Uw Inkoop tot Betaling - Inkoopaanvraag Data Template

Dit attribute registreert de afzonderlijke stappen in de levenscyclus van de inkoopaanvraag. Voorbeelden zijn 'Aanvraag aangemaakt', 'Goedkeuringsstap goedgekeurd' en 'Aanvraag gesourced'. Elke activiteit vertegenwoordigt een specifieke mijlpaal of actie die op de aanvraag is ondernomen. Het analyseren van de volgorde en frequentie van deze activiteiten is fundamenteel voor process mining, omdat het de visualisatie van proceskaarten, identificatie van gemeenschappelijke paden en detectie van afwijkingen van de standaardprocedure mogelijk maakt.

Het definieert de stappen in de procesmap, waardoor het mogelijk wordt om de stroom van aanvragen te visualiseren en te analyseren.

Dit wordt doorgaans afgeleid uit event logs, statuswijzigingsrecords of audit trails binnen het Coupa-systeem. Het kan mapping van statusvelden of actiecodes vereisen.

De Purchase Requisition ID is de centrale sleutel die alle activiteiten koppelt die verband houden met één enkele aanvraag voor goederen of diensten. Elke aanvraag krijgt bij aanmaak een unieke ID toegewezen, die gedurende de gehele levenscyclus constant blijft. Dit maakt end-to-end tracking van de aanvraag mogelijk, vanaf de initiële aanmaak en indiening, door alle goedkeurings- of afwijzingsstappen, tot de uiteindelijke sourcing en afsluiting. Bij process mining is elke event log-entry gekoppeld aan deze ID, wat de reconstructie van het complete traject voor elke case mogelijk maakt.

Dit is de essentiële Case ID die alle processtappen verbindt, waardoor een complete analyse van de levenscyclus van de aanvraag van begin tot eind mogelijk is.

Dit is een primaire sleutelveld te vinden in Coupa's Requisitions-module en gerelateerde data-exports.

Event Time, of de timestamp, legt het exacte moment vast waarop een activiteit werd geregistreerd voor een inkooprequisitie. Deze data is cruciaal voor de chronologische ordening van events om de proces flow op te bouwen. Het vormt de basis voor alle tijdsgebonden analyses, inclusief het berekenen van doorlooptijden, het identificeren van knelpunten door de duur tussen activiteiten te meten, en het begrijpen van procesprestaties over verschillende tijdsperioden. Nauwkeurige en gedetailleerde timestamps zijn essentieel voor zinvolle procesanalyse.

Deze timestamp is cruciaal voor het correct ordenen van events en het berekenen van alle op duur gebaseerde metrics, zoals doorlooptijden en bottlenecks.

Deze informatie wordt vastgelegd in de audit trail of history records voor elke aanvraag in Coupa, vaak als een 'created_at' of 'updated_at' veld voor elke actie.

Dit attribute specificeert het 'system of record' waar de procesdata vandaan komen. Voor deze analyse zal de waarde consistent 'Coupa' zijn. Het opnemen van dit veld is een best practice, vooral in omgevingen waar data mogelijk uit meerdere systemen worden samengevoegd. Het biedt essentiële context over data lineage en helpt bij het beheren van data governance en kwaliteitsregels.

Biedt duidelijke data lineage, wat cruciaal is voor data governance en bij het combineren van data uit meerdere enterprisesystemen.

Dit is doorgaans een statische waarde die wordt toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatieproces om de herkomst van de dataset te labelen.

Dit attribute registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie uit Coupa. Het biedt transparantie over de actualiteit van de geanalyseerde data. Het kennen van de recentheid van de data is cruciaal voor gebruikers om te begrijpen of de inzichten de huidige operationele staat of een eerder tijdstip weerspiegelen. Dit is vooral belangrijk voor dashboards die doorlopende operaties monitoren.

Informeert gebruikers over de actualiteit van de data, zodat zij het tijdsbestek van de analyse begrijpen en beslissingen nemen op basis van up-to-date informatie.

Deze timestamp wordt gegenereerd en toegevoegd door de data pipeline of ETL tool aan het einde van een succesvolle data-extractie run.

Dit attribute geeft de algehele status van de aanvraag aan op het moment van data-extractie of het uiteindelijke resultaat. Veelvoorkomende statussen zijn 'Wacht op goedkeuring', 'Goedgekeurd', 'Afgewezen', 'Ingetrokken' en 'Gesloten'. Dit is een belangrijke dimensie voor filtering en analyse. Het wordt gebruikt om goedkeurings- en afwijzingspercentages te berekenen, de huidige werklast van open aanvragen te monitoren en de uiteindelijke afhandeling van verzoeken te begrijpen.

