> Sürekli Süreç İyileştirme > Gider Yönetimi > Coupa Expenses

Gider Yönetiminizi İyileştirin

Coupa Expenses'ta masraf yönetimini optimize etmek için 6 adımlı rehberiniz
Veri Şablonunu İndir
Gider Yönetiminizi İyileştirin
Zorluklar (11) Hedefler (11) 6 Adım Önizleme Sonuçlar Veri SSS (5)

Coupa Expenses'ta Harcama Yönetimini Verimlilik İçin Optimize Edin

Gider yönetimi süreçleri genellikle karmaşık olabilir, bu da onay darboğazlarına ve uyumluluk zorluklarına yol açar. Platformumuz, operasyonlarınıza net içgörüler sunar, verimsizlikleri belirlemenize ve her adımı optimize etmenize yardımcı olur. Workflow'ları nasıl kolaylaştıracağınızı, maliyetleri nasıl azaltacağınızı ve tutarlı politika uyumunu nasıl sağlayacağınızı keşfedin.

Önceden yapılandırılmış veri şablonumuzu indirin ve verimlilik hedeflerinize ulaşmak için yaygın zorlukların üstesinden gelin. Altı adımlı iyileştirme planımızı takip edin ve operasyonlarınızı dönüştürmek için Veri Şablonu Rehberi'ne başvurun.

Detaylı açıklamayı göster

Coupa Expenses'ta Gider Yönetimi Neden Optimize Edilmeli?

Coupa Expenses gibi güçlü platformlara rağmen, kuruluşlar gider yönetimi süreçlerinde sıklıkla gizli verimsizliklerle karşılaşır. Bu verimsizlikler, gözden kaçsa da, kâr marjınızı, çalışan memnuniyetini ve uyumluluk duruşunuzu önemli ölçüde etkileyebilir. Geciken ödemeler çalışanları hayal kırıklığına uğratarak verimlilik ve moral düşüşüne yol açar. Belirsiz veya tutarsız uygulanan politikalar, finans ekipleri onayları takip ederken veya hataları düzeltirken mali tutarsızlıklara, denetim risklerine ve gereksiz idari yüke neden olabilir. Dahası, verimsiz bir gider süreci, aşırı manuel kontroller, yeniden işleme ve uzun onay döngüleri nedeniyle daha yüksek operasyonel maliyetler anlamına gelir. Bu zorlukları anlamak ve ele almak, finansal sağlığı ve olumlu bir çalışma ortamını sürdürmek, Coupa Expenses yatırımınızın gerçekten karşılığını vermesini sağlamak için kritik öneme sahiptir.

Process Mining Coupa Expenses'ta Verimliliği Nasıl Artırır?

Process Mining, Gider Yönetimi sürecinizi analiz etmek için güçlü bir bakış açısı sunar ve varsayımların ötesine geçerek Coupa Expenses içindeki gerçek operasyonel akışı ortaya çıkarır. Process Mining, event log verilerini kullanarak, her gider raporunun oluşturulmasından nihai ödemeye kadar olan yolculuğunun nesnel, veri odaklı bir haritasını oluşturur. Sisteminizde gizlenmiş olabilecek tüm varyasyonları, standart prosedürlerden sapmaları ve yeniden işleme döngülerini görsel olarak belirleyebilirsiniz. Örneğin, gider raporlarının önemli bir kısmının eksik bilgi nedeniyle tekrar tekrar revizyona gönderildiğini veya belirli onaycıların sürekli olarak darboğazlara yol açarak genel ödeme döngüsü süresini uzattığını keşfedebilirsiniz. Bu yetenek, sürecinizi yavaşlatan, maliyetleri artıran veya Coupa Expenses ortamınızda uyumluluk sorunlarına yol açan eşsiz bir şeffaflık sunar. Bu, süreci sadece belgelendiği gibi değil, gerçekte nasıl işlediğini görmektir.

Süreç İyileştirme ve Optimizasyonunda Temel Alanlar

Process Mining ile Coupa Expenses'taki Gider Yönetimi sürecinizin nerede iyileşmeye ihtiyacı olduğuna dair kesin içgörüler elde edersiniz. Optimizasyon için birkaç ortak alan genellikle temel hedefler olarak ortaya çıkar. Onay workflow'larını kolaylaştırarak, özellikle düşük değerli işlemler için bir gider raporunun geçtiği adım sayısını belirleyebilir ve azaltabilirsiniz. Reddetmelerin ve yeniden gönderimlerin temel nedenlerini anlamak, çalışanlar için daha iyi rehberlik sağlamanıza veya gelecekteki sorunları önlemek için politika kontrollerini ayarlamanıza olanak tanır. Halihazırda manuel olarak yapılan rutin kontrolleri otomatikleştirmek için fırsatlar keşfedebilir, böylece finans ekiplerini daha stratejik görevler için serbest bırakabilirsiniz. Ayrıca, her bir faaliyetin döngü süresini analiz ederek, sürekli darboğaz oluşturan belirli yöneticileri veya departmanları belirleyebilir ve inceleme süreçlerini iyileştirmek için çalışabilirsiniz. Bu hedefli yaklaşım, sorunlara tepki vermek yerine verimsizlikleri proaktif olarak ele almanıza yardımcı olarak önemli süreç optimizasyonuna yol açar.

