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Melhore o Processamento das Suas Faturas de Contas a Pagar

Seu guia de 6 passos para otimizar o processamento de Contas a Pagar no NetSuite.
Melhore o Processamento das Suas Faturas de Contas a Pagar
Desafios (11) Metas (11) 6 Etapas Pré-visualizar Resultados Dados Perguntas Frequentes (4)
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Otimize Faturas de Contas a Pagar no NetSuite para Pagamentos Mais Rápidos e em Conformidade

Desvende a eficiência em seus processos de pagamento. Nossa plataforma ajuda a identificar ineficiências comuns que levam a atrasos de pagamento e riscos de conformidade. Identifique facilmente gargalos e descubra recursos desperdiçados para otimizar suas operações. Conquiste fluxos de trabalho mais rápidos, em conformidade e econômicos.

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Por que Otimizar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar no NetSuite é Crucial

O Processamento de Faturas de Contas a Pagar (CP) é uma operação financeira fundamental para qualquer organização, impactando diretamente o fluxo de caixa, o relacionamento com fornecedores e a eficiência operacional. No NetSuite, embora o sistema ofereça recursos robustos, o processo subjacente pode frequentemente esconder ineficiências ocultas. Intervenções manuais, workflows inconsistentes e a falta de visibilidade em tempo real do ciclo de vida da fatura podem gerar uma série de problemas dispendiosos. Pense no impacto de pagamentos atrasados que resultam em multas ou na perda de descontos por pagamento antecipado, na carga administrativa de gerenciar exceções, ou nos riscos de conformidade associados a aprovações não auditadas. Essas questões corroem a lucratividade e prejudicam a confiança dos fornecedores. Para realmente dominar suas finanças, compreender o fluxo completo de ponta a ponta de cada fatura, desde seu status de Fatura Recebida até Pagamento Liquidado no NetSuite, não é apenas benéfico — é imperativo para uma gestão de negócios estratégica. Um Processamento Eficiente de Faturas de Contas a Pagar é uma vantagem competitiva.

Como o Process Mining Ilumina Seu Workflow de Contas a Pagar no NetSuite

O Process Mining oferece uma abordagem revolucionária para compreender e aprimorar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar, utilizando os logs de eventos detalhados já existentes no seu sistema NetSuite. Em vez de depender de mapas de processo teóricos ou evidências anedóticas, o Process Mining reconstrói a jornada real de cada fatura. Ao analisar eventos como Dados da Fatura Capturados, Fatura Validada, Pedido de Compra Correlacionado, Recebimento de Mercadorias Correlacionado, Fatura Aprovada e Pagamento Executado, ele cria um mapa objetivo e baseado em dados do seu processo. Essa poderosa técnica analítica destaca onde as faturas ficam presas, identifica desvios comuns do caminho ideal e quantifica precisamente o impacto dos ciclos de retrabalho (por exemplo, faturas que passam repetidamente por Discrepância Resolvida ou Fatura Encaminhada para Aprovação). Você obtém uma visibilidade incomparável das suas operações no NetSuite, revelando o verdadeiro tempo de ciclo para cada fatura e identificando os exatos gargalos que atrasam seus pagamentos. Esse insight baseado em fatos é crucial para entender como aprimorar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar.

Principais Áreas de Otimização de Processos

A aplicação do Process Mining aos dados de Contas a Pagar do seu NetSuite revela oportunidades de melhoria específicas e acionáveis em várias dimensões:

