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Améliorez votre Cycle de la Commande au Paiement - Facturation et Recouvrement

Optimisez la facturation NetSuite : Votre guide en 6 étapes pour l'efficacité.
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Améliorez votre Cycle de la Commande au Paiement - Facturation et Recouvrement
Défis (10) Objectifs (10) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (5)

Optimiser la Facturation et le Recouvrement NetSuite pour des Flux de Trésorerie Rapides

Comprendre votre flux de processus est crucial pour la santé de votre entreprise. Notre plateforme vous aide à identifier les retards et les goulots d'étranglement qui impactent la trésorerie et la satisfaction client. Repérez les inefficiences, de la génération initiale des factures au rapprochement final des paiements, et apportez des améliorations ciblées pour accélérer vos opérations.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Optimiser l'efficacité du Cycle de la Commande au Paiement de NetSuite - Facturation et Recouvrement

L'optimisation de votre Cycle de la Commande au Paiement, et plus spécifiquement de la facturation et du recouvrement, est primordiale pour toute entreprise visant une santé financière robuste et une croissance durable. Des processus de facturation inefficaces se traduisent directement par des flux de trésorerie retardés, une augmentation du Délai Moyen de Recouvrement (DSO) et une potentielle insatisfaction client. Pour les organisations s'appuyant sur le module de gestion des créances complet de NetSuite, comprendre le flux réel des factures, de leur génération à la réconciliation finale des paiements, n'est pas seulement bénéfique, c'est crucial pour identifier et résoudre les inefficiences cachées qui freinent votre performance financière. Cette section explore pourquoi une plongée approfondie dans "comment améliorer le Cycle de la Commande au Paiement - Facturation et Recouvrement" au sein de votre environnement NetSuite peut transformer vos opérations.

Comment le Process Mining éclaire votre parcours de facturation NetSuite

Le Process Mining offre une approche inégalée, axée sur les données, pour comprendre la véritable performance de votre processus de Cycle de la Commande au Paiement - Facturation et Recouvrement de NetSuite. Au lieu de s'appuyer sur des hypothèses ou des preuves anecdotiques, il extrait les journaux d'événements directement de vos enregistrements NetSuite, tels que les Invoices, Customer Payments et Credit Memos. Cela vous permet de construire une visualisation objective, de bout en bout, du parcours de chaque facture.

En suivant les activités clés, notamment "Sales Order Fulfilled", "Invoice Generated", "Invoice Approved", "Invoice Sent to Customer", "Payment Due Date Reached", "Payment Reminder Issued", "Customer Payment Received", "Payment Posted to Ledger", "Cash Applied/Reconciled" et "Invoice Closed", le Process Mining révèle les chemins précis qu'empruntent vos factures. Vous pouvez voir non seulement la séquence d'événements la plus courante, mais aussi toutes les déviations, reprises et goulots d'étranglement qui prolongent les cycles et augmentent les coûts. Cette analyse détaillée est essentielle pour découvrir exactement "comment réduire le temps de cycle du Cycle de la Commande au Paiement - Facturation et Recouvrement" en mettant en évidence les points où le processus ralentit.

Domaines d'amélioration clés dans la facturation et le recouvrement NetSuite

Grâce au Process Mining, vous pouvez identifier des domaines d'amélioration spécifiques au sein de vos opérations de facturation et de recouvrement NetSuite :

