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Améliorez le traitement de vos paiements des comptes fournisseurs

Votre guide en 6 étapes pour l'optimisation de Sage Intacct
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Améliorez le traitement de vos paiements des comptes fournisseurs
Défis (12) Objectifs (12) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)

Optimiser le traitement des paiements des comptes fournisseurs dans Sage Intacct

Notre plateforme identifie les goulots d'étranglement des processus et les inefficacités cachées qui ralentissent vos opérations financières. En cartographiant chaque étape, vous pouvez découvrir précisément où les retravaux manuels et les retards d'approbation se produisent. Ces informations aident votre équipe à éliminer les frictions et à atteindre une plus grande cohérence sur toutes vos transactions commerciales.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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L'importance stratégique d'optimiser le cycle de vie de vos paiements

Le traitement des paiements des comptes fournisseurs est le pouls de votre organisation, reflétant sa santé financière et sa discipline opérationnelle. Alors que beaucoup le considèrent comme une tâche administrative routinière, il s'agit en fait d'un écosystème complexe où la gestion des flux de trésorerie, les relations fournisseurs et les contrôles internes se recoupent. Au sein de l'environnement Sage Intacct, la flexibilité de la plateforme permet des workflows hautement personnalisés, mais cette complexité même peut parfois masquer des inefficacités sous-jacentes. Lorsque votre traitement des paiements est sous-optimal, les coûts dépassent largement les simples frais de retard. Vous risquez de perdre des escomptes pour paiement anticipé, de nuire à votre réputation auprès de fournisseurs clés et d'augmenter la charge de travail manuelle de votre équipe financière. En vous concentrant sur l'optimisation des processus, vous transformez les comptes fournisseurs (AP) d'un centre de coûts en une fonction stratégique qui protège la liquidité et soutient la croissance de l'entreprise.

Visualiser le parcours d'une facture dans Sage Intacct

Le Process Mining offre une lentille transparente à travers laquelle vous pouvez visualiser l'ensemble de votre cycle de vie des paiements. En utilisant le numéro de facture comme identifiant unique, les outils de Process Mining extraient les données de Sage Intacct pour cartographier chaque point de contact, de la réception initiale d'une facture à sa comptabilisation finale dans le grand livre. Cette visibilité est cruciale pour identifier où la réalité s'écarte de vos procédures conçues. Vous pourriez découvrir qu'une facture suit un chemin différent de celui attendu, peut-être en contournant les contrôles automatisés ou en restant bloquée dans une boucle d'approbations répétitives qui n'ajoutent aucune valeur.

Au lieu de vous fier à des preuves anecdotiques ou à des audits manuels, vous obtenez une vue basée sur les données de la façon dont le travail est réellement effectué. Cela vous permet de voir le moment exact où une facture entre dans le système, le temps qu'elle passe dans une file d'attente d'approbation et les déclencheurs spécifiques qui causent des retards. En comprenant ces schémas, vous pouvez passer d'un dépannage réactif à une gestion proactive des processus, garantissant que chaque facture suit le chemin le plus efficace possible.

Domaines clés pour une amélioration durable

Lors de l'analyse de votre traitement des paiements des comptes fournisseurs, plusieurs domaines clés apparaissent généralement comme des candidats à l'optimisation. L'un des plus significatifs est le workflow d'approbation. Dans de nombreuses configurations Sage Intacct, les approbations sont acheminées en fonction du département, du projet ou du centre de coûts. Le Process Mining peut révéler si ces workflows sont inutilement complexes, comme dans les cas où une facture nécessite cinq approbations alors que deux suffiraient pour la conformité. L'identification de ces goulots d'étranglement vous permet de rationaliser les règles de routage et de réduire le temps de cycle total.

Un autre domaine critique concerne la résolution des écarts. Lorsqu'une facture ne correspond pas à un bon de commande ou à un document de réception, l'enquête qui en résulte peut paralyser le processus. En analysant ces exceptions, vous pouvez identifier si certains fournisseurs fournissent constamment des données incorrectes ou si les erreurs internes de saisie de données en sont la cause principale. En outre, vous pouvez examiner le calendrier d'exécution des paiements. L'optimisation de l'intervalle entre l'approbation d'une facture et le dédouanement du paiement garantit que vous conservez la trésorerie le plus longtemps possible sans compromettre les conditions fournisseurs ni manquer des escomptes favorables. La réduction des interventions manuelles dans ces domaines est le moyen le plus rapide d'améliorer l'efficacité du traitement des paiements des comptes fournisseurs.