  • Resolução de Gargalos: Identifique usuários, departamentos ou etapas de aprovação específicos que causam atrasos consistentemente. Por exemplo, você pode descobrir que faturas que exigem aprovação de um centro de custo específico frequentemente ficam paradas, prolongando o tempo de ciclo geral do Processamento de Faturas de Contas a Pagar.
  • Potencial de Automação: Identifique tarefas manuais repetitivas ou cenários comuns de tratamento de exceções que estão maduros para automação dentro ou em torno do NetSuite. Isso pode variar desde a automação robótica de processos (RPA) para entrada de dados até o aprimoramento de workflows existentes do NetSuite para correspondência automatizada.
  • Melhora da Conformidade: Detecte instâncias em que as faturas são processadas ou pagas sem aderir às políticas internas, como Pedidos de Compra ou Recebimentos de Mercadorias ausentes, ou pagamentos feitos fora dos termos acordados. Isso ajuda a reforçar a governança financeira e a reduzir os riscos de auditoria.
  • Redução da Variação do Processo: Entenda por que diferentes faturas levam tempos variados para serem concluídas e padronize os caminhos mais eficientes para reduzir a variabilidade geral do processo.
  • Análise de Causa Raiz: Aprofunde-se nas razões por trás das atividades frequentes de Discrepância Resolvida, identificando problemas a montante na aquisição ou no recebimento de mercadorias que impactam as Contas a Pagar.

Resultados Tangíveis e Benefícios Mensuráveis

A otimização do Processamento de Faturas de Contas a Pagar com Process Mining leva a benefícios significativos e mensuráveis em toda a sua organização. Você pode esperar ver:

  • Redução do Tempo de Ciclo: Uma diminuição substancial no tempo que uma fatura leva para ir de Fatura Recebida a Pagamento Liquidado. Esta é uma resposta direta à questão de como reduzir o tempo de ciclo do Processamento de Faturas de Contas a Pagar.
  • Custos de Processamento Mais Baixos: Ao eliminar retrabalho, reduzir o esforço manual e otimizar workflows, o custo por fatura processada diminui significativamente.
  • Conformidade Aprimorada: Maior adesão aos termos de pagamento, políticas internas de aprovação e requisitos regulatórios, minimizando o risco financeiro e aprimorando a prontidão para auditorias.
  • Gestão de Fluxo de Caixa Otimizada: Pagamentos mais previsíveis e eficientes permitem uma melhor previsão de caixa e a capacidade de capturar mais descontos por pagamento antecipado, impactando diretamente seus resultados.
  • Relacionamentos com Fornecedores Mais Fortes: Pagamentos pontuais e consistentes promovem confiança e lealdade com seus fornecedores, potencialmente levando a melhores termos de negociação.
  • Aumento da Satisfação dos Funcionários: Libertar sua equipe de CP de tarefas manuais e repetitivas permite que eles se concentrem em atividades mais estratégicas.

Em última análise, a otimização de processos em Contas a Pagar se traduz em uma operação financeira mais ágil, em conformidade e com melhor custo-benefício dentro do NetSuite, proporcionando um claro retorno sobre o investimento.

Pronto para Transformar Suas Contas a Pagar?

Embarcar na jornada para otimizar o Processamento de Faturas de Contas a Pagar no NetSuite não precisa ser intimidante. Com as ferramentas e insights certos, você pode rapidamente descobrir ineficiências e implementar melhorias que geram benefícios substanciais. Comece a visualizar seus processos reais e libere todo o potencial do seu departamento de Contas a Pagar hoje mesmo.

Processamento de Faturas de Contas a Pagar Gestão de Faturas Equipa de Contas a Pagar (AP) Processamento de Pagamento Pagamentos a Fornecedores Otimização do Fluxo de Caixa Gestão de Conformidade Automação de Faturas Correspondência de Pedidos de Compra Operações Financeiras

Problemas e Desafios Comuns

Identifique quais desafios estão te impactando

Faturas frequentemente ficam paradas aguardando aprovação, levando a atrasos de pagamento e relacionamentos tensos com fornecedores. Isso impacta a previsibilidade do fluxo de caixa e pode resultar na perda de descontos por pagamento antecipado no Processamento de Faturas de Contas a Pagar. O ProcessMind revela onde as aprovações emperram, identificando aprovadores específicos ou etapas que causam atrasos no seu fluxo de trabalho do NetSuite. Isso permite intervenções direcionadas para otimizar a hierarquia de aprovação e acelerar o processamento de faturas.

