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Melhore o Processamento de Faturas de Contas a Pagar

Seu guia de 6 etapas para otimizar Contas a Pagar no Sage Intacct
Melhore o Processamento de Faturas de Contas a Pagar
Desafios (11) Metas (11) 6 Etapas Pré-visualizar Resultados Dados Perguntas Frequentes (4)
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Otimize as Contas a Pagar no Sage Intacct para Pagamentos Mais Rápidos

Identifique e elimine gargalos em workflows de faturas. Nossa plataforma otimiza operações, analisa a conformidade e impulsiona a produtividade da sua equipe.

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Por Que Otimizar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar?

O Processamento de Faturas de Contas a Pagar é uma função crítica que impacta diretamente o fluxo de caixa da sua organização, os relacionamentos com fornecedores e a conformidade financeira. Ineficiências nesse processo, especialmente dentro de um sistema como o Sage Intacct, podem levar a custos ocultos significativos. Isso inclui multas por atraso de pagamento, perda de descontos por pagamento antecipado, aumento do esforço manual para entrada de dados e conciliação, e o custo de oportunidade de recursos alocados na resolução de disputas. Além das implicações financeiras diretas, um processo de Contas a Pagar (AP) lento ou propenso a erros pode prejudicar a confiança dos fornecedores, complicar auditorias e obscurecer uma imagem real da sua saúde financeira. Compreender e otimizar como melhorar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar não se trata apenas de cortar custos; é sobre construir uma operação financeira mais robusta, conforme e ágil, que suporte os objetivos estratégicos do seu negócio.

Como o Process Mining Desvenda a Eficiência de Contas a Pagar no Sage Intacct

O Process Mining oferece uma abordagem poderosa e baseada em dados para realmente compreender o seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar dentro do Sage Intacct. Em vez de depender de suposições ou evidências anedóticas, o Process Mining utiliza dados de log de eventos diretamente do seu sistema Sage Intacct – rastreando cada atividade, desde "Fatura Recebida" até "Pagamento Compensado", para cada fatura única. Isso proporciona uma visibilidade de ponta a ponta incomparável, permitindo que você reconstrua visualmente o fluxo de processo real. Você pode identificar precisamente onde os gargalos ocorrem, descobrir desvios inesperados do seu processo planejado e identificar as causas-raiz dos atrasos. Isso vai além de simples relatórios, revelando as complexas interdependências e variações que impactam o seu ciclo de Processamento de Faturas de Contas a Pagar. Ao analisar a execução no mundo real, você obtém insights acionáveis sobre exatamente onde os esforços de otimização de processos trarão o maior retorno, seja em workflows de aprovação, procedimentos de conciliação ou resolução de discrepâncias.

Principais Áreas para Melhoria no Seu Workflow de Contas a Pagar

Através do Process Mining, áreas comuns para melhoria no Processamento de Faturas de Contas a Pagar dentro do Sage Intacct frequentemente surgem. Você pode descobrir que os workflows de aprovação de faturas não são tão eficientes quanto o esperado, com faturas frequentemente sendo reencaminhadas entre aprovadores ou aguardando ação por longos períodos. Outra descoberta frequente está relacionada a discrepâncias de conciliação – problemas que surgem durante a conciliação de pedidos de compra (PO) ou recebimento de mercadorias (GR) que exigem intervenção manual e estendem significativamente o ciclo de Processamento de Faturas de Contas a Pagar. O Process Mining pode destacar essas ocorrências, identificando quais fornecedores, tipos de fatura ou grupos de usuários mais contribuem para esses atrasos. Além disso, pode revelar desvios de processo onde as faturas contornam verificações padrão ou são encaminhadas incorretamente, apresentando riscos de conformidade. Ao identificar esses pontos de dor específicos, você pode desenvolver estratégias direcionadas para melhorar a eficiência do Processamento de Faturas de Contas a Pagar, reduzir intervenções manuais e garantir a aderência aos seus termos de pagamento e políticas internas.

