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Améliorez votre gestion des dépenses

Optimiser les dépenses sur Ramp : Votre guide en 6 étapes pour l'efficacité
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Défis (12) Objectifs (12) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimiser la gestion des dépenses dans Ramp pour des approbations rapides

Cette plateforme vous aide à découvrir les goulots d'étranglement dans votre processus de gestion des dépenses, conduisant à des approbations plus rapides et moins de violations de politique. Vous pouvez identifier précisément où les retards se produisent, comprendre les dépenses non conformes et visualiser le parcours complet de chaque dépense. En exploitant ces insights, vous pouvez rationaliser les opérations, améliorer la conformité et accroître significativement la satisfaction des employés.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi l'optimisation de la gestion des dépenses dans Ramp est cruciale

Une gestion efficace des dépenses est bien plus qu'une simple tâche administrative ; c'est une composante essentielle de la santé financière et de la satisfaction des employés de votre organisation. Dans l'environnement commercial dynamique actuel, les organisations qui tirent parti de systèmes comme Ramp pour les dépenses d'entreprise et l'automatisation des notes de frais doivent s'assurer que leurs processus sont non seulement fonctionnels, mais optimisés pour des performances maximales. Les inefficacités dans le traitement des dépenses, telles que les approbations retardées, les rejets fréquents ou le non-respect des politiques, peuvent entraîner des fuites financières importantes, nuire au moral des employés en raison de remboursements lents et exposer l'entreprise à des risques d'audit. Les coûts cachés du travail manuel, des retards dans les rapports financiers et de la frustration des employés peuvent rapidement s'accumuler, impactant l'agilité et la rentabilité globales de l'entreprise. Comprendre et améliorer les processus sous-jacents au sein de Ramp, du moment où une dépense est engagée à sa comptabilisation finale, est essentiel pour maintenir le contrôle et favoriser l'excellence financière.

Comment le Process Mining éclaire vos Workflows de dépenses dans Ramp

Le Process Mining offre une approche puissante, basée sur les données, pour comprendre la véritable performance de votre processus de Gestion des dépenses dans Ramp. Contrairement aux rapports traditionnels, qui montrent ce qui s'est passé, le Process Mining révèle comment cela s'est produit, en traçant le flux réel de chaque note de frais à travers chaque étape. En analysant les event logs de votre système Ramp, le Process Mining construit une carte visuelle de votre processus, mettant en évidence chaque variation, détour et bottleneck (goulot d'étranglement). Vous pouvez mesurer précisément le cycle time pour chaque activité, identifier les responsables ou les départements qui contribuent aux retards, et découvrir les chemins courants pour les révisions ou les rejets. Cette perspective de bout en bout vous aide à dépasser les hypothèses et à identifier les zones exactes où votre processus de Gestion des dépenses dans Ramp est sous-performant. Elle fournit des preuves irréfutables expliquant pourquoi certains rapports de dépenses prennent plus de temps à être approuvés ou pourquoi certains enfreignent fréquemment les politiques de l'entreprise, permettant des interventions ciblées.

Domaines clés d'amélioration identifiés par le Process Mining

L'application du Process Mining à vos données de Gestion des dépenses de Ramp peut révéler une multitude d'informations exploitables. Vous pourriez découvrir que les rapports de dépenses de départements spécifiques subissent constamment des délais d'approbation plus longs en raison de la charge de travail d'un approbateur particulier ou d'une structure de révision interne complexe. Cela pourrait révéler que certaines catégories de dépenses sont fréquemment signalées pour des violations de politique, indiquant un besoin de directives plus claires ou d'une meilleure formation préalable pour les employés utilisant Ramp. Le Process Mining peut également mettre en évidence des boucles de processus inattendues, où les rapports de dépenses sont renvoyés à plusieurs reprises pour révision avant l'approbation finale, augmentant considérablement le cycle time global et la charge administrative. De plus, il aide à identifier où les interventions manuelles ralentissent inutilement un workflow par ailleurs automatisé dans Ramp, ou où les contrôles de conformité sont soit trop stricts, entraînant des retards, soit trop laxistes, menant à des infractions de politique. Ces informations vous permettent de cibler des étapes de processus, des rôles ou des configurations spécifiques au sein de Ramp pour l'optimisation.

