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Aprimore seu Processo Purchase to Pay - Requisição

Seu guia de 6 passos para otimizar requisições no NetSuite
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Otimize Requisições do NetSuite para Aprovações Rápidas

Gerenciar requisições de compra pode ser complexo, muitas vezes levando a atrasos nas aprovações e riscos de conformidade. Nossa plataforma ajuda você a identificar ineficiências críticas e gargalos no ciclo de vida das requisições, garantindo um processamento mais rápido, menos trabalho manual e maior controle operacional.

Baixe nosso modelo de dados pré-configurado e aborde desafios comuns para alcançar seus objetivos de eficiência. Siga nosso plano de melhoria de seis etapas e consulte o Guia do Modelo de Dados para transformar suas operações.

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Por que Otimizar seu Processo de Requisição de Compra no NetSuite?

A requisição de compra é a etapa fundamental do ciclo Purchase to Pay, funcionando como o gatilho inicial para a aquisição de bens e serviços. Em um sistema robusto como o NetSuite, gerenciar essas requisições de forma eficiente é vital para a saúde organizacional. Ineficiências aqui podem gerar um efeito cascata em toda a cadeia de suprimentos, resultando em impactos significativos. Atrasos na aprovação podem causar adiamentos em projetos, rupturas de estoque, perda de vendas e aumento de custos operacionais. Além disso, um processo mal gerido pode levar a gastos fora da política, estouros de orçamento e falta de transparência, afetando diretamente a governança financeira e o relacionamento com fornecedores. Otimizar o processo Purchase to Pay - Requisição no NetSuite não é apenas uma questão de velocidade, mas de garantir alinhamento estratégico, controle de custos e agilidade operacional.

Como o Process Mining Impulsiona a Eficiência das Requisições no NetSuite

O process mining oferece uma abordagem poderosa e baseada em dados para entender e aprimorar seu processo no NetSuite. Em vez de depender de percepções subjetivas ou mapas de processos estáticos, o process mining utiliza logs de eventos do sistema, rastreando especificamente o Purchase Requisition ID, para reconstruir a jornada real de cada requisição. Isso permite visualizar o fluxo de fato, revelando desvios, gargalos e loops de retrabalho que poderiam ficar ocultos. Você consegue ver exatamente como as requisições passam por atividades como "Requisition Created", "Requisition Submitted", "Approval Step 1 Started", "Approval Step 1 Approved" e, por fim, "Purchase Order Created from Requisition" ou "Requisition Rejected". Ao analisar esses dados, você obtém uma visão objetiva de onde o processo trava, onde a conformidade falha e onde existem oportunidades de automação e padronização.

Áreas-Chave para Melhorar o Ciclo de Vida da Requisição

A aplicação do process mining aos dados do NetSuite costuma destacar pontos críticos para melhoria:

  • Gargalos de Aprovação: Identifique etapas ou aprovadores específicos que causam atrasos constantes. Analise a duração de cada fase de aprovação para entender por que certas requisições ficam paradas. Isso pode indicar a necessidade de matrizes de aprovação mais claras, notificações automáticas ou redistribuição de carga de trabalho.
  • Padrões de Retrabalho e Rejeição: Identifique onde as requisições são frequentemente alteradas ou rejeitadas. Entender as causas raiz — como informações incompletas ou violações de política — permite realizar treinamentos focados ou melhorar os formulários dentro do NetSuite.
  • Aderência à Conformidade: Detecte desvios das políticas de compras, como requisições aprovadas sem passar por todas as etapas necessárias. Isso reforça a governança e reduz riscos.
  • Redução do Tempo de Ciclo: Meça o tempo total de ponta a ponta, da criação à aprovação final ou geração da ordem de compra. Identifique quais atividades ou tempos de espera mais contribuem para ciclos longos.
  • Oportunidades de Automação: Descubra tarefas manuais ou padrões repetitivos de aprovação que poderiam ser automatizados no NetSuite, reduzindo erros humanos e acelerando o fluxo.

