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Améliorez votre gestion des dépenses

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la gestion des dépenses dans Coupa Expenses
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Améliorez votre gestion des dépenses
Défis (11) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimiser la Gestion des Dépenses dans Coupa Expenses pour l'Efficacité

Les processus de gestion des dépenses sont souvent complexes, ce qui entraîne des blocages dans les approbations et des défis de conformité. Notre plateforme offre une visibilité claire sur vos opérations, vous aidant à identifier les inefficacités et à optimiser chaque étape. Découvrez comment simplifier vos Workflows, réduire vos coûts et garantir le respect constant de vos politiques internes.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi l'optimisation de la gestion des dépenses dans Coupa Expenses est cruciale

Même avec des plateformes robustes comme Coupa Expenses, les organisations rencontrent fréquemment des inefficacités cachées dans leurs processus de gestion des dépenses. Ces inefficacités, bien que subtiles, peuvent impacter considérablement vos résultats, la satisfaction des employés et votre posture de conformité. Les remboursements tardifs frustrent les employés, entraînant une réduction de la productivité et du moral. Des politiques peu claires ou appliquées de manière inconsistante peuvent entraîner des divergences financières, des risques d'audit et une charge administrative inutile, car les équipes financières courent après les approbations ou corrigent les erreurs. De plus, un processus de dépenses inefficace signifie des coûts opérationnels plus élevés en raison de vérifications manuelles excessives, de retravail et de cycles d'approbation prolongés. Comprendre et relever ces défis est crucial pour maintenir la santé financière et un environnement de travail positif, garantissant que votre investissement dans Coupa Expenses porte réellement ses fruits.

Comment le Process Mining révèle l'efficacité dans Coupa Expenses

Le Process Mining offre une lentille puissante pour analyser votre processus de gestion des dépenses, dépassant les suppositions pour révéler le véritable flux opérationnel au sein de Coupa Expenses. En exploitant les données des event log, le Process Mining construit une carte objective, basée sur les données, du parcours de chaque note de frais, de sa création au remboursement final. Vous pouvez identifier visuellement toutes les variations, les écarts par rapport aux procédures standards et les boucles de retravail qui pourraient être cachées dans votre système. Par exemple, vous pourriez découvrir qu'une partie significative des notes de frais est systématiquement renvoyée pour révision en raison d'informations manquantes, ou que certains approbateurs créent constamment des bottlenecks, prolongeant le délai global de remboursement. Cette capacité offre une transparence inégalée, vous permettant d'identifier précisément les activités ou les transferts qui ralentissent votre processus, augmentent les coûts ou entraînent des problèmes de non-conformité au sein de votre environnement Coupa Expenses. Il s'agit de voir le processus tel qu'il se déroule réellement, et non pas seulement tel qu'il est documenté.

Domaines clés pour l'amélioration et l'optimisation des processus

Avec le Process Mining, vous obtenez des informations précises sur les points où votre processus de gestion des dépenses dans Coupa Expenses nécessite des améliorations. Plusieurs domaines courants émergent souvent comme principales cibles d'optimisation. Vous pouvez identifier et réduire le nombre d'étapes d'une note de frais, surtout pour les transactions de faible valeur, en rationalisant les workflows d'approbation. Comprendre les causes profondes des rejets et des resoumissions vous permet de mettre en œuvre de meilleures directives pour les employés ou d'ajuster les contrôles de politique pour prévenir de futurs problèmes. Vous pourriez découvrir des opportunités d'automatiser les vérifications de routine actuellement effectuées manuellement, libérant ainsi les équipes financières pour des tâches plus stratégiques. De plus, en analysant le temps de cycle de chaque activité, vous pouvez identifier les gestionnaires ou les services spécifiques qui sont des bottlenecks constants et travailler à l'amélioration de leurs processus de révision. Cette approche ciblée vous aide à aborder les inefficacités de manière proactive plutôt que de réagir aux problèmes, conduisant à une optimisation significative des processus.

