> Mejora Continua de Procesos > Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar > Microsoft Dynamics 365

Mejore su Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar

Desbloquee la eficiencia con nuestra guía de 6 pasos para Dynamics 365.
Mejore su Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar
Desafíos (11) Metas (11) 6 Pasos Vista previa Resultados Datos Preguntas Frecuentes (4)
Proceso: Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar
Sistema: Microsoft Dynamics 365
Descargar Plantilla de Datos

Optimice el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar en Dynamics 365

Automatizar AP mejora la eficiencia. Descubra dónde ocurren los retrasos, de la recepción al pago, para optimizar sus operaciones y mejorar el flujo de caja.

Descargue nuestra plantilla de datos preconfigurada y aborde los desafíos comunes para alcanzar sus metas de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la Guía de la Plantilla de Datos para transformar sus operaciones.

Mostrar descripción detallada

¿Por qué optimizar el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar?

El Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar es una función esencial, pero a menudo compleja y de alto consumo de recursos en cualquier organización, especialmente para aquellas que manejan grandes volúmenes transaccionales en sistemas ERP sofisticados como Microsoft Dynamics 365. Los procesos ineficientes en Cuentas por Pagar (CxP) pueden generar fugas financieras significativas, que incluyen la pérdida de descuentos por pronto pago, penalizaciones por pagos atrasados y un aumento en los costos operativos debido a intervenciones manuales y resolución de errores. Más allá de los impactos financieros directos, un workflow lento o propenso a errores en el procesamiento de facturas puede tensar las relaciones con los proveedores, dañar la reputación de su empresa e incluso exponerla a riesgos de cumplimiento. Comprender el tiempo de ciclo real de principio a fin e identificar dónde ocurren los retrasos es fundamental para lograr una salud financiera sólida y la excelencia operativa. Sin una visibilidad clara de todo el ciclo de vida de una factura, desde su recepción hasta el pago dentro de Dynamics 365, las organizaciones tienen dificultades para identificar las causas raíz de estas ineficiencias, lo que hace desafiante mejorar eficazmente el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar.

Cómo el Process Mining impulsa su workflow de Cuentas por Pagar

El process mining ofrece un enfoque potente y basado en data para desmitificar su workflow de Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar. Al extraer los event logs directamente de su módulo GL de Microsoft Dynamics 365 Finance –aprovechando entidades como GeneralJournal, LedgerEntry y FinancialDimension–, se reconstruye el recorrido real de cada factura. En lugar de depender de procesos asumidos u observaciones manuales, el process mining mapea visualmente todas las variantes de proceso existentes, revelando desviaciones del camino estándar y señalando dónde residen verdaderamente las ineficiencias. Puede identificar cuellos de botella críticos, como pasos de aprobación específicos que causan retrasos de manera consistente, o actividades que requieren un retrabajo manual excesivo. Por ejemplo, podría descubrir que las facturas que exigen una coincidencia con un tipo específico de Orden de Compra (OC) se atascan con frecuencia, o que ciertos aprobadores tienen tiempos de ciclo de aprobación significativamente más largos. Esta capacidad analítica es clave para entender cómo mejorar el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar, proporcionando insights objetivos sobre lo que realmente sucede. La herramienta le permite profundizar en instancias de facturas específicas, comprendiendo por qué algunas se procesan en minutos mientras otras tardan semanas, brindándole data accionable para abordar estas discrepancias.

