> Amélioration continue des processus > Achats au paiement – Demande d'achat > Coupa

Améliorez votre processus Demande d'achat du Purchase to Pay

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les demandes d'achat Coupa.
Télécharger le modèle de données
Améliorez votre processus Demande d'achat du Purchase to Pay
Défis (11) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimisez les demandes d'achat Coupa pour des approbations plus rapides

La rationalisation de votre processus d'approvisionnement est essentielle pour des opérations efficaces. Notre plateforme vous aide à identifier les goulots d'étranglement dans la création et l'approbation des demandes, assurant la conformité et une exécution plus rapide des requêtes. Découvrez comment transformer votre workflow et réaliser des économies de temps et de coûts significatives en identifiant les inefficacités cachées.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

Afficher la description détaillée

Pourquoi optimiser le processus Demande d'achat du Purchase to Pay dans Coupa ?

Le processus Demande d'achat (Requisition) du cycle Purchase to Pay (P2P) constitue l'étape fondamentale de toutes les dépenses organisationnelles, transformant un besoin métier en une demande officielle. Dans un système comme Coupa, un processus de demande inefficace peut entraîner des retards importants, des coûts accrus et des parties prenantes frustrées tout au long du cycle d'approvisionnement. Des approbations lentes signifient des projets retardés, des remises pour paiement anticipé manquées et un arriéré de tâches administratives. Au-delà de la simple rapidité, la qualité et la conformité des demandes d'achat impactent directement les activités en aval telles que la génération de commandes d'achat, la réception des biens et le traitement des factures. Comprendre et optimiser cette phase initiale est essentiel pour atteindre une véritable efficacité P2P de bout en bout et garantir que votre investissement Coupa génère une valeur maximale. En vous concentrant sur l'étape de la demande, vous pouvez empêcher la propagation des problèmes, assurant des opérations plus fluides et un meilleur contrôle financier.

Comment le Process Mining transforme l'analyse des demandes d'achat Coupa

Le Process Mining offre une approche puissante, basée sur les données, pour comprendre le flux réel de votre processus Demande d'achat du Purchase to Pay au sein de Coupa. Contrairement aux méthodes d'analyse traditionnelles, qui reposent sur des entretiens ou des procédures documentées, le Process Mining extrait les données d'événements directement des journaux de votre système Coupa. Cela vous permet de visualiser le parcours réel de chaque demande d'achat, de sa création à sa disposition finale, qu'elle soit approuvée, rejetée ou retirée. Vous pouvez identifier précisément les goulots d'étranglement, tels que des étapes d'approbation spécifiques qui causent constamment des retards, ou des zones où les demandes sont fréquemment modifiées, ce qui indique des problèmes potentiels de qualité des données initiales ou de formation des utilisateurs. Le Process Mining aide à découvrir les boucles de retravail cachées, les variations de processus non conformes et les opportunités d'automatisation, fournissant des informations exploitables dérivées de données opérationnelles réelles.

Domaines clés d'amélioration de votre processus de demande d'achat

L'application du Process Mining à vos données de demande d'achat du Purchase to Pay Coupa révèle plusieurs domaines critiques pour une amélioration ciblée :

  • Optimisation du workflow d'approbation : Identifiez les étapes d'approbation ou les approbateurs spécifiques qui contribuent aux délais de cycle les plus longs. Déterminez si les demandes sont bloquées dans un département particulier ou si certains types de demandes font systématiquement face à des files d'attente d'approbation plus longues. Cette information vous aide à repenser les chemins d'approbation pour plus d'efficacité, par exemple en consolidant les étapes ou en réaffectant les responsabilités.
  • Réduction du retravail et des modifications : Analysez pourquoi les demandes sont fréquemment modifiées après leur soumission. Est-ce dû à des informations initiales incomplètes, à des exigences changeantes ou à des malentendus des politiques d'achat ? La réduction de ces boucles de retravail raccourcit considérablement le temps de cycle global de la demande et améliore la précision des données.
  • Conformité et respect des politiques : Détectez les écarts par rapport à vos politiques d'achat standard et à votre matrice d'approbation. Le Process Mining peut mettre en évidence les cas où les demandes contournent les procédures standard ou lorsque les approbations sont accordées en dehors des limites établies, permettant une intervention proactive et l'application de la gouvernance.
  • Opportunités d'automatisation : Identifiez les demandes de routine, à faible risque, qui suivent un chemin cohérent et simple et pourraient potentiellement être automatisées, libérant ainsi les approbateurs humains pour des requêtes plus complexes. Cela contribue également à réduire l'effort manuel et à accélérer le processus pour les articles courants.

