Datasjabloon: verwerking van crediteurenfacturen

De activiteitsnaam beschrijft een specifieke actie, statuswijziging of mijlpaal in de levenscyclus van de factuurverwerking. Elk vastgelegd event voor een factuur, zoals 'Factuur gevalideerd', 'Ingediend ter goedkeuring' of 'Betaling uitgevoerd', wordt vertegenwoordigd door een unieke activiteitsnaam.

Dit attribuut vormt de ruggengraat van de proceskaart, waarbij elke unieke waarde een knooppunt wordt in de gevisualiseerde processtroom. Het analyseren van de volgorde, frequentie en duur tussen deze activiteiten vormt de kern van process mining, en helpt bij het identificeren van veelvoorkomende paden, afwijkingen en herwerklussen. Het is essentieel om te begrijpen wat er werkelijk in het proces gebeurt.

Definieert de stappen in de proceskaart, wat visualisatie en analyse van de processtroom, knelpunten en variaties mogelijk maakt.

Doorgaans afgeleid van transactiecodes, event logs, statuswijzigingsvelden of specifieke gebruikersactieregistraties binnen het bronsysteem.

De factuur-ID is een unieke alfanumerieke code die wordt toegewezen aan elke factuur die van een leverancier wordt ontvangen. Het fungeert als het centrale referentiepunt voor alle activiteiten en gegevens die verband houden met die specifieke factuur, vanaf de initiële ontvangst tot de uiteindelijke betaling en afwikkeling.

Binnen process mining is de factuur-ID fundamenteel. Het functioneert als de Case ID, waardoor de software de reeks events (zoals 'Factuur ontvangen', 'Goedgekeurd', 'Betaald') kan samenvoegen tot een coherente processtroom voor één enkele factuur. Dit maakt de analyse van procesvarianten, doorlooptijden en knelpunten per factuur mogelijk, en biedt een helder beeld van hoe elke factuur wordt afgehandeld.

Dit is het meest kritieke attribuut, omdat het alle gerelateerde processtappen tot één case verbindt, waardoor end-to-end procesanalyse en -visualisatie mogelijk wordt.

Doorgaans te vinden in de headergegevens van de factuur- of crediteurentransactietabellen in het bronsysteem.

Eventtijd legt het exacte moment vast waarop een specifieke activiteit plaatsvond in de levenscyclus van de factuur. Elke activiteit, van 'Invoice Received' tot 'Invoice Cleared', heeft een bijbehorende timestamp.

Dit attribuut is cruciaal voor prestatieanalyse. Het maakt de berekening mogelijk van cyclustijden tussen activiteiten (bijv. goedkeuringstijd, betaaltijd) en de totale end-to-end verwerkingstijd voor elke factuur. Door deze tijdsduren te analyseren, kunnen organisaties knelpunten identificeren, prestaties meten ten opzichte van service level agreements (SLA's) en versnellingskansen aanwijzen. Het maakt ook de chronologische ordening van events mogelijk om de processtroom nauwkeurig te reconstrueren.

Dit is essentieel voor het berekenen van doorlooptijden, het identificeren van knelpunten en het analyseren van de chronologische volgorde van gebeurtenissen in het proces.

Gevonden in systeemlogs, velden met de aanmaak- en wijzigingsdatum van transacties, of event timestamp records gekoppeld aan factuurdocumenten.

Dit attribute identificeert het oorspronkelijke IT-systeem waar de event data werd gegenereerd of vastgelegd, zoals een ERP, een documentmanagementsysteem of een workflow tool. In omgevingen met meerdere systemen betrokken bij het AP-proces, helpt dit veld de herkomst van verschillende activiteiten te onderscheiden.

Het analyseren van data per bronsysteem is nuttig voor het begrijpen van procesfragmentatie en data-integratie-uitdagingen. Het kan benadrukken of vertragingen of problemen gerelateerd zijn aan overdrachten tussen verschillende systemen. Het is ook cruciaal voor data governance en validatie, om ervoor te zorgen dat de procesweergave de bijdragen van elk systeem nauwkeurig weergeeft.

Biedt context over de dataherkomst, wat cruciaal is voor datavalidatie, probleemoplossing en het analyseren van procesvariaties over verschillende systemen.

Doorgaans een statische waarde, toegevoegd tijdens het data-extractieproces of beschikbaar in systeemlogheaders.

