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Otimizar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar

O seu guia de 6 passos para otimizar Contas a Pagar no SAP S/4HANA.
Otimizar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar
Desafios (12) Metas (10) 6 Etapas Pré-visualizar Resultados Dados Perguntas Frequentes (4)
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Otimize o Processamento de Faturas de Contas a Pagar no SAP S/4HANA

Muitas organizações enfrentam ineficiências ocultas no processamento de suas faturas, resultando em atrasos e problemas de conformidade. Nossa plataforma ajuda a identificar os gargalos exatos, desde a captura inicial de dados até a execução final do pagamento. Isso fornece insights claros, permitindo otimizar as operações e alcançar o pico de desempenho.

Baixe nosso modelo de dados pré-configurado e aborde desafios comuns para alcançar seus objetivos de eficiência. Siga nosso plano de melhoria de seis etapas e consulte o Guia do Modelo de Dados para transformar suas operações.

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Por que Otimizar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar?

O Processamento de Faturas de Contas a Pagar é um pilar operacional fundamental para qualquer negócio. Gerenciar faturas de forma eficiente – do recebimento ao pagamento final – não é apenas quitar contas; é crucial para manter um fluxo de caixa saudável, relacionamentos sólidos com fornecedores e a conformidade financeira. Em ambientes empresariais complexos como o SAP S/4HANA, o processo de Contas a Pagar pode se tornar uma intrincada teia de atividades, envolvendo múltiplos departamentos, sistemas e interações de usuários. Sem visibilidade clara, esses processos frequentemente abrigam ineficiências ocultas, resultando em sérios problemas financeiros, como multas por atraso no pagamento, perda de descontos por antecipação, retrabalho desnecessário e até mesmo violações de conformidade.

Como o Process Mining Ilumina Seu Processo de Contas a Pagar

O Process Mining oferece um nível de transparência sem precedentes para o desempenho real do seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar, utilizando dados de eventos diretamente do seu sistema SAP S/4HANA. Em vez de depender de suposições ou entrevistas manuais, o Process Mining reconstrói o ciclo de vida completo de cada fatura, criando um gêmeo digital preciso de suas operações. Ao analisar tabelas como BKPF, BSEG, ACDOCA e outras, ele identifica cada atividade pela qual uma fatura passa – do "Recebimento da Fatura" ao "Pagamento Compensado" – e rastreia os timestamps exatos e os usuários responsáveis.

Essa poderosa abordagem analítica permite que você visualize os caminhos exatos que as faturas percorrem, destaque todas as variantes do processo e identifique onde os gargalos ocorrem. Você pode ver claramente quanto tempo cada etapa leva (por exemplo, "Fatura Validada" ou "Fatura Encaminhada para Aprovação"), quais usuários ou departamentos causam atrasos e onde os ciclos de retrabalho ou intervenções manuais são mais prevalentes. Esse nível de insights concretos e baseados em dados permite que você vá além das suposições e implemente mudanças com base na execução real do processo em seu ambiente SAP S/4HANA.

Principais Áreas de Melhoria Descobertas pelo Process Mining

Ao aplicar o Process Mining ao seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar, você descobrirá áreas específicas prontas para transformação:

