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Otimize seu processo de Compra ao Pagamento – Pedido de Compra

Seu guia em 6 etapas para otimizar Pedidos de Compra no SAP Ariba.
Otimize seu processo de Compra ao Pagamento – Pedido de Compra
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Otimize seu processo de Pedido de Compra no SAP Ariba para máxima eficiência

Processos ineficientes geram atrasos nas entregas e custos operacionais mais altos. Nossa plataforma ajuda você a localizar com precisão as ineficiências do seu workflow. Descubra como aumentar a agilidade, otimizar a alocação de recursos e garantir o cumprimento dos prazos em toda a operação.

Baixe nosso modelo de dados pré-configurado e aborde desafios comuns para alcançar seus objetivos de eficiência. Siga nosso plano de melhoria de seis etapas e consulte o Guia do Modelo de Dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar seu processo de Procure‑to‑Pay – Pedido de Compra no SAP Ariba?

No ritmo acelerado dos negócios de hoje, ter um processo de Procure‑to‑Pay (P2P) eficiente é essencial para o sucesso operacional e para a saúde financeira. Em especial, gerenciar Pedidos de Compra (PO) em uma plataforma robusta como o SAP Ariba pode ser complexo. Embora o SAP Ariba ofereça ferramentas poderosas, as organizações frequentemente esbarram em ineficiências ocultas, que geram atrasos nas compras, aumentam os custos operacionais, desgastam o relacionamento com fornecedores e até provocam interrupções na produção. Entender o ciclo de vida real dos seus Pedidos de Compra, da Requisição de Compra ao recebimento de mercadorias, é fundamental. Sem essa clareza, identificar as causas raiz de atrasos e não conformidades vira adivinhação — e isso impacta desde o nível de estoque até o fluxo de caixa.

As ineficiências no processo de Pedido de Compra não são meros incômodos; elas afetam diretamente o seu resultado. Ciclos de aprovação lentos podem levar à perda de prazos de entrega, gerando custos de frete expresso ou ruptura de estoque. Retrabalho por pedidos ou aprovações incorretas consome tempo valioso da equipe. Baixa visibilidade do status dos pedidos dificulta alinhar expectativas com áreas internas e fornecedores. Otimizar esse processo‑chave no SAP Ariba é transformar desafios em vantagem competitiva, garantindo cumprimento de prazos e maximizando o valor do seu gasto com compras.

Insights mais profundos em Pedidos de Compra com Process Mining

Process Mining oferece uma forma totalmente nova de entender e melhorar seu processo de Pedido de Compra. Em vez de suposições ou relatos isolados, ele usa Event Logs do seu sistema SAP Ariba para reconstruir o fluxo real de cada Pedido de Compra. Assim, você visualiza a jornada ponta a ponta de cada PO, mostrando como o trabalho acontece de fato — e não apenas como deveria acontecer.

Essa visão orientada por dados é valiosa para identificar gargalos, descobrir retrabalhos ocultos e apontar desvios em relação aos procedimentos padrão. É possível ver exatamente onde os Pedidos de Compra ficam mais tempo, quais etapas de aprovação atrasam o fluxo e se certos fornecedores ou departamentos enfrentam problemas recorrentes. O Process Mining vai além de relatórios de alto nível e traz insights detalhados sobre variações de tempo de ciclo, a frequência de intervenções manuais e os caminhos específicos percorridos pelos Pedidos de Compra, incluindo seus desvios e ciclos de retrabalho. Com isso, você responde perguntas críticas, como "como reduzir o tempo de ciclo de Procure‑to‑Pay – Pedido de Compra", identificando exatamente as etapas que precisam de melhoria.

Principais frentes de melhoria no Workflow de Pedido de Compra no SAP Ariba

Aplicar Process Mining ao seu processo de Pedido de Compra no SAP Ariba destaca várias frentes estratégicas de melhoria:

