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Améliorez votre processus d'Achat au Paiement - Demande d'achat

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les demandes NetSuite
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Améliorez votre processus d'Achat au Paiement - Demande d'achat
Défis (12) Objectifs (11) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)

Optimiser les demandes d'achat NetSuite pour des approbations plus rapides

La gestion des demandes d'achat peut être complexe, entraînant souvent des retards d'approbation et des problèmes potentiels de conformité. Notre plateforme vous aide à identifier les inefficacités critiques et les goulots d'étranglement au sein de votre cycle de vie des demandes. Cela garantit un traitement plus rapide, un travail manuel réduit et un contrôle opérationnel amélioré.

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Pourquoi optimiser votre processus de demande d'achat NetSuite ?

La demande d'achat est l'étape fondamentale du cycle plus large d'Achat au Paiement (Purchase to Pay), agissant comme le déclencheur initial pour l'approvisionnement en biens et services. Dans un système robuste comme NetSuite, gérer ces demandes efficacement est primordial pour la santé organisationnelle. Des inefficacités à ce niveau peuvent se propager à toute la chaîne d'approvisionnement, entraînant des impacts commerciaux significatifs. Les retards dans l'approbation des demandes peuvent signifier des reports de projet, des ruptures de stock, des opportunités de vente manquées et une augmentation des coûts opérationnels. De plus, un processus de demande mal géré peut entraîner des dépenses non conformes, des dépassements de budget et un manque de transparence, affectant directement la gouvernance financière et les relations avec les fournisseurs. Optimiser votre processus d'Achat au Paiement - Demande d'achat dans NetSuite ne concerne pas seulement la rapidité, il s'agit d'assurer l'alignement stratégique, le contrôle des coûts et l'agilité opérationnelle.

Comment le Process Mining améliore l'efficacité des demandes d'achat dans NetSuite

Le process mining offre une approche puissante et basée sur les données pour comprendre et améliorer votre processus d'Achat au Paiement - Demande d'achat dans NetSuite. Au lieu de s'appuyer sur des preuves anecdotiques ou des cartographies de processus statiques, le process mining utilise les journaux d'événements de votre système NetSuite, en suivant spécifiquement l'ID de demande d'achat, pour reconstituer le parcours réel de chaque demande. Cela vous permet de visualiser le flux de processus réel, de découvrir les déviations, les goulots d'étranglement et les boucles de retravail qui pourraient autrement rester cachés. Vous pouvez voir précisément comment les demandes passent par des activités telles que « Demande créée », « Demande soumise », « Étape d'approbation 1 commencée », « Étape d'approbation 1 approuvée », et finalement « Bon de commande créé à partir de la demande » ou « Demande rejetée ». En analysant ces données d'événements détaillées, vous obtenez une vue objective des points où le processus est en retard, où la conformité échoue, et où des opportunités d'automatisation et de standardisation existent au sein de votre environnement NetSuite.

Domaines clés pour améliorer le cycle de vie de vos demandes d'achat

L'application du process mining à vos données de demande NetSuite met généralement en évidence plusieurs domaines critiques à améliorer :

  • Goulots d'étranglement d'approbation : Identifiez les étapes d'approbation spécifiques ou les approbateurs individuels qui causent constamment des retards. Analysez la durée de chaque étape d'approbation et découvrez pourquoi certaines demandes restent bloquées. Cela pourrait révéler le besoin de matrices d'approbation plus claires, de notifications automatisées ou de rééquilibrage de la charge de travail.
  • Modèles de retravail et de rejet : Identifiez les étapes où les demandes sont fréquemment modifiées ou rejetées. Comprendre les causes profondes, telles que des soumissions initiales incomplètes, des informations incorrectes ou des violations de politique, permet des formations ciblées ou des améliorations aux formulaires de demande et aux directives de soumission dans NetSuite.
  • Adhésion à la conformité : Détectez les cas où les demandes s'écartent des politiques d'achat établies, par exemple, des demandes approuvées sans passer par le nombre requis d'étapes d'approbation. Cela aide à faire respecter la conformité et à réduire les risques.
  • Réduction du temps de cycle : Mesurez le temps de cycle de bout en bout, de la « Demande créée » à la « Demande approuvée » ou au « Bon de commande créé à partir de la demande ». Identifiez les activités spécifiques ou les temps d'attente qui contribuent le plus aux cycles longs et ciblez-les pour l'optimisation.
  • Opportunités d'automatisation : Découvrez les tâches manuelles ou les modèles d'approbation répétitifs qui pourraient être automatisés au sein de NetSuite, réduisant les erreurs humaines et accélérant le processus global.

