Modelo de Dados: Processamento de Faturas de Contas a Pagar

SAP S/4HANA
Modelo de Dados: Processamento de Faturas de Contas a Pagar

O Seu Modelo de Dados para Processamento de Faturas de Contas a Pagar

Este modelo oferece um guia abrangente para a coleta dos dados necessários para analisar o seu Processamento de Faturas de Contas a Pagar. Ele descreve os atributos e atividades essenciais exigidos para criar um log de eventos robusto. Você também encontrará orientações práticas sobre a extração desses dados dos seus sistemas de origem, garantindo um início tranquilo na sua jornada de Process Mining.
  • Atributos recomendados para análise abrangente
  • Atividades-chave do processo para rastrear com eficácia
  • Orientação passo a passo para extração de dados
É novo em event logs? Saiba como criar um event log para Process Mining.

Atributos do Processamento de Faturas de Contas a Pagar

Estes são os campos de dados essenciais a incluir no seu log de eventos para uma análise aprofundada e perspicaz do seu processo de Contas a Pagar.
5 Obrigatório 6 Recomendado 10 Opcional
NomeDescrição
Activity
ActivityName
O nome de um evento de negócio ou etapa específica que ocorreu no ciclo de vida do processamento da fatura.
Descrição

A Atividade representa uma etapa ou ação distinta dentro do processo de Contas a Pagar, como 'Fatura Recebida', 'Fatura Lançada' ou 'Pagamento Executado'. Esses são os blocos de construção do mapa do processo.

Analisar as atividades é fundamental para o process mining. Ele ajuda a visualizar o fluxo do processo, identificar caminhos comuns, detectar desvios do processo padrão e medir a frequência e a duração de cada etapa. A sequência dessas atividades para uma dada fatura forma sua jornada no processo.

Por que é importante

Ele define as etapas do processo, permitindo a visualização e análise do fluxo do processo, a identificação de gargalos e a detecção de ciclos de retrabalho.

Onde obter

Derivado de várias fontes, incluindo mudanças de status de documento (ex: BKPF-BSTAT), documentos de alteração (tabelas CDHDR/CDPOS) ou logs de workflow. Isso geralmente requer uma lógica de extração personalizada.

Exemplos
Fatura RecebidaFatura AprovadaPagamento EfetuadoFatura Bloqueada para Pagamento
Event Time
EventTime
A data e hora exatas em que a atividade ocorreu.
Descrição

Event Time é o timestamp associado a cada atividade, fornecendo a sequência cronológica de eventos para uma fatura. Esses dados são essenciais para entender o fluxo do processo e realizar qualquer análise baseada em tempo.

Na análise, o Event Time é usado para ordenar as atividades corretamente, calcular tempos de ciclo entre diferentes etapas, identificar tempos de espera e analisar o desempenho do processo em diferentes períodos (ex: mês a mês). É a base de todos os KPIs baseados em duração.

Por que é importante

Este timestamp é crítico para ordenar os eventos cronologicamente e calcular todas as métricas baseadas no tempo, como tempos de ciclo e durações, que são fundamentais para o Process Mining.

Onde obter

Originado de vários campos de data/hora em tabelas SAP, como Data de Criação (BKPF-CPUDT), Data de Lançamento (BKPF-BUDAT), Data de Compensação (BSAK-AUGDT) ou timestamps de logs de alteração (CDHDR-UDATE/UTIME).

Exemplos
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Fatura
Invoice
O identificador único para um documento de fatura, servindo como o ID de caso principal para o processo de Contas a Pagar.
Descrição

A Fatura é o objeto central que conecta todas as atividades relacionadas, do recebimento ao pagamento. No SAP S/4HANA, trata-se tipicamente de uma chave composta pelo Código da Empresa (BUKRS), um Número de Documento único (BELNR) e o Ano Fiscal (GJAHR).

Analisar por Fatura permite uma visão completa ponta a ponta do ciclo de vida da fatura. Isto é fundamental para calcular métricas chave como o tempo total de ciclo, identificar gargalos para faturas individuais e compreender os diferentes caminhos que uma fatura pode percorrer no processo.

Por que é importante

Ele identifica de forma única a jornada de cada fatura, tornando possível rastrear seu ciclo de vida completo e analisar o desempenho do processo caso a caso.

