Ihr Mitarbeiter-Onboarding Daten-Template

SAP SuccessFactors Onboarding
Ihr Mitarbeiter-Onboarding Daten-Template

Ihr Mitarbeiter-Onboarding Daten-Template

Diese Vorlage bietet eine umfassende Anleitung zur Erfassung der notwendigen Daten für die Analyse Ihres Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses. Sie skizziert wesentliche Attribute, die erfasst werden müssen, Schlüsselaktivitäten zur Verfolgung und praktische Hinweise zur Datenextraktion aus Ihren Systemen. Nutzen Sie diese Ressource, um Ihre Datenvorbereitung zu optimieren und Ihre Prozessanalyse-Journey zu starten.
  • Empfohlene Attribute zur Erfassung
  • Wichtige Aktivitäten zur Verfolgung
  • Extraktionsanleitung
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Mitarbeiter-Onboarding-Attribute

Dies sind die wesentlichen Datenfelder, die zur Aufnahme in Ihr Event Log empfohlen werden, um eine gründliche und aufschlussreiche Analyse Ihres Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses zu gewährleisten.
5 Erforderlich 7 Empfohlen 11 Optional
Name Beschreibung
Aktivitätsname
ActivityName
Der Name der spezifischen Aufgabe oder des Meilensteins, der im Onboarding-Prozess aufgetreten ist.
Beschreibung

Dieses Attribut beschreibt ein spezifisches Event oder einen Schritt innerhalb des Onboarding-Workflows, wie 'Hintergrundprüfung initiiert' oder 'Manager-Aufgaben zugewiesen'. Diese Aktivitäten sind die Bausteine der Prozesskarte.

Die Analyse der Sequenz und Häufigkeit von Aktivitäten hilft, den tatsächlichen Prozessfluss zu identifizieren, Abweichungen vom Standardverfahren zu entdecken und Engpässe zu lokalisieren, an denen der Prozess ins Stocken gerät. Es ist eine Kernkomponente für jede Prozesserkennung und -analyse.

Bedeutung

Es definiert die Schritte in der Prozesskarte. Die Analyse der Abfolge von Activities ist der primäre Weg, den Onboarding-Workflow zu verstehen und zu optimieren.

Datenquelle

Diese Informationen werden in den Prozesshistorie- oder Audit-Trail-Tabellen innerhalb des SAP SuccessFactors Onboarding-Moduls für jeden Case protokolliert.

Beispiele
Onboarding-Prozess initiiert`Hintergrundprüfung` abgeschlossenIT-Bereitstellung angefordert30-Day Check-in Performed
Ereignis-Timestamp
EventTimestamp
Das genaue Datum und die Uhrzeit, wann eine Aktivität abgeschlossen oder ein Meilenstein erreicht wurde.
Beschreibung

Der Event Timestamp erfasst den genauen Zeitpunkt, zu dem eine Aktivität stattfand. Diese Daten sind entscheidend für die korrekte Sequenzierung von Events und für alle zeitbasierten Analysen, wie die Berechnung von Zykluszeiten, Wartezeiten und Dauern zwischen verschiedenen Schritten.

Im Process Mining werden Timestamps verwendet, um die Aktivitäten innerhalb jedes Case zu ordnen und eine genaue Darstellung des Prozessflusses über die Zeit zu erstellen. Sie bilden die Grundlage für Leistungsanalyse, SLA-Überwachung und Engpassidentifikation.

Bedeutung

Dieses Attribut ist essenziell für die Berechnung aller zeitbezogenen Metriken, einschließlich Zykluszeiten und Engpassdauern, die für die Performance-Analyse entscheidend sind.

Datenquelle

Dies wird typischerweise zusammen mit jeder Aktivität im Event Log oder Audit Trail des SAP SuccessFactors Onboarding-Moduls protokolliert.

Beispiele
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-03T14:30:00Z2023-10-05T11:25:10Z
Onboarding Case
OnboardingCaseId
Der eindeutige Identifier für den Onboarding-Prozess eines einzelnen neuen Mitarbeiters, der alle damit verbundenen Aktivitäten gruppiert.
Beschreibung

Die Onboarding Case ID ist der zentrale Identifier, der alle Events und Datenpunkte für die Onboarding Journey eines einzelnen neuen Mitarbeiters miteinander verbindet. Sie beginnt, wenn der Onboarding-Prozess initiiert wird und endet, wenn der Prozess als abgeschlossen markiert wird.

Im Process Mining ist dieses Attribut essenziell, um den End-to-End-Prozessfluss für jeden neuen Mitarbeiter zu rekonstruieren. Es ermöglicht die Analyse verschiedener Pfade (Varianten), Zykluszeiten und Ergebnisse auf Case-by-Case-Basis und bildet die Grundlage der gesamten Analyse.

Bedeutung

Dies ist das fundamentale Attribut, das den Umfang der Analyse definiert. Ohne es ist es unmöglich, die Journey eines neuen Mitarbeiters zu verfolgen und wichtige Leistungsindikatoren wie die gesamte Onboarding-Zeit zu messen.

Datenquelle

Dies ist typischerweise eine Prozessinstanz-ID, die innerhalb des SAP SuccessFactors Onboarding-Moduls generiert wird, wenn das Onboarding eines neuen Mitarbeiters initiiert wird.

Beispiele
ONB-2024-00123ONB-2024-00124ONB-2024-00125
Letzte Datenaktualisierung
LastDataUpdateTimestamp
Der Timestamp, der angibt, wann die Daten für dieses Event zuletzt aktualisiert oder aus der Quelle extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut zeichnet Datum und Uhrzeit des letzten Datenabrufs aus dem Quellsystem auf. Es stellt nicht dar, wann das Event stattfand, sondern wann der Datensatz des Events zuletzt im für die Analyse verwendeten Dataset aktualisiert wurde.