Réaliser des résultats tangibles : Les avantages des demandes NetSuite optimisées

En tirant parti du process mining pour optimiser votre processus d'Achat au Paiement - Demande d'achat dans NetSuite, vous pouvez vous attendre à obtenir plusieurs avantages mesurables :

  • Réduction du temps de cycle des demandes : Raccourcissez considérablement le temps nécessaire pour qu'une demande soit approuvée et convertie en bon de commande, ce qui conduit à un approvisionnement et une livraison plus rapides des biens et services.
  • Conformité accrue : Assurez-vous que toutes les demandes respectent strictement les politiques d'achat de l'entreprise et les exigences réglementaires, minimisant ainsi les risques financiers et les constatations d'audit.
  • Coûts opérationnels réduits : Diminuez l'effort manuel impliqué dans le traitement, le suivi et la correction des demandes, libérant ainsi un temps précieux pour le personnel et réduisant les frais administratifs.
  • Contrôle budgétaire amélioré : Obtenez une meilleure visibilité sur les habitudes de dépenses au stade de la demande, permettant une gestion budgétaire plus proactive et l'identification d'économies potentielles.
  • Satisfaction accrue des parties prenantes : Offrez aux demandeurs des réponses plus rapides et une plus grande transparence, tout en permettant aux équipes d'approvisionnement et financières de fonctionner plus efficacement et stratégiquement.

Démarrer l'optimisation de votre processus de demande d'achat

Améliorer votre processus d'Achat au Paiement - Demande d'achat grâce à l'optimisation des processus est une entreprise accessible et très impactante. Par vous concentrant sur vos données NetSuite existantes, vous pouvez aller au-delà des hypothèses pour prendre des décisions basées sur les données qui transforment véritablement vos opérations. Cette approche vous permet d'identifier et de résoudre de manière proactive les goulots d'étranglement, d'améliorer la conformité et, finalement, de générer une plus grande efficacité et des économies de coûts dans toutes vos fonctions d'approvisionnement. Commencez dès aujourd'hui à explorer comment vous pouvez exploiter ces informations pour optimiser vos workflows de demande NetSuite et expérimentez les avantages tangibles d'un cycle d'Achat au Paiement - Demande d'achat rationalisé. Découvrez comment améliorer les processus d'Achat au Paiement - Demande d'achat et comment réduire le temps de cycle d'Achat au Paiement - Demande d'achat en utilisant une méthodologie éprouvée.

Achats au paiement – Demande d'achat Demande P2P Workflow d'approvisionnement Approbation de la demande d'achat Surveillance de la conformité Réduction du Temps de Cycle Service des achats Opérations financières Analyse des Goulots d'Étranglement

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les demandes d'achat se retrouvent souvent bloquées dans des workflows d'approbation à plusieurs étapes, entraînant des cycles de vie prolongés et des retards d'approvisionnement. Cela a un impact direct sur les délais des projets, les niveaux de stock et l'efficacité opérationnelle, causant de la frustration aux demandeurs et des perturbations commerciales potentielles. ProcessMind analyse les journaux d'événements NetSuite de votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat, identifiant les étapes d'approbation spécifiques ou les individus causant des goulots d'étranglement. Il visualise le flux réel, vous permettant d'identifier les déviations, de quantifier les retards et d'optimiser la matrice d'approbation pour un traitement plus rapide.

Un taux élevé de demandes d'achat rejetées indique des problèmes sous-jacents liés à l'exactitude initiale de la demande, à des informations incomplètes ou à un décalage avec les politiques d'achat. Cela entraîne un gaspillage d'efforts, des retouches pour les demandeurs et des retards inutiles dans l'obtention de biens ou services, augmentant ainsi les coûts opérationnels. Grâce à ProcessMind, vous pouvez retracer le parcours des cas de demande d'Achat au Paiement rejetés dans NetSuite pour découvrir les raisons courantes de rejet. Cela met en évidence les points spécifiques du processus où les rejets se produisent le plus souvent, vous aidant à affiner la formation des demandeurs, à améliorer l'exhaustivité des formulaires ou à clarifier l'adhésion aux politiques.