Essentieel voor het begrijpen van requisitie-uitkomsten, het berekenen van goedkeurings- en afwijzingspercentages, en het monitoren van de huidige status van lopende requisities.

Dit is een standaardveld op het Purchase Requisition object in Coupa, vaak 'status' of 'state' genoemd.

Dit attribute identificeert de persoon die de aanvraag heeft geïnitieerd. Het analyseren van data per aanvrager helpt bij het identificeren van patronen gerelateerd aan specifieke gebruikers, zoals hoge wijzigingspercentages of frequente afwijzingen, wat kan duiden op de noodzaak van aanvullende training. Het wordt ook gebruikt om aanvraagvolumes en procesgedrag voor verschillende gebruikers of gebruikersgroepen te analyseren.

Maakt analyse van procesgedrag per gebruiker mogelijk, wat helpt bij het identificeren van trainingsbehoeften en het begrijpen hoe verschillende individuen met het proces omgaan.

Beschikbaar als een standaard field op het Requisitie object in Coupa, vaak gekoppeld aan het User object en benoemd als 'requester' of 'created_by'.

Het Department attribute koppelt elke aanvraag aan een specifieke organisatorische eenheid of kostenplaats. Dit is een kritieke dimensie voor vergelijkende analyse. Het maakt het mogelijk om dashboards en KPI's te filteren en te segmenteren op afdeling, waardoor managers goedkeuringsdoorlooptijden, afwijzingspercentages en compliance kunnen vergelijken tussen verschillende delen van de organisatie. Dit helpt bij het opsporen van afdelingsspecifieke problemen of best practices.

Maakt vergelijking van proces-KPI's zoals doorlooptijd en afwijzingspercentages over verschillende business units mogelijk, waarbij gebieden voor verbetering worden benadrukt.

Dit is een standaardveld op het Requisition object in Coupa, vaak geassocieerd met het gebruikersprofiel van de aanvrager of gespecificeerd op de aanvraagregelitems.

Dit attribute identificeert de specifieke persoon of goedkeuringsgroep die aan een goedkeuringsstap is toegewezen. Het wordt ingevuld voor activiteiten zoals 'Goedkeuringsstap gestart', 'Goedkeuringsstap goedgekeurd' en 'Goedkeuringsstap afgewezen'. Het analyseren van data per goedkeurder is essentieel voor het opbouwen van het 'Prestaties en belasting van goedkeurders' dashboard. Het helpt bij het meten van individuele goedkeuringstijden, het identificeren van bottlenecks veroorzaakt door specifieke goedkeurders en het beoordelen van de werkbelastingverdeling.

Cruciaal voor het analyseren van goedkeuringsprestaties, werkdrukverdeling en het identificeren van knelpunten gerelateerd aan specifieke individuen of goedkeuringsgroepen.

Deze informatie is te vinden in de details van de goedkeuringsketen die gekoppeld zijn aan elke aanvraag in Coupa. Mogelijk is een koppeling met User data nodig.

Dit attribute vertegenwoordigt de totale kosten van alle goederen en diensten die in de aanvraag zijn aangevraagd. Het bedrag is een cruciale factor in procesanalyse, omdat het vaak de complexiteit van de goedkeuringsworkflow beïnvloedt; aanvragen van hogere waarde vereisen doorgaans meer goedkeuringsstappen. Het analyseren van procesmetrics per waardeband (bijv. <$1000, $1000-$10000) kan onthullen hoe het proces aanvragen van verschillende financiële betekenis afhandelt.

Helpt analyseren hoe het proces varieert voor requisities van verschillende waarden, aangezien hogere bedragen vaak complexere goedkeuring workflows activeren.

Dit is een standaardveld op de header van het Requisition object in Coupa, doorgaans 'total' of 'total_amount' genoemd.

Dit berekende attribute telt het aantal afzonderlijke 'Goedkeuringsstap goedgekeurd' activiteiten voor elke aanvraag. Het helpt de complexiteit van de goedkeuringsworkflow voor elke case te kwantificeren. Dit is de basis voor de KPI 'Gemiddeld aantal goedkeuringsstappen' en is nuttig voor het identificeren van aanvragen die ongewoon lange of complexe goedkeuringspaden volgen, wat kan duiden op een behoefte aan workflow-vereenvoudiging.

Kwantificeert de complexiteit van de goedkeuringsworkflow voor elke aanvraag, en helpt bij het identificeren van overdreven complexe paden die gestroomlijnd moeten worden.

Deze metric wordt berekend in de process mining tool door het aantal voorkomens van 'Goedkeuringsstap goedgekeurd' te tellen voor elke Case ID.

