BPMN 2.0

O guia definitivo para BPMN 2.0: todos os elementos, benefícios e casos de uso

Sentindo-se sobrecarregado pela complexidade dos seus processos de negócios? Gerenciar múltiplas tarefas, acompanhar diversas etapas e garantir operações sem falhas pode ser desafiador. É aí que entra o Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0. O BPMN 2.0 é uma poderosa ferramenta que ajuda a visualizar, entender e otimizar a gestão de processos de negócios. Ao mapear seus workflows, é possível identificar ineficiências, otimizar processos e melhorar a eficiência geral.

O que é BPMN 2.0?

Pense no BPMN 2.0 como uma linguagem universal para mapear processos de negócio. Isso é exatamente o que ele oferece. Criado e supervisionado pelo Object Management Group (OMG), apresenta uma notação padronizada para criar fluxogramas claros e diretos das suas operações. A verdadeira vantagem do BPMN 2.0 é sua natureza neutra em relação ao provedor, permitindo que qualquer pessoa, independentemente do software usado, compreenda e interprete um diagrama BPMN 2.0.

Nosso produto de insights de processo SaaS incorpora o BPMN 2.0 para unir Process Mining, design e simulação, aprimorando a gestão de processos empresariais. Com este software, você pode monitorar, avaliar e melhorar seus workflows, levando a melhorias significativas na eficiência e produtividade.

Por que Usar BPMN 2.0?

Os benefícios de usar BPMN 2.0 na gestão de processos de negócio são muitos. Aqui estão apenas alguns:

• Melhora na Comunicação e Colaboração: BPMN 2.0 estabelece uma linguagem comum entre analistas de negócios, desenvolvedores, gerentes e todos os stakeholders envolvidos em um processo. Isso melhora a comunicação e o trabalho em equipe, levando a uma gestão mais eficiente.
• Maior Clareza dos Processos: Visualizar processos através de diagramas BPMN 2.0 ajuda a identificar rapidamente gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria. Essa clareza possibilita a optimização dos processos para máxima eficiência.
• Documentação e Análise Simplificadas: Diagramas BPMN 2.0 servem como uma fonte central da verdade para seus processos empresariais. Isso elimina a necessidade de documentação extensa e simplifica a análise de processos.
• Maior Eficiência e Menos Erros: Processos bem definidos resultam em menos erros e maior eficiência. BPMN 2.0 ajuda a alcançar isso ao oferecer uma estrutura para o design e implementação de processos.

Compreendendo os Blocos de Construção de Diagramas BPMN 2.0

Considere um diagrama BPMN 2.0 como o seu projeto de processos de negócio, construído com elementos básicos:

BPMN utiliza esses quatro tipos de elementos para mapear um processo de negócio:

• Flow Objects: Eventos, Gateways e Atividades
• Connecting Objects: Sequence Flow, Message Flow e Associações
• Swimlanes: Pools e Lanes
• Artifacts: Data Objects, Grupos e Anotações

Vamos nos aprofundar nos elementos individuais e seus papéis.

Eventos

Os eventos são gatilhos cruciais que iniciam, modificam ou completam um processo de negócio. Eles são representados por círculos com símbolos dentro, cada símbolo correspondendo a um tipo de evento específico:

• Um start event é mostrado como um círculo com uma borda fina.
• Um end event é mostrado como um círculo com uma borda grossa.
• Um intermediate event é mostrado como um círculo com uma borda dupla.

Start Event

Os diagramas BPMN podem incorporar múltiplos start events. Apenas eventos ligados a um start event relevante são ativados. Por exemplo, considere um processo de colocação de pedido dependente do modo de recebimento—submissão via website, telefone ou presencial. O start event correspondente iniciará o processo.

End Event

Um end event marca a conclusão do processo, ocorrendo após a finalização de todas as etapas no diagrama. Os processos podem gerar múltiplos resultados, como sucesso ou falha; assim, múltiplos end events podem ser usados para ilustrar diversos resultados. Por exemplo, um pedido processado com sucesso conclui-se com um evento de sucesso, enquanto detalhes incorretos do cartão que causam uma falha na transação resultam em um pedido malsucedido.

Este exemplo ilustra diversos resultados dentro das categorias de end events. Múltiplos end events requerem uma nomeação distinta para evitar confusão.