Onde obter

Esta é uma chave composta derivada das tabelas BKPF (Cabeçalho do Documento Contábil) ou RBKP (Cabeçalho do Documento: Recebimento de Fatura), utilizando os campos BUKRS, BELNR e GJAHR.

Exemplos
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
Sistema de Origem
SourceSystem
O sistema de onde os dados foram extraídos.
Descrição

Este atributo identifica a origem dos dados do processo. Para esta vista, o valor será tipicamente 'SAP S/4HANA'.

Em ambientes com múltiplos ERPs ou sistemas integrados, este campo é crucial para a linhagem e segregação de dados. Assegura que a análise é realizada no dataset correto e ajuda a diagnosticar problemas de qualidade de dados, rastreando-os até à origem.

Por que é importante

Identifica a origem dos dados, o que é crucial para a governança de dados, solução de problemas e em ambientes multi-sistema.

Onde obter

Este é tipicamente um valor estático adicionado durante o processo de extração de dados para rotular a origem do conjunto de dados.

Exemplos
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Última Atualização de Dados
LastDataUpdate
O timestamp que indica quando os dados para este registo foram atualizados pela última vez a partir do sistema de origem.
Descrição

Este atributo fornece a data e hora da extração ou atualização mais recente de dados do SAP S/4HANA. É um campo de metadados crucial para compreender a atualidade dos dados que estão sendo analisados.

Esta informação é importante para que os usuários saibam quão atualizada está a análise do processo. Ajuda a gerenciar expectativas sobre a latência dos dados e é vital para o agendamento de atualizações de dados e a manutenção da integridade dos mesmos.

Por que é importante

Indica a atualização dos dados, garantindo que os usuários saibam o quão atualizada está a sua análise de processo.

Onde obter

Este valor é gerado e carimbado em cada registro no momento da extração de dados do sistema de origem.

Exemplos
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Código da Empresa
CompanyCode
A unidade organizacional para a qual a fatura é processada.
Descrição

Um Código da Empresa (Company Code) é a menor unidade organizacional para a qual um conjunto completo e autônomo de contas pode ser elaborado para relatórios externos. No contexto de Contas a Pagar, representa a entidade jurídica que deve dinheiro ao fornecedor.

A análise por Código da Empresa permite comparar o desempenho do processo entre diferentes entidades jurídicas dentro da organização. Isso ajuda a identificar quais partes do negócio estão seguindo processos padronizados e quais apresentam maior eficiência, tempos de ciclo mais longos ou taxas de retrabalho mais altas.

Por que é importante

Permite a comparação do desempenho do processo entre diferentes entidades legais, ajudando a identificar problemas e melhores práticas específicas de regiões ou unidades de negócio.

Onde obter

Encontrado nas tabelas de cabeçalho de documento, principalmente BKPF-BUKRS para faturas FI e RBKP-BUKRS para faturas MM.

Exemplos
10001710US01DE01
Data de Vencimento da Fatura
InvoiceDueDate
A data limite para o pagamento da fatura ao fornecedor.
Descrição

A Data de Vencimento da Fatura é o prazo limite para pagar o fornecedor, a fim de evitar multas por atraso e manter um bom relacionamento. Esta data é calculada com base na data base da fatura e nas condições de pagamento acordadas com o fornecedor.

Esta data é essencial para o dashboard de 'Conformidade e Envelhecimento de Pagamentos' e para o KPI de 'Taxa de Pagamento Dentro do Prazo'. Ao comparar a data de vencimento com a data real de pagamento, a análise pode revelar se os pagamentos estão a ser feitos dentro do prazo, antecipadamente ou com atraso, o que acarreta consequências financeiras e relacionais diretas.

Por que é importante

Este é o fator principal para a análise de pagamentos no prazo, permitindo a medição do desempenho de pagamento e o seu impacto nos relacionamentos com fornecedores e nas multas por atraso.

Onde obter

Esta data é frequentemente calculada. A data de vencimento líquida encontra-se no campo BSEG-NETDT. Pode também ser derivada da data base para pagamento (BSEG-ZFBDT) e das condições de pagamento (BSEG-ZTERM).

Exemplos
2023-10-312023-11-152024-01-10
Nome de Utilizador
UserName
O ID do utilizador da pessoa que realizou a atividade.
Descrição

Este atributo registra o ID de usuário SAP responsável pela execução de uma atividade específica, como lançamento, aprovação ou compensação de uma fatura. Ele vincula as etapas do processo a usuários individuais.