De timestamp 'Laatste data-update' geeft het meest recente tijdstip aan waarop de gegevens uit het bronsysteem zijn geëxtraheerd en in de process mining-omgeving zijn geladen. Het vertegenwoordigt niet wanneer de business event plaatsvond, maar eerder de actualiteit van de geanalyseerde gegevens.

Dit attribuut is belangrijk voor data governance en voor gebruikers om de tijdigheid van de inzichten te begrijpen. Het helpt bevestigen dat de analyse gebaseerd is op actuele informatie en kan worden gebruikt om de gezondheid en frequentie van de data-pipeline te monitoren. Het zorgt ervoor dat stakeholders op de hoogte zijn van de recentheid van de gegevens bij het nemen van beslissingen op basis van de proces-dashboards en analyse.

Cruciaal voor datagovernance en om ervoor te zorgen dat gebruikers op de hoogte zijn van de actualiteit van de data die ze analyseren, wat het vertrouwen in de inzichten vergroot.

Deze timestamp wordt doorgaans gegenereerd en toegevoegd tijdens het data-extractie-, -transformatie- en -laadproces (ETL).

De bedrijfscode is een unieke sleutel die een afzonderlijke juridische entiteit of onderneming binnen een organisatie vertegenwoordigt. Facturen worden verwerkt en geboekt namens een specifieke bedrijfscode.

Dit attribuut is een fundamentele dimensie voor vergelijkende analyse in multi-entiteit-organisaties. Het maakt benchmarking van de crediteurenprocesprestaties mogelijk tussen verschillende bedrijven, dochterondernemingen of bedrijfsonderdelen. Analyse kan aantonen of bepaalde entiteiten efficiënter zijn, een hogere automatiseringsgraad hebben of vaker te maken hebben met betalingsblokkades. Dit helpt bij het standaardiseren van best practices en het identificeren van regio- of entiteitspecifieke problemen.

Maakt benchmarking van processen mogelijk tussen verschillende juridische entiteiten of bedrijfsonderdelen, wat helpt bij het standaardiseren van praktijken en het identificeren van gelokaliseerde problemen.

Gevonden in de header van financiële of factuurtransactiedocumenten, en vertegenwoordigt de boekingseenheid.

Factuurbedrag vertegenwoordigt de totale brutowaarde van de factuur zoals ingediend door de leverancier. Dit is een belangrijke financiële metric voor elke case.

Dit attribuut wordt uitgebreid gebruikt in financiële en prestatieanalyses. Het maakt het mogelijk processen te filteren op basis van materialiteit (bijv. het afzonderlijk analyseren van facturen met een hoge waarde), het identificeren van goedkeuringsknelpunten voor facturen boven een bepaalde drempel, en het berekenen van de financiële impact van procesinefficiënties. Het kan bijvoorbeeld worden gebruikt om de waarde van geblokkeerde facturen te kwantificeren of om automatiseringsinspanningen te prioriteren op facturen met een hoog volume en een lage waarde. Het is een fundamentele dimensie voor bijna alle crediteuren-dashboards.

Maakt financiële impactanalyse mogelijk, zoals het kwantificeren van de waarde van geblokkeerde betalingen, en helpt bij het prioriteren van facturen op basis van materialiteit.

Doorgaans te vinden in de header- of regelstabellen van de factuurtransactiegegevens.

De gebruikersnaam identificeert de individuele medewerker of systeemgebruiker die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een bepaalde processtap, zoals factuurinvoer, goedkeuring of boeking. Voor geautomatiseerde stappen kan dit een systeem- of batch User ID zijn.

Dit attribute maakt een mensgerichte kijk op het proces mogelijk. Het wordt gebruikt om de werkverdeling te analyseren, individuele of teamprestaties te beoordelen en trainingsbehoeften te identificeren. Door activiteiten per gebruiker te volgen, kunnen organisaties herwerkingslussen ('rework loops') blootleggen die veroorzaakt worden door specifieke personen, precies zien waar goedkeuringen vastlopen en zorgen voor een juiste functiescheiding ('segregation of duties'). Het is een essentieel attribute om het menselijke element van het AP-proces te begrijpen.

Maakt analyse van team- en individuele prestaties, werkdrukverdeling mogelijk en helpt bij het identificeren van trainingsmogelijkheden of compliance-kwesties.

Doorgaans te vinden in event logs of in de velden 'Changed By' / 'Created By' in transactietabellen.