Posicionado entre os pontos de início e de fim, um intermediate event captura ou dissemina (“lança”) informações. Sua função, seja capturar ou lançar, é discernível através do exame dos elementos conectores do diagrama.

No diagrama, o recebimento de uma mensagem inicia o processo. Tarefas subsequentes verificam o estoque de itens, seguidas pelo envio de um link de confirmação através de um intermediate event uma vez confirmada a disponibilidade. O processamento do pedido avança somente após o recebimento do link de confirmação, culminando na conclusão do pedido (end event).

Intermediate events acionam vários símbolos influenciando o fluxo de eventos. Esses gatilhos incluem mensagens, timers, erros, compensações, fluxos condicionais, sinais, múltiplos eventos, escalonamentos e processos paralelos, cada um representando interações ou condições específicas.

Atividades

No BPMN, as atividades representam as tarefas específicas que precisam ser concluídas dentro do processo, como verificar um pedido ou enviar um produto. Estas atividades podem ser detalhadas para indicar ações repetitivas como loops.

Tasks

As tarefas são categorizadas pelo envolvimento dos participantes e pelos objetos que utilizam, consomem ou geram no processo.

Generic Task

Um tipo de tarefa fundamental em seu modelo de processo, as tarefas genéricas podem ser rapidamente implementadas e posteriormente refinadas em subtipos específicos.

Manual Task

Executadas por indivíduos, as manual tasks não interagem diretamente com um motor de processos. Exemplos incluem organizar documentos, resolver problemas de fatura por telefone e atendimentos ao cliente em balcões de serviço.

User Task

As user tasks são realizadas por indivíduos e são especificamente atribuídas por um motor de processos. Este motor aloca tarefas diretamente na fila de tarefas de cada usuário. Após a conclusão, o motor requer confirmação, frequentemente através de entrada de dados ou clique em um botão. As user tasks são integrais aos sistemas de Gestão de Workflow Humano.

Exemplos incluem revisões de faturas, aprovações de férias e manipulação de tickets de suporte.

Receive Task

As receive tasks modelam o recebimento de uma mensagem como uma tarefa distinta dentro do fluxo do processo. Este tipo de tarefa serve como alternativa ao evento de recepção de mensagem, representado no BPMN 2.0 pelo símbolo de um envelope vazio.

Receive Task (Instantiating)

Indicadas por um pequeno ícone de evento no canto superior esquerdo, as instantiating receive tasks iniciam processos, substituindo eventos de início de mensagem.

Send Task

Executadas pelo motor de processos, as send tasks invocam serviços web de forma assíncrona via filas de mensagens, lidando com tarefas técnicas.

Script Task

As script tasks são executadas diretamente dentro do motor de processos e devem ser escritas em uma linguagem que o motor possa interpretar.

Service Task

As service tasks referem-se a operações realizadas por aplicativos de software, executadas automaticamente como parte do workflow de processo. Tipicamente, o BPMN supõe que essas funções sejam entregues via serviços web, embora sejam possíveis implementações alternativas. Essas tarefas desempenham um papel crucial na integração orientada a processos, alinhando-se de perto com os princípios de Arquitetura Orientada a Serviços (SOA).

Business Rule Task

Introduzidas no BPMN 2.0, as business rule tasks aplicam regras específicas dentro de um processo.

Outros Tipos de Atividades

Explore tipos de atividades cruciais como subprocessos colapsados, tarefas multi-instâncias e sub-tarefas ad-hoc para maior clareza de processo.

Subprocesso Colapsado

Um subprocesso colapsado encapsula uma série de tarefas dentro do processo maior para clareza e simplificação. Este subprocesso representa as etapas coletivas como uma única entidade, detalhadas separadamente em um formato expandido em outra seção do diagrama.

Subprocesso Ad-hoc

Subprocessos Ad-hoc são caracterizados por sua ordem de execução flexível, sem uma sequência predeterminada. Esta flexibilidade permite que as tarefas dentro desses subprocessos sejam realizadas em qualquer ordem ou até mesmo puladas, dependendo das necessidades específicas.

Tarefa de Loop

Tarefas de loop são projetadas para repetir em um ciclo, semelhante a um loop “do while” na programação. A tarefa ou atividades são executadas uma vez antes que as condições de saída sejam avaliadas. Se a condição não for atendida, a atividade é repetida. Uma vez satisfeita a condição, o processo avança para as atividades subsequentes.

