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Améliorez votre processus Achat-Paiement - Traitement des factures

Optimiser le traitement des factures dans Dynamics 365 : guide en 6 étapes.
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Améliorez votre processus Achat-Paiement - Traitement des factures
Défis (11) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimisez le traitement des factures dans Dynamics 365 pour des paiements plus rapides

Le traitement des factures peut introduire des retards significatifs, des risques de conformité et un gaspillage de ressources dans vos opérations. Notre plateforme offre des insights clairs, vous aidant à identifier les inefficacités cachées au sein de vos workflows. Découvrez facilement les goulots d'étranglement et transformez vos processus pour une exécution plus rapide et plus précise. Cela mènera à un meilleur contrôle financier et à une efficacité opérationnelle accrue.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus Achat-Paiement - Traitement des factures ?

Un traitement efficace des factures est la pierre angulaire d'un cycle Achat-Paiement (P2P) sain. Pour les organisations utilisant Microsoft Dynamics 365, la gestion du flux des factures, de leur réception au paiement final, peut être complexe. Les inefficacités dans ce processus critique entraînent des défis commerciaux tangibles, notamment une augmentation des coûts opérationnels, des pénalités pour retards de paiement, des remises pour paiement anticipé manquées et des relations tendues avec les fournisseurs. Les interventions manuelles, les goulots d'étranglement d'approbation et les écarts de conformité ralentissent non seulement les flux de trésorerie, mais introduisent également des risques significatifs et érodent le fonds de roulement.

Comprendre le chemin réel qu'une facture emprunte au sein de votre environnement Microsoft Dynamics 365, plutôt que le simple chemin conçu, est crucial pour une optimisation efficace des processus. Sans cette vision claire, identifier les causes profondes des retards, tels que des délais d'approbation prolongés ou des blocages de paiement répétés, devient une tâche presque impossible. Cela se traduit souvent par une résolution de problèmes réactive, qui ne parvient pas à aborder les problèmes systémiques et à perpétuer un cycle d'inefficacité dans le processus Achat-Paiement - Traitement des factures.

Comment le Process Mining améliore l'analyse du traitement des factures

Le Process Mining offre une approche puissante, basée sur les données, pour décortiquer et comprendre votre processus Achat-Paiement - Traitement des factures au sein de Microsoft Dynamics 365. En extrayant les journaux d'événements directement de votre système, le Process Mining construit une carte précise et objective du parcours de chaque facture. En utilisant le numéro de facture comme identifiant de cas central, vous pouvez visualiser le cycle de vie complet, de la « Facture reçue » au « Paiement exécuté », y compris toutes les activités intermédiaires comme la « Facture codée », la « Facture envoyée pour approbation » et la « Discrépance de rapprochement traitée ».

Cette perspective analytique vous permet d'aller au-delà des suppositions et de découvrir le flux de processus réel. Vous pouvez identifier où les factures s'écartent de la norme, détecter les reprises inattendues et quantifier le temps exact passé dans chaque activité ou en attente de la prochaine étape. Cela offre une clarté inégalée sur les workflows d'approbation, identifie les lacunes de conformité et révèle les goulots d'étranglement qui entravent un traitement efficace, le tout au sein de votre configuration Microsoft Dynamics 365 existante.

Principaux domaines d'amélioration révélés par le Process Mining

L'application du Process Mining au processus Achat-Paiement - Traitement des factures met souvent en évidence plusieurs domaines communs propices à l'amélioration:

  • Optimisation du workflow d'approbation: Découvrez les retards cachés dans les étapes d'approbation, identifiez les approbateurs qui créent constamment des goulots d'étranglement, ou révélez les cas où les factures sont acheminées vers des services ou des individus incorrects. Cette information permet des ajustements ciblés de vos configurations d'approbation Microsoft Dynamics 365.
  • Résolution des écarts de rapprochement: Analysez la fréquence et la durée des activités comme la « Discrépance de rapprochement traitée ». Comprendre pourquoi et où les écarts se produisent peut conduire à des améliorations dans la création des bons de commande (PO), les processus de réception des marchandises ou la saisie des données de facture pour réduire la réconciliation manuelle.
  • Gestion des blocages de paiement: Suivez le cycle de vie des blocages de paiement, y compris le « Blocage de paiement défini » et le « Blocage de paiement levé ». Identifiez les raisons récurrentes des blocages et élaborez des stratégies pour les prévenir, garantissant ainsi que les factures sont payées à temps et sans retards inutiles.
  • Opportunités d'automatisation: Identifiez les étapes manuelles ou les tâches répétitives qui consomment des ressources importantes et sont candidates à l'automatisation. La rationalisation de ces activités au sein de Microsoft Dynamics 365 peut réduire considérablement le temps et les coûts de traitement.