Gider Yönetimi Sürecinizi Optimize Etmenin Beklenen Sonuçları

Coupa Expenses'taki Gider Yönetimi için Process Mining uygulamak, kuruluşunuz genelinde ölçülebilir ve etkili faydalar sağlar. Ortalama geri ödeme döngü süresinde kayda değer bir azalma bekleyebilirsiniz; bu da doğrudan artan çalışan memnuniyetine ve azalan idari sorgulara yol açar. Politika ihlallerini proaktif olarak ele alarak, uyumluluğu artırır ve denetim risklerini en aza indirir, böylece finansal bütünlüğünüzü korursunuz. Yeniden işleme ortadan kaldırılarak, görevler otomatikleştirilerek ve onaylar kolaylaştırılarak giderlerin işlenmesiyle ilişkili operasyonel maliyetler azalacaktır. Ayrıca, iyileştirilmiş süreç verimliliği, finans ekibinizin kaynakları daha etkili bir şekilde tahsis edebilmesi anlamına gelir; bu da reaktif sorun çözmeden stratejik finansal yönetime odaklanmayı sağlar. Sonuç olarak, Coupa Expenses workflow'unuzun süreç optimizasyonu, daha çevik, uyumlu ve maliyet etkin bir finansal operasyona katkıda bulunur.

Coupa Gider Sürecinizi İyileştirmeye Başlama

Coupa Expenses'ta Process Mining ile Gider Yönetiminizi optimize etme yolculuğuna çıkmak düşündüğünüzden daha kolaydır. Bu rehber, mevcut Coupa verilerinizden güçlü içgörüleri hızlıca ortaya çıkarmanıza yardımcı olmak için tasarlanmıştır. 'Gider Yönetimi nasıl iyileştirilir' ve 'Gider Yönetimi döngü süresi nasıl azaltılır' konularına odaklanarak, mevcut durumunuzu hemen görselleştirmeye, kritik darboğazları belirlemeye ve süreç optimizasyonu için veri odaklı stratejiler oluşturmaya başlayabilirsiniz. Bugünden başlamak, daha verimli, uyumlu ve çalışan dostu bir gider yönetimi sistemine yaklaşmak, zorlukları büyüme ve finansal mükemmeliyet fırsatlarına dönüştürmek anlamına gelir.

Gider Yönetimi Gider Raporlama Geri Ödeme Süreci Onay Workflow'u Politika Uyumluluğu Finans Operasyonları Maliyet Kontrolü `Cycle Time` Azaltma Finansal Doğruluk

Yaygın Sorunlar ve Zorluklar

Sizi etkileyen zorlukları belirleyin

Yönetici veya finans onaylarındaki gecikmeler, çalışanların geri ödemeler için daha uzun süre beklemesi anlamına gelir, bu da memnuniyeti ve nakit akışını etkiler. Bu uzayan döngüler genellikle Coupa Expenses içinde darboğazlardan, belirsiz sorumluluklardan veya yavaş yanıt sürelerinden kaynaklanır. Bu durum doğrudan çalışan moralini etkiler ve işletme sermayesini bağlayabilir.
ProcessMind, onay workflow'unda gecikmelerin nerede meydana geldiğini ortaya çıkarır, süreci sürekli olarak yavaşlatan belirli onaycıları veya aşamaları belirler. Coupa Expenses verilerinizdeki fiili yolları ve darboğazları görselleştirerek, ProcessMind temel nedenleri tespit eder ve onayları hızlandırmak için iyileştirmeler önerir.

Yüksek sayıda reddedilen gider raporu, yeniden işleme, çalışanlar için hayal kırıklığı ve artan idari yük anlamına gelir. Bu retler genellikle politika uyumsuzluğu, eksik belgeler veya Coupa Expenses içindeki gönderim gerekliliklerinin yanlış anlaşılması gibi sorunlara işaret eder. Bu verimsizlik hem çalışanlar hem de finans ekipleri için değerli zaman tüketir.
ProcessMind, reddedilen raporların yollarını analiz ederek retlerin yaygın nedenlerini ve Coupa Expenses workflow'unda nerede meydana geldiklerini ortaya çıkarır. Belirli gider kategorileri veya daha yüksek ret oranlarına sahip departmanlar gibi kalıpları belirlemeye yardımcı olur, böylece hedeflenmiş eğitim veya politika netleştirmesi yapılmasını sağlar.

Harcama politikalarına uyumsuzluk, finansal kayıplara, denetim risklerine ve tutarsız harcamalara yol açabilir. Net görünürlük olmadan, politika dışı harcamalar Coupa Expenses sisteminden fark edilmeden geçebilir, bu da potansiyel uyumluluk boşlukları ve itibar kaybı yaratır. Bu durum, kuruluşu finansal cezalara ve iç kontrol hatalarına maruz bırakır.
ProcessMind, Coupa Expenses verilerindeki Politika İhlali Bayrağı niteliklerinden yararlanarak tanımlanmış harcama politikalarınızdan gerçek sapmaları işaretler. Standart kontrolleri atlayan veya izin verilen kategorilerin dışındaki harcamaları içeren raporları vurgulayarak proaktif uygulamayı ve iyileştirilmiş denetim sonuçlarını mümkün kılar.

