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Améliorer votre traitement des paiements fournisseurs

Un guide simple en 6 étapes pour optimiser votre workflow NetSuite
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Améliorer votre traitement des paiements fournisseurs
Défis (12) Objectifs (12) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)

Optimiser le Traitement des Comptes Fournisseurs NetSuite pour l'Efficacité

Notre plateforme vous aide à découvrir les retards cachés et le travail manuel qui ralentissent vos cycles de paiement. En analysant votre flux opérationnel, vous pouvez identifier des goulots d'étranglement spécifiques et des risques de conformité qui impactent votre performance financière. Utilisez ces informations pour créer un workflow plus fiable et efficace tout en renforçant la confiance de vos fournisseurs.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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La valeur stratégique de l'optimisation du traitement des paiements fournisseurs

Le traitement des paiements fournisseurs est bien plus qu'une simple fonction de back-office ; c'est un pilier essentiel de la santé financière de votre organisation et de la gestion stratégique de vos fournisseurs. Lorsque ces processus fonctionnent inefficacement dans NetSuite, les conséquences vont bien au-delà de simples retards administratifs. Un traitement inefficace peut entraîner des remises pour paiement anticipé manquées, des relations tendues avec les fournisseurs et même des risques de conformité potentiels. En vous concentrant sur l'optimisation des processus, vous passez d'un état réactif à un état proactif où les flux de trésorerie sont prévisibles et l'intervention manuelle est minimisée.

L'optimisation de ce workflow garantit que le capital reste plus longtemps dans votre entreprise tout en respectant toutes les obligations à temps. Dans un environnement à volume élevé, même une petite réduction du temps de cycle d'une facture individuelle peut se traduire par des milliers d'heures économisées sur l'année fiscale. Cela permet à votre équipe financière de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée, telles que l'approvisionnement stratégique et la planification financière, au lieu de la saisie manuelle de data et de la résolution des écarts.

Comment le Process Mining améliore la visibilité dans NetSuite

Bien que NetSuite assure une excellente tenue des registres pour les factures et les paiements, il peut être difficile de visualiser les interstices entre les activités. Le Process Mining comble cette lacune en extrayant les empreintes numériques laissées par chaque transaction. En utilisant le numéro de facture comme identifiant de case, vous pouvez visualiser le parcours complet d'un paiement, du moment où une facture est reçue à son décaissement final. Cette transparence est essentielle pour comprendre comment améliorer le traitement des paiements fournisseurs, car elle révèle le chemin réel emprunté par les employés et les systèmes, plutôt que le chemin idéalisé défini dans un manuel.

Le Process Mining vous permet de voir chaque déviation, comme une facture approuvée qui est restée bloquée pendant deux semaines, ou un écart qui a nécessité cinq points de contact différents pour être résolu. Ce niveau de détail vous aide à identifier précisément où le processus ralentit. Au lieu de deviner pourquoi les paiements sont en retard, vous pouvez utiliser les data pour prouver quelles étapes de la séquence d'approbation ou de rapprochement créent le plus de frictions.

Cibler les goulots d'étranglement courants dans les processus

L'un des domaines d'amélioration les plus fréquents dans NetSuite est le processus de rapprochement en trois points (facture, commande, réception). Lorsqu'une facture ne correspond pas au bon de commande ou à la réception de marchandises, cela déclenche souvent un long cycle de résolution impliquant plusieurs départements. Le Process Mining vous aide à quantifier la contribution de ces écarts à votre temps de cycle global. En analysant les causes profondes, vous pourriez découvrir que certains fournisseurs fournissent constamment des data incomplètes, ou que les équipes internes contournent fréquemment le processus d'approvisionnement standard.