Résultats attendus de l'optimisation de la gestion des dépenses avec le Process Mining

L'application stratégique du Process Mining pour améliorer votre processus de Gestion des dépenses dans Ramp génère des avantages tangibles et mesurables. Vous pouvez vous attendre à une réduction significative du cycle time moyen d'approbation des rapports de dépenses, conduisant à des remboursements plus rapides et à une satisfaction accrue des employés. En rationalisant les chemins d'approbation et en réduisant le travail de révision, vous réduirez les coûts administratifs associés au traitement des dépenses. Une conformité améliorée devient réalisable car vous identifiez et traitez les causes profondes des violations de politique, garantissant une meilleure adhésion aux règles de dépenses de l'entreprise et aux exigences réglementaires. Un meilleur contrôle financier est également un résultat direct, avec moins d'erreurs et une compréhension plus claire des modèles de dépenses, conduisant à une budgétisation et des prévisions plus précises. En fin de compte, l'optimisation de votre Gestion des dépenses dans Ramp grâce au Process Mining transforme une source potentielle de friction en une opération fluide, efficace et conforme, contribuant directement aux résultats financiers et à l'excellence opérationnelle de votre organisation.

Démarrer votre parcours d'optimisation de la gestion des dépenses

Le parcours vers un processus de Gestion des dépenses plus efficace et conforme dans Ramp commence par la compréhension de votre état actuel. Le Process Mining apporte cette clarté en transformant vos données de transactions brutes en informations exploitables. En tirant parti de ces techniques d'analyse puissantes, vous pouvez passer de la résolution de problèmes réactive à l'amélioration proactive des processus. Nous vous encourageons à explorer les capacités du Process Mining pour découvrir le potentiel caché au sein de vos workflows de Gestion des dépenses. Ce faisant, vous pouvez réduire le cycle time de la Gestion des dépenses, éliminer les bottlenecks (goulots d'étranglement) et vous assurer que votre système Ramp soutient véritablement vos objectifs financiers.

Gestion des dépenses Rapports de dépenses Remboursement Gestion des dépenses Opérations financières Workflows d'Approbation Conformité à la politique Contrôle des coûts Satisfaction des employés

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les rapports de dépenses des employés sont souvent bloqués dans les files d'attente d'approbation des responsables pendant de longues périodes, ce qui entraîne des retards de remboursement et une insatisfaction des employés. Ce bottleneck (goulot d'étranglement) a un impact sur les prévisions de trésorerie et peut entraîner la frustration des employés, affectant le moral général. ProcessMind analyse l'activité "Manager Review Pending" et les horodatages associés, révélant quels responsables ou départements sont systématiquement à l'origine de retards dans Ramp. Nous identifions les étapes exactes où les blocages se produisent et quantifions leur impact, permettant des améliorations ciblées.

De nombreuses notes de frais sont renvoyées à plusieurs reprises pour révision en raison d'informations manquantes, de violations de politique ou de soumissions incorrectes, ce qui génère un travail de reprise considérable. Ce cycle augmente la charge administrative et prolonge le délai global de remboursement, consommant des ressources précieuses.
ProcessMind cartographie le parcours complet des notes de frais dans Ramp, identifiant les schémas courants où les rapports sont « Renvoyés pour révision ». Nous découvrons les causes profondes, qu'il s'agisse de politiques peu claires, d'un manque de formation des employés ou de comportements spécifiques des approbateurs, réduisant ainsi le retravail.