  • Redução do tempo de ciclo: Identifique com precisão em quais etapas os Pedidos de Compra sofrem os maiores atrasos. É na aprovação da Requisição de Compra, na elaboração do Pedido de Compra, na confirmação do fornecedor ou no registro do recebimento de mercadorias? Entender esses pontos de espera permite direcionar ações com eficiência e reduzir drasticamente o tempo de ciclo.
  • Resolução de gargalos: Encontre recursos específicos — aprovadores ou departamentos — que se tornam gargalos no processo. Com esse insight, você pode promover treinamentos, realocar recursos ou ajustar o workflow para aliviar a pressão.
  • Conformidade e detecção de anomalias: Identifique casos em que Pedidos de Compra fogem das políticas ou de requisitos regulatórios. Exemplos: alterações não autorizadas após a aprovação, pedidos que pulam etapas obrigatórias ou padrões atípicos nos lançamentos de recebimento. Manter alta conformidade é fundamental para a governança e a gestão de riscos.
  • Oportunidades de automação: Descubra tarefas repetitivas e manuais que consomem recursos. O Process Mining evidencia pontos prontos para automação, como notificações automáticas, validação de dados ou roteamento com base em regras predefinidas, elevando a eficiência no SAP Ariba.
  • Desempenho de fornecedores: Analise o lead time e a capacidade de resposta dos fornecedores com base na confirmação do Pedido de Compra e no recebimento das mercadorias. Esses dados embasam melhores decisões estratégicas de compras e fortalecem o relacionamento com fornecedores.

Resultados concretos com a otimização do processo

Ao otimizar seu processo de Procure‑to‑Pay – Pedido de Compra com Process Mining, você obtém benefícios claros e mensuráveis:

  • Redução de custos operacionais: Ao eliminar retrabalho, reduzir o esforço manual e ganhar eficiência, você reduz o custo administrativo do processamento de Pedidos de Compra. Uma gestão de estoque mais afinada também reduz custos de manutenção de estoque e evita pedidos emergenciais caros.
  • Mais agilidade e eficiência: Ciclos mais rápidos desde a Requisição de Compra até o recebimento final de bens ou serviços. Isso acelera o atendimento às áreas internas e aumenta a capacidade de resposta da organização.
  • Mais conformidade e menor risco: Identifique e corrija proativamente não conformidades, garantindo aderência às políticas de compras, aos controles internos e às regulações externas — mitigando riscos financeiros e reputacionais.
  • Relacionamentos mais fortes com fornecedores: Um processamento transparente e eficiente dos Pedidos de Compra facilita a interação, gera confiança e pode destravar melhores prazos e condições.
  • Maior satisfação das áreas: As áreas solicitantes recebem bens e serviços mais rápido, enquanto o time de finanças ganha visibilidade e controle maiores sobre os gastos.

Comece sua jornada de otimização dos Pedidos de Compra

Começar a otimizar o processo de Procure‑to‑Pay – Pedido de Compra no SAP Ariba pode parecer desafiador, mas, com as ferramentas certas e a abordagem adequada, é totalmente viável e muito recompensador. Com Process Mining, você conquista uma visão sem precedentes, baseada em dados, das suas operações de compras. Não é preciso ser especialista em Process Mining para começar: uma análise estruturada ajuda a identificar as principais oportunidades. Comece explorando como o Process Mining revela ineficiências ocultas no fluxo de Pedidos de Compra no SAP Ariba e transforma seu processo de compras para alcançar máxima eficiência.

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Problemas e Desafios Comuns

Identifique quais desafios estão te impactando

Pedidos de compra costumam travar no workflow de aprovação, gerando atrasos relevantes na aquisição de bens e serviços. Isso pode causar prazos de entrega não cumpridos, aumento de custos com expedições urgentes e frustração das áreas internas que aguardam itens ou serviços essenciais. O ProcessMind visualiza os caminhos de aprovação do seu processo de Pedido de Compra no SAP Ariba, destacando onde e por que os atrasos acontecem. Ele identifica aprovadores ou etapas que viram gargalo, permitindo reconfigurar workflows para processar com mais rapidez e garantir o cumprimento dos prazos.

O tempo entre a criação da requisição e o recebimento de mercadorias pode ser excessivo, afetando níveis de estoque, cronogramas de projetos e a capacidade de resposta operacional. Tempos de ciclo longos podem levar a rupturas de estoque, atrasos de produção e maior custo de manutenção de inventário. A ProcessMind mapeia a jornada ponta a ponta de cada pedido de compra no SAP Ariba, do pedido inicial ao recebimento final. Ao analisar a duração de cada etapa e as passagens entre áreas, identifica as atividades e transições departamentais que mais contribuem para o alongamento do tempo de ciclo, revelando oportunidades de simplificação do processo.