  • Identificação de Gargalos: Identifique instantaneamente onde as faturas levam tempo excessivo. É uma etapa de aprovação específica, um atraso na correspondência do Pedido de Compra (Purchase Order) ou um problema recorrente na resolução de divergências? É possível detalhar a análise por departamento, usuário ou tipo de fatura para identificar as causas dos atrasos, o que contribui significativamente para reduzir o tempo de ciclo do Processamento de Faturas de Contas a Pagar.
  • Oportunidades de Automação: Identifique tarefas manuais que poderiam ser automatizadas. Por exemplo, se muitas faturas seguem consistentemente um caminho simples e previsível, elas são candidatas ideais para Automação Robótica de Processos (RPA) ou workflows aprimorados e gerenciados pelo sistema no SAP S/4HANA.
  • Conformidade e Adesão a Políticas: Detecte desvios dos termos de pagamento estabelecidos, hierarquias de aprovação internas ou requisitos regulatórios. Entenda por que algumas faturas são pagas com atraso, incorrendo em multas, ou por que determinadas aprovações desviam dos procedimentos padrão.
  • Otimização do Capital de Giro: Analise a adesão aos termos de pagamento e identifique oportunidades para maximizar descontos por pagamento antecipado. Ao otimizar o processamento, você pode garantir que as faturas sejam preparadas para pagamento de forma estratégica, otimizando seu fluxo de caixa e evitando multas por atraso.
  • Padronização de Processos e Aplicação de Melhores Práticas: Compare fluxos de processo em diferentes unidades organizacionais ou grupos de fornecedores. Identifique as variantes de processo mais eficientes e use-as como um modelo para padronizar e aprimorar o desempenho geral do Processamento de Faturas de Contas a Pagar em toda a empresa.

Resultados Esperados: Benefícios Mensuráveis para Sua Empresa

Os insights obtidos com o Process Mining se traduzem diretamente em benefícios tangíveis para o seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar:

  • Redução do Tempo de Ciclo de Processamento: Acelere o processamento de faturas de ponta a ponta, de dias ou semanas para horas, resultando em um tempo de ciclo de Processamento de Faturas de Contas a Pagar significativamente mais rápido.
  • Economia de Custos Significativa: Minimize multas por atraso, maximize descontos por pagamento antecipado, reduza o esforço manual e diminua o retrabalho, levando a reduções substanciais nos custos operacionais.
  • Conformidade Aprimorada e Risco Reduzido: Garanta a adesão consistente às políticas de pagamento, matrizes de aprovação e requisitos regulatórios, mitigando riscos financeiros e de reputação.
  • Melhores Relacionamentos com Fornecedores: Crie relacionamentos mais sólidos com fornecedores por meio de pagamentos pontuais e previsíveis, o que gera maior poder de negociação e estabilidade na cadeia de suprimentos.
  • Aumento da Produtividade: Realoque sua equipe de Contas a Pagar de atividades reativas de resolução de problemas e entrada manual de dados para atividades mais estratégicas e de valor agregado.

Comece a Otimizar Suas Contas a Pagar

Transformar seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar no SAP S/4HANA não exige uma reformulação massiva ou conhecimento especializado em ciência de dados. Ao aproveitar uma solução dedicada de Process Mining, você pode se conectar rapidamente aos seus dados do SAP S/4HANA e começar a descobrir insights em dias, não em meses. Essa abordagem poderosa permite que você monitore continuamente seu processo, meça o impacto das melhorias e sustente a excelência operacional ao longo do tempo. Mergulhe em seus dados e descubra como aprimorar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar para criar uma operação mais eficiente, em conformidade e com um custo-benefício superior.

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Problemas e Desafios Comuns

Identifique quais desafios estão te impactando

As faturas frequentemente ficam presas em filas de aprovação por longos períodos, resultando em pagamentos atrasados e relações tensas com fornecedores. Isso impacta a gestão do fluxo de caixa e pode levar à perda de oportunidades de desconto por pagamento antecipado. O ProcessMind analisa as atividades 'Fatura Encaminhada para Aprovação' até 'Fatura Aprovada' para identificar precisamente onde ocorrem os atrasos, apontando aprovadores ou departamentos específicos que causam gargalos no Processamento de Faturas de Contas a Pagar dentro do SAP S/4HANA.

O tempo total desde o recebimento da fatura até ao pagamento final é excessivamente longo, consumindo recursos valiosos e aumentando os custos operacionais. Este ciclo prolongado impede a equipa de Contas a Pagar de se focar em tarefas mais estratégicas e reduz a eficiência.
ProcessMind oferece uma visão ponta a ponta do seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar, mostrando a duração precisa de cada etapa. Destaca as atividades que mais contribuem para tempos de ciclo longos dentro do SAP S/4HANA, indicando áreas para melhoria significativa.

