BPMN 2.0 : modéliser et améliorer les processus métier

BPMN 2.0

Le guide complet de BPMN 2.0 : éléments, avantages et cas d’usage

Les processus métier complexes sont difficiles à gérer. Vous devez parfois coordonner plusieurs tâches, suivre chaque étape et assurer la continuité des opérations. Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0 vous aide à visualiser, comprendre et simplifier la gestion des processus métier. En cartographiant vos flux de travail, vous pouvez repérer les inefficacités, optimiser les processus et améliorer l’efficacité opérationnelle.

Qu’est-ce que BPMN 2.0 ?

Qu’est-ce que BPMN 2.0 ? BPMN 2.0 est un langage universel pour cartographier les processus métier. Créé et maintenu par l’Object Management Group (OMG), il fournit une notation standardisée pour produire des schémas de processus métier clairs et cohérents. Comme BPMN 2.0 est indépendant des fournisseurs, vous pouvez utiliser n’importe quel logiciel tout en garantissant que votre diagramme BPMN 2.0 sera compris et interprété par les autres parties prenantes.

Notre solution SaaS d’analyse des processus utilise BPMN 2.0 pour réunir le Process Mining, la conception et la simulation. Avec ce logiciel, vous pouvez surveiller, évaluer et améliorer vos flux de travail afin d’accroître l’efficacité et la productivité.

Pourquoi utiliser BPMN 2.0 ?

BPMN 2.0 offre plusieurs avantages pour la gestion des processus métier. En voici quelques-uns :

• Communication et collaboration améliorées : BPMN 2.0 fournit aux analystes métier, aux développeurs, aux managers et aux autres parties prenantes un langage commun pour échanger sur les processus. La communication et le travail en équipe s’en trouvent améliorés, ce qui facilite une gestion plus efficace.
• Meilleure compréhension des processus : les diagrammes BPMN 2.0 facilitent l’identification des goulots d’étranglement, des redondances et des possibilités d’amélioration. Cette visibilité vous aide à optimiser les processus et à gagner en efficacité.
• Documentation et analyse plus claires : les diagrammes BPMN 2.0 constituent une source de référence centrale pour vos processus métier. Ils réduisent le recours à une documentation textuelle volumineuse et simplifient l’analyse des processus.
• Efficacité accrue et réduction des erreurs : des processus bien définis réduisent les erreurs et améliorent l’efficacité. BPMN 2.0 contribue à cet objectif grâce à un cadre structuré pour la conception et la mise en œuvre des processus.

Comprendre les éléments constitutifs des diagrammes BPMN 2.0

Considérez un diagramme BPMN 2.0 comme le plan de votre processus métier, construit à partir d’un ensemble d’éléments de base :

BPMN utilise quatre types d’éléments pour cartographier un processus métier :

• Objets de flux : Events, Gateways et Activities
• Objets de connexion : Sequence Flow, Message Flow et Associations
• Couloirs : Pools et Lanes
• Artefacts : Data Objects, Groups et Annotations

Examinons chaque élément et son rôle.

Events

Les Events déclenchent, modifient ou terminent un processus métier. Ils sont représentés par des cercles contenant des symboles. Chaque symbole correspond à un type d’Event particulier :

• Un Start Event est représenté par un cercle à bord fin.
• Un End Event est représenté par un cercle à bord épais.
• Un Intermediate Event est représenté par un cercle à double bord.

Start Event

Un diagramme BPMN peut comporter plusieurs Start Events. Seuls les Events reliés au Start Event concerné sont activés. Par exemple, un processus de prise de commande peut dépendre du canal de réception : via le site web, par téléphone ou au moyen d’une demande en personne. Le Start Event correspondant lance le processus.

Événement de fin

Un événement de fin marque la conclusion d’un processus lorsque toutes les étapes requises du diagramme sont terminées. Un processus peut produire plusieurs résultats, par exemple une réussite ou un échec. Vous pouvez donc utiliser plusieurs événements de fin pour représenter ces résultats. Ainsi, une commande traitée avec succès se termine par un événement de réussite, tandis que des informations de carte incorrectes entraînant l’échec d’une transaction aboutissent à une commande non finalisée.