Résultats attendus de l'optimisation de votre processus de gestion des dépenses

La mise en œuvre du Process Mining pour la gestion des dépenses dans Coupa Expenses apporte des avantages mesurables et percutants à l'ensemble de votre organisation. Vous pouvez vous attendre à une réduction notable du délai moyen de remboursement, entraînant directement une satisfaction accrue des employés et une diminution des demandes administratives. En abordant les violations de politique de manière proactive, vous améliorez la conformité et minimisez les risques d'audit, protégeant ainsi votre intégrité financière. Les coûts opérationnels associés au traitement des dépenses diminueront à mesure que vous éliminerez le retravail, automatiserez les tâches et rationaliserez les approbations. De plus, une efficacité de processus améliorée signifie que votre équipe financière peut allouer les ressources plus efficacement, passant d'une résolution de problèmes réactive à une gestion financière stratégique. En fin de compte, l'optimisation du processus de votre workflow Coupa Expenses contribue à une opération financière plus agile, conforme et rentable.

Commencer à améliorer votre processus Coupa Expenses

S'engager dans la voie de l'optimisation de votre gestion des dépenses avec le Process Mining dans Coupa Expenses est plus accessible que vous ne le pensez. Ce guide est conçu pour vous aider à exploiter vos données Coupa existantes pour découvrir rapidement des informations puissantes. En vous concentrant sur 'comment améliorer la gestion des dépenses' et 'comment réduire le temps de cycle de gestion des dépenses', vous pouvez immédiatement commencer à visualiser votre état actuel, identifier les bottlenecks critiques et formuler des stratégies d'optimisation des processus basées sur les données. Commencer aujourd'hui signifie vous rapprocher d'un système de gestion des dépenses plus efficace, conforme et convivial pour les employés, transformant les défis en opportunités de croissance et d'excellence financière.

Gestion des dépenses Rapports de dépenses Processus de Remboursement Workflow d'approbation Conformité à la Politique Opérations financières Contrôle des coûts Réduction du Temps de Cycle Précision financière

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les retards dans l'approbation des managers ou de la comptabilité font attendre les employés plus longtemps pour leurs remboursements, ce qui nuit à leur satisfaction et au flux de trésorerie. Ces cycles prolongés proviennent souvent de goulots d'étranglement, de responsabilités floues ou de temps de réponse lents dans Coupa Expenses. Cela affecte directement le moral des équipes et peut immobiliser le fonds de roulement.
ProcessMind révèle où se produisent les ralentissements dans le Workflow d'approbation, identifiant les approbateurs ou les étapes spécifiques qui freinent systématiquement le processus. En visualisant les parcours réels et les blocages dans vos données Coupa Expenses, ProcessMind identifie les causes profondes et suggère des améliorations pour accélérer les approbations.

Un nombre élevé de notes de frais rejetées entraîne du retravail, de la frustration pour les employés et une charge administrative accrue. Ces rejets signalent souvent des problèmes d'adhérence aux politiques, des documents manquants ou des malentendus concernant les exigences de soumission au sein de Coupa Expenses. Cette inefficacité consomme un temps précieux pour les employés et les équipes financières.
ProcessMind analyse les parcours des rapports rejetés, révélant les raisons courantes des rejets et les points du workflow Coupa Expenses où ils se produisent. Il aide à identifier des schémas, tels que des catégories de dépenses ou des services spécifiques avec des taux de rejet plus élevés, permettant une formation ciblée ou une clarification des politiques.

La non-conformité aux politiques de dépenses peut entraîner des pertes financières, des risques d'audit et des dépenses incohérentes. Sans une visibilité claire, les dépenses non conformes aux politiques peuvent passer inaperçues dans le système Coupa Expenses, créant des lacunes potentielles en matière de conformité et des atteintes à la réputation. Cela expose l'organisation à des sanctions financières et à des défaillances de contrôle interne.
ProcessMind signale les écarts réels par rapport à vos politiques de dépenses définies, en tirant parti des attributs du Policy Violation Flag dans les data de Coupa Expenses. Il met en évidence les rapports qui contournent les contrôles standards ou contiennent des dépenses en dehors des catégories autorisées, permettant une application proactive et de meilleurs résultats d'audit.

