Ihre Debitoren-Datenvorlage

SAP S/4HANA
Ihre Debitoren-Datenvorlage

Ihre Debitoren-Datenvorlage

Dieses Template bietet einen umfassenden Rahmen zur Abbildung Ihrer Forderungseinzugs- und Zahlungsprozesse innerhalb von SAP S/4HANA. Es enthält eine kuratierte Liste wesentlicher Attribute zum Sammeln, eine Reihe von Prozessaktivitäten zum Verfolgen und technische Anleitungen zur Datenextraktion aus Ihren Finanztabellen. Indem Sie dieser Struktur folgen, erhalten Sie eine klare Sicht auf Ihre Cashflow-Zyklen und können Bereiche identifizieren, in denen manuelle Eingriffe oder Zahlungsverzögerungen auftreten.
  • Empfohlene Attribute zur Erfassung
  • Wichtige Aktivitäten zur Verfolgung
  • Extraktionsanleitung
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute im Forderungsmanagement

Dies sind die empfohlenen Datenfelder und dimensionalen Attribute, die in Ihrem Event Log für eine umfassende Analyse Ihres Debitorenbuchhaltungsprozesses enthalten sein sollten.
5 Erforderlich 10 Empfohlen 5 Optional
Name Beschreibung
Aktivität
Activity
Das spezifische Event oder die im Prozess ausgeführte Aktion.
Beschreibung

Dieses Attribut beschreibt den im AR-Prozess durchgeführten Schritt, wie z.B. Rechnung erstellen, Teilzahlung buchen oder Rechnung ausgleichen. Es wird normalerweise aus dem Transaktionscode (TCODE) oder spezifischen Änderungen im Belegstatus abgeleitet, die in Änderungsbelegtabellen gefunden werden.

Bedeutung

Es ist essenziell für die Abbildung des Prozessflusses und die Identifizierung der Ereignisreihenfolge.

Datenquelle

Abgeleitet von SAP TSTCT (Transaktionscodes) oder CDHDR/CDPOS (Änderungsbelege)

Beispiele
Debitorenrechnung erstellenTeilzahlung buchenRechnung begleichenKlärungsfall anlegen
Ereigniszeit
EventTime
Der `Timestamp`, wann die `Activity` aufgetreten ist.
Beschreibung

Dieses Attribut erfasst das genaue Datum und die Uhrzeit, wann ein Event stattfand. Für transaktionale Daten ist dies oft eine Kombination aus Erfassungsdatum (CPUDT) und Erfassungszeit (CPUTM) aus den Kopfzeilentabellen. Es ermöglicht die Berechnung von Zyklus- und Durchlaufzeiten.

Bedeutung

Genaue Timestamps sind entscheidend für die Berechnung der DSO und die Identifizierung von Engpässen.

Datenquelle

SAP Tabelle BKPF-CPUDT und BKPF-CPUTM

Beispiele
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-15T14:45:12Z2023-11-01T09:15:00Z
Rechnungsnummer
InvoiceNumber
Der eindeutige Identifikator für die Rechnung oder den Buchungsbeleg.
Beschreibung

Dieses Attribut dient als eindeutige Case ID für den Debitorenbuchhaltungsprozess. Es entspricht normalerweise der Buchungsbelegnummer (BELNR) im SAP FI Modul oder dem Fakturierungsbeleg (VBELN) in SD, abhängig von der Extraktionslogik. Es verknüpft alle nachfolgenden Aktivitäten wie Zahlungen, Streitigkeiten und Ausgleiche mit der ursprünglichen finanziellen Verpflichtung.

Bedeutung

Es ist der zentrale Schlüssel, der zur Rekonstruktion des End-to-End-Prozessflusses für jede Transaktion erforderlich ist.

Datenquelle

SAP Tabelle BKPF-BELNR oder VBRK-VBELN

Beispiele
1400000234900004321014000002351800000099
Letzte Datenaktualisierung
LastDataUpdate
Der Timestamp, wann die Daten zuletzt extrahiert oder aktualisiert wurden.
Beschreibung

Dieses Attribut gibt an, wann die Daten in das Process Mining Tool geladen wurden. Es hilft Benutzern, die Aktualität der in Dashboards wie "Status des Periodenendabgleichs" dargestellten Daten zu verstehen.

