Uw Purchase to Pay - Factuurverwerking Data Template

Het Activiteit attribuut vertegenwoordigt een afzonderlijke fase of actie binnen de factuurverwerkingsworkflow. Deze activiteiten zijn afgeleid van verschillende systeemevents, zoals documentcreatie, statuswijzigingen, goedkeuringen of gebruikersacties vastgelegd in SAP wijzigingslogs.

Het analyseren van activiteiten is de kern van process mining. Het maakt de visualisatie van proceskaarten mogelijk, de identificatie van knelpunten (bijv. lange wachttijden na 'Factuur Verzonden ter Goedkeuring'), herstelwerkzaamheden (bijv. herhaalde cycli van 'Betalingsblokkade Ingesteld' en 'Betalingsblokkade Vrijgegeven') en compliance-afwijkingen. De sequentie en frequentie van activiteiten onthullen de daadwerkelijke, huidige (as-is) processtroom.

Het definieert de stappen in de proceskaart, wat de visualisatie van processtromen, het ontdekken van knelpunten en de identificatie van herstelwerk mogelijk maakt.

Dit attribuut is doorgaans afgeleid van meerdere bronnen, waaronder transactiecodes (SY-TCODE), statusvelden in tabellen zoals RBKP (bijv. RBSTAT), en wijzigingsevents uit tabellen CDHDR en CDPOS.

Het Factuurnummer dient als de unieke case-identifier voor het factuurverwerkingsproces. Elk nummer komt overeen met één factuur die van een leverancier is ontvangen, waardoor alle gerelateerde activiteiten, van data-invoer tot uiteindelijke betaling, kunnen worden gevolgd als onderdeel van één cohesieve procesinstantie.

In process mining-analyse is dit attribuut fundamenteel voor het reconstrueren van de end-to-end levenscyclus van elke factuur. Het maakt de verbinding mogelijk van verschillende events die in SAP zijn gelogd, zoals parkeren, boeken, blokkeren en vereffenen, tot een chronologische volgorde. Dit biedt een duidelijk beeld van hoe elke factuur wordt afgehandeld, hoe lang het duurt en waar afwijkingen van het standaardproces optreden.

Dit is de primaire sleutel die alle events gerelateerd aan één factuur koppelt, waardoor het de essentiële basis vormt voor procesanalyse en variantverkenning.

Dit is doorgaans het Documentnummer uit de SAP-tabel RBKP, veld BELNR, vaak samengevoegd met Bedrijfscode (BUKRS) en Boekjaar (GJAHR) voor absolute uniciteit.

Event Time registreert het exacte moment waarop een bedrijfsactiviteit werd uitgevoerd en vastgelegd in het bronsysteem. Deze timestamp is de chronologische ruggengraat van het proces en ordent alle activiteiten voor elke factuur in een coherente volgorde.

Bij analyse is Event Time essentieel voor het berekenen van alle op duur gebaseerde metrics, zoals cyclustijden, wachttijden en verwerkingstijden tussen activiteiten. Het voedt dashboards zoals de 'Factuur End-to-End Cyclustijd' en 'Oplossingsduur Betalingsblokkade' door de data te leveren die nodig is om de verstreken tijd tussen twee punten in het proces te meten. Nauwkeurige timestamps zijn cruciaal voor het identificeren van vertragingen en prestatieknelpunten.

Deze tijdstempel is essentieel voor het correct ordenen van events en het berekenen van alle prestatiemetrieken, zoals doorlooptijden en knelpuntduur.

Dit wordt doorgaans afgeleid door het combineren van de wijzigingsdatum (UDATE) en wijzigingstijd (UTIME) uit de wijzigingsdocumentheadertabel, CDHDR. Voor specifieke creatie-events kan het de creatie datum en tijd zijn uit tabellen zoals RBKP (ERNAM, ERZET).

De Boekingsdatum is een belangrijke datum in het boekhoudproces. Het bepaalt de fiscale periode waarin de factuurkosten in het Grootboek worden opgenomen. Deze wordt doorgaans vastgesteld door de crediteurenmedewerker tijdens de factuurverwerking.