Compras fora de política (maverick buying) ou o descumprimento de regras estabelecidas são frequentes no processo de P2P, gerando gastos não autorizados, perda de descontos negociados e maior risco de não conformidade. Isso pode resultar em perdas financeiras e apontamentos de auditoria. O ProcessMind detecta automaticamente desvios em relação aos fluxos padrão de Pedido de Compra no SAP Ariba, identificando casos de não conformidade, como pedidos feitos sem requisição ou aprovações adequadas. Você passa a enxergar claramente onde e como esses comportamentos ocorrem, permitindo reforçar políticas e aprimorar controles de forma direcionada.

Um alto volume de alterações em Pedidos de Compra após a criação inicial gera muito retrabalho, consome recursos valiosos e pode causar erros ou mal-entendidos com os fornecedores. Cada modificação aumenta a carga administrativa e estende todo o ciclo de compras. O ProcessMind quantifica a frequência e a natureza das mudanças nos Pedidos de Compra no SAP Ariba, identifica em que etapa elas são mais comuns e quem as inicia. Essa análise ajuda a entender as causas raiz, como requisitos pouco claros ou qualificação insuficiente, para que você reduza o retrabalho e estabilize o processo.

Demoras no lançamento das entradas de mercadorias geram um efeito cascata: divergências em faturas, atrasos nos pagamentos a fornecedores e registros de estoque imprecisos. Isso costuma aumentar o esforço de conciliação manual e desgastar o relacionamento com fornecedores. A ProcessMind acompanha, para cada Pedido de Compra no SAP Ariba, o tempo decorrido entre a data prevista e a efetiva do lançamento de entrada. Ela identifica atrasos recorrentes, locais ou tipos de itens mais propensos a lançamentos tardios, permitindo otimizar o processo de recebimento e melhorar a precisão dos dados.

A conversão de uma requisição de compra em um pedido de compra confirmado pode ser prejudicada por repasses manuais, erros de lançamento de dados ou responsabilidades pouco claras. Essas ineficiências desaceleram o processo de compras e aumentam os custos operacionais. A ProcessMind visualiza o fluxo desde a criação da requisição até a aprovação e o envio do pedido de compra no SAP Ariba. Ela destaca etapas manuais inesperadas, loops de retrabalho ou esperas prolongadas nessa fase crítica de conversão, revelando oportunidades de automação e de uma alocação de tarefas mais fluida.

Muitos Pedidos de Compra ainda exigem bastante intervenção manual, mesmo com sistemas automatizados como o SAP Ariba. Isso eleva o custo de processamento, aumenta o risco de erro humano e limita a escalabilidade e a velocidade das operações de compras. O ProcessMind identifica atividades no processo de Pedido de Compra que hoje são manuais, mas poderiam ser automatizadas ou simplificadas. Ao comparar o fluxo real com caminhos ideais e automatizados, a solução mostra onde o esforço manual se concentra, apontando alvos claros para digitalização e ganhos de eficiência.

A variabilidade no lead time dos fornecedores e na confiabilidade das entregas gera imprevisibilidade na cadeia de suprimentos, trazendo desafios de gestão de estoque e possíveis interrupções nas operações. Isso dificulta o planejamento e pode exigir estoques de segurança caros. O ProcessMind analisa, no SAP Ariba, a duração desde o envio do Pedido de Compra ao fornecedor até o recebimento das mercadorias, para cada fornecedor. Ele revela padrões de desempenho inconsistente entre fornecedores, permitindo identificar parceiros pouco confiáveis e melhorar decisões de sourcing estratégico com base em dados reais de entrega.

Quando Pedidos de Compra entram com frequência em loops de retrabalho — como devoluções para nova aprovação ou correção — o tempo de processamento dispara e os recursos são desperdiçados. Normalmente isso aponta problemas de qualidade dos dados, critérios de aprovação ou falta de clareza na requisição inicial. O ProcessMind exibe graficamente todos os loops de retrabalho e sua frequência no processo de Pedido de Compra no SAP Ariba. A solução quantifica o impacto desses loops no tempo de ciclo e nos custos, ajudando você a encontrar as causas raiz e implementar ações preventivas.

Quando bens ou serviços são recebidos, mas não são documentados formalmente no SAP Ariba, surgem grandes desafios de conciliação e riscos de conformidade. Isso pode levar a pagamentos por itens não entregues, falhas de auditoria e falta de visibilidade real sobre os gastos. O ProcessMind identifica pedidos de compra que avançam no processo sem um evento correspondente de recebimento de mercadorias ou confirmação de serviço. Isso evidencia lacunas nos seus processos de controle e permite estabelecer controles mais rigorosos sobre a documentação de recebimento, garantindo que todas as entregas sejam devidamente registradas.