A análise por Nome de Usuário é essencial para entender a distribuição da carga de trabalho, identificar os colaboradores de melhor desempenho e apontar usuários que possam precisar de treinamento adicional. Também é fundamental para analisar gargalos de aprovação em dashboards, pois ajuda a identificar quais aprovadores específicos estão causando atrasos no processo.

Por que é importante

Atribui atividades a indivíduos específicos, permitindo a análise do desempenho do usuário, da carga de trabalho e da conformidade com as políticas de segregação de funções.

Onde obter

Geralmente encontrado em tabelas de cabeçalho como BKPF-USNAM (Lançado por) ou em tabelas de documentos de alteração CDHDR-USERNAME (Alterado por).

Exemplos
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
Nome do Fornecedor
VendorName
O nome do fornecedor que submeteu a fatura.
Descrição

Este atributo contém o nome oficial do fornecedor. Está ligado através do Número do Fornecedor armazenado no documento da fatura.

A análise de fornecedores é crucial para gerir relacionamentos com fornecedores e identificar problemas de processo específicos de certos fornecedores. Pode ajudar a responder a perguntas como 'Que fornecedores submetem o maior número de faturas com discrepâncias?' ou 'Estamos a pagar consistentemente certos fornecedores estratégicos dentro do prazo?'. É também um campo chave, juntamente com o número e o valor da fatura, para detetar potenciais pagamentos duplicados.

Por que é importante

Permite analisar o desempenho do processo por fornecedor, ajudando a identificar problemas e gerenciar relacionamentos estratégicos.

Onde obter

Recuperado da tabela de dados mestre de fornecedores LFA1 (campo NAME1), através da ligação pelo Número do Fornecedor (LIFNR) encontrado em BKPF ou RBKP.

Exemplos
Office Supplies Inc.Global Consulting GroupMachine Parts GmbH
Número da Ordem de Compra
PurchaseOrderNumber
O identificador único do pedido de compra associado à fatura, se aplicável.
Descrição

Este atributo vincula uma fatura a um pedido de compra (PC) previamente aprovado. A presença de um número de pedido de compra é a base para o processo de conciliação de 3 vias (Pedido de Compra – Fatura – Recebimento de Mercadorias).

Este é um atributo vital para análises de conformidade e eficiência. É utilizado para calcular o KPI 'Percentual de Faturas sem Pedido de Compra', que mede a aderência às políticas de aquisição. Também é fundamental para o dashboard de 'Desempenho da Conciliação de 3 Vias', permitindo a análise do processo de conciliação para faturas suportadas por um PC.

Por que é importante

Crucial para analisar a eficiência da conciliação de três vias e medir a conformidade com as políticas de compras, identificando faturas processadas sem um Pedido de Compra (PO).

Onde obter

Encontrado nas tabelas de itens de linha da fatura, como RSEG-EBELN (para faturas MM) ou BSEG-EBELN (para faturas FI).

Exemplos
45000012344500005678
Valor da Fatura
InvoiceAmount
O valor bruto total da fatura na moeda do documento original.
Descrição

Este é o valor total da fatura conforme apresentado pelo fornecedor. Inclui o custo de bens ou serviços, impostos e quaisquer outros encargos, antes de quaisquer deduções ou descontos.

O Valor da Fatura é um atributo financeiro crítico utilizado para uma ampla gama de análises. Ajuda a priorizar faturas de alto valor, a compreender o impacto financeiro dos atrasos no processo (por exemplo, multas por atraso em faturas de grande valor) e a segmentar o processo (por exemplo, 'As faturas de alto valor seguem um caminho de aprovação diferente?'). É também essencial para identificar potenciais pagamentos duplicados.

Por que é importante

Fornece contexto financeiro ao processo, permitindo análises baseadas em valor, priorização de faturas de alto valor e quantificação de impactos financeiros.

Onde obter

Encontrado em tabelas como RBKP-RMWWR (valor bruto da fatura) para faturas MM ou calculado a partir de itens de linha em BSEG (campo WRBTR) para faturas FI.

Exemplos
1500.00250.7512345.50
Data de Compensação
ClearingDate
A data em que um pagamento foi efetuado e a fatura foi liquidada dos itens em aberto.
Descrição

A Data de Compensação indica a liquidação financeira da fatura. É a data em que ocorre a atividade 'Pagamento Compensado', marcando a etapa final para a maioria dos percursos de fatura bem-sucedidos.

