Qu'est-ce que le Process Mining ?

Le Process Mining est une approche analytique qui permet de découvrir, surveiller et améliorer les processus réels en extrayant des connaissances des journaux d’événements des systèmes informatiques.

Un journal d’événements consigne les événements, tels que les transactions et les actions, dans un système informatique. Il est couramment utilisé pour le Process Mining. Chaque événement comprend généralement un horodatage, un nom d’activité et un identifiant de cas.

Un ID de cas est un identifiant unique associé à une instance donnée d’un processus. Il permet de regrouper les événements selon le cas auquel ils appartiennent.

Un diagramme spaghetti est une expression informelle désignant une cartographie de flux de processus enchevêtrée et complexe, comportant de nombreuses variantes et boucles. Il apparaît lorsqu’un processus comporte tellement de parcours que les lignes du diagramme se croisent comme des spaghettis. Il révèle une certaine complexité ou un manque de standardisation.

Le parcours nominal correspond au flux idéal et direct d’un processus, sans écarts ni exceptions. C’est le scénario dans lequel tout se déroule correctement : aucune reprise, aucun retard ni cas particulier. Dans le Process Mining, vous pouvez filtrer le « parcours nominal » pour observer le cas idéal, puis le comparer aux autres parcours réellement suivis.

BPMN signifie Business Process Model and Notation. Il s’agit d’une notation graphique standardisée pour représenter les processus métier à l’aide de symboles tels que des rectangles pour les activités, des losanges pour les décisions et des flèches pour les flux. Les outils de Process Mining produisent souvent des diagrammes proches des modèles BPMN et certains, comme ProcessMind, permettent d’importer et d’exporter des modèles BPMN.

La vérification de conformité est une technique de Process Mining qui compare le processus découvert à un modèle de référence prédéfini afin d’identifier les écarts. Elle répond à la question suivante : « Suivons-nous le processus prescrit ? Si ce n’est pas le cas, où et pourquoi nous en écartons-nous ? » Par exemple, si la politique de l’entreprise exige deux approbations pour chaque facture, mais que les journaux montrent que certaines factures n’en ont reçu qu’une, la vérification de conformité signale l’écart.

Un modèle de processus représente un processus, souvent sous la forme d’un organigramme ou d’un diagramme montrant la séquence des étapes, les points de décision et les flux. Dans le Process Mining, vous obtenez un modèle de processus « as-is » dérivé des données. Vous pouvez le comparer à un modèle de processus « to-be » conçu par l’entreprise.

La découverte de processus est la phase, ou le type de Process Mining, qui génère automatiquement un modèle de processus à partir des données d’un journal d’événements, sans connaissance préalable du processus. Elle montre comment le processus se déroule réellement, en s’appuyant uniquement sur les données. Il s’agit généralement de la première étape du Process Mining et elle fournit une première vision de la réalité.

ProcessMind est une plateforme de Process Mining de nouvelle génération, conçue pour rendre l’amélioration des processus simple, abordable et accessible. Elle réunit le Process Mining, la modélisation et la simulation dans un outil cloud unique. Vous pouvez ainsi importer des données, visualiser les processus et les améliorer sans expertise technique.

ProcessMind est conçu pour être facile à utiliser, permettre une intégration rapide et fournir des analyses concrètes. La plateforme offre un accès immédiat, une configuration sans code et des tarifs transparents. Avec ProcessMind, vous pouvez rapidement découvrir les inefficacités, surveiller la conformité et optimiser les processus, que vous soyez utilisateur métier ou spécialiste des processus.

Le calendrier dépend du périmètre du projet et de la préparation des données. Un petit projet pilote peut produire des résultats en quelques jours à quelques semaines, notamment avec des outils modernes comme ProcessMind. Les projets plus vastes ou plus complexes peuvent prendre plusieurs semaines, principalement en raison de la préparation des données et de l’alignement des parties prenantes.

Les processus couramment analysés comprennent le cycle commande-encaissement, le cycle approvisionnement-paiement, les approbations de factures, l’intégration des clients, les chaînes logistiques, la gestion des services informatiques et le traitement des tickets d’assistance. Vous pouvez analyser tout processus disposant de journaux d’événements numériques.