Áreas clave de mejora para Cuentas por Pagar en Dynamics 365

Con los insights obtenidos de la optimización de procesos a través del process mining, puede enfocarse en áreas específicas de mejora dentro de su entorno de Microsoft Dynamics 365. Las áreas de mejora comunes incluyen:

  • Reducir el Tiempo de Ciclo de Facturación: Identifique las etapas con los tiempos de espera más prolongados, ya sea la captura inicial de data, la validación o pasos de aprobación específicos. Al comprender dónde se estancan las facturas, puede implementar cambios para reducir significativamente el tiempo de ciclo del Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar.
  • Mejorar el Cumplimiento y el Control: Monitoree la adherencia a los términos de pago, las jerarquías de aprobación internas y los requisitos regulatorios. Identifique casos en los que se realizan pagos sin las aprobaciones adecuadas o donde los términos de pago se violan constantemente, lo que a menudo lleva a penalizaciones innecesarias o a la pérdida de descuentos.
  • Automatizar Tareas Manuales: Descubra actividades manuales repetitivas que son idóneas para la automatización dentro de Dynamics 365, como la coincidencia automatizada de facturas con Órdenes de Compra (OC) y recibos de mercancías, o el enrutamiento inteligente para aprobaciones basado en criterios específicos.
  • Optimizar la Asignación de Recursos: Identifique dónde los recursos están sobreutilizados o subutilizados. Si un equipo o individuo en particular es consistentemente un cuello de botella, podría indicar la necesidad de capacitación, redistribución de la carga de trabajo o simplificación del proceso.
  • Mejorar las Relaciones con los Proveedores: Los pagos puntuales y precisos impactan directamente en la satisfacción del proveedor. Al agilizar su proceso de Cuentas por Pagar, asegura que los proveedores reciban sus pagos a tiempo, fomentando alianzas comerciales más sólidas y confiables.

Resultados Esperados y Beneficios Medibles

Al aplicar las estrategias de optimización de procesos identificadas a través del process mining a su Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar en Microsoft Dynamics 365, su organización puede esperar beneficios tangibles y medibles:

  • Reducciones de Costos Significativas: Minimice los recargos por pagos atrasados, aproveche más descuentos por pronto pago y reduzca el costo laboral asociado con el procesamiento manual, la corrección de errores y la resolución de disputas.
  • Tiempos de Ciclo de Facturación más Rápidos: Acorte drásticamente el tiempo desde la recepción de la factura hasta el pago final, mejorando la predictibilidad del flujo de caja y la agilidad operativa.
  • Mayor Cumplimiento y Reducción de Riesgos: Asegure una adherencia constante a las políticas de pago, los controles internos y los mandatos regulatorios, mitigando los riesgos financieros y de reputación.
  • Aumento de la Eficiencia Operativa: Agilice los workflows, reduzca el retrabajo y libere a su equipo de Cuentas por Pagar para que se concentre en actividades más estratégicas en lugar de “apagar fuegos” transaccionales.
  • Mejora de las Relaciones con los Proveedores: Construya confianza y fomente alianzas más sólidas mediante pagos consistentes y a tiempo, lo que también puede generar un mayor poder de negociación.

En última instancia, estas mejoras se traducen en una operación financiera más robusta, eficiente y compliant, impactando directamente sus resultados y capacidades estratégicas.

Empezando con Process Mining para Cuentas por Pagar

Embarcarse en el viaje para optimizar su Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar no requiere experiencia previa en process mining. Esta solución está diseñada para guiarlo en el aprovechamiento de sus data de Microsoft Dynamics 365 para descubrir ineficiencias e impulsar un cambio significativo. Al utilizar un enfoque estructurado, puede pasar rápidamente de la extracción de data a insights accionables, transformando sus operaciones de Cuentas por Pagar en una unidad potente, eficiente y compliant. Descubra el potencial oculto dentro de sus data de Dynamics 365 y comience hoy mismo su viaje de optimización de procesos.

Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar verificación de facturas equipo de Cuentas por Pagar Conciliación a tres vías órdenes de compra optimización de pagos gestión de proveedores operaciones financieras gestión del cumplimiento ciclo de pago

Problemas y Desafíos Comunes

Identifique qué desafíos le están afectando

Las facturas se quedan atascadas con frecuencia en las colas de aprobación, lo que provoca el incumplimiento de los plazos de pago y recargos por mora. Esto afecta las relaciones con los proveedores y inmoviliza capital de trabajo de forma innecesaria. Los retrasos en los pasos críticos de aprobación a menudo crean un efecto cascada en todo el ciclo de vida del procesamiento de facturas de Cuentas por Pagar.
ProcessMind identifica dónde se retienen las facturas, quiénes son los cuellos de botella y por qué ocurren los retrasos en el procesamiento de facturas de Cuentas por Pagar dentro de Microsoft Dynamics 365. Al visualizar las rutas y duraciones de aprobación, señala a los aprobadores o pasos específicos que causan tiempos de espera prolongados, permitiendo una optimización de procesos dirigida.