Atrasos no processamento significam que sua organização frequentemente deixa de capitalizar os descontos por pronto pagamento oferecidos pelos fornecedores, impactando diretamente a lucratividade. Essa perda representa um vazamento financeiro tangível que poderia ser evitado. O ProcessMind identifica faturas com condições de pagamento relevantes e rastreia sua jornada até a execução do pagamento no Processamento de Faturas de Contas a Pagar. Ele revela onde ocorrem os atrasos que levam à perda desses descontos valiosos, mostrando o potencial de melhoria no SAP S/4HANA.

Erros frequentes durante a captura de dados da fatura exigem correções manuais e retrabalho, resultando em aumento de custos de processamento e atrasos. Esses erros frequentemente se propagam pelo sistema, criando discrepâncias em etapas posteriores do processo. O ProcessMind analisa a frequência e os tipos de ciclos de retrabalho que ocorrem após as atividades de "Dados da Fatura Capturados" e "Fatura Validada" no Processamento de Faturas de Contas a Pagar. Ele identifica as fontes comuns de erros no SAP S/4HANA, indicando onde a automação ou o treinamento podem reduzir o retrabalho.

As faturas são, por vezes, pagas fora dos termos definidos ou sem a devida aprovação, o que acarreta riscos de conformidade e potenciais penalidades financeiras. Garantir a adesão a regulamentações internas e externas é crucial para a integridade financeira. O ProcessMind monitora a atividade de "Pagamento Executado" em relação aos atributos "Termos de Pagamento" e "Data de Vencimento da Fatura". Ele sinaliza instâncias de pagamentos ou processos não conformes no Processamento de Faturas de Contas a Pagar, possibilitando a mitigação proativa de riscos dentro do SAP S/4HANA.

As equipes financeiras frequentemente têm dificuldade em determinar o status exato de uma fatura, resultando em consultas manuais, perda de tempo e desafios para fornecer respostas oportunas aos fornecedores. Essa falta de transparência dificulta a gestão eficaz. O ProcessMind visualiza toda a jornada do Processamento de Faturas de Contas a Pagar, desde a "Fatura Recebida" até o "Pagamento Compensado". A plataforma oferece insights transparentes e em tempo real sobre cada etapa de uma fatura no SAP S/4HANA, eliminando suposições e melhorando a comunicação.

Um alto volume de faturas exige intervenção manual para resolver discrepâncias de preço, quantidade ou informações ausentes. Esse retrabalho consome recursos da equipe de Contas a Pagar e prolonga os tempos de processamento. O ProcessMind identifica padrões de faturas que frequentemente entram em uma atividade de "Discrepância Resolvida" após "Pedido de Compra Correspondido" ou "Recebimento de Mercadorias Correspondido". Ele destaca as causas-raiz dessas discrepâncias no Processamento de Faturas de Contas a Pagar, otimizando o SAP S/4HANA.

Divergências entre ordens de compra, entradas de mercadoria e faturas levam a bloqueios e investigações manuais, retardando todo o ciclo de pagamento. Essa ineficiência cria pendências e atrasa a liquidação final. O ProcessMind analisa as atividades 'Ordem de Compra Verificada' e 'Entrada de Mercadoria Verificada', identificando onde as divergências causam desvios ou retrabalho. Ele visualiza o impacto no Processamento de Faturas de Contas a Pagar dentro do SAP S/4HANA, permitindo o redesenho direcionado do processo.

Processar faturas que não possuem um pedido de compra correspondente adequado, ou que têm um inválido, gera uma sobrecarga administrativa significativa e aumenta o risco de gastos não autorizados. Isso frequentemente leva a problemas de "compras desorganizadas". O ProcessMind pode identificar faturas que ignoram as etapas padrão de conciliação de Pedido de Compra ou que são roteadas para processamento manual devido à falta de atributos de "Número do Pedido de Compra" no início do Processamento de Faturas de Contas a Pagar. Isso ajuda a aplicar a conformidade com o Pedido de Compra no SAP S/4HANA.