Mesurer le succès et anticiper les résultats

L'objectif de l'amélioration du temps de cycle de votre traitement des paiements des comptes fournisseurs est de créer une opération prévisible, efficace et évolutive. À mesure que vous mettez en œuvre des changements basés sur les informations du Process Mining, vous devriez constater une réduction mesurable du temps nécessaire pour faire passer une facture tout au long de son cycle de vie. Cette efficacité se traduit directement par des coûts opérationnels réduits, car votre équipe passe moins de temps sur les suivis manuels et plus de temps sur l'analyse financière stratégique.

Au-delà de la rapidité, vous pouvez vous attendre à une amélioration significative de la conformité. Le Process Mining agit comme un outil d'audit continu, mettant en évidence tout paiement qui se produit en dehors des politiques établies ou qui contourne les contrôles obligatoires. Ce niveau de supervision est inestimable pendant les périodes d'audit formel et contribue à maintenir l'intégrité de vos rapports financiers au sein de Sage Intacct. Enfin, la capacité à prévoir avec précision les besoins en trésorerie s'améliore, car vous avez une compréhension claire du moment exact où les paiements seront traités et exécutés, permettant une meilleure allocation du capital à travers l'entreprise.

Vers une gestion des comptes fournisseurs basée sur les données

Commencer l'optimisation des processus ne nécessite pas une refonte complète de vos systèmes existants. Au lieu de cela, cela commence par la curiosité quant à la performance actuelle de vos workflows. En exploitant les données déjà stockées dans Sage Intacct, vous pouvez commencer à décortiquer les couches de votre processus de comptes fournisseurs pour trouver de petits changements percutants qui donnent des résultats significatifs. Que vous cherchiez à réduire les interventions manuelles, à accélérer les approbations ou simplement à obtenir une meilleure visibilité sur vos dépenses, le Process Mining fournit la feuille de route pour votre parcours vers un avenir financier plus efficace. Se concentrer sur ces informations basées sur les données garantit que chaque ajustement que vous faites est soutenu par des preuves et aligné avec vos objectifs organisationnels plus larges.

Traitement des paiements des comptes fournisseurs Vérification de facture Département des comptes fournisseurs Rapprochement à trois voies Gestion des fournisseurs Workflow d'approbation des paiements Gestion des flux de trésorerie

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les hiérarchies d'approbation complexes à plusieurs niveaux bloquent souvent les factures pendant des jours, en particulier lorsque les responsables sont absents ou que les rôles sont mal configurés. Ces retards augmentent le risque de frais de retard et empêchent l'équipe financière de maintenir un calendrier de paiement prévisible, ce qui a un impact direct sur la liquidité organisationnelle.

ProcessMind analyse les données d'horodatage à chaque niveau d'approbation dans Sage Intacct pour identifier précisément où le flux s'arrête. En visualisant ces goulots d'étranglement, les organisations peuvent affiner les limites d'approbation et automatiser le routage standard pour accélérer le cycle de bout en bout.

Un traitement inefficace signifie souvent que les factures atteignent l'étape de paiement après l'expiration des fenêtres d'escompte. Ne pas saisir ces conditions représente une perte directe de capital qui aurait pu être préservée grâce à un traitement interne plus rapide et une meilleure priorisation des fournisseurs de grande valeur.

Nous cartographions votre traitement des paiements des comptes fournisseurs pour corréler la vitesse de traitement avec les conditions des fournisseurs. Cela révèle quelles étapes spécifiques causent les retards les plus importants, vous permettant de prioriser les factures de grande valeur et de capturer chaque escompte disponible dans Sage Intacct.

Des corrections fréquentes du codage des factures ou des détails fiscaux créent un cycle de retravail qui épuise la productivité de l'équipe des comptes fournisseurs. Lorsque les données sont ressaisies ou corrigées manuellement après l'extraction, cela introduit des erreurs qui peuvent ne pas être détectées avant l'étape de compensation finale, entraînant des inexactitudes financières.