  • Précision et rapidité de la génération des factures : Identifiez les étapes manuelles, les retards d'approbation ou les erreurs de saisie de données dans NetSuite qui entraînent des reprises ou une création tardive des factures. Comprendre ces schémas permet de rationaliser la phase initiale de facturation.
  • Livraison des factures et communication client : Analysez le temps écoulé entre la génération de la facture et la réception par le client. Cela peut révéler des inefficiences dans les canaux de distribution ou mettre en évidence les ruptures de communication, ce qui a un impact sur la ponctualité des paiements.
  • Efficacité du recouvrement des paiements : Découvrez pourquoi les paiements sont retardés. Le Process Mining peut révéler si les rappels de paiement sont émis de manière cohérente ou si certaines conditions ou méthodes de paiement entraînent des cycles de paiement plus longs, éclairant ainsi les stratégies de réduction du DSO.
  • Goulots d'étranglement dans l'application des fonds et la réconciliation : Repérez les retards dans les étapes "Customer Payment Received" à "Payment Posted to Ledger" ou "Cash Applied/Reconciled" au sein de NetSuite. Une réconciliation lente peut masquer la disponibilité des fonds et entraver la précision des rapports financiers.
  • Efficacité du traitement des notes de crédit : Évaluez le cycle de vie complet des notes de crédit, en identifiant tout blocage susceptible d'affecter la satisfaction client ou la précision financière.
  • Conformité et vérification de la piste d'audit : Assurez-vous que toutes les activités de facturation et de paiement sont conformes aux politiques internes et aux réglementations externes, en fournissant une trace claire et auditable de chaque transaction dans NetSuite.

Résultats mesurables d'une facturation optimisée

La mise en œuvre de l'optimisation des processus dérivée de ces insights conduit à des avantages tangibles et mesurables :

  • Flux de trésorerie accéléré : En réduisant significativement le Délai Moyen de Recouvrement (DSO), vous assurez que les fonds deviennent disponibles beaucoup plus rapidement, améliorant ainsi votre fonds de roulement.
  • Efficacité opérationnelle accrue : L'élimination des étapes inutiles, l'automatisation des tâches manuelles et la rationalisation des approbations entraînent moins d'efforts et de coûts par facture traitée.
  • Précision de la facturation améliorée : Moins d'erreurs dans la génération et le traitement des factures se traduisent par moins de litiges clients, ce qui conduit à un flux de Cycle de la Commande au Paiement plus fluide.
  • Satisfaction client améliorée : Des processus de facturation opportuns, précis et transparents améliorent l'expérience client globale et renforcent les relations commerciales.
  • Conformité robuste et réduction des risques : Une compréhension claire du flux de processus réel aide à garantir le respect des réglementations financières et des contrôles internes, réduisant les risques d'audit.
  • Meilleure utilisation des ressources : Vos équipes financières et de facturation peuvent passer de la résolution de problèmes réactive à des initiatives stratégiques, grâce à un processus plus efficace.

Débutez votre parcours d'optimisation de la facturation NetSuite

L'exploitation du Process Mining pour votre Cycle de la Commande au Paiement - Facturation et Recouvrement dans NetSuite offre un chemin clair pour comprendre et améliorer l'un de vos processus financiers les plus critiques. En vous concentrant sur le "comment" et le "pourquoi" derrière chaque transaction, vous obtenez les insights nécessaires pour mettre en œuvre des améliorations ciblées, réduire le temps de cycle et, en fin de compte, générer une plus grande rentabilité. Commencez dès aujourd'hui à explorer comment vous pouvez transformer vos opérations de facturation.

Cycle de la Commande au Paiement - Facturation et Recouvrement Traitement des Factures Créances Clients Réduction du DSO Optimisation des flux de trésorerie Encaissement des paiements Efficacité de la facturation Opérations financières Automatisation de la facturation

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les factures ne sont pas générées rapidement après l'exécution des commandes clients, ce qui entraîne des retards dans le recouvrement des paiements et une augmentation du Délai Moyen de Recouvrement (DSO). Cela impacte directement les flux de trésorerie et peut peser sur le fonds de roulement.
ProcessMind peut identifier précisément où la génération des factures est un goulot d'étranglement, révélant les retards entre "Sales Order Fulfilled" et "Invoice Generated", et désignant les départements ou utilisateurs responsables dans NetSuite.

Trop de points de contact manuels dans le processus de facturation, tels que l'approbation manuelle des factures ou les ajustements, introduisent des erreurs et ralentissent l'ensemble du cycle Commande-Encaissement. Cela augmente les coûts opérationnels et réduit l'efficacité.
ProcessMind révèle les interventions manuelles ou les exceptions fréquentes dans le processus de facturation au sein de NetSuite, mettant en évidence où l'automatisation peut être mise en œuvre ou les procédures opérationnelles standard renforcées pour rationaliser les opérations.