Apesar dos controles internos, há sempre o risco de uma fatura ser paga mais de uma vez, resultando em perdas financeiras e esforços de conciliação. Pagamentos duplicados desperdiçam recursos e impactam o fluxo de caixa. O ProcessMind analisa os atributos "Número da Fatura" e "Valor da Fatura" associados aos eventos de "Pagamento Executado". Ele identifica padrões e instâncias no Processamento de Faturas de Contas a Pagar onde a mesma fatura é paga múltiplas vezes dentro do SAP S/4HANA, prevenindo perdas.

Faturas podem passar por etapas redundantes ou que não agregam valor, prolongando o tempo de processamento e consumindo recursos sem contribuir para o resultado final. Essas etapas extras ocultam oportunidades de simplificação. O ProcessMind mapeia o fluxo real do processo de Processamento de Faturas de Contas a Pagar, revelando desvios do caminho ideal. Ele destaca atividades frequentemente realizadas que não agregam valor no SAP S/4HANA, indicando onde os processos podem ser otimizados.

As faturas nem sempre são encaminhadas ao aprovador correto ou seguem uma hierarquia de aprovação consistente, o que leva a confusão, reencaminhamentos e atrasos. Essa falta de padronização complica as trilhas de auditoria. O ProcessMind visualiza os caminhos de aprovação reais das faturas, desde a "Fatura Encaminhada para Aprovação" até a "Fatura Aprovada", com base nos atributos de "Aprovador" e "Centro de Custo". Ele expõe o encaminhamento inconsistente no Processamento de Faturas de Contas a Pagar dentro do SAP S/4HANA, permitindo a padronização.

Metas Típicas

Defina o que é sucesso

Reduzir o tempo que uma fatura passa aguardando aprovação impacta diretamente os relacionamentos com fornecedores e o fluxo de caixa. Aprovações mais rápidas significam que as faturas são processadas e pagas em dia, frequentemente desbloqueando descontos por pagamento antecipado e melhorando a gestão do capital de giro no Processamento de Faturas de Contas a Pagar. O ProcessMind desvenda gargalos nos seus workflows de aprovação do SAP S/4HANA, identificando usuários ou etapas específicas que causam atrasos. Ao analisar os tempos de ciclo para cada aprovador e caminho de aprovação, você pode identificar oportunidades para otimizar o processo, visando uma redução de 15-25% na duração da aprovação e melhorando a eficiência geral de Contas a Pagar.

Longos tempos de processamento de faturas levam a custos operacionais elevados, potenciais multas por atraso no pagamento e relações tensas com fornecedores. Atingir um ciclo de processamento geral mais curto, do recebimento ao pagamento, é crucial para um departamento de Contas a Pagar eficiente. O ProcessMind mapeia todo o ciclo de vida da fatura no SAP S/4HANA, identificando etapas que não agregam valor, retrabalhos e atividades paralelas que prolongam o processamento. Ao visualizar os fluxos de processo reais, você pode eliminar redundâncias e otimizar o sequenciamento de tarefas, visando uma redução de 20-30% no tempo médio de processamento de faturas.

Perder descontos por pagamento antecipado representa uma perda direta de potenciais economias para sua organização. Capturar ativamente esses descontos pode melhorar significativamente a lucratividade e o fluxo de caixa, tornando-o um indicador-chave de desempenho para Contas a Pagar. O ProcessMind ajuda a identificar faturas que perderam sua janela de desconto por pagamento antecipado devido a atrasos de processamento dentro do SAP S/4HANA. Ao correlacionar os tempos de processamento com os termos de desconto, você pode identificar as causas raiz das oportunidades perdidas e implementar mudanças no processo para capturar um adicional de 5-10% em descontos.