Un autre domaine d'optimisation significatif est le workflow d'approbation. De nombreuses organisations disposent de matrices d'approbation complexes qui, bien que conçues pour le contrôle, entraînent souvent des retards inutiles. Vous pouvez utiliser le Process Mining pour identifier les étapes d'approbation qui n'ajoutent aucune valeur ou les personnes qui sont devenues des goulots d'étranglement accidentels. La rationalisation de ces workflows garantit que les factures circulent rapidement dans le système, ce qui est le moyen le plus efficace de réduire le temps de cycle du traitement des paiements fournisseurs et de vous assurer de saisir toutes les remises disponibles.

Mesurer le succès par des résultats tangibles

Lorsque vous appliquez le Process Mining à votre environnement NetSuite, les bénéfices sont mesurables et immédiats. L'objectif principal est souvent la réduction du temps de cycle de bout en bout, ce qui impacte directement vos Jours Fournisseurs (DPO) et votre capacité à gérer le fonds de roulement. Au-delà de la vitesse, vous gagnez un avantage considérable en termes de conformité. Avec une piste d'audit complète de chaque activity, de l'extraction des data à l'exécution du paiement, vous pouvez facilement démontrer que les contrôles sont respectés et que chaque paiement est légitime et autorisé.

De plus, vous constaterez probablement une diminution significative du coût par facture traitée. En éliminant le retraitement manuel et en réduisant le nombre d'interventions requises pour chaque transaction, votre équipe devient plus productive. Ce gain d'efficacité ne fait pas qu'économiser de l'argent ; il améliore également le moral des employés en éliminant les tâches répétitives et frustrantes qui accablent souvent les environnements de comptabilité fournisseurs manuels. Une optimisation réussie conduit à un département financier plus agile, capable de réagir rapidement aux changements du marché et aux besoins des fournisseurs.

Vers l'amélioration continue

L'amélioration de votre traitement des paiements n'est pas un projet ponctuel, mais un cheminement continu d'affinage. En commençant à utiliser ces informations, vous découvrirez probablement de nouvelles opportunités d'automatiser des étapes spécifiques, telles que l'extraction automatisée des data ou le traitement direct pour les fournisseurs à volume élevé et à faible risque. En surveillant constamment votre processus à travers le prisme des data, vous pouvez vous assurer que les inefficacités ne réapparaissent pas à mesure que votre entreprise se développe.

Nous vous encourageons à utiliser ce guide comme point de départ pour vos efforts d'optimisation. En examinant attentivement vos data NetSuite et en appliquant les principes du Process Mining, vous pouvez transformer votre service comptabilité fournisseurs en un moteur rationalisé et à valeur ajoutée pour l'ensemble de votre organisation.

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Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les chaînes d'approbation complexes à plusieurs niveaux entraînent souvent des factures en attente dans les files d'attente pendant des jours ou des semaines, ce qui provoque des retards importants dans le cycle d'exécution des paiements. Lorsque les parties prenantes ne sont pas réactives ou que le routage du workflow est inefficace, l'équipe financière perd de la visibilité sur le statut actuel, ce qui entraîne une communication réactive et des fournisseurs frustrés.

ProcessMind analyse le flux du traitement des paiements fournisseurs dans NetSuite pour identifier précisément où se produisent ces goulots d'étranglement. En cartographiant chaque étape d'approbation, la plateforme identifie les utilisateurs ou les départements spécifiques qui ralentissent le processus, permettant à la direction de réorganiser les workflows ou d'automatiser les approbations pour les transactions à faible risque.

De nombreuses organisations ne parviennent pas à tirer parti des escomptes pour paiement anticipé négociés parce que leur temps de traitement interne dépasse la période de remise. Ces économies perdues peuvent s'élever à des milliers de dollars chaque année, impactant directement le résultat net et augmentant le coût total des biens et services.

Notre solution suit le cycle de vie complet de chaque facture, de la réception à l'exécution finale. En mettant en évidence les factures proches de leurs dates d'expiration d'escompte, ProcessMind aide les équipes des comptes fournisseurs à prioriser leur charge de travail et à optimiser le workflow de paiement NetSuite pour maximiser les avantages financiers.