Un traitement des remboursements incohérent ou lent a un impact négatif sur la satisfaction des employés et peut tendre les relations. Les retards entre l'approbation finale et le paiement effectif dans Coupa Expenses signalent souvent des inefficacités dans la planification, l'exécution ou l'intégration avec les systèmes comptables. Cela affecte directement l'expérience des employés et leur confiance dans le processus financier.
ProcessMind visualise le temps écoulé entre l'approbation financière et l'exécution du remboursement pour chaque rapport, identifiant les goulots d'étranglement dans le processus de remboursement. Il contribue à optimiser le processus post-approbation dans Coupa Expenses, garantissant des paiements rapides et améliorant l'efficacité opérationnelle financière.

Les notes de frais renvoyées pour révision en raison d'erreurs ou d'informations manquantes génèrent un effort manuel inutile et prolongent les délais de traitement. Ces allers-retours constants dans Coupa Expenses immobilisent des ressources dans les services de soumission et de révision, entraînant une perte de temps et une augmentation des coûts opérationnels.
ProcessMind identifie la fréquence à laquelle les rapports sont renvoyés pour révision et les étapes courantes où cela se produit en utilisant l'activité 'Note de frais renvoyée pour révision'. En comprenant ces boucles de retravail dans vos données Coupa Expenses, ProcessMind aide à mettre en œuvre des mesures pour réduire les erreurs en amont, améliorant ainsi le rendement dès la première passe.

Sans une compréhension claire et en temps réel de l'ensemble du processus de gestion des dépenses dans Coupa Expenses, les organisations peinent à identifier les causes profondes des inefficacités. Ce manque de visibilité entrave la prise de décision basée sur les données, rendant difficile de localiser l'origine des retards ou des problèmes de conformité.
ProcessMind crée une vue radiographique de votre processus complet de gestion des dépenses, de la création à la comptabilité, en utilisant vos données d'événements Coupa Expenses. Il visualise tous les chemins réels empruntés par les notes de frais, révélant les goulots d'étranglement cachés, les déviations et les opportunités d'optimisation qui étaient auparavant opaques.

Les variations involontaires dans l'acheminement des notes de frais pour approbation entraînent un traitement incohérent, des lacunes potentielles en matière de conformité et des délais imprévisibles. Lorsque les rapports contournent les étapes standard ou suivent des chemins ad hoc dans Coupa Expenses, il devient difficile de maintenir le contrôle et d'assurer l'équité.
ProcessMind découvre toutes les variantes réelles des processus empruntées par les notes de frais, en mettant en évidence les chemins les plus courants et les plus déviants au sein de vos données Coupa Expenses. Cela aide à standardiser les workflows, à éliminer les raccourcis non autorisés et à appliquer un processus d'approbation cohérent et conforme.

Les retards ne sont souvent pas uniformes au sein de l'organisation ; certains services ou catégories de dépenses peuvent systématiquement connaître des délais d'approbation plus longs ou des taux de rejet plus élevés. Sans identifier ces coupables spécifiques au sein de Coupa Expenses, les améliorations génériques ne parviennent pas à résoudre les inefficacités localisées.
ProcessMind segmente les données du processus par des attributs comme le service de l'employé et la catégorie de dépenses pour révéler quels segments fonctionnent mal. Il aide à identifier les zones de votre utilisation de Coupa Expenses où une formation ciblée, des ajustements de politique ou des réaffectations de ressources sont les plus nécessaires pour améliorer l'efficacité.

Les audits manuels et chronophages des notes de frais épuisent les ressources et retardent la finalisation des enregistrements financiers. Identifier les rapports qui nécessitent un examen approfondi par rapport à ceux qui peuvent être traités rapidement dans Coupa Expenses est un défi majeur, conduisant à des audits excessifs ou à des risques non détectés.
ProcessMind met en évidence les rapports présentant des violations potentielles des politiques, des séquences d'activités inhabituelles ou des attributs à haut risque, rationalisant ainsi votre processus d'audit. En concentrant les efforts d'audit sur les rapports avec un Policy Violation Flag plus élevé ou des chemins d'approbation complexes dans Coupa Expenses, il réduit l'effort manuel et augmente l'efficacité de l'audit.

Le temps cumulé consacré aux approbations, rejets, révisions et remboursements se traduit par des coûts opérationnels significatifs par note de frais. Sans comprendre les activités spécifiques qui contribuent le plus à ces coûts au sein de Coupa Expenses, il est difficile d'identifier les domaines de réduction des coûts.
ProcessMind quantifie le temps et les ressources consommés par chaque activité et chemin dans le processus de gestion des dépenses. En identifiant les étapes inefficaces et les boucles de rework révélées par vos data Coupa Expenses, ProcessMind aide à optimiser les workflows pour réduire le coût global de traitement de chaque rapport.