Esta data é usada para calcular a data real de pagamento para comparação com a Data de Vencimento da Fatura. É, portanto, essencial para o cálculo do KPI de 'Taxa de Pagamento Dentro do Prazo' e para qualquer análise relacionada ao desempenho de pagamentos. Marca também o ponto final para o cálculo do tempo de ciclo ponta a ponta da fatura.

Por que é importante

Marca a liquidação final de uma fatura, servindo como ponto final para os cálculos de tempo de ciclo e a base para a análise de pagamentos em dia.

Onde obter

Encontrado nas tabelas de itens compensados, como BSAK-AUGDT para fornecedores.

Exemplos
2023-10-282023-11-142024-01-09
Desconto Obtido
DiscountTaken
Flag booleana que indica se um desconto por pagamento antecipado foi aplicado com sucesso.
Descrição

Este atributo indica se um desconto de pronto pagamento foi efetivamente aproveitado no momento da quitação da fatura. É um componente crucial para avaliar a eficiência financeira no processo de Contas a Pagar.

Este indicador é a base do KPI 'Taxa de Captura de Descontos por Pagamento Antecipado'. Ao filtrar as faturas onde um desconto era possível (com base nas Condições de Pagamento) e analisar este atributo, uma empresa pode calcular com precisão quanto dinheiro foi economizado e quantas oportunidades de economia foram perdidas. Isso oferece uma medida clara e quantificável do desempenho do AP.

Por que é importante

Mede diretamente o sucesso na captura de descontos por pronto pagamento disponíveis, o que tem um impacto direto no resultado financeiro da empresa.

Onde obter

Derivado verificando se o campo de valor do desconto (BSEG-SKNTO) é maior que zero no documento de pagamento.

Exemplos
truefalse
É Automatizado
IsAutomated
Indica se a atividade foi realizada automaticamente pelo sistema, e não por um usuário humano.
Descrição

Este atributo booleano distingue entre atividades iniciadas por humanos e aquelas executadas por tarefas de sistema, workflows ou bots. Por exemplo, uma execução de pagamento automatizada ou um lançamento de fatura gerado pelo sistema seria marcado como automatizado.

A análise deste atributo ajuda a compreender o nível de automação no processo de Contas a Pagar. Pode ser usado para medir o sucesso das iniciativas de automação, comparar a eficiência das etapas automatizadas em relação às manuais e identificar novas oportunidades para automação.

Por que é importante

Ajuda a medir o grau de automação no processo, possibilitando a análise da eficácia da automação e a identificação de oportunidades para melhoria contínua.

Onde obter

Derivado com base no Nome do Usuário (ex: IDs de usuário do sistema como 'SAP_SYSTEM' ou 'BATCHUSER') ou códigos de transação específicos associados a tarefas automatizadas.

Exemplos
truefalse
É Pagamento em Atraso
IsLatePayment
Flag booleana que indica se a fatura foi paga após sua data de vencimento.
Descrição

Este atributo calculado é um indicador simples de verdadeiro/falso que aponta se o pagamento de uma fatura foi realizado após a sua data de vencimento oficial. É derivado da comparação entre a 'Data de Compensação' e a 'Data de Vencimento da Fatura'.

Este indicador simplifica a análise para o dashboard de 'Conformidade e Atraso de Pagamentos' e o KPI 'Taxa de Pagamento no Prazo'. Ele permite uma filtragem e agregação facilitadas para contabilizar o número de pagamentos em atraso, calcular a percentagem de pagamentos realizados no prazo e identificar fornecedores ou códigos de empresa com altas taxas de pagamentos atrasados.

Por que é importante

Mede diretamente a conformidade com as condições de pagamento, simplifica o cálculo do KPI de pagamento pontual e ajuda a identificar áreas com baixo desempenho de pagamento.

Onde obter

Atributo calculado. A lógica é: SE DataCompensação > DataVencimentoFatura ENTÃO verdadeiro SENÃO falso.

Exemplos
truefalse
Moeda da Fatura
InvoiceCurrency
O código da moeda para o valor da fatura (por exemplo, USD, EUR).
Descrição

Este atributo especifica a moeda na qual o Valor da Fatura é expresso. Ele oferece um contexto essencial para todos os valores financeiros.