Un délai moyen prolongé pour collecter les paiements après une vente impacte significativement la liquidité et la santé financière. Un DSO élevé indique souvent des inefficiences dans les étapes de facturation ou de recouvrement du processus de la Commande au Paiement.
ProcessMind analyse le parcours de bout en bout, de "Invoice Generated" à "Customer Payment Received", identifiant les activités ou étapes spécifiques qui contribuent le plus aux cycles de paiement prolongés et au DSO élevé au sein de NetSuite.

Des factures inexactes ou des écarts entraînent des litiges clients, nécessitant des reprises et retardant le paiement. Cela met non seulement à rude épreuve les relations client, mais ajoute également une charge administrative importante à l'équipe de facturation.
ProcessMind identifie les cas avec des boucles de reprise entre "Invoice Sent to Customer" et "Customer Payment Received", indiquant où les litiges surviennent et identifiant les causes courantes comme des prix incorrects ou des informations incomplètes dans NetSuite.

Le processus d'affectation des paiements clients aux factures correspondantes est lent et sujet aux erreurs, ce qui retarde la clôture des factures et entrave la production de rapports financiers précis. Cela peut masquer la véritable situation financière de l'entreprise.
ProcessMind suit le temps écoulé entre les activités « Paiement client reçu » et « Encaissement appliqué/rapproché », révélant les goulots d'étranglement et les inefficacités dans le processus d'application des encaissements, aidant à optimiser le rapprochement dans NetSuite.

Sans une compréhension claire et en temps réel du processus de facturation et de recouvrement, identifier les goulots d'étranglement, suivre la conformité et prédire les flux de trésorerie devient difficile. Cela conduit à une résolution réactive des problèmes.
ProcessMind offre une vue radiographique de tous les chemins de traitement des factures, permettant aux parties prenantes de visualiser le parcours complet Commande-Encaissement – Facturation et recouvrement – dans NetSuite, révélant les flux de processus réels et identifiant les écarts par rapport au chemin idéal.

L'application ou l'application incohérente des conditions de paiement entraîne des cycles de paiement prolongés et des pertes de revenus dues aux retards de paiement. Cela érode la rentabilité et impacte les relations client si mal géré.
ProcessMind identifie les factures où le "Customer Payment Received" intervient significativement après le "Payment Due Date Reached", soulignant les comportements de paiement non conformes et évaluant l'efficacité des processus de rappel dans NetSuite.

Le processus actuel d'envoi des rappels de paiement est soit inexistant, mal synchronisé ou inefficace, ne parvenant pas à accélérer le recouvrement des factures en retard. Cela contribue à un DSO plus élevé.
ProcessMind analyse l'impact de l'activité « Rappel de paiement émis » sur la réception ultérieure du paiement, identifiant les stratégies de relance efficaces et les points où le processus doit être ajusté pour de meilleurs résultats dans NetSuite.

Un effort manuel excessif, des reprises dues aux erreurs et des temps de cycle prolongés gonflent le coût opérationnel associé au traitement de chaque facture. Cela impacte directement la rentabilité de la fonction Cycle de la Commande au Paiement.
ProcessMind quantifie l'effort et le temps passés sur chaque facture en cartographiant les activités et les durées, révélant les domaines où les coûts sont inutilement élevés et identifiant les opportunités d'automatisation et de gains d'efficacité dans NetSuite.