Les demandes d'achat créées en dehors des directives établies ou manquant de documentation appropriée présentent des risques de conformité et peuvent entraîner des dépenses non approuvées ou des constatations d'audit. Sans visibilité claire, les organisations ont du mal à faire respecter les politiques d'achat, ce qui entraîne des pertes financières potentielles et des sanctions réglementaires. ProcessMind offre une vue aux rayons X de votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat de NetSuite, comparant les flux réels aux règles de conformité définies. Il signale automatiquement les demandes qui s'écartent des chemins d'approbation requis ou des paramètres de politique, permettant une intervention et une application proactives.

Les demandeurs et les gestionnaires de service manquent souvent de visibilité en temps réel sur le statut de leurs demandes d'achat, ce qui entraîne des demandes constantes et des suivis manuels. Cela génère une surcharge administrative, réduit la productivité et entrave une planification efficace pour les besoins de projets ou opérationnels. ProcessMind utilise les données d'événements de votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat de NetSuite pour offrir une transparence de bout en bout. Il cartographie le parcours complet de chaque demande d'achat, permettant à toutes les parties prenantes de voir instantanément son statut actuel, les prochaines étapes et les retards potentiels sans vérifications manuelles.

Les demandes d'achat pour des articles ou services similaires suivent des workflows d'approbation variés et non standardisés, ce qui entraîne des temps de traitement imprévisibles et de la confusion. Cette incohérence crée des inefficacités, augmente les coûts de formation et rend difficile la mise à l'échelle des opérations ou l'équité entre les services. ProcessMind analyse l'attribut 'Chemin du workflow d'approbation' dans vos données de demande d'achat Purchase to Pay de NetSuite pour identifier toutes les variantes de processus réelles. Il révèle où et pourquoi les déviations se produisent, vous permettant de standardiser les workflows, d'éliminer les étapes inutiles et de faire respecter les meilleures pratiques à travers l'organisation.

Le processus Purchase to Pay - Demande d'achat implique souvent une intervention manuelle significative, telle que la saisie de données, la relance des approbations et la correction des erreurs. Ce niveau élevé d'effort manuel augmente les coûts opérationnels, introduit des erreurs humaines et détourne des ressources précieuses de tâches plus stratégiques. En cartographiant chaque activité de votre parcours Purchase to Pay - Demande d'achat dans NetSuite, ProcessMind met en évidence les zones avec des étapes redondantes ou des points de contact manuels élevés. Il quantifie l'impact du retravail et identifie les opportunités d'automatisation, de simplification des processus ou d'amélioration de la qualité des données à la source.

Certains départements ou demandeurs individuels connaissent constamment des temps de traitement des demandes plus longs que d'autres. Ce déséquilibre peut entraîner une surcharge des ressources dans certaines zones, de la frustration et des niveaux de service inégaux au sein de l'organisation, impactant la productivité globale. ProcessMind segmente vos données d'Achat au Paiement - Demande d'achat NetSuite par « Département » et « Demandeur », révélant les zones spécifiques où les retards sont les plus prononcés. Il identifie les modèles courants, tels qu'un approbateur surchargé ou un département avec des modifications fréquentes, pour cibler efficacement les efforts d'amélioration.

Un décalage temporel significatif entre une demande d'achat approuvée et la création du bon de commande correspondant peut annuler les avantages d'approbations rapides. Ce délai prolonge l'ensemble du cycle d'approvisionnement, pouvant entraîner des dates de livraison manquées, des ruptures de stock ou des rabais fournisseurs non obtenus. ProcessMind suit le cycle de vie complet de votre processus d'Achat au Paiement - Demande d'achat dans NetSuite, mesurant spécifiquement l'écart de temps entre « Demande approuvée » et « Bon de commande créé à partir de la demande ». Il identifie les causes de ce retard de transfert, qu'elles soient liées au processus ou au système.

Les demandes urgentes contournent souvent les procédures standard, ce qui entraîne un traitement chaotique, des violations de conformité, voire des temps de cycle globaux plus lents en raison d'interventions ad hoc. Sans un chemin clair et efficace, l'« urgence » devient la norme, diminuant sa véritable signification et mettant les ressources sous tension.En analysant l'attribut « Niveau d'urgence » dans vos données de demande Purchase to Pay de NetSuite, ProcessMind peut révéler si les demandes urgentes sont réellement accélérées ou si elles restent bloquées. Cela permet d'évaluer l'efficacité des workflows spéciaux pour les articles urgents et d'optimiser leurs processus distincts.