Les employés connaissent de longues attentes pour le remboursement de leurs notes de frais approuvées, ce qui entraîne un stress financier et une baisse de moral. Ce cycle lent a un impact sur la satisfaction des employés et l'efficacité perçue des opérations financières, pouvant nuire à la rétention des talents. ProcessMind offre une vue de bout en bout du processus de Gestion des dépenses, suivant les rapports de la soumission à l'exécution du remboursement ("Reimbursement Executed."). Nous identifions les activités spécifiques et les transferts dans Ramp qui contribuent le plus aux cycle times prolongés, permettant une optimisation précise.

Malgré les contrôles de politique, certains rapports de dépenses contenant des violations sont toujours approuvés, ce qui entraîne des risques de non-conformité et des fuites financières potentielles. Cela crée une application incohérente des politiques de l'entreprise et pourrait aboutir à des conclusions d'audit, posant des risques importants. ProcessMind utilise les données d'événements, y compris l'attribut "Policy Violation Flag", pour identifier les cas où des violations signalées se poursuivent jusqu'à "Finance Approved" sans résolution appropriée dans Ramp. Nous mettons en évidence les lacunes en matière de conformité et suggérons des points d'application plus stricts.

Différents départements suivent des chemins d'approbation incohérents pour des rapports de dépenses similaires, ce qui entraîne confusion, traitement inéquitable et risques de conformité. Ce manque de standardisation rend difficile la prévision des délais d'approbation et la gestion des attentes à travers l'organisation. ProcessMind reconstitue visuellement toutes les variantes de processus réelles au sein de la Gestion des dépenses, montrant comment les approbations s'écartent du chemin standard dans Ramp. Nous découvrons ces variations cachées et quantifions leur impact sur l'efficacité et la conformité à travers les départements.

L'équipe financière passe trop de temps à vérifier manuellement les notes de frais et les reçus, en particulier pour les transactions courantes. Cela entraîne une allocation inefficace des ressources et des retards dans le traitement d'un volume élevé de dépenses, augmentant les coûts opérationnels.
ProcessMind identifie les activités comme « En attente d'examen financier » et analyse les attributs associés aux rapports nécessitant une intervention manuelle importante dans Ramp. Nous mettons en évidence les opportunités d'automatisation ou de simplification des processus, réduisant ainsi la charge de l'équipe financière.

L'étape dédiée au contrôle de politique, destinée à assurer la conformité, devient parfois un goulot d'étranglement en soi, entraînant des retards supplémentaires dans le processus d'approbation global. Cela annule l'avantage de la détection précoce et prolonge le traitement, frustrant les employés.
ProcessMind analyse la durée et la fréquence de l'activité « Contrôle de politique effectué » au sein du workflow des dépenses dans Ramp. Nous pouvons déterminer si cette étape est efficace ou si elle contribue à des retards excessifs, identifiant des domaines d'amélioration dans l'application des politiques.

Le choix ou l'acheminement des méthodes de remboursement peut ne pas être le plus efficace, entraînant des paiements plus lents malgré des approbations en temps voulu. Cela peut avoir un impact sur la satisfaction des employés et la gestion des flux de trésorerie, affectant la santé financière de l'entreprise.
ProcessMind examine l'attribut « Méthode de remboursement » conjointement avec les activités « Remboursement planifié » et « Remboursement exécuté » dans Ramp. Nous pouvons identifier les méthodes ou les parcours moins efficaces, en recommandant des changements pour accélérer la livraison des paiements.

Sans une visibilité claire sur la manière dont les dépenses sont catégorisées et approuvées au sein de l'organisation, il est difficile d'identifier des domaines de contrôle des coûts ou de négocier de meilleures offres avec les fournisseurs. Cela entrave la planification financière stratégique et l'optimisation budgétaire.
ProcessMind agrège et visualise les données de dépenses basées sur l'attribut « Catégorie de dépense » et les approbations associées dans Ramp. Nous fournissons une vue granulaire des schémas de dépenses, mettant en évidence où la majeure partie de l'argent est dépensée et où des économies peuvent être réalisées.