Résultats attendus : Bénéfices mesurables

En tirant parti du Process Mining pour optimiser votre processus Demande d'achat du Purchase to Pay dans Coupa, vous pouvez vous attendre à des améliorations significatives et mesurables :

  • Réduction du temps de cycle : Obtenez des réductions substantielles du temps moyen nécessaire à l'approbation d'une demande, de la soumission à la création d'une commande d'achat, ce qui accélère les processus d'approvisionnement et l'exécution des projets. Nos clients constatent généralement une réduction de 20 à 40 % des délais.
  • Efficacité accrue : Minimisez les points de contact manuels et le retravail, libérant votre équipe d'approvisionnement et les demandeurs pour qu'ils se concentrent sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Cela se traduit directement par des économies de coûts et une amélioration du rendement opérationnel.
  • Conformité renforcée : Assurez-vous que toutes les demandes respectent strictement les politiques de l'entreprise et les exigences réglementaires, réduisant les risques d'audit et augmentant la transparence de votre processus P2P.
  • Amélioration de la satisfaction du demandeur : Un processus de demande plus fluide et plus rapide conduit à des employés plus satisfaits et à un meilleur service client interne, faisant de l'approvisionnement une fonction plus supportrice au sein de votre organisation.

Démarrer l'optimisation du processus de demande d'achat

Se lancer dans l'optimisation de votre processus Demande d'achat du Purchase to Pay Coupa avec le Process Mining ne nécessite pas une expertise technique approfondie. Nos contenus et outils spécialisés sont conçus pour vous guider tout au long de l'analyse, vous aidant à transformer rapidement les données brutes de Coupa en informations exploitables. Vous pouvez commencer à identifier les goulots d'étranglement critiques et les comportements non conformes presque immédiatement, ouvrant la voie à des améliorations ciblées qui produisent des résultats réels et quantifiables. Adoptez une approche de l'approvisionnement basée sur les données et libérez tout le potentiel de votre investissement Coupa.

Achats au paiement – Demande d'achat Demande P2P Approvisionnement Approbation de la demande Réduction du délai de livraison Analyse de conformité Service Achats Gestion des dépenses Gestion des demandes Efficacité du Workflow

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les retards dans le processus d'approbation des demandes d'achat impactent considérablement les délais d'approvisionnement globaux, pouvant entraîner des retards de projet, des opportunités d'économies manquées et un ralentissement des opérations commerciales. Cela affecte directement l'agilité et l'efficacité d'une organisation au sein du processus de demande d'achat du Purchase to Pay. ProcessMind analyse le processus complet de demande d'achat du Purchase to Pay Coupa pour localiser les goulots d'étranglement précis en matière d'approbation, identifiant les étapes ou les approbateurs spécifiques qui causent les retards les plus importants. Il visualise les chemins réels des workflows d'approbation, révélant des opportunités de rationalisation des processus et d'automatisation.

Des modifications fréquentes des demandes après leur soumission initiale indiquent des problèmes sous-jacents tels que des demandes initiales inexactes ou des exigences d'approvisionnement peu claires. Cela entraîne un travail de révision considérable, des temps de traitement prolongés et des coûts administratifs accrus au sein du workflow Demande d'achat du Purchase to Pay. ProcessMind cartographie l'ensemble du parcours des demandes Coupa, identifiant précisément où et pourquoi les demandes sont fréquemment modifiées. Il met en évidence les points de modification courants et leurs causes profondes, permettant aux organisations d'améliorer la qualité des données en amont et de fournir une meilleure formation aux demandeurs.