Les demandes d'achat subissant plusieurs modifications avant approbation indiquent des inexactitudes initiales, des exigences peu claires ou un manque de révision appropriée aux premières étapes. Chaque modification ajoute du temps de traitement supplémentaire et un effort manuel, retardant l'approvisionnement et augmentant le risque d'erreurs. ProcessMind analyse l'activité 'Demande d'achat modifiée' au sein de votre processus Purchase to Pay - Demande d'achat de NetSuite pour identifier la fréquence et l'étape à laquelle les modifications se produisent. Il aide à découvrir les causes profondes, telles que des champs manquants ou des exigences de saisie ambiguës, afin de réduire le retravail.

Une qualité de demande d'achat incohérente ou des erreurs fréquentes lors de la phase initiale de création indiquent souvent un manque de formation adéquate ou de directives claires pour les demandeurs. Cela entraîne des problèmes en aval, une augmentation des rejets et une dépendance à des connaissances informelles plutôt qu'à des meilleures pratiques standardisées. ProcessMind peut corréler des schémas spécifiques aux demandeurs, tels que des taux de rejet plus élevés ou des modifications plus fréquentes de la part de certains, avec des attributs liés au service ou au rôle. Cet aperçu basé sur les données aide à cibler des besoins de formation spécifiques pour améliorer la qualité initiale des demandes d'achat dans NetSuite.

Le temps global nécessaire entre la 'Création de la demande' et la 'Fermeture de la demande' est excessif, entraînant des goulots d'étranglement dans les approvisionnements et une incapacité à répondre rapidement aux demandes commerciales. Un cycle de vie long masque des inefficacités spécifiques à travers diverses étapes, entravant l'agilité opérationnelle globale. ProcessMind visualise le parcours de bout en bout de chaque processus Purchase to Pay - Demande d'achat dans NetSuite, mettant en évidence la durée moyenne et maximale pour chaque cas. Il permet une analyse détaillée de chaque étape, identifiant où le temps est dépensé de manière disproportionnée et offrant des domaines concrets d'optimisation.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Cet objectif vise à réduire significativement le temps nécessaire pour qu'une demande d'achat passe de la soumission à l'approbation finale dans NetSuite. Des cycles d'approbation plus courts mènent directement à un approvisionnement plus rapide, réduisant les retards dans l'obtention des biens et services nécessaires, et améliorant l'efficacité opérationnelle à travers l'organisation. Y parvenir peut réduire les délais de 20 à 30 %, garantissant que les besoins commerciaux sont satisfaits rapidement. ProcessMind aide en cartographiant précisément le parcours "Demande soumise" à "Demande approuvée" pour chaque ID de demande d'achat. Il identifie quelles étapes d'approbation et quels services introduisent le plus de retards, révélant des goulots d'étranglement critiques. En analysant les métriques de durée et les flux de variantes, ProcessMind identifie les opportunités de rationaliser les workflows et de mettre en œuvre des processus d'approbation plus rapides, menant à des économies de temps mesurables.

Réduire le taux de rejet des demandes d'achat signifie moins de boucles de retravail et moins d'efforts gaspillés dans le processus d'achat au paiement (Purchase to Pay - Demande d'achat) de NetSuite. Des rejets fréquents signalent des problèmes tels que des politiques peu claires, des erreurs de saisie de données ou une formation insuffisante des demandeurs, entraînant de la frustration et des retards d'approvisionnement. Réduire ce taux de 15 à 25 % améliore le flux de processus et l'utilisation des ressources. ProcessMind analyse les causes profondes des activités "Demande rejetée" associées à chaque ID de demande d'achat. Il corrèle les rejets avec des demandeurs, des services, des catégories d'articles ou des étapes d'approbation spécifiques, identifiant les raisons courantes de non-conformité ou d'informations incomplètes. Cet aperçu permet des formations ciblées, des directives plus claires ou des ajustements de workflow pour prévenir les rejets futurs.

Cet objectif vise à garantir que toutes les demandes d'achat dans NetSuite respectent strictement les politiques d'achat établies et les contrôles internes. Les demandes non conformes peuvent entraîner des dépenses non autorisées, des risques financiers et des problèmes d'audit. Atteindre 100 % de conformité minimise le potentiel de fraude et renforce la gouvernance au sein du processus Purchase to Pay - Demande d'achat. ProcessMind offre une vue aux rayons X du parcours de chaque ID de demande d'achat, comparant les flux de processus réels aux modèles de conformité prédéfinis. Il signale automatiquement les déviations, telles que les demandes contournant les étapes d'approbation requises ou dépassant les limites de dépenses sans autorisation appropriée, basées sur des activités comme "Étape d'approbation N approuvée" et des attributs comme "Montant estimé" ou "Chemin du workflow d'approbation". Cela permet une identification proactive et l'application du respect des politiques.