Diferenças significativas nos tempos de processamento de Pedidos de Compra entre departamentos podem indicar lacunas de treinamento, alocação de recursos ou aderência às melhores práticas. Isso gera níveis de serviço desiguais e ineficiência geral. O ProcessMind segmenta o processo de Pedido de Compra por atributos como 'Departamento' ou 'Centro de Custo', revelando variações de velocidade e gargalos entre as áreas. Essa análise comparativa ajuda a identificar times de alta performance e onde é preciso padronizar processos ou reforçar o suporte no SAP Ariba.

Metas Típicas

Defina o que é sucesso

Este objetivo é reduzir o tempo que os Pedidos de Compra levam para passar por todas as etapas de aprovação necessárias. Aprovações mais ágeis evitam atrasos nas compras, garantem o fornecimento no prazo de bens e serviços e reduzem custos operacionais associados à espera. Isso impacta diretamente cronogramas de projetos e níveis de estoque, aumentando a capacidade de resposta do negócio. Melhorar esse processo fortalece o relacionamento com fornecedores e torna o planejamento operacional mais previsível no SAP Ariba Purchase to Pay (P2P).
O ProcessMind usa logs de eventos do SAP Ariba para mapear todos os caminhos de aprovação e identificar gargalos específicos, como aprovadores sobrecarregados ou roteamento ineficiente. Ao analisar o tempo de processamento em cada etapa de aprovação, o ProcessMind indica onde focar as melhorias, visando reduzir em 20%–30% a duração média das aprovações, medida pelo tempo médio de ciclo dos Pedidos de Compra desde a criação até a aprovação final.

O objetivo aqui é reduzir significativamente o tempo total desde a criação ou requisição de um pedido de compra até sua conclusão e o recebimento das mercadorias. Reduzir esse tempo de ciclo ponta a ponta melhora a eficiência operacional, diminui o lead time e garante a aquisição mais rápida de recursos. Isso se traduz em melhor gestão de estoques e em uma cadeia de suprimentos mais ágil, crucial para obter vantagem competitiva nas compras com SAP Ariba.
A ProcessMind analisa todo o ciclo de vida do pedido de compra, identificando atrasos em cada atividade, da requisição ao recebimento. Ao visualizar o fluxo real e suas variações, ela aponta atividades ou sequências específicas que causam atrasos. Os insights da ProcessMind permitem otimizações direcionadas, buscando acelerar em 15–25% o tempo médio de processamento do pedido de compra, medido pela duração total da criação do pedido até o lançamento do recebimento de mercadorias.

Este objetivo garante que todos os Pedidos de Compra sigam, de forma consistente, as políticas internas, exigências regulatórias e termos contratuais definidos no SAP Ariba. Alta conformidade reduz riscos de auditorias, questões legais e multas, além de promover práticas de compras transparentes e éticas. Isso preserva a integridade financeira e protege a reputação da organização — especialmente crítico no processo da compra ao pagamento.
O ProcessMind identifica automaticamente desvios dos fluxos ideais e das regras de conformidade, como compras diretas não autorizadas ou aprovações obrigatórias ausentes. Ao comparar o processo real com o modelo-alvo, ele destaca os Pedidos de Compra fora de conformidade e suas causas raiz. Com o ProcessMind, é possível alcançar 95% ou mais de conformidade, medida pelo percentual de Pedidos de Compra aderentes às matrizes de aprovação e às políticas de compras definidas.

O objetivo é reduzir a frequência de alterações, modificações ou cancelamentos em Pedidos de Compra após a aprovação e o envio iniciais. Taxas altas de alterações indicam problemas na origem, como requisições imprecisas, planejamento falho ou falhas de comunicação, gerando retrabalho, atrasos e aumento de custos administrativos. Estabilizar os Pedidos de Compra melhora a previsibilidade e o relacionamento com fornecedores no SAP Ariba.
O ProcessMind identifica quais POs são mais alterados, em quais etapas e por quem, revelando padrões e causas raiz. Ele rastreia questões como especificações pouco claras na requisição ou confirmações inconsistentes do fornecedor. Com esses insights, é possível buscar uma redução de 10–20% na taxa de alterações, medida pelo número de mudanças em POs após a aprovação.

