Il Suo template per i dati delle richieste Purchase to Pay

L'ID della Richiesta di Acquisto è la chiave centrale che collega tutte le attività relative a una singola richiesta di beni o servizi. A ogni richiesta viene assegnato un ID unico al momento della creazione, che rimane costante per tutto il suo ciclo di vita. Ciò consente il monitoraggio end-to-end della richiesta, dalla sua creazione e invio iniziali, attraverso tutti i passaggi di approvazione o rifiuto, fino alla sua fornitura e chiusura finali. Nel Process Mining, ogni voce del Event Log è collegata a questo ID, consentendo la ricostruzione del percorso completo per ogni caso.

Questo è l'ID Caso essenziale che collega tutti i passaggi del processo, consentendo un'analisi completa del ciclo di vita della richiesta dall'inizio alla fine.

Questo è un campo chiave primaria presente nel modulo Richieste di Coupa e nelle esportazioni di dati correlate.

Questo Attributo registra i distinti passaggi nel ciclo di vita della richiesta d'acquisto. Esempi includono 'Richiesta creata', 'Passaggio di approvazione approvato' e 'Richiesta fornita'. Ogni attività rappresenta una specifica pietra miliare o azione intrapresa sulla richiesta. L'analisi della sequenza e della frequenza di queste attività è fondamentale per il Process Mining, poiché consente la visualizzazione delle mappature di processo, l'identificazione di percorsi comuni e il rilevamento di deviazioni dalla procedura standard.

Definisce i passaggi nella mappatura del processo, rendendo possibile visualizzare e analizzare il flusso delle richieste.

Questo è tipicamente derivato dai Event Log, dai record di cambio di stato o dai log di audit all'interno del sistema Coupa. Potrebbe richiedere una mappatura dai campi di stato o dai codici di azione.

Il Tempo Evento, o timestamp, cattura il momento esatto in cui un'attività è stata registrata per una richiesta di acquisto. Questi dati sono critici per l'ordinamento cronologico degli eventi per costruire il flusso di processo. È la base per tutte le analisi basate sul tempo, inclusi il calcolo dei tempi di ciclo, l'identificazione dei colli di bottiglia misurando la durata tra le attività e la comprensione delle prestazioni del processo in diversi periodi di tempo. Timestamp precisi e granulari sono essenziali per un'analisi di processo significativa.

Questo timestamp è cruciale per ordinare correttamente gli eventi e calcolare tutte le metriche basate sulla durata, come i tempi di ciclo e i Bottleneck.

Questa informazione viene acquisita nei log di audit o nei record storici per ogni richiesta in Coupa, spesso come campo 'created_at' o 'updated_at' per ogni azione.

Questo Attributo specifica il sistema di origine dove i dati di processo sono stati generati. Per questa analisi, il valore sarà costantemente 'Coupa'. Includere questo campo è una best practice, specialmente in ambienti dove i dati potrebbero essere uniti da più sistemi. Fornisce un contesto essenziale sulla Data Lineage e aiuta nella gestione della Data Governance e delle regole di qualità.

Fornisce una chiara Data Lineage, fondamentale per la Data Governance e per la fusione di dati provenienti da più sistemi aziendali.

Questo è tipicamente un valore statico aggiunto durante il processo di estrazione e trasformazione dei dati per etichettare l'origine del dataset.

Questo Attributo registra la data e l'ora dell'estrazione dati più recente da Coupa. Fornisce trasparenza sulla freschezza dei dati analizzati. Conoscere la recente datazione dei dati è fondamentale per gli utenti per capire se gli insight riflettono lo stato operativo attuale o un punto precedente nel tempo. Questo è particolarmente importante per le Dashboard che monitorano le operazioni in corso.

Informa gli utenti sulla freschezza dei dati, assicurando che comprendano il periodo di tempo dell'analisi e prendano decisioni basate su informazioni aggiornate.

Questo timestamp viene generato e aggiunto dalla pipeline di dati o dallo strumento ETL al termine di un'estrazione dati riuscita.

Questo Attributo identifica l'individuo specifico o il gruppo di approvazione assegnato a un passaggio di approvazione. Viene popolato per attività come 'Passaggio di approvazione avviato', 'Passaggio di approvazione approvato' e 'Passaggio di approvazione rifiutato'. L'analisi dei dati per approvatore è fondamentale per costruire la Dashboard 'Performance e carico dell'approvatore'. Aiuta a misurare i tempi di approvazione individuali, identificare i Bottleneck causati da approvatori specifici e valutare la distribuzione del carico di lavoro.