Les écarts entre les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises déclenchent fréquemment de longs cycles de résolution qui interrompent le processus de paiement. Ces divergences nécessitent souvent une intervention manuelle de plusieurs départements, entraînant des retouches, des courriels redondants et une charge administrative importante.

ProcessMind révèle les causes profondes de ces divergences en analysant l'interaction entre les activités d'approvisionnement et financières. La plateforme fournit des informations basées sur les données pour identifier quels fournisseurs ou catégories de produits génèrent le plus de frictions, permettant une meilleure harmonisation au sein de NetSuite pour éviter que ces boucles ne se produisent.

Les factures qui arrivent sans bon de commande correspondant nécessitent généralement un effort manuel considérable pour le codage et la validation. Ces factures sans bon de commande contournent souvent les contrôles automatisés standard, entraînant des pratiques comptables incohérentes et des délais prolongés avant même que le paiement ne soit programmé.

Grâce au Process Mining, les organisations peuvent quantifier l'impact des dépenses non conformes et des transactions sans bon de commande sur leur efficacité globale. ProcessMind visualise les déviations dans le traitement des paiements fournisseurs, aidant les équipes à appliquer de meilleures politiques d'approvisionnement et à améliorer la vitesse du codage manuel au sein de leur environnement NetSuite.

Les factures sont fréquemment bloquées pour paiement en raison de problèmes mineurs ou de validations en attente, mais ces blocages sont souvent oubliés et restent non résolus. Ce manque de suivi entraîne des dettes vieillissantes et crée un arriéré de transactions bloquées qui peut perturber les prévisions de trésorerie et nuire à la confiance des fournisseurs.

ProcessMind identifie les activitys spécifiques qui conduisent aux blocages de paiement et surveille combien de temps les factures restent dans un statut bloqué. En mettant en lumière ces retards cachés dans NetSuite, la plateforme garantit que les blocages sont traités rapidement, permettant une exécution des paiements plus fluide et des rapports financiers plus précis.

Des processus de saisie de factures mal contrôlés peuvent entraîner des doublons, avec le risque de payer deux fois le même fournisseur pour un seul service. Détecter ces erreurs après l'exécution d'un paiement est chronophage et nécessite souvent des efforts de recouvrement difficiles auprès des fournisseurs.

En analysant les modèles historiques de soumission de factures et d'exécution de paiements, ProcessMind signale les activités inhabituelles qui suggèrent des doublons potentiels. Cette surveillance proactive du cycle de traitement des paiements des comptes fournisseurs aide les équipes financières à maintenir une intégrité élevée des données et à protéger l'organisation contre les fuites financières évitables dans NetSuite.

Une incohérence significative dans le temps nécessaire pour payer différents fournisseurs indique souvent un manque de procédures standardisées. Lorsque certains fournisseurs sont payés instantanément tandis que d'autres attendent des semaines, cela suggère que certains processus internes sont mal définis ou que des workflows spécifiques liés aux fournisseurs sont inefficaces.

ProcessMind offre une vue granulaire des temps de cycle à travers divers segments de fournisseurs et unités commerciales. En comparant ces parcours au sein du processus de paiement NetSuite, la direction peut identifier les meilleures pratiques et éliminer les variations de processus qui entraînent des délais de paiement imprévisibles.

Le non-respect constant des délais de paiement entraîne des pénalités de retard et l'érosion des relations avec les fournisseurs. Ces retards sont souvent dus à des points de friction invisibles profondément ancrés dans la chaîne de traitement, difficiles à diagnostiquer par les méthodes de reporting traditionnelles.

Notre plateforme cartographie le parcours de bout en bout des factures en retard pour révéler où le plus de temps est perdu. En comprenant les étapes spécifiques du traitement des paiements fournisseurs qui contribuent à la tardiveté, les utilisateurs de NetSuite peuvent mettre en œuvre des améliorations ciblées pour assurer la conformité aux conditions de paiement contractuelles.