Résultats attendus de l'optimisation des processus

En appliquant le Process Mining à votre processus Achat-Paiement - Traitement des factures, vous pouvez obtenir des améliorations substantielles et mesurables:

  • Réduction du temps de cycle: Diminuez considérablement le temps moyen nécessaire pour traiter une facture, de la réception au paiement. Cela a un impact direct sur le fonds de roulement et améliore l'agilité financière.
  • Réduction des coûts: Minimisez l'effort manuel, réduisez les retouches et évitez les pénalités pour retards de paiement, ce qui entraîne des réductions considérables des coûts opérationnels.
  • Conformité accrue: Assurez le respect des politiques internes et des réglementations externes en identifiant et en corrigeant les écarts de processus, renforçant ainsi votre environnement de contrôle au sein de Microsoft Dynamics 365.
  • Amélioration des relations avec les fournisseurs: Des paiements plus rapides et plus précis favorisent des relations plus solides avec vos fournisseurs, ce qui peut potentiellement débloquer de meilleures conditions de paiement ou des remises.
  • Optimisation du fonds de roulement: En accélérant les paiements de factures et en réduisant les coûts de traitement, vous libérez des capitaux pour d'autres investissements stratégiques.

Commencer votre parcours d'amélioration du traitement des factures

Prendre le contrôle de votre processus Achat-Paiement - Traitement des factures dans Microsoft Dynamics 365 commence par la compréhension de l'état actuel. Cette approche analytique détaillée, optimisée par le Process Mining, fournit les informations nécessaires pour apporter des améliorations ciblées et percutantes. Vous pouvez commencer dès aujourd'hui à découvrir ces goulots d'étranglement cachés et ces inefficacités pour transformer vos workflows de facturation et obtenir des résultats de traitement plus rapides et plus précis.

Achats au Paiement – Traitement des factures Automatisation des factures Comptabilité Fournisseurs processus P2P Approbation des factures Paiements fournisseurs Optimisation des flux de trésorerie Rapprochement à trois voies Compliance

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les factures sont souvent bloquées dans les workflows d'approbation, ce qui entraîne des retards de paiement importants, des pénalités de retard potentielles et des relations tendues avec les fournisseurs. Cela impacte directement le fonds de roulement et l'efficacité opérationnelle globale, générant de la frustration tant pour les équipes internes que pour les partenaires externes.
ProcessMind visualise tous les chemins d'approbation au sein de votre cycle Achats au Paiement – Traitement des factures, identifiant les approbateurs ou les étapes spécifiques qui provoquent des blocages dans Microsoft Dynamics 365. L'outil met en lumière les parcours non standards et fournit des informations basées sur les données pour simplifier les processus d'approbation, assurant ainsi un traitement des factures plus rapide et plus conforme.

La saisie, la vérification et le codage manuels des données de facturation sont très chronophages et sujets aux erreurs humaines. Cela entraîne de fréquents retravaux, des problèmes de rapprochement et une augmentation des coûts opérationnels, ralentissant l'ensemble du cycle Achats au Paiement – Traitement des factures.
ProcessMind cartographie l'activité 'Données de facture saisies' et les étapes suivantes dans Microsoft Dynamics 365, quantifiant l'effort manuel et identifiant les points chauds d'erreur. Il révèle des opportunités d'automatisation et d'amélioration de l'intégrité des données, augmentant significativement l'efficacité du traitement des factures et réduisant les erreurs coûteuses.

Les écarts entre les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises entraînent des retards indéfinis dans le traitement des factures, nécessitant des enquêtes manuelles et des résolutions approfondies. Cela se traduit directement par des retards de paiement, une charge administrative accrue et des problèmes potentiels de conformité au sein de votre processus P2P.
ProcessMind analyse les activités de 'Facture Rapprochée au Bon de Commande' et de 'Discrépance de Rapprochement Traitée' dans le processus Achat-Paiement - Traitement des factures, identifiant les causes profondes des écarts dans Microsoft Dynamics 365. Il identifie les fournisseurs, départements ou étapes de processus spécifiques contribuant à ces problèmes, permettant une résolution proactive et des flux de facturation plus fluides.