El tiempo que se tarda en procesar las facturas desde la recepción hasta el pago varía significativamente, generando imprevisibilidad y dificultando la previsión del flujo de caja. Esta inconsistencia puede resultar en proveedores insatisfechos, la pérdida de descuentos por pronto pago y la incapacidad de estandarizar las operaciones en todo el equipo de Cuentas por Pagar.
ProcessMind visualiza todo el recorrido del Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar en Microsoft Dynamics 365, revelando los tiempos de ciclo promedio, identificando desviaciones y destacando las causas raíz de la variabilidad. Puede segmentar el análisis por proveedor, tipo de factura o aprobador, proporcionando información útil para estabilizar y optimizar las duraciones del procesamiento.

Una intervención manual significativa es necesaria para conciliar las órdenes de compra, las recepciones de mercancías y las facturas. Esto consume tiempo valioso del equipo de Cuentas por Pagar, aumenta el riesgo de errores y ralentiza todo el procesamiento de facturas. La imposibilidad de automatizar la conciliación de tres vías para un gran porcentaje de facturas eleva los costos operativos.
ProcessMind analiza la frecuencia y duración de las actividades de conciliación manual y las discrepancias en Microsoft Dynamics 365, identificando áreas específicas donde la automatización o la estandarización del proceso pueden reducir el esfuerzo. Destaca los problemas comunes de conciliación, permitiendo ajustes proactivos en los procesos de compras o recepción.

Los errores en la captura o validación de datos de facturas provocan excepciones, retrabajos y tiempos de procesamiento prolongados. Los datos incorrectos pueden resultar en pagos erróneos, problemas de conciliación financiera y riesgos de cumplimiento, lo que a la larga erosiona la confianza con proveedores y partes interesadas internas.
ProcessMind identifica los puntos comunes de generación y resolución de errores dentro del Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar en Microsoft Dynamics 365, como la reintroducción de datos o las validaciones repetidas. Esto permite a las organizaciones orientar la capacitación, mejorar los métodos de captura de datos o potenciar las configuraciones del sistema para reducir la inexactitud de los datos en su origen.

Retrasos en facturas AP causan pérdida de valiosos descuentos por pronto pago. ProcessMind identifica incumplimientos y etapas de demora para que AP los capture.

Las facturas no se pagan de forma consistente según los términos de pago acordados con los proveedores, lo que genera penalizaciones por pago tardío y relaciones tensas con ellos. Esto también puede afectar la calificación crediticia, el poder de negociación futuro y exponer a la empresa a riesgos legales o financieros.
ProcessMind monitorea el cumplimiento de los 'Términos de Pago' comparando las fechas de 'Vencimiento de Factura' con las de 'Pago Ejecutado' en Microsoft Dynamics 365. Identifica pagos no conformes y sus causas raíz, como retrasos específicos en la aprobación o cuellos de botella en el procesamiento, asegurando un mayor cumplimiento en todo el proceso de Cuentas por Pagar (AP).

Un alto volumen de facturas requiere una reelaboración significativa debido a discrepancias entre órdenes de compra, recepciones de mercancías o datos de factura iniciales. Esto consume recursos excesivos, prolonga el ciclo general de Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar e impacta negativamente la moral del personal.
ProcessMind mapea las rutas de las actividades de 'Discrepancia Resuelta' en Microsoft Dynamics 365, cuantificando los ciclos de reelaboración e identificando las fuentes principales de discrepancias para una prevención dirigida. Al comprender dónde y por qué ocurre la reelaboración, las organizaciones pueden implementar acciones correctivas en los procesos previos.