In procesanalyse is de activiteit 'Factuur Geboekt', gemarkeerd door deze datum, een belangrijke mijlpaal. De duur van factuurontvangst tot de Boekingsdatum is een cruciaal onderdeel van de totale doorlooptijd. Deze datum is ook fundamenteel voor financiële rapportage en doorvoeranalyse, zoals het volgen van het volume van facturen dat per week of maand wordt geboekt.

Het markeert een kritieke mijlpaal in het proces, bepaalt de financiële periode voor de transactie en is een belangrijk onderdeel van de cyclustijdberekening.

Dit is het 'Boekingsdatum' veld (BUDAT) uit de factuurdocumentheadertabel, RBKP.

Factuurbedrag vertegenwoordigt de totale waarde van de factuur die door de leverancier is ingediend. Dit is een belangrijke financiële metric voor elke factuurcase.

In process mining is dit attribuut essentieel voor waardegedreven analyse. Het maakt filtering en segmentering van het proces mogelijk op basis van de factuurwaarde, wat vaak correleert met procescomplexiteit en goedkeuringsvereisten. Bijvoorbeeld, facturen met een hoge waarde kunnen een ander, strenger goedkeuringstraject volgen. Het wordt ook gebruikt in compliance-analyse, bijvoorbeeld om te controleren of facturen met een hoge waarde vereiste goedkeuringsstappen omzeilen.

Het maakt waardegedreven analyse mogelijk, helpt bij het prioriteren van facturen met hoge waarde en het begrijpen hoe het factuurbedrag de processtroom en compliance beïnvloedt.

Dit is het 'Bruto factuurbedrag' veld (RMWWR) uit de factuurdocumentheadertabel, RBKP.

Het Gebruikersnaam-attribuut identificeert de specifieke persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een bepaalde activiteit in het proces. Dit is doorgaans de SAP-gebruikersnaam die is gelogd bij de transactie of het wijzigingsevent.

Dit attribuut is cruciaal voor prestatieanalyse op gebruikers- of teamniveau. Het helpt vragen te beantwoorden als 'Wie zijn de snelste goedkeurders?' of 'Welke gebruikers genereren het meeste herstelwerk?'. Het wordt gebruikt in dashboards om de werkverdeling te analyseren, trainingsbehoeften te identificeren en variaties in prestaties tussen verschillende medewerkers te begrijpen.

Het maakt analyse van prestaties en werkbelasting per individu of team mogelijk, wat helpt bij het identificeren van toppresteerders, trainingsmogelijkheden en resource-onevenwichtigheden.

Dit is het 'Gewijzigd Door' veld (USERNAME) uit de wijzigingsdocumentheadertabel, CDHDR. Voor creatie-events kan het het 'Ingevoerd door' veld (ERNAM) zijn in tabellen zoals RBKP.

Het Inkoopordernummer koppelt een factuur aan het oorspronkelijke inkoopdocument. Dit is fundamenteel voor driezijdige matching (IO, Goederenontvangst, Factuur) en voor het analyseren van de efficiëntie van het IO-gesteunde factuurproces.

Dit attribuut is cruciaal voor dashboards zoals het 'Percentage Afwijkingen Factuur-IO Matching'. Het maakt het mogelijk om het proces te segmenteren in IO-facturen versus niet-IO-facturen, die vaak zeer verschillende verwerkingspaden en complexiteiten hebben. Het analyseren van problemen gerelateerd aan specifieke IO's kan helpen bij het diagnosticeren van stroomopwaartse problemen in het inkoopproces.

Het verbindt de factuur met het inkoopproces, waardoor analyse van IO- versus niet-IO-facturen en het identificeren van matchingverschillen mogelijk wordt.

Dit wordt doorgaans gevonden op regelitemniveau. Het 'Inkoopordernummer' (EBELN) bevindt zich in de factuuritemtabel, RSEG. Het moet mogelijk worden geaggregeerd naar headerniveau.

Het Leveranciersnummer is de stamdatasleutel die de leverancier identificeert. Dit koppelt de factuurtransactie aan een specifieke zakelijke partner, waardoor analyse op basis van leverancierskenmerken mogelijk is.