Les demandes qui s'écartent des politiques d'achat établies, telles que l'utilisation de catégories d'articles incorrectes ou le contournement des étapes d'approbation obligatoires, introduisent des risques de conformité significatifs et peuvent conduire à des dépenses non autorisées ou non conformes. Cela compromet les contrôles financiers et la gouvernance dans le processus d'Achats au paiement – Demande d'achat. ProcessMind détecte et met en évidence automatiquement les déviations par rapport au processus de demande Coupa standard, identifiant les cas de non-conformité. Il offre une visibilité claire sur les étapes d'approbation ignorées ou les violations de politique, aidant à faire respecter la gouvernance et à réduire l'exposition globale aux risques.

Un nombre élevé de demandes rejetées signale des inefficacités critiques, résultant soit de soumissions incorrectes des demandeurs, soit de critères d'approbation ambigus. Cela entraîne une perte de temps pour les demandeurs et les approbateurs, retardant considérablement le début du cycle d'approvisionnement. ProcessMind analyse le flux de Demande d'achat du Purchase to Pay Coupa pour identifier les raisons et les étapes les plus courantes des rejets. Il peut mettre en évidence les départements spécifiques, les catégories d'articles ou les chemins d'approbation associés aux rejets fréquents, permettant des formations ciblées ou des clarifications de politiques.

Les demandes transitant par des workflows d'approbation inutilement complexes, tortueux ou incohérents génèrent de la confusion, prolongent les délais de traitement et compliquent la prévision des délais d'approvisionnement. Ce manque de standardisation entrave une gestion efficace au sein du processus Achats au paiement – Demande d'achat. ProcessMind reconstitue visuellement tous les parcours d'approbation réels suivis par les demandes dans Coupa, révélant leur véritable complexité opérationnelle. Il aide à identifier les étapes redondantes, les déviations non autorisées ou les chemins parallèles inutiles par rapport aux workflows conçus, menant à une simplification du processus.

Les retards qui se concentrent constamment sur des étapes d'approbation spécifiques ou chez des approbateurs particuliers créent des goulots d'étranglement critiques, ralentissant considérablement l'ensemble du processus de demande d'achat du Purchase to Pay. Cela conduit souvent à des arriérés, des délais internes non respectés et une inefficacité globale des achats. ProcessMind identifie précisément la durée réelle de chaque étape d'approbation et analyse la répartition de la charge de travail entre les approbateurs au sein de Coupa. Il peut mettre en évidence exactement où et pourquoi les demandes sont bloquées, permettant une allocation ciblée des ressources, un rééquilibrage du workflow ou des initiatives d'automatisation.

L'exigence d'interventions manuelles fréquentes, de saisies de données ou d'ajustements pendant le processus d'approbation des demandes consomme un temps précieux pour les employés et introduit un potentiel d'erreur humaine plus élevé. Cela a un impact direct sur la productivité du personnel et augmente les coûts opérationnels au sein du workflow Achats au paiement – Demande d'achat Coupa. ProcessMind identifie les activités qui impliquent un effort manuel significatif ou nécessitent plusieurs points de contact par différents utilisateurs, indiquant un manque d'automatisation. En cartographiant ces actions répétitives dans le processus Achats au paiement – Demande d'achat, il met en évidence les opportunités d'automatisation et de simplification du processus pour réduire l'intervention humaine.

Sans une visibilité claire et en temps réel sur le statut et l'emplacement actuels d'une demande dans son parcours d'approbation, les demandeurs et les parties prenantes sont confrontés à l'incertitude et ont souvent recours à des enquêtes manuelles. Cela conduit à des utilisateurs frustrés, à une communication inefficace et à un manque de transparence au sein du processus Achats au paiement – Demande d'achat. ProcessMind offre une visualisation de bout en bout du parcours de chaque demande dans Coupa, fournissant des mises à jour de statut granulaires et des données historiques. Il élimine les conjectures en montrant le stade actuel exact et l'historique complet de chaque demande, améliorant considérablement la transparence pour toutes les parties prenantes.

Des temps de cycle incohérents et prolongés pour certains types de demandes, des catégories d'articles spécifiques ou des départements particuliers indiquent des inefficacités de processus sous-jacentes et un manque de standardisation. Cela rend la planification précise difficile et peut avoir un impact disproportionné sur des unités commerciales spécifiques ou des calendriers de projets critiques. ProcessMind analyse le processus complet de demande d'achat du Purchase to Pay Coupa, segmentant les performances par attributs tels que le type de demande, le département ou la catégorie d'articles. Il révèle clairement quels segments connaissent les temps de cycle les plus longs et précisément pourquoi, permettant des stratégies d'optimisation sur mesure.