Dies ist ein kritisches Metadatenfeld, um die Aktualität der Daten zu verstehen. Es hilft Analysten und Business-Usern zu wissen, wie aktuell die Prozessanalyse ist und wann mit neuen Daten in den Dashboards zu rechnen ist.

Bedeutung

Stellt sicher, dass Benutzer die Aktualität der Daten verstehen, was entscheidend ist für Entscheidungen basierend auf der Analyse.

Datenquelle

Dieser Timestamp wird typischerweise während des Datenextraktionsprozesses generiert und an jeden Datensatz angehängt.

Beispiele
2024-06-10T05:00:00Z2024-06-11T05:00:00Z2024-06-12T05:00:00Z
Quellsystem
SourceSystem
Identifiziert das System, aus dem die Daten extrahiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt die Datenherkunft an, die in diesem Fall 'SAP SuccessFactors Onboarding' ist. Es ist besonders nützlich in Umgebungen, in denen Daten aus mehreren Systemen für eine breitere Prozessansicht kombiniert werden könnten.

Für die Analyse hilft es bei der Data Governance, Fehlerbehebung und Sicherstellung, dass die Daten ihrer Quelle korrekt zugeordnet sind. Es liefert Kontext, insbesondere beim Vergleich von Prozessen oder Daten aus verschiedenen Anwendungen.

Bedeutung

Bietet wesentlichen Kontext für die Datenherkunft, was für Data Governance, Validierung und Integration mit anderen Systemen wichtig ist.

Datenquelle

Dies ist typischerweise ein statischer Wert, der während des Datenextraktions- und Transformationsprozesses hinzugefügt wird, um den Datensatz zu kennzeichnen.

Beispiele
SAP SuccessFactors OnboardingSFSF_ONB_PRODSuccessFactors_Onboarding_US
Abteilung
Department
Die Abteilung oder Geschäftseinheit, der der neue Mitarbeiter beitritt.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt die Organisationseinheit an, der der neue Mitarbeiter zugewiesen ist, z.B. 'Vertrieb', 'Entwicklung' oder 'Finanzen'. Dies ist ein grundlegendes Stück Organisationsdaten.

Die Analyse des Prozesses nach Abteilung ist eine gängige Anforderung. Sie ermöglicht das Benchmarking der Performance, die Identifizierung abteilungsspezifischer Engpässe (z.B. IT-Bereitstellung für Ingenieure dauert länger) und das Verständnis, wie der Onboarding-Prozess innerhalb der Organisation variiert. Diese Segmentierung ist entscheidend für das Dashboard 'Departmental Onboarding Benchmarks'.

Bedeutung

Ermöglicht eine kritische Segmentierung und ein Benchmarking des Onboarding-Prozesses in verschiedenen Bereichen der Organisation.

Datenquelle

Diese Informationen sind Teil der Stellenanforderungs- und Neuanstellungsdaten innerhalb von SAP SuccessFactors.

Beispiele
Vertrieb und MarketingForschung und EntwicklungFinanzenKundensupport
Endzeit
EndTime
Der `Timestamp`, der den Abschluss einer Aktivität markiert, insbesondere für Aufgaben mit messbarer Dauer.
Beschreibung

Während StartTime (EventTimestamp) den Beginn oder das Auftreten einer Aktivität markiert, erfasst EndTime deren Abschluss. Bei atomaren Events können StartTime und EndTime identisch sein. Für Aktivitäten wie 'Background Check' ist eine eindeutige Start- und Endzeit entscheidend.

Dieses Attribut ermöglicht die direkte Berechnung der Bearbeitungszeit für einzelne Aktivitäten, anstatt nur der Wartezeit dazwischen. Dies hilft, die aktive Arbeitszeit von Leerlaufzeiten zu unterscheiden und liefert tiefere Einblicke in die Prozesseffizienz.

Bedeutung

Ermöglicht die präzise Berechnung von Activity-Verarbeitungszeiten, was hilft, zeitaufwendige Tasks zu identifizieren.

Datenquelle

Dies kann im Prozessprotokoll für lang laufende Aufgaben verfügbar sein oder aus der Startzeit der nachfolgenden Aktivität abgeleitet werden.

Beispiele
2023-10-01T17:00:00Z2023-10-04T10:00:00Z2023-10-06T12:00:00Z
New Hire Employee ID
NewHireEmployeeId
Die eindeutige Mitarbeiter-ID, die dem neuen Mitarbeiter zugewiesen wurde.
Beschreibung

Dieses Attribut ist der offizielle, permanente Identifier für den neuen Mitarbeiter innerhalb des HR-Systems des Unternehmens. Er wird typischerweise zugewiesen, nachdem das HR-Profil erstellt wurde, und bleibt dem Mitarbeiter während seiner gesamten Beschäftigungsdauer erhalten.

Während die Onboarding Case ID den Prozess verfolgt, verknüpft die Employee ID den Onboarding-Prozess mit dem permanenten Datensatz des Mitarbeiters. Dies ermöglicht eine langfristige Analyse, z.B. die Korrelation von Onboarding-Erfahrungen mit zukünftiger Mitarbeiter-Performance oder -Bindung.

Bedeutung

Verbindet den temporären Onboarding-Prozess mit der permanenten Mitarbeiterakte und ermöglicht so eine längerfristige Wirkungsanalyse.

Datenquelle

Verfügbar im Daten-Record des neuen Mitarbeiters innerhalb der Onboarding- oder Employee Central-Module von SAP SuccessFactors.

Beispiele
100523100524100525
Offizielles Eintrittsdatum
OfficialStartDate
Der offizielle erste Arbeitstag des neuen Mitarbeiters.
Beschreibung

Dieses Attribut ist das vertraglich vereinbarte Eintrittsdatum für den neuen Mitarbeiter. Es dient als kritische Frist für viele Pre-Boarding-Aktivitäten, wie IT-Bereitstellung, Abschluss von Formalitäten und Hintergrundprüfungen.