Resultados Tangíveis: Benefícios de Requisições Otimizadas no NetSuite

Ao utilizar process mining para otimizar suas requisições, você pode esperar benefícios mensuráveis:

  • Menor Cycle Time: Reduza drasticamente o tempo de aprovação e conversão em pedidos de compra, acelerando a entrega de bens e serviços.
  • Maior Conformidade: Garanta que todas as requisições sigam rigorosamente as políticas da empresa e normas regulatórias, minimizando riscos financeiros.
  • Redução de Custos Operacionais: Diminua o esforço manual para processar, cobrar e corrigir requisições, liberando a equipe para atividades estratégicas.
  • Melhor Controle Orçamentário: Tenha visibilidade total dos gastos ainda na fase de requisição, permitindo uma gestão proativa do orçamento e identificação de economias.
  • Aumento da Satisfação: Ofereça respostas mais rápidas aos solicitantes e mais transparência para os times de compras e finanças.

Como Começar a Otimização

Melhorar seu processo de Requisição no NetSuite é um passo acessível e de alto impacto. Ao focar nos dados reais, você toma decisões embasadas que transformam a operação. Essa abordagem permite resolver gargalos proativamente e impulsionar a eficiência em toda a área de suprimentos. Comece hoje a explorar esses insights para otimizar seus fluxos de trabalho e experimente os benefícios de um ciclo Purchase to Pay ágil. Descubra como reduzir o cycle time e aprimorar seus processos usando uma metodologia comprovada.

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Problemas e Desafios Comuns

Identifique quais desafios estão te impactando

Muitas vezes, as requisições ficam presas em workflows de aprovação complexos, estendendo o tempo de ciclo e atrasando as compras. Isso afeta cronogramas de projetos, níveis de estoque e a eficiência operacional. O ProcessMind analisa os logs de eventos do NetSuite, identificando exatamente quais etapas ou indivíduos estão gerando os gargalos. Ele visualiza o fluxo real, permitindo quantificar atrasos e otimizar a matriz de aprovação para um processamento mais ágil.

Uma alta taxa de requisições rejeitadas indica problemas na precisão do pedido inicial, informações incompletas ou falta de alinhamento com as políticas de compras. Isso gera perda de tempo, retrabalho e atrasos na entrega de bens ou serviços. Com o ProcessMind, você rastreia a jornada dessas requisições rejeitadas no NetSuite para descobrir as causas raiz. A ferramenta destaca os pontos onde as rejeições são mais frequentes, ajudando a aprimorar o treinamento dos solicitantes e a clareza dos formulários.

Requisições criadas fora das diretrizes ou sem documentação adequada geram riscos de conformidade e gastos não autorizados. Sem visibilidade, as empresas têm dificuldade em aplicar políticas de compras, o que pode causar perdas financeiras e multas. O ProcessMind oferece uma visão de raio-X do seu processo no NetSuite, comparando os fluxos reais com as regras de conformidade. Ele sinaliza automaticamente pedidos que desviam dos caminhos de aprovação exigidos, permitindo uma intervenção proativa.

Solicitantes e gestores muitas vezes não têm visibilidade em tempo real sobre o status de suas requisições, o que gera cobranças constantes e follow-ups manuais. Isso sobrecarrega a administração, reduz a produtividade e dificulta o planejamento. O ProcessMind utiliza os dados de eventos do processo de Requisição do NetSuite para oferecer transparência total. Ele mapeia a jornada completa de cada pedido, permitindo que todos os stakeholders visualizem instantaneamente o status atual, os próximos passos e possíveis atrasos, eliminando a necessidade de verificações manuais.

Requisições de itens semelhantes ou de departamentos iguais costumam seguir fluxos de aprovação variados e não padronizados, gerando prazos imprevisíveis. Essa inconsistência cria ineficiências, aumenta custos de treinamento e dificulta o crescimento da operação. O ProcessMind analisa o atributo 'Approval Workflow Path' nos dados do NetSuite para identificar todas as variantes reais do processo. Ele revela onde e por que ocorrem os desvios, permitindo que você padronize os workflows, elimine etapas inúteis e reforce as melhores práticas em toda a organização.