Al equipo de Cuentas por Pagar le cuesta ofrecer información en tiempo real sobre el estado de facturas específicas, lo que genera consultas frustrantes de proveedores y partes interesadas internas. Esta falta de transparencia obstaculiza la resolución eficiente de consultas y la gestión proactiva de posibles problemas de pago.
ProcessMind proporciona una visualización de principio a fin del recorrido de cada factura en Microsoft Dynamics 365, ofreciendo conocimientos inmediatos sobre su estado actual y cualquier retraso en el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar. Esta visibilidad mejorada permite al personal de Cuentas por Pagar responder rápidamente a las consultas y gestionar las excepciones de forma proactiva.

Las facturas se pagan sin una consideración estratégica para la optimización del flujo de caja, como maximizar los términos de pago o consolidar pagos. Esto puede llevar a una utilización subóptima del capital de trabajo y a oportunidades perdidas para gestionar estratégicamente la liquidez.
ProcessMind analiza los patrones de programación de pagos en función de la 'Fecha de Vencimiento de Factura' y los 'Términos de Pago' en Microsoft Dynamics 365, identificando oportunidades para programar pagos estratégicamente y mejorar el flujo de caja dentro del procesamiento de facturas de Cuentas por Pagar (AP). Revela dónde los pagos podrían retrasarse para retener efectivo sin incurrir en penalizaciones.

El costo general asociado al procesamiento de cada factura es elevado debido a pasos ineficientes, intervenciones manuales y retrabajos. Esto impacta la rentabilidad y la eficiencia de toda la operación financiera, dificultando su escalabilidad sin incurrir en costos desproporcionados.
ProcessMind desglosa todo el workflow de Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar en Microsoft Dynamics 365, identificando desviaciones costosas, actividades redundantes y largos tiempos de ciclo que contribuyen a un costo por factura inflado. Este análisis permite a las organizaciones identificar áreas para la reducción de costos y la automatización de procesos.

Aprobaciones críticas fuera de D365 crean puntos ciegos y riesgos de cumplimiento, dificultando el análisis de procesos completo.

Metas Típicas

Defina cómo se ve el éxito

Este objetivo busca acortar la duración desde que una factura está lista para su aprobación hasta su autorización final. Los retrasos en las aprobaciones pueden generar pagos tardíos, dañar las relaciones con los proveedores y perder descuentos por pronto pago en el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar. Lograrlo mejora la eficiencia y la salud financiera. ProcessMind identifica con precisión los cuellos de botella y los aprobadores específicos que causan retrasos dentro de Microsoft Dynamics 365, mapeando las rutas de aprobación reales. Resalta las desviaciones de los workflows estándar y cuantifica el tiempo invertido en cada etapa de aprobación, lo que permite intervenciones dirigidas para reducir los tiempos de ciclo entre un 30% y un 50%.

El objetivo es asegurar que un mayor porcentaje de facturas se pague dentro de los plazos que califican para descuentos por pronto pago. Perder estas oportunidades impacta directamente en la rentabilidad, aumentando el costo efectivo de bienes y servicios para su organización. ProcessMind analiza todo el flujo de Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar en Microsoft Dynamics 365 para identificar dónde se producen los retrasos que impiden el pago a tiempo para obtener descuentos. Identifica las facturas elegibles para descuentos que no se procesan de manera eficiente, ayudando a recuperar del 5 al 10% del potencial de descuentos perdidos.

Este objetivo se enfoca en reducir el esfuerzo manual necesario para conciliar facturas con órdenes de compra y recibos de mercancías. Una alta intervención manual conduce a un procesamiento más lento, mayores errores y costos operativos más elevados dentro de Cuentas por Pagar. ProcessMind mapea todas las actividades de conciliación en Microsoft Dynamics 365, destacando las excepciones y las instancias de intervención manual. Identifica oportunidades para una mayor automatización, como la mejora de las tasas de conciliación de 2 o 3 vías, reduciendo potencialmente el esfuerzo de conciliación manual entre un 20% y un 40%.