Cruciale per analizzare le prestazioni dell'approvatore, bilanciare il carico di lavoro e identificare i colli di bottiglia legati a individui specifici o gruppi di approvazione.

Questa informazione si trova nei dettagli della catena di approvazione associati a ciascuna richiesta in Coupa. Potrebbe richiedere l'unione con i dati Utente.

L'Attributo Dipartimento collega ogni richiesta a una specifica unità organizzativa o centro di costo. Questa è una dimensione critica per l'analisi comparativa. Consente di filtrare e segmentare Dashboard e KPI per dipartimento, consentendo ai manager di confrontare i tempi di ciclo di approvazione, i tassi di rifiuto e la Conformità tra diverse parti dell'organizzazione. Questo aiuta a individuare problemi specifici di dipartimento o best practice.

Consente il confronto degli indicatori chiave di performance (KPI) di processo, come il tempo di ciclo e i tassi di rifiuto, tra diverse unità aziendali, evidenziando le aree di miglioramento.

Questo è un campo standard sull'oggetto Richiesta in Coupa, spesso associato al profilo utente del richiedente o specificato sulle voci di riga della richiesta.

Questo Attributo rappresenta il costo totale di tutti i beni e servizi richiesti nella richiesta. L'importo è un fattore cruciale nell'analisi del processo, poiché spesso influenza la complessità del Workflow di approvazione; le richieste di valore più elevato richiedono tipicamente più passaggi di approvazione. L'analisi delle metriche di processo per fasce di valore (ad esempio, <$1000, $1000-$10000) può rivelare come il processo gestisce le richieste di diversa rilevanza finanziaria.

Aiuta ad analizzare come il processo varia per le richieste di diverso valore, poiché importi più elevati spesso attivano workflow di approvazione più complessi.

Questo è un campo standard sull'intestazione dell'oggetto Richiesta in Coupa, tipicamente denominato 'total' o 'total_amount'.

Questo Attributo identifica l'individuo che ha avviato la richiesta. L'analisi dei dati per richiedente aiuta a identificare modelli relativi a utenti specifici, come alti tassi di modifica o frequenti rifiuti, che possono indicare la necessità di una formazione aggiuntiva. Viene anche utilizzato per analizzare i volumi delle richieste e il comportamento del processo per diversi utenti o gruppi di utenti.

Consente l'analisi del comportamento del processo per utente, aiutando a identificare le esigenze di formazione e a comprendere come i diversi individui interagiscono con il processo.

Disponibile come campo standard sull'oggetto Richiesta in Coupa, spesso collegato all'oggetto Utente e denominato 'richiedente' o 'creato_da'.

Questo Attributo indica lo stato generale della richiesta al momento dell'estrazione dei dati o il suo esito finale. Gli stati comuni includono 'In attesa di approvazione', 'Approvata', 'Rifiutata', 'Ritirata' e 'Chiusa'. Questa è una dimensione chiave per il filtraggio e l'analisi. Viene utilizzata per calcolare i tassi di approvazione e rifiuto, monitorare il carico di lavoro attuale delle richieste aperte e comprendere la disposizione finale delle richieste.

Essenziale per comprendere gli esiti delle richieste, calcolare i tassi di approvazione e rifiuto e monitorare lo stato attuale delle richieste in corso.

Questo è un campo standard sull'oggetto Richiesta d'acquisto in Coupa, spesso denominato 'status' o 'state'.

L'Attributo Merceologia fornisce una classificazione standardizzata per gli articoli di una richiesta, come 'Materiale per ufficio', 'Hardware informatico' o 'Servizi di marketing'. Ciò consente l'analisi dei modelli di acquisto e delle variazioni di processo in base a ciò che viene acquistato. Alcune merceologie possono avere requisiti di approvazione o strategie di sourcing specializzate, e analizzare il processo per merceologia può aiutare a ottimizzare l'approvvigionamento per diverse categorie di spesa.

Aiuta nell'analisi delle categorie di spesa e nella comprensione se il comportamento del processo, come i tempi di approvazione, varia in base al tipo di beni o servizi acquistati.

Questo è un campo standard in Coupa, tipicamente disponibile a livello di riga di richiesta. Potrebbe essere necessario aggregarlo a livello di intestazione.