Valiosos descontos por pagamento antecipado são frequentemente perdidos porque as faturas não são processadas e pagas dentro do prazo exigido. Isso impacta diretamente o resultado final da sua empresa e reduz as economias potenciais de um Processamento de Faturas de Contas a Pagar eficiente. O ProcessMind acompanha o ciclo de vida de cada fatura em relação aos seus termos de pagamento, destacando faturas que consistentemente perdem oportunidades de desconto no NetSuite. Ele revela as causas-raiz desses atrasos, permitindo ajustes no processo para capturar mais economias.

A entrada manual de dados e as etapas de validação introduzem erros que exigem retrabalho significativo, aumentando o tempo e os custos de processamento. Essas questões frequentemente levam a atrasos e insatisfação no Processamento de Faturas de Contas a Pagar. O ProcessMind visualiza todos os ciclos de retrabalho e correções de erros dentro do seu processo de Contas a Pagar no NetSuite, identificando exatamente onde e por que ocorrem divergências ou rejeições de dados. Essa análise ajuda a automatizar ou aprimorar etapas manuais para reduzir erros.

Os pagamentos, por vezes, desviam-se das políticas estabelecidas ou das condições contratuais de pagamento, expondo a organização a riscos de conformidade, multas e potenciais danos à reputação. A adesão às regras é fundamental no Processamento de Faturas de Contas a Pagar. O ProcessMind compara a execução real do pagamento com as condições de pagamento definidas e as políticas internas registradas no NetSuite, identificando cada ocorrência de não conformidade. Ele fornece as provas necessárias para aplicar as políticas e mitigar riscos.

A correspondência de faturas com pedidos de compra e recebimentos de mercadorias é um gargalo frequente, causando atrasos e exigindo intervenção manual para exceções. Isso impacta diretamente a eficiência e a velocidade do Processamento de Faturas de Contas a Pagar. O ProcessMind mapeia o fluxo completo de correspondência PO/GR no NetSuite, revelando onde as divergências ocorrem mais frequentemente e quanto tempo leva a resolução das discrepâncias. Ele identifica oportunidades para automatizar a correspondência ou otimizar o tratamento de exceções.

As equipas debatem-se para determinar o estado exato de uma fatura em qualquer momento, resultando em perda de tempo com rastreamento, inquéritos duplicados e falta de transparência. Esta situação dificulta a gestão eficaz do Processamento de Faturas de Contas a Pagar. O ProcessMind proporciona uma visualização completa da jornada de cada fatura no NetSuite, oferecendo insights em tempo real sobre o seu estado atual, gargalos e os próximos passos. Tal melhora a visibilidade e permite uma gestão mais proativa.

O custo por fatura processada permanece elevado devido a esforços manuais, retrabalho e workflows ineficientes. Estes custos ocultos corroem a rentabilidade e limitam os recursos para iniciativas estratégicas no Processamento de Faturas de Contas a Pagar. O ProcessMind quantifica o tempo e os recursos gastos em cada etapa do processo no NetSuite, identificando os principais geradores de custo e as oportunidades de automação ou otimização. Assim, fornece insights baseados em dados para reduzir significativamente os custos de processamento.

As faturas são processadas através de inúmeras variações, muitas vezes não autorizadas, do fluxo de trabalho padrão, levando a tempos de ciclo imprevisíveis e resultados inconsistentes. Essa falta de padronização complica o Processamento eficaz de Faturas de Contas a Pagar. O ProcessMind descobre todos os caminhos reais do processo percorridos pelas faturas no NetSuite, destacando os desvios do caminho ideal. Essa percepção permite que as organizações padronizem processos e apliquem as melhores práticas.