Lograr esto implica reducir la variabilidad en el tiempo que lleva procesar las facturas desde la recepción hasta el pago. Tiempos de procesamiento consistentes conducen a flujos de caja más predecibles, una mejor planificación financiera y una mayor confianza del proveedor en su Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar. ProcessMind visualiza todas las variantes del proceso en Microsoft Dynamics 365, cuantificando los tiempos de entrega para cada ruta. Identifica las causas raíz de los retrasos y las variaciones, permitiendo la reingeniería de procesos y el establecimiento de acuerdos de nivel de servicio claros, reduciendo la variabilidad del tiempo de entrega hasta en un 25%.

Este objetivo trata de garantizar que todas las facturas se paguen de acuerdo con los términos de pago acordados con los proveedores, evitando penalizaciones por pagos tardíos y fomentando relaciones positivas con ellos. El incumplimiento puede generar costos adicionales y dañar la reputación de sus operaciones de Cuentas por Pagar. ProcessMind supervisa la ejecución de los pagos en función de los términos de pago definidos y las fechas de vencimiento de las facturas dentro de Microsoft Dynamics 365. Señala los pagos que no cumplen con los requisitos e identifica las ineficiencias subyacentes del proceso, ayudando a reducir los pagos tardíos entre un 15% y un 30% y evitando las tarifas asociadas.

El objetivo es minimizar o eliminar por completo los errores introducidos durante la entrada manual o la captura de datos de la factura. Las imprecisiones en los datos conllevan a retrabajos, retrasos en los pagos, problemas de conciliación y un aumento de los costos operativos en el procesamiento de facturas de Cuentas por Pagar.
ProcessMind identifica dónde se originan los errores de datos en el flujo de trabajo de Microsoft Dynamics 365 mediante el análisis de registros de eventos. Identifica actividades específicas o grupos de usuarios propensos a errores, lo que permite implementar soluciones de capacitación dirigida o automatización para disminuir los errores de entrada de datos en un 50% o más.

Este objetivo se centra en disminuir el costo total asociado al procesamiento de una factura individual, desde su recepción hasta el pago final. Los altos costos operativos impactan la rentabilidad y reflejan ineficiencias en el departamento de Cuentas por Pagar. ProcessMind proporciona una visión detallada del consumo de recursos y la duración de las actividades en todo el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar en Microsoft Dynamics 365. Ayuda a identificar pasos innecesarios, bucles de retrabajo e intervenciones manuales que inflan los costos, lo que lleva a una reducción del 10% al 20% en los costos de procesamiento por factura.

El objetivo es mejorar la precisión de las previsiones de flujo de caja haciendo que los pagos de facturas sean más predecibles. Los ciclos de pago impredecibles obstaculizan la planificación financiera y pueden afectar la gestión del capital de trabajo para la organización. ProcessMind analiza los tiempos históricos de procesamiento de facturas y los patrones de pago en Microsoft Dynamics 365 para predecir fechas de pago futuras con mayor precisión. Al reducir la variabilidad del procesamiento, permite a los equipos de tesorería pronosticar las salidas de efectivo de manera más fiable, mejorando la gestión del flujo de caja entre un 15 y un 25%.

Este objetivo busca reducir el número de veces que un proceso de factura necesita ser reiniciado o corregido debido a discrepancias o problemas. El retrabajo excesivo consume recursos valiosos, prolonga los tiempos de procesamiento y frustra tanto al personal de Cuentas por Pagar como a los proveedores. ProcessMind identifica los tipos y fuentes más frecuentes de discrepancias en Microsoft Dynamics 365 (por ejemplo, diferencia entre Orden de Compra y Recepción de Mercancías, o diferencias de cantidad). Revela las rutas y actividades específicas involucradas en la resolución de discrepancias, permitiendo el rediseño del proceso para reducir el retrabajo entre un 20% y un 35%.