Em uma organização multinacional, analisar faturas sem considerar a sua moeda pode ser enganoso. Este campo permite o tratamento adequado dos dados financeiros, seja convertendo todos os valores para uma única moeda de reporte, seja segmentando a análise por moeda para compreender as atividades financeiras regionais.

Por que é importante

Fornece o contexto necessário para o Valor da Fatura, permitindo análises financeiras e relatórios precisos, especialmente em contextos multinacionais.

Onde obter

Encontrado nas tabelas de cabeçalho de documento, principalmente BKPF-WAERS ou RBKP-WAERS.

Exemplos
USDEURGBPJPY
Motivo do Bloqueio
BlockingReason
A razão pela qual uma fatura é bloqueada para pagamento, indicando uma discrepância.
Descrição

Quando uma fatura falha uma verificação de validação durante o 3-way match ou outras etapas de verificação, é bloqueada para pagamento. O Motivo de Bloqueio especifica a natureza do problema, como uma discrepância de quantidade, variação de preço ou falta de recebimento de mercadorias.

Este atributo é crítico para o dashboard de 'Análise de Retrabalho por Discrepâncias em Faturas'. Analisar a frequência dos diferentes motivos de bloqueio ajuda a identificar as causas-raiz das ineficiências do processo. Por exemplo, se 'Variação de preço' for um motivo comum, pode indicar problemas com os dados mestre no sistema de compras.

Por que é importante

Oferece insight direto nas causas-raiz de divergências de faturas e retrabalho, possibilitando esforços de melhoria de processo direcionados.

Onde obter

Armazenado em tabelas de itens de linha de fatura como RSEG, em campos que começam com SPGR* (p. ex., SPGRP, SPGRQ, SPGRT). Também pode ser encontrado em RBKP_BLOCKED.

Exemplos
Divergência de PreçoDivergência de QuantidadeEntrada de Mercadoria Ausente
Número da Fatura do Fornecedor
VendorInvoiceNumber
O número da fatura fornecido pelo fornecedor no seu documento.
Descrição

Este é o número de referência do sistema contábil do próprio fornecedor, conforme impresso no documento de fatura físico ou eletrônico. É inserido manualmente ou capturado via OCR durante o recebimento da fatura.

Este campo é extremamente importante para fins operacionais e para análise, especialmente para o dashboard de 'Pagamentos de Faturas Duplicadas Potenciais'. Um método comum para detectar duplicidades é procurar múltiplos documentos de fatura internos que compartilham o mesmo Nome do Fornecedor, Número da Fatura do Fornecedor e Valor da Fatura. É a principal referência externa para uma fatura.

Por que é importante

É um campo chave para a detecção de potenciais pagamentos duplicados e serve como a principal referência externa para a comunicação com fornecedores.

Onde obter

Armazenado no campo 'Referência' no cabeçalho do documento, tipicamente BKPF-XBLNR.

Exemplos
INV-2023-9876733401120231015-001
Prazos de Pagamento
PaymentTerms
As condições acordadas com o fornecedor para o pagamento de uma fatura, frequentemente incluindo oportunidades de desconto.
Descrição

As Condições de Pagamento definem as regras para as datas de vencimento dos pagamentos e potenciais descontos por pagamento antecipado. Por exemplo, um termo como 'Z001' pode corresponder a 'Pagável em 30 dias, 2% de desconto se pago em 10 dias'.

Este atributo é a base para o dashboard 'Taxa de Captura de Desconto por Pagamento Antecipado'. Ao analisar as condições de pagamento, é possível identificar todas as faturas elegíveis para desconto. Comparar isso com os descontos efetivamente aproveitados revela oportunidades de economia perdidas e mede a eficiência do processo de pagamento.

Por que é importante

É essencial para analisar oportunidades de desconto por pagamento antecipado, medir o desempenho financeiro do processo de pagamento e identificar economias perdidas.

Onde obter

Encontrado nos itens de linha do fornecedor, tabela BSEG-ZTERM, ou no cabeçalho da fatura em RBKP-ZTERM.

Exemplos
Z0010001NT30
Tempo de Processamento
ProcessingTime
A duração de uma única atividade.
Descrição

Tempo de Processamento, ou duração da atividade, é o tempo decorrido entre o início e o fim de uma atividade. Esta métrica é calculada a partir dos dados do log de eventos.