Geri ödeme süreçlerindeki tutarsızlıklar veya yavaşlık, çalışan memnuniyetini olumsuz etkileyebilir ve ilişkileri zorlayabilir. Coupa Expenses'ta nihai onayın gerçek ödemeye kadar geçen süredeki gecikmeler, genellikle planlama, yürütme veya muhasebe sistemleriyle entegrasyonda verimsizliklere işaret eder. Bu durum, doğrudan çalışan deneyimini ve finansal sürece olan güveni etkiler.
ProcessMind, her rapor için Finans Onaylı'dan Geri Ödeme Gerçekleşti'ye kadar geçen süreyi görselleştirerek geri ödeme akışındaki darboğazları tespit eder. Coupa Expenses'taki onay sonrası süreci düzene sokmaya yardımcı olur, zamanında ödemeler sağlar ve finansal operasyonel verimliliği artırır.

Hatalar veya eksik bilgiler nedeniyle revizyon için geri gönderilen gider raporları, gereksiz manuel çaba yaratır ve işlem sürelerini uzatır. Coupa Expenses'taki bu sürekli ileri geri gidiş, hem gönderen hem de inceleyen departmanlarda kaynakları bağlar, bu da zaman kaybına ve artan operasyonel maliyetlere yol açar.
ProcessMind, 'Gider Raporu Revizyon için Geri Gönderildi' faaliyeti aracılığıyla raporların ne sıklıkta revizyona döndüğünü ve bunun yaygın olarak hangi aşamalarda meydana geldiğini belirler. Coupa Expenses verilerinizdeki bu yeniden işleme döngülerini anlayarak, ProcessMind hataları baştan azaltmak için önlemler uygulamaya yardımcı olur ve ilk geçiş verimliliğini artırır.

Coupa Expenses'taki tüm masraf yönetimi sürecine dair net ve gerçek zamanlı bir anlayış olmadan, kuruluşlar verimsizliklerin kök nedenlerini belirlemekte zorlanır. Bu görünürlük eksikliği, veri odaklı karar vermeyi engeller, gecikmelerin veya uyumluluk sorunlarının nerede başladığını tespit etmeyi zorlaştırır.
ProcessMind, Coupa Expenses olay verilerinizi kullanarak, masraf yönetimi sürecinizin oluşturulmasından muhasebeleştirilmesine kadar tam bir röntgenini çeker. Masraf raporlarının izlediği tüm gerçek yolları görselleştirerek, daha önce belirsiz olan gizli darboğazları, sapmaları ve optimizasyon fırsatlarını ortaya çıkarır.

Masraf raporlarının onay için yönlendirilmesindeki kasıtsız farklılıklar, tutarsız işlemlere, potansiyel uyumluluk eksikliklerine ve öngörülemeyen döngü sürelerine yol açar. Coupa Expenses'ta raporlar standart adımları atladığında veya özel (ad-hoc) yolları izlediğinde, kontrolü sürdürmek ve adil olmayı sağlamak zorlaşır.
ProcessMind, masraf raporlarının izlediği tüm gerçek süreç varyantlarını keşfeder, Coupa Expenses verilerinizdeki en yaygın ve en sapkın yolları vurgular. Bu, iş akışlarını standartlaştırmaya, yetkisiz kısayolları ortadan kaldırmaya ve tutarlı, uyumlu bir onay sürecini uygulamaya yardımcı olur.

Gecikmeler genellikle kuruluş genelinde tek tip değildir; belirli departmanlar veya gider kategorileri sürekli olarak daha uzun onay süreleri veya daha yüksek ret oranları yaşayabilir. Coupa Expenses içindeki bu belirli sorunları tanımlamadan, genel iyileştirmeler yerelleşmiş verimsizlikleri ele almada başarısız olur.
ProcessMind, süreç verilerini Çalışan Departmanı ve Gider Kategorisi gibi özniteliklere göre segmentlere ayırarak hangi segmentlerin kötü performans gösterdiğini ortaya çıkarır. Coupa Expenses kullanımınızda hedeflenmiş eğitim, politika ayarlamaları veya kaynak yeniden tahsislerinin verimliliği artırmak için en çok ihtiyaç duyulduğu alanları belirlemeye yardımcı olur.

Harcama raporlarının manuel ve zaman alıcı denetimleri kaynakları tüketir ve finansal kayıtların kesinleşmesini geciktirir. Coupa Expenses içinde hangi raporların gerçekten daha derinlece incelenmesi gerektiğini ve hangilerinin hızlı bir şekilde ilerleyebileceğini belirlemek önemli bir zorluktur, bu da aşırı denetim veya kaçırılan risklere yol açar.
ProcessMind, potansiyel politika ihlalleri, alışılmadık etkinlik dizileri veya yüksek riskli niteliklere sahip raporları vurgulayarak denetim sürecinizi düzene sokar. Denetim çabalarını Coupa Expenses'ta daha yüksek bir Politika İhlali Bayrağına sahip veya karmaşık onay yolları olan raporlara odaklayarak, manuel çabayı azaltır ve denetim etkinliğini artırır.

Onaylar, retler, revizyonlar ve geri ödemeler için harcanan kümülatif süre, harcama raporu başına önemli operasyonel maliyetlere dönüşür. Coupa Expenses içinde bu maliyetlere en çok katkıda bulunan belirli faaliyetleri anlamadan, maliyet azaltma alanlarını belirlemek zordur.
ProcessMind, harcama yönetimi sürecindeki her faaliyet ve yol tarafından tüketilen zamanı ve kaynakları nicelendirir. Coupa Expenses verilerinizle ortaya çıkarılan verimsiz adımları ve yeniden işleme döngülerini belirleyerek, ProcessMind her raporun işleme genel maliyetini azaltmak için workflow'ları optimize etmeye yardımcı olur.