Si l'extraction et la validation initiales des data de facture sont lentes ou sujettes aux erreurs, chaque étape ultérieure du processus de paiement est compromise. La saisie manuelle des data consomme un temps précieux du personnel et augmente la probabilité d'erreurs en aval qui nécessitent une correction.

ProcessMind mesure l'efficacité des phases d'extraction et de validation des data en suivant le temps écoulé entre la réception de la facture et la première activity validée. Cette information permet aux organisations d'évaluer la performance de leurs outils OCR ou de leurs équipes manuelles, stimulant les améliorations à l'entrée du workflow de comptabilité fournisseurs NetSuite.

Lorsque les employés trouvent les processus d'approbation standards trop lourds, ils peuvent chercher des moyens de les contourner pour s'assurer que les paiements sont effectués à temps. Ces contournements créent des risques de conformité significatifs et affaiblissent les contrôles internes visant à protéger les actifs de l'entreprise.

ProcessMining détecte automatiquement les chemins de processus non conformes en comparant les journaux d'événements réels au modèle prévu. ProcessMind met en évidence où ces déviations se produisent dans le cycle de traitement des paiements des comptes fournisseurs, permettant à la direction de renforcer les contrôles et d'améliorer l'adhérence des utilisateurs aux protocoles NetSuite.

Une planification inefficace des cycles de paiement peut entraîner des pics de charge de travail et des opportunités manquées d'optimisation des flux de trésorerie. Lorsque les lots de paiement sont exécutés sporadiquement, il devient difficile pour l'équipe financière de gérer la liquidité et de maintenir un rythme opérationnel prévisible.

En visualisant le moment des activitys d'initiation et d'exécution des paiements, ProcessMind aide les équipes à identifier la cadence la plus efficace pour leurs processus de lot. Cette approche basée sur les data permet une meilleure allocation des ressources et garantit que le traitement des paiements fournisseurs dans NetSuite s'aligne sur des objectifs de trésorerie plus larges.

Les factures incorrectement codées à réception nécessitent souvent plusieurs cycles de corrections avant la comptabilisation finale. Ce retraitement ajoute des étapes inutiles au processus et augmente le risque d'erreur financière si les corrections ne sont pas gérées correctement.

ProcessMind suit la fréquence et l'impact des activitys de recodage tout au long du processus de paiement. En identifiant les déclencheurs courants de ces corrections, les administrateurs NetSuite peuvent améliorer la logique de codage automatisée et offrir une meilleure formation aux opérateurs, réduisant ainsi l'effort requis pour gérer chaque facture.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Des approbations de factures rapides sont essentielles pour maintenir des relations positives avec les fournisseurs et garantir que les paiements sont prêts bien avant leurs dates d'échéance. En réduisant le temps qu'une facture passe en attente, les organisations peuvent éviter la précipitation de dernière minute et s'assurer que les équipes financières ont une charge de travail prévisible tout au long du mois. ProcessMind analyse votre environnement NetSuite pour identifier les étapes spécifiques où les approbations stagnent, que ce soit en raison d'un routage complexe ou de goulots d'étranglement individuels. Notre plateforme quantifie l'impact de ces retards sur le cycle de paiement global, vous permettant de mettre en œuvre des améliorations ciblées du workflow et de suivre leur efficacité en temps réel.

De nombreuses organisations passent à côté d'économies significatives car leur vitesse de traitement ne leur permet pas de respecter les conditions de paiement anticipé. Saisir ces escomptes améliore directement le résultat net et réduit efficacement le coût des marchandises vendues, faisant de la fonction des comptes fournisseurs un moteur de valeur plutôt qu'un simple centre de coûts. Grâce à la plateforme ProcessMind, vous pouvez visualiser le calendrier de chaque facture par rapport à sa période d'admissibilité à l'escompte. En identifiant les causes profondes des retards qui mènent à des opportunités manquées, vous pouvez prioriser les factures de grande valeur et vous assurer qu'elles avancent suffisamment vite dans le workflow NetSuite pour obtenir un maximum d'avantages financiers.