En suivant les activités telles que le codage des factures et la résolution des écarts, ProcessMind identifie les causes profondes des inexactitudes des données. Nous vous aidons à voir quels fournisseurs ou catégories nécessitent le plus d'intervention manuelle afin que vous puissiez améliorer la qualité de l'ingestion des données et rationaliser l'ensemble du processus.

Les écarts entre les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises déclenchent souvent de longues boucles de résolution. Ces discordances obligent le personnel à enquêter manuellement sur les quantités et les prix, ce qui génère une charge administrative importante et ralentit le processus de paiement pour les fournisseurs critiques.

Notre plateforme visualise le chemin de résolution pour les factures rapprochées par rapport aux factures non rapprochées dans Sage Intacct. En identifiant les erreurs de rapprochement récurrentes, vous pouvez rationaliser la phase de validation et faire passer les factures au statut approuvé beaucoup plus rapidement tout en maintenant des contrôles financiers stricts.

Un manque de visibilité sur le statut des paiements génère un volume élevé de demandes de la part des fournisseurs, détournant ainsi le personnel de tâches à plus forte valeur ajoutée. Des relances incessantes signalent une rupture dans la communication externe et une perception d'un processus interne peu fiable par vos partenaires de la chaîne d'approvisionnement.

ProcessMind offre une vue transparente de l'intégralité du parcours de traitement des paiements des comptes fournisseurs, de la réception à l'exécution. En comprenant le délai de traitement pour chaque fournisseur, vous pouvez définir des attentes réalistes et optimiser le flux pour garantir des dates de paiement constantes.

Les blocages de paiement sont souvent appliqués automatiquement puis oubliés, ce qui entraîne des délais non respectés et des fournisseurs frustrés. Sans une vue d'ensemble claire de ces blocages, les factures peuvent rester en suspens même après la résolution des problèmes sous-jacents, créant des goulots d'étranglement artificiels dans votre flux de trésorerie.

Nous surveillons l'application et la suppression des blocages de paiement tout au long du cycle de vie des paiements. Cela vous permet d'identifier les factures bloquées qui sont prêtes à être traitées, garantissant ainsi qu'aucun paiement n'est retenu plus longtemps que nécessaire pour des raisons de conformité au sein de Sage Intacct.

Les méthodes décentralisées de soumission de factures peuvent entraîner la saisie de la même facture plusieurs fois par différents canaux. Cela augmente le risque de paiements en double, qui sont difficiles à récupérer et compliquent le rapprochement financier lors de la clôture de fin de mois.

En analysant les activités de réception et de validation des factures, ProcessMind signale les schémas qui suggèrent que des entrées en double pénètrent dans votre environnement Sage Intacct. Vous pouvez alors renforcer vos contrôles d'entrée pour intercepter ces erreurs avant qu'elles n'atteignent l'étape d'exécution du paiement.

Des calendriers de paiement rigides, qui ne correspondent pas aux dates d'échéance réelles des factures, peuvent entraîner des paiements manqués ou une mauvaise gestion de trésorerie. Si les cycles de paiement sont trop peu fréquents ou mal planifiés, l'organisation risque de ne pas optimiser son fonds de roulement et de perdre de l'influence auprès de ses fournisseurs clés.

Notre analyse évalue la synchronisation entre la planification et l'exécution des paiements. Cela vous aide à aligner votre traitement par lots dans Sage Intacct avec les conditions fournisseurs et les exigences internes de trésorerie, maximisant ainsi votre flexibilité financière et garantissant des décaissements en temps opportun.

Les factures qui arrivent sans bon de commande correspondant nécessitent souvent une approbation et un codage manuels, contournant les contrôles d'approvisionnement établis. Ces flux non standards sont plus sujets aux erreurs et rendent plus difficile le maintien de la conformité budgétaire entre les différents départements.

ProcessMind distingue les flux adossés à un bon de commande (PO) des flux sans bon de commande au sein de votre traitement des paiements des comptes fournisseurs. En quantifiant l'impact des dépenses non conformes, vous pouvez mettre en œuvre des contrôles plus stricts et encourager les départements à suivre le chemin d'approvisionnement standard pour une meilleure supervision.

Lorsque différents utilisateurs ou services suivent des procédures non officielles divergentes, l'ensemble du processus de paiement devient imprévisible. La forte variabilité dans la codification ou l'approbation des factures rend impossible la prévision précise des délais de paiement et l'allocation efficace des ressources.

