Melhore seu Processamento de Faturas no Ciclo P2P
Otimize o processamento de faturas no Dynamics 365 para pagamentos mais rápidos
O processamento de faturas pode gerar atrasos, riscos e desperdício de recursos. Nossa plataforma oferece insights claros, ajudando você a identificar ineficiências ocultas nos seus fluxos de trabalho. Descubra gargalos e transforme seus processos para alcançar uma execução mais rápida e precisa, resultando em maior controle financeiro e eficiência operacional.
Baixe nosso modelo de dados pré-configurado e aborde desafios comuns para alcançar seus objetivos de eficiência. Siga nosso plano de melhoria de seis etapas e consulte o Guia do Modelo de Dados para transformar suas operações.
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Por que otimizar o Processamento de Faturas no Ciclo de Compras ao Pagamento?
O processamento eficiente de faturas é a base de um ciclo saudável de Compras ao Pagamento (P2P). Para organizações que utilizam o Microsoft Dynamics 365, gerenciar o fluxo de faturas — do recebimento ao pagamento final — pode ser complexo. Ineficiências nesse processo crítico resultam em desafios reais para o negócio, como aumento dos custos operacionais, multas por atraso, perda de descontos por pagamento antecipado e relações desgastadas com fornecedores. Intervenções manuais, gargalos de aprovação e desvios de conformidade não apenas desaceleram o fluxo de caixa, mas também introduzem riscos e corroem o capital de giro.
Compreender o caminho real que uma fatura percorre no seu ambiente Microsoft Dynamics 365, em vez de apenas o fluxo planejado, é fundamental para uma otimização eficaz. Sem essa visão clara, identificar as causas raiz de atrasos, como tempos de aprovação prolongados ou bloqueios de pagamento recorrentes, torna-se uma tarefa quase impossível. Isso geralmente leva a resoluções reativas, que falham ao lidar com problemas sistêmicos e perpetuam um ciclo de ineficiência no Processamento de Faturas.
Como o Process Mining Potencializa a Análise de Processamento de Faturas
O Process Mining oferece uma abordagem poderosa e orientada por dados para dissecar e entender seu Processamento de Faturas no Microsoft Dynamics 365. Ao extrair registros de eventos diretamente do seu sistema, o Process Mining constrói um mapa preciso e objetivo da jornada de cada fatura. Usando o Número da Fatura como identificador central do caso, você visualiza todo o ciclo de vida, desde "Fatura Recebida" até "Pagamento Executado", incluindo atividades intermediárias como "Fatura Codificada", "Fatura Enviada para Aprovação" e "Discrepância de Conciliação Tratada".
Essa perspectiva analítica permite que você vá além de suposições e descubra o fluxo real do processo. É possível identificar onde as faturas desviam do padrão, mapear retrabalhos inesperados e quantificar o tempo exato gasto em cada atividade ou na espera pela próxima etapa. Isso proporciona clareza total sobre os fluxos de aprovação, identifica falhas de conformidade e revela os gargalos que impedem um processamento ágil, tudo dentro da sua configuração atual do Microsoft Dynamics 365.
Principais Áreas de Melhoria Identificadas pelo Process Mining
A aplicação do Process Mining ao Processamento de Faturas destaca áreas comuns prontas para otimização:
- Otimização do Workflow de Aprovação: Descubra atrasos ocultos nas etapas de aprovação, identifique quais aprovadores criam gargalos constantes ou revele instâncias em que faturas são enviadas para departamentos ou pessoas incorretas. Esse insight permite ajustes precisos nas configurações de aprovação do Microsoft Dynamics 365.
- Resolução de Discrepâncias de Conciliação: Analise a frequência e a duração de atividades como "Discrepância de Conciliação Tratada". Entender por que e onde as discrepâncias ocorrem pode levar a melhorias na criação de Pedidos de Compra (PO), nos processos de recebimento de mercadorias ou na captura de dados da fatura para reduzir a reconciliação manual.