Het inkoopordernummer is het referentienummer voor het document dat de aankoop van goederen of diensten bij de leverancier oorspronkelijk heeft geautoriseerd. Facturen kunnen met inkooporder (PO-backed) of zonder inkooporder (non-PO) zijn.

Dit attribute is essentieel voor de analyse van het factuurafstemmingsproces. Het maakt onderscheid mogelijk tussen facturen die wel of niet op een inkooporder zijn gebaseerd, aangezien deze vaak zeer verschillende procespaden volgen. De analyse kan zich richten op de efficiëntie van de driewegafstemming (inkooporder vs. goederenontvangst vs. factuur), redenen voor afstemmingsfouten identificeren en de First-Pass Match Rate KPI meten. Een ontbrekend inkoopordernummer bij een factuur die er een zou moeten hebben, is vaak een indicator van een procescomplianceprobleem.

Cruciaal voor het analyseren van de efficiëntie van factuurafstemming, het onderscheiden van PO- versus non-PO-factuurprocessen en het identificeren van compliance-problemen.

Gevonden in de factuurtransactiedata, vaak in een referentieveld dat het koppelt aan de inkoopmodule.

De leveranciersnaam identificeert de officiële of handelsnaam van de leverancier die de goederen of diensten levert. Dit attribute biedt cruciale zakelijke context aan elke factuur.

Bij analyse maakt het segmenteren van het proces per leveranciersnaam het mogelijk om de prestaties en relaties met specifieke leveranciers te evalueren. Het kan helpen vragen te beantwoorden als: 'Welke leveranciers hebben de langste goedkeuringstijden?', 'Hebben we vaak factuurafwijkingen met bepaalde leveranciers?' of 'Benutten we vroegbetalingskortingen effectief bij onze belangrijkste leveranciers?'. Deze blik is essentieel voor inkoop en leveranciersrelatiebeheer.

Maakt prestatieanalyse per leverancier mogelijk, en helpt bij het identificeren van problematische leveranciersrelaties, naleving van betalingsvoorwaarden en procesvariaties per leverancier.

Gevonden in de stamdata van leveranciers en gekoppeld aan de factuurtransactiedata via een leveranciers-ID.

De factuurvervaldatum is de berekende datum waarop de betaling aan de leverancier moet zijn voldaan om als tijdig te worden beschouwd en om mogelijke vertragingskosten of boetes te voorkomen. Deze is doorgaans afgeleid van de factuurdatum en de overeengekomen betalingsvoorwaarden (bijv. Netto 30 dagen).

Dit attribuut is essentieel voor het meten van de betalingsprestaties. Het vormt de basis voor het berekenen van de On-Time Payment Rate KPI en voor het identificeren van late betalingen. Het vergelijken van de vervaldatum met de werkelijke betalingsdatum maakt analyse van de betalingstijdigheid mogelijk, wat organisaties helpt leveranciersrelaties te verbeteren, boetes te voorkomen en de cashflow strategisch te beheren.

Dit is cruciaal voor het meten van tijdige betalingsprestaties, het beheren van de kasstroom en het voorkomen van boetes voor te late betaling.

Deze datum wordt vaak door het bronsysteem berekend op basis van de factuurdatum en betalingstermijnen, en opgeslagen in de factuurheader.

De betalingsdatum is de timestamp die aangeeft wanneer de middelen aan de leverancier zijn uitbetaald voor een specifieke factuur. Dit is een cruciale mijlpaal die vaak het einde van de belangrijkste processtroom markeert.

In process mining-analyse wordt deze datum vergeleken met de factuurvervaldatum om te bepalen of een betaling tijdig, te vroeg of te laat was. Het is een kerncomponent voor het berekenen van kritieke KPI's zoals de On-Time Payment Rate en voor het analyseren van kortingsmogelijkheden bij vroegtijdige betaling. Inzicht in het tijdsverschil tussen factuurgoedkeuring en de betalingsdatum kan ook inefficiënties in de betalingsuitvoering of treasury-functies aan het licht brengen.

Essentieel voor het berekenen van het percentage tijdige betalingen, het analyseren van betaalgedrag en het identificeren van mogelijkheden om vroegbetalingskortingen te benutten.

Gevonden in de betaal- of afboekingsdocumentdata, die gekoppeld is aan de oorspronkelijke factuurtransactie.