Harcama geri ödemesi ile muhasebe sistemlerine nihai kaydı arasındaki gecikme, finansal raporlarda tutarsızlıklara yol açabilir ve doğru finansal kapanışı engelleyebilir. Coupa Expenses'ta geri ödeme gerçekleştikten sonra bile bu gecikmeler, mutabakat zorlukları yaratabilir ve finansal doğruluğu olumsuz etkileyebilir.
ProcessMind, Muhasebe Kaydedildi aşamasına kadar olan tüm yaşam döngüsünü izleyerek sürecin son aşamalarındaki boşlukları veya gecikmeleri tespit eder. Coupa Expenses'ta muhasebe sistemlerine veri aktarımının nerede optimize edilebileceğini ortaya koyar, böylece zamanında ve doğru finansal raporlama sağlanır.

Tipik Hedefler

Başarının neye benzediğini tanımlayın

Bu hedef, bir harcama raporunun gönderimden nihai yönetici ve finans onayına kadar onaylanması için gereken toplam süreyi önemli ölçüde azaltmayı amaçlar. Coupa Expenses'taki daha hızlı onay döngüleri, daha hızlı geri ödemelere yol açar; bu da çalışan memnuniyetini doğrudan iyileştirir ve finans ekiplerine yöneltilen sorgu sayısını azaltır. Bu aynı zamanda kuruluş için daha iyi nakit akışı yönetimini sürdürmeye de yardımcı olur.
ProcessMind, her harcama raporunun gerçek süreç akışını analiz ederek, darboğaz görevi gören belirli faaliyetleri veya rolleri belirleyerek yardımcı olur. Tüm onay yollarını görselleştirir, gecikmelerin nerede meydana geldiğini ortaya koyar ve bunların etkilerini nicelendirir. Uzun onay sürelerine sahip yöneticileri belirleyebilir, gereksiz onay adımlarını keşfedebilir ve "what-if" senaryolarını simüle ederek workflow'u optimize edebilirsiniz. Ortalama onay süresinde %30-50 azalma sağlamak yaygın bir sonuçtur.

Bu hedef, harcama raporlarının Coupa Expenses içinde revizyonlar için geri gönderilme veya nihayetinde reddedilme sıklığını azaltmaya odaklanır. Daha düşük bir ret oranı, daha yüksek kaliteli gönderimler, çalışanlar ve onaylayıcılar için daha az yeniden işleme ve daha sorunsuz bir genel süreç anlamına gelir. Bu, operasyonel verimliliği doğrudan etkiler ve rapor başına işlem maliyetlerini azaltır.
ProcessMind, geçmiş verileri analiz ederek eksik fişler, politika ihlalleri veya yanlış kodlama gibi retlerin yaygın nedenlerini belirler. Redlere yol açan kalıpları tespit edebilir, yüksek ret oranlarına sahip belirli çalışanları veya departmanları vurgulayabilir ve ilk geçiş onaylarını iyileştirmek için geliştirilmiş gönderim öncesi kontroller veya daha net politika iletişimi gibi proaktif önlemler önerebilir.

Bu hedefe ulaşmak, tüm gider raporlarının şirket politikalarına ve yasal gerekliliklere sıkı sıkıya uymasını sağlamak anlamına gelir. Tespit edilmeyen politika ihlalleri finansal risklere, denetim sorunlarına ve tutarsız harcama davranışlarına yol açabilir. Coupa Expenses içinde daha güçlü uyumluluk, daha iyi maliyet kontrolü sağlar ve finansal bütünlüğü korur.
ProcessMind, tanımlanmış politika kurallarından sapmaları, fiili süreç yürütmeyi ideal uyumlu yollarla karşılaştırarak otomatik olarak tespit eder. Belirli ihlalleri vurgular, etkilerini nicelendirir ve uyumsuz davranışların ortaya çıkmasına izin veren sistemik sorunları belirler. Bu, kuruluşların hedeflenmiş eğitimler uygulamasına, politikaları ayarlamasına ve gelecekteki uyumsuzlukları proaktif olarak önlemek için ön onay kontrollerini iyileştirmesine olanak tanır.

Bu hedef, bir harcama raporu onaylandıktan sonra çalışanların geri ödemelerini alma süresini önemli ölçüde hızlandırmayı amaçlar. Yavaş ve tutarsız geri ödeme hızları, çalışan memnuniyetsizliğine ve artan idari sorgulara yol açabilir. Coupa Expenses'taki bu süreci iyileştirmek, çalışan deneyimini geliştirir ve bireyler üzerindeki finansal yükü azaltır.
ProcessMind, nihai onaydan ödeme yürütme aşamasına kadar tüm geri ödeme alt sürecini haritalar. Manuel işlemler, toplu işleme pencereleri veya ödeme sistemleriyle entegrasyon sorunları gibi onay sonrası belirli gecikmeleri belirler. Bu darboğazları analiz ederek ProcessMind, kuruluşların ödeme planlamasını düzene sokmasını, devirleri otomatikleştirmesini ve tutarlı, daha hızlı bir geri ödeme deneyimi sağlamasını mümkün kılar.