Bedeutung

Stellt sicher, dass Analysten wissen, ob sie Echtzeit- oder historische Daten betrachten.

Datenquelle

ETL-Metadaten

Beispiele
2023-11-05T00:00:00Z2023-11-05T06:00:00Z
Quellsystem
SourceSystem
Das System, aus dem die Daten stammen.
Beschreibung

Dieses Attribut identifiziert die spezifische Instanz von SAP S/4HANA oder einem externen System, in dem der Datensatz erstellt wurde. Es ist nützlich in Systemlandschaften mit mehreren ERP-Instanzen, um die Datenherkunft zu verfolgen.

Bedeutung

Ermöglicht die Trennung von Analysen in Multi-System-Umgebungen.

Datenquelle

System ID (SY-SYSID) oder während der Extraktion hartkodiert

Beispiele
SAP_S4H_PRODSAP_S4H_01LEGACY_ERP
Ausgleichsdatum
ClearingDate
Das Datum, an dem die Rechnung ausgeglichen oder beglichen wurde.
Beschreibung

Dieses Attribut (AUGDT) erfasst, wann der offene Posten, meist durch eine Zahlung, ausgeglichen wurde. Es ist der End-Timestamp für den Kern-AR-Prozesszyklus und die primäre Variable in der Days Sales Outstanding Berechnung.

Bedeutung

Definiert den Abschluss des Inkassozyklus.

Datenquelle

SAP Tabelle BSEG-AUGDT oder BSAD-AUGDT

Beispiele
2023-11-012023-11-10
Benutzername
User
Die ID des Benutzers, der die Aktivität durchgeführt hat.
Beschreibung

Dieses Attribut (USNAM) identifiziert den Benutzer oder Systemagenten, der für das Event verantwortlich ist. Es wird analysiert, um die Rate des automatisierten Zahlungsabgleichs zu berechnen, indem zwischen menschlichen Benutzern und System-Batch-Benutzern unterschieden wird.

Bedeutung

Entscheidend für die Bestimmung von Automatisierungsraten und Benutzerproduktivität.

Datenquelle

SAP Tabelle BKPF-USNAM oder CDHDR-USERNAME

Beispiele
JSMITHBATCH_USERSAP_WFALEX_D
Betrag in lokaler Währung
AmountInLocalCurrency
Der Wert der Rechnung oder Zahlung in der Buchungskreiswährung.
Beschreibung

Dieses Attribut (DMBTR) enthält den finanziellen Betrag der Transaktion. Es wird verwendet, um den Gesamtwert offener Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen zu berechnen. Es unterstützt das Dashboard zur Gutschrifts- und Korrekturanalyse, indem es den Wert quantifiziert.

Bedeutung

Erforderlich für die finanzielle Wirkungsanalyse und die Priorisierung hochwertiger Forderungseinzüge.

Datenquelle

SAP Tabelle BSEG-DMBTR oder ACDOCA-DMBTR

Beispiele
1500.00250.5010000.00
Buchungskreis
CompanyCode
Die Finanzentität oder Geschäftseinheit, zu der die Rechnung gehört.
Beschreibung

Der Buchungskreis (BUKRS) ist die zentrale Organisationseinheit der externen Rechnungslegung innerhalb des SAP Systems. Er wird verwendet, um Analysen für Dashboards wie das Customer Payment Behavior Profiling über verschiedene Geschäftseinheiten hinweg zu segmentieren.

Bedeutung

Unerlässlich für die Filterung und den Leistungsvergleich über verschiedene Rechtseinheiten hinweg.

Datenquelle

SAP Tabelle BKPF-BUKRS oder T001-BUKRS

Beispiele
1000US01DE012000
Days Sales Outstanding
DaysSalesOutstanding
Die Dauer von der Rechnungsbuchung bis zum Ausgleich.
Beschreibung

Diese Metrik wird durch Subtraktion des Buchungsdatums vom Ausgleichsdatum für ausgeglichene Posten berechnet. Sie ist der primäre Wert für das Dashboard "Days Sales Outstanding Überblick" und ein kritisches Maß für die Cashflow-Effizienz.