Questo Attributo calcolato conta il numero di attività 'Passaggio di approvazione approvato' distinte per ogni richiesta. Aiuta a quantificare la complessità del Workflow di approvazione per ogni caso. Questa è la base per il KPI 'Numero medio di passaggi di approvazione' ed è utile per identificare le richieste che seguono percorsi di approvazione insolitamente lunghi o complessi, che possono indicare la necessità di semplificazione del Workflow.

Quantifica la complessità del Workflow di approvazione per ogni richiesta, aiutando a identificare percorsi eccessivamente complessi che necessitano di semplificazione.

Questa metrica viene calcolata nello strumento di Process Mining contando le occorrenze di 'Passaggio di approvazione approvato' per ogni ID caso.

Questa metrica calcolata misura la durata tra un'attività 'Passaggio di approvazione avviato' e la sua corrispondente attività 'Passaggio di approvazione approvato' o 'Passaggio di approvazione rifiutato'. Isola il tempo di attesa in ogni distinta fase della catena di approvazione. Ciò è cruciale per la Dashboard 'Bottleneck critici dei passaggi di approvazione', in quanto individua esattamente quali approvatori o fasi di approvazione stanno causando i ritardi più significativi nell'intero processo.

Individua Bottleneck specifici all'interno del Workflow di approvazione misurando il tempo di attesa a ogni singolo passaggio, piuttosto che solo il tempo di ciclo totale.

Calcolato nello strumento di Process Mining trovando la differenza di tempo tra 'Fase di Approvazione Iniziata' e il successivo evento terminale di approvazione (Approvata/Rifiutata).

Questo Attributo calcolato è un semplice flag (Vero/Falso) che indica se si è verificata un'attività 'Richiesta modificata' per un dato caso. Semplifica l'analisi e il filtraggio consentendo agli utenti di isolare facilmente le richieste che hanno richiesto modifiche. Viene utilizzato per calcolare il KPI del tasso di modifica delle richieste e per alimentare la Dashboard 'Volume modifiche richieste', aiutando a identificare le cause profonde delle rilavorazioni e a migliorare la qualità alla prima esecuzione.

Semplifica il calcolo del KPI del tasso di modifica e consente una facile segmentazione dei casi che hanno richiesto rilavorazioni rispetto a quelli che non le hanno richieste.

Questo viene calcolato nello strumento di Process Mining verificando l'esistenza di un'attività 'Richiesta modificata' all'interno del Event Log per ciascun caso.

Una volta che una richiesta è completamente approvata e fornita, viene tipicamente creato un ordine di acquisto. Questo Attributo memorizza l'ID dell'ordine di acquisto risultante. Serve come collegamento cruciale tra il processo di Richiesta a monte e il processo di Ordine di Acquisto a valle. Consente il calcolo del KPI 'Tempo dall'Approvazione della Richiesta alla Creazione dell'Ordine di Acquisto' e permette un'analisi più ampia e completa dell'intero ciclo Purchase-to-Pay.

Collega la richiesta all'ordine di acquisto successivo, consentendo l'analisi del tempo di passaggio e facilitando una visione P2P end-to-end più ampia.

Questo è un campo standard sull'oggetto Richiesta in Coupa che viene popolato dopo la creazione dell'ordine d'acquisto.

Il Livello di Urgenza, spesso mappato a un campo di priorità, consente ai richiedenti di contrassegnare le richieste che necessitano di elaborazione accelerata. Questo Attributo è essenziale per la Dashboard 'Tempo di elaborazione richieste urgenti'. Confrontando i tempi di ciclo delle richieste ad alta urgenza con quelli standard, le organizzazioni possono valutare se i loro meccanismi di prioritizzazione sono efficaci e se le esigenze aziendali urgenti vengono soddisfatte in modo tempestivo.

Consente l'analisi se le richieste urgenti vengono elaborate più velocemente di quelle standard, convalidando l'efficacia delle politiche di prioritizzazione.

Questo può essere un campo standard o personalizzato sull'oggetto Richiesta in Coupa. Consulti la documentazione Coupa o la configurazione del sistema.

Quando un approvatore rifiuta una richiesta, spesso fornisce una motivazione per la decisione. Questo Attributo cattura tale spiegazione testuale. L'analisi delle motivazioni di rifiuto fornisce un feedback diretto e qualitativo sul motivo per cui le richieste falliscono. Questo insight è prezioso per l'analisi delle cause profonde, aiutando a identificare problemi comuni come codifiche errate, mancanza di budget o giustificazione insufficiente, che possono poi essere affrontati tramite formazione o miglioramenti dei processi.