Nous comparons les parcours de traitement entre différents utilisateurs et codes de société pour identifier les meilleures pratiques et les exceptions. La standardisation de ces workflows au sein de Sage Intacct assure un processus plus prévisible et efficace pour toutes les parties prenantes du cycle de paiement.

Lorsque les factures ne sont pas enregistrées rapidement après réception, l'équipe financière manque de visibilité sur les dettes à venir. Ces dépenses 'cachées' rendent difficile la gestion efficace de la trésorerie et conduisent souvent à des exécutions de paiement d'urgence pour éviter les pénalités ou les interruptions de service.

En suivant l'écart entre la date de la facture et la date de saisie dans Sage Intacct, ProcessMind met en évidence les retards d'ingestion des factures. Cette visibilité vous aide à optimiser le processus de réception et à améliorer la précision de vos prévisions financières.

L'absence d'Audit Trail pour les modifications de paiement ou les annulations manuelles peut entraîner des problèmes de conformité et des fraudes potentielles. S'il n'y a pas de registre clair de qui a autorisé un paiement ou modifié les coordonnées bancaires d'un fournisseur, l'organisation est exposée à des risques financiers et de réputation importants.

Notre plateforme reconstitue chaque étape du parcours de paiement, fournissant un Audit Trail complet des activités et des interactions utilisateur. Cette transparence garantit que toutes les actions de traitement des paiements des comptes fournisseurs sont conformes aux politiques internes et aux réglementations externes.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Réduire le temps nécessaire pour qu'une facture passe de la réception à l'approbation est essentiel pour maintenir des relations saines avec les fournisseurs et éviter les pénalités de retard. Des approbations plus rapides permettent à l'équipe financière de gérer plus efficacement le fonds de roulement et de prévenir les goulots d'étranglement administratifs souvent rencontrés lors des clôtures de fin de mois. Cette rapidité garantit que votre service reste performant même pendant les périodes de pointe.

ProcessMind identifie les étapes spécifiques au sein de Sage Intacct où les approbations stagnent, par exemple lorsque des responsables spécifiques sont indisponibles ou que certains seuils sont atteints. En visualisant le parcours d'approbation, vous pouvez détecter les étapes superflues et automatiser l'acheminement des factures à faible risque, réduisant potentiellement les temps de cycle de plus de 40 %. Cela vous permet de mesurer et de maintenir une vitesse d'exécution des paiements élevée.

Manquer les escomptes pour paiement anticipé représente un capital perdu qui impacte directement le résultat net. S'assurer que les factures de grande valeur sont priorisées et traitées dans la fenêtre d'escompte permet à l'organisation de transformer le département des comptes fournisseurs d'un centre de coûts en une source d'économies. Un succès constant ici renforce votre position de négociation avec les fournisseurs clés pour les futurs contrats.

Notre plateforme surveille le temps restant pour chaque facture éligible à un escompte dans votre environnement Sage Intacct. En mettant en évidence les éléments approchant leur date limite et en découvrant les causes profondes des retards, telles que l'extraction lente des données ou les erreurs de validation, vous pouvez vous assurer que les paiements sont exécutés de manière cohérente dans la fenêtre optimale. Cette visibilité en temps réel vous aide à prioriser le travail en fonction du rendement financier.

Un taux élevé de rapprochement à trois voies garantit que les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises s'alignent parfaitement sans intervention humaine. Cette cohérence réduit le besoin de résolution manuelle des écarts, qui est souvent la partie la plus chronophage du processus des comptes fournisseurs. Atteindre des taux de rapprochement élevés conduit à des workflows plus prévisibles et moins de friction administrative.

ProcessMind offre une visibilité approfondie sur les endroits où les échecs de rapprochement se produisent le plus fréquemment, que ce soit en raison de variations de prix unitaires ou de discordances de quantité. En analysant ces déviations, vous pouvez affiner vos règles de rapprochement automatisées et améliorer la précision, ce qui entraîne une réduction significative des points de contact manuels. Cette analyse vous aide à déterminer si les problèmes proviennent des données fournisseurs ou des pratiques de réception internes.

