivo de bens e serviços para a sua organização. O ProcessMind analisa o fluxo completo do Processamento de Faturas de Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365 para identificar onde ocorrem atrasos que impedem o pagamento atempado para beneficiar de descontos. Identifica faturas elegíveis para descontos que não são processadas eficientemente, ajudando-o a recuperar 5-10% do potencial de desconto perdido.

Este objetivo foca na redução do esforço manual necessário para a conciliação de faturas com pedidos de compra e recebimentos de mercadorias. Uma alta intervenção manual resulta em processamento mais lento, aumento de erros e custos operacionais mais elevados no departamento de Contas a Pagar. O ProcessMind mapeia todas as atividades de conciliação no Microsoft Dynamics 365, destacando exceções e casos de intervenção manual. Ele identifica oportunidades para aumentar a automação, como a melhoria das taxas de conciliação de 2 ou 3 vias, potencialmente reduzindo o esforço de conciliação manual em 20-40%.

Alcançar isso significa reduzir a variabilidade no tempo de processamento de faturas, desde o recebimento até o pagamento. Tempos de processamento consistentes levam a saídas de caixa mais previsíveis, melhor planejamento financeiro e maior confiança dos fornecedores no seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar. O ProcessMind visualiza todas as variantes do processo no Microsoft Dynamics 365, quantificando os tempos de ciclo para cada caminho. Ele identifica as causas raiz de atrasos e variações, permitindo a reengenharia de processos e o estabelecimento de acordos de nível de serviço claros, reduzindo a variância do tempo de ciclo em até 25%.

Este objetivo trata de garantir que todas as faturas sejam pagas de acordo com as condições de pagamento acordadas com fornecedores, evitando multas por atraso e promovendo relacionamentos positivos com fornecedores. O não cumprimento pode gerar custos adicionais e prejudicar a reputação das suas operações de Contas a Pagar. O ProcessMind monitora a execução dos pagamentos em relação às condições de pagamento definidas e às datas de vencimento das faturas no Microsoft Dynamics 365. Ele sinaliza pagamentos não conformes e identifica ineficiências subjacentes do processo, ajudando a reduzir pagamentos atrasados em 15-30% e a evitar taxas associadas.

O objetivo é minimizar ou eliminar completamente os erros introduzidos durante a entrada manual ou captura de dados da fatura. Imprecisões nos dados levam a retrabalho, atrasos de pagamento, problemas de conciliação e aumento dos custos operacionais no Processamento de Faturas de Contas a Pagar.
O ProcessMind identifica onde os erros de dados se originam no workflow do Microsoft Dynamics 365, analisando os logs de eventos. Ele identifica atividades específicas ou grupos de usuários propensos a erros, permitindo treinamentos direcionados ou soluções de automação para diminuir os erros de entrada de dados em 50% ou mais.

Este objetivo foca na diminuição do custo total associado ao processamento de uma única fatura, desde o recebimento até o pagamento final. Custos operacionais elevados impactam a lucratividade e refletem ineficiências no departamento de Contas a Pagar. O ProcessMind oferece uma visão detalhada do consumo de recursos e da duração das atividades em todo o processamento de faturas de Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365. Ele ajuda a identificar etapas desnecessárias, ciclos de retrabalho e intervenções manuais que elevam os custos, resultando em uma redução de 10-20% nos custos de processamento por fatura.

O objetivo é melhorar a precisão das previsões de fluxo de caixa, tornando os pagamentos de faturas mais previsíveis. Ciclos de pagamento imprevisíveis dificultam o planeamento financeiro e podem afetar a gestão do capital circulante da organização. O ProcessMind analisa os tempos históricos de processamento de faturas e os padrões de pagamento no Microsoft Dynamics 365 para prever datas de pagamento futuras com maior precisão. Ao reduzir a variabilidade do processamento, permite às equipas de tesouraria prever as saídas de caixa de forma mais fiável, melhorando a gestão do fluxo de caixa em 15-25%.