Resultados Mensuráveis da Otimização do Processo de Contas a Pagar

Aplicar o Process Mining para otimizar o seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar no Sage Intacct produz benefícios concretos e mensuráveis. Espere uma redução significativa no seu ciclo de Processamento de Faturas de Contas a Pagar, levando a pagamentos mais rápidos e a uma maior probabilidade de capturar descontos por pagamento antecipado. Isso contribui diretamente para a redução de custos, minimizando multas por atraso e liberando a equipe de perseguir faturas atrasadas ou resolver problemas recorrentes. A conformidade aprimorada do processo garante que cada fatura esteja em conformidade com as políticas internas e os requisitos regulatórios, mitigando o risco financeiro. Em última análise, a otimização de processos resulta em melhor gestão do fluxo de caixa, relacionamentos mais fortes com fornecedores devido a pagamentos pontuais, e uma função de Contas a Pagar mais previsível e transparente. Essa abordagem orientada por dados oferece um caminho claro sobre como reduzir o ciclo de Processamento de Faturas de Contas a Pagar e impulsionar a eficiência operacional geral.

Iniciando Sua Jornada de Melhoria do Processo de Contas a Pagar

Dar o primeiro passo para otimizar o seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar no Sage Intacct com Process Mining é mais simples do que você imagina. Ao alavancar o poder dos seus dados existentes no Sage Intacct, você pode rapidamente obter insights profundos sobre o seu estado atual. Esses insights permitem que você tome decisões informadas, implemente mudanças eficazes e monitore continuamente o impacto dos seus esforços de otimização de processos. Comece sua jornada rumo a uma função de Contas a Pagar mais eficiente, conforme e com melhor custo-benefício hoje mesmo.

Processamento de Faturas de Contas a Pagar Automação de Faturas Workflow de Contas a Pagar Conformidade com os Termos de Pagamento Gestão de Fornecedores Operações Financeiras Aprovação de Fatura Resolução da Discrepância Otimização do Fluxo de Caixa Eficiência de Contas a Pagar

Problemas e Desafios Comuns

Identifique quais desafios estão te impactando

Faturas frequentemente ficam presas em filas de aprovação, levando a atrasos significativos no processamento. Isso não apenas gera multas por atraso de pagamento e perda de descontos por pagamento antecipado, mas também tensiona os relacionamentos com fornecedores e impacta a situação financeira da organização.
O ProcessMind revela onde as faturas gastam tempo excessivo aguardando aprovação, destacando aprovadores específicos ou etapas de aprovação que criam gargalos. Ao visualizar o fluxo de aprovação para o Processamento de Faturas de Contas a Pagar no Sage Intacct, você pode direcionar melhorias para agilizar as aprovações.

Atrasos no ciclo de Processamento de Faturas de Contas a Pagar resultam em faturas pagas após o vencimento do período de desconto por pagamento antecipado. Isso impacta diretamente a lucratividade e aumenta o custo operacional geral, representando uma oportunidade perdida de economias significativas. O ProcessMind analisa todo o ciclo de vida da fatura no Sage Intacct, comparando as datas de execução de pagamento com os termos do fornecedor e a elegibilidade para desconto. Ele identifica as causas-raiz dos atrasos que impedem pagamentos pontuais, permitindo que você recupere oportunidades de economia perdidas.

O Processamento de Faturas de Contas a Pagar frequentemente envolve entrada manual de dados, correções e etapas de revalidação repetitivas, mesmo com ferramentas automatizadas como o Sage Intacct. Isso aumenta significativamente os custos de processamento, introduz erros humanos e desvia o tempo valioso da equipa de tarefas mais estratégicas. O ProcessMind mapeia o fluxo real das faturas, identificando atividades que são frequentemente repetidas ou que envolvem intervenção manual. Ele destaca ciclos de retrabalho e pontos de captura manual de dados, fornecendo insights para automatizar e otimizar os seus processos de Contas a Pagar no Sage Intacct.