Bedeutung

Der primäre Executive KPI für den AR-Prozess.

Datenquelle

Berechnet: ClearingDate - PostingDate

Beispiele
30 Tage45 Tage15 Tage
Dokumententyp
DocumentType
Klassifiziert den Buchungsbeleg (z.B. Rechnung, Zahlung, Gutschrift).
Beschreibung

Die Belegart (BLART) kategorisiert die Transaktion. Beispiele sind 'DR' für Kundenrechnung, 'DZ' für Kundenzahlung und 'DG' für Gutschrift. Dies ist entscheidend für das Filtern spezifischer Falltypen für die Gutschrifts- und Korrekturanalyse.

Bedeutung

Segmentiert die Daten in Rechnungen, Zahlungen und Korrekturen.

Datenquelle

SAP Tabelle BKPF-BLART

Beispiele
DRDZDGRV
Fälligkeitsdatum
DueDate
Das errechnete Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss.
Beschreibung

Dieses Attribut repräsentiert das Nettofälligkeitsdatum. In SAP wird dies oft durch die Summe aus dem Basisdatum (ZFBDT) und den in den Zahlungsbedingungen (ZTERM) definierten Tagen abgeleitet. Es ist der Benchmark für das Dashboard "Mahnwesen Compliance und Ausführung".

Bedeutung

Der Referenzpunkt zur Bestimmung, ob eine Zahlung verspätet ist.

Datenquelle

Abgeleitet aus BSEG-ZFBDT und BSEG-ZTERM

Beispiele
2023-11-302023-12-15
Ist automatisiert
IsAutomated
Flag, das anzeigt, ob die Aktivität von einem Systembenutzer durchgeführt wurde.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut wird basierend auf dem Attribut "Benutzer" berechnet. Wenn die Benutzer-ID bekannten System- oder Batch-Konten (z.B. 'BNK_BSM') entspricht, wird dieses Flag auf True gesetzt. Es steuert direkt das Dashboard "Automatisierungsrate des Zahlungsabgleichs".

Bedeutung

Schlüssel zur Messung des Erfolgs der digitalen Transformation und Automatisierung.

Datenquelle

Abgeleitet vom Benutzerattribut

Beispiele
truefalsch
Kundennummer
CustomerNumber
Der eindeutige Identifikator für das Kundenkonto.
Beschreibung

Dieses Attribut repräsentiert die mit der Rechnung verknüpfte Kundennummer (KUNNR). Es ermöglicht eine detaillierte Analyse des Zahlungsverhaltens und ist entscheidend für das Dashboard zur Profilerstellung des Kunden-Zahlungsverhaltens.

Bedeutung

Ermöglicht das Drill-down in die Performance spezifischer Kundenkonten.

Datenquelle

SAP Tabelle BSEG-KUNNR oder KNA1-KUNNR

Beispiele
CUST100230001004500WALMART_US
Zahlungsbedingungen
PaymentTerms
Schlüssel, der die vereinbarten Zahlungsbedingungen darstellt.
Beschreibung

Dieses Attribut (ZTERM) definiert die Bedingungen, unter denen der Kunde zahlen muss, einschließlich Fälligkeitsdaten und Skonti. Es ist die primäre Datenquelle für das Dashboard zur Optimierung von Skonti.

Bedeutung

Grundlage für die Berechnung von Fälligkeitsdaten und die Analyse der Skontoberechtigung.

Datenquelle

SAP Tabelle BSEG-ZTERM oder KNB1-ZTERM

Beispiele
NT300001Z015
Ist Gutschrift
IsCreditMemo
Flag, das anzeigt, ob es sich bei dem Beleg um eine Gutschrift handelt.
Beschreibung

Dieses boolesche Attribut wird von der Belegart (z.B. wenn Typ 'DG' entspricht) abgeleitet. Es ermöglicht ein schnelles Filtern von Korrekturtransaktionen, um den KPI "Korrekturgutschriftenrate" zu unterstützen.