Este objetivo garante que os bens e serviços recebidos sejam registrados com rapidez e precisão no SAP Ariba. Atrasos ou erros no lançamento do recebimento geram divergências entre o estoque físico e os registros do sistema, afetando a conciliação financeira, o calendário de pagamentos a fornecedores e o planejamento de estoque. Lançamentos corretos e no prazo são críticos para a eficiência do processo da compra ao pagamento.
O ProcessMind analisa o intervalo entre a chegada física e o lançamento no sistema, identificando gargalos nas rotinas de recebimento e de entrada de dados. Ele ajuda a revelar as causas dos atrasos, como variações de processo ou restrições de recursos, viabilizando melhorias direcionadas. Com o ProcessMind, é possível atingir 90% ou mais de lançamentos de recebimento no prazo e com acurácia, medidos pelo tempo médio do recebimento físico até a entrada no sistema e pelas taxas de erro nos lançamentos.

Este objetivo busca otimizar a conversão de uma requisição de compra inicial em um Pedido de Compra final no SAP Ariba. Uma conversão eficiente minimiza atrasos, reduz o esforço administrativo e garante que as necessidades de compras virem pedidos formais com rapidez e precisão. Isso impacta positivamente o lead time de insumos críticos e a capacidade de resposta operacional.
O ProcessMind visualiza a jornada completa, da criação da requisição até a emissão do Pedido de Compra, destacando atividades em paralelo, loops de retrabalho e etapas desnecessárias que atrapalham a eficiência. Ele identifica onde as requisições são frequentemente rejeitadas ou exigem várias revisões. O ProcessMind ajuda a simplificar a conversão, buscando reduzir em 15–25% o tempo médio de requisição para Pedido de Compra, mensurável pelo tempo de ciclo do envio da requisição até a aprovação do PO.

O objetivo é identificar e automatizar atividades manuais e repetitivas no processo de pedido de compra que consomem muito tempo e são propensas a erros humanos. Automatizar essas etapas, especialmente no SAP Ariba, libera a equipe de compras para focar em tarefas mais estratégicas, reduz os custos operacionais e aumenta a velocidade e a precisão do processamento. Isso gera mais eficiência e consistência em todo o workflow de Purchase to Pay.
A ProcessMind identifica com precisão atividades de alto volume e baixo valor que costumam ser executadas manualmente e seguem padrões consistentes — candidatas ideais à automação. Ela quantifica o tempo e os recursos gastos nessas tarefas. A ProcessMind ajuda a priorizar iniciativas de automação, levando a uma redução de 20–40% nos pontos de contato manuais nos tipos mais comuns de pedido de compra, medida pela relação entre atividades automatizadas e manuais.

Este objetivo busca reduzir a variabilidade e aumentar a previsibilidade dos prazos de entrega dos fornecedores para Pedidos de Compra. Prazos inconsistentes provocam interrupções nos cronogramas de produção, falta ou excesso de estoque e aumento de custos de expedição urgente. Mais consistência melhora a confiabilidade da cadeia de suprimentos e a precisão do planejamento no SAP Ariba.
O ProcessMind analisa os logs de eventos dos Pedidos de Compra para comparar as datas de entrega solicitadas com as datas reais de recebimento entre fornecedores, departamentos ou categorias de produto. Ele revela quais fornecedores repetidamente não cumprem as metas ou apresentam alta variabilidade. O ProcessMind ajuda a identificar as causas raiz das inconsistências, visando reduzir em 10%–15% o desvio de prazo, medido pela comparação entre datas planejadas e reais por Pedido de Compra e por fornecedor.

O objetivo é identificar e eliminar situações em que pedidos de compra ou documentos relacionados precisam ser revisitados, corrigidos ou reprocessados por erros, omissões ou informações incorretas. O retrabalho consome recursos valiosos, estende o tempo de ciclo e gera ineficiências operacionais e frustração no processo de Purchase to Pay do SAP Ariba. Minimizar o retrabalho melhora o processamento correto na primeira vez.
A ProcessMind visualiza desvios e loops do processo, mostrando claramente onde e por que ocorre retrabalho no fluxo de pedido de compra. Ela pode rastrear esses loops até atividades, funções ou pontos de entrada de dados específicos, revelando as causas raiz. A ProcessMind ajuda a alcançar uma redução de 50% ou mais nos loops de retrabalho, medida pelo acompanhamento da frequência e duração de pedidos de compra que entram em atividades de retrabalho.