Même après l'exécution des remboursements, les retards dans la "Comptabilisation" peuvent entraîner des problèmes de rapprochement, des états financiers inexacts et des cycles de clôture de fin de mois prolongés. Cela affecte la précision et la rapidité des rapports financiers, impactant les décisions critiques. ProcessMind suit le temps écoulé entre l'"Exécution du remboursement" et la "Comptabilisation" pour tous les rapports de dépenses dans Ramp. Nous identifions les goulots d'étranglement dans l'étape finale de la comptabilité, aidant à rationaliser le processus de clôture financière.

Les notes de frais simples et de faible valeur passent souvent par plusieurs niveaux d'approbation managériale, ce qui crée un travail inutile et ralentit le processus. Cela fait perdre un temps précieux aux managers qui pourrait être consacré à des tâches stratégiques, réduisant ainsi la productivité globale.
ProcessMind analyse la séquence d'activités pour différents seuils de « Montant total du rapport » et « Catégorie de dépense » dans Ramp. Nous identifions les déviations de processus où les dépenses à faible risque subissent des étapes d'« Approuvé par le manager » excessives, suggérant une simplification.

Le processus d'audit des notes de frais, que ce soit pour la conformité interne ou les exigences externes, est souvent manuel et lourd, nécessitant beaucoup de temps et de ressources. Cela augmente les coûts opérationnels et le risque d'audit, affectant les efforts de conformité.
ProcessMind exploite des attributs comme « Résultat de l'audit » et l'historique complet des activités pour chaque « ID de note de frais » dans Ramp. Nous automatisons l'analyse des pistes d'audit, signalant rapidement les modèles non conformes et rationalisant le processus d'audit.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Les retards dans les approbations des responsables ont un impact direct sur la satisfaction des employés et la trésorerie. En réduisant considérablement le temps que les responsables consacrent à l'examen et à l'approbation des notes de frais dans Ramp, les organisations peuvent garantir des remboursements plus rapides et maintenir l'efficacité opérationnelle. Cette amélioration permet d'éviter les délais d'attente inutiles et d'accroître la productivité globale. ProcessMind identifie les étapes et les individus exacts à l'origine des goulots d'étranglement dans l'approbation des responsables, révélant les modèles d'approbation lents et les causes profondes. Il fournit des informations exploitables pour réorganiser les workflows, établir des repères de performance et suivre les améliorations, conduisant à des réductions mesurables des cycle times d'approbation, potentiellement de 20 à 30%.

Les révisions fréquentes des rapports de dépenses indiquent des problèmes sous-jacents de clarté, de respect des politiques ou de qualité de soumission initiale. Minimiser ces révisions dans Ramp fait gagner un temps considérable aux employés et aux équipes financières, réduisant le travail de révision et accélérant le processus global de gestion des dépenses. Cela contribue directement à une meilleure qualité des données et à une fluidité opérationnelle. ProcessMind cartographie les chemins des rapports de dépenses révisés, identifiant les raisons courantes des rejets, telles que les reçus manquants ou une catégorisation incorrecte. Il met en évidence les besoins en formation ou en communication plus claire des politiques, permettant aux organisations de mettre en œuvre des interventions ciblées qui peuvent réduire les taux de révision de 15% ou plus.

Le temps total entre la soumission de la dépense et le remboursement effectif est crucial pour la satisfaction des employés et la gestion de la liquidité. L'obtention d'un cycle de remboursement plus rapide dans Ramp améliore l'expérience des employés, réduit les demandes administratives et optimise la trésorerie de l'organisation. Cet objectif garantit que les employés sont payés rapidement et efficacement. ProcessMind offre une vue de bout en bout du processus de remboursement, de la création à la comptabilisation. Il identifie tous les points de contact et les retards, aidant à éliminer les étapes ou les transferts inutiles. Cette analyse permet de repenser les workflows pour atteindre un processus de remboursement plus rapide et plus prévisible, réduisant potentiellement le cycle de plusieurs jours.