Le temps global écoulé entre la réception d'une facture et son paiement final est souvent excessif, entraînant des problèmes de trésorerie et des opportunités manquées d'escomptes pour paiement anticipé. Ce cycle prolongé peut également entraîner des pénalités de retard et un mécontentement parmi les fournisseurs.
ProcessMind offre une vue de bout en bout de votre cycle Achats au Paiement – Traitement des factures dans Microsoft Dynamics 365, montrant les durées exactes entre toutes les activités. Il identifie les goulots d'étranglement et les séquences inefficaces qui prolongent le cycle, offrant des insights basés sur les données pour accélérer le traitement et optimiser le fonds de roulement.

Les factures sont fréquemment payées en dehors de leurs conditions de paiement convenues, ce qui nuit aux relations cruciales avec les fournisseurs, peut entraîner des pénalités et faire manquer à votre organisation de précieuses remises pour paiement anticipé. Cela a un impact sur la santé financière et la réputation.
ProcessMind suit la 'Date d'échéance du paiement' par rapport aux activités de 'Paiement exécuté' au sein du processus Achat-Paiement - Traitement des factures dans Microsoft Dynamics 365. Il révèle les schémas de paiements tardifs et signale les cas où les conditions de paiement ne sont pas respectées, vous aidant à assurer la conformité et à optimiser la gestion des flux de trésorerie.

Un nombre significatif de factures sont rejetées pendant le processus d'approbation en raison de données incorrectes, d'informations manquantes ou de violations de politiques. Cela génère un travail de reprise considérable pour les équipes de comptabilité fournisseurs et retarde les paiements critiques aux fournisseurs.
ProcessMind analyse les événements de 'Facture Rejetée' dans le processus Achat-Paiement - Traitement des factures, identifiant les raisons de rejet courantes et les points spécifiques du workflow Microsoft Dynamics 365 où elles se produisent. Cette analyse aide à traiter les causes profondes et à réduire significativement les rejets de factures futurs, améliorant ainsi l'efficacité du processus.

Un codage de compte de Grand Livre incohérent ou incorrect et des retards dans la publication des factures peuvent entraîner des rapports financiers inexacts, des défis de réconciliation complexes et des processus de clôture de fin de mois plus lents. Cela compromet l'intégrité des données financières.
ProcessMind examine minutieusement les activités de 'Facture codée' et 'Facture publiée', les corrélant avec les attributs 'Compte de Grand Livre' dans le processus Achat-Paiement - Traitement des factures au sein de Microsoft Dynamics 365. Il découvre les variations et les erreurs de codage, rationalisant le processus de publication pour une précision financière accrue.

Les factures sont souvent soumises à des blocages de paiement pour diverses raisons, nécessitant une intervention manuelle pour les examiner et les lever. Cela perturbe les calendriers de paiement, augmente la charge administrative et peut entraîner des retards de paiement.
ProcessMind suit les instances de 'Blocage de paiement défini' et 'Blocage de paiement levé' dans le processus Achat-Paiement - Traitement des factures, analysant les attributs associés de 'Raison du blocage de paiement' dans Microsoft Dynamics 365. Il identifie les raisons de blocage récurrentes et les goulots d'étranglement dans le processus de levée, permettant une atténuation proactive.

Les parties prenantes manquent souvent de transparence en temps réel sur le statut actuel et l'emplacement exact des factures au sein du processus Achats au Paiement. Cela entraîne de fréquentes demandes, une frustration interne et une incapacité à prévoir précisément les sorties de trésorerie ou à gérer les attentes des fournisseurs.
ProcessMind offre une visualisation complète du parcours de chaque facture tout au long du processus Achats au Paiement – Traitement des factures dans Microsoft Dynamics 365, de la « Facture reçue » au « Paiement exécuté ». Il fournit un aperçu clair et en temps réel du statut, aidant à anticiper les problèmes et à améliorer la communication entre les départements.

Les factures contournent fréquemment les circuits d'approbation standards ou suivent des chemins ad-hoc, non documentés. Cela introduit des risques de conformité significatifs, complique les audits et entraîne un manque de contrôle centralisé sur les dépenses et l'adhérence aux processus.
ProcessMind découvre automatiquement tous les chemins réels empruntés par les factures lors des activités 'Facture envoyée pour approbation' et 'Facture approuvée' dans le processus Achat-Paiement - Traitement des factures au sein de Microsoft Dynamics 365. Il met en évidence les écarts par rapport aux processus documentés, permettant l'application de la conformité et la standardisation des processus.