Quando surgem discrepâncias entre faturas, POs (Pedidos de Compra) ou GRs (Recibos de Mercadorias), sua resolução frequentemente se torna um esforço manual e prolongado, atrasando pagamentos e impactando os relacionamentos com fornecedores. Este é um desafio comum no Processamento de Faturas de Contas a Pagar. O ProcessMind acompanha todo o ciclo de vida da resolução de discrepâncias dentro do NetSuite, desde a identificação até o fechamento final. Ele revela gargalos específicos e causas comuns de atraso, permitindo melhorias direcionadas para acelerar a resolução.

Tempos de processamento de faturas imprevisíveis e atrasos de pagamento dificultam a previsão e gestão precisas do fluxo de caixa, impactando o planejamento financeiro e a utilização do capital de giro. Isso afeta diretamente a saúde financeira ligada ao Processamento de Faturas de Contas a Pagar. O ProcessMind fornece insights precisos sobre os ciclos de pagamento reais e prevê os prazos de pagamento futuros com base em dados históricos no NetSuite. Isso permite uma melhor previsão de fluxo de caixa e uma gestão mais estratégica do capital de giro.

A carga de trabalho para o processamento e aprovação de faturas é frequentemente distribuída de forma desigual entre os membros da equipe, resultando em alguns sobrecarregados enquanto outros são subutilizados. Isso cria gargalos e ineficiências no Processamento de Faturas de Contas a Pagar. O ProcessMind analisa os registros de atividades do Usuário Processador e do Aprovador no NetSuite, revelando desequilíbrios na atribuição de tarefas e nos tempos de processamento individuais. Esses dados são cruciais para apoiar a alocação otimizada de recursos e o balanceamento da carga de trabalho, melhorando a eficiência geral.

Metas Típicas

Defina o que é sucesso

Atrasos na aprovação de faturas impactam diretamente o relacionamento com fornecedores e podem resultar na perda de descontos por pagamento antecipado. Ciclos de aprovação mais rápidos no Processamento de Faturas de Contas a Pagar garantem que as faturas transitem pelo sistema com eficiência, diminuindo multas por atraso e otimizando o fluxo operacional. O ProcessMind visualiza os caminhos de aprovação e identifica bottlenecks específicos ou roteamentos não conformes dentro do NetSuite. Ao analisar os tempos de aprovação para cada fatura, as organizações podem identificar as causas raiz dos atrasos e implementar automação ou ajustes de workflow direcionados para alcançar reduções de tempo significativas.

Aproveitar os descontos por pagamento antecipado é uma forma direta de reduzir custos e aumentar a rentabilidade no Processamento de Faturas de Contas a Pagar. Muitas organizações perdem essas oportunidades devido à lentidão no processamento ou à falta de visibilidade sobre faturas elegíveis e suas datas de vencimento no NetSuite. O ProcessMind destaca faturas que são elegíveis para descontos por pagamento antecipado, mas que não cumprem a janela de pagamento necessária. Ele identifica desvios e atrasos no processo que impedem pagamentos pontuais, permitindo uma estratégia baseada em dados para aumentar as taxas de aproveitamento de descontos e melhorar o fluxo de caixa.

A entrada manual de dados no Processamento de Faturas de Contas a Pagar é uma das principais fontes de erros, resultando em retrabalho, discrepâncias de pagamento e aumento dos custos de processamento. A redução desses erros melhora a precisão dos dados e otimiza todo o ciclo de vida da fatura no NetSuite. O ProcessMind analisa logs de eventos para detectar ciclos de correção manual e atividades de reentrada de dados dentro do processo da fatura. Ele identifica as etapas e atividades específicas onde os erros ocorrem com mais frequência, permitindo automação, melhorias na validação de dados ou treinamento para eliminar essas ineficiências.

Garantir a estrita adesão aos termos de pagamento e às políticas internas é crucial para a governança financeira e a gestão de riscos no Processamento de Faturas de Contas a Pagar. A não conformidade pode resultar em penalidades, danos à reputação e perdas financeiras no NetSuite. O ProcessMind mapeia os processos de pagamento reais em relação às regras de conformidade definidas, como termos de pagamento e hierarquias de aprovação. Ele identifica desvios, como pagamentos não autorizados ou pagamentos em atraso que violam acordos com fornecedores, fornecendo insights para reforçar controles e reduzir riscos de conformidade.