O processo de Requisição no Purchase to Pay costuma envolver muita intervenção manual, como entrada de dados, cobrança de aprovadores e correção de erros. Esse esforço manual eleva custos, introduz erros e desvia talentos de tarefas estratégicas. Ao mapear cada atividade da jornada no NetSuite, o ProcessMind destaca etapas redundantes ou toques manuais excessivos. Ele quantifica o impacto do retrabalho e identifica oportunidades de automação, simplificação de processos ou melhoria na qualidade dos dados na origem.

Alguns departamentos ou solicitantes podem ter tempos de processamento muito maiores que outros. Esse desequilíbrio gera sobrecarga, frustração e níveis de serviço desiguais. O ProcessMind segmenta seus dados por 'Departamento' e 'Solicitante', revelando onde os atrasos são críticos. Ele identifica padrões, como aprovadores sobrecarregados ou áreas com muitos retrabalhos, para direcionar as melhorias com eficácia.

Um intervalo longo entre a aprovação da requisição e a criação do pedido de compra pode anular os benefícios de aprovações rápidas. Esse atraso prolonga o ciclo de suprimentos, podendo causar rupturas de estoque ou perda de descontos. O ProcessMind rastreia todo o ciclo de vida no NetSuite, medindo o gap entre a aprovação e a criação do pedido, identificando se a causa da demora é sistêmica ou processual.

Requisições urgentes muitas vezes ignoram os procedimentos padrão, levando a um processamento caótico, falhas de conformidade ou até tempos de ciclo gerais mais lentos devido a intervenções ad-hoc. Sem um caminho claro e eficiente, o "urgente" torna-se o normal, perdendo seu real significado e sobrecarregando os recursos. Ao analisar o atributo 'Urgency Level' nos seus dados de Requisição no NetSuite Purchase to Pay, o ProcessMind pode revelar se os pedidos urgentes são realmente agilizados ou se ficam travados. Ele ajuda a avaliar a eficácia de workflows especiais para itens urgentes e a otimizar seus processos distintos.

Requisições que sofrem múltiplas alterações antes de serem aprovadas indicam imprecisões iniciais ou falta de clareza nos requisitos. Cada ajuste adiciona tempo e esforço manual, atrasando as compras e elevando o risco de erros. O ProcessMind analisa a atividade 'Requisição Alterada' no NetSuite para identificar a frequência e o momento dessas edições. Isso ajuda a descobrir causas raiz, como campos obrigatórios ausentes ou descrições ambíguas, permitindo reduzir o retrabalho.

A qualidade inconsistente das requisições ou erros frequentes na fase inicial de criação costumam indicar a falta de treinamento adequado ou de diretrizes claras para os solicitantes. Isso gera problemas nas etapas seguintes, aumento nas rejeições e uma dependência do conhecimento informal em vez de práticas padronizadas. O ProcessMind correlaciona padrões específicos — como taxas de rejeição mais altas ou alterações frequentes por parte de determinados usuários — com atributos do departamento ou cargo. Esse insight baseado em dados ajuda a direcionar treinamentos específicos para melhorar a qualidade das requisições no NetSuite desde a origem.

O tempo total de 'Requisição Criada' até 'Requisição Encerrada' é excessivo, gerando gargalos e impedindo que as demandas do negócio sejam atendidas no prazo. Um ciclo de vida longo mascara ineficiências em várias etapas, prejudicando a agilidade operacional. O ProcessMind visualiza a jornada de ponta a ponta de cada requisição no NetSuite, destacando a duração média e máxima de cada caso. Isso permite analisar detalhadamente cada etapa, identificando onde o tempo é gasto desproporcionalmente e fornecendo áreas concretas para otimização.