Les paiements en double sont des erreurs coûteuses qui nécessitent des efforts importants pour être récupérées et peuvent nuire à votre réputation auprès des fournisseurs. Sécuriser le processus de paiement contre les soumissions redondantes garantit que chaque dollar dépensé est légitime et comptabilisé dans le système financier. L'élimination de ces risques rationalise également le processus d'audit et améliore l'intégrité financière globale.

En analysant le flux de bout en bout des numéros de facture et des données fournisseurs, notre solution signale les cas où des transactions similaires suivent des chemins parallèles. Cela vous permet d'identifier les lacunes du système dans Sage Intacct où les doublons contournent les contrôles standard, vous permettant de mettre en œuvre des contrôles préventifs avant le transfert des fonds. Vous pouvez suivre précisément combien de doublons potentiels ont été détectés avant l'exécution finale.

Minimiser le nombre d'interactions humaines avec une facture réduit la probabilité d'erreurs de saisie de données et abaisse le coût global par facture. Des processus de saisie hautement automatisés permettent à l'équipe des comptes fournisseurs de se concentrer sur l'analyse stratégique plutôt que sur des tâches administratives répétitives. Ce changement augmente la satisfaction des employés et réduit les frais généraux totaux du département financier.

Nous suivons l'empreinte numérique de chaque facture pour voir exactement combien de corrections manuelles se produisent après l'extraction initiale des données. En identifiant les champs courants qui nécessitent une correction manuelle, vous pouvez optimiser vos paramètres OCR et la logique d'interface pour atteindre un taux plus élevé de traitement direct. Cette approche basée sur les données vous aide à cibler les fournisseurs spécifiques qui génèrent le plus de retravail manuel.

Les organisations multi-entités sont souvent confrontées à des performances incohérentes en matière de comptes fournisseurs, ce qui entraîne des difficultés de reporting et des expériences fournisseurs variables. La standardisation des workflows garantit que chaque département suit les mêmes références d'efficacité et normes de conformité, quel que soit son emplacement. Cette cohérence est vitale pour l'évolution des opérations et le maintien d'une stratégie financière unifiée.

En utilisant le Process Mining, vous pouvez comparer les performances de traitement des paiements de différents codes de société côte à côte. ProcessMind met en évidence les meilleures pratiques de vos unités les plus performantes, vous permettant de reproduire ces modèles réussis dans toute l'organisation pour harmoniser les opérations. Vous pouvez définir des KPI globaux et surveiller comment chaque unité adhère au flux de processus standard.

Les blocages de paiement sont souvent appliqués automatiquement mais fréquemment oubliés, ce qui entraîne des workflows bloqués et des fournisseurs frustrés. S'assurer que les blocages ne sont appliqués que si nécessaire et retirés rapidement après résolution est essentiel pour maintenir une chaîne de paiement fluide. Cette gestion proactive prévient les retards inutiles dans l'étape finale d'exécution du paiement.

Notre outil visualise la durée et la raison de chaque blocage de paiement appliqué dans Sage Intacct. Vous pouvez identifier les fournisseurs ou types de factures spécifiques qui ont tendance à rester bloqués, vous permettant de rationaliser le processus de résolution et de réduire le temps moyen pendant lequel une facture reste en attente. Cette visibilité garantit qu'aucun paiement n'est retardé sans une raison claire et valide.

Les factures qui arrivent sans bon de commande correspondant manquent souvent d'autorisation budgétaire appropriée et prennent beaucoup plus de temps à traiter. L'adoption d'une culture 'PO-first' renforce la gestion interne des dépenses et garantit que chaque dette est pré-approuvée et facilement traçable. Cela améliore la visibilité financière et facilite la gestion des budgets départementaux.

ProcessMind cartographie le ratio des factures avec et sans bon de commande et identifie les départements qui contournent le plus souvent les protocoles d'approvisionnement standard. Cette visibilité vous aide à faire respecter la conformité et à évoluer vers un environnement financier plus contrôlé où les factures surprises appartiennent au passé. Vous pouvez suivre le succès des initiatives de conformité en surveillant le pourcentage de factures qui référencent correctement un bon de commande.

L'exécution de lots de paiement trop fréquemment ou de manière trop sporadique peut perturber la prévision de trésorerie et augmenter les frais de transactions bancaires. Trouver le rythme idéal pour l'exécution des paiements permet d'équilibrer la nécessité de payer les fournisseurs à temps avec l'efficacité opérationnelle de l'équipe financière. Cette optimisation aide à maintenir une sortie de trésorerie stable et prévisible.