- Gestão de Bloqueios de Pagamento: Monitore o ciclo de vida dos bloqueios, incluindo "Bloqueio de Pagamento Definido" e "Bloqueio de Pagamento Liberado". Identifique motivos recorrentes de bloqueio e desenvolva estratégias para evitá-los, garantindo que as faturas sejam pagas no prazo e sem retenções desnecessárias.
- Oportunidades de Automação: Identifique etapas manuais ou tarefas repetitivas que consomem muitos recursos e são candidatas à automação. Simplificar essas atividades no Microsoft Dynamics 365 pode reduzir drasticamente o tempo e os custos de processamento.
Resultados Esperados da Otimização de Processos
Ao aplicar Process Mining ao seu Processamento de Faturas, você alcança melhorias mensuráveis:
- Redução do Tempo de Ciclo: Diminua significativamente o tempo médio para processar uma fatura, do recebimento ao pagamento. Isso impacta diretamente o capital de giro e melhora a agilidade financeira.
- Economia de Custos: Minimize o esforço manual, reduza o retrabalho e evite multas por atraso, gerando reduções consideráveis nos custos operacionais.
- Conformidade Reforçada: Garanta a adesão às políticas internas e regulamentações externas ao identificar e corrigir desvios de processo, fortalecendo seu ambiente de controle no Microsoft Dynamics 365.
- Melhoria no Relacionamento com Fornecedores: Pagamentos mais rápidos e precisos fortalecem a confiança dos fornecedores, podendo desbloquear melhores termos de pagamento ou descontos.
- Capital de Giro Otimizado: Ao acelerar os pagamentos e reduzir custos de processamento, você libera capital para outros investimentos estratégicos.
Comece sua Jornada de Melhoria no Processamento de Faturas
Assumir o controle do seu Processamento de Faturas no Microsoft Dynamics 365 começa com a compreensão do estado atual. Esta abordagem analítica detalhada, movida pelo Process Mining, fornece os insights necessários para impulsionar melhorias impactantes. Comece a descobrir os gargalos e ineficiências ocultos hoje mesmo para transformar seus fluxos de trabalho e alcançar resultados mais rápidos e precisos.
O caminho de 6 etapas para a melhoria do Purchase to Pay - Processamento de Faturas
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O que fazer
Baixe o template de Excel pré-configurado, adaptado para dados de processamento de faturas do Microsoft Dynamics 365. Isso garante que seus dados estejam alinhados com a estrutura de análise do ProcessMind.
Por que é importante
Usar a estrutura de dados correta desde o início evita erros e acelera sua análise, criando uma base sólida para insights precisos sobre seus fluxos de faturamento.
Resultado esperado
Um template estruturado de Excel, pronto para ser preenchido com seus dados de processamento de faturas do Microsoft Dynamics 365.
SUAS DESCOBERTAS
Descubra a realidade do seu processamento de faturas no Dynamics 365
- Visualize os caminhos reais do processamento de faturas.
- Identifique gargalos que causam atrasos nos pagamentos.
- Identifique riscos de conformidade em fluxos de faturas.
- Quantifique o impacto das melhorias de processo.
RESULTADOS TÍPICOS
Melhorias tangíveis no processamento de faturas
Esses resultados demonstram os ganhos significativos de eficiência e economia que as empresas alcançam ao otimizar o processamento de faturas no Purchase to Pay. Por meio do Process Mining com dados do Microsoft Dynamics 365, as empresas obtêm insights cruciais para identificar e resolver gargalos, tornando as operações muito mais ágeis.
Redução média no tempo de ponta a ponta
O Process Mining identifica gargalos e retrabalho, agilizando significativamente o processamento das faturas do recebimento ao pagamento. Isso aumenta a eficiência operacional e o fluxo de caixa.
Menos rejeições e discrepâncias de faturas
Ao identificar as causas raiz de rejeições e erros de conciliação, as organizações implementam melhorias pontuais na qualidade dos dados, resultando em menos intervenções manuais e retrabalho caro.
Redução de custo por fatura
Otimizar o fluxo de faturas de ponta a ponta, reduzir o retrabalho e melhorar a automação reduz diretamente o custo médio de processamento de cada fatura.