A entrada manual de dados é uma fonte comum de erros no Processamento de Faturas de Contas a Pagar, levando a retrabalho, atrasos de pagamento e problemas de reconciliação. Eliminar esses erros é vital para a precisão dos dados, eficiência operacional e redução dos custos associados. O ProcessMind destaca variantes de processo e retrabalhos originados de erros de entrada de dados no SAP S/4HANA, mostrando onde os erros são introduzidos e seu impacto a jusante. Ao identificar esses pontos, você pode implementar automação ou regras de validação mais rigorosas, visando reduzir o retrabalho relacionado à entrada de dados em 30-40%.

A adesão às políticas de pagamento internas e aos requisitos regulatórios é crucial para a governança financeira, gestão de riscos e prontidão para auditoria. A não conformidade pode resultar em multas, discrepâncias financeiras e danos à reputação da organização. O ProcessMind compara automaticamente os caminhos de processamento de faturas no SAP S/4HANA com as regras de conformidade definidas, sinalizando desvios. Ele oferece uma visão clara de atividades não conformes ou etapas não autorizadas, permitindo a aplicação de políticas e visando uma taxa de conformidade superior a 95% em todas as transações.

A falta de visibilidade em tempo real sobre o status de uma fatura gera incerteza, leva a consultas redundantes e dificulta a previsão eficaz do fluxo de caixa. Melhorar a transparência em todo o ciclo de Processamento de Faturas de Contas a Pagar beneficia stakeholders internos e fornecedores. O ProcessMind fornece um mapa visual interativo da jornada de cada fatura no SAP S/4HANA, mostrando sua atividade atual e etapas anteriores. Isso elimina cenários de 'caixa preta', permitindo que os stakeholders acompanhem o progresso e respondam a consultas rapidamente, melhorando a transparência e reduzindo o tempo de resolução de consultas em 20%.

O retrabalho frequente devido a discrepâncias, como divergências em quantidades ou preços, aumenta significativamente os custos de processamento e atrasa os pagamentos. Reduzir esses retrabalhos contribui diretamente para a eficiência operacional e melhora o desempenho geral das Contas a Pagar. O ProcessMind identifica as atividades e condições específicas que mais frequentemente levam a discrepâncias e ciclos de retrabalho subsequentes dentro do SAP S/4HANA. Ao analisar as causas-raiz, como má captura de dados ou conciliação inconsistente, você pode implementar medidas preventivas, reduzindo os retrabalhos relacionados a discrepâncias em 25-35%.

Um processo ineficiente de reconciliação de três vias (3-way matching: fatura, pedido de compra, recebimento de mercadorias) é um gargalo que gera intervenções manuais e atrasos. Otimizar essa etapa crítica garante pagamentos precisos e reduz o esforço da equipe AP. O ProcessMind visualiza o fluxo de 3-way matching no SAP S/4HANA, identificando falhas, suas razões e o impacto nas etapas subsequentes. Ao entender as variações, você pode automatizar mais cenários e reduzir exceções manuais em 20-30%.

Faturas recebidas sem uma ordem de compra (OC) válida interrompem o processamento padrão, exigindo frequentemente intervenção manual e atrasando a aprovação. Reduzir essas faturas 'sem OC' otimiza a automação do processo e fortalece os controles de compras. O ProcessMind ajuda a identificar a frequência e o impacto das faturas sem OC dentro do seu sistema SAP S/4HANA, rastreando seus caminhos de processamento específicos e etapas adicionais. Ao analisar a origem dessas faturas, é possível reforçar as políticas de OC a montante, visando diminuir as faturas sem OC em 15-20%.

Pagamentos duplicados de faturas resultam em perdas financeiras diretas, exigem conciliação demorada e podem prejudicar a confiança do fornecedor. Implementar controles robustos para prevenir tais erros é uma prioridade máxima para a integridade financeira em Contas a Pagar. O ProcessMind analisa dados históricos de pagamento e identifica casos em que ocorreram pagamentos duplicados dentro do SAP S/4HANA, revelando os desvios de processo que os permitiram. Ao mapear cenários comuns que levam a duplicatas, você pode implementar medidas preventivas e fortalecer os controles, reduzindo esse risco a quase zero.