Bedeutung

Identifiziert Nacharbeiten und Abrechnungsfehler.

Datenquelle

Abgeleitet von DocumentType

Beispiele
truefalsch
Klärungsfall-ID
DisputeCaseId
Der Identifikator für jeden mit der Rechnung verknüpften Streitfall.
Beschreibung

Dieses Attribut enthält die ID eines Streitfalls (UDM_CASE), falls vorhanden. Es verknüpft das Finanzdokument mit dem Dispute Management Modul. Dies ist erforderlich für das Dashboard zur Effizienz des Streitbeilegungszyklus.

Bedeutung

Verbindet AR-Belege mit dem Klärungsfall-Workflow.

Datenquelle

SAP Tabelle FDM_DCPROC oder UDM_CASE_ATTR

Beispiele
0000056789DISP-2023-001
Land
Country
Das Land des Kunden.
Beschreibung

Dieses Attribut (LAND1) stammt aus den Kundenstammdaten. Es ermöglicht eine geografische Segmentierung von KPIs, wie die Analyse von Gutschriftsraten nach Region oder Land.

Bedeutung

Regionale Compliance- und Leistungsanalyse.

Datenquelle

SAP Tabelle KNA1-LAND1

Beispiele
USDEFRJP
Mahnstufe
DunningLevel
Die aktuelle Mahnstufe der Rechnung.
Beschreibung

Dieses Attribut (MAHNS) gibt an, wie oft ein Kunde an die Zahlung erinnert wurde. Es verfolgt die Eskalation der Einziehungsbemühungen und wird im Dashboard "Mahnwesen Compliance und Ausführung" visualisiert.

Bedeutung

Überwacht die Häufigkeit von Zahlungsverzögerungen und die Einhaltung der Mahnrichtlinien.

Datenquelle

SAP Tabelle MHNK-MAHNS oder KNB5 (Kundenstammdaten Mahnung)

Beispiele
1230
Region
Region
Das Bundesland, die Provinz oder die Region des Kunden.
Beschreibung

Dieses Attribut (REGIO) bietet eine granularere geografische Ansicht als das Land. Es ist nützlich für die Gutschrifts- und Korrekturanalyse, um regionale Verarbeitungsfragen zu identifizieren.

Bedeutung

Granulare geografische Analyse.

Datenquelle

SAP Tabelle KNA1-REGIO

Beispiele
CANYTXBY
Erforderlich Empfohlen Optional

Aktivitäten im Forderungsmanagement

Dies sind die wichtigsten Prozessschritte und Transaktionsmeilensteine, die in Ihrem Event Log erfasst werden müssen, um eine genaue Prozesserfassung und Engpasserkennung zu gewährleisten.
6 Empfohlen 7 Optional
Aktivität Beschreibung
Debitorenrechnung erstellen
Die initiale Erstellung des Kundenrechnungsbelegs im Finanzsystem. Dies wird aus dem Timestamp der Belegkopferstellung erfasst.
Bedeutung

Markiert den Beginn des Debitorenbuchhaltungsprozesses und den Start der Alterungsuhr. Wesentlich für die Berechnung der Days Sales Outstanding (DSO).

Datenquelle

Tabelle BKPF (Belegkopf), Feld CPUDT (Erfassungsdatum) und CPUTM (Erfassungszeit). Filtern Sie nach Belegart (BLART), relevant für Kundenrechnungen (z.B. DR, RV).

Erfassen

Protokolliert, wenn die Transaktion an BKPF übergeben wird

Ereignistyp explicit
Rechnung begleichen
Der technische Buchungsschritt, bei dem der offene Posten mit einer Zahlung oder Gutschrift abgeglichen wird und der Status auf "Ausgeglichen" wechselt.
Bedeutung

Das definitive Ende der Prozessinstanz im System. Erforderlich zur Berechnung der finalen DSO-Metrik.

Datenquelle

Tabelle BSEG oder ACDOCA. Feld AUGDT (Ausgleichsdatum) wird gefüllt. Verwenden Sie USNAM, um zu bestimmen, ob automatisiert oder manuell.