In der Analyse wird dieses Datum als Benchmark verwendet, um die Aktualität der Pre-Boarding-Aktivitäten zu messen. Es ist essenziell für die KPI 'Day One IT Resource Readiness Rate' und für Dashboards, die überwachen, ob das Unternehmen auf die Ankunft des neuen Mitarbeiters vorbereitet ist.

Bedeutung

Dient als kritischer Stichtag und Benchmark zur Bewertung der Aktualität und des Erfolgs aller Pre-Boarding-Aktivitäten.

Datenquelle

Dies ist ein wichtiges Datumsfeld im Anstellungsdatensatz des neuen Mitarbeiters in SAP SuccessFactors.

Beispiele
2024-07-012024-07-152024-08-01
Onboarding-Koordinator
OnboardingCoordinator
Der HR-Experte oder Koordinator, der für die Verwaltung des Onboarding-Case verantwortlich ist.
Beschreibung

Dieses Attribut identifiziert die Person, typischerweise in der Personalabteilung, die den Onboarding-Prozess des neuen Mitarbeiters überwacht. Sie ist dafür verantwortlich, dass Aufgaben pünktlich erledigt werden und auftretende Probleme gelöst werden.

Diese Daten sind essenziell für das Workload-Management und die Ressourcenallokation innerhalb des HR-Teams. Das Dashboard 'Onboarding Coordinator Workload' stützt sich auf dieses Attribut, um Case-Zuweisungen auszugleichen und Koordinatoren zu identifizieren, die überlastet oder besonders effizient sein könnten.

Bedeutung

Entscheidend für die Analyse der HR-Team-Workload, Kapazitätsplanung und die Identifizierung von Best Practices unter Koordinatoren.

Datenquelle

Dies ist wahrscheinlich ein zugewiesenes Rollen- oder Benutzerfeld innerhalb der SAP SuccessFactors Onboarding-Prozessinstanz.

Beispiele
Robert JohnsonEmily WhiteMichael Brown
Personalverantwortlicher
HiringManager
Der Name des Managers, an den der neue Mitarbeiter berichten wird.
Beschreibung

Dieses Attribut identifiziert den einstellenden Manager, der für den neuen Mitarbeiter verantwortlich ist. Der einstellende Manager hat oft spezifische Aufgaben, die ihm während des Onboarding-Prozesses zugewiesen werden, wie das Einrichten von Teamvorstellungen oder das Definieren von 30-Tage-Zielen.

Die Analyse der Daten nach einstellendem Manager hilft, managementbedingte Engpässe zu identifizieren und das Engagement des Managers im Onboarding-Prozess zu bewerten. Es unterstützt direkt das Dashboard 'Managerial Onboarding Task Delays', indem es Manager hervorhebt, die möglicherweise zusätzliche Unterstützung oder Schulung benötigen.

Bedeutung

Hilft, Bottlenecks im Zusammenhang mit managerabhängigen Tasks zu identifizieren und das Manager-Engagement im Onboarding-Prozess zu messen.

Datenquelle

Dies ist Teil der Kernjobinformationen und Berichtsstruktur, die in SAP SuccessFactors definiert sind.

Beispiele
Jane DoeDavid LeeSusan Chen
Positionsbezeichnung
PositionTitle
Die offizielle Berufsbezeichnung des neuen Mitarbeiters, wie z.B. 'Software Engineer' oder 'Account Manager'.
Beschreibung

Die Positionsbezeichnung beschreibt die spezifische Rolle, für die der neue Mitarbeiter eingestellt wurde. Dies bietet eine granularere Detailtiefe als nur die Abteilung.

Dieses Attribut wird verwendet, um zu analysieren, ob sich der Onboarding-Prozess für verschiedene Rollen unterscheidet. Zum Beispiel könnte der Prozess für eine Führungskraft andere Schritte oder SLAs haben als für eine Einstiegsposition. Es ist entscheidend für das Onboarding Process Variant Analysis Dashboard, um rollenbasierte Prozessabweichungen zu verstehen.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse von Prozessvarianten basierend auf der Stellenrolle, was hilft, Onboarding-Erfahrungen anzupassen und zu standardisieren.

Datenquelle

Dies ist ein Standardfeld in der Stellenanforderung und den Anstellungsdetails des neuen Mitarbeiters in SAP SuccessFactors.

Beispiele
Senior Software EngineerFinanzanalystHR Business PartnerSales Development Representative
Bearbeitungszeit
ProcessingTime
Die berechnete Dauer der aktiv für eine Aufgabe aufgewendeten Zeit.
Beschreibung

Die Bearbeitungszeit ist die Dauer zwischen dem Start und dem Ende einer Aktivität. Dies unterscheidet sich von der Zykluszeit, die Wartezeiten einschließt. Die Bearbeitungszeit für eine Hintergrundprüfung ist beispielsweise die Zeit, die der Anbieter aktiv daran arbeitet.

Diese Metrik, die oft durch Subtraktion der Startzeit von der Endzeit einer Aktivität berechnet wird, ist entscheidend, um zu verstehen, wo die aktive Arbeit die meiste Zeit im Prozess in Anspruch nimmt. Sie hilft, zwischen langen Aufgaben und langen Wartezeiten zu unterscheiden, was zu gezielteren Verbesserungsmaßnahmen führt.

Bedeutung

Zeigt genau auf, welche spezifischen Aktivitäten am zeitaufwändigsten sind, im Gegensatz zur Identifizierung langer Wartezeiten zwischen den Aufgaben.

Datenquelle

Dies wird während der Datenanalyse berechnet, indem der EventTimestamp von der EndTime für eine gegebene Aktivität subtrahiert wird.