Metas Típicas

Defina o que é sucesso

Este objetivo visa reduzir drasticamente o tempo que uma requisição leva do envio até a aprovação final no NetSuite. Ciclos de aprovação mais curtos agilizam as compras e melhoram a eficiência operacional. Alcançar isso pode reduzir os lead times em 20-30%. O ProcessMind mapeia com precisão a jornada do envio à aprovação para cada ID de Requisição. Ele identifica quais etapas e departamentos causam mais demora, revelando gargalos críticos. Ao analisar métricas de duração e fluxos variantes, o ProcessMind aponta oportunidades para simplificar workflows e acelerar aprovações, gerando economia de tempo mensurável.

Reduzir a taxa de rejeição de requisições significa menos ciclos de retrabalho e menos esforço desperdiçado no processo de Requisições do NetSuite. Rejeições frequentes indicam problemas como políticas confusas, entrada de dados incorreta ou falta de treinamento, resultando em frustração e atrasos nas compras. Diminuir essa taxa em 15-25% melhora o fluxo do processo e o uso de recursos. O ProcessMind analisa as causas raiz por trás das atividades de "Requisição Rejeitada". Ele correlaciona as rejeições com solicitantes específicos, departamentos, categorias de itens ou etapas de aprovação, identificando motivos comuns para não conformidade ou informações incompletas. Esse insight possibilita treinamentos direcionados, diretrizes mais claras ou ajustes no workflow para evitar rejeições futuras.

Este objetivo garante que todas as requisições no NetSuite sigam rigorosamente as políticas de compras e controles internos. A não conformidade pode gerar gastos não autorizados e riscos de auditoria. Buscar 100% de conformidade minimiza fraudes e fortalece a governança. O ProcessMind oferece uma visão de raio-X da jornada de cada pedido, comparando fluxos reais com modelos de conformidade. Ele sinaliza automaticamente desvios, como pedidos que pulam etapas de aprovação ou excedem limites de valor sem autorização. Isso permite a identificação proativa e o reforço da adesão às políticas da empresa.

Workflow de aprovação consistentes eliminam ambiguidades e reduzem a variabilidade. Caminhos inconsistentes causam atrasos e riscos de conformidade, especialmente quando departamentos seguem processos improvisados. Padronizar esses caminhos melhora a eficiência e a auditoria. O ProcessMind reconstrói visualmente todos os caminhos reais de aprovação, destacando desvios e 'atalhos' não autorizados. Isso permite identificar onde as regras de workflow não estão sendo seguidas, garantindo uma estrutura de aprovação padronizada e eficaz.

O objetivo aqui é reduzir o intervalo entre a aprovação da requisição e a criação do pedido de compra no NetSuite. Atrasos nesse repasse travam o ciclo de suprimentos, afetando estoques e cronogramas. Acelerar essa transição em 20-30% garante uma cadeia de suprimentos mais ágil. O ProcessMind analisa especificamente a diferença de tempo entre a "Requisição Aprovada" e o "Pedido de Compra Gerado". Ele revela onde o repasse vira um gargalo, seja por atrasos manuais ou limitações de recursos. Esse insight permite intervenções direcionadas para suavizar a transição e garantir a geração imediata do pedido.

Reduzir a necessidade de intervenção humana em tarefas rotineiras no processo de Requisição do NetSuite libera recursos valiosos para atividades estratégicas. O excesso de esforço manual eleva custos operacionais, aumenta erros e torna o processamento mais lento. Automatizar etapas pode reduzir custos de processamento em 10-15% e melhorar a precisão geral. O ProcessMind identifica atividades ligadas ao trabalho manual, como eventos frequentes de "Requisição Alterada" ou atrasos entre etapas automáticas, analisando os logs de cada ID de Requisição. Ele quantifica o impacto desses toques manuais, destacando os melhores candidatos para automação ou simplificação. Essa abordagem baseada em dados apoia decisões sobre RPA ou melhorias no workflow.