En analysant les schémas historiques de compensation des paiements, nous vous aidons à déterminer le calendrier le plus efficace pour initier les transferts. Vous pouvez voir comment différentes stratégies de traitement par lots affectent votre charge de travail et votre position de trésorerie, permettant une approche de gestion de trésorerie plus axée sur les données. Cela garantit que vous exécutez les paiements au meilleur moment possible, tant pour l'entreprise que pour les fournisseurs.

Lorsque les factures sont reçues longtemps après la prestation de service, cela crée des angles morts dans la prévision financière et la comptabilité d'engagement. Encourager les fournisseurs et les parties prenantes internes à soumettre les factures rapidement garantit que vos dettes sont toujours reflétées avec précision dans le grand livre. Cette réduction des délais est essentielle pour un reporting de fin de mois précis.

Nous mesurons l'écart entre la date de la facture et la date à laquelle elle est saisie dans votre système. En identifiant les sources d'arrivées tardives, vous pouvez collaborer avec les fournisseurs pour mettre en œuvre des méthodes de soumission électronique, offrant ainsi à votre équipe une visibilité plus précoce sur les obligations de paiement à venir. Cela vous permet de passer d'une approche réactive à une approche proactive de la gestion des comptes fournisseurs.

Offrir aux fournisseurs des délais de paiement clairs et prévisibles réduit le volume de demandes que votre équipe doit gérer et renforce votre réputation de partenaire commercial fiable. Cette stabilité permet aux fournisseurs de gérer leur propre trésorerie plus efficacement, menant souvent à de meilleures conditions de service. Un processus prévisible diminue la charge administrative liée à la gestion des demandes de statut ad hoc.

ProcessMind calcule l'écart entre les dates d'échéance promises et les dates d'exécution réelles des paiements. En identifiant les causes profondes de la volatilité des paiements, vous pouvez stabiliser vos workflows internes et fournir automatiquement des mises à jour de statut plus précises à vos fournisseurs. Vous pouvez mesurer votre performance par rapport aux conditions de paiement spécifiques aux fournisseurs pour assurer une conformité totale avec les contrats.

Maintenir des contrôles rigoureux sur les personnes qui peuvent approuver et exécuter les paiements est essentiel pour prévenir la fraude et assurer la conformité réglementaire. Des contrôles internes solides protègent les actifs de l'organisation et fournissent un Audit Trail clair pour chaque transaction traitée. Cette sécurité est le fondement d'un système de gestion financière fiable et digne de confiance.

ProcessMind surveille chaque activité et interaction utilisateur au sein du flux de paiement pour détecter les écarts par rapport aux politiques établies. Vous pouvez facilement repérer les cas où la séparation des tâches est contournée ou lorsque les paiements sont exécutés sans autorisation appropriée, garantissant ainsi que votre environnement Sage Intacct reste sécurisé et conforme. Ce monitoring continu agit comme une couche d'audit permanente sur l'ensemble de votre processus de comptes fournisseurs.

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour le traitement des paiements des comptes fournisseurs

1

Télécharger le Template AP
2

Exporter les data de Sage Intacct
3

Télécharger vers ProcessMind
4

Découvrir les lacunes d'optimisation
5

Exécuter les changements de processus
6

Suivez la performance des comptes fournisseurs
1

Télécharger le Template AP

Que faire

Téléchargez le Template Excel standardisé conçu pour les workflows des comptes fournisseurs de Sage Intacct afin de vous assurer que votre mappage de données s'aligne avec notre plateforme.

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Pourquoi c'est important

Commencer avec la bonne structure prévient les erreurs de données et assure que toutes les étapes de paiement sont capturées avec précision pour la découverte de processus.

Résultat attendu

Un Template de données prêt à l'emploi, mappé aux champs de Sage Intacct.