O Caminho de Melhoria em 6 Etapas para o Processamento de Faturas de Contas a Pagar

1

Descarregar o Modelo

2

Exportar os Seus Dados

3

Carregue o Seu Dataset

4

Analise Seu Processo

5

Implementar Melhorias

6

Monitorizar o Seu Processo

1

Descarregar o Modelo

O que fazer

Acesse e baixe o modelo de extração de dados em Excel, pré-configurado para processamento de faturas AP no SAP S/4HANA.

Ver Guia do Modelo de Dados Baixar Modelo
Por que é importante

Utilizar o modelo correto garante que os seus dados estão devidamente estruturados para análise, poupando tempo e prevenindo erros nas etapas seguintes.

Resultado esperado

Modelo de dados pronto para uso, alinhado aos requisitos de processamento de faturas AP no SAP S/4HANA.

O QUE VAI OBTER

Descubra Ineficiências Ocultas em Contas a Pagar, Transforme o Seu Workflow

O ProcessMind visualiza o seu processo de Contas a Pagar no SAP S/4HANA, revelando insights críticos e gargalos exatos. Descubra onde ocorrem atrasos e como otimizar as operações para uma eficiência ideal.
  • Visualize o fluxo de faturas de Contas a Pagar de ponta a ponta
  • Identificar gargalos exatos no ciclo de pagamento
  • Identifique riscos e desvios de conformidade
  • Compare o desempenho de Contas a Pagar entre entidades
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RESULTADOS TÍPICOS

Maximize a Eficiência e as Economias em Contas a Pagar

Estes resultados demonstram as melhorias operacionais significativas e as reduções de custos alcançadas ao aplicar Process Mining ao Processamento de Faturas de Contas a Pagar no SAP S/4HANA. Ao analisar meticulosamente o seu estado atual, as organizações podem identificar ineficiências, eliminar retrabalho e otimizar os seus workflows de pagamento.

0 %
Aprovação de Faturas Mais Rápida

Redução média no tempo de aprovação

Identifique e remova gargalos no processo de aprovação, levando a um processamento mais rápido de faturas e a fornecedores mais satisfeitos.

0 pp
Maximize Descontos por Pagamento Antecipado

Aumento na taxa de captura de descontos

Otimize o agendamento de pagamentos e os workflows de aprovação para garantir que as faturas elegíveis sejam pagas a tempo de assegurar valiosos descontos por pagamento antecipado, impulsionando a lucratividade.

0 %
Retrabalho Manual Reduzido

Redução na resolução de divergências

Identificar as causas-raiz de divergências em faturas e erros de entrada de dados, reduzindo significativamente a necessidade de retrabalho manual e os custos associados.

0 pp
Conformidade de Pagamento Aprimorada

Melhoria na taxa de pagamento no prazo

Garanta que uma maior percentagem de faturas seja paga na data de vencimento, evitando multas por atraso e fortalecendo o relacionamento com fornecedores.

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Conciliação a Três Vias Otimizada

Aumento nas conciliações bem-sucedidas

Melhore a eficiência da conciliação de pedidos de compra, recebimentos de mercadorias e faturas, reduzindo drasticamente exceções e intervenções manuais.

Os resultados variam com base na complexidade do processo, qualidade dos dados e contexto organizacional. Esses números representam melhorias típicas observadas em implementações bem-sucedidas de Process mining para Contas a Pagar.

Dados Recomendados

Comece com os atributos e atividades mais importantes e, em seguida, expanda conforme necessário.
É novo em event logs? Saiba como criar um event log para Process Mining.

Atributos

Pontos de dados essenciais para capturar para análise

O identificador único para um documento de fatura, servindo como o ID de caso principal para o processo de Contas a Pagar.