Le Process Mining utilise les journaux d’événements de systèmes tels que les plateformes ERP, notamment SAP et Oracle ; les plateformes CRM, notamment Salesforce ; les plateformes de centre d’assistance, notamment ServiceNow et Zendesk ; les outils de flux de travail ; ainsi que les applications métier personnalisées. Tout système qui enregistre les étapes d’un processus avec des horodatages et des identifiants de cas peut servir de source de données.

Les services financiers, les opérations, les achats, le service client, l’informatique, les ressources humaines et la conformité utilisent le Process Mining partout où les processus sont suivis et améliorés. Les équipes métier comme les équipes informatiques bénéficient de ces analyses.

Le Process Mining est utilisé dans de nombreux secteurs, notamment l’industrie, la banque, l’assurance, la santé, la logistique, le commerce de détail et le secteur public. Toute organisation disposant de processus numériques peut en tirer parti.

Les fondamentaux du Process Mining comprennent l’extraction des données d’événements depuis les systèmes informatiques, la reconstitution des flux réels des processus et leur visualisation afin d’identifier les inefficacités, les goulots d’étranglement et les possibilités d’amélioration. Trois éléments de données clés sont généralement nécessaires : l’identifiant de cas, le nom de l’activité et l’horodatage. La démarche comprend la découverte, la vérification de conformité et la surveillance continue en vue d’une amélioration permanente. Les plateformes avancées peuvent également utiliser l’apprentissage automatique pour améliorer la détection des tendances et l’analyse des processus.

Le Process Mining des processus métier, également appelé Process Mining BPM, désigne la même approche que le Process Mining. Il utilise des techniques fondées sur les données pour analyser, visualiser et améliorer les processus métier en extrayant des connaissances des journaux d’événements des systèmes informatiques. Son objectif est d’accroître la transparence, d’optimiser les flux de travail et d’améliorer les résultats de l’entreprise.

Les diagrammes de Process Mining représentent visuellement le déroulement réel des processus au sein d’une organisation, à partir de données d’événements réelles. Ils montrent les séquences d’activités, les parcours, les goulots d’étranglement et les variations. Ils vous aident à comprendre le processus réel, à le comparer au processus prévu et à identifier les possibilités d’amélioration.

Les flux de processus métier sont les séquences d’étapes ou d’activités qui composent un processus métier, du début à la fin. Ils définissent la manière dont le travail circule dans une organisation, notamment les points de décision, les tâches parallèles et les transferts entre équipes. Comprendre ces flux vous aide à concevoir des processus plus efficaces et à obtenir des résultats cohérents.

Le Process Mining est une approche analytique qui permet de découvrir, surveiller et améliorer les processus réels en extrayant des connaissances des journaux d’événements des systèmes informatiques. L’expression s’écrit généralement en deux mots : « process mining ».

Les trois types de Process Mining sont les suivants : (1) la découverte de processus, qui génère automatiquement un modèle de processus à partir des données d’un journal d’événements ; (2) la vérification de conformité, qui compare le processus découvert à un modèle de référence afin de détecter les écarts ; et (3) l’amélioration des processus, qui enrichit un modèle existant avec des données de performance telles que les temps associés aux goulots d’étranglement et l’utilisation des ressources.

Le Process Mining utilise les données réelles des journaux d’événements des systèmes informatiques pour découvrir automatiquement le fonctionnement réel des processus. La cartographie des processus repose sur des entretiens et des ateliers menés manuellement pour documenter la manière dont les équipes pensent que les processus fonctionnent. Le Process Mining est objectif, rapide et couvre toutes les variantes de processus, tandis que la cartographie des processus est subjective et représente généralement uniquement le « parcours nominal ».

Un logiciel de Process Mining est une application spécialisée qui ingère des données de journaux d’événements contenant des identifiants de cas, des horodatages et des noms d’activités, puis reconstitue automatiquement des modèles de processus visuels. Il vous aide à découvrir, analyser et optimiser les processus métier à partir de données réelles. Parmi les exemples figurent ProcessMind, Celonis et Disco.

Le Process Mining est couramment utilisé avec les systèmes SAP ERP, en extrayant les journaux d’événements des tables de transactions SAP telles que BKPF, EKPO et VBAK. Ces journaux contiennent des enregistrements horodatés d’activités métier telles que la création d’une commande, la réception des marchandises et la comptabilisation d’une facture. Le logiciel de Process Mining transforme ces données SAP en cartes visuelles des processus, montrant comment des processus tels que le cycle commande-encaissement et le cycle approvisionnement-paiement se déroulent réellement.