A conciliação de ordens de compra (OC) e recebimentos de mercadoria (RM) com faturas é frequentemente uma etapa complexa e demorada no Processamento de Faturas de Contas a Pagar. Otimizar este processo reduz o esforço manual, acelera as aprovações e minimiza discrepâncias no NetSuite. O ProcessMind visualiza o fluxo de cada fatura ao longo do processo de conciliação, identificando onde a conciliação de três vias falha ou gera atrasos. Destaca a frequência e a natureza das não-conformidades, permitindo o redesenho do processo para reduzir exceções e melhorar as taxas de acerto na primeira tentativa.

A falta de visibilidade clara do status das faturas em tempo real pode prejudicar a tomada de decisões eficaz, levar a consultas redundantes e impactar a previsão do fluxo de caixa. Melhorar a visibilidade no Processamento de Faturas de Contas a Pagar garante que todas as partes interessadas tenham informações atualizadas no NetSuite. O ProcessMind reconstrói a jornada real de cada fatura, fornecendo uma linha do tempo clara, evento por evento. Isso permite que as organizações rastreiem faturas específicas, identifiquem onde estão paradas e estabeleçam dashboards que ofereçam insights abrangentes e em tempo real sobre todo o fluxo e desempenho do processo de Contas a Pagar.

Os elevados custos operacionais no Processamento de Faturas de Contas a Pagar resultam de fluxos de trabalho ineficientes, intervenções manuais excessivas e tempos de ciclo prolongados. A redução desses custos impacta diretamente o resultado final e melhora a eficiência departamental no NetSuite. O ProcessMind quantifica o tempo e os recursos gastos em cada atividade dentro do processo de Contas a Pagar, identificando desvios onerosos e gargalos. Ele oferece uma visão clara de onde os recursos são superutilizados ou os processos são ineficientes, permitindo intervenções direcionadas para alcançar economias de custo significativas por fatura.

A execução inconsistente dos fluxos de trabalho de Processamento de Faturas de Contas a Pagar leva a resultados imprevisíveis, aumento de erros e dificuldade em escalar operações. Padronizar esses processos garante consistência, previsibilidade e eficiência em todas as faturas no NetSuite. O ProcessMind descobre automaticamente todas as variantes reais do processo para o processamento de faturas, destacando os desvios do caminho ideal. Ele identifica onde e por que as variações ocorrem, capacitando as organizações a aplicar as melhores práticas, otimizar fluxos de trabalho e reduzir etapas sem valor agregado.

Atrasos na resolução de divergências, como inconsistências de quantidades ou preços, prolongam significativamente o ciclo de Processamento de Faturas de Contas a Pagar. Uma resolução mais rápida melhora a eficiência, reduz atrasos de pagamento e fortalece o relacionamento com fornecedores no NetSuite. O ProcessMind identifica os tipos específicos de divergências, suas origens e os caminhos e durações típicos para sua resolução. Ao analisar esses padrões, as organizações podem identificar problemas recorrentes e bottlenecks no processo de resolução, permitindo uma solução de problemas mais rápida e eficaz.

Um Processamento eficiente de Faturas de Contas a Pagar é crucial para uma gestão eficaz do capital de giro e do fluxo de caixa. Processos subótimos podem imobilizar capital ou levar à perda de oportunidades de ganhos financeiros, impactando a saúde financeira geral da organização que utiliza o NetSuite. O ProcessMind oferece insights sobre a adesão aos prazos de pagamento, os tempos médios de processamento de faturas e as oportunidades de descontos por pagamento antecipado. Ao otimizar o ciclo de pagamento com base em dados reais do processo, as organizações podem gerenciar estrategicamente a saída de fundos, melhorando a utilização do capital de giro.