O objetivo é ampliar a transparência e a rastreabilidade de bens e serviços após o recebimento e antes do lançamento formal no sistema. A falta de visibilidade nessa fase crítica pode gerar itens não rastreados, atrasos em pagamentos, imprecisões de estoque e dificuldades na conciliação de pedidos. Maior visibilidade garante melhor controle e responsabilização na logística do SAP Ariba.
O ProcessMind consegue mapear a jornada dos itens recebidos, mesmo antes do lançamento no sistema, correlacionando diferentes tipos de eventos ou dados externos. Ele evidencia períodos em que os bens estão fisicamente presentes, mas sem registro no sistema, revelando pontos cegos do processo. Com isso, o ProcessMind permite um monitoramento mais eficiente, buscando atingir 99% de recebimentos rastreáveis, medidos pela comparação entre as notificações de recebimento físico e os lançamentos posteriores no sistema.

Este objetivo busca reduzir as disparidades de desempenho no processamento de Pedidos de Compra entre departamentos ou centros de custo. Diferenças de eficiência geram entregas inconsistentes, atritos internos e dificultam escalar boas práticas. Padronizar processos garante distribuição equilibrada de trabalho e melhor uso de recursos em todo o ambiente SAP Ariba P2P.
O ProcessMind oferece análises comparativas entre unidades organizacionais, indicando quais áreas se destacam e quais ficam atrás em tempo de ciclo de Pedidos de Compra, taxas de retrabalho ou conformidade. Ele evidencia variações de processo entre departamentos, permitindo identificar e adotar melhores práticas. O ProcessMind ajuda a manter eficiência consistente, buscando no máximo 10% de desvio no tempo médio de ciclo entre áreas, medido por métricas de Pedidos de Compra por departamento.

O caminho de melhoria em 6 etapas para Procure to Pay (P2P) - Pedido de Compra

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Baixe seu template

2

Exporte seus dados de P2P

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Carregue Seus Dados

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Analise seu fluxo P2P

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Implementar ações

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Monitore o progresso continuamente

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Baixe seu template

O que fazer

Acesse o Template de Excel pronto para dados de Purchase to Pay (P2P) - Pedido de Compra. Assim, seus dados ficam na estrutura correta para análise.

Ver Guia do Modelo de Dados Baixar Modelo
Por que é importante

Um formato de dados padronizado é essencial para mapear e analisar processos com precisão, evitar erros de importação e acelerar os insights.

Resultado esperado

Um template de Excel pronto para preenchimento dos dados de Pedido de Compra.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Descubra ineficiências no processo de PO do SAP Ariba

O ProcessMind revela a jornada real dos seus Pedidos de Compra, com visualizações claras e insights práticos. Identifique atrasos e problemas de conformidade em todo o seu workflow de compras, da requisição ao recebimento.
  • Visualize o fluxo de ponta a ponta do PO no SAP Ariba
  • Identifique os atrasos exatos nos ciclos de aprovação
  • Identifique pedidos de compra fora de conformidade
  • Otimize a entrada de mercadorias e o processamento de faturas
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

IMPACTO COMPROVADO

Melhorias mensuráveis no seu processo P2P

Nossa solução de Process Mining, aplicada aos processos de Pedido de Compra no SAP Ariba, revela ineficiências e gargalos. Com insights orientados por dados, as organizações podem simplificar as operações, reduzir o tempo de ciclo e otimizar os gastos.

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Aprovações de pedidos de compra mais rápidas

Redução média no tempo de aprovação

Acelere a aprovação de Pedidos de Compra identificando e eliminando gargalos em workflows de várias etapas. Isso reduz significativamente o lead time de compras críticas.

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Ciclo de PO de ponta a ponta mais curto

Redução do tempo total de processamento

Otimize todo o ciclo do Pedido de Compra, da requisição ao pagamento, revelando atrasos ocultos e passagens ineficientes entre áreas. Isso acelera a operação como um todo.

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Mais aprovações na primeira tentativa

Aumento de pedidos de compra em conformidade

Melhore a conformidade dos seus pedidos de compra, garantindo que mais POs sejam aprovados de primeira, sem alterações ou retrabalho. Isso reforça o cumprimento das políticas de compras.

