Uw Purchase to Pay - Factuurverwerking Data Template

Het Invoice Number is de unieke referentie die door een leverancier aan een factuurdocument is toegewezen. In process mining functioneert het als de Case ID, die alle gerelateerde activities verbindt, van ontvangst en validatie tot approval en uiteindelijke betaling.

Het analyseren van processen op Invoice Number maakt een complete end-to-end weergave van het traject van elke factuur mogelijk. Dit helpt bij het identificeren van variaties in verwerkingspaden, het nauwkeurig meten van doorlooptijden en het pinpointen welke specifieke facturen vertragingen, holds of exceptions ondervinden. Het is het fundamentele attribute voor het begrijpen van de prestaties van factuurverwerking op een gedetailleerd niveau.

Het is de essentiële case-identifier die alle gebeurtenissen voor een enkele factuur verbindt, waardoor een coherente, end-to-end procesanalyse mogelijk wordt.

Dit is een primair veld op het Invoice object in Coupa. Het is te vinden in de factuurheaderdetails in de UI of via de Invoices API.

Event Time, of timestamp, registreert de exacte datum en tijd dat een activiteit is uitgevoerd. Het is de temporele basis van het proceslogboek en ordent alle gebeurtenissen chronologisch voor elke case.

Dit attribuut is essentieel voor alle tijdsgebonden analyses in process mining. Het wordt gebruikt om doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, de duur van bottlenecks te identificeren, wachttijden te meten en procesprestaties over verschillende tijdsperioden te analyseren. Nauwkeurige timestamps zijn cruciaal voor het bouwen van realistische procesmodellen en het afleiden van betekenisvolle prestatie-KPI's.

Het levert de chronologische data die nodig is om alle duren, doorlooptijden en wachttijden te berekenen, wat fundamenteel is voor prestatieanalyse.

Deze data wordt vastgelegd in het audit trail of de history logs voor Invoice objecten in Coupa. Elke gelogde actie of statuswijziging heeft een bijbehorende timestamp.

De Activity Name beschrijft een stap in de factuurverwerkings workflow, zoals 'Invoice Created', 'Invoice Sent for Approval' of 'Payment Executed'. Elke activity vertegenwoordigt een afzonderlijk tijdstip waarop de status of het eigendom van de factuur veranderde.

In process mining vormt de reeks activities de procesflow map. Het analyseren van deze activities helpt bij het visualiseren van het daadwerkelijke proces, het identificeren van veelvoorkomende en zeldzame paden, het opsporen van bottlenecks waar activities te lang duren, en het vinden van niet-compliant of inefficiënte stappen zoals rework loops.

Dit attribute is cruciaal voor het construeren van de procesmap, wat de visualisatie en analyse van de daadwerkelijke factuurverwerkings workflow mogelijk maakt.

Dit attribute wordt doorgaans afgeleid uit event logs, audit trails of statuswijzigingen binnen Coupa's Invoice module. Het vereist vaak het mappen van statuswijzigingen of specifieke gebruikersacties naar gedefinieerde activity names.

De Invoice Status geeft een momentopname van waar een factuur zich op een bepaald moment bevindt, bijvoorbeeld 'pending approval', 'approved', 'on hold' of 'paid'. Dit attribute is dynamisch en verandert naarmate de factuur door het proces beweegt.

Dit is een belangrijk attribute voor operationele monitoring dashboards zoals het Invoice Processing Throughput & Status dashboard. Het maakt het mogelijk om de huidige inventaris van openstaande facturen en hun distributie over verschillende stages te volgen. Het analyseren van statusovergangen over tijd is ook een primaire bron voor het afleiden van het 'ActivityName' attribute.

Het biedt een realtime overzicht van de positie van een factuur in de workflow, cruciaal voor operationele dashboards en statusbewaking.

Dit is een primair statusveld op het Invoice object in Coupa.

Dit attribute identificeert de persoon of het geautomatiseerde systeem dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een specifieke processtap, zoals het goedkeuren van een factuur of het opheffen van een hold. Het wordt vaak weergegeven door een user ID, naam of e-mail.