Bu hedef, çalışanların ve onaylayıcıların hatalar veya eksiklikler nedeniyle harcama raporlarını manuel olarak yeniden işlemeleri, düzeltmeleri veya revize etmeleri ihtiyacını azaltmaktır. Coupa Expenses'taki yüksek hacimli manuel yeniden işleme, zaman kaybına, artan operasyonel maliyetlere ve genel harcama yönetimi sürecindeki gecikmelere yol açar.
ProcessMind, harcama raporu yaşam döngüsünün çeşitli aşamalarında meydana gelen yeniden iş miktarını nicelendirir. Eksik bilgi veya yanlış kodlama için sık geri dönüşler gibi temel nedenleri belirler ve bu yeniden işe en çok katkıda bulunan faaliyetleri veya rolleri vurgular. Bu sürücüleri anlayarak, kuruluşlar geliştirilmiş gönderim yönergeleri veya otomatik doğrulama kuralları gibi süreç iyileştirmeleri uygulayarak manuel çabayı önemli ölçüde azaltabilir.

Bu hedefe ulaşmak, bir gider raporunun oluşturulmasından nihai muhasebesine kadar attığı her adımı kapsamlı ve gerçek zamanlı olarak anlamak anlamına gelir. Coupa Expenses'ta düşük görünürlük, gizli darboğazlara, gecikmiş sorun çözümüne ve süreç optimizasyonu için veri odaklı kararlar alamamaya yol açar.
ProcessMind, tüm gider raporlarının baştan sona (end-to-end) süreç akışını otomatik olarak keşfeder ve görselleştirir, amaçlanan yoldan tüm fiili varyantları ve sapmaları ortaya çıkarır. Faaliyetlere, devir teslimlere ve döngü sürelerine net bir genel bakış sunarak paydaşların verimsizlikleri belirlemesini, gerçek süreç davranışını anlamasını ve performansı sürekli olarak izlemesini sağlar. Bu bütünsel bakış açısı, proaktif sorun çözümü için kritik öneme sahiptir.

Bu hedef, harcama raporlarının nasıl yönlendirildiği ve onaylandığındaki değişkenliği azaltarak tutarlı ve öngörülebilir bir süreç sağlamayı amaçlar. Coupa Expenses içindeki onay yollarındaki kontrolsüz varyasyonlar, karışıklığa, gecikmelere, politikaların tutarsız uygulanmasına ve denetim zorluklarına yol açabilir.
ProcessMind, mevcut tüm süreç varyantlarını keşfeder ve bunları ideal, önceden tanımlanmış onay yollarıyla karşılaştırır. Sapmaları vurgular, farklı yönlendirmelerin nedenlerini belirler ve karmaşıklık yaratan belirli rolleri veya koşulları tespit eder. Bu varyasyonları anlayarak, kuruluşlar standartlaştırılmış workflow'ları uygulayabilir, onay matrislerini basitleştirebilir ve daha öngörülebilir ve verimli bir süreç sağlayabilir.

Bu hedef, farklı departmanlar veya maliyet merkezleri arasında harcama raporu işleme performansındaki eşitsizlikleri belirlemeye ve gidermeye odaklanır. Belirli organizasyonel birimler Coupa Expenses'ta sürekli olarak gecikmeler veya daha yüksek ret oranları yaşıyorsa, bu durum genel verimliliği düşürebilir ve eşitsiz çalışan deneyimlerine yol açabilir.
ProcessMind, çalışan departmanına, maliyet merkezine veya harcama kategorisine göre süreç performansının ayrıntılı segmentasyonuna olanak tanır. Hangi alanların düşük performans gösterdiğini vurgular, bunların döngü süreleri ve maliyetler üzerindeki etkilerini nicelendirir ve yerelleşmiş darboğazları veya eğitim ihtiyaçlarını belirlemeye yardımcı olur. Bu, tüm organizasyonda adil ve optimize edilmiş performans elde etmek için hedeflenmiş müdahaleler ve süreç ayarlamaları yapmayı mümkün kılar.

Bu hedef, harcama raporlarının denetim sürecini düzene sokmayı ve hızlandırmayı, böylece daha az kaynak yoğun ve daha etkili hale getirmeyi amaçlar. Coupa Expenses içindeki verimsiz denetimler, önemli zaman ve çaba tüketebilir, finansal kapanışları geciktirebilir ve potansiyel olarak kritik uyumluluk sorunlarını kaçırabilir.
ProcessMind, denetim izlerinin oluşturulmasını otomatikleştirir ve önceden tanımlanmış kurallara veya tespit edilen anormalliklere dayanarak yüksek riskli işlemleri veya şüpheli kalıpları proaktif olarak işaretleyebilir. Bu, denetim ekiplerinin her raporu incelemek yerine istisnalara ve uyumsuz case'lere odaklanmasını sağlar. Manuel veri toplama ve analizini azaltarak, ProcessMind denetim çabasını önemli ölçüde azaltır ve sorunların çözümünü hızlandırır.