Lorsque des écarts de rapprochement surviennent entre les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises, le temps de résolution est souvent excessif. Cela engendre des retards significatifs et évitables dans le traitement des factures, entravant directement les paiements fournisseurs en temps opportun.
ProcessMind mesure la durée entre les activités « Facture rapprochée du bon de commande » et « Écart de rapprochement traité » dans le processus Achats à la Payer - Traitement des Factures sous Microsoft Dynamics 365. L'outil identifie précisément les étapes ou les équipes responsables des délais de résolution prolongés, permettant des améliorations ciblées dans la gestion des écarts.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Les goulots d'étranglement dans l'approbation des factures retardent considérablement les paiements, entraînant des frais de retard potentiels et des relations tendues avec les fournisseurs. Des cycles d'approbation plus rapides améliorent la gestion du fonds de roulement et renforcent la bonne volonté financière. En rationalisant cette étape critique du processus Achat-Paiement - Traitement des factures, les organisations peuvent réaliser des avantages opérationnels et des économies de coûts substantiels.ProcessMind offre une visibilité détaillée sur les workflows d'approbation au sein de Microsoft Dynamics 365, identifiant les points de blocage exacts et les approbateurs lents. Il mesure les temps d'approbation moyens et met en évidence les écarts par rapport aux chemins optimaux. Cela permet des interventions ciblées pour réduire les temps de cycle de 20 à 30 %, conduisant à des paiements plus rapides et à une amélioration des flux de trésorerie.

La saisie manuelle des données dans le processus Achats au Paiement – Traitement des factures est une source majeure d'erreurs, entraînant des retravaux, des retards de paiement et des problèmes de rapprochement. L'élimination de ces erreurs garantit l'exactitude des données dès le départ, prévenant les problèmes en aval et améliorant la fiabilité des rapports financiers. Cela a un impact direct sur l'efficacité et la conformité au sein de Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind révèle où et comment les erreurs manuelles se produisent dans le flux de traitement des factures, en les corrélant avec des activités ou des groupes d'utilisateurs spécifiques. En analysant les Event Logs, il met en évidence les modèles qui contribuent aux inexactitudes, aidant à mettre en œuvre des étapes d'automatisation et de validation. Cela peut réduire les efforts de retravail de 15 à 25 % et améliorer la qualité globale des données.

De fréquents écarts de rapprochement, en particulier dans les scénarios de rapprochement à trois voies, génèrent un travail de reprise important et des retards de paiement dans le processus Achat-Paiement - Traitement des factures. La réduction de ces écarts rationalise le processus de vérification, garantissant que les factures correspondent correctement aux bons de commande et aux réceptions de marchandises. Cela améliore le contrôle financier et accélère la préparation des paiements.ProcessMind cartographie le processus de rapprochement complet au sein de Microsoft Dynamics 365, identifiant les causes profondes des écarts, telles que les erreurs de saisie de données ou les incohérences PO/GR. Il identifie les activités qui entraînent fréquemment des non-correspondances et quantifie leur impact sur le temps de cycle et les coûts. ProcessMind peut aider à réduire les exceptions de rapprochement de 10 à 20 %, conduisant à un traitement plus fluide.

Des cycles de traitement des factures trop longs se traduisent par des coûts opérationnels plus élevés, des remises pour paiement anticipé manquées et un risque accru de retards de paiement. Raccourcir le cycle de bout en bout Achats au Paiement – Traitement des factures est crucial pour améliorer l'efficacité, optimiser le fonds de roulement et garantir des opérations financières en temps voulu. Cet objectif a un impact sur l'ensemble du processus P2P.
ProcessMind offre une vue complète de l'ensemble du cycle de vie des factures dans Microsoft Dynamics 365, de la réception au paiement. Il identifie les chemins les plus longs, les goulots d'étranglement et les boucles de retravail qui contribuent à l'allongement des cycles. En analysant les durées d'activité et les transferts, il peut aider à réduire le temps de traitement total de 15 à 20 %, optimisant ainsi l'utilisation des ressources.