Het analyseren van het proces per gebruiker is essentieel voor het begrijpen van teamprestaties, workload distributie en het identificeren van trainingsmogelijkheden. Het is cruciaal voor bottleneck analyse, omdat het kan onthullen of vertragingen geconcentreerd zijn bij specifieke approvers of teams. Het helpt ook bij het onderscheiden tussen handmatige en geautomatiseerde activities.

Het maakt workloadanalyse mogelijk, wijst bottlenecks aan die worden veroorzaakt door specifieke gebruikers of teams, en helpt bij het beoordelen van gebruikersprestaties en compliance.

Gebruikersinformatie wordt doorgaans vastgelegd in het audit trail of de geschiedenis van een factuur in Coupa, gekoppeld aan elke ondernomen actie.

Het Purchase Order Number koppelt een factuur aan het oorspronkelijke inkoopdocument. Deze verbinding is fundamenteel voor het PO matching proces, een belangrijke stap in factuurvalidatie voor veel organisaties.

In process mining is dit attribute cruciaal voor het analyseren van het PO matching en discrepancy resolution proces. Het maakt het mogelijk om facturen gerelateerd aan specifieke PO's te filteren en is essentieel voor het PO Matching Discrepancy Overview dashboard. Een hoog percentage facturen zonder PO-nummer kan duiden op ongeoorloofde aankopen of niet-compliant procurement.

Het koppelt de factuur aan het inkoopproces, waardoor analyse van de PO-matching efficiëntie en afwijkingsafhandeling mogelijk wordt.

Dit is een standaardveld op het Invoice Line object in Coupa, gebruikt om factuurregels te associëren met PO-regels.

De Vendor Name identificeert de business partner van wie de goederen of diensten zijn ingekocht. Dit is een cruciaal stuk contextuele data voor het analyseren van betalingsprestaties en relaties.

Dit attribute maakt het mogelijk om het factuurproces per leverancier te segmenteren. Het helpt vragen te beantwoorden zoals 'Welke leveranciers hebben de langste factuurverwerkingstijden?' of 'Betalen we bepaalde strategische leveranciers consequent op tijd?'. Analyse per leverancier is cruciaal voor het Vendor Payment Timeliness dashboard en voor het effectief beheren van leveranciersrelaties.

Het maakt segmentatie en analyse van het proces per leverancier mogelijk, wat cruciaal is voor het beheren van leveranciersrelaties en het identificeren van leveranciersspecifieke problemen.

Deze informatie maakt deel uit van de core factuurdata in Coupa, gekoppeld vanuit het Supplier/Vendor object.

Dit attribute vertegenwoordigt het totaal verschuldigde bedrag op de factuur. Het is een fundamenteel financieel datapunt dat wordt gebruikt in een breed scala aan analyses.

Het analyseren van het proces op basis van het factuurbedrag kan belangrijke patronen onthullen. Zo kunnen facturen met een hoge waarde een ander, strenger approval pad volgen, wat potentieel leidt tot langere doorlooptijden. Het wordt ook gebruikt om de financiële impact van procesinefficiënties te beoordelen, zoals de waarde van facturen die momenteel zijn geblokkeerd of vertraagd.

Het biedt cruciale financiële context, waardoor analyse mogelijk is van hoe procesgedrag verandert met de factuurwaarde en de financiële impact van vertragingen.

Dit is een standaardveld op het Invoice object in Coupa, meestal genaamd 'Total' of 'Total Amount'.

De Payment Due Date is een cruciale datum die wordt berekend op basis van de factuurdatum en de overeengekomen payment terms. Het vertegenwoordigt de deadline voor betaling aan de leverancier.

Dit attribute is de benchmark voor het meten van on-time payment performance. Het wordt direct gebruikt om de On-Time Payment Rate KPI te berekenen door deze te vergelijken met de daadwerkelijke betalingsuitvoeringsdatum. Het analyseren van afwijkingen van deze datum helpt bij het identificeren van systemische problemen die betalingsvertragingen veroorzaken en het beoordelen van de impact op leveranciersrelaties en mogelijke boetes voor te late betaling.