L'établissement de workflows d'approbation cohérents et prévisibles pour les demandes d'achat dans NetSuite élimine l'ambiguïté et réduit la variabilité du traitement. Des chemins incohérents peuvent causer de la confusion, des retards et exposer l'organisation à des risques de conformité, surtout lorsque différents départements ou demandeurs suivent des processus ad-hoc. La standardisation de ces chemins à 80-90 % améliore l'efficacité et l'auditabilité. ProcessMind reconstitue visuellement toutes les variantes uniques de « Chemin de workflow d'approbation » observées pour chaque ID de demande d'achat, de « Demande soumise » à « Demande approuvée ». Il met en évidence les déviations non autorisées et les détours courants par rapport au « chemin idéal » prévu. Cette capacité aide à identifier les zones où les règles de workflow ne sont pas appliquées ou comprises, permettant une structure d'approbation cohérente et efficace.

Cet objectif vise à réduire significativement l'écart de temps entre l'approbation d'une demande d'achat et la création ultérieure d'un bon de commande dans NetSuite. Les retards à ce point de transfert entravent directement le cycle d'approvisionnement, affectant les niveaux de stock, les délais de projet et les relations avec les fournisseurs. Accélérer cette transition de 20 à 30 % assure une chaîne d'approvisionnement plus agile et réactive. ProcessMind analyse spécifiquement la différence de temps entre l'activité "Demande approuvée" et l'activité "Bon de commande créé à partir de la demande" pour chaque ID de demande d'achat. Il révèle où le transfert devient un goulot d'étranglement, que ce soit en raison de retards manuels, de problèmes d'intégration système ou de contraintes de ressources. Cet aperçu permet des interventions ciblées pour fluidifier la transition et assurer une génération rapide des bons de commande.

Réduire le besoin d'intervention humaine dans les tâches routinières ou répétitives au sein du processus Purchase to Pay - Demande d'achat de NetSuite libère des ressources précieuses pour des activités plus stratégiques. Un effort manuel excessif entraîne des coûts opérationnels plus élevés, des taux d'erreur accrus et des temps de traitement plus lents. L'automatisation ou la rationalisation des étapes manuelles peut réduire les coûts de traitement de 10 à 15 % et améliorer la précision globale. ProcessMind identifie les activités associées au travail manuel, telles que les événements fréquents de "Demande d'achat modifiée" ou les retards entre les étapes automatisées, en analysant les journaux d'événements pour chaque ID de demande d'achat. Il quantifie l'occurrence et l'impact de ces points de contact manuels, mettant en évidence les principaux candidats à l'automatisation ou à la simplification des processus. Cette approche basée sur les données soutient les décisions concernant la mise en œuvre de l'automatisation robotisée des processus (RPA) ou des améliorations de workflow.

Cet objectif vise à créer un processus plus efficace et réactif pour le traitement des demandes d'achat marquées comme urgentes dans NetSuite. Une gestion inefficace des demandes urgentes peut entraîner des perturbations commerciales critiques, des opportunités manquées et des coûts accrus en raison d'expéditions accélérées ou d'achats de dernière minute. L'optimisation de ce flux spécifique peut réduire les délais de traitement des demandes urgentes de 10 à 20 % sans compromettre les contrôles. ProcessMind isole les ID de demande d'achat dotés d'un attribut "Niveau d'urgence" indiquant une priorité élevée. Il analyse ensuite leur parcours de bout en bout, identifiant s'ils suivent réellement un chemin accéléré ou rencontrent les mêmes retards que les demandes standard. Cette analyse identifie les goulots d'étranglement spécifiques aux workflows urgents, permettant des processus dédiés accélérés et une allocation de ressources pour assurer un traitement rapide.

Diminuer le nombre de fois où une demande d'achat doit être modifiée après sa soumission initiale dans NetSuite améliore la qualité des données et l'efficacité du processus. Les événements fréquents de « Demande modifiée » indiquent des erreurs initiales, des informations incomplètes ou des exigences changeantes, entraînant du retravail et des temps de cycle prolongés. Une réduction de 5 à 10 % des modifications peut faire économiser des frais administratifs considérables. ProcessMind retrace le cycle de vie de chaque ID de demande d'achat, comptant spécifiquement les occurrences de l'activité « Demande modifiée ». Il établit une corrélation entre ces modifications et des attributs tels que « Demandeur », « Département » ou « Catégorie d'article demandé », identifiant les sources courantes d'erreurs ou de malentendus. Cette information aide à cibler les programmes de formation ou à améliorer les formulaires de saisie de données initiaux pour que tout soit correct dès la première fois.