Une détection inexacte ou retardée des violations de politique de dépenses peut entraîner des risques financiers, des problèmes de conformité et une fraude potentielle. L'amélioration de la précision et de la rapidité d'identification de ces violations dans Ramp renforce les contrôles internes et assure une adhésion cohérente aux politiques de dépenses de l'entreprise, protégeant l'intégrité financière. ProcessMind visualise tous les chemins qu'emprunte un rapport de dépenses, mettant en évidence les écarts par rapport aux processus standard et conformes. Il peut identifier les modèles indicatifs de violations de politique potentielles, même ceux qui échappent à la révision manuelle, permettant une approche proactive de la conformité. Cela conduit à une augmentation significative du pourcentage de violations détectées précocement.

Des processus d'approbation incohérents entre les différents départements entraînent confusion, retards et manque de contrôle. La standardisation des workflows d'approbation des dépenses dans Ramp assure l'équité, la prévisibilité et l'efficacité, réduisant les variations qui peuvent compliquer les audits et la formation. Cela crée un système de gestion des dépenses plus robuste et évolutif. ProcessMind révèle visuellement toutes les variations de processus existantes, montrant explicitement où et comment les workflows départementaux divergent de l'idéal. Il fournit les données nécessaires pour identifier les meilleures pratiques et imposer un chemin d'approbation unifié et optimal, réduisant ainsi les variantes de workflow d'une marge significative, par exemple de 40 à 50%.

L'effort manuel dans le processus de révision financière est chronophage, sujet aux erreurs humaines et détourne des ressources précieuses d'activités stratégiques. L'automatisation des tâches routinières ou répétitives au sein de la révision financière de Ramp libère l'équipe financière, accélère les temps de traitement et améliore la précision globale de la gestion des dépenses. ProcessMind identifie précisément les étapes de révision financière qui sont manuelles, répétitives et propices à l'automatisation. Il aide à quantifier le temps économisé en automatisant des contrôles ou des saisies de données spécifiques, permettant aux équipes financières de se concentrer sur les exceptions plutôt que sur les tâches routinières, ce qui conduit à des gains d'efficacité de 25% ou plus en temps de révision.

Les retards inattendus introduits par les contrôles de politique peuvent bloquer l'ensemble du processus d'approbation des dépenses, entraînant frustration et inefficacité. La rationalisation de la manière dont ces contrôles de politique sont effectués dans Ramp garantit le maintien de la conformité sans devenir un goulot d'étranglement, conduisant à un traitement plus fluide et plus rapide. ProcessMind identifie les points exacts du workflow où les contrôles de politique causent des retards et si ces contrôles sont redondants ou mal ordonnés. Il fournit des insights pour optimiser le séquençage et l'exécution des contrôles, réduisant leur contribution au temps de cycle global de 10 à 20 % tout en maintenant la rigueur de la conformité.

Le choix et l'exécution des méthodes de remboursement peuvent avoir un impact significatif sur la rapidité et le coût des versements de dépenses. L'optimisation de ces méthodes au sein de Ramp garantit que les employés reçoivent leurs fonds par les canaux les plus efficaces et les plus économiques disponibles, améliorant à la fois la satisfaction et le contrôle financier. ProcessMind analyse la performance des différentes méthodes de remboursement, en suivant leurs temps de cycle et leurs coûts associés. Il met en évidence les opportunités de passer à des méthodes plus efficaces ou d'améliorer l'exécution des méthodes existantes, conduisant à des paiements plus rapides et à des économies potentielles sur les frais de transaction.

Un manque de visibilité granulaire sur les dépenses par catégorie entrave une gestion budgétaire efficace et un approvisionnement stratégique. Obtenir des aperçus plus profonds et plus précis sur les catégories de dépenses au sein de Ramp permet aux organisations de mieux contrôler les coûts, de négocier avec les fournisseurs et de prendre des décisions financières plus éclairées. ProcessMind associe les rapports de dépenses à des catégories spécifiques et identifie les modèles de dépenses réels, révélant des divergences ou des opportunités de consolidation des coûts qui pourraient être cachées dans les données agrégées. Il fournit les bases analytiques pour mener des initiatives de gestion des coûts plus efficaces et améliorer la précision des prévisions budgétaires.