Muitas vezes, pagamentos são efetuados fora dos termos definidos com fornecedores ou das políticas internas da empresa, o que acarreta riscos de conformidade, potenciais penalidades e problemas de auditoria. Sem uma visibilidade clara, torna-se difícil assegurar que cada transação de Processamento de Faturas de Contas a Pagar esteja em conformidade com as regulamentações. O ProcessMind utiliza os dados de eventos do Sage Intacct para monitorar, em tempo real, a conformidade com os termos de pagamento e a aderência às políticas internas. Ele identifica e sinaliza prontamente os casos em que os pagamentos se desviam do cronograma ou da matriz de aprovação esperados, contribuindo para uma governança mais rigorosa.

Quando as faturas não correspondem aos pedidos de compra ou recebimentos de mercadorias, o processo de resolução pode ser demorado e ineficiente. Essas discrepâncias interrompem o Processamento de Faturas de Contas a Pagar, causando atrasos nos pagamentos e frustração tanto para fornecedores quanto para equipes internas. O ProcessMind visualiza a duração e a frequência das atividades de resolução de discrepâncias dentro do Sage Intacct, identificando problemas comuns e quem ou o que causa atrasos prolongados. Isso permite melhorias direcionadas para acelerar a resolução de disputas.

É desafiador rastrear o status exato de uma fatura, do recebimento ao pagamento, o que gera dificuldades para responder a consultas de fornecedores, prever o fluxo de caixa e identificar gargalos no processo. A natureza opaca do Processamento de Faturas de Contas a Pagar dificulta uma gestão eficaz.
O ProcessMind fornece um mapa visual abrangente da jornada de cada fatura através do Sage Intacct, oferecendo total transparência sobre seu status atual e histórico. Isso permite uma gestão proativa e tomada de decisões informadas em todas as suas operações de Contas a Pagar.

Apesar dos controles, pagamentos duplicados ou outros erros de processamento podem ocorrer no Processamento de Faturas de Contas a Pagar, levando a perdas financeiras, dificuldades de conciliação e danos aos relacionamentos com fornecedores. Identificar e recuperar esses pagamentos é demorado. O ProcessMind pode detectar padrões de números de faturas duplicadas ou transações semelhantes sendo processadas várias vezes dentro do Sage Intacct. Ele destaca as etapas onde esses erros se originam, permitindo a implementação de medidas preventivas e a melhoria da precisão dos dados.

A falta de visibilidade sobre o momento real da execução dos pagamentos, em comparação com suas datas de vencimento ou agendamento, dificulta a previsão precisa do fluxo de caixa. Isso pode levar a uma gestão de liquidez subótima e à perda de oportunidades para um planejamento financeiro estratégico no Processamento de Faturas de Contas a Pagar. O ProcessMind oferece insights precisos sobre o timing dos pagamentos, comparando as Datas de Vencimento das Faturas com as atividades de Pagamento Efetuado no Sage Intacct. Ao entender os comportamentos reais de pagamento, você pode melhorar as previsões de fluxo de caixa e otimizar o capital de giro.

Uma alta frequência de solicitações de pagamento 'urgentes' ou manuais interrompe os workflows padrão de Processamento de Faturas de Contas a Pagar e aumenta os custos operacionais. Isso indica um processo reativo, que frequentemente mascara problemas mais profundos nos ciclos de planejamento ou aprovação dentro do Sage Intacct. O ProcessMind identifica todas as faturas que desviam dos processos padrão para pagamento acelerado, revelando a verdadeira escala deste problema. Ele ajuda a descobrir as razões por trás dessas solicitações urgentes, permitindo otimizar o agendamento proativo de pagamentos e reduzir exceções.

Alguns fornecedores enfrentam consistentemente tempos de processamento mais lentos para suas faturas, o que leva a relações tensas e à perda de oportunidades de desconto por pagamento antecipado que lhes seriam aplicáveis. Identificar quais fornecedores são afetados e por que é um desafio sem uma análise detalhada do Processamento de Faturas de Contas a Pagar. O ProcessMind permite analisar os tempos de processamento de faturas, segmentados por Nome do Fornecedor, diretamente a partir dos seus dados do Sage Intacct. Ele identifica fornecedores ou grupos de fornecedores onde os atrasos são mais comuns, ajudando a resolver pontos de atrito específicos nos seus relacionamentos com fornecedores.