Différentes équipes ou départements régionaux peuvent suivre des procédures de facturation variées et non standardisées, entraînant des incohérences, des risques de conformité et une incapacité à déployer des pratiques efficaces à l'échelle de l'organisation.
ProcessMind compare les variantes de processus à travers différents attributs de "Région", mettant en évidence les écarts par rapport aux procédures de facturation standard et identifiant les meilleures pratiques qui peuvent être déployées à l'échelle de l'entreprise pour rationaliser les opérations NetSuite.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Cet objectif vise à réduire le temps écoulé entre l'exécution de la commande et la génération de la facture dans NetSuite. Accélérer cette première étape critique a un impact direct sur la trésorerie, permettant aux organisations de facturer les clients plus rapidement et de raccourcir le cycle Commande-Encaissement. Cela minimise les retards qui peuvent entraîner des paiements tardifs et une meilleure satisfaction client. ProcessMind révèle les goulots d'étranglement et les retards manuels dans le processus de génération des factures au sein de NetSuite. En analysant les journaux d'événements, la solution identifie les activités spécifiques ou les interactions utilisateur qui causent des ralentissements, permettant une automatisation ciblée ou une refonte du processus pour atteindre un démarrage de facturation plus rapide et plus efficace, réduisant potentiellement le temps de génération de 20 à 30 %.

Cet objectif vise à identifier et éliminer les étapes manuelles au sein du processus Commande-Encaissement – Facturation et recouvrement – dans NetSuite. Réduire l'effort manuel minimise les erreurs humaines, libère le personnel pour des activités à plus forte valeur ajoutée et accélère considérablement le débit global de facturation et de recouvrement, ce qui conduit à des opérations plus efficaces et à des économies de coûts. ProcessMind cartographie le flux réel des événements, identifiant les interventions manuelles comme la saisie de données, les approbations ou les vérifications qui pourraient être automatisées. La solution met en évidence les déviations par rapport au chemin automatisé idéal, fournissant des insights basés sur les données pour implémenter la RPA ou l'automatisation de workflow dans NetSuite, réduisant ainsi potentiellement l'effort manuel de 25 à 40 % et augmentant l'efficacité.

Réduire le nombre de jours de crédit client (DSO) est un objectif majeur pour améliorer la trésorerie et le fonds de roulement. Cet objectif vise à raccourcir le délai moyen de recouvrement des paiements après une vente, ce qui a un impact direct sur la santé financière et la liquidité en rendant les fonds disponibles plus rapidement.ProcessMind offre une vue complète du processus Commande-Encaissement – Facturation et recouvrement – dans NetSuite, de la génération des factures au rapprochement des paiements. La solution identifie les causes profondes des cycles de paiement prolongés, comme les retards de facturation, de relance ou d'application des encaissements, permettant des interventions ciblées pour réduire le DSO de 10 à 20 % et améliorer la conversion de trésorerie.

Cet objectif se concentre sur la réduction du nombre d'erreurs dans les factures générées au sein de NetSuite. Des taux d'erreur élevés entraînent des litiges de paiement, des retards de recouvrement, une insatisfaction client et une charge de travail administrative accrue pour les corrections. Minimiser les erreurs assure l'exactitude et un traitement des paiements plus fluide et plus rapide. ProcessMind identifie les points communs où les erreurs se produisent dans le processus de facturation, comme lors de l'approbation des factures ou de la saisie des données. En analysant les variantes de processus et les activités des utilisateurs, la solution met en évidence les problèmes de conformité et fournit des insights sur les besoins en formation ou les améliorations du système, aidant à réduire les taux d'erreur des factures de 15 à 25 % et à améliorer la confiance des clients.

Accélérer le processus d'application des fonds signifie une réconciliation plus rapide des paiements clients par rapport aux factures ouvertes dans NetSuite. Une application lente des fonds peut refléter de manière inexacte les créances clients, retarder les déblocages de crédit et entraver la précision des rapports financiers, impactant finalement la visibilité et la gestion des flux de trésorerie. ProcessMind visualise le parcours de réconciliation des paiements de bout en bout, révélant les retards entre "Customer Payment Received" et "Cash Applied/Reconciled". Il identifie les goulots d'étranglement, les efforts de rapprochement manuel ou les problèmes d'intégration système, permettant une optimisation qui peut réduire le temps d'application des fonds de 30 à 50 % et assurer une précision financière en temps réel.