Cet exemple montre comment les événements de fin peuvent représenter différents résultats. Donnez à chaque événement de fin un nom distinct afin d’éviter toute confusion.

Événement intermédiaire

Un événement intermédiaire se produit entre le début et la fin d’un processus. Il peut recevoir ou envoyer des informations (« throw »). Les éléments de connexion du diagramme indiquent si l’événement reçoit ou émet ces informations.

Dans le diagramme, la réception d’un message démarre le processus. Les tâches suivantes vérifient la disponibilité de l’article. Une fois l’article disponible, un événement intermédiaire envoie un lien de confirmation. Le traitement de la commande se poursuit uniquement après réception de ce lien, puis se termine par l’achèvement de la commande, représenté par l’événement de fin.

Les événements intermédiaires peuvent utiliser différents symboles de déclencheur qui influencent le déroulement des événements. Ces déclencheurs comprennent les messages, les minuteries, les erreurs, les compensations, les flux conditionnels, les signaux, les événements multiples, les escalades et les processus parallèles. Chacun représente une interaction ou une condition particulière.

Activités

Dans BPMN, les activités représentent les tâches à accomplir dans le cadre d’un processus, par exemple vérifier une commande ou expédier un produit. Vous pouvez ajouter des marqueurs pour indiquer les actions répétées, comme les boucles.

Tâches

Vous catégorisez les tâches selon le participant concerné et les objets qu’il utilise, consomme ou génère au cours du processus.

Tâche générique

Une tâche générique est un type de tâche élémentaire dans votre modèle de processus. Vous pouvez l’ajouter rapidement, puis la préciser ultérieurement en lui attribuant un sous-type spécifique.

Manual Task

Les personnes exécutent les Manual Tasks sans interaction directe avec un moteur de processus. Il peut s’agir de classer des documents, de résoudre par téléphone des problèmes liés à des factures ou d’aider des clients au guichet.

User Task

Les User Tasks sont réalisées par des personnes. Le moteur de processus les attribue directement à la file de tâches de chaque personne. Une fois la tâche terminée, le moteur demande une confirmation, souvent au moyen d’une saisie de données ou d’un clic sur un bouton. Les User Tasks constituent un élément central des systèmes de gestion des flux de travail humains.

Parmi les exemples figurent la vérification de factures, l’approbation de demandes de congés et le traitement de tickets d’assistance.

Receive Task

Les Receive Tasks modélisent la réception d’un message comme une tâche distincte dans le flux du processus. Elles constituent une alternative à un événement de réception de message et sont représentées en BPMN 2.0 par le symbole d’une enveloppe vide.

Receive Task (Instantiating)

Un Receive Task (Instantiating) comporte une petite icône d’événement dans son angle supérieur gauche. Il démarre un processus et constitue une alternative à un événement de début déclenché par un message.

Send Task

Le moteur de processus exécute les Send Tasks pour appeler des services web de manière asynchrone au moyen de files de messages et traiter des tâches techniques.

Script Task

Le moteur de processus exécute directement les Script Tasks. Vous devez les rédiger dans un langage que le moteur peut interpréter.

Service Task

Les Service Tasks correspondent à des opérations réalisées par des applications logicielles et exécutées automatiquement dans le cadre du flux de travail du processus. BPMN suppose généralement que des services web assurent ces fonctions, mais vous pouvez également utiliser d’autres implémentations. Les Service Tasks prennent en charge l’intégration orientée processus et s’inscrivent étroitement dans les principes de l’architecture orientée services (SOA).

Business Rule Task

Introduites dans BPMN 2.0, les Business Rule Tasks appliquent des règles spécifiques au sein d’un processus.

Autres types d’activités

Parmi les autres types d’activités importants figurent les Subprocesses réduits, les Tasks multi-instance et les AdHoc Subprocesses. Ils vous aident à représenter clairement les comportements complexes d’un processus.

Subprocess réduit

Un Subprocess réduit regroupe plusieurs Tasks au sein du processus global afin de préserver la lisibilité du diagramme. Il représente ces étapes sous la forme d’un seul élément, tandis qu’une vue développée distincte présente les détails ailleurs dans le diagramme.