Le non-respect des conditions de paiement peut nuire aux relations avec les fournisseurs, entraîner des pénalités de retard et entacher la réputation d'une entreprise. L'amélioration de la conformité garantit que les factures sont payées à temps selon les termes convenus, favorisant la confiance et potentiellement de meilleures conditions de paiement futures. C'est essentiel pour une solide santé financière dans le processus Achats au Paiement – Traitement des factures.
ProcessMind analyse l'ensemble du parcours des factures, mettant en évidence les cas où les dates d'échéance de paiement sont manquées ou presque manquées au sein de Microsoft Dynamics 365. Il identifie les retards ou activités spécifiques précédant les paiements non conformes, tels que des approbations prolongées ou des blocages de paiement. Cela permet aux organisations d'améliorer les taux de paiement à temps de 10 à 15 %, évitant ainsi les pénalités inutiles.

Un pourcentage élevé de factures rejetées indique des problèmes sous-jacents dans le flux du processus Achat-Paiement - Traitement des factures, entraînant des reprises, des retards et de la frustration tant pour les équipes internes que pour les fournisseurs. La diminution des taux de rejet témoigne d'un processus plus robuste et précis, améliorant l'efficacité et réduisant la charge administrative associée aux nouvelles soumissions.ProcessMind aide à découvrir les raisons courantes et les points de défaillance menant aux rejets de factures dans Microsoft Dynamics 365. Il peut identifier des schémas liés à des fournisseurs, départements ou étapes d'approbation spécifiques qui contribuent aux rejets. En comprenant ces causes profondes, ProcessMind permet une réduction des taux de rejet de 5 à 10 %, rationalisant ainsi la phase de traitement initiale.

Un codage et une imputation au Grand Livre inefficaces des factures peuvent entraîner des inexactitudes dans les enregistrements financiers, des retards de reporting et des risques de conformité. L'optimisation de ces étapes assure une allocation correcte des dépenses et des mises à jour opportunes du Grand Livre, essentielles pour une analyse financière précise et la prise de décision au sein du processus Achat-Paiement - Traitement des factures.ProcessMind cartographie l'intégralité de la séquence de codage et d'imputation dans Microsoft Dynamics 365, identifiant les points où les retards ou les erreurs se produisent fréquemment. Il peut révéler des routages inefficaces, des étapes de révision inutiles ou une application incohérente des règles de codage. Cette analyse permet de repenser le processus pour optimiser le codage et l'imputation, réduisant les efforts de 10 % et améliorant la précision.

L'utilisation fréquente de blocages de paiement indique des problèmes sous-jacents dans le workflow du processus Achat-Paiement - Traitement des factures qui empêchent les paiements en temps voulu, entraînant des retards et des pénalités potentielles. La minimisation de ces occurrences rationalise le processus de paiement, garantissant des transactions fluides et le maintien de relations positives avec les fournisseurs.ProcessMind identifie quand et pourquoi les blocages de paiement sont appliqués dans Microsoft Dynamics 365, les reliant aux activités précédentes ou aux écarts de données. Il analyse la durée des blocages et le processus de leur libération, mettant en évidence les inefficacités. Cela permet aux organisations de traiter de manière proactive les causes profondes, réduisant la fréquence des blocages de paiement de 15 à 25 % et accélérant les paiements.

Un manque de visibilité sur l'état des factures crée de l'incertitude, entraîne des demandes redondantes et entrave la gestion proactive des paiements. L'amélioration de la visibilité en temps réel des factures fournit aux parties prenantes des mises à jour instantanées, permettant une meilleure prévision, une résolution plus rapide des problèmes et une prise de décision améliorée tout au long du cycle Achat-Paiement - Traitement des factures.ProcessMind construit une vue complète, de bout en bout, du parcours de chaque facture au sein de Microsoft Dynamics 365. Il fournit des informations immédiates sur l'état actuel d'une facture, les activités en attente et les retards potentiels. Cette transparence accrue permet aux équipes de suivre les factures de manière proactive, réduisant le temps de demande de statut de 20 % et améliorant la communication avec les parties prenantes.