Diferentes centros de custo ou departamentos podem seguir abordagens variadas no Processamento de Faturas de Contas a Pagar, levando a inconsistências em eficiência, conformidade e desempenho geral. Essa abordagem fragmentada dificulta a padronização e a adoção de melhores práticas. O ProcessMind mapeia as jornadas das faturas, comparando variações de processo e indicadores-chave de desempenho como tempo de ciclo e retrabalho por Centro de Custo no Sage Intacct. Essa visão ajuda a identificar quais departamentos estão com dificuldades e facilita a implementação de processos padronizados e otimizados.

Metas Típicas

Defina o que é sucesso

Agilizar o processo de aprovação de faturas é fundamental para capturar descontos por pagamento antecipado e manter relacionamentos sólidos com fornecedores. Ciclos de aprovação longos resultam diretamente em perdas de poupança e potenciais multas por atraso, afetando o resultado final e a eficiência operacional no Processamento de Faturas de Contas a Pagar. Este objetivo visa simplificar as aprovações de forma significativa. O ProcessMind analisa os caminhos e durações reais de aprovação, identificando gargalos específicos, ineficiências de reencaminhamento e aprovadores inativos dentro do seu workflow do Sage Intacct. Ele fornece insights baseados em dados para otimizar as regras de roteamento, reduzir transferências e garantir prazos de resposta mais rápidos, demonstrando melhorias mensuráveis no tempo do ciclo de aprovação.

Maximizar os descontos por pagamento antecipado contribui diretamente para a economia de custos e a melhoria da gestão do fluxo de caixa. Quando as faturas são processadas lentamente, as organizações perdem oportunidades valiosas de reduzir suas despesas. Este objetivo visa garantir que os termos de pagamento favoráveis sejam consistentemente cumpridos para obter benefícios financeiros.
O ProcessMind rastreia faturas do recebimento ao pagamento, destacando aquelas que se aproximam da sua janela de desconto por pagamento antecipado. Ele aponta os atrasos exatos que impedem a captura, sejam aprovações lentas, problemas de entrada de dados ou problemas de correspondência no Sage Intacct, permitindo intervenções direcionadas e um aumento mensurável na concretização dos descontos.

A entrada e reconciliação manual de dados são propensas a erros, consomem tempo significativo da equipe e aumentam os custos operacionais em Contas a Pagar. Automatizar essas etapas leva a maior precisão, eficiência e permite que sua equipe se concentre em atividades de maior valor. Este objetivo visa uma redução substancial no esforço manual.
O ProcessMind visualiza todas as intervenções manuais, ciclos de retrabalho e divergências no seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar. Ele identifica onde a automação pode ter o maior impacto, analisando tarefas manuais repetidas e erros de transcrição de dados, orientando a implementação de soluções de automação inteligentes dentro do Sage Intacct para minimizar os pontos de contato humanos.

Garantir a estrita adesão às políticas de pagamento internas e aos requisitos regulatórios é fundamental para a governança financeira, gestão de riscos e prontidão para auditorias. Pagamentos não conformes podem resultar em penalidades, danos à reputação e perdas financeiras. Este objetivo visa eliminar desvios das regras de pagamento estabelecidas.
O ProcessMind audita o percurso de cada fatura em relação a regras de política predefinidas, sinalizando automaticamente desvios como pagamentos não autorizados, termos de pagamento incorretos aplicados ou etapas de aprovação ignoradas no Sage Intacct. Ele fornece evidências transparentes de não conformidade, permitindo ações corretivas e monitorização contínua para garantir que todos os pagamentos estejam em conformidade com a política.

Tempos prolongados de resolução de divergências atrasam pagamentos de faturas, tensionam relacionamentos com fornecedores e consomem recursos valiosos. Resolver rapidamente problemas como divergências de preço ou quantidade é crucial para manter operações fluidas e o fluxo de caixa. Este objetivo visa acelerar significativamente o processo de resolução.
O ProcessMind mapeia os caminhos que as faturas percorrem quando ocorrem divergências, identificando as causas-raiz, etapas comuns de resolução e o tempo médio gasto em cada fase. Ele destaca gargalos e ciclos de comunicação ineficientes dentro do Sage Intacct que prolongam a resolução, permitindo o redesenho direcionado do processo para reduzir o tempo médio de resolução.