Fornisce un'intuizione diretta sulle cause profonde dei fallimenti di processo, aiutando a identificare aree per la formazione degli utenti o la chiarificazione dei processi.

Questa informazione è tipicamente acquisita nel campo commenti o note associato a un cambio di stato 'Rifiutato' nella cronologia di approvazione della richiesta.

Questo Attributo identifica il fornitore previsto per i beni o servizi richiesti. Il fornitore può essere specificato dal richiedente o aggiunto in seguito durante il processo di sourcing. L'analisi delle metriche di processo per fornitore può aiutare a valutare le prestazioni del fornitore e a identificare se le interazioni con determinati fornitori portano a tempi di ciclo più lunghi o ad altre inefficienze di processo. Fornisce un contesto importante per la strategia di approvvigionamento e la gestione delle relazioni con i fornitori.

Consente l'analisi delle prestazioni del processo in base al fornitore selezionato, il che può informare le strategie di sourcing e la gestione dei fornitori.

Questa informazione è disponibile sull'oggetto Riga di Richiesta in Coupa, spesso come campo 'supplier' o 'vendor'.

Questo Attributo identifica la sequenza predefinita di approvatori che una richiesta dovrebbe seguire. È determinata da regole aziendali, spesso basate su fattori come importo, dipartimento e tipo di richiesta. L'analisi di questo Attributo è centrale per la Dashboard 'Conformità alle politiche di richiesta'. Confrontando la sequenza effettiva degli approvatori con il percorso del Workflow assegnato, diventa possibile rilevare deviazioni, misurare i tassi di Conformità e identificare eccezioni non gestite.

Consente l'analisi di conformità permettendo un confronto tra le fasi di approvazione previste e quelle effettive, evidenziando le deviazioni di processo.

Consultare la documentazione Coupa. Questo può essere derivato dal nome della catena di approvazione o della regola di workflow che è stata attivata per la richiesta.

Questa è una metrica calcolata che misura la durata del processo di approvazione principale. Viene calcolata trovando la differenza di tempo tra l'attività 'Richiesta Inviata' e l'attività 'Richiesta Approvata' per ogni caso. Questo è uno dei KPI più importanti per questo processo, poiché quantifica direttamente l'efficienza del Workflow di approvazione. Viene utilizzato in più Dashboard per monitorare le prestazioni, identificare i Bottleneck e misurare l'impatto delle iniziative di miglioramento del processo.

Questo è un KPI primario per misurare l'efficienza del processo. Quantifica il tempo necessario per le approvazioni ed è essenziale per identificare i Bottleneck.

Questa metrica viene calcolata nello strumento di Process Mining sottraendo il timestamp di 'Richiesta Inviata' dal timestamp di 'Richiesta Approvata'.

Il Tipo di Richiesta è una classificazione che aiuta a categorizzare le richieste in base al loro scopo aziendale o alla natura dell'acquisto. Questo Attributo è prezioso per l'analisi di Conformità e per capire come diversi tipi di richieste fluiscono attraverso il processo. Ad esempio, le richieste di spesa in conto capitale potrebbero seguire un percorso di approvazione più rigoroso e lungo rispetto alle richieste operative standard. L'analisi del processo per Tipo di Richiesta può rivelare insight preziosi per l'ottimizzazione del processo.

Consente di segmentare l'analisi in base allo scopo commerciale della richiesta, poiché diversi tipi possono avere flussi di processo e politiche distinti.

Questo è probabilmente un campo di classificazione personalizzato o standard sull'oggetto Richiesta in Coupa.

Questo Attributo specifica la valuta (ad esempio, USD, EUR, GBP) in cui è denominato l'Importo totale della richiesta. È un contesto essenziale per qualsiasi analisi finanziaria, specialmente per le organizzazioni multinazionali che operano con più valute. Assicura che i valori monetari siano interpretati correttamente e consente la corretta conversione e aggregazione nei report finanziari e nelle Dashboard.

Fornisce il contesto necessario per l'Attributo 'Importo totale', garantendo un'analisi finanziaria accurata in ambienti multivaluta.

Questo è un campo standard sull'oggetto Richiesta in Coupa, solitamente denominato 'currency_code' o simile.