Le décalage entre le remboursement des dépenses et leur imputation finale aux systèmes comptables peut entraîner des divergences dans les rapports financiers et empêcher une clôture financière précise. Ces retards, même après l'exécution du remboursement dans Coupa Expenses, peuvent créer des défis de rapprochement et affecter la précision financière.
ProcessMind suit le cycle de vie complet jusqu'à l'enregistrement comptable, identifiant toute lacune ou tout retard dans les dernières étapes du processus. Il révèle où le transfert vers les systèmes comptables dans Coupa Expenses peut être optimisé, garantissant une remontée d'informations financières rapide et précise.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Cet objectif vise à réduire considérablement le temps total nécessaire à l'approbation d'une note de frais, de la soumission à l'approbation finale par le responsable et la finance. Des cycles d'approbation plus rapides dans Coupa Expenses conduisent à des remboursements plus rapides, ce qui améliore directement la satisfaction des employés et réduit le nombre de demandes adressées aux équipes financières. Cela contribue également à une meilleure gestion des flux de trésorerie pour l'organisation.
ProcessMind aide en analysant le flux de processus réel de chaque note de frais, identifiant les activités ou rôles spécifiques qui agissent comme des goulots d'étranglement. Il visualise tous les chemins d'approbation, révélant où les retards surviennent et quantifiant leur impact. Vous pouvez identifier les responsables ayant des temps d'approbation longs, découvrir les étapes d'approbation inutiles et simuler des scénarios "what-if" pour optimiser le workflow. Atteindre une réduction de 30 à 50% du temps d'approbation moyen est un résultat courant.

Cet objectif vise à réduire la fréquence à laquelle les notes de frais sont renvoyées pour révision ou finalement rejetées au sein de Coupa Expenses. Un taux de rejet plus faible signifie des soumissions de meilleure qualité, moins de rework pour les employés et les approbateurs, et un processus global plus fluide. Cela impacte directement l'efficacité opérationnelle et réduit les coûts de traitement par rapport.
ProcessMind identifie les raisons courantes de rejet, telles que les reçus manquants, les violations de politique ou le codage incorrect, en analysant les data historiques. Il peut identifier les modèles menant aux rejets, mettre en évidence les employés ou départements spécifiques avec des taux de rejet élevés, et suggérer des mesures proactives comme des contrôles de pré-soumission améliorés ou une communication de politique plus claire pour améliorer les approbations au premier passage.

Atteindre cet objectif signifie s'assurer que toutes les notes de frais respectent strictement les politiques de l'entreprise et les exigences réglementaires. Les violations de politique non détectées peuvent entraîner des risques financiers, des problèmes d'audit et un comportement de dépenses incohérent. Une conformité renforcée au sein de Coupa Expenses permet un meilleur contrôle des coûts et maintient l'intégrité financière.
ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux règles de politique définies en comparant l'exécution réelle du processus avec les chemins idéaux conformes. Il met en évidence les violations spécifiques, quantifie leur impact et identifie les problèmes systémiques qui permettent un comportement non conforme. Cela permet aux organisations de mettre en œuvre des formations ciblées, d'ajuster les politiques et d'améliorer les contrôles de pré-approbation pour prévenir de manière proactive la non-conformité future.

Cet objectif vise à accélérer considérablement le temps nécessaire aux employés pour recevoir leurs remboursements une fois qu'une note de frais est approuvée. Des vitesses de remboursement lentes et incohérentes peuvent entraîner une insatisfaction des employés et une augmentation des demandes administratives. L'amélioration de ce processus dans Coupa Expenses améliore l'expérience des employés et réduit la contrainte financière sur les individus.
ProcessMind cartographie l'ensemble du sous-processus de remboursement, de l'approbation finale à l'exécution du paiement. Il identifie les retards spécifiques post-approbation, tels que la gestion manuelle, les fenêtres de traitement par lots ou les problèmes d'intégration avec les systèmes de paiement. En analysant ces goulots d'étranglement, ProcessMind permet aux organisations de rationaliser la planification des paiements, d'automatiser les transferts et d'assurer une expérience de remboursement cohérente et plus rapide.