A falta de visibilidade clara e em tempo real sobre todo o ciclo de vida do Processamento de Faturas de Contas a Pagar impede a tomada de decisões eficazes e a resolução de problemas. Compreender o verdadeiro processo 'as-is' é a base para qualquer melhoria significativa. Este objetivo proporciona uma visão abrangente e transparente das operações.
O ProcessMind descobre e visualiza automaticamente a jornada completa de processamento de faturas, do recebimento inicial ao pagamento final no Sage Intacct. Ele revela todas as variantes reais do processo, atrasos ocultos e ciclos de retrabalho, oferecendo uma transparência sem precedentes sobre as métricas de desempenho e permitindo a identificação de oportunidades de otimização baseadas em dados.

Pagamentos duplicados e erros de processamento resultam diretamente em perdas financeiras, exigem conciliação demorada e podem prejudicar a confiança do fornecedor. Um processo robusto de Contas a Pagar deve evitar que esses problemas ocorram. Este objetivo visa um ambiente com zero erros e zero pagamentos duplicados. O ProcessMind identifica padrões e atividades específicas nos seus dados do Sage Intacct que levam a pagamentos duplicados ou outros erros de processamento. Ao visualizar esses caminhos propensos a erros e mostrar onde ocorrem intervenções manuais ou discrepâncias de dados, ele possibilita a implementação de controles preventivos e ajustes de processo para erradicar esses erros dispendiosos.

Uma gestão eficaz do fluxo de caixa depende de ciclos de pagamento previsíveis e da capacidade de programar estrategicamente os desembolsos. Processos de Contas a Pagar ineficientes podem levar a saídas de caixa inesperadas ou a oportunidades perdidas de reter o caixa por mais tempo. Este objetivo aprimora a previsão e o controle financeiro. O ProcessMind fornece insights detalhados sobre os prazos reais de pagamento, a média de dias para pagar e a adesão aos termos de pagamento em todas as faturas no Sage Intacct. Ao entender essa dinâmica, as organizações podem prever melhor as necessidades futuras de caixa, identificar oportunidades para estender os prazos de pagamento sem incorrer em penalidades e alinhar os pagamentos com os objetivos estratégicos de fluxo de caixa.

Um alto volume de pagamentos urgentes ou manuais indica ineficiências de processo subjacentes, muitas vezes resultantes de atrasos ou problemas anteriores no workflow de Contas a Pagar. Esses pagamentos são caros de processar e interrompem os procedimentos operacionais padrão. Este objetivo visa reduzir significativamente a sua frequência.
O ProcessMind desvenda as causas-raiz que levam a pagamentos urgentes e manuais, rastreando a jornada da fatura para cada ocorrência. Ele identifica gargalos comuns, como o recebimento tardio da fatura ou atrasos na aprovação no Sage Intacct, que exigem processamento acelerado, permitindo a adoção de medidas proativas para migrar para uma programação de pagamentos mais padronizada e eficiente.

O processamento inconsistente de faturas entre diferentes fornecedores pode levar a confusão, erros e níveis variáveis de eficiência. Estabelecer um workflow padronizado garante previsibilidade, reduz a sobrecarga de treinamento e melhora a qualidade operacional geral. Este objetivo foca na criação de um processo uniforme e eficiente para todos os fornecedores. O ProcessMind analisa variantes de processo com base nas características dos fornecedores, destacando desvios do caminho ideal. Ele identifica quais faturas de fornecedores seguem rotas não padronizadas ou ineficientes dentro do Sage Intacct, permitindo que as organizações definam e apliquem as melhores práticas em toda a base de fornecedores, garantindo um processamento consistente e de alta qualidade.

Variações no Processamento de Faturas de Contas a Pagar em diferentes centros de custo podem levar a um desempenho inconsistente, dificuldades em benchmarking e à incapacidade de alavancar as melhores práticas em toda a empresa. Harmonizar esses processos garante eficiência e conformidade consistentes. Este objetivo visa unificar os workflows de Contas a Pagar.
O ProcessMind compara os fluxos reais de processamento de faturas entre diferentes centros de custo dentro do Sage Intacct. Ele identifica e quantifica as variações em termos de atividades, durações e gargalos específicos de cada centro, fornecendo os dados necessários para padronizar processos, propagar melhores práticas e melhorar a eficiência organizacional geral.