Les demandes urgentes ne reçoivent que trop souvent pas de traitement accéléré, ce qui entraîne des perturbations opérationnelles, des opportunités commerciales manquées ou des coûts accrus dus à des achats de dernière minute ou d'urgence. Le workflow standard de Coupa peut ne pas différencier ou accélérer efficacement ces requêtes critiques, ce qui impacte la continuité de l'activité. ProcessMind suit le flux réel des demandes marquées comme très urgentes, comparant leurs temps de traitement à ceux des demandes standard. Il identifie si les demandes urgentes sont bloquées par des goulots d'étranglement courants ou suivent des chemins sous-optimaux, permettant des ajustements pour garantir une action rapide et priorisée.

Le retrait de demandes d'achat bien avancées dans leur processus d'approbation révèle des problèmes fondamentaux, tels que des changements de besoins commerciaux, une définition initiale inexacte ou des exigences mal alignées. Cela représente un gaspillage significatif d'efforts et de ressources pour toutes les parties impliquées dans le workflow de demande d'achat Coupa P2P. ProcessMind analyse les points exacts du processus où les demandes sont retirées et examine les activités précédentes. En identifiant les schémas et les déclencheurs de ces abandons précoces, les organisations peuvent s'attaquer aux causes profondes, améliorer la clarté de la demande initiale et éviter un engagement inutile dans le processus.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Accélérer les approbations des demandes a un impact direct sur l'efficacité des achats et l'acquisition rapide de biens et services. Pour les demandes Coupa P2P, cela signifie une réponse plus rapide aux besoins de l'entreprise, une meilleure satisfaction des parties prenantes et une réduction des retards opérationnels dans le processus d'approvisionnement.
ProcessMind identifie les étapes et les acteurs exacts qui causent des retards dans le workflow d'approbation des demandes Coupa. En analysant les variantes de processus et les temps de traitement, vous pouvez cibler des goulots d'étranglement spécifiques, réduisant potentiellement les temps d'approbation de 20 à 30 % et accélérant considérablement les cycles d'approvisionnement.

Des taux de modification élevés dans le processus de demande d'achat P2P Coupa indiquent des problèmes initiaux de qualité des données ou des exigences peu claires, entraînant un retravail et des temps de traitement prolongés. La réduction de ces modifications améliore la précision des données, rationalise le workflow et prévient les retards dans le processus d'approvisionnement.
ProcessMind identifie précisément les étapes et les attributs fréquemment associés aux modifications, aidant à découvrir les causes profondes comme des formulaires incomplets ou des spécifications peu claires. En visualisant les boucles de modification courantes, les organisations peuvent mettre en œuvre des formations ciblées ou des refontes de formulaires, réduisant le retravail de 15 à 25%.

Le respect des politiques d'achat au sein du processus de demande d'achat P2P de Coupa est vital pour la gestion des risques, l'intégrité financière et la préparation à l'audit. Cet objectif garantit que toutes les demandes suivent des règles définies, prévenant les dépenses non autorisées et maintenant les normes de gouvernance à travers l'organisation.
ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport au flux de processus de demande d'achat P2P Coupa standard et conforme. Il met en évidence les cas où les approbations sont ignorées, les seuils sont outrepassés ou des chemins non conformes sont empruntés, permettant des actions correctives et augmentant le respect de la conformité de plus de 90%.

Des rejets fréquents des demandes d'achat P2P Coupa entraînent frustration, retravail et retards dans l'obtention des articles nécessaires. La réduction de ces taux signifie des exigences plus claires, une meilleure validation en amont et une utilisation plus efficace du temps du demandeur et de l'approbateur, menant à des opérations plus fluides.
ProcessMind découvre les raisons et les étapes courantes des rejets de demandes au sein de Coupa, telles que des départements spécifiques, des catégories d'articles ou des étapes d'approbation. En analysant les modèles de rejet, vous pouvez vous attaquer aux causes profondes, ce qui entraîne une réduction de 10 à 20% des rejets et un workflow plus fluide.