Cet objectif vise à réduire la nécessité pour les employés et les approbateurs de retraiter, corriger ou réviser manuellement les notes de frais en raison d'erreurs ou d'incomplétudes. Un volume élevé de rework manuel dans Coupa Expenses entraîne une perte de temps, une augmentation des coûts opérationnels et des retards dans l'ensemble du processus de gestion des dépenses.
ProcessMind quantifie la quantité de rework se produisant à différentes étapes du cycle de vie de la note de frais. Il identifie les causes profondes, telles que les retours fréquents pour informations manquantes ou codage incorrect, et met en évidence les activités ou les rôles qui contribuent le plus à ce rework. En comprenant ces facteurs, les organisations peuvent mettre en œuvre des améliorations de processus comme des directives de soumission améliorées ou des règles de validation automatisées pour réduire considérablement l'effort manuel.

Atteindre cet objectif signifie acquérir une compréhension complète et en temps réel de chaque étape d'une note de frais, de sa création à sa comptabilisation finale. Une visibilité insuffisante dans Coupa Expenses conduit à des bottlenecks cachés, à des retards dans la résolution des problèmes et à une incapacité à prendre des décisions basées sur les données pour l'optimisation des processus.
ProcessMind découvre et visualise automatiquement le flux de processus de bout en bout complet de toutes les notes de frais, révélant toutes les variantes réelles et les écarts par rapport au chemin prévu. Il offre une vue d'ensemble claire des activités, des transferts et des temps de cycle, permettant aux parties prenantes d'identifier les inefficacités, de comprendre le comportement réel du processus et de surveiller les performances en continu. Cette vue holistique est cruciale pour une résolution proactive des problèmes.

Cet objectif vise à réduire la variabilité dans la manière dont les notes de frais sont acheminées et approuvées, garantissant un processus cohérent et prévisible. Les variations incontrôlées des chemins d'approbation au sein de Coupa Expenses peuvent entraîner confusion, retards, application incohérente des politiques et difficultés d'audit.
ProcessMind découvre toutes les variantes de processus existantes et les compare aux chemins d'approbation idéaux et prédéfinis. Il met en évidence les écarts, identifie les raisons des routages variés et cible les rôles ou conditions spécifiques qui introduisent de la complexité. En comprenant ces variations, les organisations peuvent faire respecter des workflows standardisés, simplifier les matrices d'approbation et assurer un processus plus prévisible et efficace.

Cet objectif se concentre sur l'identification et la résolution des disparités de performance dans le traitement des notes de frais entre les différents départements ou centres de coûts. Si des unités organisationnelles spécifiques subissent constamment des retards ou des taux de rejet plus élevés dans Coupa Expenses, cela peut nuire à l'efficacité globale et entraîner des expériences inéquitables pour les employés.
ProcessMind permet une segmentation détaillée de la performance du processus par département d'employé, centre de coûts ou catégorie de dépenses. Il met en évidence les domaines sous-performants, quantifie leur impact sur les temps de cycle et les coûts, et aide à identifier les goulots d'étranglement localisés ou les besoins en formation. Cela permet des interventions ciblées et des ajustements de processus pour atteindre une performance équitable et optimisée dans l'ensemble de l'organisation.

Cet objectif vise à rationaliser et à accélérer le processus d'audit des notes de frais, le rendant moins gourmand en ressources et plus efficace. Les audits inefficaces au sein de Coupa Expenses peuvent consommer un temps et des efforts considérables, retarder les clôtures financières et potentiellement passer à côté de problèmes de conformité critiques.
ProcessMind automatise la création de pistes d'audit et peut signaler de manière proactive les transactions à haut risque ou les schémas suspects basés sur des règles prédéfinies ou des anomalies détectées. Cela permet aux équipes d'audit de concentrer leurs efforts sur les exceptions et les cases non conformes plutôt que de passer au crible chaque rapport. En réduisant la collecte et l'analyse manuelles des data, ProcessMind réduit considérablement l'effort d'audit et accélère la résolution des problèmes.