Erfassen

Protokolliert, wenn das Feld AUGDT gefüllt ist

Ereignistyp explicit
Rechnungsversand veranlassen
Die explizite Aktion der Generierung der Ausgabenachricht (E-Mail, Druck, EDI) zum Versand der Rechnung an den Kunden. Dies bestätigt, dass der Kunde die Abrechnungsanfrage offiziell erhalten hat.
Bedeutung

Verzögerungen zwischen Erstellung und Versand beeinflussen das effektive Zahlungsziel des Kunden. Die Überwachung stellt sicher, dass Rechnungen nicht in der internen Bearbeitung hängen bleiben.

Datenquelle

Tabelle NAST (Nachrichtenstatus), unter Verwendung des Objektschlüssels (OBJKY), der der Rechnungsbelegnummer entspricht. Timestamp aus DATVR und UHRVR.

Erfassen

Protokolliert in der NAST-Tabelle bei Output-Generierung

Ereignistyp explicit
Teilzahlung buchen
Eine Zahlung wird erhalten, die nicht den vollen Rechnungsbetrag abdeckt und einen Restposten auf dem Konto hinterlässt.
Bedeutung

Beeinflusst den Lösungszyklus bei Minderzahlungen. Häufige Teilzahlungen erhöhen die Komplexität und den manuellen Abstimmungsaufwand.

Datenquelle

Tabelle BSEG. Abgeleitet, wenn ein Ausgleichsbeleg (AUGBL) einen neuen Restposten (Referenzbeleg stimmt mit Originalrechnung überein) mit einem verbleibenden Saldo erstellt.

Erfassen

Ableiten aus dem Ausgleichsbeleg bei Restposten

Ereignistyp inferred
Vollständige Zahlung erhalten
Der Eingang von Geldern, der den ausstehenden Rechnungsbetrag vollständig abdeckt. Dies ist oft das effektive Ende der Kundenverpflichtung.
Bedeutung

Bestimmt das tatsächliche Zahlungsdatum im Vergleich zum Fälligkeitsdatum. Entscheidend für die Analyse von Zahlungszielabweichungen und Kundenverhalten.

Datenquelle

Tabelle BSEG, abgeleitet vom Ausgleichsbeleg (AUGBL), wobei das Ausgleichsdatum (AUGDT) gesetzt und der Saldo Null wird.

Erfassen

Protokolliert, wenn der Ausgleichsbeleg gebucht wird

Ereignistyp explicit
Zahlungserinnerung senden
Eine Mahnung oder Zahlungserinnerung wird für eine überfällige Rechnung erstellt. Dies verfolgt die Inkassobemühungen des Unternehmens.
Bedeutung

Entscheidend für den KPI der Mahnprozess-Compliance-Rate. Es überprüft, ob die Inkassostrategie gemäß den Richtlinien ausgeführt wird.

Datenquelle

Tabelle MHND (Mahnungsdaten), Feld LAUFD (Datum des Mahnlaufs). Korrelation über Buchungskreis und Kunde.

Erfassen

Protokolliert, wenn der Mahnlauf (F150) ausgeführt wird

Ereignistyp explicit
`Gutschrift buchen`
Eine Gutschrift wird ausgestellt und mit der Rechnung verknüpft, wodurch der fällige Betrag reduziert wird. Dies korrigiert üblicherweise einen Fehler oder verarbeitet eine Retoure.
Bedeutung

Schlüssel für den KPI der Korrektur-Gutschriftenrate. Eine hohe Frequenz deutet auf vorgelagerte Qualitätsprobleme im Vertrieb oder der Abrechnung hin.

Datenquelle

Tabelle BSEG, Belegart 'DG' oder 'KG'. Identifiziert durch das Feld 'Rechnungsreferenz' (REBZG), das auf die ursprüngliche Rechnung verweist.