Beispiele
P3DT5HPT15MP7D
Benutzer-ID
UserId
Der Bezeichner des Benutzers, der die `Activity` durchgeführt hat.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst die ID der Person oder des Systemkontos, das eine spezifische Aufgabe im Prozess ausgeführt hat. Dies kann der neue Mitarbeiter, der einstellende Manager, ein HR-Koordinator oder ein Systembenutzer für automatisierte Schritte sein.

Es ermöglicht die Analyse der Arbeitsverteilung und Performance auf Benutzerebene. Zum Beispiel kann es helfen zu identifizieren, welche Onboarding-Koordinatoren die meisten Aufgaben bearbeiten oder welche Manager ihre zugewiesenen Aufgaben am schnellsten erledigen. Es bildet die Grundlage für die Ressourcen- und Benutzer-Performance-Analyse.

Bedeutung

Ermöglicht eine detaillierte Analyse der Workload-Verteilung und Performance durch einzelne Benutzer oder Benutzergruppen.

Datenquelle

Diese Informationen sind typischerweise im Audit Trail oder Event Log des SAP SuccessFactors Onboarding-Moduls verfügbar, oft als 'Completed By' oder 'User' bezeichnet.

Beispiele
jdoedleeSYSTEM
Beschäftigungsart
EmploymentType
Gibt den Beschäftigungsstatus des neuen Mitarbeiters an, z.B. Vollzeit, Teilzeit oder Auftragnehmer.
Beschreibung

Dieses Attribut kategorisiert den neuen Mitarbeiter basierend auf seinem Arbeitsvertrag. Der Onboarding-Prozess kann sich je nach Typ erheblich unterscheiden, z.B. können Auftragnehmer einen vereinfachten Prozess mit weniger Schritten haben.

Es wird für die Segmentierung in der Prozessanalyse verwendet, um die Workflows und Effizienzen für verschiedene Einstellungsarten zu vergleichen. Dies hilft beim Verständnis von Prozessvarianten und stellt sicher, dass der geeignete Onboarding-Pfad für jeden Beschäftigungstyp befolgt wird.

Bedeutung

Ermöglicht den Vergleich und die Optimierung von Onboarding-Prozessen für verschiedene Kategorien von Mitarbeitern, wie z.B. Vollzeitangestellte versus Auftragnehmer.

Datenquelle

Dies ist ein Standardfeld innerhalb der Jobinformationen des Mitarbeiters in SAP SuccessFactors.

Beispiele
VollzeitmitarbeiterTeilzeitmitarbeiterAuftragnehmerPraktikant
Compliance Due Date
ComplianceDueDate
Die Frist, bis zu der alle obligatorischen Compliance-Aktivitäten abgeschlossen sein müssen.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt das Zieldatum für den Abschluss kritischer Compliance-Aufgaben wie Hintergrundprüfungen oder obligatorische Schulungen an. Dieses Fälligkeitsdatum wird oft durch Unternehmensrichtlinien oder regulatorische Anforderungen bestimmt.

Es wird zur Messung der Compliance-Einhaltung verwendet und ist eine Schlüsselkomponente der 'Compliance Documentation Rate' KPI. Durch den Vergleich des tatsächlichen Abschlussdatums von Compliance-Aktivitäten mit diesem Fälligkeitsdatum kann das System überfällige Aufgaben kennzeichnen und den gesamten Compliance-Status des Prozesses messen.

Bedeutung

Bietet eine klare Frist zur Messung der Einhaltung von Compliance-Richtlinien und hilft bei der proaktiven Identifizierung risikobehafteter Cases.

Datenquelle

Dieses Datum kann dynamisch durch den Onboarding-Workflow basierend auf dem Startdatum und Aufgabentyp des neuen Mitarbeiters festgelegt werden, oder es könnte ein fixes Feld sein.

Beispiele
2024-06-302024-07-142024-07-31
Is Compliance Overdue
IsComplianceOverdue
Ein kalkuliertes Flag, das wahr ist, wenn eine Compliance-Activity nach ihrem Fälligkeitsdatum abgeschlossen wurde.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut wird abgeleitet, indem der tatsächliche Abschluss-Timestamp einer Compliance-bezogenen Aktivität (z.B. 'Hintergrundprüfung abgeschlossen') mit dem entsprechenden 'Compliance Due Date' verglichen wird. Erfolgt der Abschluss nach dem Fälligkeitsdatum, wird das Flag auf 'true' gesetzt.

Dieses Attribut ist essenziell für das Dashboard 'Critical Compliance Monitoring'. Es ermöglicht die einfache Identifizierung und Quantifizierung von Compliance-Verstößen und hilft der Organisation, Risiken zu mindern und die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften zu verbessern.

Bedeutung

Bietet eine klare und sofortige Möglichkeit, Compliance-Verstöße zu identifizieren und zu melden, wodurch ein proaktives Risikomanagement ermöglicht wird.

Datenquelle

Dies wird im Process Mining Tool berechnet. Die Logik lautet: Timestamp(ComplianceActivity) > ComplianceDueDate.

Beispiele
truefalsch
Is Day One Ready
IsDayOneReady
Ein kalkuliertes Flag, das anzeigt, ob IT-Ressourcen am oder vor dem Starttermin des neuen Mitarbeiters bereit waren.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut wird abgeleitet, indem die Abschluss-Timestamps kritischer Pre-Boarding-Aktivitäten, wie 'IT-Bereitstellung angefordert' und 'Arbeitsmittel geliefert', mit dem 'Offiziellen Eintrittsdatum' verglichen werden. Ein Wert von 'true' bedeutet, dass alle notwendigen Artikel am ersten Tag für den neuen Mitarbeiter bereit waren.