Un routage d'approbation complexe et inefficace dans le processus de demande d'achat P2P Coupa peut entraîner des retards et une confusion significatifs, en particulier pour les approbations à plusieurs niveaux ou conditionnelles. La simplification de ces chemins garantit que les demandes parviennent aux bons approbateurs rapidement et efficacement, réduisant les transferts inutiles.
ProcessMind cartographie visuellement tous les chemins d'approbation réels empruntés par les demandes Coupa, révélant les routes alambiquées et les étapes inutiles. Il aide à identifier les opportunités d'optimiser les configurations de workflow, simplifiant potentiellement les routes et réduisant l'effort d'approbation de 10 à 15%.

Les goulots d'étranglement dans le processus d'approbation des demandes d'achat P2P Coupa entraînent des retards importants, impactant la vitesse globale d'approvisionnement et la réactivité. L'identification et l'élimination de ces points de blocage sont cruciales pour maintenir un cycle de vie de demande fluide et efficace et répondre aux exigences commerciales.
ProcessMind offre une visibilité claire sur les endroits où les demandes se bloquent et pendant combien de temps, désignant des étapes d'approbation spécifiques ou des approbateurs individuels comme des goulots d'étranglement critiques. Cette information permet des interventions ciblées, comme la réaffectation des ressources ou la reconfiguration des workflows, pour accélérer le flux de 15 à 20%.

Les interventions manuelles dans les approbations des demandes d'achat Coupa P2P introduisent des erreurs humaines et ralentissent le traitement. L'automatisation de ces points de contact, lorsque cela est faisable, améliore l'efficacité, réduit les coûts opérationnels et libère le personnel pour des activités à plus forte valeur ajoutée au sein de l'organisation.
ProcessMind identifie les tâches manuelles répétitives ou les vérifications humaines inutiles dans le processus d'approbation Coupa qui sont de solides candidats à l'automatisation. En mettant en évidence ces opportunités, les organisations peuvent mettre en œuvre la Robotic Process Automation (RPA) ou des règles de workflow, réduisant l'effort manuel jusqu'à 25 %.

Une visibilité limitée sur le statut en temps réel des demandes d'achat Coupa P2P entraîne incertitude, multiplication des requêtes et mauvaise planification. Améliorer cette visibilité permet aux demandeurs et parties prenantes de suivre les progrès et d'anticiper précisément les délais d'approvisionnement, réduisant ainsi la frustration.
ProcessMind crée un jumeau numérique précis de votre processus de demande d'achat Coupa P2P, offrant des tableaux de bord en temps réel et des analyses sur l'état actuel et l'achèvement estimé de chaque demande. Cette visibilité réduit de 30 à 40 % les demandes du type « où est ma commande » et améliore la communication avec les parties prenantes.

Des temps de traitement incohérents pour les demandes d'achat P2P Coupa créent des délais imprévisibles et compliquent la planification des ressources. La standardisation de ces temps garantit un processus d'approvisionnement plus fiable et efficace à travers les différents départements et types de demandes.
ProcessMind analyse les variations de processus et identifie les facteurs contribuant aux écarts de temps dans le traitement des demandes Coupa. En comprenant pourquoi certaines demandes prennent plus de temps, les organisations peuvent mettre en œuvre les meilleures pratiques et réduire la variance des temps de traitement de 20 à 30%.

L'incapacité à prioriser efficacement les demandes d'achat P2P Coupa urgentes peut entraîner des perturbations commerciales critiques et des opportunités manquées. Cet objectif garantit que les demandes urgentes sont identifiées et traitées rapidement, minimisant les retards pour les besoins urgents.
ProcessMind aide à cartographier le flux réel des demandes urgentes dans Coupa, le comparant aux chemins non urgents pour identifier où la priorisation échoue. Il révèle les goulots d'étranglement spécifiques aux articles urgents, permettant des ajustements aux règles d'approbation ou des voies rapides dédiées à ces demandes.