Het Requisition Type is een classificatie die helpt bij het categoriseren van aanvragen op basis van hun zakelijke doel of de aard van de aankoop. Dit attribute is waardevol voor compliance-analyse en voor het begrijpen hoe verschillende typen aanvragen door het proces stromen. Aanvragen voor kapitaaluitgaven kunnen bijvoorbeeld een strenger en langer goedkeuringstraject volgen dan standaard operationele aanvragen. Het analyseren van het proces per Requisition Type kan waardevolle inzichten opleveren voor procesoptimalisatie.

Maakt segmentatie van de analyse mogelijk op basis van het zakelijke doel van de aanvraag, aangezien verschillende typen aparte processtromen en beleidsregels kunnen hebben.

Dit is waarschijnlijk een custom of standaard classificatieveld op het Requisition object in Coupa.

Het Commodity attribute biedt een gestandaardiseerde classificatie voor de items op een aanvraag, zoals 'Kantoorbenodigdheden', 'Computerhardware' of 'Marketingdiensten'. Dit maakt analyse van inkooppatronen en procesvariaties mogelijk op basis van wat er wordt gekocht. Bepaalde commodities kunnen gespecialiseerde goedkeuringsvereisten of sourcingstrategieën hebben, en het analyseren van het proces per Commodity kan helpen bij het optimaliseren van de inkoop voor verschillende uitgavencategorieën.

Helpt bij het analyseren van uitgavencategorieën en het begrijpen of procesgedrag, zoals goedkeuringstijden, varieert per type gekochte goederen of diensten.

Dit is een standaardveld in Coupa, doorgaans beschikbaar op het niveau van het aanvraagregelitem. Mogelijk moet het worden geaggregeerd naar het header-niveau.

Deze berekende metric meet de duur tussen een 'Goedkeuringsstap gestart' activiteit en de corresponderende 'Goedkeuringsstap goedgekeurd' of 'Goedkeuringsstap afgewezen' activiteit. Het isoleert de wachttijd in elke afzonderlijke fase van de goedkeuringsketen. Dit is cruciaal voor het 'Kritische goedkeuringsstap bottlenecks' dashboard, omdat het precies aanwijst welke goedkeurders of goedkeuringsfasen de grootste vertragingen veroorzaken in het algehele proces.

Identificeert specifieke bottlenecks binnen de goedkeuringsworkflow door de wachttijd bij elke individuele stap te meten, in plaats van alleen de totale doorlooptijd.

Berekend in de process mining tool door het tijdsverschil te vinden tussen 'Goedkeuringsstap gestart' en de daaropvolgende terminale goedkeuring event (Goedgekeurd/Afgewezen).

Dit attribute identificeert de vooraf gedefinieerde reeks goedkeurders die een aanvraag moet volgen. Het wordt bepaald door bedrijfsregels, vaak gebaseerd op factoren zoals bedrag, afdeling en aanvraagtype. Het analyseren van dit attribute is cruciaal voor het 'Requisition Policy Compliance' dashboard. Door de daadwerkelijke volgorde van goedkeurders te vergelijken met het toegewezen workflow-pad, wordt het mogelijk om afwijkingen te detecteren, conformiteitspercentages te meten en onbeheerde uitzonderingen te identificeren.

Maakt compliance-analyse mogelijk door een vergelijking tussen de verwachte en feitelijke goedkeuringsstappen toe te staan, waarbij procesafwijkingen worden benadrukt.

Raadpleeg de Coupa-documentatie. Dit kan worden afgeleid van de naam van de goedkeuringsketen of workflowregel die voor de requisitie is geactiveerd.

Dit is een berekende metric die de duur van het kern goedkeuringsproces meet. Het wordt berekend door het tijdsverschil te vinden tussen de 'Aanvraag ingediend' activiteit en de 'Aanvraag goedgekeurd' activiteit voor elke case. Dit is een van de belangrijkste KPI's voor dit proces, omdat het direct de efficiëntie van de goedkeuringsworkflow kwantificeert. Het wordt gebruikt in meerdere dashboards om prestaties te volgen, bottlenecks te identificeren en de impact van procesverbeteringsinitiatieven te meten.

Dit is een primaire KPI voor het meten van procesefficiëntie. Het kwantificeert de benodigde tijd voor goedkeuringen en is essentieel voor het identificeren van bottlenecks.

Deze metric wordt berekend in de process mining tool door de timestamp van 'Aanvraag ingediend' af te trekken van de timestamp van 'Aanvraag goedgekeurd'.

Zodra een aanvraag volledig is goedgekeurd en gesourced, wordt er doorgaans een inkooporder aangemaakt. Dit attribute slaat de ID van die resulterende inkooporder op. Het dient als een cruciale koppeling tussen het upstream aanvraagproces en het downstream inkooporderproces. Het maakt de berekening van de KPI 'Tijd van aanvraaggoedkeuring tot aanmaak inkooporder' mogelijk en biedt een bredere, end-to-end analyse van de gehele Purchase-to-Pay cyclus.