Les écarts entre les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises entraînent souvent des boucles d'e-mails interminables et des enquêtes manuelles. Réduire le temps nécessaire pour résoudre ces conflits diminue les frais administratifs et empêche les paiements d'être bloqués indéfiniment, ce qui protège la confiance des fournisseurs et la continuité du service. ProcessMind suit le parcours des factures qui tombent dans des boucles d'écarts au sein de NetSuite. En cartographiant ces déviations, le logiciel met en évidence les problèmes récurrents avec des fournisseurs ou des départements spécifiques, vous permettant de traiter la source de la friction et d'établir des protocoles de communication plus clairs pour une résolution plus rapide.

Atteindre un taux élevé de traitement direct signifie que les factures passent de la réception au paiement avec une intervention manuelle minimale. Ce niveau d'automatisation réduit considérablement le coût par facture traitée et libère l'équipe de la comptabilité fournisseurs pour qu'elle puisse se concentrer sur des tâches stratégiques comme l'analyse des dépenses et la gestion des fournisseurs. Notre solution offre une vue détaillée des points de contact manuels dans votre traitement des paiements fournisseurs. En identifiant où le personnel doit intervenir manuellement pour extraire des data ou corriger des entrées, ProcessMind vous aide à affiner votre configuration NetSuite et vos règles d'automatisation pour augmenter le volume de factures qui transitent de manière autonome dans le système.

Les retards de paiement sont plus qu'un simple fardeau financier dû aux intérêts et aux frais. Ils nuisent également à votre réputation de crédit et à vos relations avec les fournisseurs. Payer systématiquement à temps garantit que votre organisation reste un client privilégié, ce qui peut conduire à de meilleurs niveaux de service et à des conditions contractuelles plus favorables à l'avenir. En surveillant l'ensemble du cycle de vie des factures dans NetSuite, ProcessMind signale les factures qui risquent de dépasser leurs dates d'échéance. Il fournit des informations exploitables sur les phases spécifiques du processus de paiement qui causent des retards, vous aidant à réorganiser les workflows pour garantir que chaque paiement est initié avec suffisamment de temps pour être compensé.

Les factures et paiements en double représentent une perte directe de capital et nécessitent un effort considérable pour être récupérés. Le renforcement des contrôles pour prévenir ces erreurs est essentiel pour maintenir l'intégrité financière et garantir que la trésorerie de l'entreprise est utilisée de manière efficace et précise. ProcessMind scanne l'historique de vos transactions NetSuite pour détecter les schémas indicatifs d'entrées en double ou de chevauchement des cycles de paiement. La plateforme identifie les lacunes systémiques qui permettent aux doublons d'entrer dans le workflow, vous permettant de mettre en œuvre des contrôles de validation plus stricts au moment de la saisie des factures et pendant la phase de regroupement des paiements.

La conformité aux contrôles financiers internes est non négociable pour les entreprises modernes. S'assurer que chaque paiement suit la hiérarchie d'approbation établie prévient les dépenses non autorisées et protège l'organisation contre la fraude ou la mauvaise gestion interne, offrant confiance aux auditeurs et aux parties prenantes. La plateforme compare automatiquement votre activity NetSuite réelle à vos politiques d'approbation documentées. ProcessMind met en évidence les cas où des factures ont contourné les niveaux d'approbation requis ou ont été autorisées par des utilisateurs non autorisés, vous donnant la visibilité nécessaire pour appliquer une conformité stricte et combler les lacunes de sécurité.

Des blocages de paiement fréquents ou inexpliqués peuvent entraîner le gel de factures critiques, provoquant des interruptions de service ou des relations tendues avec les fournisseurs. Réduire la fréquence de ces blocages et accélérer leur levée garantit une trésorerie plus fluide et des calendriers de paiement plus prévisibles pour toutes les parties concernées. ProcessMind offre une vue transparente de chaque blocage de paiement appliqué dans NetSuite, catégorisé par motif et durée. Cette information vous permet d'identifier si certains blocages sont appliqués inutilement ou si le processus de levée est inefficace, vous aidant à rationaliser le mécanisme de libération et à maintenir les paiements en mouvement.