Cet objectif vise à réduire le coût opérationnel total associé au traitement de chaque note de frais, de la soumission au remboursement et à la comptabilité. Des coûts de traitement élevés dans Coupa Expenses réduisent la rentabilité et signalent des inefficacités qui peuvent être résolues. Atteindre cet objectif impacte directement le résultat net.
ProcessMind quantifie les coûts associés à chaque activité, rework loop et étape d'approbation au sein du processus de gestion des dépenses. Il identifie les principaux facteurs de coût, tels que les interventions manuelles excessives, les multiples couches d'approbation ou les rejets fréquents. En optimisant les workflows, en éliminant les étapes redondantes et en automatisant les tâches routinières, ProcessMind aide les organisations à réaliser des réductions significatives du coût moyen de traitement de chaque note de frais.

Cet objectif se concentre sur la réduction du délai entre le remboursement d'une note de frais et son imputation finale au grand livre comptable. Les retards d'imputation comptable au sein de Coupa Expenses peuvent entraîner des inexactitudes dans les états financiers, des processus de clôture de fin de mois plus lents et des défis dans la gestion des flux de trésorerie en temps réel.
ProcessMind analyse les étapes spécifiques et les transferts impliqués dans le processus comptable post-remboursement. Il identifie les goulots d'étranglement tels que la saisie manuelle des data, les problèmes de rapprochement ou les retards dans les intégrations de système entre Coupa Expenses et le grand livre. En rationalisant ces transitions et en mettant en évidence les domaines d'automatisation, ProcessMind aide à garantir une remontée d'informations financières rapide et précise, améliorant la précision financière globale.

Le Parcours d'Amélioration en 6 Étapes pour la Gestion des Dépenses

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Que faire

Accédez au template Excel prédéfini, structuré pour capturer tous les points de données pertinents pour une analyse complète de la gestion des dépenses.

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Pourquoi c'est important

Assurez-vous que vos données sont organisées correctement dès le départ, posant ainsi une base solide pour une analyse précise et des informations pertinentes.

Résultat attendu

Un template prêt à l'emploi conçu pour une collecte de données efficace à partir de Coupa Expenses.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Optimisez l'efficacité des processus de dépenses dans Coupa

ProcessMind fournit des visualisations claires de votre processus de dépenses Coupa, révélant où se produisent les inefficacités et les problèmes de conformité. Obtenez des informations exploitables pour optimiser chaque étape, de la soumission à l'approbation.
  • Visualisez le workflow réel des dépenses dans Coupa
  • Identifier instantanément les goulots d'étranglement des approbations
  • Assurer une adhésion cohérente aux politiques
  • Réduire les coûts de traitement et les temps de cycle
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Optimiser Votre Processus de Gestion des Dépenses

Ces résultats mettent en évidence les améliorations mesurables que les organisations obtiennent généralement en appliquant le Process Mining à leurs workflows de gestion des dépenses, en exploitant les data de Coupa Expenses pour identifier et résoudre les goulots d'étranglement.

0 %
Approbations plus rapides

Réduction moyenne du temps d'approbation

Rationalisez le processus d'approbation des dépenses de bout en bout, en vous assurant que les employés sont remboursés plus rapidement et que les équipes financières opèrent plus efficacement. Identifiez et éliminez les goulots d'étranglement pour accélérer le traitement.
0 %
Réduction du retravail et des rejets

Diminution des rapports nécessitant une révision

Identifiez les causes profondes des rejets et du retravail, telles que les malentendus de politique ou les erreurs courantes. Améliorez les taux d'approbation au premier passage, économisant un temps et des ressources considérables pour les employés et les approbateurs.
0 %
Amélioration de la Conformité aux Politiques

Réduction des violations de politique détectées

Obtenez une visibilité claire sur les modèles de non-conformité aux politiques et leurs causes profondes. Renforcez l'adhésion aux politiques de dépenses, réduisant les risques financiers et assurant une application juste et cohérente à travers l'organisation.
0 days
Remboursements Plus Rapides

Réduction moyenne du délai de paiement

Identifiez les retards dans le processus d'exécution des remboursements, en vous assurant que les employés reçoivent leurs fonds plus rapidement. Cela améliore la satisfaction des employés et réduit les demandes adressées aux équipes financières.
0 %
Chemins d'Approbation Rationalisés

Réduction du nombre de variantes de processus

Découvrez et consolidez les variations inutiles dans les processus d'approbation des dépenses. Cela conduit à une plus grande cohérence, prévisibilité et efficacité au sein de l'organisation grâce à la standardisation des workflows.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus et de la qualité des données. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées sur l'ensemble des implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique d'une note de frais, qui regroupe toutes les activités et dépenses connexes pour une seule soumission.