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Menos alterações em pedidos de compra

Redução na taxa de alterações

Reduza a quantidade de Pedidos de Compra que exigem alteração após a criação ou aprovação inicial. Isso indica melhor levantamento de requisitos na origem e maior aderência ao processo, reduzindo custos de retrabalho.

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Recebimentos de mercadorias mais pontuais

Lançamentos de recebimento de mercadorias mais rápidos

Aumente a velocidade e a precisão dos lançamentos de recebimento de materiais e serviços no sistema. Isso melhora a gestão de estoque e o processamento de pagamentos, reduzindo atrasos.

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Redução de retrabalho em PO

Redução de ocorrências de retrabalho

Identifique e elimine casos em que pedidos de compra voltam a um status anterior ou exigem nova aprovação. Isso reduz significativamente o esforço manual e os custos operacionais.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo, as configurações do sistema e a qualidade dos dados. Os números apresentados refletem melhorias comuns observadas em implementações de Pedido de Compra no SAP Ariba.

Dados Recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e expanda conforme necessário.
É novo em event logs? Saiba como criar um event log para Process Mining.

Atributos

Pontos de dados essenciais para capturar para análise

O identificador único de cada pedido de compra, que funciona como o identificador central do caso no processo.

Por que é importante

Este é o Case ID essencial que conecta todas as etapas do processo, permitindo analisar o ciclo de vida ponta a ponta de cada Pedido de Compra.

O nome do evento ou da tarefa que ocorreu em um determinado momento no processo de pedido de compra.

Por que é importante

Esse atributo define as etapas do processo, permitindo visualizar o fluxo e identificar gargalos, retrabalho e desvios.

A data e hora exatas em que uma atividade ou evento específico ocorreu.

Por que é importante

Esse timestamp é fundamental para sequenciar eventos corretamente e calcular todas as métricas baseadas em duração, como tempos de ciclo e tempos de espera.

O nome ou ID do usuário que executou a atividade.

Por que é importante

Garante rastreabilidade e permite analisar performance, carga de trabalho e conformidade por usuário — essencial para identificar necessidades de treinamento ou desvios no processo.

A área ou o centro de custo associado ao pedido de compra.

Por que é importante

Permite comparar desempenho entre unidades de negócio, ajudando a identificar gargalos por área e a compartilhar boas práticas.

O nome do fornecedor de quem os bens ou serviços estão sendo adquiridos.

Por que é importante

Permite analisar o desempenho dos fornecedores, ajudando a identificar parceiros confiáveis e apontar os que geram atrasos ou outros problemas.

O valor monetário total do pedido de compra.

Por que é importante

Adiciona contexto financeiro a cada caso, permitindo análises por valor para priorizar melhorias e entender como o valor do pedido impacta o comportamento do processo.

A data em que o solicitante espera que os bens ou serviços sejam entregues.

Por que é importante

Serve como base para medir o desempenho de entregas no prazo, crítico para avaliar a confiabilidade do fornecedor e a eficiência da cadeia de suprimentos.

A data em que o recebimento de mercadorias ou a conclusão dos serviços foi oficialmente registrada no sistema.

Por que é importante

Representa a data real de entrega, essencial para calcular o desempenho de entregas e identificar atrasos na cadeia de suprimentos.

Atividades

Etapas do processo para monitorar e otimizar

Essa atividade marca a criação de uma requisição de compra, o pedido formal de bens ou serviços que antecede um pedido de compra (PO). No SAP Ariba, isso normalmente é registrado quando um usuário salva e envia uma nova requisição, gerando um registro com o timestamp de criação.

Por que é importante

Este é o ponto de partida principal do processo de compras. Analisar o tempo entre esse evento e a criação do Pedido de Compra é crucial para entender o tempo de ciclo da requisição ao pedido e identificar gargalos nas etapas iniciais.

Essa atividade indica a criação do documento oficial do pedido de compra (PO) no SAP Ariba, seja a partir de uma requisição aprovada ou diretamente. É capturada pelo timestamp de criação do documento do PO, marcando o início formal do seu ciclo.

Por que é importante

Para POs diretos, este é o início do processo. É um marco importante para medir o tempo de conversão da requisição para o pedido e o ciclo geral de processamento do PO.

Indica que o pedido de compra recebeu todas as aprovações internas necessárias e está pronto para ser enviado ao fornecedor. Esse evento é inferido quando o status do documento de PO muda para 'Approved' após a conclusão do workflow designado.