Les retards dans la comptabilisation des dépenses approuvées dans le système comptable peuvent entraîner des rapports financiers inexacts, des défis de rapprochement et une image déformée de la santé financière de l'entreprise. L'accélération de cette dernière étape dans Ramp garantit une précision financière en temps réel et des processus de clôture de fin de mois rationalisés. ProcessMind suit le transfert et le temps de traitement entre l'exécution du remboursement et la comptabilisation finale, identifiant toute file d'attente ou intervention manuelle causant des retards. En rationalisant cette intégration, les organisations peuvent réduire le délai de plusieurs jours, garantissant que les données financières sont constamment à jour.

Exiger trop d'étapes d'approbation pour des dépenses de faible valeur ou simples crée des frictions inutiles et une charge administrative. L'optimisation de ces parcours d'approbation dans Ramp réduit le temps de traitement des éléments courants, permettant aux dépenses de plus grande valeur de recevoir l'attention appropriée, augmentant ainsi l'efficacité globale. ProcessMind identifie les types de dépenses courants qui suivent systématiquement des itinéraires d'approbation longs malgré leur simplicité ou leur faible risque. Il aide à concevoir et à valider des parcours d'approbation plus rationalisés et accélérés pour ces cas, réduisant potentiellement les étapes d'approbation de 1 à 2 pour des catégories de dépenses spécifiques.

L'audit manuel des dépenses est une tâche laborieuse et chronophage, entraînant souvent des retards et une clôture différée des notes de frais. La rationalisation de ce processus dans Ramp améliore l'efficacité de l'audit, réduit les coûts opérationnels et assure la conformité sans effort manuel exhaustif, libérant ainsi des ressources d'audit. ProcessMind analyse le workflow d'audit actuel, identifiant les goulots d'étranglement, les vérifications manuelles inutiles et les opportunités de détection automatisée des anomalies. Il aide à repenser le processus d'audit pour qu'il soit davantage axé sur les données et basé sur les exceptions, réduisant potentiellement l'effort d'audit de 30 à 40 % et accélérant les délais d'achèvement.

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour la gestion des dépenses

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Que faire

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Pourquoi c'est important

Cela garantit que vos données sont correctement organisées, facilitant leur intégration avec ProcessMind et le début de l'analyse sans reformatage manuel.

Résultat attendu

Un modèle Excel standardisé, prêt pour vos données de dépenses Ramp.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez les insights cachés dans vos dépenses Ramp

ProcessMind transforme vos données de dépenses Ramp en visualisations claires, révélant le véritable chemin de chaque rapport. Découvrez les inefficacités cachées et les opportunités d'amélioration.
  • Visualisez votre parcours d'approbation des dépenses Ramp.
  • Identifier les goulots d'étranglement exacts dans les approbations.
  • Identifier les violations de politique et la non-conformité.
  • Optimiser les workflows pour un traitement plus rapide.
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS TYPIQUES

Optimisez vos processus de dépenses avec Ramp

Ces résultats représentent les améliorations tangibles que les organisations obtiennent en tirant parti du process mining pour optimiser leurs workflows de gestion des dépenses Ramp. En visualisant et en analysant chaque étape du parcours de l'ID de la note de frais, les inefficacités sont identifiées et éliminées, conduisant à des approbations plus rapides et à une meilleure conformité.

0 % faster
Approbations des responsables plus rapides

Temps d'approbation moyen réduit

Rationaliser les processus d'examen des managers, accélérant les approbations des notes de frais et garantissant un traitement rapide pour les employés.
0 % fewer
Taux de révision réduits

Diminution des rapports renvoyés

Identifier les causes profondes des rejets de rapports, minimisant les retouches pour les employés et les équipes financières, et améliorant la qualité des soumissions.
0 days faster
Remboursements plus rapides

Temps de cycle de bout en bout réduit

Accélérer l'ensemble du processus de remboursement, de la soumission au paiement, améliorant ainsi la satisfaction des employés et la trésorerie.
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Conformité aux politiques améliorée