Este objetivo busca reduzir o número de vezes que um processo de fatura precisa ser reiniciado ou corrigido devido a inconsistências ou problemas. O retrabalho excessivo consome recursos valiosos, prolonga os tempos de processamento e frustra tanto a equipe de Contas a Pagar quanto os fornecedores. O ProcessMind identifica os tipos e fontes mais frequentes de divergências no Microsoft Dynamics 365 (por exemplo, Pedido de Compra vs. Recebimento de Mercadoria, inconsistências de quantidade). Ele revela os caminhos e atividades específicos envolvidos na resolução de divergências, permitindo o redesenho do processo para reduzir o retrabalho em 20-35%.

Este objetivo visa fornecer às partes interessadas informações claras e atualizadas sobre o status de cada fatura a qualquer momento no processo de Contas a Pagar. A falta de visibilidade gera mais questionamentos, incertezas e dificuldades na gestão das expectativas dos fornecedores. O ProcessMind reconstrói a jornada real de cada fatura no Microsoft Dynamics 365, permitindo uma visão abrangente do seu status atual e de sua trajetória histórica. Essa transparência reduz o tempo de resposta a questionamentos em 10-20% e possibilita uma gestão proativa do ciclo de vida da fatura.

O objetivo é integrar todas as atividades de aprovação de faturas num sistema rastreável, eliminando "processos ocultos" ou aprovações que ocorrem fora do Microsoft Dynamics 365. Aprovações não rastreadas representam riscos de conformidade, geram atrasos no processamento e resultam em perda de registos de auditoria. O ProcessMind descobre e visualiza todos os caminhos de aprovação reais, incluindo aqueles que se desviam do padrão ou ocorrem fora do sistema. Ao destacar estas atividades não rastreadas, fornece a evidência necessária para impor aprovações baseadas no sistema, melhorando a conformidade ao detetar 90% dos caminhos fora do sistema.

O Caminho de Melhoria em 6 Etapas para o Processamento de Faturas de Contas a Pagar

1

Descarregar o Modelo

2

Exportar os Seus Dados

3

Carregar o seu dataset

4

Analise Seu Processo

5

Implementar Melhorias

6

Monitorizar o Seu Processo

1

Descarregar o Modelo

O que fazer

Obtenha o modelo Excel predefinido estruturado para o Processamento de Faturas de Contas a Pagar, garantindo compatibilidade com as exportações de dados do Microsoft Dynamics 365.

Ver Guia do Modelo de Dados Baixar Modelo
Por que é importante

A utilização de um modelo padronizado garante que os seus dados estão formatados corretamente para análise, prevenindo erros e acelerando o processo de configuração inicial.

Resultado esperado

Um modelo Excel pronto para preencher, personalizado para o seu processo de Contas a Pagar no Microsoft Dynamics 365.

O QUE VAI OBTER

Potencialize a Eficiência do AP no Dynamics 365 com Insights

O ProcessMind oferece um mapa visual claro de todo o seu processo de faturas de Contas a Pagar, revelando cada etapa e interação. Descubra ineficiências ocultas, falhas de conformidade e oportunidades de automação no seu ambiente Dynamics 365.
  • Visualize o workflow de faturas de Contas a Pagar de ponta a ponta.
  • Identificar gargalos de processo e ciclos de retrabalho
  • Acompanhe os tempos de ciclo de faturas e pagamentos atrasados
  • Compare as variantes do processo para identificar melhores práticas
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RESULTADOS TÍPICOS

Gerando Valor Tangível em Contas a Pagar

Estes resultados ilustram as melhorias mensuráveis alcançadas por organizações que utilizam o process mining para otimizar o seu processamento de faturas de Contas a Pagar em sistemas como o Microsoft Dynamics 365. Ao identificar gargalos e ineficiências, as empresas podem promover melhorias operacionais significativas e poupanças de custos.

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Aprovações de Faturas Mais Rápidas

Reduzir gargalos nas etapas de aprovação

Identificar e eliminar atrasos no workflow de aprovação de faturas, acelerando significativamente o tempo que as faturas levam para serem aprovadas e prontas para pagamento. Isso resulta em melhores relacionamentos com fornecedores e evita multas por atraso no pagamento.