Cet objectif vise à offrir une compréhension claire et en temps réel de l'emplacement de chaque facture dans le cycle de vie du processus Commande-Encaissement – Facturation et recouvrement – au sein de NetSuite. Le manque de visibilité entraîne des suivis tardifs, des opportunités d'intervention manquées et des prévisions de flux de trésorerie médiocres, affectant l'efficacité opérationnelle et la prise de décision. ProcessMind crée un jumeau numérique exact de votre processus de facturation, offrant une vue instantanée et complète du parcours de chaque facture. Il met en évidence les factures bloquées à des étapes spécifiques, permettant aux équipes de résoudre les problèmes de manière proactive, de surveiller les performances par rapport aux KPI et d'assurer une progression rapide vers le paiement, améliorant ainsi le contrôle global.

Cet objectif vise à augmenter le pourcentage de clients qui paient les factures conformément aux conditions de paiement convenues dans NetSuite. Une mauvaise adhérence aux conditions de paiement contribue directement à un DSO plus élevé et a un impact négatif sur la trésorerie, nécessitant plus d'efforts de recouvrement et pouvant potentiellement entraîner des créances douteuses. ProcessMind analyse les modèles de comportement de paiement en relation avec les attributs spécifiés « Conditions de paiement » et « Date d'échéance ». Il identifie les clients, les régions ou les types de factures qui s'écartent systématiquement des conditions, permettant des stratégies ciblées pour la gestion du crédit, le calendrier des rappels ou les ajustements de conditions, augmentant potentiellement les paiements à temps de 10 à 15 %.

Cet objectif vise à rendre les rappels de paiement plus percutants et opportuns pour encourager les paiements rapides des clients. Des rappels inefficaces peuvent entraîner des cycles de paiement prolongés et une augmentation des coûts de recouvrement, ne parvenant pas à traiter efficacement les factures en souffrance dans l'environnement NetSuite. ProcessMind cartographie la séquence et le calendrier des activités « Rappel de paiement émis », les corrélant avec les événements « Paiement client reçu ». Il identifie les fréquences, les canaux ou les déclencheurs de rappel optimaux, basés sur le comportement de paiement réel, aidant à augmenter l'efficacité des efforts de recouvrement et à réduire les paiements en retard de 10 à 20 %.

Cet objectif vise à réduire le coût moyen associé au traitement de chaque facture, de sa génération à sa clôture, au sein de NetSuite. Des coûts opérationnels élevés par facture indiquent des inefficiences, un travail manuel excessif ou des étapes inutiles qui consomment des ressources et impactent la rentabilité. ProcessMind quantifie le temps et les ressources consacrés à chaque activité au sein du processus Commande-Encaissement – Facturation et recouvrement. En identifiant les boucles de retravail prolongées, les étapes redondantes ou l'automatisation sous-utilisée, il offre des opportunités claires de rationaliser les workflows, réduisant le coût par facture de 5 à 15 % grâce à l'optimisation des processus.

Cet objectif se concentre sur l'harmonisation des procédures de facturation et de recouvrement dans différentes régions ou unités commerciales utilisant NetSuite. Des processus incohérents peuvent entraîner des performances variées, des risques de conformité, un manque d'évolutivité et des difficultés à appliquer les meilleures pratiques à l'échelle de l'entreprise, entravant l'efficacité globale. ProcessMind effectue une analyse comparative du processus « Facture générée » à « Facture clôturée » à travers différents attributs de « Région ». Il identifie les variations dans les flux de processus, les durées d'activité et les lacunes de conformité entre les régions, fournissant le modèle pour la mise en œuvre de pratiques de facturation mondiales standardisées et optimisées et garantissant des performances cohérentes.

Le chemin d'amélioration en 6 étapes pour le processus Commande-Encaissement – Facturation et recouvrement

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Exportez vos données
3

Importez votre jeu de données
4

Analysez votre processus
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Mettre en œuvre des améliorations
6

Surveillez votre processus
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Que faire

Accédez au modèle Excel préconfiguré pour le Cycle de la Commande au Paiement - Facturation et Recouvrement, conçu pour correspondre à la structure de données de NetSuite pour les factures et les paiements.

Consulter le Guide du modèle de données Télécharger le modèle
Pourquoi c'est important

L'utilisation de la bonne structure de données dès le départ assure une analyse précise, économisant du temps et prévenant les problèmes de qualité des données aux étapes ultérieures.