Betalingstermijnen definiëren de voorwaarden waaronder een factuur moet worden betaald. Dit omvat vaak de netto betaaldagen (bijv. 30 dagen) en eventuele kortingen voor vroegbetaling (bijv. 2% korting bij betaling binnen 10 dagen).

Dit attribuut biedt cruciale context voor financiële prestatieanalyse. Het wordt gebruikt om de factuurvervaldatum te berekenen en om kansen voor het benutten van vroegbetalingskortingen te identificeren. Door procesprestaties per betalingstermijn te analyseren, kunnen organisaties zien of ze systematisch kortingskansen missen als gevolg van lange interne doorlooptijden. Deze analyse koppelt procesefficiëntie direct aan financiële besparingen.

Stuurt de berekening van de vervaldatum van de factuur aan en is essentieel voor het analyseren van de benuttingsgraad van vroegbetalingskortingen, waarbij procesefficiëntie wordt gekoppeld aan kostenbesparingen.

Doorgaans afkomstig uit de leveranciersstamgegevens en bij aanmaak gekopieerd naar de factuurtransactieheader.

Een blokkeerreden (Blocking Reason) is een code of tekst die verklaart waarom een factuur opzettelijk is tegengehouden en niet door kan naar de betalingsfase. Veelvoorkomende redenen zijn verschillen in hoeveelheid of prijs, een ontbrekende goederenontvangst, of een vereiste kwaliteitsinspectie.

Dit is een essentieel attribuut voor oorzaakanalyse van uitzonderingen en herbewerking. Door de frequentie en impact van verschillende blokkeerredenen te analyseren, kunnen organisaties de meest voorkomende bronnen van inefficiëntie in hun crediteurenproces identificeren. Dit maakt gerichte verbeterinitiatieven mogelijk, zoals het verbeteren van de nauwkeurigheid van inkooporders bij leveranciers of het stroomlijnen van het goederenontvangstproces. Het verminderen van betalingsblokkades is een belangrijke motor voor het verbeteren van het Straight-Through Processing (STP)-percentage.

Essentieel voor de hoofdoorzaakanalyse van betalingsblokkades, en helpt de grootste oorzaken van inefficiëntie en rework in het proces te identificeren.

Gevonden op het factuurdocument of in een gerelateerde statustabel, vaak ingevuld wanneer een 'Geblokkeerd' activiteit plaatsvindt.

De factuurvaluta specificeert de munteenheid waarin het factuurbedrag is uitgedrukt. Dit is vooral belangrijk voor multinationale organisaties die met leveranciers in verschillende landen samenwerken.

In de analyse is dit attribuut essentieel voor het correct interpreteren van het factuurbedrag en het uitvoeren van nauwkeurige financiële berekeningen. Het maakt het mogelijk het proces te filteren op valuta om regionale verschillen of valutaspecifieke uitdagingen te begrijpen. In combinatie met wisselkoersgegevens kan het worden gebruikt om financiële waarden te normaliseren naar één rapportagevaluta voor consistente wereldwijde analyse.

Biedt de nodige context voor het factuurbedrag, wat nauwkeurige financiële analyse en processegmentatie voor wereldwijde organisaties mogelijk maakt.

Doorgaans te vinden in de header van de factuurtransactietabel, samen met het factuurbedrag.

Dit boolean attribute geeft aan of een specifieke processtap werd uitgevoerd door een systeemgebruiker (automatisering, workflow, batch job) of een menselijke gebruiker. Dit helpt onderscheid te maken tussen handmatige en geautomatiseerde activiteiten.

Het analyseren van dit attribute is fundamenteel voor het begrijpen van de automatiseringsgraad in het AP-proces en het meten van het succes van digitale transformatie-initiatieven. Het helpt bij het berekenen van de Straight-Through Processing (STP) rate door facturen te identificeren die zonder handmatige tussenkomst worden verwerkt. Het vergelijken van de prestaties van geautomatiseerde versus handmatige paden kan een business case opbouwen voor verdere automatiseringsinvesteringen door tijds- en kostenbesparingen te kwantificeren.

Maakt de meting van automatiseringsniveaus (bijv. Straight-Through Processing percentage) mogelijk en helpt de impact van automatisering op procesefficiëntie te kwantificeren.

Vaak afgeleid door te controleren of de 'UserName' voor een activiteit overeenkomt met een bekend systeem- of batch gebruikers-ID.