Mejore su proceso de Compras a Pagos - Procesamiento de Facturas
Optimice el Procesamiento de Facturas en Dynamics 365 para Pagos Más Rápidos
El procesamiento de facturas puede introducir retrasos significativos, riesgos de cumplimiento y recursos desperdiciados en sus operaciones. Nuestra plataforma proporciona información clara, ayudándole a identificar ineficiencias ocultas dentro de sus workflows. Descubra fácilmente los bottlenecks y transforme sus procesos para lograr una ejecución más rápida y precisa. Esto conducirá a un control financiero y una eficiencia operativa mejorados.
Descargue nuestra plantilla de datos preconfigurada y aborde los desafíos comunes para alcanzar sus metas de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la Guía de la Plantilla de Datos para transformar sus operaciones.
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¿Por qué optimizar el proceso de Compras a Pagos - Procesamiento de Facturas?
Un procesamiento eficiente de facturas es la columna vertebral de un ciclo de Compras a Pagos (P2P) saludable. Para las organizaciones que utilizan Microsoft Dynamics 365, gestionar el flujo de facturas desde la recepción hasta el pago final puede ser complejo. Las ineficiencias en este proceso crítico conllevan desafíos comerciales tangibles, incluyendo el aumento de los costos operativos, sanciones por pagos atrasados, la pérdida de descuentos por pronto pago y el deterioro de las relaciones con los proveedores. Las intervenciones manuales, los bottlenecks en las aprobaciones y las desviaciones de cumplimiento no solo ralentizan el flujo de caja, sino que también introducen riesgos significativos y erosionan el capital de trabajo.
Comprender la ruta real que toma una factura dentro de su entorno de Microsoft Dynamics 365, en lugar de solo la ruta diseñada, es crucial para una optimización efectiva del proceso. Sin esta visión clara, identificar las causas raíz de los retrasos, como los tiempos de aprobación prolongados o los bloqueos de pago repetidos, se vuelve una tarea casi imposible. Esto a menudo resulta en una resolución de problemas reactiva, que no aborda los problemas sistémicos y perpetúa un ciclo de ineficiencia en el proceso de Compras a Pagos - Procesamiento de Facturas.
Cómo el Process Mining mejora el análisis del procesamiento de facturas
El Process Mining ofrece un enfoque potente y basado en datos para analizar y comprender su proceso de Compras a Pagos - Procesamiento de Facturas dentro de Microsoft Dynamics 365. Al extraer registros de eventos directamente de su sistema, el Process Mining construye un mapa preciso y objetivo del recorrido de cada factura. Utilizando el Número de Factura como identificador central del case, puede visualizar el ciclo de vida completo, desde "Factura Recibida" hasta "Pago Ejecutado", incluyendo todas las actividades intermedias como "Factura Codificada", "Factura Enviada para Aprobación" y "Discrepancia de Conciliación Manejada".
Esta perspectiva analítica le permite ir más allá de las suposiciones y descubrir el flujo de proceso real. Puede identificar dónde las facturas se desvían del estándar, identificar retrabajos inesperados y cuantificar el tiempo exacto dedicado a cada actividad o esperando el siguiente paso. Esto proporciona una claridad inigualable en los workflows de aprobación, identifica brechas de cumplimiento y revela bottlenecks que impiden un procesamiento eficiente, todo dentro de su configuración existente de Microsoft Dynamics 365.
Áreas clave de mejora descubiertas por el Process Mining
La aplicación de Process Mining al proceso de Compras a Pagos - Procesamiento de Facturas a menudo destaca varias áreas comunes propicias para la mejora:
- Optimización del
Workflowde Aprobación: Descubra retrasos ocultos en los pasos de aprobación, identifique qué aprobadores consistentemente creanbottleneckso revele instancias donde las facturas se envían a departamentos o individuos incorrectos. Esta visión permite ajustes específicos a sus configuraciones de aprobación de Microsoft Dynamics 365. - Resolución de Discrepancias de Conciliación: Analice la frecuencia y duración de actividades como "Discrepancia de Conciliación Manejada". Comprender por qué y dónde ocurren las discrepancias puede llevar a mejoras en la creación de Órdenes de Compra (PO), procesos de recepción de mercancías o captura de datos de facturas para reducir la conciliación manual.