A distribuição desigual da carga de trabalho entre a equipe de Contas a Pagar pode gerar gargalos, esgotamento e redução da eficiência geral do departamento. Uma distribuição equilibrada assegura a utilização otimizada dos recursos e tempos de processamento consistentes para as faturas no NetSuite. O ProcessMind analisa as atividades realizadas pelos processadores individuais e o volume de faturas que eles manuseiam, identificando recursos sobrecarregados ou subutilizados. Esses dados permitem que os gerentes redistribuam tarefas de forma eficaz, garantindo um fluxo mais suave e reduzindo os atrasos no processamento.

O Caminho de Melhoria de 6 Etapas para Contas a Pagar no NetSuite

1

Baixar o Modelo

2

Exporte Seus Dados do NetSuite

3

Fazer Upload do Seu Conjunto de Dados

4

Analise o seu Processo de Contas a Pagar (AP)

5

Implementar Melhorias em Contas a Pagar

6

Monitorar o Progresso do Processo de Contas a Pagar

1

Baixar o Modelo

O que fazer

Aceda e faça o download do modelo de dados Excel pré-configurado, concebido especificamente para o processamento de faturas de Contas a Pagar do NetSuite. Isso garante a estrutura correta para os seus dados históricos.

Ver Guia do Modelo de Dados Baixar Modelo
Por que é importante

Ter a estrutura de dados correta desde o início é crucial para análises precisas, prevenindo erros e retrabalho nas fases posteriores do processo. Isso otimiza a preparação dos seus dados.

Resultado esperado

Um modelo de dados pronto a usar, configurado especificamente para dados de processamento de faturas de Contas a Pagar (AP) no NetSuite.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Descubra Eficiências Ocultas nos Workflows de Contas a Pagar do NetSuite

O ProcessMind revela o fluxo real das suas faturas de Contas a Pagar no NetSuite através de visualizações intuitivas. Obtenha insights profundos em cada etapa, revelando áreas prontas para otimização e automação.
  • Visualize o Fluxo de Processo de Contas a Pagar de Ponta a Ponta
  • Identifique Gargalos na Aprovação de Faturas
  • Identificar Caminhos de Pagamento Não Conformes
  • Otimize Ciclos de Pagamento e Reduza Custos
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RESULTADOS TÍPICOS

Alcance Resultados Concretos em Contas a Pagar

Estes resultados destacam as eficiências significativas e as economias de custo tipicamente alcançadas por organizações que otimizam o seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar do NetSuite através de insights baseados em dados de Process Mining.

0 % faster
Agilidade na Aprovação de Faturas

Redução média no tempo de aprovação

Acelere os seus processos de aprovação de faturas ao identificar e eliminar gargalos, garantindo pagamentos pontuais e um melhor relacionamento com fornecedores.

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Maximizar Descontos por Pagamento Antecipado

Aumento na taxa de desconto por pagamento antecipado

Identifique oportunidades para pagar faturas antecipadamente e garantir descontos valiosos, contribuindo diretamente para o seu resultado final.

0 % fewer
Menos Retrabalhos e Erros

Redução na taxa de retrabalho de faturas

Eliminar fontes comuns de erro e reduzir a necessidade de correções manuais, liberando a equipe de AP para tarefas mais estratégicas.

0 % adherence
Conformidade de Pagamento Aprimorada

Melhoria na adesão aos prazos de pagamento

Garantir que os pagamentos sejam feitos pontualmente, conforme os termos, minimizando multas por atraso e fortalecendo o relacionamento com fornecedores.

0 % higher
Melhor Correspondência de Pedido de Compra (PO) / Recebimento de Mercadoria (GR)

Aumento no sucesso da conciliação automática

Melhore a eficiência da sua conciliação de pedidos de compra e recebimentos de mercadorias, reduzindo a intervenção manual e acelerando o processamento.

0 days less
Capital de Giro Otimizado

Redução no Prazo Médio de Pagamento a Fornecedores

Tenha visibilidade completa do seu fluxo de caixa e otimize o prazo de pagamento para melhorar a gestão do capital de giro sem prejudicar as relações com fornecedores.