Des workflows d'approbation incohérents entraînent confusion, retards et risques de conformité, surtout lorsque des déviations se produisent. La standardisation des parcours d'approbation des factures garantit que toutes les factures suivent une voie prévisible, efficace et conforme, réduisant la variabilité du traitement et renforçant les contrôles internes au sein du processus Achat-Paiement - Traitement des factures.ProcessMind découvre automatiquement tous les chemins d'approbation réels empruntés par les factures dans Microsoft Dynamics 365, mettant en évidence les déviations courantes par rapport aux processus prévus. Il quantifie l'impact de ces variations sur le temps de cycle et l'allocation des ressources. En visualisant ces flux, ProcessMind aide à standardiser les chemins d'approbation, augmentant l'adhérence aux processus de 10 à 15 % et améliorant la prévisibilité.

Le traitement tardif des écarts de rapprochement à trois voies est un goulot d'étranglement majeur, empêchant le traitement des factures pour paiement. Accélérer cette résolution est essentiel pour maintenir un processus Achat-Paiement - Traitement des factures efficace, éviter les paiements tardifs et minimiser les ressources consacrées à la gestion des exceptions.ProcessMind identifie précisément où les écarts de rapprochement à trois voies surviennent et suit le processus de résolution complet au sein de Microsoft Dynamics 365. Il identifie le temps moyen de résolution et met en évidence les activités ou les parties responsables spécifiques causant les retards. Cette vision aide à réduire le temps de résolution des écarts de 15 à 20 %, accélérant ainsi le traitement global des factures.

Le chemin d'amélioration en 6 étapes pour le processus Achats au Paiement – Traitement des factures

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Que faire

Obtenez le modèle Excel préconfiguré adapté aux données de traitement des factures Achats au Paiement de Microsoft Dynamics 365. Cela garantit que vos données s'alignent avec la structure d'analyse de ProcessMind.

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Pourquoi c'est important

L'utilisation de la bonne structure de données dès le départ prévient les erreurs et accélère votre analyse, jetant des bases solides pour des insights précis sur les workflows de facturation.

Résultat attendu

Un modèle Excel structuré, prêt à être renseigné avec vos données de traitement des factures Microsoft Dynamics 365.

VOS DÉCOUVERTES

Découvrez la vérité sur votre traitement des factures Dynamics 365

ProcessMind dévoile le véritable parcours de vos factures au sein de Dynamics 365, vous montrant précisément où se trouvent les inefficacités. Obtenez des visualisations claires et des insights basés sur les données pour optimiser chaque étape.
  • Visualiser les parcours réels de traitement des factures.
  • Identifier les goulots d'étranglement entraînant des retards de paiement.
  • Identifier les risques de conformité dans les workflows de facturation.
  • Quantifier l'impact des améliorations de processus.
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Améliorations tangibles dans le traitement des factures

Ces résultats mettent en évidence les gains d'efficacité et les économies de coûts considérables que les organisations réalisent en optimisant le traitement de leurs factures Achats au Paiement. Grâce au Process Mining des données de Microsoft Dynamics 365, les entreprises obtiennent des insights cruciaux, leur permettant d'identifier et de résoudre les goulots d'étranglement pour des opérations rationalisées.

0 %
Traitement plus Rapide des Factures

Réduction moyenne du temps de cycle global

Le Process Mining identifie les goulots d'étranglement et les retravaux, ce qui accélère considérablement le traitement des factures de la réception au paiement. Cela améliore l'efficacité opérationnelle et les flux de trésorerie.
0 %
Taux d'erreurs réduits

Moins de rejets et d'écarts de factures

En identifiant les causes profondes des rejets et des problèmes de rapprochement, les organisations mettent en œuvre des améliorations ciblées de la qualité des données et des étapes du processus, ce qui réduit les interventions manuelles et les reprises coûteuses.
0 %
Coûts de traitement réduits

Réduction des coûts par facture

L'optimisation du flux de facturation de bout en bout, la réduction du retravail et l'amélioration de l'automatisation réduisent directement le coût moyen engagé pour traiter chaque facture.
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Paiements ponctuels améliorés

Meilleur respect des conditions de paiement

En identifiant et en résolvant les retards dans le processus de paiement, les organisations s'assurent que davantage de factures sont payées à ou avant leurs dates d'échéance, renforçant ainsi les relations avec les fournisseurs et évitant les pénalités de retard de paiement.
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Cycles d'approbation plus rapides

Temps d'approbation des factures réduit

Le Process Mining révèle les goulots d'étranglement et les déviations dans les workflows d'approbation, permettant aux entreprises de standardiser les processus et d'accélérer le temps nécessaire à l'approbation des factures.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus, de la qualité des données et des objectifs organisationnels spécifiques. Ces chiffres représentent les améliorations typiques observées dans diverses implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités clés, puis étendez-les selon les besoins pour des insights plus approfondis.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique de chaque facture fournisseur, servant d'ID de cas principal pour le suivi de son cycle de vie.