O Caminho de Melhoria em 6 Etapas para o Processamento de Faturas de Contas a Pagar

1

Obter Modelo de Dados de Contas a Pagar

2

Exportar Dados do Sage Intacct

3

Carregue Seus Dados de Contas a Pagar

4

Analisar o Fluxo do Processo de Contas a Pagar

5

Agir com base nos Insights e Otimizar

6

Monitorar o Progresso e Sustentar

1

Obter Modelo de Dados de Contas a Pagar

O que fazer

Obtenha o modelo Excel pré-configurado e adaptado para os dados de Processamento de Faturas de Contas a Pagar. Isso garante que seus dados se alinhem com os requisitos de análise do ProcessMind.

Ver Guia do Modelo de Dados Baixar Modelo
Por que é importante

Usar a estrutura correta é fundamental para uma análise de processo precisa. Isso previne erros de importação de dados e garante que todos os eventos chave do processamento de faturas sejam capturados.

Resultado esperado

Um modelo Excel padronizado, pronto para ser preenchido com seus dados de Contas a Pagar do Sage Intacct.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Descubra Economias Ocultas no Seu Fluxo de Processos de Contas a Pagar

O ProcessMind revela a verdadeira execução do seu processamento de faturas de Contas a Pagar, evidenciando ineficiências ocultas e lacunas de conformidade através de visualizações intuitivas e insights baseados em dados. Compreenda cada etapa para otimizar e agilizar os pagamentos.
  • Identifique com precisão os gargalos no processamento de faturas
  • Analisar a conformidade com as políticas de pagamento
  • Reduzir etapas manuais e atrasos de pagamento
  • Aumentar a produtividade da equipe de Contas a Pagar no Sage Intacct
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Libere a Eficiência em Suas Contas a Pagar

Ao visualizar e analisar o processamento de faturas de Contas a Pagar no Sage Intacct, as organizações obtêm insights acionáveis para identificar gargalos, reduzir o esforço manual e melhorar significativamente os indicadores-chave de desempenho. Esses resultados são uma consequência direta da otimização baseada em dados.

0 %
Ciclo de Aprovação Mais Rápido

Redução média no tempo de aprovação

Otimize os seus workflows de aprovação para reduzir significativamente o tempo que as faturas demoram à espera de aprovação, acelerando os ciclos de pagamento e melhorando a eficiência.

0 x
Aumentar o Aproveitamento de Descontos

Aumento nos descontos por pagamento antecipado

Identifique e resolva gargalos que impedem pagamentos antecipados, garantindo que você capture consistentemente descontos valiosos oferecidos por fornecedores e melhore o fluxo de caixa.

0 %
Melhor Conformidade com as Políticas

Melhoria na conformidade com a política

Obtenha visibilidade total dos seus processos de pagamento para identificar e retificar atividades não conformes, garantindo a adesão às políticas internas e aos padrões regulatórios.

0 %
Menos Pagamentos Urgentes

Redução em pagamentos manuais/urgentes

Identifique as causas raiz dos pagamentos urgentes para reduzir sua frequência, diminuindo taxas extras e melhorando a previsibilidade geral do fluxo de caixa.

0 %
Resolução Mais Rápida de Problemas

Redução no tempo de resolução de divergências

Identifique e resolva rapidamente as discrepâncias comuns em faturas, minimizando atrasos e melhorando a eficiência geral do seu processo de Contas a Pagar.

0 %
Aumento da Taxa de Processamento Direto

Mais faturas processadas automaticamente

Aumentar a porcentagem de faturas processadas sem intervenção manual ou retrabalho, melhorando significativamente a eficiência e reduzindo os custos de processamento.

Os resultados individuais podem variar com base na complexidade específica do seu processo de Contas a Pagar, qualidade dos dados e âmbito das melhorias implementadas. Os valores apresentados ilustram ganhos de desempenho típicos observados.