Os resultados variam com base na complexidade específica do processo, volume e qualidade dos dados de cada organização. Estes números representam melhorias típicas observadas em diversas implementações.

Dados Recomendados

Comece com os atributos e atividades mais importantes, depois expanda conforme necessário.
É novo em event logs? Saiba como criar um event log para Process Mining.

Atributos

Pontos de dados essenciais para capturar para análise

O identificador único para cada fatura de fornecedor.

Por que é importante

É o atributo fundamental que conecta todos os eventos relacionados em uma única instância de processo, permitindo a análise de ponta a ponta do ciclo de vida de cada fatura.

O nome da atividade de negócio ou evento que ocorreu no processo da fatura.

Por que é importante

Ele define as etapas do processo, permitindo a visualização do mapa do processo, o cálculo dos tempos de transição e a identificação de gargalos e ciclos de retrabalho.

O timestamp indicando quando uma atividade ou evento começou.

Por que é importante

Ele fornece a sequência cronológica dos eventos, que é essencial para o cálculo de todas as métricas baseadas em duração, descoberta de gargalos e compreensão do desempenho do processo.

O nome do fornecedor que submeteu a fatura.

Por que é importante

Permite a análise de desempenho por fornecedor, auxiliando na identificação de fornecedores problemáticos, negociação de melhores condições e gestão eficaz de relacionamentos.

O valor total da fatura.

Por que é importante

Permite a análise do impacto financeiro de ineficiências do processo e a segmentação de faturas por valor para priorizar itens de alto valor.

O identificador da ordem de compra associada à fatura, se aplicável.

Por que é importante

Distingue entre faturas com e sem PO (Pedido de Compra), que frequentemente seguem caminhos de processo diferentes e possuem potencial de automação distinto. É fundamental para analisar a eficiência da correspondência.

O usuário responsável por processar ou inserir a fatura.

Por que é importante

Permite a análise da carga de trabalho, o monitoramento de desempenho e a análise da causa raiz de erros ao atribuir atividades a membros específicos da equipe de AP.

O usuário responsável pela aprovação da fatura para pagamento.

Por que é importante

Apoia diretamente a identificação de bottlenecks de aprovação e auxilia na análise da carga de trabalho e do desempenho dos gestores envolvidos na cadeia de aprovação.

A data limite para pagamento da fatura para evitar penalidades.

Por que é importante

Serve como principal referência para medir o desempenho de pagamento pontual, o que é crucial para as relações com fornecedores e a conformidade financeira.

Atividades

Etapas do processo para monitorar e otimizar

Marca a entrada de uma nova fatura de fornecedor no NetSuite. Isso é capturado a partir da data de criação do registro de transação da fatura do fornecedor, representando o início oficial do processo de Contas a Pagar.

Por que é importante

Estabelece o ponto de partida para todos os cálculos de tempo de ciclo de processamento de faturas, o que é crítico para medir a eficiência geral do processo e acompanhar o envelhecimento das faturas.

Este evento marca o ponto em que a 'Vendor Bill' é formalmente inserida em um workflow de aprovação. É capturado quando o 'Approval Status' da fatura muda de um estado de rascunho para 'Pending Approval'.

Por que é importante

Esta atividade é o ponto de partida para medir o cycle time de aprovação, que é essencial para identificar gargalos com aprovadores ou departamentos específicos.

Significa que a Fatura de Fornecedor foi autorizada para pagamento pelo(s) aprovador(es) designado(s). Isso é capturado quando o 'Status de Aprovação' da fatura é definido como 'Aprovado'.

Por que é importante

Este é um marco crítico que conclui a fase de aprovação e permite que a fatura seja lançada e programada para pagamento. É um dado chave para medir a eficiência da aprovação.

Marca o momento em que o impacto financeiro da fatura do fornecedor é oficialmente registrado no Razão Geral. Isso é capturado pela data da transação quando a fatura é aprovada e o marcador de 'Lançamento Contábil' é ativado.