Multi-instância

Uma atividade de multi-instância indica que a tarefa se repete para um número específico de objetos ou itens, com a frequência de repetição determinada pelo número predefinido de itens. Atividades de multi-instâncias funcionam de maneira semelhante a um loop for-each, onde uma tarefa ou subprocesso é realizado para cada item em uma coleção. Cada item é processado em sua própria instância, e a atividade é considerada finalizada apenas após todas as instâncias terem sido concluídas. Linhas verticais indicam que itens no loop de multi-instância são processados simultaneamente, ou seja, todos os itens são executados em paralelo. Por outro lado, linhas horizontais sugerem que itens são processados um após o outro, indicando execução sequencial.

Compensação

Tarefas de compensação são projetadas para lidar com eventos de compensação dentro de um fluxo de trabalho. Estas tarefas estão sempre conectadas ao diagrama de processo através de associações, não de sequência de fluxo.

Combinação de Compensação

Tarefas de compensação podem ser combinadas com loops e múltiplas instâncias. Nestes cenários, tanto o marcador de compensação quanto o marcador de loop/múltipla instância são colocados lado a lado. Além disso, tarefas de compensação podem ser integradas com qualquer tipo de tarefa já introduzido. Esta flexibilidade permite vários cenários, como uma tarefa de compensação manual que se repete até ter sucesso ou uma que é executada repetidamente em paralelo sempre que possível.

Gateways

Gateways são nós de decisão cruciais dentro de um processo, direcionando o fluxo com base em condições específicas ou eventos. Representados por formas de losango nos diagramas BPMN, esses gateways podem assumir várias formas, incluindo tipos inclusivos, exclusivos, paralelos e complexos. Eles também podem operar com base em triggers de data ou event.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Gateway Exclusivo

Representado como um losango, com ou sem um “X” dentro, o gateway exclusivo direciona o fluxo do processo para apenas um dos caminhos de saída possíveis.

Gateway Inclusivo

Caracterizado por um losango com um círculo dentro, o gateway inclusivo permite que o fluxo do processo se divida em várias ramificações simultaneamente. Requer que todos os caminhos iniciados sejam concluídos antes de se juntarem em um gateway subsequente.

Gateway Paralelo

Representado por um losango com um sinal de mais (”+”) dentro, o gateway paralelo ativa todos os caminhos de saída de uma vez ao dividir o fluxo. Para caminhos convergentes, garante que todas as ramificações de entrada estejam completas antes de prosseguir com o fluxo adiante.

Gateway de Evento

O gateway de evento é representado como um losango com um círculo de dupla borda levando a um hexágono dentro, representando um ponto de decisão baseado em eventos. Este gateway direciona o fluxo de trabalho com base no primeiro evento ou tarefa que ocorrer, como a recepção de uma mensagem ou um gatilho similar.

Objetos de Conexão

Sequence Flow

Message Flow

Association

Estes elementos ilustram as associações cruciais em um processo. Reconheça os três tipos de conectores: Sequence Flow, Message Flow e Association.

Sequence Flow

Representa a ordem na qual as tarefas devem ser executadas, mostrada como uma linha reta terminando em uma seta. Pode indicar um caminho condicional ou padrão.

Message Flow

O conector de fluxo de mensagem ilustra a comunicação entre diferentes pools ou através de limites organizacionais, como departamentos. Não é destinado a vincular eventos ou atividades dentro do mesmo pool. Este conector é representado por uma linha tracejada, começando com um círculo e terminando com uma seta aberta.

Association

Linhas pontilhadas representam conexões entre atividades e artefatos, adicionando clareza sem afetar a sequência do processo.

Pools e Swimlanes

Pools são componentes principais que representam grandes grupos de participantes em um processo, como empresas ou departamentos. Swimlanes dentro desses pools ajudam a organizar atividades com base em roles ou responsabilidades, garantindo clareza no fluxo de trabalho. Um swimlane pode exemplificar um sistema, indo além de meros departamentos ou roles.

Collapsed Pool

No BPMN 2.0, um collapsed pool denota um participante ou entidade externa, com seus processos e atividades internas mantidos ocultos. Um pool geralmente indica um participante (como uma organização, departamento ou sistema) no processo.