Melhor adesão aos prazos de pagamento
Ao identificar e resolver atrasos no processo de pagamento, as empresas garantem que mais faturas sejam pagas no prazo, fortalecendo a relação com fornecedores e evitando multas.
Tempo reduzido para aprovação de faturas
O Process Mining revela gargalos e desvios nos fluxos de aprovação, permitindo que as empresas padronizem processos e acelerem o tempo necessário para aprovar faturas.
Os resultados variam conforme a complexidade do processo, qualidade dos dados e objetivos da organização. Estes números representam melhorias típicas observadas em diversas implementações.
Dados Recomendados
Perguntas Frequentes
Perguntas frequentes
O Process Mining utiliza os dados de log de eventos existentes no seu Microsoft Dynamics 365 para visualizar e analisar o fluxo real do processamento de faturas. Ele revela gargalos, desvios e ineficiências que relatórios tradicionais não mostram. Essa abordagem objetiva e baseada em dados ajuda você a entender como o processo realmente funciona.
Ao analisar os logs de eventos do Dynamics 365, o Process Mining reconstrói cada passo de uma fatura, do recebimento ao pagamento. Ele destaca problemas como gargalos de aprovação, excesso de intervenção manual e desvios de workflow. Essa visibilidade granular ajuda a identificar com precisão as causas raiz de atrasos e erros.
Normalmente, você precisará de dados de event log relacionados ao processamento de suas faturas, incluindo o número da fatura como identificador do caso, nomes das atividades e timestamps para cada ação. As tabelas relevantes costumam incluir aquelas que rastreiam a criação de faturas, aprovações, conferências, lançamentos e pagamentos. Campos específicos, como IDs de usuário e status, também são valiosos.
Você pode esperar acelerar os ciclos de aprovação de faturas, reduzir erros de entrada manual de dados e encurtar significativamente o tempo total do ciclo de processamento. Muitas organizações conseguem melhorar a conformidade com prazos de pagamento e diminuir as taxas de rejeição. Além disso, a ferramenta aumenta a visibilidade em tempo real do status das faturas.
A configuração inicial e a extração de dados do Microsoft Dynamics 365 costumam levar algumas semanas, dependendo da disponibilidade e complexidade dos dados. Após o carregamento, os primeiros insights e visualizações do processo aparecem em poucos dias. Análises mais profundas e recomendações práticas vêm logo em seguida.
Embora um conhecimento básico das estruturas de dados do Dynamics 365 seja útil, muitas ferramentas de Process Mining oferecem conectores ou orientações para a extração de dados. Sua equipe de TI pode ajudar a identificar as tabelas e campos relevantes para exportar os event logs necessários. Geralmente, não é preciso conhecimento avançado em programação.
Sim, o Process Mining permite que você defina e monitore regras de conformidade em comparação com os caminhos reais de processamento das suas faturas. Ele identifica automaticamente casos em que as condições de pagamento são violadas ou onde os workflows de aprovação se desviam das políticas estabelecidas. Isso ajuda a tratar comportamentos fora de conformidade de forma proativa.
A maioria das soluções é baseada na nuvem, exigindo acesso à internet e permissões para conectar à sua fonte de dados do Dynamics 365, geralmente via APIs ou acesso direto ao banco de dados para extração. Soluções locais (on-premise) exigiriam infraestrutura de servidores. O armazenamento de dados e a capacidade de processamento variam conforme a solução e o volume de dados.
Embora as ferramentas de Process Mining geralmente não se "integrem" no sentido transacional, elas se conectam ao Dynamics 365 para extrair os dados de event log necessários. Essa conexão permite atualizações automáticas de dados, garantindo que seus insights de processo sejam sempre baseados nas informações operacionais mais recentes.
O Process Mining destaca onde as intervenções manuais ocorrem com frequência e onde as faturas ficam travadas por problemas de conciliação. Ao visualizar esses problemas, você identifica oportunidades de automação, melhora a qualidade dos dados mestres e refina as regras de conciliação, reduzindo erros e esforço manual.
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