Koppelt de aanvraag aan de daaropvolgende inkooporder, wat analyse van de overdrachtstijd mogelijk maakt en een breder end-to-end P2P-overzicht faciliteert.

Dit is een standaardveld op het Requisition object in Coupa dat wordt ingevuld nadat de inkooporder is aangemaakt.

Dit berekende attribute is een eenvoudige flag (True/False) die aangeeft of er een 'Aanvraag gewijzigd' activiteit heeft plaatsgevonden voor een gegeven case. Het vereenvoudigt analyse en filtering door gebruikers in staat te stellen aanvragen die wijzigingen vereisten gemakkelijk te isoleren. Dit wordt gebruikt om het KPI voor het wijzigingspercentage van aanvragen te berekenen en het 'Aanvraag wijzigingsvolume' dashboard aan te sturen, wat helpt bij het identificeren van de hoofdoorzaken van herwerk en het verbeteren van de 'first-time quality'.

Vereenvoudigt de berekening van de wijzigingspercentage KPI en maakt eenvoudige segmentatie mogelijk van cases die herwerk vereisten versus die niet.

Dit wordt berekend in de process mining tool door te controleren op het bestaan van een 'Aanvraag gewijzigd' activiteit binnen de event log voor elke case.

Dit attribute identificeert de beoogde leverancier voor de aangevraagde goederen of diensten. De leverancier kan door de aanvrager worden gespecificeerd of later tijdens het sourcingproces worden toegevoegd. Het analyseren van procesmetrics per leverancier kan helpen bij het evalueren van de leveranciersprestaties en het identificeren of interacties met bepaalde leveranciers leiden tot langere doorlooptijden of andere procesinefficiënties. Het biedt belangrijke context voor inkoopstrategie en leveranciersrelatiebeheer.

Maakt analyse van procesprestaties mogelijk op basis van de geselecteerde leverancier, wat inzicht kan bieden voor sourcingstrategieën en leveranciersbeheer.

Deze informatie is beschikbaar op het Requisition Line object in Coupa, vaak als een 'supplier' of 'vendor' veld.

Wanneer een goedkeurder een aanvraag afwijst, geeft hij vaak een reden voor de beslissing. Dit attribute legt die tekstuele verklaring vast. Het analyseren van afwijzingsredenen biedt directe, kwalitatieve feedback over waarom aanvragen falen. Dit inzicht is van onschatbare waarde voor hoofdoorzaakanalyse, en helpt bij het identificeren van veelvoorkomende problemen zoals onjuiste codering, gebrek aan budget of onvoldoende rechtvaardiging, die vervolgens kunnen worden aangepakt door training of procesverbeteringen.

Biedt direct inzicht in de hoofdoorzaken van procesfouten, en helpt bij het identificeren van gebieden voor gebruikerstraining of procesverduidelijking.

Deze informatie wordt doorgaans vastgelegd in het opmerkingen- of notitieveld dat is gekoppeld aan een 'Afgewezen' statuswijziging in de goedkeuringsgeschiedenis van de aanvraag.

Het urgentieniveau, vaak gekoppeld aan een prioriteitsveld, stelt aanvragers in staat om verzoeken te markeren die versnelde verwerking vereisen. Dit attribute is essentieel voor het 'Urgentie aanvraag verwerkingstijd' dashboard. Door de doorlooptijden van aanvragen met hoge urgentie te vergelijken met standaardaanvragen, kunnen organisaties beoordelen of hun prioriteringsmechanismen effectief zijn en of urgente bedrijfsbehoeften tijdig worden vervuld.

Maakt analyse mogelijk van de vraag of urgente aanvragen sneller worden verwerkt dan standaard aanvragen, waardoor de effectiviteit van prioritiseringsbeleid wordt gevalideerd.

Dit kan een standaard of custom veld zijn op het Requisition object in Coupa. Raadpleeg de Coupa-documentatie of systeemconfiguratie.

Dit attribute specificeert de valuta (bijv. USD, EUR, GBP) waarin het totaalbedrag van de aanvraag is uitgedrukt. Het is essentiële context voor elke financiële analyse, vooral voor multinationale organisaties die met meerdere valuta's werken. Het zorgt ervoor dat monetaire waarden correct worden geïnterpreteerd en maakt correcte conversie en aggregatie mogelijk in financiële rapportages en dashboards.

Biedt de noodzakelijke context voor het attribute 'Totaalbedrag', wat zorgt voor nauwkeurige financiële analyse in multi-valuta-omgevingen.

Dit is een standaardveld op het Requisition object in Coupa, meestal 'currency_code' of iets dergelijks genoemd.