Cet objectif vise à identifier et éliminer systématiquement les points spécifiques du processus Purchase to Pay - Demande d'achat de NetSuite où le travail s'accumule ou ralentit significativement. Les goulots d'étranglement entraînent des retards, augmentent les délais et peuvent conduire à une surcharge de ressources, impactant le débit global du processus. L'élimination des goulots d'étranglement critiques peut améliorer la vitesse du processus de 15 à 20 %. ProcessMind construit une carte de processus visuelle à partir des données d'événements, mettant en évidence le flux réel de chaque ID de demande d'achat. Il identifie automatiquement les activités ou transitions présentant des durées moyennes anormalement longues ou des files d'attente de travaux en cours élevées, telles que des étapes d'approbation spécifiques ou des transferts entre services. Cette analyse visuelle et quantitative identifie les emplacements exacts et les causes des goulots d'étranglement, permettant des interventions ciblées pour leur résolution.

Améliorer la précision et l'exhaustivité des informations fournies par les demandeurs dans les demandes d'achat NetSuite est crucial pour un traitement fluide et une réduction du retravail. Une mauvaise qualité des données entraîne des clarifications, des modifications et même des rejets, ajoutant des frictions et des retards inutiles au cycle d'Achat au Paiement - Demande d'achat. Atteindre un taux de précision des données de 95 % lors de la soumission améliore considérablement l'efficacité en aval. ProcessMind soutient indirectement cet objectif en identifiant les corrélations entre des attributs comme « Demandeur » ou « Département » et les problèmes de processus en aval, tels que des rejets fréquents ou des modifications. En analysant les modèles de données incomplètes ou incorrectes qui conduisent à des déviations de processus, ProcessMind met en évidence les domaines spécifiques où les demandeurs pourraient avoir besoin de meilleures orientations ou formations, améliorant ainsi la qualité de la saisie initiale des données.

Cet objectif vise à augmenter le nombre total de demandes d'achat qui complètent avec succès leur cycle de vie dans NetSuite au cours d'une période donnée. Un débit plus élevé indique un processus Purchase to Pay - Demande d'achat plus efficace et évolutif, capable de gérer des demandes commerciales croissantes sans sacrifier la vitesse ou la qualité. L'augmentation du débit de 10 à 15 % se traduit directement par une satisfaction plus rapide des besoins commerciaux. ProcessMind mesure le flux global des ID de demande d'achat de "Demande créée" à "Demande fermée" ou "Bon de commande créé à partir de la demande". Il analyse le volume des demandes traitées via divers chemins et identifie les contraintes de capacité ou les blocages qui limitent le flux. En optimisant les temps de cycle et en éliminant les retards, ProcessMind aide à augmenter le taux de traitement réussi des demandes.

Le chemin d'amélioration en 6 étapes pour Achats au paiement – Demande d'achat

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Que faire

Obtenez le modèle Excel pré-structuré conçu pour les données de demande d'achat Purchase to Pay afin de s'assurer que tous les champs nécessaires sont capturés pour l'analyse.

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Pourquoi c'est important

Ce modèle vous guide pour collecter les bonnes données, assurant une base solide pour une analyse de processus précise et des aperçus pertinents.

Résultat attendu

Un modèle Excel standardisé prêt à être renseigné avec vos données de demande d'achat NetSuite.

VOS INSIGHTS DE PROCESSUS

Découvrez les inefficacités cachées dans vos demandes d'achat NetSuite

ProcessMind offre une carte visuelle claire de votre processus de demande d'achat NetSuite, mettant en évidence chaque étape et interaction. Voyez instantanément où les retards se produisent et comment obtenir des approbations plus rapides et une meilleure conformité.
  • Visualiser le flux de demande de bout en bout
  • Identifier les goulots d'étranglement d'approbation dans NetSuite
  • Identifier les non-conformités
  • Suivre les temps de cycle pour un approvisionnement plus rapide
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Ce que les organisations réalisent en matière de demandes d'achat

En analysant vos données de demande d'achat NetSuite, les organisations peuvent découvrir les goulots d'étranglement et les étapes non conformes, ce qui conduit à des améliorations significatives en matière d'efficacité et de contrôle des coûts. Ces résultats sont obtenus en optimisant les workflows et en appliquant les meilleures pratiques.

