BPMN 2.0

O guia definitivo para BPMN 2.0: todos os elementos, benefícios e casos de uso

Sentindo-se sobrecarregado pela complexidade dos seus processos de negócios? Gerenciar múltiplas tarefas, acompanhar diversas etapas e garantir operações sem falhas pode ser desafiador. É aí que entra o Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0. O BPMN 2.0 é uma poderosa ferramenta que ajuda a visualizar, entender e otimizar a gestão de processos de negócios. Ao mapear seus workflows, é possível identificar ineficiências, otimizar processos e melhorar a eficiência geral.

O que é BPMN 2.0?

Pense no BPMN 2.0 como uma linguagem universal para mapear processos de negócio. Isso é exatamente o que ele oferece. Criado e supervisionado pelo Object Management Group (OMG), apresenta uma notação padronizada para criar fluxogramas claros e diretos das suas operações. A verdadeira vantagem do BPMN 2.0 é sua natureza neutra em relação ao provedor, permitindo que qualquer pessoa, independentemente do software usado, compreenda e interprete um diagrama BPMN 2.0.

Nosso produto de insights de processo SaaS incorpora o BPMN 2.0 para unir Process Mining, design e simulação, aprimorando a gestão de processos empresariais. Com este software, você pode monitorar, avaliar e melhorar seus workflows, levando a melhorias significativas na eficiência e produtividade.

Por que Usar BPMN 2.0?

Os benefícios de usar BPMN 2.0 na gestão de processos de negócio são muitos. Aqui estão apenas alguns:

• Melhora na Comunicação e Colaboração: BPMN 2.0 estabelece uma linguagem comum entre analistas de negócios, desenvolvedores, gerentes e todos os stakeholders envolvidos em um processo. Isso melhora a comunicação e o trabalho em equipe, levando a uma gestão mais eficiente.
• Maior Clareza dos Processos: Visualizar processos através de diagramas BPMN 2.0 ajuda a identificar rapidamente gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria. Essa clareza possibilita a optimização dos processos para máxima eficiência.
• Documentação e Análise Simplificadas: Diagramas BPMN 2.0 servem como uma fonte central da verdade para seus processos empresariais. Isso elimina a necessidade de documentação extensa e simplifica a análise de processos.
• Maior Eficiência e Menos Erros: Processos bem definidos resultam em menos erros e maior eficiência. BPMN 2.0 ajuda a alcançar isso ao oferecer uma estrutura para o design e implementação de processos.

Entenda os Elementos Básicos dos Diagramas BPMN 2.0

Um diagrama BPMN 2.0 é o seu mapa visual do processo de negócio, construído com componentes essenciais:

BPMN utiliza quatro tipos de elementos para mapear processos de negócio:

• Flow Objects: Events, Gateways e Activities
• Connecting Objects: Sequence Flow, Message Flow e Associations
• Swimlanes: Pools e Lanes
• Artifacts: Data Objects, Groups e Annotations

Veja a seguir cada elemento e sua função.

Events

Events são gatilhos importantes que iniciam, alteram ou terminam um processo de negócio. Eles aparecem como círculos com símbolos dentro, e cada símbolo representa um tipo específico de event:

• Um start event aparece como um círculo de borda fina.
• Um end event aparece como um círculo de borda grossa.
• Um intermediate event aparece como um círculo de borda dupla.

Start Event

Diagramas BPMN podem ter vários start events. Só ativam os eventos ligados ao start event certo. Por exemplo, um processo de pedido pode depender do canal de entrada — website, telefone ou presencial. O start event correspondente inicia o processo.

End Event

Um end event marca o fim do processo, acontecendo quando todas as etapas do diagrama são concluídas. Os processos podem ter vários resultados, como sucesso ou falha; por isso, é possível usar vários end events para mostrar resultados diferentes. Por exemplo, um pedido aprovado termina com um evento de sucesso; já dados de cartão incorretos causam falha na transação, resultando em um pedido sem sucesso.

O exemplo mostra diferentes resultados nas categorias de end event. Use nomes diferentes nos end events para evitar confusão.

Entre o início e o fim, um intermediate event capta ou lança (“throw”) informações. Sua função, se vai captar ou lançar, pode ser vista pelos elementos conectados no diagrama.

No diagrama, receber uma message inicia o processo. Depois, tarefas verificam o estoque e então enviam um link de confirmação por intermediate event ao confirmar disponível. O pedido segue só após o recebimento do link, finalizando no end event.

Intermediate events podem acionar símbolos diferentes, influenciando o fluxo do evento: message, timer, error, compensação, fluxos condicionais, signal, múltiplos events, escalonamentos e processos paralelos, cada um representando condições ou interações específicas.