Travailler avec une grande variété de conditions et de cycles de paiement peut rendre la gestion de la trésorerie imprévisible. L'harmonisation de ces cycles permet au département financier de mieux prévoir les besoins de liquidité et de négocier des conditions plus cohérentes avec l'ensemble des fournisseurs, améliorant ainsi la stabilité financière globale. ProcessMind analyse la distribution des dates et conditions de paiement sur l'ensemble de votre liste de fournisseurs NetSuite. En identifiant les valeurs aberrantes et les cycles à forte variance, la plateforme vous aide à cibler des groupes de fournisseurs spécifiques pour renégocier les conditions ou ajuster les calendriers, menant à un calendrier de paiement plus consolidé et gérable.

Lorsque les factures sont initialement mal codées ou comptabilisées, cela entraîne un volume élevé de travail de recodification manuelle à la fin de la période. La réduction de ces ajustements améliore la précision des données dans vos rapports financiers et allège considérablement la charge de travail de l'équipe comptable lors de la clôture mensuelle. Notre analyse révèle la fréquence et l'origine des ajustements manuels apportés aux factures dans NetSuite. ProcessMind vous aide à identifier les fournisseurs ou types de factures spécifiques qui nécessitent fréquemment des corrections, vous permettant de mettre à jour le codage GL par défaut et la formation des processeurs pour garantir que les données sont saisies correctement dès la première fois.

Exécuter des lots de paiement trop fréquemment peut entraîner des frais bancaires excessifs et un encombrement administratif, tandis que les exécuter trop rarement peut entraîner des échéances manquées. Trouver la fréquence optimale garantit une utilisation efficace des ressources tout en respectant toutes les obligations financières à temps. ProcessMind évalue vos modèles historiques de regroupement par lots dans NetSuite par rapport aux dates d'échéance et aux contraintes de liquidité. La plateforme suggère un calendrier de regroupement par lots idéalisé qui équilibre l'efficacité administrative et la ponctualité des paiements, vous aidant à établir une stratégie d'exécution des paiements plus disciplinée et rentable.

Les factures sans bon de commande (PO) manquent souvent de la structure des transactions basées sur des bons de commande, ce qui entraîne un traitement plus lent et une visibilité réduite. La standardisation de la gestion de ces factures garantit qu'elles transitent par le système avec la même rigueur et rapidité que les factures standards, réduisant ainsi le risque de passifs cachés. Le logiciel cartographie le parcours unique des factures sans PO dans NetSuite, identifiant où elles s'écartent des procédures standards. ProcessMind met en évidence les étapes où ces factures rencontrent le plus de frictions, vous permettant d'appliquer des règles de routage et de validation standardisées qui apportent de la cohérence à l'ensemble de la fonction des comptes fournisseurs.

Le Parcours d'Amélioration des Paiements Fournisseurs en 6 Étapes dans NetSuite

1

Télécharger le modèle
2

Exporter les `data` NetSuite
3

Importez votre jeu de données
4

Analyser le processus
5

Mettre en œuvre des améliorations
6

Surveillez votre processus
1

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Que faire

Téléchargez le modèle Excel adapté aux data de comptabilité fournisseurs NetSuite, en vous assurant que vos champs s'alignent sur les exigences du Process Mining.

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Pourquoi c'est important

Commencer avec un format structuré garantit que vos données fournisseurs, factures et paiements sont correctement mappées pour une analyse précise.

Résultat attendu

Un modèle de data standardisé, prêt pour vos enregistrements de comptabilité fournisseurs NetSuite.