Les retraits prématurés des demandes d'achat Coupa P2P indiquent souvent un processus de demande initial défectueux ou confus, entraînant une perte d'efforts et une potentielle nouvelle soumission. Minimiser ces retraits améliore la précision des données et réduit la charge administrative inutile.
ProcessMind identifie les étapes et les attributs couramment associés aux demandes retirées dans Coupa. En comprenant le moment et les raisons de ces retraits, les entreprises peuvent résoudre les problèmes de la phase de demande initiale, améliorant ainsi l'orientation des demandeurs et réduisant les retraits de 10 à 15 %.

Le chemin d'amélioration en 6 étapes pour Achats au paiement – Demande d'achat

1

Télécharger le modèle
2

Exportez vos données
3

Importez votre jeu de données
4

Analysez votre processus
5

Mettre en œuvre des améliorations
6

Surveillez votre processus
1

Télécharger le modèle

Que faire

Obtenez le modèle Excel sur mesure pour analyser votre processus de demande d'achat dans Coupa, en vous assurant de capturer tous les points de données nécessaires pour une analyse efficace.

Consulter le Guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c'est important

Un modèle structuré garantit que toutes les données critiques sont collectées correctement depuis Coupa, posant les bases d'une analyse de processus précise et complète.

Résultat attendu

Un modèle de données prêt à l'emploi spécifique aux demandes d'achat Coupa, guidant votre extraction de données.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez des informations cachées dans vos demandes P2P

ProcessMind visualise l'intégralité de votre parcours de demande d'achat Coupa (Purchase to Pay). Visualisez les flux de processus réels, identifiez les retards et localisez les lacunes en matière de conformité avec une clarté inégalée.
  • Visualiser les parcours réels des demandes P2P
  • Identifier les goulots d'étranglement d'approbation instantanément
  • Assurer la conformité pour chaque demande
  • Réduire le temps de traitement des demandes
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Atteindre l'excellence dans le processus de demande d'achat

Ces résultats illustrent le potentiel d'améliorations significatives lors de l'application du Process Mining à votre processus d'Achats au paiement – Demande d'achat dans Coupa, réalisées en identifiant et en éliminant les goulots d'étranglement et les inefficacités.

0 %
Cycle d'approbation plus rapide

Réduction moyenne du temps d'approbation

En identifiant et en éliminant les goulots d'étranglement clés, les organisations peuvent réduire considérablement le temps nécessaire à une demande pour obtenir l'approbation finale, accélérant ainsi l'ensemble du processus d'approvisionnement.
0 %
Taux de Retravail Inférieurs

Diminution des rejets et des modifications

L'amélioration de la qualité initiale des demandes et la clarification des exigences entraînent une baisse notable des demandes rejetées ou modifiées, économisant un temps et des efforts considérables dans le processus Purchase to Pay.
0 %
Meilleure adhésion aux politiques

Conformité accrue aux règles d'achat

Le Process Mining révèle les écarts cachés par rapport aux workflows d'approbation prédéfinis, permettant aux organisations de mieux faire respecter les politiques et de réduire significativement les risques de conformité dans le traitement des demandes.
0 x faster
Résolution plus rapide des goulots d'étranglement

Traitement plus rapide aux étapes critiques

L'identification et la résolution des goulots d'étranglement critiques dans les files d'attente d'approbation garantissent que les demandes progressent plus rapidement, réduisant les retards coûteux et améliorant l'efficacité globale.
0 %
Clarté de processus améliorée

Meilleure visibilité pour les décisions stratégiques

L'obtention d'informations plus approfondies sur les variations de processus et les causes profondes aide à standardiser le traitement des demandes, rendant les délais plus prévisibles pour une meilleure planification et allocation des ressources.
0 %
Points de contact manuels réduits

Économies réalisées grâce aux tâches automatisées

L'automatisation des vérifications manuelles et des étapes d'approbation, identifiées comme mûres pour l'optimisation grâce au Process Mining, réduit considérablement l'effort humain et les frais administratifs dans le traitement des demandes.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus, de la qualité des données et des objectifs organisationnels spécifiques. Les chiffres présentés ici représentent les améliorations typiques observées dans diverses implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique pour chaque demande d'achat, servant d'identifiant de cas principal pour le processus.

Pourquoi c'est important

C'est l'ID de cas essentiel qui relie toutes les étapes du processus, permettant une analyse complète du cycle de vie de la demande du début à la fin.