- Gestión de Bloqueos de Pago: Rastree el ciclo de vida de los bloqueos de pago, incluyendo "Bloqueo de Pago Establecido" y "Bloqueo de Pago Liberado". Identifique razones recurrentes para los bloqueos y desarrolle estrategias para prevenirlos, asegurando así que las facturas se paguen a tiempo y sin retenciones innecesarias.
- Oportunidades de Automatización: Identifique pasos manuales o tareas repetitivas que consumen recursos significativos y son candidatos para la automatización. La racionalización de estas actividades dentro de Microsoft Dynamics 365 puede reducir drásticamente el tiempo y los costos de procesamiento.
Resultados esperados de la optimización del proceso
Al aplicar Process Mining a su proceso de Compras a Pagos - Procesamiento de Facturas, puede lograr mejoras sustanciales y medibles:
- Tiempo de ciclo reducido: Disminuya significativamente el tiempo promedio que lleva procesar una factura, desde la recepción hasta el pago. Esto impacta directamente el capital de trabajo y mejora la agilidad financiera.
- Ahorro de costos: Minimice el esfuerzo manual, reduzca el retrabajo y evite las penalizaciones por pagos atrasados, lo que lleva a reducciones considerables en los costos operativos.
- Cumplimiento mejorado: Asegure la adherencia a las políticas internas y regulaciones externas identificando y corrigiendo las desviaciones del proceso, fortaleciendo su entorno de control dentro de Microsoft Dynamics 365.
- Mejores relaciones con los proveedores: Pagos más rápidos y precisos fomentan relaciones más sólidas con sus proveedores, lo que potencialmente puede desbloquear mejores términos de pago o descuentos.
- Capital de trabajo optimizado: Al acelerar los pagos de facturas y reducir los costos de procesamiento, libera capital para otras inversiones estratégicas.
Cómo comenzar su viaje de mejora del procesamiento de facturas
Tomar el control de su proceso de Compras a Pagos - Procesamiento de Facturas en Microsoft Dynamics 365 comienza con la comprensión del estado actual. Este enfoque analítico detallado, impulsado por el Process Mining, proporciona los conocimientos necesarios para impulsar mejoras específicas e impactantes. Puede comenzar a descubrir esos bottlenecks e ineficiencias ocultos hoy mismo para transformar sus workflows de facturación y lograr resultados de procesamiento más rápidos y precisos.
La Ruta de Mejora de 6 Pasos para De la Compra al Pago - Procesamiento de Facturas
Descargar la Plantilla
Qué hacer
Obtenga la plantilla de Excel preconfigurada adaptada para los datos de procesamiento de facturas de De la Compra al Pago de Microsoft Dynamics 365. Esto asegura que sus datos se alineen con la estructura de análisis de ProcessMind.
Por qué es importante
Utilizar la estructura de datos correcta desde el principio previene errores y acelera su análisis, estableciendo una base sólida para obtener información precisa sobre los flujos de trabajo de facturación.
Resultado esperado
Una plantilla estructurada de Excel, lista para ser poblada con sus datos de procesamiento de facturas de Microsoft Dynamics 365.
SUS DESCUBRIMIENTOS
Descubra las Verdades del Procesamiento de Facturas de su Dynamics 365
- Visualice las rutas reales de procesamiento de facturas.
- Identifique cuellos de botella que causan retrasos en los pagos.
- Identificar riesgos de `cumplimiento` en los `workflows` de facturación.
- Cuantifique el impacto de las mejoras de proceso.
RESULTADOS TÍPICOS
Mejoras Tangibles en el Procesamiento de Facturas
Estos resultados muestran las profundas eficiencias y ahorros de costos que las organizaciones logran al optimizar su procesamiento de facturas de De la Compra al Pago. A través del Process Mining de los datos de Microsoft Dynamics 365, las empresas obtienen información crucial, lo que les permite identificar y resolver cuellos de botella para operaciones optimizadas.
Reducción promedio en el tiempo de ciclo completo
El Process Mining identifica cuellos de botella y retrabajos, lo que lleva a un procesamiento de facturas significativamente más rápido desde la recepción hasta el pago. Esto mejora la eficiencia operativa y el flujo de caja.
Menos rechazos y discrepancias de facturas
Al identificar las causas raíz de los rechazos y los problemas de conciliación, las organizaciones implementan mejoras específicas en la calidad de los datos y los pasos del proceso, lo que lleva a menos intervenciones manuales y retrabajos costosos.
Reducción de costos por factura
Optimizar el flujo de facturas de extremo a extremo, reducir el retrabajo y mejorar la automatización reduce directamente el costo promedio incurrido para procesar cada factura.