Por que é importante

Este é um ponto de controle financeiro fundamental, confirmando que a responsabilidade foi formalmente reconhecida pela empresa. Atrasos no lançamento podem afetar a precisão dos relatórios financeiros.

Representa a execução final do pagamento da fatura. Este evento é capturado a partir da data da transação do registro de Pagamento de Fornecedor aplicado à Fatura de Fornecedor.

Por que é importante

Este é o principal ponto final para o processo de Contas a Pagar e é essencial para o cálculo do tempo de ciclo ponta a ponta, da aderência aos termos de pagamento e do Days Payable Outstanding (DPO).

Marca o fechamento final do registro da fatura do fornecedor, tipicamente após ter sido totalmente paga. Isso é inferido quando o status da fatura do fornecedor muda para 'Pago na Íntegra'.

Por que é importante

Fornece um evento final definitivo para o ciclo de vida do processo, confirmando que nenhuma ação adicional é necessária para aquela fatura específica.

Perguntas Frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining visualiza seus workflows de Contas a Pagar reais no NetSuite, revelando ineficiências ocultas como gargalos de aprovação e retrabalho manual excessivo. Ele ajuda a identificar as causas dos atrasos e da não conformidade, permitindo otimizar processos para pagamentos mais rápidos e redução significativa de custos. Isso leva a uma melhor gestão do fluxo de caixa e a uma maior captura de descontos por pagamento antecipado.

Geralmente, você precisa de dados transacionais do NetSuite relacionados a faturas, pedidos de compra, recebimentos de mercadorias e pagamentos. Os principais pontos de dados incluem IDs de fatura, nomes de atividades (por exemplo, "Fatura Criada", "Aprovada", "Paga"), timestamps para cada atividade e IDs de usuário. Esses dados são estruturados em um formato de log de eventos para análise.

Você pode esperar melhorias significativas, como ciclos de aprovação de faturas acelerados e maior captura de descontos por pagamento antecipado. Além disso, o Process Mining ajuda a reduzir erros manuais, fortalecer a conformidade de pagamentos e otimizar a gestão do capital de giro, ao fornecer insights claros sobre o desempenho e a aderência ao processo. Também suporta uma melhor distribuição da carga de trabalho entre a equipe de Contas a Pagar.

As ferramentas modernas de Process Mining são projetadas para usuários de negócios, abstraindo grande parte da complexidade técnica, de modo que um profundo conhecimento em ciência de dados não é normalmente exigido. A extração de dados é uma operação somente leitura, garantindo que não haja interrupção no seu ambiente NetSuite ativo. O foco é analisar dados existentes, não alterar diretamente as operações do sistema ou os workflows.

A extração de dados do NetSuite é feita normalmente usando ferramentas de relatórios padrão, pesquisas salvas ou consultas diretas ao banco de dados, garantindo que não haja interrupção nas operações em tempo real. Os dados brutos são então transformados em um event log, que padroniza as atividades e os timestamps para cada fatura, tornando-os adequados para os algoritmos de Process Mining. Essa transformação prepara seus dados para uma visualização e análise precisas.

Após a extração e configuração inicial de dados, que pode levar algumas semanas dependendo do volume e complexidade, insights preliminares podem ser gerados em cerca de um mês. Análises abrangentes e recomendações acionáveis geralmente surgem em 2-3 meses, impulsionando ciclos de melhoria contínua e esforços de otimização sustentados.

Sim, ao visualizar os caminhos reais que as faturas percorrem, o Process Mining pode destacar desvios das regras definidas e das políticas de conformidade. Ele revela etapas não autorizadas, atrasos em aprovações ou inconsistências no processo de correspondência de PO/GR, permitindo que você aborde proativamente potenciais riscos de auditoria e erros. Isso garante a aderência a regulamentações internas e externas.

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Eliminar multas por atraso e pagamentos duplicados, reduzir custos em 60%.

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Não é necessário cartão de crédito, configuração em minutos.