Atividades

No BPMN, as atividades representam as tarefas específicas que precisam ser concluídas dentro do processo, como verificar um pedido ou enviar um produto. Estas atividades podem ser detalhadas para indicar ações repetitivas como loops.

Tasks

As tasks são classificadas conforme o envolvimento dos participantes e os objetos que utilizam, consomem ou geram no processo.

Generic Task

Uma tarefa básica do modelo, criada rapidamente e depois detalhada em subtipos específicos.

Manual Task

Realizada por pessoas, sem ligação direta com o engine do processo. Exemplos: organizar papéis, resolver pendências por telefone, atendimento ao cliente no balcão.

User Task

Executada por usuários específicos e atribuída pelo engine do processo, entrando na fila de tarefas para execução e confirmação, geralmente via preenchimento de dados ou clique em botão. Essencial no Human Workflow Management.

Exemplos: analisar faturas, aprovar férias, tratar tickets de suporte.

Receive Task

Modela o recebimento de mensagens como tarefa separada. Alternativa ao evento de mensagem (envelope vazio no BPMN 2.0).

Receive Task (Instantiating)

Indicada por ícone de evento no canto superior esquerdo, inicia processos substituindo eventos de início por mensagem.

Send Task

Executada pelo engine de processos, invoca web services de forma assíncrona via message queues para tarefas técnicas.

Script Task

Executada diretamente pelo engine e programada em linguagem que ele interpreta.

Service Task

Refere-se a operações realizadas por softwares e executadas de forma automática, geralmente via web services. Papel fundamental na integração orientada por processo e alinhada a Service-Oriented Architecture (SOA).

Business Rule Task

Introduzidas no BPMN 2.0, aplicam regras de negócio automaticamente no processo.

Outros Tipos de Atividade

Conheça tipos essenciais como subprocessos colapsados, tarefas multi-instance e ad-hoc para maior clareza e eficiência nos processos.

Collapsed Sub-Process

O subprocesso colapsado agrupa uma série de tarefas dentro do processo principal para facilitar e simplificar. Essa etapa aparece como uma só entidade e pode ser detalhada em outra parte do diagrama.

Ad-hoc Sub-Process

Subprocessos ad-hoc têm ordem de execução flexível, sem sequência fixa. Essa flexibilidade permite realizar tarefas em qualquer ordem ou até mesmo pular etapas, conforme necessário.

Loop Task

Tarefas do tipo loop são feitas para se repetir em ciclos, como um laço “do while” na programação. A atividade é executada uma vez antes da condição de saída; se não atender, repete. Quando atender, o processo segue para a próxima etapa.

Multi-instance

A atividade multi-instance indica que a tarefa se repete para cada item de uma lista predefinida. Funciona como um loop for-each, executando para cada item. Cada item é processado em sua instância, e a atividade só termina quando todas as instâncias terminam. Linhas verticais indicam execução paralela; linhas horizontais indicam execução sequencial.

Compensation

Tarefas de compensation lidam com eventos do tipo compensation em workflows. Sempre são conectadas no diagrama usando association, nunca sequence flow.

Compensation Combined

Tarefas de compensation podem ser combinadas com loop e multi-instance. Os marcadores aparecem lado a lado. Também podem ser usadas com qualquer tipo já apresentado, como compensation manual que repete até funcionar ou execuções paralelas sempre que possível.

Gateways

Gateways são pontos de decisão essenciais em um processo, direcionando o fluxo conforme condições ou events. Eles são representados por losangos nos diagramas BPMN e podem ser inclusivos, exclusivos, paralelos ou complexos. Podem atuar com base em dados ou triggers de event.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Representado por um losango, com ou sem um “X” no centro, o exclusive gateway direciona o fluxo do processo para apenas um dos caminhos de saída possíveis.

Inclusive Gateway

Caracterizado por um losango com um círculo dentro, o inclusive gateway permite que o fluxo se divida em vários caminhos ao mesmo tempo. Todos os caminhos iniciados precisam ser concluídos antes de se unirem no próximo gateway.

Parallel Gateway

Representado por um losango com um sinal de “+” ao centro, o parallel gateway ativa todos os caminhos de saída de uma só vez ao dividir o fluxo. Para junções, garante que todos os ramos estejam concluídos antes do processo seguir adiante.

Event Gateway

O event gateway é mostrado como um losango com círculo duplo e um hexágono ao centro, representando ponto de decisão baseado em event. Esse gateway direciona o workflow de acordo com o primeiro event ou tarefa que ocorrer, como o recebimento de uma message ou outro gatilho parecido.

Objetos de Conexão

Sequence Flow

Message Flow

Association

Esses elementos mostram as conexões essenciais em um processo. Identifique os três tipos de conectores: Sequence Flow, Message Flow e Association.

Sequence Flow

Representa a ordem que as tarefas devem ser executadas, mostrado como uma linha reta com uma seta. Pode indicar um caminho condicional ou padrão.