Por que é importante

Ele identifica de forma única a jornada de cada fatura, tornando possível rastrear seu ciclo de vida completo e analisar o desempenho do processo caso a caso.

O nome de um evento de negócio ou etapa específica que ocorreu no ciclo de vida do processamento da fatura.

Por que é importante

Ele define as etapas do processo, permitindo a visualização e análise do fluxo do processo, a identificação de gargalos e a detecção de ciclos de retrabalho.

A data e hora exatas em que a atividade ocorreu.

Por que é importante

Este timestamp é crítico para ordenar os eventos cronologicamente e calcular todas as métricas baseadas no tempo, como tempos de ciclo e durações, que são fundamentais para o Process Mining.

O ID do utilizador da pessoa que realizou a atividade.

Por que é importante

Atribui atividades a indivíduos específicos, permitindo a análise do desempenho do usuário, da carga de trabalho e da conformidade com as políticas de segregação de funções.

A unidade organizacional para a qual a fatura é processada.

Por que é importante

Permite a comparação do desempenho do processo entre diferentes entidades legais, ajudando a identificar problemas e melhores práticas específicas de regiões ou unidades de negócio.

O nome do fornecedor que submeteu a fatura.

Por que é importante

Permite analisar o desempenho do processo por fornecedor, ajudando a identificar problemas e gerenciar relacionamentos estratégicos.

O valor bruto total da fatura na moeda do documento original.

Por que é importante

Fornece contexto financeiro ao processo, permitindo análises baseadas em valor, priorização de faturas de alto valor e quantificação de impactos financeiros.

O identificador único do pedido de compra associado à fatura, se aplicável.

Por que é importante

Crucial para analisar a eficiência da conciliação de três vias e medir a conformidade com as políticas de compras, identificando faturas processadas sem um Pedido de Compra (PO).

A data limite para o pagamento da fatura ao fornecedor.

Por que é importante

Este é o fator principal para a análise de pagamentos no prazo, permitindo a medição do desempenho de pagamento e o seu impacto nos relacionamentos com fornecedores e nas multas por atraso.

Atividades

Etapas do processo para monitorar e otimizar

Esta atividade marca a criação de um documento de fatura no SAP, seja manual ou através de uma interface automatizada como OCR/VIM. Este evento é tipicamente registado a partir da data e hora de criação do cabeçalho do documento contabilístico.

Por que é importante

Como ponto de partida do processo, esta atividade é essencial para calcular o tempo de ciclo completo da fatura e medir a produtividade de todo o processo de Contas a Pagar.

O sistema bloqueou a fatura, automaticamente ou manualmente, impedindo o seu pagamento. Isto deve-se tipicamente a discrepâncias de preço, quantidade ou aprovações em falta.

Por que é importante

Este é um indicador chave de problemas e retrabalho. A análise dos motivos e durações dos bloqueios ajuda a identificar as causas-raiz dos atrasos de pagamento e das ineficiências do processo.

A fatura recebeu todas as aprovações necessárias dentro do sistema de workflow. Esta é frequentemente a etapa final antes que uma fatura possa ser lançada ou desbloqueada para pagamento.

Por que é importante

Este marco chave marca o fim do ciclo de aprovação. O tempo entre o encaminhamento e a aprovação é uma métrica crítica para a eficiência.

A fatura é registada formalmente na Contabilidade Geral, criando uma obrigação financeira. Um documento preliminar torna-se um documento lançado, ou é feito um lançamento direto.

Por que é importante

Este é um marco financeiro crítico. Ele confirma a obrigação de pagamento da empresa e é frequentemente um pré-requisito para o agendamento do pagamento.

Pagamento efetuado na fatura. Registrado após a conclusão da execução do pagamento e o lançamento do documento de pagamento.

Por que é importante

Esta atividade é crucial para a análise de cash flow e para medir o KPI de 'Taxa de Pagamento Dentro do Prazo', comparando esta data com a data de vencimento da fatura.