Bu hedef, her harcama raporunun gönderimden geri ödeme ve muhasebeye kadar işlenmesiyle ilişkili toplam operasyonel maliyeti düşürmeyi amaçlar. Coupa Expenses'taki yüksek işleme maliyetleri karlılığı azaltır ve ele alınabilecek verimsizlikleri gösterir. Bu hedefe ulaşmak doğrudan net karı etkiler.
ProcessMind, harcama yönetimi sürecindeki her faaliyet, yeniden işleme döngüsü ve onay adımıyla ilişkili maliyetleri nicelendirir. Aşırı manuel müdahaleler, çoklu onay katmanları veya sık retler gibi ana maliyet sürücülerini belirler. Workflow'ları optimize ederek, gereksiz adımları ortadan kaldırarak ve rutin görevleri otomatikleştirerek, ProcessMind kuruluşların her harcama raporunu işleme ortalama maliyetinde önemli düşüşler elde etmelerine yardımcı olur.

Bu hedef, bir harcama raporu geri ödendikten sonra muhasebe defterine nihai kaydı arasındaki süreyi azaltmaya odaklanır. Coupa Expenses içindeki muhasebe kayıtlarındaki gecikmeler, finansal tablolarda yanlışlıklara, daha yavaş ay sonu kapanış süreçlerine ve gerçek zamanlı nakit akışı yönetiminde zorluklara yol açabilir.
ProcessMind, geri ödeme sonrası muhasebe sürecindeki belirli adımları ve devirleri analiz eder. Manuel veri girişi, mutabakat sorunları veya Coupa Expenses ile genel muhasebe arasındaki sistem entegrasyonlarındaki gecikmeler gibi darboğazları belirler. Bu geçişleri düzene sokarak ve otomasyon alanlarını vurgulayarak, ProcessMind zamanında ve doğru finansal raporlama sağlamaya yardımcı olur, genel finansal doğruluğu iyileştirir.

Harcama Yönetimi İçin 6 Adımlı İyileştirme Yolu

1

Şablonu İndir
2

Verilerinizi Dışa Aktarın
3

Veri Setinizi Yükleyin
4

Sürecinizi Analiz Edin
5

İyileştirmeleri Uygula
6

Sürecinizi İzleyin
1

Şablonu İndir

Ne yapmalı

Kapsamlı bir Gider Yönetimi analizi için tüm ilgili veri noktalarını yakalamak üzere yapılandırılmış, önceden tanımlanmış Excel template'ine erişin.

Veri Şablonu Rehberini Görüntüle Şablonu İndir
Neden önemli

Verilerinizin baştan itibaren doğru şekilde düzenlendiğinden emin olun, doğru analiz ve anlamlı içgörüler için sağlam bir temel oluşturun.

Beklenen sonuç

Coupa Expenses'tan verimli veri toplama için tasarlanmış, kullanıma hazır bir template.

NE KAZANACAKSINIZ?

Coupa'da Masraf Süreci Verimliliğini Artırın

ProcessMind, Coupa harcama sürecinizin net görselleştirmelerini sunar, verimsizliklerin ve uyumluluk sorunlarının nerede meydana geldiğini ortaya çıkarır. Gönderimden onaya kadar her adımı optimize etmek için uygulanabilir içgörüler edinin.
  • Coupa'daki gerçek masraf iş akışını görselleştirin
  • Onay darboğazlarını anında belirleyin
  • Tutarlı politika uyumunu sağlama
  • İşlem maliyetlerini ve döngü sürelerini azaltın
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

BEKLENEN SONUÇLAR

Harcama Yönetimi Sürecinizi Optimize Etme

Bu sonuçlar, kuruluşların Process Mining'i harcama yönetimi workflow'larına uygulayarak, Coupa Expenses verilerini kullanarak darboğazları belirleyip çözerek tipik olarak elde ettiği ölçülebilir iyileştirmeleri sergiler.

0 %
Daha Hızlı Onaylar

Onay süresindeki ortalama azalma

Uçtan uca harcama onay sürecini düzene sokun, çalışanların daha hızlı geri ödeme almasını ve finans ekiplerinin daha verimli çalışmasını sağlayın. İşlemeyi hızlandırmak için darboğazları belirleyin ve giderin.
0 %
Azaltılmış Yeniden İşleme ve Redler

Revizyon gerektiren raporlarda azalma

Reddetmelerin ve yeniden işlemenin temel nedenlerini (örneğin politika yanlış anlamaları veya yaygın hatalar) belirleyin. İlk geçiş onay oranlarını iyileştirerek hem çalışanlar hem de onaycılar için önemli ölçüde zaman ve kaynak tasarrufu sağlayın.
0 %
İyileştirilmiş Politika Uyumluluğu

Tespit edilen politika ihlallerinde azalma

Politika uyumsuzluğu kalıplarına ve temel nedenlerine net görünürlük kazanın. Gider politikalarına uyumu güçlendirin, finansal riski azaltın ve kuruluş genelinde adil, tutarlı uygulama sağlayın.
0 days
Daha Hızlı Geri Ödemeler

Ortalama ödeme teslim süresinde azalma

Geri ödeme uygulama sürecindeki gecikmeleri tespit edin, çalışanların fonlarını daha hızlı almasını sağlayın. Bu, çalışan memnuniyetini artırır ve finans ekiplerine gelen sorguları azaltır.
0 %
Düzene Sokulmuş Onay Yolları

Süreç varyantı sayısında azalma

Masraf onay süreçlerindeki gereksiz farklılıkları ortaya çıkarın ve birleştirin. Bu, iş akışlarını standartlaştırarak kurum genelinde daha fazla tutarlılık, öngörülebilirlik ve verimlilik sağlar.