Foco em criar um processo mais eficiente para requisições urgentes no NetSuite. O tratamento ineficaz de urgências pode causar interrupções no negócio e custos extras com fretes expressos. Otimizar esse fluxo pode reduzir o lead time de urgências em 10-20% sem perder o controle. O ProcessMind isola requisições com alta prioridade e analisa sua jornada de ponta a ponta, verificando se elas realmente seguem um caminho acelerado. Essa análise identifica gargalos específicos de fluxos urgentes, permitindo criar processos de "fast-track" e alocar recursos para garantir o atendimento prioritário.

Reduzir o número de alterações após o envio melhora a qualidade dos dados e a eficiência operacional. Eventos constantes de alteração indicam erros iniciais ou falta de informação, gerando retrabalho e ciclos mais longos. O ProcessMind rastreia o ciclo de vida de cada requisição, contando quantas vezes foi alterada. Correlacionando isso com atributos como 'Solicitante' ou 'Departamento', identificamos onde ocorrem mais erros. Isso ajuda a direcionar treinamentos ou melhorar formulários para que o processo flua corretamente desde o início.

Este objetivo visa identificar e eliminar pontos no processo de Requisição onde o trabalho acumula ou desacelera. Gargalos geram atrasos e sobrecarga, impactando a produtividade geral. Eliminar esses pontos pode aumentar a velocidade do processo em 15-20%. O ProcessMind constrói um mapa visual a partir dos dados de eventos, mostrando o fluxo real de cada requisição. Ele identifica automaticamente atividades com durações médias atípicas ou filas de espera altas, como etapas de aprovação lentas ou problemas no repasse entre departamentos. Essa análise visual e quantitativa aponta o local e a causa exata dos gargalos, permitindo resoluções assertivas.

Melhorar a precisão e a completitude das informações nas requisições é vital para evitar retrabalho. Dados de má qualidade levam a pedidos de esclarecimento, alterações e rejeições, travando o ciclo de compras. Com o ProcessMind, você identifica correlações entre 'Solicitante' ou 'Departamento' e problemas no fluxo. Ao analisar padrões de dados incorretos que geram desvios, a ferramenta aponta onde os usuários precisam de mais treinamento ou suporte, elevando a qualidade do preenchimento inicial.

O foco é aumentar o volume total de requisições que completam seu ciclo no NetSuite em um determinado período. Um maior rendimento (throughput) indica um processo escalável e eficiente, capaz de lidar com demandas crescentes. Aumentar esse fluxo em 10-15% agiliza o atendimento das necessidades da empresa. O ProcessMind mede o fluxo geral, da criação ao encerramento ou conversão em pedido. Ele analisa o volume processado por diferentes caminhos e identifica restrições de capacidade ou bloqueios. Ao otimizar tempos de ciclo e remover atrasos, o ProcessMind ajuda a elevar a taxa de processamento de requisições com sucesso.

A jornada de 6 passos para a melhoria das Requisições no Purchase to Pay

1

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Analise Seu Processo
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O que fazer

Obtenha o template de Excel pré-estruturado para dados de Requisição de Purchase to Pay, garantindo a captura de todos os campos necessários para análise.

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Por que é importante

Este template orienta você na coleta dos dados corretos, garantindo uma base sólida para análises precisas e insights valiosos.

Resultado esperado

Um template padronizado de Excel pronto para ser preenchido com seus dados de Requisição do NetSuite.

SEUS INSIGHTS DE PROCESSO

Descubra Ineficiências Ocultas nas suas Requisições NetSuite

O ProcessMind oferece um mapa visual claro do seu processo de requisição do NetSuite, destacando cada etapa. Visualize instantaneamente onde ocorrem atrasos e saiba como acelerar as aprovações mantendo a conformidade.
  • Visualize o fluxo de requisição de ponta a ponta
  • Identificar gargalos de aprovação no NetSuite
  • Identificar desvios de conformidade.
  • Acompanhe os tempos de ciclo para agilizar as compras
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

O que as organizações alcançam na Requisição de Compra

Ao analisar os dados de requisição do NetSuite, as empresas podem descobrir gargalos e etapas fora da conformidade, levando a melhorias reais em eficiência e controle de custos. Esses resultados são alcançados otimizando workflows e reforçando as melhores práticas.