Résultat attendu

Un modèle Excel standardisé prêt à être rempli avec vos données de Cycle de la Commande au Paiement - Facturation et Recouvrement de NetSuite.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez les goulots d'étranglement cachés dans votre processus de facturation

ProcessMind offre une radiographie visuelle de votre processus de Cycle de la Commande au Paiement - Facturation et Recouvrement de NetSuite. Identifiez précisément les retards, les reprises et les problèmes de conformité qui impactent les flux de trésorerie et la satisfaction client.
  • Visualiser les flux de processus de facturation de bout en bout
  • Identifier les retards de facturation NetSuite
  • Identifier les causes profondes des exceptions de paiement
  • Étalonner les cycles de facturation pour l'optimisation
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Atteindre l'excellence dans la Facturation et le Recouvrement du Cycle de la Commande au Paiement

Ces résultats démontrent les améliorations significatives que les organisations réalisent en optimisant leurs processus Commande-Encaissement, de facturation et de recouvrement. Grâce à une analyse détaillée des données transactionnelles, en particulier de NetSuite, le process mining identifie les inefficacités cachées et guide les améliorations stratégiques.

0 %
Cycle de génération de facture plus rapide

Réduction moyenne du temps de génération

Rationaliser le processus de facturation initial permet une création de facture plus rapide, accélérant ainsi le début du processus de recouvrement des créances. Cela réduit les délais et améliore la liquidité financière globale.
0 days
Diminution du DSO

Réduction du délai moyen de recouvrement

Diminuer le nombre moyen de jours pour collecter les paiements améliore la gestion du fonds de roulement et la santé financière. Cela indique des processus de recouvrement plus efficaces et un meilleur flux de trésorerie.
0 %
Moins d'erreurs de facturation

Réduction en pourcentage des erreurs

Réduire la fréquence des corrections et des réapprobations de factures minimise les litiges de paiement et assure un traitement plus rapide. Cela se traduit par une meilleure satisfaction client et moins de retravail pour les équipes de facturation.
0 %
Application des paiements plus rapide

Réduction moyenne du temps de réconciliation

Accélérer le délai entre la réception du paiement et l'application des fonds assure des mises à jour opportunes du grand livre et des rapports financiers précis. Cela améliore la transparence et l'efficacité opérationnelle des fonctions de trésorerie.
0 %
Automatisation de la facturation améliorée

Augmentation du traitement sans intervention manuelle

L'automatisation des étapes de facturation manuelles réduit l'intervention humaine, ce qui conduit à un traitement plus rapide, moins d'erreurs et des économies de coûts significatives par facture. Cela améliore l'efficacité et l'allocation des ressources.
0 %
Rappels de paiement efficaces

Augmentation des paiements suite à des rappels

Améliorer le calendrier et le ciblage des rappels de paiement conduit directement à un pourcentage plus élevé de factures en retard payées après l'émission d'un rappel. Cela favorise un meilleur flux de trésorerie et réduit le besoin d'efforts de recouvrement supplémentaires.

Les résultats varient en fonction de la complexité des processus, de la `qualité des données` et des objectifs organisationnels spécifiques. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées dans diverses implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique de chaque document de facture, servant d'identifiant de cas principal pour le processus de facturation.

Pourquoi c'est important

Il est essentiel pour suivre le cycle de vie de bout en bout de chaque facture, permettant la reconstruction de l'ensemble du processus de facturation et une analyse détaillée des performances.

Le nom de l'événement commercial qui s'est produit à un point spécifique du cycle de vie de la facture.

Pourquoi c'est important

Cet attribut est fondamental pour la construction de la cartographie des processus, permettant la visualisation et l'analyse des différentes étapes et chemins qu'une facture emprunte.

La date et l'heure précises auxquelles une activité ou un événement spécifique s'est produit.

Pourquoi c'est important

Il fournit l'ordre chronologique des événements, ce qui est essentiel pour calculer toutes les métriques basées sur la durée, identifier les goulots d'étranglement et analyser la performance du processus au fil du temps.