Sonuçlar süreç karmaşıklığına ve veri kalitesine göre değişiklik gösterir. Bu rakamlar, uygulamalar genelinde gözlemlenen tipik iyileşmeleri temsil etmektedir.

Önerilen Veriler

En önemli nitelikler ve aktivitelerle başlayın, ihtiyaç duydukça kapsamı genişletin.
Event log'lara yeni mi başlıyorsunuz? Öğrenin Process Mining event log'u nasıl oluşturulur.

Öznitelikler

Analiz için yakalanacak temel veri noktaları

Tek bir gönderim için ilgili tüm faaliyetleri ve harcamaları gruplandıran harcama raporu için benzersiz tanımlayıcı.

Neden önemli

Bu, tek bir harcama talebi için ilgili tüm olayları birbirine bağlayan temel anahtardır, sürecin başından sonuna kadar analiz edilmesini mümkün kılar.

Bir harcama raporu için belirli bir zaman noktasında meydana gelen iş olayının adı.

Neden önemli

Bu öznitelik, süreçteki adımları tanımlar, Process Mining'in çekirdeği olan süreç akışının görselleştirilmesine ve analizine olanak tanır.

Bir aktivitenin veya event'in ne zaman gerçekleştiğini gösteren zaman damgası.

Neden önemli

Bu zaman damgası, olayların kronolojik sırasını sağlar ve döngü süresi ve darboğaz tespiti dahil olmak üzere tüm süre ve performansa dayalı analizlerin temelini oluşturur.

Bir aktivitenin tamamlandığını gösteren timestamp.

Neden önemli

Kesin faaliyet sürelerinin hesaplanmasını sağlar, bu da belirli görevlerde harcanan zamanı bekleme süresine karşı belirlemek ve analiz etmek için kritik öneme sahiptir.

Faaliyeti gerçekleştiren çalışanın veya kullanıcının adı.

Neden önemli

Öznitelikler, iş yükü, performans ve süreç içindeki kaynağa özel davranış analizini sağlayarak belirli kişilere yönelik çalışır.

Harcama raporunu gönderen çalışanın departmanı.

Neden önemli

Farklı departmanlar arasında performans karşılaştırması yapılmasına olanak tanır, kuruluşun hangi kısımlarının verimli olduğunu ve hangilerinin desteğe ihtiyaç duyabileceğini belirlemeye yardımcı olur.

Harcama raporunun toplam parasal değeri.

Neden önemli

Sürece finansal bağlam sağlar, onay yollarını ve işleme önceliğini sıkça etkileyen harcama raporlarının parasal değerine dayalı analizi mümkün kılar.

Harcama raporunun mevcut veya nihai durumu.

Neden önemli

Her vakanın sonucunu tanımlar, bu da onaylanmış ve reddedilmiş raporların yollarını karşılaştırmak gibi sonuç odaklı analizler için temeldir.

Bir harcama raporu onaylayıcı tarafından reddedildiğinde belirtilen neden.

Neden önemli

Yeniden işlemenin neden meydana geldiğini doğrudan açıklar, hedeflenmiş eğitimler, politika netleştirmesi veya süreç iyileştirmeleri yoluyla ret oranlarını azaltmak için uygulanabilir içgörüler sunar.

Gider raporunun bir politika ihlali nedeniyle işaretlendiğini gösteren bir boole göstergesi.

Neden önemli

Politika uyumluluğunun doğrudan ölçülmesini ve analiz edilmesini sağlar, yüksek riskli veya sık uyumsuzluk alanlarını belirlemeye ve ele almaya yardımcı olur.

Aktiviteler

İzlenecek ve optimize edilecek süreç adımları

Harcama raporu yaşam döngüsünün başlangıcını işaret eder. Bu olay, bir kullanıcı ilk kez yeni bir harcama raporu oluşturup kaydettiğinde, onu taslak durumuna getirerek yakalanır.

Neden önemli

Bu, tüm süreç analizleri için başlangıç noktasıdır ve bir harcama raporunun toplam uçtan uca döngü süresini ölçmek için kritik öneme sahiptir.

Çalışan, tamamlanmış harcama raporunu resmi olarak onay için gönderir. Bu eylem, raporu taslak durumundan onay bekleyen duruma geçirir ve sistem tarafından açıkça kaydedilir.

Neden önemli

Bu, onay sayacını başlatan kritik bir dönüm noktasıdır. Oluşturma ve gönderim arasındaki süre, çalışanların raporları hazırlama süresini gösterir.

Çalışanın doğrudan yöneticisi veya ilk seviye onaylayıcısı harcama raporunu onaylar. Bu, raporun onay geçmişinde, bir zaman damgası da dahil olmak üzere açık bir olay olarak yakalanır.

Neden önemli

İlk onay seviyesinin tamamlandığını işaret eder. Bu olaya kadar geçen süreyi analiz etmek, Onay Döngüsü Süresi KPI'ı için ve yönetici seviyesindeki darboğazları belirlemek için anahtardır.

Finans veya denetim ekibi, harcama raporu için nihai onayı verir. Bu olay, raporun doğrulandığını ve ödeme işlemi için hazır olduğunu işaret eder ve onay geçmişine kaydedilir.

Neden önemli

Bu, nihai onay dönüm noktasıdır. Yönetici onayından finans onayına kadar geçen süre, genel onay döngüsünün önemli bir bileşenidir.