Dados Recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e expanda conforme necessário.
É novo em event logs? Saiba como criar um event log para Process Mining.

Atributos

Pontos de dados essenciais para capturar para análise

O identificador único para cada fatura de fornecedor, servindo como o ID primário do caso para rastrear sua jornada desde o recebimento até o pagamento.

Por que é importante

Este é o Case ID essencial que conecta todas as etapas do processo para uma única fatura, possibilitando analisar o tempo e o caminho de processamento de ponta a ponta.

O nome legal do fornecedor ou vendedor que submeteu a fatura.

Por que é importante

Permite a análise de variações de processo e desempenho por fornecedor, ajudando a identificar gargalos específicos do fornecedor ou problemas de qualidade da fatura.

O valor monetário total da fatura.

Por que é importante

Permite análises baseadas em valor, como identificar se faturas de alto valor seguem caminhos diferentes ou levam mais tempo, e é fundamental para verificar a conformidade com os limites de aprovação.

A data de vencimento do pagamento da fatura, de acordo com os termos de pagamento.

Por que é importante

Esta data é crítica para analisar as taxas de pagamento dentro do prazo, gerir o fluxo de caixa e identificar oportunidades para capturar descontos por pagamento antecipado.

A data em que a transação da fatura é lançada no General Ledger (GL).

Por que é importante

Indica quando uma fatura é oficialmente registrada no sistema financeiro, o que é crucial para medir os tempos de ciclo contábeis e garantir relatórios financeiros oportunos.

O identificador para a Ordem de Compra (PO) associada à fatura, se aplicável.

Por que é importante

Distingue faturas com Ordem de Compra de faturas sem Ordem de Compra, que frequentemente seguem caminhos de processamento diferentes e possuem distintos potenciais de automação.

O departamento ou unidade de negócio específica à qual a despesa da fatura é alocada.

Por que é importante

Permite a comparação de desempenho entre diferentes unidades de negócio, destacando inconsistências e oportunidades para padronização de processos.

O nome do colaborador ou usuário que realizou uma atividade específica na fatura.

Por que é importante

Acompanha qual usuário realizou uma ação, o que é fundamental para analisar o desempenho dos aprovadores, a distribuição da carga de trabalho e identificar necessidades de treinamento.

O estado atual de processamento da fatura dentro do workflow de Contas a Pagar.

Por que é importante

Fornece uma visão geral do estado atual de uma fatura, o que é vital para monitorar cargas de trabalho e identificar as etapas onde as faturas ficam retidas.

O status atual da transação de pagamento associada à fatura.

Por que é importante

Acompanha o sucesso e o status da etapa final de pagamento, ajudando a identificar e resolver rapidamente erros ou atrasos de pagamento.

Atividades

Etapas do processo para monitorar e otimizar

Marca o início do processo quando uma fatura é lançada no Sage Intacct, seja manualmente ou através de uma solução de captura automatizada. Este evento é tipicamente inferido a partir do timestamp de criação do registro da AP Bill.

Por que é importante

Isto estabelece o ponto de partida para todos os cálculos de cycle time, essencial para medir a eficiência geral do processo e o rendimento de faturas.

Confirma que os detalhes da fatura, como quantidades e preços, foram conciliados com sucesso com uma Ordem de Compra correspondente. Isso é frequentemente capturado explicitamente quando um usuário vincula uma Ordem de Compra a uma Fatura de Contas a Pagar.

Por que é importante

Uma etapa crítica para faturas vinculadas a ordens de compra (OC). Falhas ou longas durações na conferência indicam potenciais divergências e são uma fonte comum de gargalos.

Representa o envio de uma fatura validada e conciliada para o workflow de aprovação. O Sage Intacct regista esta ação quando uma fatura é submetida para aprovação, acionando as notificações.

Por que é importante

Isto marca o início do ciclo de aprovação. Acompanhar este evento é essencial para analisar o KPI 'Tempo Médio de Aprovação de Faturas' e identificar atrasos.

Significa que a fatura foi aprovada pela autoridade designada e está pronta para o lançamento do pagamento. Este é um evento explícito registado no histórico de aprovações ou no audit trail do Sage Intacct.