Pourquoi c'est important

C'est l'ID de cas (Case ID) essentiel qui connecte tous les événements liés, rendant possible l'analyse du cycle de vie complet de chaque facture individuelle.

Le nom de l'événement commercial ou de la tâche spécifique qui s'est produit à un moment donné du cycle de vie du traitement des factures.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes de la cartographie des processus, permettant la visualisation du flux de processus et l'analyse des transitions entre les différentes activités.

L'horodatage précis indiquant quand une activité ou un événement spécifique s'est produit.

Pourquoi c'est important

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements, calculer tous les temps de cycle et les durées, et identifier les goulots d'étranglement du processus.

L'identifiant unique du fournisseur ou du prestataire qui a soumis la facture.

Pourquoi c'est important

Permet le filtrage et l'analyse des causes profondes par fournisseur, aidant à identifier les problèmes de performance ou les schémas liés à des fournisseurs spécifiques.

L'identifiant du bon de commande (PO) auquel la facture est liée.

Pourquoi c'est important

Il distingue les factures adossées à un bon de commande (PO) des factures sans bon de commande, ce qui est un facteur principal de variation des processus et crucial pour l'analyse des rapprochements.

La valeur monétaire totale de la facture.

Pourquoi c'est important

Permet une analyse basée sur la valeur financière, aidant à prioriser les efforts d'amélioration des processus sur les factures de grande valeur et à comprendre les facteurs de coût.

L'identifiant ou le nom de l'utilisateur qui a effectué l'activité.

Pourquoi c'est important

Il permet d'analyser les performances et la charge de travail par utilisateur ou par équipe, et aide à identifier les niveaux d'automatisation et les sources de retravail.

Le statut actuel de la facture au moment de l'extraction des données.

Pourquoi c'est important

Fournit une vue de l'état actuel de toutes les factures, essentielle pour le suivi opérationnel, la gestion de la charge de travail et l'identification des goulots d'étranglement actuels.

La date à laquelle la facture devrait être payée selon les conditions de paiement convenues.

Pourquoi c'est important

C'est le repère pour mesurer la performance des paiements à temps, un ICP (KPI) clé pour la santé financière et les relations avec les fournisseurs.

L'horodatage précis indiquant quand une activité ou un événement spécifique a été achevé.

Pourquoi c'est important

Permet le calcul direct des temps de traitement des activités, ce qui est fondamental pour identifier les étapes les plus chronophages du processus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

C'est la saisie initiale d'une facture dans le système, créant un enregistrement de substitution avant que tous les détails ne soient traités. Cette activité est capturée lorsqu'un nouvel enregistrement est créé dans le journal du registre des factures fournisseurs.

Pourquoi c'est important

Cette activité marque le début officiel du cycle de vie du traitement des factures. L'analyse du temps à partir de ce point aide à mesurer la durée totale du traitement et identifie les retards en phase précoce.

Représente l'achèvement réussi du processus de rapprochement, où les détails de la facture s'alignent avec le bon de commande et les informations de réception des marchandises. Cet événement est déduit lorsque le statut de rapprochement de la facture est mis à jour à « Réussi ».

Pourquoi c'est important

Le rapprochement réussi est une étape clé pour les factures adossées à un bon de commande, confirmant la validité de la charge avant le paiement. C'est essentiel pour suivre l'efficacité du rapprochement et les taux d'automatisation.

Cette activité marque la soumission formelle d'une facture dans un workflow pour examen et approbation. Le moteur de workflow de Dynamics 365 enregistre explicitement cet événement de soumission.

Pourquoi c'est important

C'est le point de départ pour mesurer l'ensemble du cycle d'approbation. Il aide à identifier combien de temps les factures attendent avant même le début du processus d'approbation et constitue le déclencheur des ICP (KPI) liés à l'approbation.

Représente l'approbation finale et réussie de la facture au sein du workflow, l'autorisant à être comptabilisée et payée. C'est un événement explicite enregistré par le moteur de workflow dès son achèvement.