Détection des violations améliorée

Améliorez la précision des contrôles de conformité, réduisant les risques financiers et assurant le respect des directives de l'entreprise en matière de dépenses.
0 % reduction
Comptabilisation optimisée

Tenue des dossiers financiers plus rapide

Réduire le temps entre l'exécution du remboursement et la comptabilisation dans le système comptable, améliorant l'efficacité de la clôture financière et la précision des données.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus, de la qualité des données et des objectifs organisationnels spécifiques. Les chiffres présentés illustrent les améliorations typiques observées dans diverses implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique pour chaque note de frais, servant d'identifiant de cas principal pour le processus.

Pourquoi c'est important

C'est l'attribut fondamental qui relie toutes les activités associées en une seule instance de processus, rendant possible l'analyse de bout en bout.

Le nom de l'événement ou de la tâche spécifique qui s'est produit à un moment donné du processus de gestion des dépenses.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes de la cartographie des processus, permettant la visualisation et l'analyse du flux de processus du début à la fin.

La date et l'heure exactes de l'activité.

Pourquoi c'est important

Cet attribut fournit l'ordre chronologique des événements et est essentiel pour tous les calculs de durée et l'analyse des performances.

Le nom ou l'ID de l'utilisateur qui a effectué l'activité, y compris l'employé soumettant la dépense ou l'approbateur.

Pourquoi c'est important

Il attribue les activités de processus à des individus spécifiques, permettant l'analyse des performances au niveau des ressources et l'identification des besoins de formation.

Le département de l'employé qui a soumis la note de frais.

Pourquoi c'est important

Il permet de comparer les métriques de processus entre différentes unités commerciales, mettant en évidence les variations d'efficacité, de conformité et de dépenses.

La valeur monétaire totale de la note de frais.

Pourquoi c'est important

Il fournit une dimension financière cruciale pour l'analyse, permettant la segmentation des rapports par valeur et le suivi des dépenses globales.

La catégorie attribuée à une dépense, telle que 'Voyage', 'Logiciel' ou 'Repas'.

Pourquoi c'est important

Il permet une analyse détaillée des dépenses, aidant à identifier les principaux facteurs de coût et les opportunités d'optimisation budgétaire.

Un indicateur signalant si le rapport de dépenses a été signalé pour une violation de politique.

Pourquoi c'est important

Il mesure directement la conformité aux politiques, aidant à identifier et à réduire les dépenses non conformes et les risques associés.

La raison fournie lorsqu'une note de frais est renvoyée à l'employé pour révision.

Pourquoi c'est important

Il offre un aperçu direct des causes profondes des retouches, permettant des actions ciblées pour améliorer la qualité des soumissions initiales.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque la création d'une dépense, généralement initiée automatiquement lors de l'utilisation d'une carte d'entreprise ou lorsqu'un employé crée manuellement un enregistrement de dépense personnelle. Cet événement est habituellement capturé à partir des flux de données de transaction ou des actions de l'interface utilisateur.

Pourquoi c'est important

C'est l'événement de début principal du cycle de vie des dépenses. L'analyse du temps à partir de cet événement aide à comprendre les retards de soumission et la vitesse globale du processus.

Un employé confirme que toutes les informations nécessaires pour une dépense sont complètes et les soumet pour le processus d'approbation. Il s'agit d'une action utilisateur explicite qui fait passer la dépense d'un état 'brouillon' ou 'nécessite une attention' à un état 'en attente d'approbation'.

Pourquoi c'est important

Cette activité est un jalon critique qui lance officiellement le cycle d'approbation et de remboursement. Elle sert de référence pour mesurer les SLA d'approbation et de remboursement.

Le manager a examiné la dépense et l'a approuvée, lui permettant de passer à l'étape suivante, comme l'examen financier ou le remboursement. Ceci est enregistré via une action utilisateur explicite.

Pourquoi c'est important

C'est un jalon clé indiquant la réussite de la première étape d'approbation. C'est crucial pour analyser les workflows d'approbation et identifier les goulots d'étranglement.