Het is de primaire benchmark voor het meten van tijdige betalingsprestaties en essentieel voor het beheren van leveranciersrelaties en het vermijden van boetes.

Deze datum wordt meestal door Coupa berekend op basis van de velden 'Invoice Date' en 'Payment Terms'. Deze zou beschikbaar moeten zijn in de factuurrecord.

De Company Code vertegenwoordigt een specifieke juridische entiteit binnen een grotere organisatie. Facturen worden geboekt tegen een bedrijfscode voor financiële accounting- en rapportagedoeleinden.

Dit attribute is essentieel voor het filteren en segmenteren van procesanalyses per juridische entiteit. Het maakt het mogelijk om procesprestaties te vergelijken tussen verschillende bedrijfsonderdelen, en beantwoordt vragen zoals 'Verschilt het factuur approval proces in de Amerikaanse entiteit van de Duitse entiteit?'. Dit is cruciaal voor grote, multinationale organisaties.

Het maakt procesvergelijking en prestatiebenchmarking mogelijk tussen verschillende juridische entiteiten of bedrijfseenheden binnen de organisatie.

Dit is een fundamenteel accounting veld op het Invoice object in Coupa, vaak vereist voor financiële boeking.

Payment Terms definiëren de regels voor het betalen van een leverancier, inclusief de uiterste betaaldatum en eventuele kortingen voor vroegtijdige betaling. Deze informatie wordt meestal vastgelegd in de leveranciersstamdata en toegepast op facturen.

Dit attribute is essentieel voor het berekenen van de Payment Due Date en voor het identificeren van kansen voor vroegbetalingskortingen. Het is een directe input voor het Early Payment Discount Tracking dashboard en de bijbehorende KPI. Analyse per payment terms kan onthullen of bepaalde voorwaarden gecorreleerd zijn met betalingsvertragingen.

Het vormt de basis voor het berekenen van vervaldagen van betalingen en het identificeren van vroegbetalingskortingen, wat direct van invloed is op het werkkapitaal.

Dit is een standaardveld in Coupa, doorgaans overgenomen van de Supplier/Vendor record naar de Invoice.

Het Source System attribute identificeert de applicatie of het platform waar de factuurverwerkings activity werd vastgelegd. Hoewel het primaire systeem Coupa is, kunnen facturen of gerelateerde data afkomstig zijn van andere geïntegreerde systemen zoals een ERP of een leveranciersportal.

Deze informatie is waardevol in complexe IT-landschappen om te begrijpen hoe verschillende systemen bijdragen aan het algehele proces. Het helpt bij het diagnosticeren van data quality issues, het begrijpen van systeemoverdrachten en het analyseren van processen die meerdere applicaties omvatten.

Het verduidelijkt de herkomst van de data, wat essentieel is voor het oplossen van problemen en voor het analyseren van processen die meerdere geïntegreerde systemen omvatten.

Dit is doorgaans een statische waarde die tijdens de data-extractie wordt toegevoegd om de herkomst van de data te identificeren. Voor Coupa zou dit worden ingesteld op 'Coupa'.

De Invoice Date is de datum die door de leverancier aan de factuur is toegekend. Deze markeert doorgaans het officiële begin van de betalingscyclus en wordt gebruikt als basis voor het berekenen van de Payment Due Date volgens de payment terms.

Dit attribute dient als een belangrijk startpunt voor veel doorlooptijdberekeningen. Het is een cruciale input voor het berekenen van de Payment Due Date en het bepalen van de geschiktheid voor vroegbetalingskortingen. Het analyseren van het verschil tussen de Invoice Date en de datum waarop deze in het systeem is ingevoerd, kan vertragingen in de indiening of ontvangst van facturen aan het licht brengen.

Het is de primaire datum die wordt gebruikt om de vervaldagen van betalingen te berekenen en is een cruciaal referentiepunt voor het meten van de tijdigheid van betalingen en het benutten van kortingen.