Pourquoi c'est important

C'est la clé essentielle pour connecter tous les events liés à une seule demande de remboursement, rendant possible l'analyse de l'ensemble du processus du début à la fin.

Le nom de l'event commercial qui s'est produit à un moment précis pour une note de frais.

Pourquoi c'est important

Cet attribut définit les étapes du processus, permettant la visualisation et l'analyse du flux de processus, qui est le cœur du Process Mining.

L'horodatage indiquant quand une activité ou un événement s'est produit.

Pourquoi c'est important

Ce timestamp fournit l'ordre chronologique des events et est la base de toute analyse basée sur la durée et la performance, y compris le temps de cycle et l'identification des goulots d'étranglement.

L'horodatage indiquant quand une activité a été achevée.

Pourquoi c'est important

Permet le calcul de durées d'activité précises, ce qui est essentiel pour identifier et analyser le temps passé sur des tâches spécifiques par rapport au temps d'attente.

Le nom de l'employé ou de l'utilisateur qui a effectué l'activité.

Pourquoi c'est important

Les attributs se rapportent à des individus spécifiques, permettant l'analyse de la charge de travail, de la performance et du comportement spécifique aux ressources au sein du processus.

Le département de l'employé qui a soumis la note de frais.

Pourquoi c'est important

Permet la comparaison des performances entre différents services, aidant à identifier les parties de l'organisation qui sont efficaces et celles qui pourraient nécessiter un soutien.

La valeur monétaire totale de la note de frais.

Pourquoi c'est important

Fournit un contexte financier au processus, permettant une analyse basée sur la valeur monétaire des notes de frais, qui influence souvent les chemins d'approbation et la priorité de traitement.

Le statut actuel ou final de la note de frais.

Pourquoi c'est important

Définit le résultat de chaque case, ce qui est fondamental pour l'analyse basée sur les résultats, comme la comparaison des chemins des rapports approuvés versus rejetés.

La raison fournie lorsqu'une note de frais est rejetée par un approbateur.

Pourquoi c'est important

Explique directement pourquoi le retravail se produit, fournissant des informations exploitables pour réduire les taux de rejet grâce à des formations ciblées, une clarification des politiques ou des améliorations de processus.

Un indicateur booléen qui est vrai si la note de frais a été signalée pour une violation de politique.

Pourquoi c'est important

Permet la mesure et l'analyse directes de la conformité aux politiques, aidant à identifier et à traiter les zones à haut risque ou de non-adhésion fréquente.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque le début du cycle de vie de la note de frais. Cet event est capturé lorsqu'un utilisateur crée et enregistre une nouvelle note de frais pour la première fois, la plaçant en état de brouillon.

Pourquoi c'est important

C'est le point de départ de toute analyse de processus et c'est crucial pour mesurer le temps de cycle total de bout en bout d'une note de frais.

L'employé soumet formellement la note de frais complétée pour approbation. Cette action fait passer le rapport d'un état de brouillon à un état d'approbation en attente et est explicitement enregistrée par le système.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon critique qui déclenche le processus d'approbation. La durée entre la création et la soumission indique le temps que les employés mettent pour préparer les rapports.

Le responsable direct de l'employé ou l'approbateur de premier niveau approuve la note de frais. Ceci est capturé comme un event explicite dans l'historique d'approbation du rapport, qui inclut un timestamp.

Pourquoi c'est important

Marque l'achèvement du premier niveau d'approbation. L'analyse du temps jusqu'à cet event est essentielle pour le KPI de temps de cycle d'approbation et l'identification des goulots d'étranglement au niveau des responsables.

L'équipe financière ou d'audit donne l'approbation finale pour la note de frais. Cet event signale que le rapport est validé et prêt pour le traitement du paiement et est enregistré dans l'historique d'approbation.

Pourquoi c'est important

C'est le jalon d'approbation final. Le temps entre l'approbation du responsable et l'approbation financière est un composant clé du cycle d'approbation global.