Het analyseren van het proces per Leveranciersnummer kan belangrijke inzichten opleveren in leveranciersrelaties en -prestaties. Het kan bijvoorbeeld helpen identificeren welke leveranciers consequent problematische facturen indienen die leiden tot betalingsblokkades of afwijkingen, of welke leveranciers' facturen het meest efficiënt worden verwerkt. Deze informatie is waardevol voor leveranciersbeheer en strategische inkoopinitiatieven.

Het maakt leveranciersspecifieke analyse mogelijk, wat helpt bij het identificeren van patronen, problemen of efficiënties die verband houden met specifieke leveranciers.

Dit is het 'Facturerende Partij' veld (LIFNR) uit de factuurdocumentheadertabel, RBKP.

Wanneer een factuur een afwijking heeft of nader onderzoek vereist, wordt een betalingsblokkade toegepast. De Redencode Betalingsblokkade specificeert waarom de blokkade werd ingesteld, bijvoorbeeld vanwege een hoeveelheidsverschil, prijsverschil of een handmatige blokkade.

Dit attribuut is essentieel voor het 'Duur Oplossing Betalingsblokkade' dashboard. Het analyseren van de frequentie en duur van blokkades per reden helpt de grondoorzaken van betalingsvertragingen te identificeren. Als bijvoorbeeld 'Prijsverschil' de meest voorkomende reden is voor lange blokkades, duidt dit op een potentieel probleem in de stamdata of het inkooporderproces dat moet worden aangepakt.

Het verklaart waarom facturen vertraagd zijn, maakt hoofdoorzaakanalyse van betalingsblokkades mogelijk en helpt bij het prioriteren van procesverbeteringsinspanningen.

De reden van de betalingsblokkade kan worden gevonden op regelitemniveau in tabel RSEG (veld SPGRS) of in de boekingsdocumenttabel BSEG (veld ZLSPR).

De Uiterste Betaaldatum wordt berekend op basis van de basisdatum van de factuur en de overeengekomen betalingsvoorwaarden. Het vertegenwoordigt de deadline voor het doen van de betaling om te voorkomen dat men te laat is en mogelijk boetes oploopt of leveranciersrelaties schaadt.

Dit attribuut is cruciaal voor prestatie- en compliance-KPI's zoals het 'Percentage Tijdige Betalingen' en 'Gemiste Contantkorting'. Door de werkelijke betalingsdatum (Vereffeningsdatum) te vergelijken met de Uiterste Betaaldatum, kan de analyse automatisch bepalen of een betaling op tijd, te vroeg of te laat was. Het is een fundamenteel element voor het Dashboard voor naleving van betalingsvoorwaarden.

Het dient als de basislijn voor het meten van de prestaties van tijdige betalingen en het identificeren van kansen voor het vastleggen van kortingen bij vroegtijdige betaling.

Deze datum wordt vaak berekend. De basisdatum voor betaling (ZFBDT) bevindt zich in tabel BSEG. De vervaldatumberekening hangt ook af van de betalingsvoorwaarden (BSEG-ZTERM).

De Vereffeningsdatum markeert de laatste stap in de levenscyclus van de factuur: betaling. Het is de datum waarop de openstaande factuurpost wordt vereffend door een betalingsdocument in het systeem. Deze datum vertegenwoordigt de werkelijke betalingsuitvoeringstijd.

Dit attribuut is het eindpunt voor veel kritieke KPI's, inclusief de 'Gemiddelde Factuurdoorlooptijd' en 'Percentage Tijdige Betalingen'. Het wordt vergeleken met de Uiterste Betaaldatum om de betalingsprestaties te meten. Voor contantkortingsanalyse wordt het vergeleken met de kortingsperiode om te zien of de betaling op tijd is gedaan om de korting te benutten.

Het markeert de voltooiing van het proces en is de basis voor het berekenen van de totale cyclustijd, tijdige betalingspercentages en de realisatie van contantkortingen.

Voor afgeboekte posten is dit het veld 'Afboekingsdatum' (AUGDT) uit de tabel met afgeboekte leveranciersposten, BSAK.

De Bedrijfscode is een fundamentele organisatorische eenheid in SAP Financials, die een onafhankelijke juridische entiteit vertegenwoordigt. Alle financiële transacties, inclusief facturen, worden op een specifieke bedrijfscode geboekt.