Dies ist ein wichtiger Leistungsindikator, der im Dashboard 'IT Resource Readiness for Day One' verwendet wird. Er bietet ein klares, messbares Ziel für die IT- und HR-Teams und bewertet direkt deren Effektivität bei der Vorbereitung auf neue Mitarbeiter.

Bedeutung

Misst direkt den Erfolg von Pre-Onboarding-Activities, die die Produktivität und das initiale Erlebnis eines neuen Mitarbeiters stark beeinflussen.

Datenquelle

Dies ist kein Feld im Quellsystem. Es wird im Process Mining Tool basierend auf der Logik berechnet: (Timestamp('Equipment Delivered') <= OfficialStartDate) UND (Timestamp('IT Provisioning Completed') <= OfficialStartDate).

Beispiele
truefalsch
Ist automatisiert
IsAutomated
Ein Flag, das angibt, ob eine Activity von einem System oder einem menschlichen Benutzer ausgeführt wurde.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut unterscheidet zwischen Aktivitäten, die automatisch vom System ausgeführt werden (z.B. 'Formalitäten vor dem ersten Arbeitstag versendet') und solchen, die manuell von einem Benutzer durchgeführt werden (z.B. '30-Tage-Check-in durchgeführt').

Die Analyse dieses Attributs hilft, den Automatisierungsgrad im Prozess zu verstehen. Es kann verwendet werden, um Möglichkeiten für weitere Automatisierungen zu identifizieren, indem manuelle, repetitive Aufgaben hervorgehoben werden. Es hilft auch bei der korrekten Zuordnung von Bearbeitungszeiten zu entweder System- oder menschlichem Aufwand.

Bedeutung

Hilft, den Automatisierungsgrad im Prozess zu messen und Möglichkeiten zu identifizieren, manuelle Tasks durch automatisierte Workflows zu ersetzen.

Datenquelle

Dies kann oft aus dem 'User' abgeleitet werden, der einem Event zugeordnet ist. Wenn der User ein System- oder Servicekonto ist, ist das Event automatisiert.

Beispiele
truefalsch
Name des neuen Mitarbeiters
NewHireName
Der vollständige Name des neuen Mitarbeiters, der den Onboarding-Prozess durchläuft.
Beschreibung

Dieses Attribut speichert den vollständigen Namen des neuen Mitarbeiters. Es bietet einen menschenlesbaren Identifier für den Case, was es Benutzern wie HR-Business-Partnern oder Onboarding-Koordinatoren erleichtert, spezifische Onboarding-Instanzen nachzuschlagen und zu besprechen.

In Dashboards und Berichten macht die Verwendung des Namens des neuen Mitarbeiters neben der Case ID die Daten für operative Benutzer, die den individuellen Fortschritt überwachen müssen, zugänglicher und verständlicher.

Bedeutung

Bietet einen benutzerfreundlichen Identifier für einzelne Cases, der die Benutzerfreundlichkeit von Dashboards für die operative Überwachung verbessert.

Datenquelle

Dies ist ein Standardfeld, das mit dem Profil des neuen Mitarbeiters in SAP SuccessFactors Onboarding verknüpft ist.

Beispiele
John SmithMaria GarciaChen Wei
Onboarding-Status
OnboardingStatus
Der aktuelle Gesamtstatus des Onboarding-Case, wie 'In Bearbeitung' oder 'Abgeschlossen'.
Beschreibung

Dieses Attribut bietet eine High-Level-Zusammenfassung des Stands des Onboarding-Case in seinem Lebenszyklus. Es zeigt an, ob der Prozess aktiv, abgeschlossen oder aus irgendeinem Grund abgebrochen wurde.

Dies ist nützlich, um Daten in Dashboards zu filtern, um sich nur auf aktive Cases zu konzentrieren oder die Ergebnisse abgeschlossener Cases zu analysieren. Für das Dashboard 'Individual New Hire Onboarding Progress' bietet dieser Status einen schnellen Überblick, bevor in die detaillierte Aktivitätshistorie eingedrillt wird.

Bedeutung

Ermöglicht einfaches Filtern und Berichten über den Gesamtstatus von Onboarding-Cases, was die Verwaltung aktiver Workloads unterstützt.

Datenquelle

Dieser Status wird typischerweise von der Workflow Engine innerhalb des SAP SuccessFactors Onboarding-Moduls verwaltet und aktualisiert.

Beispiele
In BearbeitungAbgeschlossenStorniertAuf Wartestellung
Ort
Location
Der physische Arbeitsort, das Büro oder das Land des neuen Mitarbeiters.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt den geografischen Standort an, an dem der neue Mitarbeiter tätig sein wird. Onboarding-Anforderungen, wie Compliance-Dokumente oder der Versand von IT-Ausrüstung, können je nach Standort oder Land erheblich variieren.

Die Analyse des Prozesses nach Standort hilft, regionale Unterschiede in Effizienz und Compliance zu identifizieren. Zum Beispiel können Hintergrundprüfungen in bestimmten Ländern länger dauern oder unterschiedliche rechtliche Dokumente erforderlich sein. Diese Segmentierung hilft, regionale Onboarding-Prozesse anzupassen und zu verbessern.

Bedeutung

Hilft, regionale Unterschiede in Onboarding-Prozessen, Compliance-Anforderungen und der Performance zu identifizieren und zu adressieren.

Datenquelle

Diese Informationen sind Teil der Job- und Standortdaten des neuen Mitarbeiters innerhalb von SAP SuccessFactors.

Beispiele
New York, USALondon, UKSingapurBerlin, Germany
Status der Hintergrundprüfung
BackgroundCheckStatus
Das Ergebnis oder der aktuelle Status der Hintergrundprüfung.
Beschreibung

Dieses Attribut zeichnet das Ergebnis des Hintergrundprüfungsprozesses auf, welcher ein kritischer Compliance-Schritt ist. Mögliche Werte könnten 'Initiiert', 'In Bearbeitung', 'Unbedenklich' oder 'Negatives Ergebnis' sein.

