Seu Template de Dados para Gestão de Contratos

Este atributo descreve uma única etapa ou marco dentro do processo de gestão de contratos, como "Contrato Rascunhado", "Revisão Jurídica Iniciada" ou "Contrato Executado". Essas atividades são os blocos de construção do mapa do processo.

Analisar a sequência e frequência dessas atividades é a base do Process Mining. Isso ajuda a identificar o fluxo real, descobrir desvios do procedimento padrão e apontar quais tarefas consomem mais tempo ou se repetem com frequência.

Define as etapas do processo, permitindo a visualização e análise do workflow de contratos, gargalos e variações.

Isso é geralmente derivado dos dados de event log ou trilha de auditoria do DocuSign CLM, que registra ações feitas no documento ou no workflow.

Este atributo registra a data e hora exatas em que uma atividade ocorreu. É a base temporal para o Process Mining, permitindo analisar o desempenho ao longo do tempo.

Ao ordenar eventos pela Hora de Início, cria-se um log cronológico para cada caso. Isso permite calcular o tempo entre atividades, a duração de cada etapa e o tempo total do processo. É fundamental para identificar gargalos, medir tempos de espera e avaliar a eficiência em relação aos SLAs.

Este timestamp é fundamental para ordenar os eventos cronologicamente e calcular todas as métricas temporais, como tempos de ciclo e durações.

Esta informação é parte padrão de qualquer event log ou trilha de auditoria no DocuSign CLM, associada a cada ação registrada.

O ID do Contrato serve como o identificador de caso definitivo, vinculando de forma exclusiva todos os eventos e atividades relacionados a um contrato específico, do início à resolução. No DocuSign CLM, isso pode corresponder ao ID do Envelope ou a um campo personalizado.

Este atributo é essencial para o Process Mining, pois permite reconstruir a jornada de ponta a ponta de cada contrato. Ao agrupar todas as atividades relacionadas sob um único ID de Contrato, os analistas podem visualizar o fluxo completo, medir tempos de ciclo e analisar variações entre diferentes contratos.

É a chave primária que conecta todos os eventos relacionados, possibilitando rastrear e analisar todo o ciclo de vida de um contrato específico.

Este é geralmente o identificador principal de um contrato ou objeto de envelope no DocuSign CLM. Pode aparecer como ID do Envelope ou um campo personalizado.

Este atributo especifica a origem dos dados. Para esta visualização, o valor seria sempre "DocuSign CLM" ou similar.

Embora pareça redundante em análises de sistema único, é uma boa prática incluí-lo. Ele se torna crítico ao cruzar dados de múltiplos sistemas (como unir dados de contrato de um CRM com dados de workflow do DocuSign), garantindo a linhagem e rastreabilidade dos dados.

Garante a rastreabilidade dos dados e é essencial para análises que combinam informações de vários sistemas corporativos.

Este é geralmente um valor estático adicionado durante a extração e transformação para rotular a origem do conjunto de dados.

Este atributo indica quando o conjunto de dados foi atualizado pela última vez. Ele fornece contexto sobre a atualidade da análise, permitindo que os usuários saibam se os dados são recentes.

Em dashboards e relatórios, essa informação é vital para a governança de dados e confiança do usuário. Ajuda os analistas a entenderem se estão vendo dados em tempo real ou um recorte de um momento específico, o que é crucial para tomar decisões informadas e rápidas.

Fornece contexto crucial sobre a atualização dos dados, garantindo que os usuários saibam o quão recente é a análise do processo.

Este é um atributo de metadados, normalmente gerado e armazenado pela ferramenta de ETL ou pipeline de dados durante o processo de ingestão.

Este atributo identifica a outra organização participante do acordo. Diferentes contrapartes podem ter estilos de negociação, exigências jurídicas e tempos de resposta distintos, o que impacta o ciclo de vida do contrato.