La date et l'heure précises auxquelles une activité ou un événement spécifique a été achevé.

Pourquoi c'est important

Il permet le calcul précis du temps nécessaire pour accomplir chaque activité, ce qui est essentiel pour analyser l'efficacité des ressources et identifier les tâches chronophages.

Le nom ou l'ID de l'utilisateur qui a effectué l'activité.

Pourquoi c'est important

Il permet l'analyse de la répartition de la charge de travail, de la performance spécifique des utilisateurs et de l'adhérence aux processus, ce qui est vital pour la gestion des ressources et la formation ciblée.

La date officielle de la facture, telle qu'elle a été émise au client.

Pourquoi c'est important

Cette date est la référence pour les métriques financières critiques comme le Days Sales Outstanding (DSO) et le vieillissement des factures, ayant un impact direct sur l'analyse du fonds de roulement.

La date à laquelle le paiement de la facture est dû.

Pourquoi c'est important

Il est essentiel pour mesurer la performance des paiements à temps et analyser le comportement de paiement des clients, soutenant directement le recouvrement et la prévision des flux de trésorerie.

La valeur monétaire totale de la facture, y compris les taxes et autres frais.

Pourquoi c'est important

Il permet une analyse des processus basée sur la valeur, aidant à prioriser les factures de grande valeur et à comprendre l'impact financier des inefficiences des processus.

Le nom du client à qui la facture a été émise.

Pourquoi c'est important

Il permet une analyse centrée sur le client, aidant à identifier les schémas de paiement, les problèmes fréquents ou les déviations de processus spécifiques à certains clients.

La région géographique associée au client ou à la transaction.

Pourquoi c'est important

Il permet une analyse comparative entre différentes zones géographiques, ce qui est essentiel pour identifier les écarts de performance régionaux et standardiser les meilleures pratiques.

Un indicateur signalant si une activité a été effectuée automatiquement par le système.

Pourquoi c'est important

Il aide à mesurer le niveau d'automatisation du processus, identifiant les opportunités de réduire l'effort manuel et d'augmenter l'efficacité.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque la création officielle de l'enregistrement de transaction de facture dans NetSuite. Cet événement est le point de départ du processus de facturation pour chaque numéro de facture unique et est capturé à partir de l'horodatage de création de la transaction.

Pourquoi c'est important

C'est le principal événement de début du processus de facturation. L'analyse du temps écoulé entre cet événement et les autres révèle l'efficacité globale du processus et constitue la base du KPI du « Temps de cycle de génération des factures ».

La facture a été formellement approuvée et est prête à être envoyée au client. Cela est capturé lorsque le statut d'approbation passe de « En attente d'approbation » à « Approuvé », généralement via une action de workflow.

Pourquoi c'est important

Une étape clé qui empêche l'envoi de la facture au client. Elle est cruciale pour mesurer les temps de cycle d'approbation et pour calculer l'indicateur clé de performance (KPI) du 'Taux de facturation automatisée'.

Indique que la facture a été envoyée au client, généralement par e-mail. Cet événement est capturé en suivant le moment où un utilisateur exécute l'action « E-mail » à partir de l'enregistrement de la facture.

Pourquoi c'est important

Cela marque le début de la période de recouvrement client et est le point de départ principal pour le calcul du Days Sales Outstanding (DSO).

Un paiement a été reçu du client et enregistré dans le système. Ceci est capturé par la création d'une transaction 'Customer Payment' dans NetSuite, qui peut s'appliquer à une ou plusieurs factures.

Pourquoi c'est important

Marque la réception de fonds, mais pas nécessairement son application à une facture spécifique. C'est la première étape du processus d'application des fonds et un événement clé pour les calculs de DSO.

Le statut de la facture est passé à « Entièrement payée », indiquant que son solde est désormais nul. C'est la conclusion réussie du cycle de facturation et de recouvrement de la facture.