Le paiement de remboursement a été traité avec succès et envoyé à l'employé. C'est généralement l'étape finale pour l'employé et marque la fin du cycle de paiement.

Pourquoi c'est important

C'est l'événement de fin principal pour le processus de remboursement. La durée de la soumission à ce point est un KPI critique pour la satisfaction des employés et l'efficacité du processus.

Les données de transaction de la dépense ont été correctement comptabilisées dans le système comptable intégré, tel que NetSuite, QuickBooks ou Xero. Cet événement marque l'achèvement de la partie de tenue de registres financiers du processus.

Pourquoi c'est important

C'est l'activité finale du processus de bout en bout. Les retards ici peuvent impacter la précision des rapports financiers et la vitesse de la clôture financière.

FAQ

Foire aux questions

Le process mining analyse le flux réel de vos notes de frais dans Ramp, révélant les goulots d'étranglement cachés et les lacunes en matière de conformité. Il offre une vue basée sur les données de l'ensemble du processus, de la soumission au remboursement, mettant en évidence les domaines d'optimisation. Cela aide à identifier les causes profondes des retards et des inefficacités.

Vous avez généralement besoin d'un identifiant de cas, d'un nom d'activité et d'un horodatage pour chaque événement de votre processus de gestion des dépenses. Pour Ramp, cela se traduit par l'ID de la note de frais, des actions spécifiques comme 'Soumis', 'Approuvé', 'Rejeté', et la date et l'heure exactes de ces actions. Des attributs supplémentaires, tels que l'approbateur, le département ou le montant de la dépense, peuvent enrichir l'analyse.

Le process mining met fréquemment en évidence des problèmes tels que des délais d'approbation managériale excessifs, des taux élevés de notes de frais renvoyées pour révision, et des variations significatives dans les processus d'approbation départementaux. Il révèle également des violations de politique non détectées et identifie un effort manuel excessif lors des examens financiers. Ces insights ciblent des domaines spécifiques nécessitant des améliorations.

Des premières informations peuvent souvent être obtenues en quelques semaines après une extraction et un chargement de données réussis, offrant une compréhension de base de votre processus de dépenses. Une analyse plus approfondie et des recommandations exploitables émergent généralement sur plusieurs semaines à mesure que les données sont affinées et que des questions commerciales spécifiques sont explorées. La surveillance continue offre ensuite des avantages permanents.

Oui, le process mining est très efficace pour identifier les déviations par rapport aux chemins de processus standard ou obligatoires, qui indiquent souvent des violations de politique. En visualisant le flux de processus réel, il peut repérer les cas où les dépenses contournent les approbations requises ou suivent des itinéraires non conformes. Cela améliore votre capacité à détecter et à prévenir les problèmes de manière proactive.

Les méthodes d'extraction de données peuvent varier, mais impliquent généralement l'utilisation des fonctionnalités de reporting de Ramp, des API, ou un accès direct à la base de données si disponible et autorisé. L'objectif est d'obtenir un journal d'événements détaillé qui capture chaque étape d'un rapport de dépenses. Ce journal d'événements est ensuite utilisé comme entrée pour le logiciel de Process Mining.

Vous aurez besoin de quelqu'un ayant une bonne compréhension de la structure de vos données de dépenses Ramp et des droits d'accès pour extraire les informations nécessaires. Une familiarité avec les concepts d'analyse de données et potentiellement des compétences SQL peuvent être bénéfiques pour la préparation des données. La plupart des outils modernes de process mining offrent des interfaces conviviales, réduisant le besoin d'une expertise approfondie en codage.

Non, le process mining complète vos outils de reporting et d'analyse existants en offrant une vision plus approfondie, une « radiographie » de l'exécution réelle de vos processus. Alors que les outils traditionnels vous disent « ce » qui s'est passé, le process mining explique « comment » cela s'est produit et « pourquoi » cela pourrait être inefficace. Il ajoute une couche d'insights diagnostiques et prescriptifs.

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