Dit attribuut maakt het mogelijk procesanalyses te segmenteren per juridische entiteit. Het is cruciaal voor het vergelijken van procesprestaties, compliance en efficiëntie tussen verschillende bedrijven binnen een concern. Dashboards kunnen worden gefilterd op Bedrijfscode om een bedrijfsspecifiek overzicht van KPI's voor factuurverwerking te bieden.

Het maakt procesvergelijking en prestatiebenchmarking mogelijk tussen verschillende juridische entiteiten binnen een organisatie.

Dit is het 'Bedrijfscode' veld (BUKRS) uit de factuurdocumentheadertabel, RBKP.

Betalingsvoorwaarden definiëren de regels voor wanneer een factuur betaald moet worden en welke contantkortingen, indien van toepassing, beschikbaar zijn voor vroegtijdige betaling. Voorbeelden zijn 'Netto 30 dagen' of '2% 10, Netto 30', wat betekent een korting van 2% indien betaald binnen 10 dagen, anders is het volledige bedrag verschuldigd binnen 30 dagen.

Dit attribuut vormt de basis voor het 'Cash Discount Opportunity Loss' dashboard en de 'Cash Discount Capture Rate' KPI. De analyse gebruikt de betalingsvoorwaarden in combinatie met de boekings- en betalingsdata om te bepalen of er een korting beschikbaar was en of deze succesvol is benut. Het is ook essentieel voor het Dashboard voor naleving van betalingsvoorwaarden.

Het is essentieel voor het analyseren van de vastlegging van contantkortingen en het begrijpen van de financiële impact van procesvertragingen.

Dit is het 'Betalingsvoorwaarden Sleutel' veld (ZTERM) uit de factuurdocumentheadertabel, RBKP.

Verwerkingstijd meet de tijd die nodig is om een activiteit uit te voeren, van begin tot eind. Het wordt berekend als het verschil tussen de Eindtijd en de Starttijd van een activiteit. Dit onderscheidt zich van de doorlooptijd, die de wachttijd tussen activiteiten omvat.

Het analyseren van de verwerkingstijd helpt om de werkelijke inspanning of werktijd voor verschillende stappen te begrijpen. Het kan activiteiten aanwijzen die resource-intensief of inefficiënt zijn. Een lange verwerkingstijd voor 'Factuurgegevens Vastgelegd' kan bijvoorbeeld duiden op een complexe factuur of een inefficiënt data-invoerproces. Deze meetwaarde is waardevol voor resourceplanning en automatiseringsinitiatieven.

Het meet de daadwerkelijke werkduur voor een activiteit, wat helpt bij het identificeren van resource-intensieve stappen en het onderscheid maken tussen actieve werktijd en onbenutte wachttijd.

Dit attribuut is niet in SAP aanwezig. Het wordt berekend tijdens datatransformatie met behulp van de formule: EndTime - StartTime.

Het Bronysteem-attribuut geeft de oorsprong van de event-data aan, bijvoorbeeld een specifieke SAP ECC instantienaam. Dit is bijzonder belangrijk in omgevingen met meerdere ERP-systemen of wanneer data wordt gecombineerd uit verschillende bronnen.

In analyse helpt dit attribuut processen en prestaties te onderscheiden over verschillende systemen, regio's of bedrijfseenheden die mogelijk op afzonderlijke instanties draaien. Het zorgt ervoor dat de datatracing duidelijk is en maakt systeem-specifieke filtering en analyse mogelijk.

Het biedt cruciale context in multi-systeemlandschappen, wat een juiste datascheiding en systeemspecifieke prestatieanalyse mogelijk maakt.

Dit is doorgaans een statische waarde die tijdens het data-extractieproces wordt toegevoegd, en die de SAP Systeem-ID (TADIR-SRCSYSTEM) of een handmatig toegewezen identificatie voor de specifieke SAP-instantie vertegenwoordigt.

Dit is een booleaans attribuut dat wordt berekend op basis van betalingsvoorwaarden en de werkelijke betalingsdatum. Het wordt ingesteld op 'waar' als de 'Payment Terms' een korting boden voor vroegtijdige betaling en de 'Clearing Date' na het verstrijken van de kortingsperiode viel. Dit meet direct financieel verlies als gevolg van procesinefficiënties.