VOS INSIGHTS DE PROCESSUS

Transformez vos données de comptes fournisseurs NetSuite en informations claires

ProcessMind visualise vos flux de paiement réels pour mettre en évidence les écarts et les inefficacités dans votre environnement NetSuite. Vous verrez précisément comment réduire les temps de cycle et renforcer les relations avec vos fournisseurs.
  • Visualisez votre parcours de paiement de bout en bout
  • Détecter les frictions dans la chaîne d'approbation des factures
  • Découvrez comment maximiser les escomptes pour paiement anticipé
  • Mesurez la performance des processus par rapport à vos objectifs
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS PROUVÉS

Transformer les Cycles de Paiement NetSuite

En analysant chaque numéro de facture dans NetSuite, les entreprises découvrent les frictions cachées dans leurs `workflows` de paiement et réduisent l'effort manuel nécessaire aux rapprochements.

0 %
Cycles d'approbation plus rapides

Réduction du temps d'approbation

L'optimisation des parcours d'approbation dans NetSuite permet aux équipes d'autoriser les paiements plus rapidement en éliminant les transferts manuels inutiles et les goulots d'étranglement.
+ 0 %
Capture des remises anticipées

Augmentation des remises réalisées

L'amélioration des temps de cycle de bout en bout aide les organisations à respecter systématiquement les délais des fournisseurs et à obtenir plus fréquemment des remises pour paiement anticipé négociées.
+ 0 %
Taux de traitement sans contact plus élevés

Augmentation des factures automatisées

La standardisation du traitement des factures sans bon de commande et l'amélioration de la précision du rapprochement permettent à davantage de factures de passer de la réception au paiement sans intervention manuelle.
0 %
`Conformité` complète du processus

Conformité aux politiques d'approbation

La surveillance automatisée garantit que toutes les factures suivent la séquence de codage et d'approbation imposée, ce qui minimise le risque d'audit et les dépenses non autorisées.
~ 0 %
Pénalités de paiement réduites

Diminution des pénalités de retard

Maintenir un taux élevé de paiements ponctuels aide l'entreprise à éviter des frais d'intérêt coûteux tout en protégeant des relations cruciales avec les fournisseurs.

Les résultats individuels varient en fonction de la complexité du processus et de la qualité des `data`. Ces chiffres représentent les améliorations typiques observées sur plusieurs implémentations.

Données recommandées

Commencez votre analyse avec ces attributs et activitys clés pour obtenir une visibilité immédiate.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

Le nom du fournisseur émettant la facture.

Pourquoi c'est important

Essentiel pour regrouper l'analyse par fournisseur afin de trouver les goulots d'étranglement spécifiques aux fournisseurs.

La filiale de l'entreprise ou l'entité juridique recevant la facture.

Pourquoi c'est important

Critique pour les organisations multi-entités afin de comparer les performances entre les unités commerciales.

La valeur monétaire totale de la facture.

Pourquoi c'est important

Nécessaire pour quantifier l'impact financier des inefficacités de processus.

La date à laquelle le paiement doit être effectué au fournisseur.

Pourquoi c'est important

Fondamental pour le calcul des taux de paiement à temps et l'identification des dettes en retard.

Le numéro de référence du bon de commande lié.

Pourquoi c'est important

Requis pour distinguer le traitement des factures basées sur un bon de commande de celui des factures sans bon de commande.

L'employé qui a effectué l'activité.

Pourquoi c'est important

Requis pour l'analyse des ressources et l'identification des goulots d'étranglement au niveau de l'utilisateur.

Le département interne associé à la facture.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse organisationnelle de l'efficacité des processus.

L'état actuel d'approbation du workflow de la facture.

Pourquoi c'est important

Suit la progression de la facture à travers la porte d'approbation.

Indicateur signalant si la facture n'est pas liée à un bon de commande.

Pourquoi c'est important

Segment de haut niveau pour l'analyse des variantes de processus.

La date d'exécution du paiement.