Pourquoi c'est important

C'est le principal événement de fin réussi du processus. L'analyse du temps total pour atteindre cet état fournit le temps de cycle de bout en bout pour le cycle de conversion des fonds.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining révèle les flux de processus réels de vos activités de facturation et de recouvrement, identifiant les goulots d'étranglement comme la lenteur de la génération des factures ou les étapes manuelles excessives. Il met en évidence les domaines contribuant à un Délai Moyen de Recouvrement (DSO) élevé et où les erreurs prennent généralement naissance au sein de votre processus de facturation NetSuite. Vous obtenez une vue claire et axée sur les données du fonctionnement réel de vos processus.

Vous aurez besoin de journaux d'événements qui incluent un numéro de facture comme identifiant de cas, des noms d'activité et des horodatages précis pour chaque étape de votre processus de facturation. Ces données sont généralement extraites des journaux de transactions et de système de NetSuite. S'assurer que les données d'horodatage sont exactes et complètes est crucial pour reconstituer correctement le flux de processus de bout en bout.

Après l'extraction et la préparation initiales des données, qui peuvent varier de quelques jours à quelques semaines selon la complexité des données, les premières insights émergent rapidement. Un modèle de processus préliminaire et des indicateurs clés de performance peuvent souvent être examinés et discutés dans les premières semaines suivant le début d'une analyse de Process Mining. Cela permet une identification rapide des principaux points faibles.

Oui, le process mining identifie directement les retards spécifiques dans la génération des factures, les workflows d'approbation ou les étapes d'application des encaissements qui impactent négativement votre DSO. En visualisant ces goulots d'étranglement et leurs causes profondes, vous pouvez mettre en œuvre des interventions ciblées pour accélérer le cycle de recouvrement des fonds. Cela conduit à une gestion plus efficace du fonds de roulement.

Les outils de Process Mining peuvent modéliser et comparer différentes variations de processus régionaux côte à côte en utilisant les mêmes données sous-jacentes. Cette capacité vous permet d'identifier les meilleures pratiques des régions les plus performantes et de détecter les incohérences ou les inefficacités dans d'autres. En fin de compte, cela aide à standardiser et à optimiser vos opérations de facturation mondiales.

Non, le Process Mining est bénéfique pour les organisations de toutes tailles cherchant à optimiser leurs processus, y compris les petites entreprises utilisant NetSuite. L'exigence principale est la disponibilité de données d'événements suffisantes, et non la taille de l'entreprise. Il fournit des insights précieux à quiconque cherche à comprendre et à améliorer l'efficacité et l'efficience opérationnelles.

Des compétences de base en analyse de données sont utiles pour préparer les données et naviguer dans l'interface de l'outil de Process Mining. Bien que de nombreuses plateformes offrent des interfaces visuelles conviviales, une certaine maîtrise de SQL ou de la manipulation de données pourrait être bénéfique pour des extractions ou transformations de données complexes depuis NetSuite. La formation et le support sont souvent disponibles auprès des fournisseurs d'outils.

Absolument. En traçant la séquence exacte des activités menant à une erreur de facture, le Process Mining peut révéler les chemins de processus courants, les actions spécifiques des utilisateurs ou les interactions système qui entraînent fréquemment des erreurs. Cela vous permet de s'attaquer aux causes profondes, d'améliorer la qualité des données et de réduire significativement la fréquence des litiges de paiement. Cela contribue à une meilleure précision.

L'analyse traditionnelle montre généralement des métriques agrégées comme le DSO moyen ou le nombre total de factures, indiquant « ce qui s'est passé ». Le process mining, en revanche, révèle « comment cela s'est passé » en visualisant le flux complet de bout en bout de chaque facture. Il découvre chaque étape, variante et déviation, offrant une compréhension beaucoup plus approfondie de l'exécution réelle du processus. Il s'agit de flux, pas seulement de chiffres.

Le Process Mining identifie efficacement les étapes manuelles répétitives et les points de décision critiques au sein de votre processus de facturation qui sont de bons candidats à l'automatisation. En cartographiant ces activités, vous pouvez déterminer où l'automatisation robotique des processus (RPA) ou d'autres technologies d'automatisation peuvent être mises en œuvre le plus stratégiquement. Cela rationalise les opérations, réduit l'effort humain et améliore l'efficacité.

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