Dit attribuut is de basis van het 'Gemiste Contantkorting' dashboard. Het maakt een eenvoudige kwantificering van de financiële impact van verwerkingsvertragingen mogelijk. Door te filteren op cases waarbij dit vlaggetje 'waar' is, kunnen analisten de specifieke procesvarianten en knelpunten onderzoeken die het meest frequent leiden tot gemiste kortingen, wat een sterke business case biedt voor procesverbetering.

Het kwantificeert direct het financiële verlies als gevolg van procesvertragingen, waardoor een overtuigende case ontstaat voor het optimaliseren van de factuurverwerkingsworkflow.

Dit attribuut is niet in SAP aanwezig. Het wordt berekend tijdens datatransformatie door de 'PaymentTerms' te interpreteren en de 'ClearingDate' te vergelijken met de uiterste kortingsdatum.

De Documentsoort wordt gebruikt om verschillende soorten zakelijke transacties in SAP te categoriseren. Voor factuurverwerking omvatten veelvoorkomende soorten 'RE' voor standaardfacturen of 'KG' voor creditnota's van leveranciers. Het documenttype regelt aspecten van de boeking, zoals het gebruikte nummerbereik.

In analyse maakt dit attribuut het mogelijk om het proces te filteren op specifieke transactietypen. Zo kan het proces voor het afhandelen van een creditnota aanzienlijk verschillen van dat van een standaardfactuur. Het scheiden van deze stromen met behulp van de Documentsoort biedt een nauwkeurigere en zinvollere procesweergave.

Het maakt de scheiding en analyse van verschillende bedrijfstransacties mogelijk, zoals facturen versus creditnota's, die verschillende processen volgen.

Dit is het 'Documentsoort' veld (BLART) uit de factuurdocumentheadertabel, RBKP.

Het Eindtijd-attribuut markeert de voltooiing van een specifieke activiteit. Voor veel events in SAP, die als enkelvoudige tijdspunten worden gelogd, zal de Eindtijd identiek zijn aan de Starttijd. Voor activiteiten met een meetbare duur, zoals een goedkeuringsstap waaraan actief wordt gewerkt, kan het echter het einde van die werkzaamheden vertegenwoordigen.

In procesanalyse maakt een distincte Eindtijd de meting van de verwerkingstijd van de activiteit mogelijk, los van de wachttijd die eraan voorafgaat. Dit helpt te onderscheiden hoe lang een activiteit duurt om uit te voeren versus hoe lang een case wacht voordat die activiteit begint, wat diepere inzichten biedt in middelenefficiëntie.

Het maakt de berekening van de activiteitsverwerkingstijd mogelijk, onderscheidt deze van de wachttijd tussen activiteiten en verbetert de knelpuntanalyse.

Dit is vaak hetzelfde als de Starttijd, afgeleid van CDHDR-UDATE en CDHDR-UTIME. In sommige gevallen kan het worden afgeleid uit workflow logs die expliciet het begin en einde van een taak vastleggen.

De Grootboekrekening (G/L) is de bestemmingsrekening in het rekeningschema waar de financiële impact van de factuur wordt vastgelegd. Dit is een cruciaal stuk data voor financiële rapportage en kostenbeheer.

Voor process mining biedt het analyseren van de G/L-rekening een financiële dimensie aan de processtroom. Het 'Gebruiksanalyse Grootboekrekeningen' dashboard kan uitgavenpatronen onthullen, potentiële onjuiste codering van facturen identificeren en ervoor zorgen dat kosten aan de juiste afdelingen of projecten worden toegewezen. Het helpt de kloof te overbruggen tussen procesuitvoering en financiële impact.

Het voegt een financiële dimensie toe aan het proces, waardoor analyse van kostenallocatie, bestedingspatronen en potentiële onjuiste factuurcodering mogelijk wordt.

Dit wordt gevonden op regelitemniveau. Het 'Grootboekrekeningnummer' (HKONT) bevindt zich in de factuuritemtabel RSEG voor IO-facturen of BSEG voor directe FI-facturen.