Analisar o desempenho por Contraparte ajuda a identificar quais parceiros são colaborativos e quais causam atrasos constantes. Essa informação pode ser usada para melhorar a gestão de relacionamentos e definir expectativas reais para negociações futuras. É uma dimensão chave para a análise de "Frequência de Retrabalho e Revisão de Contratos".

Ajuda a analisar como a interação com diferentes partes externas afeta os tempos de negociação, número de revisões e tempo total de ciclo.

Esta informação é parte fundamental do registro do contrato, geralmente armazenada em um campo dedicado de "Nome da Contraparte" ou "Empresa".

Este atributo armazena a data de expiração contratual. É um metadado crítico para gerir o portfólio de forma proativa, especialmente em contratos de receita recorrente ou serviços de longo prazo.

Esta data alimenta o dashboard de "Perspectiva de Renovação e Expiração de Contratos". Ao monitorar prazos próximos, a empresa pode disparar workflows de renovação no tempo certo. Também é essencial para calcular o KPI de "Taxa de Renovação de Contrato no Prazo", ajudando a evitar perda de receita e interrupção de serviços.

Crucial para a gestão proativa de contratos, permitindo renovações no prazo e evitando lapsos contratuais indesejados.

Este é um campo de metadados padrão que deve ser capturado para qualquer contrato com prazo definido no DocuSign CLM.

Este atributo registra a data e hora exatas em que uma atividade foi concluída. Enquanto o Início marca o começo, o Término marca a finalização, permitindo cálculos precisos de duração por tarefa.

Analisar a Hora de Término é crucial para calcular o tempo de processamento, ou seja, o tempo de trabalho ativo em uma tarefa. Isso ajuda a diferenciar trabalho real de tempo de espera, trazendo insights sobre a eficiência dos recursos e o custo real dos atrasos. Por exemplo, serve para medir a duração exata de uma "Revisão Jurídica".

Permite o cálculo preciso da duração de atividades individuais, ajudando a diferenciar o tempo de processamento ativo do tempo de espera ocioso.

Em sistemas como o DocuSign CLM, isso pode estar registrado na trilha de auditoria ou precisar ser inferido a partir do horário de início do evento seguinte.

O Proprietário do Contrato é o principal ponto de contato e o responsável pelo andamento do contrato. Geralmente, é quem iniciou a solicitação ou quem gere o relacionamento comercial.

Analisar o desempenho por Proprietário do Contrato revela padrões de eficiência, taxas de retrabalho e tempos de ciclo. Essa análise ajuda a identificar equipes ou indivíduos de alto desempenho, bem como aqueles que precisam de suporte ou treinamento. É uma dimensão fundamental para segmentar dados em dashboards como o de "Análise do Tempo de Ciclo de Contratos".

Permite analisar o desempenho por indivíduo ou equipe, ajudando a identificar boas práticas e áreas de melhoria em atividades manuais.

Este é geralmente um campo de usuário associado ao contrato, muitas vezes preenchido com o nome de quem criou ou é proprietário do workflow.

Este atributo indica o status geral do contrato em um dado momento, como "Rascunho", "Em Revisão", "Aguardando Assinatura" ou "Executado". Oferece um resumo de alto nível de onde o contrato está no processo.

No Process Mining, analisar o status é útil para filtrar casos e criar dashboards que rastreiam o volume de contratos em cada etapa. O dashboard "Rastreador de Status de Contratos em Tempo Real" depende diretamente deste atributo para dar visibilidade ao portfólio ativo e identificar onde o trabalho está acumulado.

Fornece um panorama do progresso do contrato, essencial para acompanhamento de status, gestão de carga de trabalho e identificação de gargalos.

Esta informação geralmente está disponível como um atributo principal no objeto de contrato ou workflow dentro do DocuSign CLM.

Este atributo mede a duração de ponta a ponta de cada caso de contrato. É calculado como a diferença de tempo entre o primeiro evento (ex: "Solicitação de Contrato Iniciada") e o último (ex: "Contrato Armazenado no Repositório").