Le nom de l'activité commerciale ou de l'événement spécifique qui s'est produit à un moment donné pour la demande.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes dans la cartographie des processus, permettant de visualiser et d'analyser le flux des demandes.

La date et l'heure précises auxquelles l'activité s'est produite.

Pourquoi c'est important

Cet horodatage est crucial pour ordonner correctement les événements et calculer toutes les métriques basées sur la durée, telles que les temps de cycle et les goulots d'étranglement.

Le statut actuel ou final de la demande d'achat.

Pourquoi c'est important

Essentiel pour comprendre les résultats des demandes d'achat, calculer les taux d'approbation et de rejet, et surveiller l'état actuel des demandes en cours.

L'employé qui a créé et soumis la demande d'achat.

Pourquoi c'est important

Permet d'analyser le comportement du processus par utilisateur, aidant à identifier les besoins de formation et à comprendre comment différentes personnes interagissent avec le processus.

Le service commercial ou le centre de coûts auquel la demande est imputée.

Pourquoi c'est important

Permet de comparer les KPI de processus comme le temps de cycle et les taux de rejet entre différentes unités commerciales, mettant en évidence les domaines à améliorer.

La valeur monétaire totale de la demande d'achat.

Pourquoi c'est important

Aide à analyser comment le processus varie pour les demandes de valeurs différentes, car des montants plus élevés déclenchent souvent des workflows d'approbation plus complexes.

L'utilisateur ou le groupe responsable d'une activité d'approbation.

Pourquoi c'est important

Crucial pour analyser les performances des approbateurs, l'équilibrage de la charge de travail et l'identification des goulots d'étranglement liés à des individus ou des groupes d'approbation spécifiques.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Une nouvelle demande d'achat est initiée et enregistrée comme brouillon par un utilisateur. C'est le point de départ de chaque dossier de demande et est généralement déduite de l'horodatage de création de l'enregistrement de la demande lui-même.

Pourquoi c'est important

Cette activité marque le début du cycle de vie de la demande. L'analyse du temps entre la création et la soumission peut révéler des retards causés par l'incertitude de l'utilisateur ou la complexité du système.

Le demandeur soumet formellement la demande complétée dans le workflow d'approbation. Cet événement est inféré en observant le changement de statut de la demande de « brouillon » à « en_attente_approbation » dans les journaux d'audit ou les tables d'historique du système.

Pourquoi c'est important

La soumission déclenche le processus d'approbation, en faisant une étape cruciale pour mesurer le KPI « Temps de cycle moyen d'approbation des demandes ». Les retards avant ce point sont liés à l'utilisateur, tandis que les retards après sont liés au processus.

La demande a franchi avec succès toutes les étapes requises du workflow d'approbation. Cela est déduit du statut général de l'en-tête de la demande qui passe à « approuvée ».

Pourquoi c'est important

C'est un jalon critique de succès, marquant la fin du cycle d'approbation. Le temps nécessaire pour atteindre cette activité est un KPI principal et sert de déclencheur pour les actions d'approvisionnement en aval.

La demande est définitivement rejetée pendant le processus d'approbation et ne sera pas convertie en bon de commande. Cela est déduit du statut général de l'en-tête de la demande qui passe à « rejetée ».

Pourquoi c'est important

Cette activité représente un échec terminal dans le processus. L'analyse de ces événements est essentielle pour améliorer le « Taux de rejet des demandes » et identifier les causes profondes telles que les violations de politique ou les problèmes budgétaires.

Un bon de commande (PO) est généré avec succès sur la base des informations de la demande approuvée. Cet événement est déduit lorsqu'un enregistrement de bon de commande est créé qui référence l'ID de la demande source.

Pourquoi c'est important

C'est le principal résultat positif du processus de demande et cela marque le transfert vers la prochaine étape du processus Achats au paiement. L'analyse du temps écoulé entre « Demande approuvée » et cet événement met en évidence tout retard d'exécution.

La demande est officiellement clôturée, ce qui signifie qu'aucune autre action ne sera entreprise à son égard. Cela peut se produire après la création et l'exécution d'un bon de commande, ou si la demande est annulée après approbation mais avant la commande.