Por que é importante

Um marco crítico que encerra o ciclo de aprovação. Atrasos antes desta etapa indicam gargalos na aprovação, enquanto uma aprovação rápida é fundamental para aproveitar os descontos de pagamento antecipado.

Marca a transação onde a fatura aprovada é formalmente lançada no General Ledger, criando uma responsabilidade financeira. Este é um evento contábil explícito e central no Sage Intacct.

Por que é importante

Este é um marco financeiro chave que torna a fatura uma obrigação oficial da empresa, preparando-a para pagamento e impactando as demonstrações financeiras.

Marca a execução da transação de pagamento, onde fundos são desembolsados ao fornecedor. Este é um evento explícito com uma data de transação específica.

Por que é importante

Um marco crucial para medir a conformidade com o pagamento e a Taxa de Aproveitamento de Descontos para Pagamento Antecipado. O tempo desde a aprovação até este evento demonstra a eficiência do processamento de pagamentos.

A etapa final, confirmando que o pagamento foi liquidado pelo banco e a transação foi conciliada. Isso é tipicamente registado durante o processo de conciliação bancária no módulo de Cash Management do Sage Intacct.

Por que é importante

Este evento marca o verdadeiro fim do ciclo de vida da fatura. O cycle time completo de ponta a ponta é medido até este ponto, fornecendo uma imagem completa da saída de caixa.

Perguntas Frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining analisa seus dados reais de processamento de faturas de Contas a Pagar do Sage Intacct para revelar ineficiências, gargalos e lacunas de conformidade. Ele visualiza o fluxo de ponta a ponta, mostrando onde ocorrem atrasos, o retrabalho manual é comum ou as políticas não são seguidas. Isso permite tomar decisões baseadas em dados para reduzir os tempos de ciclo e maximizar os descontos por pagamento antecipado.

Para realizar Process Mining em Contas a Pagar, necessita principalmente de event logs do Sage Intacct. Isto inclui pontos de dados como datas de criação de faturas, etapas de aprovação com timestamps e aprovadores, datas de pagamento e alterações de estado para cada fatura. O objetivo é capturar cada ação relevante pela qual uma fatura passa.

Você pode esperar melhorias significativas, como uma redução de 30% no tempo de ciclo de aprovação de faturas e um aumento na captura de descontos por pagamento antecipado. Insights iniciais do Process Mining podem ser gerados em semanas, revelando oportunidades imediatas de otimização. Melhorias sustentáveis são geralmente realizadas ao longo de alguns meses por meio de mudanças direcionadas.

Sim, o Process Mining é projetado para identificar as causas raiz reais dos gargalos de Contas a Pagar, e não apenas seus sintomas. Ao analisar o fluxo de milhares de faturas, ele aponta estágios, equipes ou fornecedores específicos onde os atrasos ocorrem consistentemente. Este insight profundo permite que você aborde as questões centrais de forma eficaz, em vez de adivinhar.

Normalmente, plataformas de Process Mining exigem acesso a dados de transações históricas do Sage Intacct, geralmente por meio de extrações seguras de dados ou integrações de API. Os dados precisam ser estruturados no formato de um event log, o que frequentemente envolve colaboração com a TI para garantir a precisão e a completude dos dados. Geralmente, é necessária uma integração direta mínima com o sistema ativo do Sage Intacct, focando na ingestão de dados.

Não, o Process Mining é uma abordagem analítica não disruptiva. Ele trabalha com dados históricos exportados do Sage Intacct, o que significa que não interfere em seus sistemas de Contas a Pagar ativos ou nas operações em andamento. A análise ocorre de forma independente, fornecendo insights que podem ser usados para embasar melhorias.

O Process Mining mapeia rigorosamente cada etapa que uma fatura percorre, identificando desvios do caminho padrão e em conformidade que frequentemente levam a erros como pagamentos duplicados. Ele destaca onde os controles podem ser fracos ou onde intervenções manuais introduzem riscos. Essa visibilidade permite implementar medidas preventivas e fortalecer os controles internos.

Um log de eventos é uma coleção estruturada de dados que detalha cada etapa, ou

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