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Approbations de demandes plus rapides

Réduction moyenne du temps d'approbation

Identifiez et éliminez les goulots d'étranglement dans le processus d'approbation, réduisant considérablement le temps entre la soumission de la demande et l'approbation finale. Cela accélère l'approvisionnement pour les besoins commerciaux critiques.
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Réduire les rejets de demandes d'achat

Diminution des demandes initialement rejetées

Comprenez les causes profondes des rejets de demande et mettez en œuvre des améliorations pour réduire le retrabail. Cela se traduit par des taux d'approbation dès le premier passage plus élevés et moins de frais administratifs.
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Meilleure conformité aux politiques

Meilleur respect des règles d'approbation

Surveiller et faire respecter les workflows d'approbation prédéfinis, en s'assurant que toutes les demandes d'achat respectent les politiques de l'entreprise et les exigences réglementaires. Cela atténue les risques de conformité et améliore la préparation aux audits.
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Génération de BC plus rapide

Délai réduit pour la création des bons de commande

Rationaliser le transfert des demandes d'achat approuvées à la création des bons de commande, réduisant considérablement le temps nécessaire. Cela garantit que les fournisseurs sont sollicités plus rapidement et que les biens/services sont acquis plus promptement.
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Réduction du retravail des demandes d'achat

Diminution des modifications post-soumission

Identifiez les raisons courantes des modifications de demande après la soumission initiale et traitez-les de manière proactive. Cela réduit le retravail manuel et améliore la précision des données, économisant un temps précieux pour les employés.

Les résultats varient en fonction de la complexité spécifique de votre processus, du volume de données et de l'étendue de la mise en œuvre. Les chiffres mentionnés illustrent les améliorations typiques observées au sein de diverses organisations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin pour une analyse complète.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique pour chaque demande d'achat, servant d'ID de cas principal pour l'analyse des processus.

Pourquoi c'est important

C'est la clé essentielle pour tracer le cycle de vie complet d'une seule demande d'achat, rendant possible l'analyse des flux de processus et le calcul des métriques au niveau du cas.

Le nom d'un événement ou d'une tâche commerciale spécifique qui s'est produit au sein du cycle de vie de la demande d'achat.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes du processus, permettant la visualisation des cartes de processus, l'analyse des variantes de processus et l'identification des goulots d'étranglement.

La date et l'heure précises auxquelles l'activité s'est produite.

Pourquoi c'est important

Cet horodatage est la base pour toutes les analyses liées à la performance, telles que le calcul des temps de cycle, l'identification des retards et la mesure de l'efficacité des processus.

L'employé qui a créé et soumis la demande d'achat.

Pourquoi c'est important

Identifie l'initiateur du processus, ce qui est crucial pour analyser le comportement des utilisateurs, les taux de rejet par demandeur et identifier les besoins en formation.

Le service de l'entreprise auquel appartient la demande d'achat ou le demandeur.

Pourquoi c'est important

Permet une segmentation puissante des données de processus pour comparer les performances, les coûts et la conformité entre les différentes unités commerciales.

La valeur monétaire totale de la demande d'achat.

Pourquoi c'est important

Fournit un contexte financier, permettant une analyse basée sur la valeur, ce qui dicte souvent les chemins d'approbation et la priorité commerciale.

Indique l'état actuel de la demande d'achat dans son cycle de vie.

Pourquoi c'est important

Fournit un instantané de la progression d'un cas, permettant l'analyse des demandes d'achat vieillissantes et identifiant où les cas sont bloqués.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Un utilisateur initie le processus d'approvisionnement en créant et en enregistrant un nouvel enregistrement de demande d'achat. Il s'agit du premier événement du cycle de vie de la demande et il est capturé lorsque l'enregistrement de transaction est initialement sauvegardé dans NetSuite.

Pourquoi c'est important

Cette activité marque le début officiel du processus d'approvisionnement pour un besoin spécifique. L'analyse du temps entre la création et la soumission peut révéler des retards dans la saisie des données ou la formulation initiale de la demande.

La demande d'achat complète avec succès toutes les étapes requises du workflow d'approbation. Ceci est déduit lorsque le 'Statut d'approbation' final de l'enregistrement passe à 'Approuvé'.