Diese Daten sind entscheidend für die Überwachung eines wichtigen potenziellen Engpasses und Compliance-Risikos. Die Dashboards 'Background Check Cycle Time' und 'Critical Compliance Monitoring' verwenden diesen Status, um den Fortschritt zu verfolgen und Cases zu kennzeichnen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Bedeutung

Verfolgt den Fortschritt und das Ergebnis eines entscheidenden und oft langwierigen Compliance-Schritts im Onboarding-Prozess.

Datenquelle

Diese Informationen werden typischerweise im Onboarding-Modul aktualisiert, oft über eine Integration mit einem Drittanbieter für Hintergrundprüfungen.

Beispiele
FreigegebenPendingNegatives ErgebnisNicht initiiert
Erforderlich Empfohlen Optional

Mitarbeiter-Onboarding-Activities

Dies sind die kritischen Prozessschritte und wichtigen Meilensteine, die Sie in Ihrem Event Log verfolgen sollten, um eine genaue Prozesserkennung und Engpassidentifikation zu ermöglichen.
8 Empfohlen 7 Optional
Aktivität Beschreibung
`Hintergrundprüfung` abgeschlossen
Markiert den Abschluss des Hintergrundüberprüfungs-Prozesses und den Erhalt der Ergebnisse. Dieses Event wird erfasst, wenn der Status des Hintergrundüberprüfungs-Tasks im SuccessFactors Onboarding-Modul auf 'Completed' oder 'Cleared' aktualisiert wird.
Bedeutung

Dies ist ein kritischer Compliance-Meilenstein und eine Voraussetzung für die Finalisierung eines Angebots in vielen Organisationen. Verzögerungen hier können das Startdatum des neuen Mitarbeiters und die gesamte Onboarding-Zeit erheblich beeinflussen.

Datenquelle

Dies kann aus dem Timestamp abgeleitet werden, wenn der Status der Hintergrundprüfung auf einen finalen Zustand wie 'Abgeschlossen' aktualisiert wird. Dies wird oft über eine API des Drittanbieter-Vendors aktualisiert.

Erfassen

Abgeleitet vom Abschluss-Timestamp, der dem Hintergrundüberprüfungs-Task im Onboarding-Plan zugeordnet ist.

Ereignistyp inferred
30-Day Check-in Performed
Stellt den Abschluss eines geplanten Check-ins zwischen dem neuen Mitarbeiter und seinem Manager oder der Personalabteilung dar, typischerweise um den 30. Tag herum. Es wird erfasst, wenn ein Manager oder HR-Mitarbeiter das entsprechende Checklisten-Element als abgeschlossen markiert.
Bedeutung

Diese Aktivität wird oft als Stellvertreter für das Ende der initialen, intensiven Onboarding-Phase verwendet. Sie ist ein wichtiger Meilenstein für die Messung der Produktivitätszeit des neuen Mitarbeiters und der gesamten Prozessdauer.

Datenquelle

Dieses Event wird aus dem Abschluss-Timestamp einer spezifischen '30-Tage-Check-in'-Aufgabe oder eines Formulars innerhalb der Onboarding-Prozess-Checkliste in SuccessFactors abgeleitet.

Erfassen

Abgeleitet vom Abschluss-Timestamp des '30-Tage-Check-in'-Task.

Ereignistyp inferred
Erster Tag erfolgt
Ein kalkuliertes Event, das den offiziellen Starttermin des neuen Mitarbeiters darstellt. Es ist keine explizite Benutzeraktion, sondern wird vom Attribut 'Official Start Date', das dem Onboarding-Case zugeordnet ist, abgeleitet.
Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein für die Analyse von Aktivitäten vor dem ersten Arbeitstag und nach dem ersten Arbeitstag. Es dient als wichtiger Referenzpunkt für die Bewertung der Aktualität anderer Aktivitäten wie IT-Einrichtung und Orientierung.

Datenquelle

Dies ist ein kalkuliertes Event. Es wird direkt aus dem Feld 'Offizielles Eintrittsdatum' abgeleitet, das im Datensatz des neuen Mitarbeiters innerhalb des Onboarding- oder Employee Central-Moduls gespeichert ist.

Erfassen

Abgeleitet vom Attribut 'Official Start Date' in der Mitarbeiterakte.

Ereignistyp calculated
Formalitäten vor dem ersten Arbeitstag abgeschlossen
Stellt den Abschluss aller erforderlichen Formulare und Aufgaben vor der Einstellung durch den neuen Mitarbeiter über sein Onboarding-Portal dar. Dieses Event wird erfasst, wenn das System registriert, dass alle Aufgaben im Schritt 'Pre-Day 1' oder 'New Hire Paperwork' abgeschlossen wurden.
Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der anzeigt, dass der neue Mitarbeiter engagiert ist und wesentliche administrative Schritte abgeschlossen hat. Er entsperrt nachgelagerte Aktivitäten wie die HR-Profilerstellung und IT-Bereitstellung.

Datenquelle

Dies wird protokolliert, wenn der Status des Formalitäten-Erfassungsprozesses oder einer Reihe verwandter Aufgaben auf 'Abgeschlossen' wechselt. Der Abschluss-Timestamp für die letzte erforderliche Aufgabe kann verwendet werden.

Erfassen

Abgeleitet vom Timestamp, wenn die übergeordnete 'Formalitäten'-Task-Gruppe im System als abgeschlossen markiert wird.