• Collapsed Pool: O fluxo interno de tarefas e atividades dentro desse pool permanece não exibido, com apenas o contorno do pool visível. Isso é útil quando não há necessidade de mostrar detalhes internos do participante, mas ainda assim é preciso reconhecer seu envolvimento.

• Caso de Uso: Um collapsed pool é benéfico para ilustrar interações entre múltiplos participantes sem exigir os detalhes dos processos internos de alguns no seu diagrama.

Em essência, um collapsed pool no BPMN 2.0 é vantajoso quando o foco é nas interações entre participantes, em vez das complexidades das tarefas dentro de cada participante.

Artefatos

Artefatos enriquecem diagramas BPMN fornecendo detalhes essenciais, divididos em objetos de dados, grupos e anotações, assim ampliando a compreensão do processo pelos participantes.

Objetos de Dados

Estes elementos são essenciais para definir os dados necessários em uma atividade do processo. Um data store atua como um repositório crucial para reunir ou depositar informações, garantindo a preservação dos dados quando o processo é concluído. Além disso, a coleta de dados é dividida em Data Input e Data Output, detalhando as necessidades de dados e documentando os dados gerados, respectivamente.

Group

Serve como uma categorização lógica das atividades, melhorando a clareza do diagrama sem alterar seu fluxo.

Text Annotation

As anotações de texto fornecem explicações adicionais ou insights sobre partes específicas do diagrama, ajudando na compreensão de seus componentes.

Construindo um Diagrama BPMN

O princípio fundamental do BPMN gira em torno do conceito de um processo. Para elaborar efetivamente um diagrama BPMN, é melhor compreender inicialmente o processo em etapas básicas e, em seguida, incorporar progressivamente detalhes adicionais para complementar o processo.

Aqui está um guia passo a passo, amigável para iniciantes, para construir um diagrama BPMN:

1. Identificar Etapas Essenciais: Comece identificando as etapas principais, junto com os pontos de início e término. Por exemplo, em um dado diagrama, quando um pedido é feito, ações cruciais como receber o pedido, verificar crédito, atender o pedido e emitir uma fatura devem ser identificadas.

2. Explorar Caminhos Alternativos: Em seguida, investigar quaisquer rotas alternativas potenciais que possam surgir, levando a diferentes resultados como a conclusão do pedido. Isso envolve a integração de vários gateways para facilitar processos e direções alternativas.

3. Implementar Pools e Swimlanes: Esta fase envolve o reconhecimento dos principais envolvidos, departamentos e funções dentro de cada entidade, organizando as atividades em respectivos pools e swimlanes para delinear claramente as responsabilidades.

4. Facilitar Comunicação de Mensagens: Introduzir quaisquer trocas de mensagens necessárias entre diferentes pools ou dentro do mesmo pool para garantir um fluxo de informação suave.

5. Adicionar Artefatos e Detalhes: Introduzir artefatos necessários, incluindo documentos e papéis de atores. Descompactar tarefas complexas em subprocessos.

6. Lidar com Erros: Finalmente, identificar e incorporar mecanismos para gerenciar qualquer erro potencial que possa ocorrer como parte do processo.

Resumo

• Events: Indicam pontos de início e fim do processo ou ações significativas (ex.: colocação de pedido ou recebimento de pagamento).
• Activities: Representam tarefas específicas dentro do processo (ex.: verificação de pedidos, envio de produtos).
• Gateways: Pontos de decisão que direcionam o fluxo do processo com base em critérios (ex.: verificação do valor do pedido).
• Sequence Flows: Setas mostrando a ordem das atividades.
• Data Objects: Informações usadas ou geradas, como dados de clientes ou detalhes de pedidos.

Ao entender esses elementos principais e como eles interagem entre si, você pode criar diagramas BPMN 2.0 que capturam efetivamente a essência dos seus processos de negócios.

BPMN 2.0 é uma ferramenta de transformação para a gestão de processos de negócios. Oferece uma abordagem de modelagem visual padronizada que melhora a comunicação, a clareza e a eficiência operacional.

Incentivamos você a explorar mais o BPMN 2.0 e ver como ele pode beneficiar sua organização. Há muitos recursos disponíveis online, incluindo o site oficial do BPMN (https://www.bpmn.org/), para ajudar você a começar.

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Modelo e Notação de Processo de Negócio BPMN 2.0

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