O Tempo de Ciclo é um KPI mestre de eficiência. Ele oferece uma visão holística de quanto tempo leva para finalizar um contrato. Esta métrica calculada é a base para o KPI de "Tempo Médio de Ciclo do Contrato" e para o dashboard de análise, permitindo investigar quais fatores, como valor ou tipo de contrato, influenciam a velocidade.

Este é um KPI principal de eficiência geral, mostrando o tempo total gasto para processar um contrato do início ao fim.

Esta métrica não está presente no sistema de origem, mas é calculada na ferramenta de Process Mining com base nos timestamps de início e término de um caso.

Este atributo categoriza os contratos com base em seu propósito jurídico ou comercial. Diferentes tipos de contrato costumam seguir workflows distintos, têm exigências de aprovação variadas e níveis de complexidade diferentes.

Segmentar a análise por Tipo de Contrato é fundamental para entender variações de desempenho. Isso permite comparar tempos de ciclo, taxas de conformidade e padrões de negociação entre acordos. Por exemplo, um NDA deve ter um ciclo muito mais curto que um MSA complexo, e este atributo torna essa comparação possível.

Permite comparar o desempenho do processo em diferentes categorias de contratos, que geralmente possuem workflows e níveis de complexidade únicos.

Este é um campo de metadados chave, geralmente selecionado em uma lista suspensa quando um contrato é criado no DocuSign CLM.

Este atributo representa o valor financeiro do acordo, podendo ser um montante único ou recorrente. O valor de um contrato costuma ditar o nível de rigor e a complexidade do fluxo de aprovação.

Analisar o processo pelo Valor do Contrato é crucial para priorizar negócios de alto valor e identificar atrasos desnecessários. Também pode ser usado para conformidade, verificando, por exemplo, se contratos acima de certo limite receberam aprovação do CFO. Ajuda a focar os esforços de otimização nos contratos financeiramente mais relevantes.

Permite a priorização e avaliação de riscos, já que contratos de maior valor geralmente exigem revisões mais rigorosas e têm maior impacto no negócio.

Este é geralmente um campo numérico ou de moeda nos metadados do contrato dentro do DocuSign CLM.

Este atributo identifica a pessoa específica do departamento jurídico responsável por revisar e aprovar o contrato. É diferente do Proprietário do Contrato, que geralmente é da área de negócios.

Atribuir revisões a um consultor jurídico específico permite uma análise de desempenho detalhada dessa etapa. Isso ajuda a criar o dashboard de "Desempenho da Revisão Jurídica" para medir e comparar a produtividade e os tempos de ciclo dos membros da equipe, auxiliando no equilíbrio da carga de trabalho e na identificação de oportunidades de eficiência no departamento.

Permite uma análise detalhada da etapa de revisão jurídica, ajudando a equilibrar a carga de trabalho e medir o desempenho da equipe jurídica.

Isso seria extraído dos dados de atribuição de tarefas em um workflow do DocuSign CLM, indicando a quem a tarefa de 'Revisão Jurídica' foi atribuída.

Este atributo especifica o departamento interno (como Vendas, Marketing ou TI) que iniciou ou é responsável pelo contrato. As necessidades e processos variam por área, levando a diferentes padrões de gestão.

Segmentar a análise por departamento é essencial para entender como cada área utiliza o processo. Ajuda a criar relatórios direcionados, como o de "Gargalos de Aprovação", para identificar se os atrasos se concentram em unidades específicas e permite que as melhorias sejam personalizadas conforme as necessidades de cada departamento.

Permite a comparação de desempenho entre diferentes unidades de negócio, destacando variações em eficiência, conformidade e carga de trabalho.

Pode ser um campo de metadados no contrato ou derivado do departamento do Proprietário do Contrato.