Este objetivo busca proporcionar a las partes interesadas información clara y actualizada sobre el estado de cada factura en cualquier punto del proceso de Cuentas por Pagar. La falta de visibilidad genera más consultas, incertidumbre y dificulta la gestión de las expectativas de los proveedores. ProcessMind reconstruye la trayectoria real de cada factura en Microsoft Dynamics 365, permitiendo una visión completa de su estado actual y su recorrido histórico. Esta supervisión transparente reduce el tiempo de gestión de consultas entre un 10% y un 20%, y facilita una gestión proactiva del ciclo de vida de la factura.

El objetivo es incorporar todas las actividades de aprobación de facturas en un sistema rastreable, eliminando los «procesos ocultos» o las aprobaciones que ocurren fuera de Microsoft Dynamics 365. Las aprobaciones no rastreadas conllevan riesgos de cumplimiento, crean retrasos en el procesamiento y conducen a la pérdida de registros de auditoría. ProcessMind descubre y visualiza todas las rutas de aprobación reales, incluidas aquellas que se desvían del estándar o se realizan fuera del sistema. Al destacar estas actividades no rastreadas, proporciona la evidencia necesaria para garantizar aprobaciones basadas en el sistema, mejorando el cumplimiento al detectar el 90% de las rutas fuera del sistema.

La Ruta de Mejora de 6 Pasos para el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar

1

Descargar la Plantilla

2

Exportar Sus Datos

3

Cargue su dataset

4

Analice su Proceso

5

Implementar Mejoras

6

Monitoree su Proceso

1

Descargar la Plantilla

Qué hacer

Obtenga la plantilla de Excel predefinida estructurada para el procesamiento de facturas de Cuentas por Pagar, asegurando la compatibilidad con las exportaciones de datos de Microsoft Dynamics 365.

Ver Guía de Plantilla de Datos Descargar Plantilla
Por qué es importante

El uso de una plantilla estandarizada asegura que sus datos estén formateados correctamente para el análisis, lo que previene errores y acelera el proceso de configuración inicial.

Resultado esperado

Una plantilla de Excel lista para rellenar, adaptada para su proceso de Cuentas por Pagar en Microsoft Dynamics 365.

LO QUE OBTENDRÁ

Potencia la Eficiencia de Cuentas por Pagar en Dynamics 365 con Insights

ProcessMind proporciona un mapa visual claro de todo su proceso de facturación de Cuentas por Pagar, revelando cada paso e interacción. Descubra ineficiencias ocultas, brechas de cumplimiento y oportunidades de automatización dentro de su entorno Dynamics 365.
  • Visualice el workflow de facturas de Cuentas por Pagar de extremo a extremo.
  • Identificar cuellos de botella y ciclos de retrabajo en el proceso
  • Rastrear tiempos de ciclo de factura y pagos atrasados
  • Compare variantes de proceso para identificar mejores prácticas
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RESULTADOS TÍPICOS

Obteniendo Valor Tangible en Cuentas por Pagar

Estos resultados ilustran las mejoras medibles logradas por organizaciones que aprovechan el Process Mining para optimizar su procesamiento de facturas de Cuentas por Pagar dentro de sistemas como Microsoft Dynamics 365. Al identificar cuellos de botella e ineficiencias, las empresas pueden impulsar mejoras operativas significativas y ahorros de costos.

0 % faster
Aprobaciones de Facturas Más Rápidas

Reducir cuellos de botella en las etapas de aprobación

Identifique y elimine los retrasos en el workflow de aprobación de facturas, acelerando significativamente el tiempo que tardan las facturas en ser aprobadas y listas para el pago. Esto conduce a mejores relaciones con los proveedores y evita penalizaciones por pagos atrasados.

0 % increase
Mayor Captura de Descuentos

Maximizar los ahorros por pronto pago

Identifique oportunidades para procesar facturas más rápidamente, permitiendo a su organización capturar un mayor porcentaje de los descuentos por pronto pago disponibles y lograr ahorros de costos significativos.