Pourquoi c'est important

C'est une étape majeure qui signifie que la demande d'achat est prête à être convertie en bon de commande. Elle marque la fin du cycle d'approbation et le début de la phase d'exécution des approvisionnements.

La demande d'achat est définitivement rejetée et ne sera plus traitée. Cet événement est déduit lorsque le 'Statut d'approbation' final de la demande est mis à jour à 'Rejeté'.

Pourquoi c'est important

Cette activité est un point final critique pour les demandes d'achat infructueuses. Comprendre pourquoi et quand les demandes sont finalement rejetées fournit des aperçus sur la conformité aux politiques et les problèmes budgétaires.

Un bon de commande (BC) est généré à partir de la demande entièrement approuvée, engageant officiellement des fonds auprès d'un fournisseur. Il s'agit d'un événement explicite marqué par la création d'une nouvelle transaction de BC qui renvoie à la demande source.

Pourquoi c'est important

C'est le résultat principal d'une demande d'achat réussie et un transfert clé dans le processus Purchase to Pay. Le temps entre l'approbation et la création du bon de commande est un KPI critique pour l'efficacité des approvisionnements.

La demande d'achat est officiellement fermée, indiquant qu'aucune autre action n'est attendue. Cela se produit souvent automatiquement après que toutes les quantités de la demande ont été commandées via des bons de commande liés.

Pourquoi c'est important

Cette activité marque la fin définitive du cycle de vie de la demande d'achat. Elle confirme que le besoin commercial a été satisfait et que l'enregistrement est finalisé.

FAQ

Foire aux questions

Le process mining analyse les journaux d'événements de NetSuite pour visualiser le flux réel de votre processus de demande d'achat. Il identifie les déviations, les goulots d'étranglement et les problèmes de conformité en cartographiant chaque étape de la création de la demande à la génération du bon de commande. Cela vous permet de découvrir les inefficacités et de comprendre pourquoi les retards ou les rejets se produisent.

En utilisant vos données de transaction NetSuite, le process mining reconstitue la séquence et le timing précis de chaque étape du cycle de vie des demandes. Il quantifie le temps passé entre les activités et met en évidence les chemins plus lents ou plus complexes que prévu. Cette approche basée sur les données identifie les étapes ou les départements spécifiques qui causent des retards, permettant des améliorations ciblées.

Vous avez principalement besoin d'event logs détaillant les activités liées à votre processus de demande d'achat. Cela inclut le Case Identifier (ID de la demande d'achat), un Activity Name (par exemple, Demande créée, Approuvée, Rejetée) et un Timestamp pour chaque activité. Des attributs supplémentaires comme l'User, le Department ou le Requisition Type peuvent enrichir l'analyse.

Vous pouvez vous attendre à une réduction significative des temps de cycle d'approbation des demandes et à une diminution des taux de rejet. Le Process Mining aide à assurer une meilleure conformité aux politiques d'achat et standardise les chemins d'approbation, menant à des opérations plus efficaces. En fin de compte, il accélère la création des bons de commande et minimise les efforts de traitement manuel.

L'extraction de données de NetSuite implique généralement des rapports standard ou des requêtes de base de données, qui peuvent être gérés par votre équipe informatique ou un administrateur NetSuite. Les tables et champs spécifiques dépendent de votre configuration NetSuite, mais les sources de données courantes sont généralement accessibles. Des outils et des connecteurs sont disponibles pour rationaliser ce processus d'extraction.

Le process mining est une technique analytique non invasive. Il fonctionne en analysant les données historiques extraites de votre système NetSuite, sans modifier le système lui-même ni interrompre les opérations en cours. Aucune modification directe n'est requise au sein de votre environnement NetSuite en production pendant la phase d'analyse.

Une fois les données extraites, nettoyées et chargées, des aperçus initiaux peuvent souvent être générés en quelques semaines, parfois même en quelques jours, selon la qualité des données et la complexité du processus. Les premières conclusions mettent généralement en évidence les goulots d'étranglement et les déviations les plus apparents, offrant des pistes d'amélioration immédiates. Une surveillance continue affine ensuite ces aperçus au fil du temps.

Au-delà de l'accès à vos données NetSuite, l'exigence technique principale est une plateforme logicielle de process mining. Cette plateforme gérera l'ingestion, la modélisation et la visualisation des données. Aucun module NetSuite spécifique ou personnalisation n'est généralement requis, car l'analyse se concentre sur les journaux de transactions existants.

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