AdHoc Subprocess

Les AdHoc Subprocesses ne suivent aucun ordre d’exécution prédéfini. Vous pouvez exécuter les Tasks dans l’ordre de votre choix ou les ignorer, selon les exigences du processus.

Tâche en boucle

Les Loop Tasks se répètent selon un cycle, à la manière d’une boucle « do while » en programmation. La Task ou le Subprocess s’exécute une première fois avant que le moteur n’évalue la condition de sortie. Si cette condition n’est pas remplie, l’activité s’exécute à nouveau. Lorsqu’elle l’est, le processus passe aux activités suivantes.

Multi-instance

Une activité multi-instance répète une Task pour un nombre défini d’objets ou d’éléments. Elle fonctionne comme une boucle for-each : la Task ou le Subprocess s’exécute une fois pour chaque élément d’une collection. Chaque élément possède sa propre instance et l’activité ne se termine qu’une fois toutes les instances achevées. Les lignes verticales indiquent que les éléments s’exécutent simultanément, ou en parallèle. Les lignes horizontales indiquent qu’ils s’exécutent l’un après l’autre, ou séquentiellement.

Rémunération

Les Compensation Tasks gèrent les événements de compensation dans un flux de travail. Vous devez toujours les relier au diagramme de processus au moyen d’Associations, et non de Sequence Flows.

Compensation combinée

Vous pouvez combiner les Compensation Tasks avec des boucles et des instances multiples. Dans ce cas, le marqueur de compensation apparaît à côté du marqueur de boucle ou de multi-instance. Vous pouvez également associer les Compensation Tasks à tout type de Task décrit ci-dessus. Cela permet notamment de représenter une Manual Task qui se répète jusqu’à sa réussite ou une Task qui s’exécute plusieurs fois en parallèle dès que possible.

Gateways

Les Gateways sont des points de décision qui orientent le flux du processus en fonction de conditions ou d’événements. Dans les diagrammes BPMN, ils prennent la forme de losanges. Les types courants comprennent les Gateways inclusifs, exclusifs, parallèles et complexes. Les Gateways peuvent également utiliser des déclencheurs fondés sur les données ou les événements.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Un Exclusive Gateway se présente sous la forme d’un losange, avec ou sans « X » à l’intérieur. Il dirige le flux du processus vers un seul chemin de sortie possible.

Inclusive Gateway

Un Inclusive Gateway se présente sous la forme d’un losange contenant un cercle. Il peut diviser simultanément le flux du processus en plusieurs branches. Le processus doit achever chaque chemin activé avant leur réunion au niveau d’un Gateway ultérieur.

Parallel Gateway

Un Parallel Gateway se présente sous la forme d’un losange contenant un signe plus (« + »). Lorsqu’il divise le flux, il active simultanément tous les chemins sortants. Lorsque les chemins convergent, il attend que chaque branche entrante soit terminée avant de poursuivre.

Event Gateway

Un Event Gateway se présente sous la forme d’un losange contenant un cercle à double bordure et un pentagone. Il représente un point de décision fondé sur les événements et dirige le flux de travail en fonction du premier événement ou de la première Task à se produire, par exemple la réception d’un message.

Objets de connexion

Sequence Flow

Message Flow

Association

Les objets de connexion montrent comment les éléments sont liés au sein d’un processus. BPMN définit trois types de connecteurs : Sequence Flow, Message Flow et Association.

Sequence Flow

Sequence Flow indique l’ordre d’exécution des Tasks. Il se présente sous la forme d’une ligne droite avec une pointe de flèche et peut représenter un chemin conditionnel ou par défaut.

Message Flow

Message Flow représente la communication entre différents Pools ou périmètres organisationnels, par exemple entre des services. Vous ne pouvez pas l’utiliser pour relier des Events ou des Activities au sein d’un même Pool. Il se présente sous la forme d’une ligne en pointillés qui commence par un cercle et se termine par une pointe de flèche ouverte.

Association

Association utilise des lignes en pointillés pour relier des Activities et des Artifacts. Elle ajoute du contexte sans modifier la séquence du processus.