Ereignistyp inferred
HR-Profil erstellt
Diese Aktivität kennzeichnet die Erstellung des offiziellen Mitarbeiterprofils des neuen Mitarbeiters im zentralen HRIS, SAP SuccessFactors Employee Central. Sie wird erfasst, wenn der Prozess 'Manage Pending Hires' abgeschlossen ist und der Mitarbeiterdatensatz aktiv wird.
Bedeutung

Die Erstellung des HR-Profils ist ein kritischer Integrationspunkt, der Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und andere zentrale HR-Funktionen ermöglicht. Die Verfolgung hilft, die Effizienz der HR-Administration zu überwachen und Nacharbeiten zu identifizieren, falls diese mehrfach auftreten.

Datenquelle

Dieses Event wird explizit mit einem Erstellungs-Timestamp im Mitarbeiterprofil in Employee Central protokolliert. Die Aktion wird typischerweise von einem HR-Administrator über das Tool 'Manage Pending Hires' durchgeführt.

Erfassen

Erfasst vom Erstellungsdatum des Employee Central-Profils des Benutzers.

Ereignistyp explicit
Manager-Tasks zugewiesen
Stellt den Zeitpunkt dar, an dem ein Satz von Onboarding-Verantwortlichkeiten dem einstellenden Manager zugewiesen wird. Dies wird erfasst, wenn das System automatisch Aufgaben wie 'Arbeitsplatz vorbereiten' oder 'Team-Willkommensgespräch planen' für den Manager auslöst und zuweist.
Bedeutung

Das Engagement des Managers ist entscheidend für eine erfolgreiche Onboarding-Erfahrung. Diese Activity hilft zu analysieren, wie schnell Manager benachrichtigt werden, und ermöglicht die Messung ihrer nachfolgenden Task-Abschlusszeiten.

Datenquelle

Das Event kann anhand des Zuweisungs-Timestamps der ersten Aufgabe identifiziert werden, die der Rolle des einstellenden Managers innerhalb des Onboarding-Prozess-Workflows zugewiesen wurde.

Erfassen

Timestamp, wann managerspezifische Aufgaben in der Prozessinstanz erstellt und zugewiesen werden.

Ereignistyp explicit
Onboarding-Prozess abgeschlossen
Dies ist die finale Aktivität, die den erfolgreichen Abschluss des Onboarding-Case des neuen Mitarbeiters im System markiert. Sie wird erfasst, wenn ein HR-Administrator oder ein automatisierter Prozess den Onboarding-Prozessstatus in den finalen Zustand 'Abgeschlossen' überführt.
Bedeutung

Diese Aktivität schließt den Prozess offiziell ab und dient als primäres End-Event für die Analyse. Sie ermöglicht die Berechnung der End-to-End-Zykluszeit und der Abschlussquoten.

Datenquelle

Dieses Event wird aus dem Timestamp abgeleitet, wenn der gesamte Onboarding-Prozessstatus im SuccessFactors Onboarding Modul auf 'Abgeschlossen' oder 'Eingestellt' aktualisiert wird.

Erfassen

Abgeleitet vom Timestamp der letzten Statusänderung des gesamten Onboarding-Prozesses in einen Endzustand.

Ereignistyp inferred
Onboarding-Prozess initiiert
Diese Aktivität markiert den Beginn des Onboarding-Prozesses für einen neuen Mitarbeiter. Sie wird typischerweise automatisch ausgelöst, wenn der Status eines Kandidaten im SAP SuccessFactors Recruiting-Modul auf 'Ready to Hire' geändert wird und seine Daten an das Onboarding-Modul übergeben werden.
Bedeutung

Dies ist das primäre Start-Event für den Onboarding-Case. Es ermöglicht die Messung der gesamten Onboarding-Zykluszeit und dient als Baseline für alle nachfolgenden Prozessschritte.

Datenquelle

Dieses Event wird typischerweise aus dem Erstellungs-Timestamp des Datensatzes oder der Prozessinstanz des neuen Mitarbeiters innerhalb des SuccessFactors Onboarding-Moduls (Process-Objekt) erfasst. Das Initiierungsdatum und die Uhrzeit werden normalerweise explizit protokolliert.

Erfassen

Erfasst vom Erstellungs-Timestamp der Onboarding-Prozessinstanz.

Ereignistyp explicit
`Hintergrundprüfung` initiiert
Diese Aktivität kennzeichnet den Zeitpunkt, an dem der Hintergrundprüfungsprozess formell gestartet wird, oft über einen integrierten Drittanbieterdienst. Sie wird erfasst, wenn die entsprechende Aufgabe oder der Prozessschritt innerhalb des SuccessFactors Workflows ausgelöst wird.
Bedeutung

Die Hintergrundprüfung ist ein kritischer, oft langwieriger Compliance-Schritt. Die Messung der Dauer von der Initiierung bis zum Abschluss hilft, Engpässe bei internen Prozessen oder externen Anbietern zu identifizieren.

Datenquelle

Dies wird typischerweise als Statusänderung für eine spezifische 'Hintergrundprüfung'-Aufgabe im Onboarding-Prozess-Workflow aufgezeichnet. Der Statusänderungs-Timestamp markiert das Event.

Erfassen

Abgeleitet vom Timestamp der Statusänderung des Hintergrundüberprüfungs-Task auf 'In Progress' oder einen ähnlichen Status.

Ereignistyp inferred
Equipment bestellt
Diese Aktivität stellt den Zeitpunkt dar, zu dem eine Anforderung für physische Hardware, wie z.B. einen Laptop oder ein Telefon, eingereicht wird. Sie wird aus dem Timestamp der Arbeitsmittelanforderungsaufgabe innerhalb der SuccessFactors Onboarding-Checkliste erfasst.
Bedeutung

Sicherzustellen, dass das Equipment für den ersten Tag eines neuen Mitarbeiters bereit ist, ist entscheidend für die Produktivität und eine positive Erfahrung. Die Verfolgung hilft, Verzögerungen im Beschaffungs- und Hardware-Bereitstellungsprozess zu identifizieren.