Esta métrica calcula o tempo total que um contrato passa na fase de aprovação, desde o envio para a primeira aprovação interna até o sinal verde final. É calculado somando as durações de todas as atividades de aprovação ou medindo o tempo entre o início da primeira e o fim da última tarefa da fase.

Este atributo é a base do KPI de "Duração Média da Fase de Aprovação". Ele isola atrasos causados especificamente pelo fluxo de aprovação, separando-os da redação ou negociação. Rastrear esse tempo ajuda as organizações a entenderem o impacto da sua matriz de aprovação e a encontrarem formas de simplificá-la.

Isola o tempo gasto em aprovações, facilitando a identificação e tratamento de gargalos especificamente na cadeia de aprovadores.

Calculado na ferramenta de Process Mining ao identificar todos os eventos de aprovação (ex: 'Internal Approval Sent', 'Internal Approval Received') e medir o tempo entre o primeiro e o último evento de cada caso.

Este atributo calculado identifica contratos que sofreram retrabalho, como quando voltam para redlining após já terem recebido aprovação interna. É derivado da busca por sequências indesejadas de atividades.

Este sinalizador simplifica a análise de ineficiências. Permite o cálculo direto do KPI de "Taxa de Retrabalho de Contratos" e facilita a filtragem para analisar apenas os casos que exigiram esforço extra, ajudando a identificar causas raiz, como requisitos iniciais vagos ou pontos de negociação difíceis.

Ajuda a quantificar e analisar a frequência de retrabalho, um indicador chave de ineficiência e custos ocultos.

Este atributo é calculado na ferramenta de Process Mining por meio de regras que identificam loops de retrabalho, como um evento de "Redlining no Contrato" que ocorre após uma "Aprovação Interna Recebida".

Este atributo rastreia se o contrato foi assinado por assinatura eletrônica (DocuSign eSignature) ou por método offline (assinatura física e digitalização).

Ele apoia diretamente o KPI de "Taxa de Adoção de Assinatura Eletrônica". Ao analisar a proporção de assinaturas digitais, a empresa mede o sucesso da sua transformação digital. Uma taxa alta costuma indicar execução mais rápida, menores custos administrativos e melhor rastreabilidade.

Mede a adoção de processos digitais e ajuda a quantificar os ganhos de eficiência obtidos com o uso de recursos integrados de assinatura eletrônica.

Isso pode ser determinado verificando se o evento "Contrato Executado" se originou do serviço integrado do DocuSign eSignature.

Este atributo fornece um status granular específico para a fase de aprovação. Enquanto o Status do Contrato é um resumo do caso, o Status de Aprovação rastreia o resultado de atividades individuais de aprovação.

Isso é essencial para o "Relatório de Gargalos de Aprovação" e para o rastreador em tempo real. Permite ver quais contratos aguardam aprovação, quais foram rejeitados e precisam de retrabalho e quais já passaram dessa fase. Analisar as transições entre esses status ajuda a identificar pontos exatos de falha ou atraso na cadeia de aprovação.

Fornece insights detalhados sobre a fase de aprovação, permitindo identificar quais contratos estão travados e por quê.

Este seria o resultado de uma tarefa de aprovação ou etapa de workflow no DocuSign CLM.

Este atributo acompanha a iteração do documento à medida que ele passa por revisões e redlining. O número aumenta cada vez que uma nova versão sofre upload ou é salva.

Rastrear a versão do documento é uma forma direta de medir o retrabalho e a complexidade das negociações. Um alto número de versões indica muitas idas e vindas entre as partes. Este atributo é a entrada principal para o KPI de "Contagem Média de Revisão de Documentos" e para o dashboard de frequência de retrabalho.

Mede diretamente o volume de retrabalho e esforço de negociação ao rastrear quantas vezes um documento foi revisado.

O DocuSign CLM possui controle de versão nativo. Este atributo seria extraído do histórico de versões do documento.