Message Flow

O Message Flow mostra a comunicação entre pools diferentes ou entre áreas, como departamentos. Não deve ser usado para ligar eventos ou atividades no mesmo pool. Esse conector é uma linha tracejada, começa com um círculo e termina com uma seta aberta.

Association

Linhas pontilhadas indicam ligações entre atividades e artefatos, trazendo clareza sem mudar a sequência do processo.

Pools e Swimlanes

Pools representam grupos principais de participantes em um processo, como empresas ou departamentos. As swimlanes dentro das pools organizam as atividades conforme papéis ou funções, trazendo clareza ao workflow. Uma swimlane também pode mostrar um sistema, além de departamentos ou funções.

Collapsed Pool

No BPMN 2.0, um collapsed pool representa um participante externo ou entidade, mantendo ocultos seus processos e atividades internos. Pool normalmente identifica participantes como organização, departamento ou sistema no processo.

• Collapsed Pool: O fluxo interno deste pool não aparece, mostra-se apenas o contorno. Isso é útil quando não é necessário exibir detalhes internos, mas o envolvimento precisa ser reconhecido.

• Uso prático: Ajuda a mostrar interações entre vários participantes, sem necessidade de detalhar processos internos para todos no diagrama.

Ou seja, collapsed pool no BPMN 2.0 é ideal quando o foco está nas interações entre participantes, e não nas tarefas internas de cada um.

Artefatos

Artefatos enriquecem diagramas BPMN fornecendo detalhes essenciais, divididos em objetos de dados, grupos e anotações, assim ampliando a compreensão do processo pelos participantes.

Data Objects

Esses elementos são essenciais para definir os dados utilizados numa atividade do processo. O data store funciona como repositório para armazenar ou acessar informações, garantindo que os dados sejam preservados até o fim do processo. O detalhamento ocorre por meio de Data Input (dados para a atividade) e Data Output (dados gerados na execução).

Group

Agrupa atividades de modo lógico, dando mais clareza ao diagrama sem alterar o fluxo do processo.

Text Annotation

Anotações de texto explicam partes específicas do diagrama, facilitando o entendimento dos componentes.

Construindo um Diagrama BPMN

O princípio fundamental do BPMN gira em torno do conceito de um processo. Para elaborar efetivamente um diagrama BPMN, é melhor compreender inicialmente o processo em etapas básicas e, em seguida, incorporar progressivamente detalhes adicionais para complementar o processo.

Aqui está um guia passo a passo, amigável para iniciantes, para construir um diagrama BPMN:

1. Identificar Etapas Essenciais: Comece identificando as etapas principais, junto com os pontos de início e término. Por exemplo, em um dado diagrama, quando um pedido é feito, ações cruciais como receber o pedido, verificar crédito, atender o pedido e emitir uma fatura devem ser identificadas.

2. Explorar Caminhos Alternativos: Em seguida, investigar quaisquer rotas alternativas potenciais que possam surgir, levando a diferentes resultados como a conclusão do pedido. Isso envolve a integração de vários gateways para facilitar processos e direções alternativas.

3. Implementar Pools e Swimlanes: Esta fase envolve o reconhecimento dos principais envolvidos, departamentos e funções dentro de cada entidade, organizando as atividades em respectivos pools e swimlanes para delinear claramente as responsabilidades.

4. Facilitar Comunicação de Mensagens: Introduzir quaisquer trocas de mensagens necessárias entre diferentes pools ou dentro do mesmo pool para garantir um fluxo de informação suave.

5. Adicionar Artefatos e Detalhes: Introduzir artefatos necessários, incluindo documentos e papéis de atores. Descompactar tarefas complexas em subprocessos.

6. Lidar com Erros: Finalmente, identificar e incorporar mecanismos para gerenciar qualquer erro potencial que possa ocorrer como parte do processo.

Resumo

• Events: Marcam início, fim ou ações importantes no processo (como registrar pedidos ou receber pagamentos).
• Activities: Representam tarefas do processo (como validar pedidos ou enviar produtos).
• Gateways: Pontos de decisão que direcionam o fluxo, conforme critérios (ex: valor do pedido).
• Sequence Flows: Setas que mostram a sequência das atividades.
• Data Objects: Informações usadas ou geradas, como dados de clientes ou detalhes de pedido.

Ao conhecer esses elementos básicos e suas relações, você cria diagramas BPMN 2.0 que refletem seu processo de forma clara e eficiente.

BPMN 2.0 ajuda a padronizar o desenho de processos, melhorando a comunicação, clareza e eficiência operacional.

Explore BPMN 2.0 e veja como pode transformar sua organização. Confira o site oficial (https://www.bpmn.org/).

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BPMN 2.0 Business Process Model and Notation

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