Dit is een booleaans attribuut dat wordt berekend door de 'Clearing Date' (werkelijke betalingsdatum) te vergelijken met de 'Payment Due Date'. Als de vereffeningsdatum na de vervaldatum valt, is de vlag 'waar'; anders is deze 'onwaar'. Dit biedt een eenvoudige, directe maatstaf voor de tijdige betalingsprestaties voor elke factuur.

Dit attribuut vereenvoudigt analyse en visualisatie in dashboards. Het maakt eenvoudige filtering en aggregatie mogelijk om de 'Percentage Tijdige Betalingen' KPI te berekenen. Gebruikers kunnen het proces snel segmenteren om de processtromen van achterstallige facturen te vergelijken met die welke op tijd zijn betaald, waardoor mogelijk de procespatronen die leiden tot te late betalingen worden onthuld.

Het vereenvoudigt de analyse van de prestaties van tijdige betalingen en maakt een eenvoudige vergelijking mogelijk tussen tijdige en late factuurprocessen.

Dit attribuut is niet in SAP aanwezig. Het wordt berekend tijdens datatransformatie met behulp van de formule: ClearingDate > PaymentDueDate.

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie of -update. Het is van toepassing op de gehele dataset in plaats van op individuele events, en geeft een duidelijke indicatie van de versheid van de data.

Dit is een kritiek metadata-attribuut voor dashboardgebruikers en analisten. Het helpt hen de tijdsperiode te begrijpen die door de analyse wordt bestreken en zorgt ervoor dat ze beslissingen nemen op basis van actuele informatie. Het wordt doorgaans prominent weergegeven op dashboards om gebruikers te informeren over de recentheid van de data.

Het informeert gebruikers over de actualiteit van de data, waardoor wordt gewaarborgd dat analyse en beslissingen gebaseerd zijn op actuele informatie.

Deze waarde wordt gegenereerd en geïnjecteerd in de dataset door de data-extractie of ETL tool op het moment van de dataverversing.

Wanneer een goedkeurder een factuur afwijst, geeft deze idealiter een reden op voor de afwijzing. Dit kan een gestandaardiseerde code zijn of een vrije-tekst opmerking die problemen aangeeft zoals 'Incorrect IO-nummer', 'Dubbele Factuur' of 'Bedrag incorrect'.

Deze data is vitaal voor het 'Redenen & Trends Factuurafwijzing' dashboard. Door de frequentie van verschillende afwijsredenen te analyseren, kan het bedrijf veelvoorkomende problemen identificeren en corrigerende acties implementeren. Als bijvoorbeeld 'Incorrect IO-nummer' een frequente reden is, kan dit duiden op een behoefte aan betere communicatie met leveranciers of training voor data-invoermedewerkers. Deze analyse is cruciaal voor het verminderen van procesherstelwerk.

Het biedt de hoofdoorzaak voor afwijzingen, wat gerichte procesverbeteringen mogelijk maakt om herstelwerk te verminderen en 'first-time-right' percentages te verbeteren.

Deze informatie is vaak niet opgeslagen in een enkel, standaard veld. Het kan worden gevonden in workflow container logs, lange tekstvelden geassocieerd met het document, of specifieke velden in een aangepaste workflow-oplossing.

Het Valuta-attribuut specificeert de valuta waarin het factuurbedrag is uitgedrukt, bijvoorbeeld USD, EUR of JPY.

Dit attribuut biedt essentiële context voor het Factuurbedrag. Het maakt een correcte interpretatie en aggregatie van financiële data mogelijk, vooral in internationale organisaties die met meerdere valuta's werken. Analyse kan worden gefilterd op valuta om de verwerkingsefficiëntie of problemen tussen verschillende valutazones te vergelijken. Voor zinvolle financiële aggregatie moeten bedragen mogelijk worden geconverteerd naar één rapportagevaluta.

Het biedt de nodige context voor financiële bedragen, waarborgt een nauwkeurige interpretatie en maakt valutagebaseerde filtering en analyse mogelijk.

Dit is het 'Valutasleutel' veld (WAERS) uit de factuurdocumentheadertabel, RBKP.