0 % increase
Mayor Conciliación a la Primera

Automatizar el procesamiento de facturas

Mejore la precisión de la conciliación automatizada identificando las causas raíz de las discrepancias, lo que lleva a un mayor porcentaje de facturas procesadas sin intervención manual ni retrabajo. Esto impulsa la eficiencia y reduce los costos operativos.

0 % increase
Mejor Cumplimiento de Pagos

Cumplimiento de los términos de pago

Asegure que un mayor porcentaje de facturas se paguen en o antes de sus fechas de vencimiento, conforme a los términos de pago. Esto minimiza las penalizaciones por pago atrasado, fortalece la confianza de los proveedores y reduce el riesgo financiero.

0 % faster
Reducción del Tiempo de Ciclo General

Desde la recepción hasta el pago

Agilice todo el proceso de factura a pago descubriendo y abordando los cuellos de botella de extremo a extremo. Esto acorta el tiempo desde la recepción de la factura hasta el pago final, mejorando el flujo de caja y la velocidad operativa.

Los resultados varían según la complejidad del proceso, la calidad de los datos y las particularidades de la organización. Estas cifras representan mejoras típicas observadas en implementaciones similares de Process Mining para Cuentas por Pagar.

Datos Recomendados

Comience con los atributos y actividades más importantes, luego expanda según sea necesario.
¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Puntos de datos clave a capturar para el análisis

El identificador único de cada documento de factura de proveedor.

Por qué es importante

Esta es la clave esencial para rastrear todo el ciclo de vida de una factura, convirtiéndola en la base para todo el análisis de Process Mining en Cuentas por Pagar.

El usuario que ejecutó la actividad.

Por qué es importante

Atribuye el trabajo a individuos específicos, lo que permite analizar la carga de trabajo, el rendimiento y la identificación de oportunidades de capacitación.

El nombre del proveedor que envió la factura.

Por qué es importante

Permite segmentar el proceso para identificar problemas específicos de proveedores, como discrepancias frecuentes o retrasos en los pagos.

El valor monetario total de la factura.

Por qué es importante

Proporciona contexto financiero, permitiendo el análisis del comportamiento del proceso basado en el valor monetario, como identificar si las facturas de alto valor se procesan de manera diferente.

La fecha de vencimiento del pago de la factura, calculada según las condiciones de pago.

Por qué es importante

Crucial para medir el rendimiento de pagos a tiempo, gestionar las relaciones con proveedores y evitar recargos por pagos atrasados.

Los términos de pago acordados con el proveedor para la factura.

Por qué es importante

Define plazos de pago y oportunidades de descuento, impactando directamente la gestión del flujo de caja y el ahorro de costos.

El identificador único de la orden de compra asociada a la factura.

Por qué es importante

Permite distinguir entre facturas con y sin orden de compra (PO), las cuales siguen procesos diferentes, lo cual es esencial para analizar la eficiencia de la conciliación.

Actividades

Pasos del proceso a seguir y optimizar

Marca la creación inicial de un registro de factura en el sistema, ya sea mediante entrada manual, escaneo OCR o intercambio electrónico de datos (EDI). Este es el punto de partida del ciclo de vida del procesamiento de facturas.

Por qué es importante

Esta actividad es el event de inicio principal del proceso. Analizar el tiempo desde este punto hasta el pago proporciona el tiempo total de ciclo de la factura, que es un indicador clave de rendimiento (KPI).

La factura se envía formalmente a un workflow para su revisión y aprobación por personal autorizado. Esto marca el inicio del ciclo de aprobación.

Por qué es importante

Este es un hito clave que marca el inicio para medir el tiempo de ciclo de aprobación de facturas. Ayuda a distinguir el tiempo de entrada de data/conciliación de la latencia de aprobación.

Representa la aprobación final en el flujo de trabajo, autorizando que la factura sea contabilizada para el pago. Este es un hito crítico antes de que la factura entre en la etapa de pago.