Dit is een standaard, verplicht veld op het Invoice object in Coupa.

Factuurdoorlooptijd is een belangrijke prestatie-indicator die de end-to-end duur van de factuurverwerkingslevenscyclus meet. Deze wordt berekend als het verschil tussen de timestamp van de laatste significante gebeurtenis (zoals 'Betaling Uitgevoerd') en de eerste gebeurtenis (zoals 'Factuur Aangemaakt' of 'Factuur Ontvangen').

Deze berekende metric is de hoeksteen van het Factuurdoorlooptijd Analyse dashboard. Het biedt een hoog niveau maatstaf voor de algehele procesefficiëntie. Een uitsplitsing per leverancier, bedrag of bedrijfscode kan bronnen van inefficiëntie onthullen en helpen bij het prioriteren van verbeteringsinspanningen.

Dit is een primaire KPI voor het meten van de algehele processnelheid en efficiëntie, die direct aangeeft hoe lang het duurt om een factuur te verwerken.

Dit attribute wordt in de process mining tool berekend door het verschil te nemen tussen de maximale en minimale event tijden voor elke case (Invoice Number).

Dit boolean attribute onderscheidt taken uitgevoerd door systeemautomatisering, zoals geautomatiseerde PO matching of door het systeem gegenereerde boekingen, van taken die handmatig door een gebruiker worden uitgevoerd.

Het analyseren van dit attribute helpt het niveau van automatisering in de factuurverwerkings workflow te kwantificeren. Het wordt gebruikt om het succes van automatiseringsinitiatieven te meten, resterende handmatige touchpoints te identificeren die geautomatiseerd kunnen worden, en de efficiëntie en foutpercentages van geautomatiseerde versus handmatige activities te vergelijken. Dit is essentieel voor het begrijpen van de ware kosten en efficiëntie van het proces.

Het helpt bij het meten van het automatiseringsniveau in het proces, het identificeren van kansen voor verdere automatisering en het beoordelen van de impact van bestaande bots.

Dit wordt doorgaans afgeleid door te controleren of de 'User' die is gekoppeld aan een activity een systeem- of service account is versus een menselijk gebruikersaccount.

Dit attribute registreert wanneer de data voor het laatst is geëxtraheerd en geladen in de process mining tool. Het biedt context over de actualiteit van de analyse en is cruciaal voor het begrijpen van de tijdigheid van de inzichten die in dashboards worden gepresenteerd.

Het kennen van de laatste data update tijd is belangrijk voor operationele monitoring use cases. Het helpt gebruikers de data te vertrouwen door duidelijk te maken hoe actueel de informatie is en zorgt ervoor dat beslissingen niet worden genomen op basis van verouderde procesoverzichten.

Het biedt cruciale context over de tijdigheid en relevantie van de procesdata, zodat gebruikers begrijpen hoe actueel de analyse is.

Deze timestamp wordt gegenereerd en toegevoegd aan de dataset tijdens het data-extractie- en transformatieproces (ETL).

Dit berekende attribute biedt een eenvoudige 'waar' of 'onwaar' indicator voor de tijdigheid van betaling voor elke factuur. Het wordt afgeleid door de timestamp van de 'Payment Executed' activity te vergelijken met de 'Payment Due Date'. Als de betalings-timestamp op of vóór de uiterste datum is, is de waarde waar.

Deze flag vereenvoudigt de berekening van de On-Time Payment Rate KPI. Het maakt eenvoudig filteren en segmenteren mogelijk om de kenmerken van late betalingen te analyseren, zoals veelvoorkomende leveranciers, afdelingen of factuurwaarden die geassocieerd worden met vertragingen.

Het vereenvoudigt de analyse van betalingsprestaties en vormt de basis voor het berekenen van de cruciale KPI 'On-Time Payment Rate'.

Dit is een berekend attribute. De logica is: 'Payment Executed Date' <= 'Payment Due Date'. Dit wordt geïmplementeerd in de process mining tool.