Por que é importante

Este é um marco crítico para medir o tempo de ciclo das aprovações e identificar gargalos na revisão gerencial. Atrasos aqui impactam diretamente os prazos de entrega dos fornecedores e a eficiência de compras.

Representa o momento em que o pedido de compra aprovado é oficialmente enviado ao fornecedor, geralmente via Ariba Network. Esse evento é registrado quando o status do PO muda para 'Sent' ou 'Ordered'.

Por que é importante

Este marco sinaliza a transição do processamento interno para o atendimento pelo fornecedor. É o ponto de partida para medir o lead time do fornecedor e o desempenho de entrega.

Representa o recebimento físico de mercadorias, registrado no SAP Ariba. É um evento explícito, capturado quando um usuário cria e envia um documento de recebimento vinculado a um item de linha do pedido de compra.

Por que é importante

Este é um marco essencial para confirmar a entrega e o ponto final de medição do desempenho de entrega do fornecedor. Também autoriza o pagamento da fatura em um cenário de conferência em três vias.

Essa atividade indica o encerramento bem-sucedido do ciclo do pedido de compra (PO), mostrando que bens ou serviços foram totalmente recebidos e faturados. Isso é inferido quando o status do PO muda para 'Received', 'Invoiced' ou outro estado final semelhante.

Por que é importante

Este é o ponto final de sucesso do processo. Medir o tempo para alcançar esse estado fornece o tempo de ciclo ponta a ponta, um indicador-chave da eficiência geral do processo.

Perguntas Frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining oferece um raio‑X do seu fluxo real de Pedidos de Compra, apontando gargalos, atividades fora de conformidade e ineficiências, como tempos de aprovação excessivos. Ele mostra onde o processo desvia do caminho ideal, destacando oportunidades de otimização e automação. Ao entender o processo como ele realmente acontece, as organizações implementam melhorias direcionadas que geram ganhos relevantes em eficiência e conformidade.

Para analisar seu processo de Pedido de Compra, o Process Mining precisa principalmente de dados de Event Log. Isso normalmente inclui um identificador do caso, como o número do Pedido de Compra, o nome da atividade, como 'PO Created' ou 'PO Approved', e um timestamp preciso para cada atividade. Atributos adicionais, como fornecedor, valor, aprovador ou área, podem ser incluídos para enriquecer os insights e o contexto da análise.

Os benefícios esperados incluem redução significativa nos tempos de aprovação e no ciclo total dos pedidos de compra, maior conformidade com as regras e uma queda perceptível na taxa de alterações de pedidos. Você também pode esperar conversões de requisição para PO mais ágeis, melhor visibilidade dos lançamentos de recebimento de mercadorias e mais oportunidades de automação de tarefas. No fim das contas, o Process Mining torna o processo de Purchase to Pay (P2P) mais eficiente, aderente e transparente.

Sim, o Process Mining é excelente para identificar causas raiz, não apenas sintomas, dos gargalos em Pedidos de Compra. Ao correlacionar desvios do processo com atributos específicos, como determinados grupos de aprovadores, tipos de pedido ou variações entre áreas, ele mostra por que certas etapas demoram mais. Esse nível de detalhe permite interferências direcionadas que resolvem o problema na origem, gerando melhorias duradouras no processo.

Muitas plataformas modernas de Process Mining já trazem conectores prontos ou integração simples com sistemas de compras amplamente usados, como o SAP Ariba. O desafio maior costuma estar menos na conexão técnica e mais no mapeamento inicial dos dados, na transformação e na garantia da qualidade e da completude do Event Log extraído. Depois de configurado, a extração e a análise podem ser altamente automatizadas.

A extração de dados do SAP Ariba para Process Mining pode ser feita de várias formas: usar as ferramentas de relatórios padrão do SAP Ariba, acessar diretamente via APIs ou exportar os dados em CSV/Excel para conversão em um Event Log. Trabalhar em conjunto com sua equipe de TI e com o fornecedor de Process Mining vai definir a estratégia de extração mais eficiente e segura para o seu ambiente.

A configuração inicial e os primeiros insights de Process Mining do processo de pedido de compra costumam ser alcançados em poucas semanas a alguns meses, dependendo da complexidade do seu cenário de dados e da prontidão desses dados. Esse período cobre extração de dados, modelagem e a fase inicial de análise. O verdadeiro valor, porém, vem do monitoramento contínuo e das melhorias iterativas baseadas em insights constantes.

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