Pools et Swimlanes

Les Pools représentent les principaux groupes de participants à un processus, par exemple des entreprises ou des services. Les Swimlanes au sein d’un Pool organisent les Activities par rôle ou responsabilité, formant ce que vous pouvez appeler une cartographie de processus en couloirs. Une Swimlane peut également représenter un système, et pas uniquement un service ou un rôle.

Pool réduit

Dans BPMN 2.0, un Pool réduit représente un participant ou une entité externe, tout en masquant ses processus internes et ses Activities. Un Pool représente généralement un participant, par exemple une organisation, un service ou un système.

• Pool réduit : Le Pool affiche uniquement son contour, tandis que ses Tasks et Activities internes restent masquées. Cette représentation est utile lorsque vous devez signaler la participation d’un acteur sans en montrer les détails internes.

• Cas d’utilisation : Utilisez un Pool réduit pour représenter les interactions entre plusieurs participants sans détailler les processus internes de chacun dans votre diagramme.

Un Pool réduit en BPMN 2.0 est utile lorsque vous souhaitez vous concentrer sur les interactions entre les participants plutôt que sur le détail des Tasks de chacun.

Artifacts

Les Artifacts ajoutent du contexte aux diagrammes BPMN. Ils comprennent les Data Objects, les Groups et les Text Annotations, qui facilitent la compréhension du processus et de ses participants.

Data Objects

Les Data Objects définissent les informations requises par une Activity du processus. Un Data Store fournit un référentiel pour collecter ou stocker des informations et les conserve après la fin du processus. Vous pouvez également distinguer le Data Input, qui décrit les données requises, du Data Output, qui documente les données générées.

Group

Un Group regroupe logiquement des Activities afin de faciliter la compréhension du diagramme, sans en modifier le flux.

Text Annotation

Les Text Annotations ajoutent des explications ou du contexte à certaines parties d’un diagramme, ce qui facilite la compréhension de ses composants.

Construire un diagramme BPMN

BPMN s’articule autour de la notion de processus. Pour créer un diagramme BPMN, commencez par décrire le processus en quelques étapes simples. Ajoutez ensuite des détails à mesure que vous affinez le modèle.

Voici un guide étape par étape, accessible aux débutants, pour créer un diagramme BPMN :

1. Identifiez les étapes essentielles : Commencez par repérer les étapes principales, ainsi que les points de début et de fin. Lorsqu’un client passe une commande, identifiez par exemple les actions clés : réceptionner la commande, vérifier le crédit, traiter la commande et émettre une facture.

2. Explorez les chemins alternatifs : Recherchez les itinéraires susceptibles de conduire à des résultats différents, comme l’achèvement de la commande. Ajoutez des Gateways pour représenter ces processus et orientations alternatifs.

3. Mettez en place les Pools et les Swimlanes : Identifiez les parties prenantes, services et rôles clés de chaque entité. Organisez leurs Activities dans des Pools et des Swimlanes afin de représenter clairement les responsabilités.

4. Facilitez la communication par messages : Ajoutez les échanges de Message nécessaires entre différents Pools ou au sein d’un même Pool pour soutenir la circulation des informations.

5. Ajoutez les Artifacts et les détails : Ajoutez les Artifacts pertinents, notamment les documents et les rôles des acteurs. Décomposez les Tasks complexes en Subprocesses.

6. Gérez les erreurs : Enfin, identifiez les erreurs potentielles et ajoutez des mécanismes pour les gérer dans le processus.

Résumé

• Events : Indiquent les points de début et de fin du processus ou des actions importantes, comme passer une commande ou recevoir un paiement.
• Activities : Représentent les Tasks spécifiques du processus, comme vérifier des commandes ou expédier des produits.
• Gateways : Représentent les points de décision qui orientent le flux du processus selon certains critères, comme la vérification du montant d’une commande.
• Sequence Flows : Utilisent des flèches pour indiquer l’ordre des Activities.
• Data Objects : Représentent les informations utilisées ou générées par le processus, comme les données client ou les détails d’une commande.

En comprenant ces éléments fondamentaux et leurs interactions, vous pouvez créer un modèle BPMN qui restitue les détails essentiels de vos processus métier BPMN.