0 %
Aprovações de Requisição Mais Rápidas

Redução média no tempo de aprovação

Identifique e remova gargalos no fluxo de aprovação, reduzindo drasticamente o tempo entre o envio e a aprovação final. Isso agiliza as compras críticas da empresa.
0 %
Reduzir rejeições de requisições

Redução nas requisições rejeitadas inicialmente

Entenda as causas raiz das rejeições de requisições e implemente melhorias para reduzir o retrabalho. Isso leva a taxas de aprovação de primeira tentativa mais altas e menos sobrecarga administrativa.
0 %
Maior Conformidade com a Política

Maior adesão às regras de aprovação

Monitore e reforce workflows de aprovação pré-definidos, garantindo que todas as requisições sigam as políticas da empresa e requisitos regulatórios. Isso reduz riscos de conformidade e melhora a preparação para auditorias.
0 days
Geração Mais Rápida de Pedidos de Compra

Redução do lead time para criação de Pedidos de Compra

Simplifique a transição das requisições aprovadas para a criação do pedido de compra, reduzindo drasticamente o tempo necessário. Isso garante que os fornecedores sejam acionados mais rápido e os bens/serviços sejam adquiridos com agilidade.
0 %
Redução de retrabalho em requisições

Redução em alterações pós-envio

Identifique os motivos das alterações e trate-os proativamente. Isso reduz o retrabalho manual e melhora a precisão dos dados, poupando tempo da equipe.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo, volume de dados e escopo. Os números mencionados ilustram melhorias típicas observadas em diversas organizações.

Dados Recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e, depois, expanda conforme necessário para uma análise completa.
É novo em event logs? Saiba como criar um event log para Process Mining.

Atributos

Pontos de dados essenciais para capturar para análise

O identificador exclusivo para cada requisição de compra, servindo como o Case ID principal para análise de processo.

Por que é importante

Esta é a chave essencial para rastrear o ciclo de vida completo de uma requisição, permitindo analisar fluxos e calcular métricas no nível do caso.

O nome de um evento de negócio ou tarefa específica ocorrida no ciclo de vida da requisição.

Por que é importante

Define as etapas do processo, permitindo a visualização de mapas de processo, análise de variantes e identificação de gargalos.

A data e hora precisas em que a atividade ocorreu.

Por que é importante

Este timestamp é a base para todas as análises de desempenho, como o cálculo de tempos de ciclo, identificação de atrasos e medição da eficiência do processo.

O funcionário que criou e enviou a requisição de compra.

Por que é importante

Identifica quem iniciou o processo, o que é fundamental para analisar comportamento do usuário, taxas de rejeição por solicitante e necessidades de treinamento.

O departamento do negócio ao qual a requisição ou o solicitante pertence.

Por que é importante

Permite segmentar os dados para comparar performance, custos e conformidade entre diferentes unidades de negócio.

O valor monetário total da requisição de compra.

Por que é importante

Oferece contexto financeiro, permitindo análises baseadas em valor, que muitas vezes definem os caminhos de aprovação e a prioridade do negócio.

Indica o estado atual da requisição em seu ciclo de vida.

Por que é importante

Fornece um instantâneo do progresso do caso, permitindo a análise do tempo de vida das requisições e identificando onde elas travam.

Atividades

Etapas do processo para monitorar e otimizar

Um usuário inicia o processo de compra criando e salvando um novo registro de requisição. Este é o primeiro evento do ciclo de vida e é capturado no momento em que a transação é salva pela primeira vez no NetSuite.

Por que é importante

Esta atividade marca o início oficial do processo de compra. Analisar o tempo da criação até o envio pode revelar atrasos na entrada de dados ou na formulação inicial do pedido.