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Maior Captação de Descontos

Maximizar as economias com pagamentos antecipados

Identifique oportunidades para processar faturas mais rapidamente, permitindo à sua organização capturar uma percentagem maior dos descontos disponíveis por pagamento antecipado e obter economias significativas.

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Maior Correspondência na Primeira Passagem

Automatize o processamento de faturas

Melhorar a precisão da correspondência automatizada, identificando as causas-raiz das discrepâncias, o que leva a uma percentagem mais elevada de faturas processadas sem intervenção manual ou retrabalho. Isto aumenta a eficiência e reduz os custos operacionais.

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Conformidade de Pagamento Melhorada

Adesão aos termos de pagamento

Assegurar que uma percentagem maior de faturas é paga nas datas de vencimento ou antes, de acordo com as condições de pagamento. Isto minimiza multas por atraso, fortalece a confiança dos fornecedores e reduz o risco financeiro.

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Redução do Tempo de Ciclo Total

Do recebimento ao pagamento

Otimize todo o processo da fatura ao pagamento, descobrindo e resolvendo gargalos de ponta a ponta. Isso encurta o tempo desde o recebimento da fatura até o pagamento final, melhorando o fluxo de caixa e a velocidade operacional.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo, a qualidade dos dados e as especificidades organizacionais. Esses números representam melhorias típicas observadas em implementações similares de Process mining em Contas a Pagar.

Dados Recomendados

Comece com os atributos e atividades mais importantes e, em seguida, expanda conforme necessário.
É novo em event logs? Saiba como criar um event log para Process Mining.

Atributos

Pontos de dados essenciais para capturar para análise

O identificador único para cada documento de fatura de fornecedor.

Por que é importante

Esta é a chave essencial para rastrear todo o ciclo de vida de uma fatura, tornando-a a base para todas as análises de Process Mining em Contas a Pagar.

O utilizador que executou a atividade.

Por que é importante

Atribuir o trabalho a indivíduos específicos permite analisar a carga de trabalho, o desempenho e identificar oportunidades de treinamento.

O nome do fornecedor que submeteu a fatura.

Por que é importante

Permite segmentar o processo para identificar problemas específicos de fornecedores, como divergências frequentes ou atrasos no pagamento.

O valor monetário total da fatura.

Por que é importante

Fornece contexto financeiro, permitindo a análise do comportamento do processo com base no valor monetário, como identificar se faturas de alto valor são processadas de forma diferente.

A data de vencimento do pagamento da fatura, calculada com base nas condições de pagamento.

Por que é importante

Crucial para medir o desempenho de pagamento pontual, gerenciar o relacionamento com fornecedores e evitar multas por atraso.

Os termos acordados para pagamento da fatura com o fornecedor.

Por que é importante

Define prazos de pagamento e oportunidades de desconto, impactando diretamente a gestão do fluxo de caixa e a economia de custos.

O identificador único para a ordem de compra associada à fatura.

Por que é importante

Distingue entre faturas com e sem ordem de compra (PO), que seguem processos diferentes, sendo essencial para analisar a eficiência da correspondência.

Atividades

Etapas do processo para monitorar e otimizar

Marca a criação inicial de um registo de fatura no sistema, seja por entrada manual, digitalização OCR ou intercâmbio eletrónico de dados (EDI). Este é o ponto de partida do ciclo de vida do processamento de faturas.

Por que é importante

Esta atividade é o evento inicial principal para o processo. Analisar o tempo desde este ponto até ao pagamento fornece o tempo total de ciclo da fatura, que é um indicador-chave de desempenho.

A fatura é formalmente submetida a um workflow para revisão e aprovação por colaboradores autorizados. Isto marca o início do ciclo de aprovação.

Por que é importante

Este é um marco fundamental que inicia a contagem para medir o tempo de ciclo de aprovação da fatura. Ajuda a distinguir o tempo de entrada/conciliação de dados da latência de aprovação.

Representa a aprovação final no workflow, autorizando o lançamento da fatura para pagamento. Este é um marco crítico antes que a fatura entre na etapa de pagamento.