Erfassen

Protokolliert, wenn der Gutschriftsbeleg auf die Rechnung verweist

Ereignistyp explicit
Klärungsfall anlegen
Ein Klärungsfall (Dispute Case) wird gegen die Rechnung eröffnet, typischerweise über SAP FSCM Dispute Management. Dies deutet darauf hin, dass der Kunde die Rechnung beanstandet hat.
Bedeutung

Stoppt die Zeitmessung für den Standard-Forderungseinzug, startet aber die Zeitmessung für den Streitbeilegungszyklus. Hohe Volumina hier wirken sich auf die Vorhersagbarkeit des Cashflows aus.

Datenquelle

Tabelle UDM_CASE_ATTR (Fallattribute) oder UDM_DISPUTE (Streitfall). Verknüpfung über CASE_GUID mit dem Finanzdokumentenschlüssel.

Erfassen

Protokolliert in FSCM Dispute Management Tabellen

Ereignistyp explicit
Kontoauszug abstimmen
Die Kontoauszugsposition wird erfolgreich mit dem Zahlungsbeleg im Hauptbuch abgeglichen, wodurch die Cash-Position finalisiert wird.
Bedeutung

Verfolgt die Durchlaufzeit für den Kontoauszugs-Abgleich. Verzögerungen hier wirken sich auf die Geschwindigkeit des Finanzabschlusses aus.

Datenquelle

Tabelle FEBEP (Kontoauszugspositionen). Gleicht den Zahlungsbeleg mit der Kontoauszugstransaktion ab.

Erfassen

Protokolliert in EBS-Tabellen (FEBEP/FEBKO)

Ereignistyp explicit
Rechnung stornieren
Die ursprüngliche Rechnung wird im System aufgrund eines grundlegenden Fehlers storniert oder umgekehrt.
Bedeutung

Repräsentiert eine fehlgeschlagene Prozessinstanz. Das Herausfiltern oder die separate Analyse ist entscheidend für die Datenqualität.

Datenquelle

Tabelle BKPF, Feld STBLG (Stornobelegnummer) wird im ursprünglichen Rechnungsdatensatz gefüllt.

Erfassen

Protokolliert, wenn das Feld STBLG gefüllt ist

Ereignistyp explicit
Streitfall lösen
Der Streitfall wird geschlossen, was entweder zu einer Gutschrift, einem Forderungsverzicht oder einer erneuten Bestätigung der Schuld führt. Dies markiert das Ende der Ausnahmeregelung.
Bedeutung

Der End-Timestamp für den KPI "Durchschnittliche Streitbeilegungszeit". Effizienz hier stellt direkt gebundenes Working Capital wieder her.

Datenquelle

Tabelle UDM_CASE_ATTR, Feld ESCALATION_DATE oder CLOSED_DATE je nach Konfiguration.

Erfassen

Protokolliert, wenn der Fallstatus auf Geschlossen/Ungültig gesetzt wird

Ereignistyp explicit
Streitfallstatus aktualisieren
Der Status eines bestehenden Streitfalls ändert sich, z.B. von 'Neu' zu 'In Bearbeitung' oder 'In Überprüfung'.
Bedeutung

Bietet Granularität für den Streitbeilegungs-Workflow und hilft, Engpässe in der Genehmigungs- oder Untersuchungsphase zu identifizieren.

Datenquelle

Änderungsbelege für den Klärungsfall (S/4HANA Case Management Logs). Analyse von UDM_CASE_ATTR Änderungen.

Erfassen

Statusfeldänderungen in der Fallhistorie vergleichen

Ereignistyp inferred
Zahlungsversprechen erfassen
Ein Inkassomitarbeiter erfasst ein formelles Zahlungsversprechen des Kunden über einen bestimmten Betrag bis zu einem bestimmten Datum.
Bedeutung

Zeigt eine erfolgreiche Aktivität des Inkassomitarbeiters an. Wird zur Prognose des kurzfristigen Cashflows und zur Messung des Durchsatzes des Inkassomitarbeiters verwendet.

Datenquelle

Tabelle UDM_P2P (Zahlungsversprechen), Feld CREATED_AT. Verknüpft mit der Rechnung über die Case GUID oder den Belegschlüssel.

Erfassen

Protokolliert im FSCM Collections Management

Ereignistyp explicit
Empfohlen Optional

Extraktionsleitfäden

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