Mayor cumplimiento de los términos de pago
Al identificar y resolver los retrasos en el proceso de pago, las organizaciones aseguran que más facturas se paguen en o antes de sus fechas de vencimiento, fortaleciendo las relaciones con los proveedores y evitando penalizaciones por pagos atrasados.
Tiempo reducido para aprobaciones de facturas
El Process Mining descubre cuellos de botella y desviaciones en los flujos de trabajo de aprobación, permitiendo a las empresas estandarizar los procesos y acelerar el tiempo que lleva aprobar facturas.
Los resultados varían según la complejidad del proceso, la calidad de los datos y los objetivos organizativos específicos. Estas cifras representan mejoras típicas observadas en diversas implementaciones.
Datos Recomendados
Preguntas Frecuentes
Preguntas frecuentes
El Process Mining utiliza sus datos de registro de eventos existentes de Microsoft Dynamics 365 para visualizar y analizar el flujo real de su procesamiento de facturas. Revela cuellos de botella, desviaciones e ineficiencias que podrían no ser visibles a través de los informes tradicionales. Este enfoque objetivo y basado en datos le ayuda a comprender cómo funciona realmente el proceso.
Al analizar registros de eventos de Dynamics 365, el Process Mining reconstruye cada paso que sigue una factura, desde la recepción hasta el pago. Destaca problemas comunes como bottlenecks en la aprobación, intervenciones manuales excesivas y desviaciones de los workflows estándar. Esta visibilidad granular ayuda a identificar las causas raíz de los retrasos y errores.
Normalmente necesitará datos de registros de eventos relacionados con el procesamiento de sus facturas, incluyendo el número de factura como identificador de caso, los nombres de las actividades y las marcas de tiempo para cada acción. Las tablas relevantes suelen incluir aquellas que registran la creación de facturas, aprobaciones, conciliación, contabilización y pago. Campos específicos como los IDs de usuario y los estados también son valiosos.
Puede esperar acelerar los ciclos de aprobación de facturas, reducir los errores manuales de entrada de datos y acortar significativamente los tiempos totales del ciclo de procesamiento. Muchas organizaciones logran mejorar el cumplimiento de los términos de pago y disminuir las tasas de rechazo de facturas. Además, mejora la visibilidad en tiempo real del estado de las facturas.
La configuración inicial y la extracción de datos de Microsoft Dynamics 365 suelen tardar unas pocas semanas, dependiendo de la disponibilidad y complejidad de los datos. Una vez cargados los datos, a menudo puede ver información inicial y visualizaciones de procesos en cuestión de días. Un análisis más profundo y recomendaciones accionables siguen poco después.
Si bien un conocimiento básico de las estructuras de datos de Dynamics 365 es beneficioso, muchas herramientas de Process Mining ofrecen conectores u orientación para la extracción de datos. Su equipo de TI puede ayudar a identificar las tablas y campos relevantes, y luego exportar los registros de eventos necesarios. Normalmente no se requiere programación avanzada.
Sí, Process Mining le permite definir y monitorear reglas de cumplimiento sobre sus rutas reales de procesamiento de facturas. Identifica automáticamente las instancias en las que se incumplen los términos de pago o donde los flujos de aprobación se desvían de las políticas establecidas. Esto ayuda a abordar proactivamente los comportamientos no conformes.
La mayoría de las soluciones están basadas en la nube, requiriendo acceso a internet y permisos para conectarse a su fuente de datos de Dynamics 365, a menudo a través de APIs o acceso directo a la base de datos para la extracción de datos. Las soluciones locales requerirían infraestructura de servidor. El almacenamiento de datos y la capacidad de procesamiento varían según la solución y el volumen de datos.
Aunque las herramientas de Process Mining no suelen "integrarse" en un sentido transaccional, sí se conectan a Dynamics 365 para extraer los datos de registros de eventos necesarios. Esta conexión permite actualizaciones automáticas de los datos, asegurando que su información de proceso se base siempre en los datos operativos más actuales.
El Process Mining destaca dónde ocurren con frecuencia las intervenciones manuales y dónde las facturas se atascan debido a problemas de conciliación. Al visualizar estos puntos problemáticos, puede identificar oportunidades de automatización, mejorar la calidad de los datos maestros y refinar las reglas de conciliación, reduciendo así los errores y el esfuerzo manual.
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