VOS PERSPECTIVES DE PROCESSUS

Obtenez une visibilité complète sur votre parcours de paiement

Obtenez une transparence totale sur la façon dont les factures transitent dans Sage Intacct, de la saisie au paiement final. Nos visualisations identifient précisément où les étapes manuelles et les erreurs de données ralentissent vos opérations de comptes fournisseurs.
  • Cartographier chaque parcours de facture de la saisie au paiement
  • Identifier les causes spécifiques des frais de retard de paiement
  • Détecter les contournements manuels dans Sage Intacct
  • Identifiez les opportunités de bénéficier de remises pour paiement anticipé
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Accélérer la performance des comptes fournisseurs

Les organisations tirant parti du Process Mining pour les workflows Sage Intacct constatent généralement des améliorations significatives des temps de cycle de paiement et de la transparence opérationnelle. Ces résultats sont obtenus en identifiant les goulots d'étranglement et en éliminant le retravail manuel au niveau du numéro de facture.

~ 0 %
Temps de cycle réduits

Réduction du temps de bout en bout

Le Process Mining met en lumière les retards dans la chaîne d'approbation, aidant les équipes à passer de la réception des factures à l'exécution des paiements beaucoup plus rapidement.
0 %
Meilleure saisie des remises

Amélioration des économies réalisées

En identifiant les opportunités manquées dans Sage Intacct, les organisations peuvent prioriser les factures avec des conditions de paiement anticipé pour maximiser les économies de trésorerie.
+ 0 %
Taux de traitement sans contact accru

Gains d'efficacité de l'automatisation

La suppression des reprises manuelles et des étapes de saisie de données permet à un plus grand nombre de factures de transiter par le système sans aucune intervention humaine.
0 % improvement
`Conformité` améliorée des `commandes d'achat`

Respect de la politique d'approvisionnement

Le suivi du lien entre les factures et les bons de commande garantit que toutes les dépenses respectent les règles d'approvisionnement internes et les protocoles d'autorisation.
+ 0 %
Croissance des paiements à temps

Prévisibilité des paiements fournisseurs

Améliorer la fiabilité de l'exécution des paiements aide à éviter les frais de retard et à renforcer la confiance avec les partenaires fournisseurs grâce à une planification prévisible.
0 % reduction
Moins de paiements en double

Prévention des risques et des pertes

Le suivi en temps réel des attributs des factures, tels que le fournisseur et le montant, prévient les doubles paiements coûteux avant leur exécution.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus et de la qualité des données. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées sur l'ensemble des implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique du document de facture fournisseur.

Pourquoi c'est important

C'est la clé fondamentale pour lier toutes les activités du processus à une seule instance de cas.

L'action ou l'événement spécifique survenant dans le cycle de vie de la facture.

Pourquoi c'est important

Définit les étapes de la cartographie des processus et est obligatoire pour toute analyse de Process Mining.

La date et l'heure spécifiques auxquelles une activité a eu lieu.

Pourquoi c'est important

Requis pour séquencer les événements et calculer les durées entre les étapes du processus.

Le nom du fournisseur ou du prestataire de services émettant la facture.

Pourquoi c'est important

Essentiel pour la segmentation de l'analyse par performance et comportement des fournisseurs.

La valeur monétaire totale de la facture.

Pourquoi c'est important

Essentiel pour l'analyse d'impact financier et l'évaluation des risques.

Le numéro de référence du bon de commande associé.

Pourquoi c'est important

Distingue les factures adossées à un bon de commande (PO) des factures sans bon de commande pour l'analyse de conformité.

La date d'émission de la facture par le fournisseur.

Pourquoi c'est important

Le point de départ pour l'analyse du vieillissement et les calculs des conditions de paiement.

La date limite contractuelle de paiement.

Pourquoi c'est important

Référence pour déterminer la performance à temps et le respect des SLA.

Le service interne responsable de la dépense.

Pourquoi c'est important

Permet un approfondissement organisationnel et une analyse des causes profondes.

L'identifiant utilisateur de la personne qui a saisi la facture.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse des performances des ressources et identifie les opportunités de formation.

L'état actuel du cycle de vie de la facture dans le système.

Pourquoi c'est important

Identifie rapidement l'état du cas.

La date à laquelle le paiement a été exécuté.

Pourquoi c'est important

Marque l'achèvement du cycle de processus principal.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

La création initiale de l'enregistrement de facture fournisseur (AP Bill) dans Sage Intacct, généralement à l'état de brouillon. Cela capture le point d'entrée des données de la facture avant qu'elle n'entre dans les workflows d'approbation ou de comptabilisation.