BPMN 2.0 vous aide à concevoir, documenter et gérer n’importe quel flux de travail BPMN. Son approche normalisée de la modélisation visuelle améliore la communication, la clarté et l’efficacité opérationnelle.

Explorez davantage BPMN 2.0 pour découvrir comment cette norme peut accompagner votre organisation. Vous trouverez de nombreuses ressources en ligne, notamment sur le site officiel de BPMN (https://www.bpmn.org/), pour vous aider à commencer.

ProcessMind associe Process Mining, conception et simulation pour améliorer la gestion des processus métier. Utilisez notre logiciel pour surveiller, analyser et optimiser vos flux de travail, tout en augmentant l’efficacité et la productivité.

Bonnes pratiques de modélisation BPMN

Connaître les symboles est une chose ; construire un modèle réellement lisible en est une autre. Ces habitudes permettent de conserver un modèle utile bien après l’atelier qui a servi à le créer.

**Définissez le périmètre avant de dessiner.**Déterminez d’abord l’objectif du modèle, qu’il s’agisse d’amélioration, d’automatisation ou de documentation, car celui-ci définit le niveau de détail nécessaire. Modélisez un processus ou un sous-processus à la fois et n’élargissez le périmètre que lorsque cela apporte une réelle valeur. Faites participer rapidement les personnes qui réalisent le travail : elles repèrent les étapes absentes de la description du processus.

**Travaillez du général au particulier.**Commencez par une vue d’ensemble qui présente les principales étapes, puis décomposez celles qui le nécessitent en sous-processus. À chaque niveau, le lecteur doit pouvoir s’arrêter tout en comprenant le déroulement global.

**Utilisez la norme et restez cohérent.**Utilisez les symboles BPMN 2.0 appropriés plutôt que d’inventer vos propres conventions, et nommez les éléments comme l’entreprise les désigne. La cohérence des noms et de la mise en page permet de retrouver ses repères dans le modèle, même plusieurs mois plus tard.

**Organisez le modèle avec des pools et des couloirs.**Les pools séparent les participants ; les couloirs séparent les rôles au sein d’un participant. Si toutes les tâches se trouvent dans le même couloir, celui-ci n’apporte rien : séparez-les là où la responsabilité change effectivement de main.

**Restez simple.**Les sous-processus et les tâches réutilisables sont préférables à un mur de 200 éléments. Si un modèle nécessite une légende pour être compris, c’est le modèle qu’il faut revoir.

**Validez le modèle.**Parcourez le flux avec les personnes qui l’exécutent, lancez une simulation « et si » pour vérifier son comportement, puis, une fois le modèle associé aux données, laissez ses propres chiffres montrer où la réalité diverge.

**Entretenez-le.**Les modèles vieillissent. Réexaminez-les lorsque le processus évolue, conservez les versions correspondant aux états importants afin de comparer l’avant et l’après, puis archivez ce que vous n’utilisez plus au lieu de le laisser partiellement obsolète.

ProcessMind prend directement en charge ces pratiques : le canevas, la mise en page automatique et l’historique des versions sont décrits dans la modélisation.

BPMN 2.0, modèle et notation des processus métier

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Remerciements

Cette affiche a été créée en 2010, puis traduite par des chercheurs et des professionnels du monde entier. Nous remercions les institutions et les personnes qui ont soutenu cette initiative et permis de partager cette affiche avec vous.

Nous remercions tout particulièrement les personnes et les institutions suivantes :

Auteurs originaux : Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich

Traductions réalisées par les personnes et organisations suivantes : Français : Trisotech ; espagnol : Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos, Marlon Dumas ; russe : Business Process Technology Group du Hasso-Plattner-Institute ; suédois : Birger Andersson et Petia Wohed ; néerlandais : Thauris.nl ; portugais : Lucinéia Heloisa Thom, Cirano Iochpe ; polonais : MGX Infoservice ; hébreu : Ofir Nimitz et Iftah Peretz ; ukrainien : Oleksandr Maistrenko et Artem Polyvyanyy ; chinois : A/Prof Zhang et Lecturer Ms Bai, de la School of Software Engineering de la Beijing Jiaotong University ; hongrois : Istvan Gerecs ; persan : Hamidreza Sarabadani.

source : https://bpm-conference.org/BPMNPoster/