Esta atividade marca o encerramento final da fatura, onde o pagamento e a fatura são reconciliados entre si no razão auxiliar. Isto significa que o processo está concluído.

Por que é importante

Como o fim definitivo do processo, esta atividade é essencial para o cálculo preciso do tempo de ciclo de ponta a ponta. Confirma que a obrigação foi liquidada.

O documento de fatura foi estornado, anulando efetivamente o seu impacto financeiro. Este é um estado final alternativo para o processo, frequentemente devido a lançamentos incorretos ou disputas com fornecedores.

Por que é importante

Acompanhar os cancelamentos ajuda a identificar as causas de falhas no processo, como envios duplicados ou dados incorretos da fatura, que podem indicar problemas nas etapas anteriores.

Perguntas Frequentes

Perguntas frequentes

O Process mining visualiza o seu fluxo real de processamento de faturas para revelar gargalos, ciclos de retrabalho e desvios dos procedimentos padrão. Este insight baseado em dados permite acelerar as aprovações de faturas, capturar mais descontos por pagamento antecipado e aprimorar a eficiência operacional geral. Ele ajuda a garantir a conformidade e reduz erros manuais ao destacar áreas problemáticas.

Precisa principalmente de dados de log de eventos que detalham cada etapa do ciclo de vida de uma fatura, incluindo a atividade, o timestamp e o ID do caso (o número da fatura). As tabelas relevantes incluem tipicamente BKPF, BSEG, RBKP, RSEG e documentos de alteração. O objetivo é reconstruir a sequência exata de eventos para cada fatura.

Pode esperar melhorias quantificáveis, como a redução do tempo de processamento de faturas, maior aproveitamento de descontos por pagamento antecipado e minimização do retrabalho manual. Insights iniciais que identificam grandes gargalos podem ser alcançados em poucas semanas após a extração de dados. Esforços contínuos de otimização podem gerar resultados significativos ao longo de vários meses.

O Process mining mapeará com precisão gargalos de aprovação, caminhos de roteamento inconsistentes e ciclos de retrabalho recorrentes. Ele identifica onde erros de entrada manual de dados ocorrem frequentemente e destaca faturas sem pedidos de compra válidos ou etapas de processamento desnecessárias. Isso revela as verdadeiras causas de atrasos e não conformidade.

Não, o Process Mining é uma técnica analítica não invasiva. Ele requer acesso somente leitura a dados históricos de transações do seu sistema SAP S/4HANA. Isso significa que ele opera sem impactar seu ambiente de produção em tempo real, os workflows dos usuários ou o desempenho do sistema.

Irá precisar de uma plataforma de software de Process Mining e de acesso seguro, somente leitura, à sua base de dados SAP S/4HANA. A extração de dados pode ser feita tipicamente através de conectores SAP padrão (ex: RFC), relatórios personalizados ou consultas diretas à base de dados. Não são necessárias modificações ao seu sistema SAP central.

Com certeza. Analisando logs de eventos, o process mining identifica aprovadores ou departamentos específicos que causam atrasos e aponta as etapas exatas onde as faturas ficam paradas. Essa visibilidade granular permite intervenções direcionadas, como ajustes de workflow ou treinamentos, para otimizar e acelerar as aprovações.

O Process mining pode detectar automaticamente desvios das suas políticas de pagamento definidas e controles internos. Ele destaca casos de condições de pagamento não conformes, execuções de pagamentos não autorizadas ou potenciais pagamentos de faturas duplicadas. Esse monitoramento contínuo fortalece a governança e reduz os riscos financeiros.

O Process mining para Contas a Pagar aproveita principalmente dados de módulos padrão do SAP S/4HANA, como Contabilidade Financeira (FI) e Gestão de Materiais (MM), para verificação de faturas. O requisito crítico é o acesso a dados de transação de cabeçalhos de documentos, itens de linha e logs de alteração relacionados às atividades de processamento de faturas.

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