A requisição de compra conclui com sucesso todas as etapas do workflow de aprovação. Isso é inferido quando o 'Approval Status' final do registro muda para 'Approved'.

Por que é importante

Este é um marco importante que indica que a requisição está pronta para se tornar um pedido de compra. Encerra o ciclo de aprovação e inicia a fase de atendimento da compra.

A requisição de compra é definitivamente rejeitada e não será mais processada. Este evento é inferido quando o 'Approval Status' final da requisição é atualizado para 'Rejected'.

Por que é importante

Esta atividade é o ponto final para requisições sem sucesso. Entender por que e quando os pedidos são rejeitados definitivamente traz insights sobre conformidade de políticas e questões orçamentárias.

Um pedido de compra (PO) é gerado a partir da requisição aprovada, empenhando oficialmente os fundos para um fornecedor. Este é um evento explícito marcado pela criação de uma nova transação de pedido vinculada à requisição de origem.

Por que é importante

Este é o principal resultado de uma requisição bem-sucedida e um ponto de passagem essencial no processo Purchase to Pay. O tempo entre a aprovação e a criação do pedido é um KPI crítico para a eficiência de compras.

A requisição é formalmente encerrada, indicando que nenhuma ação adicional é esperada. Isso costuma ocorrer automaticamente após todos os itens terem sido transformados em pedidos de compra.

Por que é importante

Esta atividade marca o fim definitivo do ciclo de vida da requisição. Confirma que a necessidade foi atendida e o registro foi finalizado.

Perguntas Frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining analisa logs de eventos do NetSuite para visualizar o fluxo real do seu processo de Requisição de Compra. Ele identifica desvios, gargalos e problemas de conformidade, mapeando cada etapa, da criação ao pedido de compra. Isso permite descobrir ineficiências e entender por que ocorrem atrasos ou rejeições.

Usando os dados de transação, o process mining reconstrói a sequência e o tempo exato de cada etapa da requisição. Ele quantifica o tempo entre as atividades e destaca caminhos lentos ou complexos. Essa abordagem baseada em dados aponta quais estágios ou departamentos causam atrasos, permitindo melhorias focadas.

Você precisa principalmente de event logs detalhando as atividades relacionadas ao seu processo de Requisição de Compra. Isso inclui o Identificador de Caso (ID da Requisição de Compra), um Nome da Atividade (ex: Requisição Criada, Aprovada, Rejeitada) e um Timestamp para cada atividade. Atributos adicionais como Usuário, Departamento ou Tipo de Requisição podem enriquecer a análise.

Você pode esperar uma redução significativa nos tempos de ciclo de aprovação de requisições e uma queda nas taxas de rejeição. O Process Mining ajuda a garantir uma maior conformidade com as políticas de compra e padroniza os caminhos de aprovação, tornando as operações mais eficientes. No fim das contas, ele acelera a criação de ordens de compra e minimiza os esforços de processamento manual.

Extrair dados do NetSuite costuma envolver relatórios padrão ou queries de banco de dados, que podem ser feitos pelo time de TI ou um admin. Os campos dependem da sua configuração, mas as fontes comuns são acessíveis e existem ferramentas que facilitam esse processo.

O Process Mining é uma técnica analítica não invasiva. Ele funciona analisando dados históricos extraídos do NetSuite, sem alterar o sistema ou interromper as operações. Não são necessárias mudanças diretas no seu ambiente de produção do NetSuite durante a fase de análise.

Assim que os dados são extraídos, limpos e carregados, os insights iniciais costumam surgir em semanas ou até dias, dependendo da qualidade dos dados. As primeiras descobertas geralmente destacam os gargalos e desvios mais óbvios, oferecendo áreas imediatas para melhoria. O monitoramento contínuo refina esses insights ao longo do tempo.

Além do acesso aos dados, o requisito principal é uma plataforma de process mining. Ela cuidará da ingestão, modelagem e visualização. Geralmente, não são necessários módulos específicos ou customizações no NetSuite, pois a análise foca nos logs de transação existentes.

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