Por qué es importante

Marca el final del ciclo de aprobación. El tiempo entre 'Enviada para Aprobación' y esta actividad es un KPI clave para identificar cuellos de botella de aprobación y flujos de trabajo de larga duración.

La factura aprobada se registra oficialmente en el libro mayor, generando un pasivo financiero. Esta es una transacción contable crítica y, a menudo, irreversible.

Por qué es importante

La contabilización es un hito fundamental que hace que la factura sea apta para el pago. Confirma que todos los pasos de validación y aprobación se han completado y que la obligación ha sido reconocida.

El pago se realiza oficialmente mediante el registro de un diario de pagos. Esta transacción liquida el pasivo creado por la factura registrada.

Por qué es importante

Este es un event final principal para el proceso. Se utiliza para calcular el cumplimiento de los términos de pago, identificar pagos tardíos y medir el tiempo de ciclo de punta a punta final.

Preguntas Frecuentes

Preguntas frecuentes

Process Mining analiza los registros de eventos de Dynamics 365 para reconstruir el flujo real de sus facturas de Cuentas por Pagar. Identifica cuellos de botella, desviaciones del proceso estándar y áreas con alto esfuerzo manual. Esta información ayuda a optimizar los flujos de trabajo, reducir los tiempos de aprobación y mejorar el cumplimiento.

Normalmente se necesitan logs de eventos que contengan un ID de Caso (ej. Número de Factura), Actividad (ej. «Factura Recibida», «Aprobación Iniciada») y una marca de tiempo para cada evento. Atributos adicionales como 'Aprobador', 'Monto de la Factura' o 'Proveedor' mejoran el análisis. Estos datos permiten reconstruir el recorrido completo de la factura.

Puede esperar mejoras cuantificables, como la reducción de los tiempos del ciclo de aprobación de facturas y una mayor captura de descuentos por pronto pago. Process Mining revela oportunidades para automatizar la conciliación, eliminar reprocesos y asegurar un mejor cumplimiento de los términos de pago. También proporciona una visibilidad mejorada en tiempo real de sus operaciones de Cuentas por Pagar.

La extracción inicial de data y la configuración del modelo suelen tardar algunas semanas, dependiendo de la disponibilidad y complejidad de la data. Una vez que el modelo está construido, las perspectivas iniciales sobre cuellos de botella y desviaciones se pueden generar rápidamente, a menudo en cuestión de días. El monitoreo continuo proporciona entonces oportunidades de optimización constantes.

Si bien tener conocimientos básicos de SQL o de informes de Dynamics 365 es útil, muchas herramientas de Process Mining ofrecen conectores o plantillas para sistemas ERP comunes. Principalmente necesitará acceso a la base de datos subyacente o a las entidades de datos relevantes. Trabajar con su equipo de TI puede garantizar una extracción de datos eficiente y precisa.

Sí, al comparar el mapa de procesos descubierto con el proceso estándar esperado, Process Mining puede resaltar desviaciones que indican soluciones manuales o aprobaciones que ocurren fuera de Dynamics 365. Esto ayuda a sacar a la luz procesos ocultos y a mejorar la integridad de los datos. Estas actividades no registradas a menudo introducen retrasos y riesgos de cumplimiento.

Normalmente, Process Mining no se integra directamente con Dynamics 365 de manera transaccional en tiempo real. En su lugar, ingiere datos históricos de eventos extraídos de Dynamics 365. La información valiosa obtenida del Process Mining se utiliza luego para fundamentar y optimizar configuraciones o cambios de proceso dentro de su implementación actual de Dynamics 365.

Desafíos comunes: calidad de datos, mapeo de actividades y grandes datasets. Alcance claro y expertos clave. Abordar esto proactivamente agiliza el proyecto.

Detenga los Pagos Duplicados. Optimice el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar.

Identifique ineficiencias, elimine recargos por mora y reduzca los costos de procesamiento en un 60%.

Inicie Su Prueba Gratuita

Prueba gratuita de 14 días, no se requiere tarjeta de crédito.