Pourquoi c'est important

C'est une étape cruciale qui conclut le processus d'approbation. Le temps écoulé entre « Facture envoyée pour approbation » et cet événement est une mesure clé de l'efficacité de l'approbation et aide à identifier les goulots d'étranglement.

C'est l'événement comptable formel où la facture approuvée est enregistrée dans le Grand Livre, créant une dette. C'est un événement transactionnel explicite dans le système.

Pourquoi c'est important

La comptabilisation est l'étape finale avant le paiement et un point de contrôle financier clé. Le temps entre « Facture approuvée » et « Facture comptabilisée » mesure l'efficacité des dernières étapes comptables.

C'est l'activité finale, représentant la comptabilisation du journal de paiement qui crée le paiement et règle la facture. C'est un événement transactionnel explicite qui clôture le cycle de vie de la facture.

Pourquoi c'est important

Cette activité marque la fin réussie du processus de la facture au paiement. Elle constitue la base pour mesurer le « Taux de paiement à temps » et le temps de cycle total de bout en bout.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining utilise les données de vos Event Logs Microsoft Dynamics 365 existants pour visualiser et analyser le flux réel de votre traitement des factures. Il révèle les goulots d'étranglement, les déviations et les inefficacités qui pourraient ne pas être visibles via les rapports traditionnels. Cette approche objective et basée sur les données vous aide à comprendre comment le processus fonctionne réellement.

En analysant les Event Logs de Dynamics 365, le Process Mining reconstitue chaque étape qu'une facture franchit, de la réception au paiement. Il met en évidence les problèmes courants tels que les goulots d'étranglement d'approbation, les interventions manuelles excessives et les écarts par rapport aux workflows standards. Cette visibilité granulaire aide à identifier les causes profondes des retards et des erreurs.

Vous avez généralement besoin des données d'event log relatives à votre traitement des factures, incluant le numéro de facture comme identifiant de cas, les noms d'activité et les timestamps pour chaque action. Les tables pertinentes comprennent souvent celles qui suivent la création, les approbations, le rapprochement, l'imputation et le paiement des factures. Des champs spécifiques comme les identifiants utilisateur et les statuts sont également précieux.

Vous pouvez vous attendre à accélérer les cycles d'approbation des factures, à réduire les erreurs de saisie manuelles et à raccourcir considérablement les temps de cycle de traitement globaux. De nombreuses organisations améliorent la conformité aux conditions de paiement et diminuent les taux de rejet des factures. Cela améliore également la visibilité en temps réel du statut des factures.

La configuration initiale et l'extraction des données de Microsoft Dynamics 365 prennent généralement quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois les données chargées, vous pouvez souvent voir les premiers insights et visualisations de processus en quelques jours. Une analyse plus approfondie et des recommandations actionnables suivent peu après.

Bien qu'une connaissance de base des structures de données de Dynamics 365 soit utile, de nombreux outils de process mining proposent des connecteurs ou des guides pour l'extraction des données. Votre équipe informatique peut vous aider à identifier les tables et champs pertinents, puis à exporter les event logs requis. Aucune programmation avancée n'est généralement nécessaire.

Oui, le process mining vous permet de définir et de surveiller des règles de conformité par rapport à vos parcours réels de traitement des factures. Il identifie automatiquement les cas où les conditions de paiement sont violées ou lorsque les workflows d'approbation s'écartent des politiques établies. Cela contribue à remédier de manière proactive aux comportements non conformes.

La plupart des solutions sont basées sur le cloud, nécessitant un accès Internet et des autorisations pour se connecter à votre source de données Dynamics 365, souvent via des API ou un accès direct à la base de données pour l'extraction des données. Les solutions sur site nécessiteraient une infrastructure serveur. Le stockage des données et la puissance de traitement varient selon la solution et le volume de données.

Bien que les outils de process mining ne s'« intègrent » généralement pas au sens transactionnel, ils se connectent à Dynamics 365 pour extraire les données d'event log nécessaires. Cette connexion permet des mises à jour de données automatisées, garantissant que vos insights process sont toujours basés sur les données opérationnelles les plus récentes.

Le Process Mining met en évidence les points où les interventions manuelles sont fréquentes et où les factures sont bloquées en raison de problèmes de rapprochement. En visualisant ces points de douleur, vous pouvez identifier des opportunités d'automatisation, améliorer la qualité des données de base et affiner les règles de rapprochement, réduisant ainsi les erreurs et l'effort manuel.

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