Ödeme başarıyla işlenir ve fonlar çalışana ödenir. Bu olay, çalışanın ödeme aldığını doğrular ve sürecin geri ödeme kısmını tamamlar.

Neden önemli

Bu, çalışan memnuniyeti için kritik bir dönüm noktasıdır ve Ortalama Geri Ödeme Süresi KPI'ı için son noktadır.

Harcama raporuyla ilgili finansal işlemler Genel Muhasebe'ye kaydedilir. Bu, finansal muhasebe perspektifinden sürecin son adımını temsil eder.

Neden önemli

Bu, sürecin gerçek sonunu işaret eden nihai faaliyettir. Geri ödemeden kayda kadar geçen süre, hızlı ve doğru bir finansal kapanış için kritik öneme sahiptir.

SSS

Sıkça sorulan sorular

Process Mining, Coupa Expenses içindeki uzun onay döngüleri, sık retler ve tespit edilemeyen politika ihlalleri gibi sorunları doğrudan hedefler. Harcama sürecinizin görsel, veri odaklı bir haritasını sunarak darboğazları ve verimsizlikleri ortaya çıkarır. Bu netlik, gecikmelerin nedenlerini ve uyumluluk boşluklarının nerede olduğunu anlamaya yardımcı olur.

Process Mining yapmak için öncelikle Coupa Expenses'tan event log'lara ihtiyacınız vardır. Bu, Harcama Raporu ID'si olan Case Tanımlayıcısını, "Harcama Raporu Gönderildi" veya "Yönetici Tarafından Onaylandı" gibi gerçekleştirilen Faaliyeti ve her faaliyet için kesin bir Zaman Damgasını içerir. İsteğe bağlı olarak, kaynak, harcama kategorisi veya miktar gibi bilgileri dahil etmek analizi zenginleştirebilir.

Gider yönetimine Process Mining uygulamak, gider onay döngüsü sürelerinde ölçülebilir bir azalma ve ret oranlarında düşüş dahil olmak üzere önemli faydalar sunar. Ayrıca genel gider politika uyumluluğunu artırır ve onay yollarını standartlaştırmaya yardımcı olur. Sonuç olarak, bu, gider raporu başına daha düşük işlem maliyetlerine ve daha hızlı geri ödemelere yol açar.

Evet, Process Mining masraf politikası ihlallerini tespit etmede son derece etkilidir. Gerçek, gözlemlenen süreç akışlarını önceden tanımlanmış kurallar ve uyumluluk gereksinimleriyle karşılaştırarak, araç sapmaları işaretleyebilir. Bu, kuruluşların yetkisiz adımları, alışılmadık onay kalıplarını veya aksi takdirde fark edilmeyecek uyumluluk kontrollerini proaktif olarak tespit etmelerini sağlar.

Finansal bilgilerle uğraşırken veri gizliliği ve güvenliği hayati öneme sahiptir. Process Mining platformları, hassas alanları anonimleştirmek veya takma ad vermek üzere yapılandırılabilir, analizi kişisel finansal detaylardan ziyade süreç adımlarına ve zamanlamalara odaklar. Sağlam erişim kontrolleri ve veri yönetimi politikaları, yalnızca yetkili personelin ilgili bilgileri görüntüleyebilmesini sağlar.

Coupa Expenses'tan veri çıkarımı, doğrudan API entegrasyonları, izin verildiği durumlarda veritabanı erişimi veya yapılandırılmış CSV dosyalarının dışa aktarılması dahil olmak üzere çeşitli yöntemlerle gerçekleştirilebilir. Seçilen yöntem, sistem kurulumunuza ve veri yönetimi politikalarınıza bağlıdır. Güvenli ve verimli veri aktarımını sağlamak önemli bir husustur.

Process Mining girişimine başladıktan ve veri çekme ve modelleme tamamlandıktan sonra, ilk içgörüler ve büyük darboğazların tespiti genellikle birkaç hafta içinde elde edilebilir. Daha önemli süreç iyileştirmeleri ve gerçekleştirilen faydalar ise sürecin karmaşıklığına ve önerilen değişikliklerin uygulanmasına bağlı olarak genellikle üç ila altı ay içinde ortaya çıkar.

Hayır, Process Mining mevcut raporlama araçlarının yerini almaz; aksine, daha derin, teşhis edici içgörüler sunarak onları tamamlar. Standart raporlar ne olduğunu gösterirken, Process Mining süreçlerinizin gerçek akışını ve varyasyonlarını görselleştirerek neden olduğunu açıklar. Mevcut metriklerinizin değerini artıran temel bir anlayış sağlar.

Process Mining uygulamak genellikle multidisipliner bir ekip gerektirir. Temel roller arasında veri çıkarımı, dönüşümü ve yüklemesi için veri mühendisleri ve gider yönetimi sürecini anlayan iş analistleri bulunur. Ayrıca, sorunsuz bir operasyon sağlamak için altyapı kurulumu ve sürekli bakım için BT desteği gerekebilir.

Harcama Yönetimini Optimize Edin: Darboğazları Bugün Giderin

Net içgörülerle verimsizlikleri ortaya çıkarın ve masraf döngüsü süresini %30 azaltın.

Ücretsiz Denemenizi Başlatın

Kredi kartı gerekmez. Dakikalar içinde başlayın.