Le paiement est traité avec succès, et les fonds sont déboursés à l'employé. Cet event confirme que l'employé a été payé et complète la partie remboursement du processus.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon critique pour la satisfaction des employés et le point final du KPI de Délai Moyen de Remboursement.

Les transactions financières liées à la note de frais sont enregistrées dans le Grand Livre. Cela représente l'étape finale du processus du point de vue de la comptabilité financière.

Pourquoi c'est important

C'est l'activité finale, marquant la véritable fin du processus. Le temps entre le remboursement et l'imputation est critique pour une clôture financière rapide et précise.

FAQ

Foire aux questions

Process Mining cible directement des problèmes comme les cycles d'approbation longs, les rejets fréquents et les violations de politique non détectées au sein de Coupa Expenses. Il fournit une carte visuelle, basée sur les data, de votre processus de dépenses, révélant les goulots d'étranglement et les inefficacités. Cette clarté aide à comprendre pourquoi les retards surviennent et où se situent les lacunes en matière de conformité.

Pour effectuer du Process Mining, vous avez principalement besoin d'event logs de Coupa Expenses. Cela inclut le Case Identifier, qui est l'ID de la note de frais, l'Activité effectuée, telle que "Note de Frais Soumise" ou "Approuvée par le Responsable", et un Timestamp précis pour chaque activité. Optionnellement, inclure des informations comme la ressource, la catégorie de dépenses ou le montant peut enrichir l'analyse.

L'application du Process Mining à la gestion des dépenses offre des avantages significatifs, notamment une réduction mesurable des délais d'approbation des dépenses et une diminution des taux de rejet. Elle améliore également la conformité globale aux politiques de dépenses et aide à standardiser les chemins d'approbation. En fin de compte, cela conduit à des coûts de traitement par note de frais plus bas et à des remboursements plus rapides.

Oui, le Process Mining est très efficace pour identifier les violations de politique de dépenses. En comparant les flux de processus réels et observés avec les règles prédéfinies et les exigences de conformité, l'outil peut signaler les déviations. Cela permet aux organisations de détecter de manière proactive les étapes non autorisées, les schémas d'approbation inhabituels ou les contrôles de conformité manqués qui passeraient autrement inaperçus.

La confidentialité et la sécurité des données sont primordiales lors du traitement d'informations financières. Les plateformes de Process Mining peuvent être configurées pour anonymiser ou pseudonymiser les champs sensibles, afin de concentrer l'analyse sur les étapes et les délais du processus plutôt que sur les détails financiers personnels. Des contrôles d'accès stricts et des politiques de gouvernance des données garantissent que seul le personnel autorisé peut consulter les informations pertinentes.

L'extraction des données de Coupa Expenses peut être réalisée par plusieurs méthodes, y compris des intégrations API directes, un accès à la base de données lorsque cela est autorisé, ou en exportant des fichiers CSV structurés. La méthode choisie dépend de votre configuration système et de vos politiques de gouvernance des données. Assurer un transfert de données sécurisé et efficace est une considération clé.

Des aperçus initiaux et la découverte de goulots d'étranglement majeurs peuvent souvent être obtenus en quelques semaines après le démarrage d'une initiative de Process Mining, une fois l'extraction et la modélisation des data terminées. Des améliorations de processus plus substantielles et des avantages concrets apparaissent généralement dans un délai de trois à six mois, selon la complexité du processus et la mise en œuvre des changements recommandés.

Non, le Process Mining ne remplace pas les outils de reporting existants; il les complète plutôt en offrant des aperçus plus approfondis et diagnostiques. Alors que les rapports standards montrent ce qui s'est passé, le Process Mining explique pourquoi cela s'est produit en visualisant le flux réel et les variations de vos processus. Il fournit une compréhension fondamentale qui améliore la valeur de vos métriques actuelles.

La mise en œuvre du Process Mining nécessite généralement une équipe pluridisciplinaire. Les rôles clés incluent des ingénieurs de données pour l'extraction, la transformation et le chargement (ETL), ainsi que des analystes métier qui comprennent le processus de gestion des dépenses. Un support informatique pour la mise en place de l'infrastructure et la maintenance continue peut également être requis pour garantir un fonctionnement fluide.

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