Datenquelle

Dies kann aus der Statusänderung einer 'Arbeitsmittel bestellen'-Aufgabe im Onboarding-Prozess abgeleitet werden. Der Timestamp der Statusänderung zu 'Eingereicht' oder 'Abgeschlossen' markiert das Event.

Erfassen

Abgeleitet vom Abschluss-Timestamp des 'Equipment bestellen'-Task in der Checkliste des Managers oder der IT.

Ereignistyp inferred
Equipment geliefert
Bestätigt, dass die physische Ausrüstung des neuen Mitarbeiters erfolgreich an den zugewiesenen Standort geliefert wurde. Dieses Event wird erfasst, wenn ein IT-Teammitglied oder Manager den Status des 'Equipment Delivery'-Task auf 'Completed' aktualisiert.
Bedeutung

Diese Aktivität ist ein Schlüsselindikator für die 'Day One'-Bereitschaft. Der Vergleich des Timestamps dieses Events mit dem Startdatum des Mitarbeiters hilft, die KPI 'Day One IT Resource Readiness Rate' zu messen.

Datenquelle

Abgeleitet vom Timestamp, wenn der Status eines 'Equipment geliefert'- oder 'Equipment eingerichtet'-Tasks im Onboarding-Prozessplan als 'Completed' markiert wird.

Erfassen

Abgeleitet vom Abschluss-Timestamp des Tasks zur Bestätigung der Equipment-Lieferung.

Ereignistyp inferred
Formalitäten vor dem ersten Arbeitstag versendet
Stellt den Zeitpunkt dar, an dem der anfängliche Satz erforderlicher Dokumente und Formulare, wie Compliance-Formulare und die Erfassung persönlicher Daten, an den neuen Mitarbeiter gesendet wird. Dies ist in der Regel ein automatisierter Schritt innerhalb eines vordefinierten Onboarding-Workflows in SuccessFactors.
Bedeutung

Die Nachverfolgung dieser Aktivität hilft, die Effizienz der administrativen Einrichtung zu messen. Die Zeitspanne zwischen diesem Schritt und 'Paperwork Completed' ist ein wichtiger KPI, um Verzögerungen zu erkennen, die entweder vom System oder vom neuen Mitarbeiter verursacht werden.

Datenquelle

Dies ist oft ein explizites Event oder eine Statusänderung bei den 'New Hire Activities' oder einer ähnlichen Aufgabe innerhalb des Onboarding-Prozessobjekts. Ein Timestamp, wann die Aufgabe zugewiesen oder ausgelöst wurde, ist typischerweise verfügbar.

Erfassen

Identifiziert durch den Timestamp, wenn der Formalitäten-Task im Onboarding-Portal des neuen Mitarbeiters zugewiesen oder initiiert wird.

Ereignistyp explicit
IT-Bereitstellung angefordert
Dies markiert die formelle Anforderung von IT-Ressourcen, wie Benutzerkonten, E-Mail und Systemzugang für den neuen Mitarbeiter. Es wird oft automatisch nach Abschluss der Formalitäten ausgelöst und über eine Integration oder eine manuell protokollierte Aufgabe erfasst.
Bedeutung

Dies ist der Startpunkt für einen kritischen Pfad, der bestimmt, ob ein neuer Mitarbeiter am ersten Tag produktiv sein wird. Die Verfolgung hilft, die IT-Setup-Vorlaufzeit zu messen und zu optimieren.

Datenquelle

Dies ist typischerweise eine spezifische Aufgabe innerhalb des Onboarding-Prozesses. Das Event wird aus dem Erstellungs- oder Initiierungs-Timestamp der Aufgabe 'IT-Bereitstellung' erfasst, welche eine Benachrichtigung an ein Service-Desk-System wie ServiceNow senden kann.

Erfassen

Erfasst vom Erstellungs-Timestamp der IT-Bereitstellungsanfrage oder des Task.

Ereignistyp explicit
Obligatorische Schulung abgeschlossen
Diese Aktivität markiert den Abschluss aller zugewiesenen Pflichtschulungen durch den neuen Mitarbeiter. Sie wird erfasst, wenn das SuccessFactors Learning Modul den Status aller erforderlichen Kurse auf 'Abgeschlossen' aktualisiert.
Bedeutung

Der Abschluss obligatorischer Schulungen ist ein kritischer Compliance-Checkpoint. Die Verfolgung dieses Meilensteins ist unerlässlich für Audit-Zwecke und um sicherzustellen, dass das Unternehmen seinen regulatorischen Verpflichtungen nachkommt.

Datenquelle

Dieses Event wird aus dem Abschlussdatum-Timestamp des letzten erforderlichen Schulungselements im SuccessFactors Learning Modul erfasst.

Erfassen

Erfasst vom Kursabschlussdatum im integrierten SuccessFactors Learning-Modul.

Ereignistyp explicit
Obligatorische Schulung zugewiesen
Stellt die Zuweisung erforderlicher Compliance- oder rollenbasierter Schulungen zum Lernplan des neuen Mitarbeiters dar. Dieses Event wird erfasst, wenn die Integration zwischen SuccessFactors Onboarding und dem Learning Management System (LMS) die Kurse zuweist.
Bedeutung

Diese Aktivität initiiert den Compliance-Schulungsprozess. Die Analyse der Zeit von diesem Zeitpunkt bis zum Abschluss der Schulung hilft, das Lernengagement zu verstehen und Compliance-Risiken zu identifizieren.

Datenquelle

Dieses Event wird aus dem Zuweisungsdatum-Timestamp der erforderlichen Schulungselemente im SuccessFactors Learning Modul erfasst, verknüpft mit der User ID des neuen Mitarbeiters.

Erfassen

Erfasst vom Kurszuweisungsdatum im integrierten SuccessFactors Learning-Modul.

Ereignistyp explicit
Empfohlen Optional

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