Por que é importante

Marca o fim do ciclo de aprovação. O tempo entre 'Submetida para Aprovação' e esta atividade é um KPI fundamental para identificar gargalos de aprovação e workflows de longa duração.

A fatura aprovada é registada oficialmente no livro razão, criando uma obrigação financeira. Esta é uma transação contábil crítica e, muitas vezes, irreversível.

Por que é importante

O lançamento é um marco importante que torna a fatura elegível para pagamento. Ele confirma que todas as etapas de validação e aprovação foram concluídas e que a obrigação de pagamento foi reconhecida.

O pagamento é oficialmente efetuado através do registo de um diário de pagamentos. Esta transação liquida a obrigação criada pela fatura registada.

Por que é importante

Este é um evento final primário para o processo. É usado para calcular a conformidade com os termos de pagamento, identificar pagamentos atrasados e medir o tempo de ciclo de ponta a ponta do processo.

Perguntas Frequentes

Perguntas frequentes

O Process mining analisa os logs de eventos do Dynamics 365 para reconstruir o fluxo real das suas faturas de Contas a Pagar. Ele identifica gargalos, desvios do processo padrão e áreas com alto esforço manual. Essa visão ajuda a otimizar workflows, reduzir os tempos de aprovação e melhorar a conformidade.

Tipicamente, precisará de logs de eventos contendo um ID de Caso (por exemplo, Número da Fatura), Atividade (por exemplo, "Fatura Recebida", "Aprovação Iniciada") e um Timestamp para cada evento. Atributos adicionais como 'Aprovador', 'Valor da Fatura' ou 'Fornecedor' enriquecem a análise. Estes dados permitem reconstruir a jornada completa da fatura.

Pode esperar melhorias quantificáveis, como tempos de ciclo de aprovação de faturas reduzidos e uma maior captura de descontos por pagamento antecipado. O Process Mining revela oportunidades para automatizar a correspondência, eliminar o retrabalho e garantir uma melhor conformidade com os termos de pagamento. Também proporciona uma visibilidade em tempo real aprimorada das suas operações de Contas a Pagar.

A extração inicial de dados e a configuração do modelo podem demorar algumas semanas, dependendo da disponibilidade e complexidade dos dados. Uma vez construído o modelo, informações iniciais sobre gargalos e desvios podem ser geradas rapidamente, muitas vezes em dias. A monitorização contínua, por sua vez, oferece oportunidades de otimização contínuas.

Embora conhecimentos básicos de SQL ou de relatórios do Dynamics 365 sejam úteis, muitas ferramentas de Process Mining oferecem conectores ou templates para sistemas ERP comuns. Precisará principalmente de acesso à base de dados subjacente ou a entidades de dados relevantes. Trabalhar com a sua equipa de TI pode garantir uma extração de dados eficiente e precisa.

Sim, ao comparar o mapa de processo descoberto com o processo padrão esperado, o Process Mining pode realçar desvios que indicam soluções manuais ou aprovações a ocorrerem fora do Dynamics 365. Isto ajuda a trazer à luz processos ocultos e a melhorar a integridade dos dados. Estas atividades não rastreadas frequentemente introduzem atrasos e riscos de conformidade.

Normalmente, o Process mining não se integra diretamente com o Dynamics 365 de forma transacional em tempo real. Em vez disso, ele ingere dados de eventos históricos extraídos do Dynamics 365. Os insights obtidos com o Process mining são então usados para orientar e otimizar configurações ou mudanças de processo na sua configuração existente do Dynamics 365.

Os desafios comuns incluem garantir a qualidade dos dados, mapear corretamente as diversas atividades do sistema para as etapas do processo e gerenciar grandes volumes de dados. Definir um escopo claro e ter acesso a especialistas do domínio de negócio são cruciais para uma implementação bem-sucedida. Abordar esses pontos proativamente pode otimizar o progresso do projeto.

Evite Pagamentos Duplicados. Otimize o Processamento de Faturas de Contas a Pagar.

Identifique ineficiências, elimine multas por atraso e reduza os custos de processamento em 60%.

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