Wanneer een approver een factuur afwijst, geven ze doorgaans een reden op voor de afwijzing, zoals 'Incorrect Bedrag' of 'Dubbele Factuur'. Dit attribute legt die vrije tekst of gecodeerde reden vast.

Deze data is van onschatbare waarde voor grondoorzaakanalyse van approval vertragingen en rework. Door de frequentie van verschillende afwijzingsredenen te analyseren, kunnen organisaties systemische problemen in het upstream proces identificeren, zoals problemen met PO accuracy of leveranciersfactureringsgewoonten. Deze informatie ondersteunt het Invoice Approval Bottleneck Analysis dashboard.

Het biedt direct inzicht in de grondoorzaken van factuurafwijzingen, wat helpt bij het identificeren van gebieden voor procesverbetering en het verminderen van herwerk.

Deze informatie wordt vastgelegd wanneer een gebruiker de 'Reject' actie uitvoert in een approval workflow. Het wordt vaak opgeslagen in de comments of het audit trail.

Een 'Hold Reason' (reden voor blokkering) legt uit waarom een factuur wordt tegengehouden om tot betaling over te gaan. Voorbeelden zijn 'Aantal Komt Niet Overeen' of 'Wachten op Ontvangst Goederen'. Deze informatie is cruciaal voor het begrijpen van de oorzaken van betalingsvertragingen.

Dit attribuut is de sleutel tot het 'Payment Block Root Cause Analysis' dashboard. Door de verschillende redenen voor blokkering te categoriseren en te tellen, kan een bedrijf de meest voorkomende problemen identificeren die het betalingsproces verstoren. Dit maakt gerichte verbeteringen mogelijk om toekomstige blokkades te voorkomen en betalingen te versnellen.

Het verklaart waarom betalingen worden vertraagd, waardoor gerichte grondoorzaakanalyse mogelijk is om de frequentie en duur van betalingsblokkades te verminderen.

Wanneer een factuur in Coupa in de wacht wordt gezet, wordt doorgaans een reden geselecteerd of ingevoerd. Deze data is gekoppeld aan de hold status van de factuur.

De Currency Code specificeert de munteenheid voor de financiële waarden van de factuur, zoals USD, EUR of GBP. Dit is essentieel voor organisaties die wereldwijd opereren en te maken hebben met facturen in meerdere valuta's.

Bij analyse is dit attribute noodzakelijk om financiële data correct te interpreteren en te aggregeren. Dashboards en KPI's moeten valuta's filteren of converteren om zinvolle financiële overzichten te bieden. Het voorkomt de foutieve aggregatie van verschillende valutawaarden en maakt valutaspecifieke procesanalyse mogelijk.

Het zorgt voor nauwkeurige financiële analyse en rapportage door de nodige context te bieden voor alle monetaire waarden in een multi-valuta omgeving.

Dit is een standaardveld op het Invoice object in Coupa, doorgaans gekoppeld aan de leverancier of gespecificeerd op de factuur zelf.

Dit attribute is een boolean-waarde die aangeeft of een organisatie een factuur succesvol heeft betaald binnen de kortingstermijn zoals gedefinieerd door de payment terms, bijvoorbeeld betaling binnen 10 dagen voor '2% 10, Net 30' voorwaarden.

Het is de kernmetric voor het Early Payment Discount Tracking dashboard en de bijbehorende KPI. Het analyseren wanneer deze flag onwaar is, helpt gemiste besparingsmogelijkheden te identificeren. Het stelt het bedrijf in staat om te onderzoeken waarom kortingsfacturen niet snel genoeg worden verwerkt en om wijzigingen te implementeren om meer kortingen te benutten, waardoor het werkkapitaal wordt geoptimaliseerd.

Het meet direct het financiële voordeel dat wordt behaald uit efficiënte factuurverwerking en helpt bij het identificeren van gemiste besparingskansen.

Dit is een berekend attribute. De logica omvat het controleren of de betalingsdatum binnen de kortingsperiode valt zoals gedefinieerd in de 'Payment Terms' en of er daadwerkelijk een korting is toegepast.