Pourquoi c'est important

Établit l'horodatage le plus ancien pour le temps de cycle du processus et identifie le début de l'enregistrement de la dette.

Identifie quand une facture fournisseur est créée en convertissant ou en liant un bon de commande ou un accusé de réception. Cette activité valide l'efficacité du rapprochement à trois voies.

Pourquoi c'est important

Essentiel pour le KPI « Taux de rapprochement au premier passage » et la détermination de la conformité des bons de commande par rapport aux dépenses sans bon de commande.

La transition de la facture d'un état 'Brouillon' à un état 'Soumis', déclenchant le workflow d'approbation. Cela marque la fin de la saisie des données et le début du cycle d'approbation.

Pourquoi c'est important

Essentiel pour segmenter la durée de 'Saisie des données' de la durée d''Approbation' dans l'analyse du temps de cycle.

Une action d'approbation distincte enregistrée dans le workflow d'approbation désigné. Cela signifie qu'un utilisateur disposant d'une autorité suffisante a autorisé le paiement de la facture.

Pourquoi c'est important

Essentiel pour le KPI « Durée moyenne d'approbation » et l'identification des goulots d'étranglement dans la validation de la direction.

Le moment où la facture est enregistrée dans le grand livre. Dans les systèmes sans workflows d'approbation, cela peut se produire simultanément avec la soumission.

Pourquoi c'est important

Indique que la dette financière est officiellement reconnue dans les livres comptables.

La création de l'enregistrement de paiement (chèque, ACH, virement) lié à la facture. C'est le moment où le transfert de fonds est initié dans le système.

Pourquoi c'est important

L'horodatage principal pour le 'Temps de cycle moyen des factures' et le 'Pourcentage de paiements à temps'.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining extrait les journaux d'événements de Sage Intacct en suivant l'historique des transactions pour chaque numéro de facture. Il génère une carte visuelle de chaque étape, de la réception au paiement final, révélant précisément les goulots d'étranglement et les contournements manuels qui ralentissent vos opérations.

Vous devrez extraire l'historique des transactions et les journaux d'audit spécifiquement liés aux comptes fournisseurs. Les points de données essentiels incluent un numéro de facture unique, les noms des activités effectuées et les horodatages indiquant la date d'achèvement de chaque étape.

Il aide en mettant en évidence les étapes exactes où les approbations de factures sont retardées. En réduisant ces points de friction spécifiques, votre équipe peut traiter les factures plus rapidement et s'assurer que les paiements sont émis à temps pour profiter des escomptes offerts par les fournisseurs.

Le logiciel identifie les risques de doublons en comparant les attributs des factures tels que les identifiants des fournisseurs, les montants et les dates, sur l'ensemble de votre historique de transactions. Cette analyse proactive signale les potentiels doubles paiements avant leur finalisation, économisant ainsi le temps et les efforts nécessaires à leur recouvrement.

La plupart des plateformes de Process Mining utilisent des connecteurs API ou des exportations de données standard pour extraire des informations de Sage Intacct sans perturber vos opérations quotidiennes. Comme l'outil ne nécessite qu'une copie de vos Event Logs, il n'est pas nécessaire de modifier vos workflows financiers ou configurations sous-jacents.

Vous pouvez généralement vous attendre à voir une première visualisation de votre processus de comptes fournisseurs dans un délai de deux à trois semaines. Une fois les données connectées, les informations sur les goulots d'étranglement et les échecs de rapprochement sont disponibles immédiatement, permettant une prise de décision rapide.

Le Process Mining suit le flux des bons de commande, des réceptions de marchandises et des factures pour identifier les points de rupture du processus de rapprochement. Cela vous permet de déterminer si les échecs sont dus à des écarts de prix, des différences de quantité ou des problèmes de délais, afin que vous puissiez aborder la cause première avec les fournisseurs ou les équipes internes.

Il agit comme un auditeur automatisé en surveillant chaque transaction pour détecter les écarts par rapport à vos règles métier établies. Il aide à garantir que tous les paiements suivent le bon chemin d'approbation et que les factures sans bon de commande sont correctement documentées, ce qui réduit considérablement votre profil de risque.

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Réduisez le temps de cycle de 30 % et éliminez les goulots d'étranglement de Sage Intacct.

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