Pourquoi c'est important

Timestamp de fin pour le cycle de processus principal.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

La création initiale de l'enregistrement de la facture fournisseur dans NetSuite. Cela sert de point de départ du processus et indique que la facture a été saisie dans l'ERP.

Pourquoi c'est important

Établit le timestamp de référence pour l'ensemble du cycle de la comptabilité fournisseurs et les calculs d'ancienneté.

Identifie que la facture fournisseur a été créée à partir ou liée à un bon de commande existant. Cela distingue les factures avec bon de commande des factures sans bon de commande.

Pourquoi c'est important

Critique pour l'analyse de la conformité aux politiques d'approvisionnement et la comparaison des temps de cycle entre les factures avec et sans bon de commande.

Le statut de la facture fournisseur passe à 'Ouvert', indiquant qu'elle est autorisée pour le paiement et a impacté le grand livre général. C'est un jalon clé avant le paiement.

Pourquoi c'est important

Met fin au cycle d'approbation et rend la facture disponible pour la planification des paiements. Essentiel pour mesurer l'efficacité de l'approbation.

Un enregistrement de paiement de facture est enregistré avec succès, marquant la facture comme Entièrement payée ou Partiellement payée. La dette est soldée dans la GL.

Pourquoi c'est important

Le jalon d'achèvement principal pour le processus de paiement. Utilisé pour calculer le 'Temps de cycle de traitement de bout en bout'.

Le paiement de facture est marqué comme compensé pendant le processus de rapprochement bancaire. Cela confirme que les fonds ont quitté le compte bancaire.

Pourquoi c'est important

Fournit la date de fin financière réelle pour l'analyse des flux de trésorerie, distincte de la date de paiement comptable.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining visualise le flux réel de votre cycle des comptes fournisseurs en extrayant les journaux d'événements directement de NetSuite. Il identifie précisément où se produisent les goulots d'étranglement, tels que les retards d'approbation manuels ou les boucles de divergences de factures, vous permettant de vous concentrer sur les améliorations à fort impact.

Pour créer un journal d'événements (event log), nous avons besoin de trois points de données principaux : le numéro de facture comme identifiant de cas, le nom de l'activité comme 'Facture créée' ou 'Paiement approuvé', et un timestamp pour chaque action. Ceux-ci sont généralement extraits de l'historique des transactions et des tables de piste d'audit de NetSuite.

Oui, l'analyse met en évidence les fournisseurs ou types de factures spécifiques où les temps de cycle sont trop lents pour respecter les périodes d'escompte. En rationalisant ces parcours d'approbation, votre équipe peut s'assurer que les factures sont traitées suffisamment rapidement pour profiter de conditions avantageuses.

La plupart des organisations peuvent visualiser leurs premières cartes de processus dans les deux à quatre semaines suivant l'extraction initiale des données de NetSuite. Le délai dépend en grande partie de la qualité des données et de la complexité de vos workflows personnalisés au sein du système.

Le système peut suivre simultanément les factures avec et sans bon de commande pour comparer leur efficacité de traitement. Cela aide à identifier si les factures sans bon de commande sont à l'origine d'une quantité disproportionnée de recodages manuels ou de retards d'approbation par rapport aux bons de commande standards.

Les data sont traitées via des connexions chiffrées et les informations sensibles comme les noms de fournisseurs spécifiques ou les identifiants d'employés peuvent être pseudonymisées avant l'analyse. Seules les métadonnées nécessaires à la reconstruction du processus sont traitées, garantissant que vos dossiers financiers restent sécurisés et conformes.

En analysant les schémas d'events des factures entrantes, le Process Mining peut signaler les cas où le même numéro ou montant de facture est saisi plusieurs fois. Cette visibilité proactive aide à prévenir les risques de double paiement et réduit l'effort manuel nécessaire au rapprochement.

Aucune installation interne de NetSuite n'est requise car l'analyse utilise généralement une connexion API standard ou une exportation périodique de données. Cette approche garantit l'absence d'impact sur les performances de votre système ou sur la configuration existante.

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