Pourquoi c'est important

Cette activité constitue un point final définitif pour le cycle de vie de la demande. Elle garantit que les cas ont une conclusion claire, les empêchant d'apparaître comme « actifs » indéfiniment dans l'analyse de processus.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining cartographie le flux réel de votre processus de demande, identifiant toutes les variations et déviations par rapport au chemin idéal. Il met en évidence les goulots d'étranglement, les problèmes de conformité et les zones de travail manuel excessif, offrant une vue objective de la manière dont les demandes sont traitées dans Coupa. Cela permet de prendre des décisions basées sur les données pour rationaliser les opérations et réduire les inefficacités.

En visualisant chaque étape et sa durée, le Process Mining identifie précisément où se produisent les retards dans le cycle d'approbation. Il peut identifier les approbateurs spécifiques, les départements ou les complexités de routage qui prolongent les temps d'approbation. Cette information permet des interventions ciblées pour optimiser les workflows et accélérer le traitement des demandes.

Pour commencer, vous avez généralement besoin de journaux d'événements de Coupa contenant l'ID de demande d'achat comme identifiant de cas, les noms ou statuts d'activité, et les horodatages correspondants. Des attributs supplémentaires comme l'approbateur, la valeur de la demande ou le département peuvent enrichir l'analyse. Cet ensemble de données de base nous permet de reconstruire le flux complet du processus.

Coupa offre généralement diverses méthodes d'extraction de données, y compris des rapports standard, des API ou un accès direct à la base de données, en fonction de votre configuration et de vos permissions d'accès. La complexité varie, mais elle est généralement gérable pour les équipes informatiques ou avec le support du fournisseur. Nous pouvons vous guider sur les points de données spécifiques requis pour une analyse efficace.

Le Process Mining peut entraîner des améliorations significatives, telles que la réduction des temps de cycle d'approbation des demandes, la diminution des taux de modification et de rejet, et une meilleure conformité aux politiques d'achat. Vous pouvez également vous attendre à une gestion des approbations plus fluide et à une meilleure visibilité du statut des demandes en temps réel. Ces avantages se traduisent par des économies de coûts et une efficacité opérationnelle.

Oui, absolument. Le Process Mining permet de visualiser l'intégralité du flux de processus et de calculer automatiquement le temps passé à chaque étape, y compris les phases d'approbation spécifiques. Il révèle précisément les points où les demandes d'achat se bloquent ou subissent des retards injustifiés. Vous pouvez ainsi identifier et résoudre efficacement les goulots d'étranglement critiques, et cibler clairement les étapes d'approbation qui nécessitent une optimisation.

Les premières observations peuvent souvent être générées quelques semaines après une extraction et une ingestion réussies des données. Une analyse approfondie et des recommandations concrètes suivent généralement dans les 4 à 8 semaines. La rapidité dépend de la qualité des données, de la complexité de votre configuration Coupa et des objectifs spécifiques de l'analyse.

Non, le Process Mining ne nécessite généralement aucune installation logicielle supplémentaire dans votre environnement Coupa. Il fonctionne en analysant les données historiques des journaux d'événements extraites de Coupa. L'analyse est effectuée sur une plateforme de Process Mining distincte, garantissant l'absence de perturbation de vos opérations Coupa existantes.

Le Process Mining est évolutif et peut bénéficier aux organisations de toutes tailles. Si les grandes entreprises peuvent avoir des processus plus complexes, les petites structures peuvent également tirer une valeur significative en identifiant les inefficacités et en optimisant leurs processus clés. L'essentiel est de disposer de suffisamment de données d'événements à analyser, quelle que soit la taille de l'entreprise.

La principale condition préalable est l'accès à votre système Coupa pour extraire les données nécessaires du journal d'événements. Cela implique souvent une collaboration avec votre équipe informatique ou votre administrateur Coupa pour configurer les routines d'exportation de données. Au-delà de l'accès aux données, aucune modification d'infrastructure spécifique n'est généralement requise au sein de votre environnement Coupa lui-même.

Optimisez les demandes d'achat Coupa P2P, réduisez le temps de cycle dès aujourd'hui

Identifiez les inefficacités et réduisez votre temps de cycle des demandes P2P de 30 %.

Démarrez votre essai gratuit

Aucune carte de crédit requise. Optimisez en quelques minutes.