Esta medida calculada é crucial para o dashboard 'Duração da Atividade e Mapa de Calor de Retrabalho'. Ele ajuda a identificar quais etapas específicas do processo consomem mais tempo. Analisar os tempos de processamento pode destacar ineficiências, como etapas de aprovação longas ou atividades de resolução de divergências demoradas, orientando esforços de melhoria direcionados.

Por que é importante

Quantifica o tempo gasto em atividades individuais, ajudando a identificar as etapas mais demoradas e os gargalos no processo.

Onde obter

Calculado pela diferença entre o EventTime da atividade atual e o EventTime da atividade subsequente para a mesma fatura.

Exemplos
P2DT3H4MPT5HP7D
Tipo de Documento da Fatura
InvoiceDocumentType
Classificação do documento de fatura, que define como ele é processado no SAP.
Descrição

O Tipo de Documento é um elemento chave de configuração no SAP que categoriza documentos contabilísticos. Por exemplo, 'KR' é tipicamente usado para faturas de fornecedores, 'RE' para faturas MM e 'KG' para notas de crédito de fornecedores. Este tipo determina aspetos como o intervalo de numeração e quais campos são obrigatórios.

Na análise de processo, filtrar por Tipo de Documento permite comparar os fluxos de processo para diferentes tipos de faturas. Por exemplo, o processo de aprovação para uma nota de crédito pode ser diferente do de uma fatura padrão. Isto é útil para o dashboard de 'Variantes de Encaminhamento de Aprovação de Faturas'.

Por que é importante

Permite segmentar o processo com base em como diferentes tipos de faturas são tratados, revelando variações nos caminhos e tempos de ciclo.

Onde obter

Diretamente da tabela de cabeçalho do documento, campo BKPF-BLART.

Exemplos
KRREKG
Obrigatório Recomendado Opcional

Atividades de Processamento de Faturas de Contas a Pagar

Estas são as etapas e marcos cruciais do processo que deve registar no seu log de eventos para uma descoberta e otimização precisas do processo.
7 Recomendado 8 Opcional
AtividadeDescrição
Fatura Aprovada
A fatura recebeu todas as aprovações necessárias dentro do sistema de workflow. Esta é frequentemente a etapa final antes que uma fatura possa ser lançada ou desbloqueada para pagamento.
Por que é importante

Este marco chave marca o fim do ciclo de aprovação. O tempo entre o encaminhamento e a aprovação é uma métrica crítica para a eficiência.

Onde obter

Capturado dos logs do SAP Business Workflow como uma etapa de conclusão ou liberação final. Alternativamente, pode ser inferido da remoção de um bloqueio de pagamento após o roteamento.

Captura

Extraia eventos de conclusão de workflow dos logs de workflow SAP ou identifique o evento final de 'liberação'.

Tipo de evento explicit
Fatura Bloqueada para Pagamento
O sistema bloqueou a fatura, automaticamente ou manualmente, impedindo o seu pagamento. Isto deve-se tipicamente a discrepâncias de preço, quantidade ou aprovações em falta.
Por que é importante

Este é um indicador chave de problemas e retrabalho. A análise dos motivos e durações dos bloqueios ajuda a identificar as causas-raiz dos atrasos de pagamento e das ineficiências do processo.

Onde obter

Este é um status explícito registrado no campo Chave de Bloqueio de Pagamento (ZLSPR) no item de linha do fornecedor do documento contábil (tabela BSEG).

Captura

Registrado via documentos de alteração quando o campo BSEG-ZLSPR é preenchido com um motivo de bloqueio.

Tipo de evento explicit
Fatura Cancelada
O documento de fatura foi estornado, anulando efetivamente o seu impacto financeiro. Este é um estado final alternativo para o processo, frequentemente devido a lançamentos incorretos ou disputas com fornecedores.
Por que é importante

Acompanhar os cancelamentos ajuda a identificar as causas de falhas no processo, como envios duplicados ou dados incorretos da fatura, que podem indicar problemas nas etapas anteriores.

Onde obter

Este é registrado explicitamente quando um documento de estorno é criado. O cabeçalho do documento original (BKPF) terá o número do documento de estorno (STBLG) e o motivo do estorno preenchidos.

Captura

Identifique a data de lançamento do documento de estorno, que está vinculado no cabeçalho do documento original (BKPF-STBLG).

Tipo de evento explicit
Fatura Lançada
A fatura é registada formalmente na Contabilidade Geral, criando uma obrigação financeira. Um documento preliminar torna-se um documento lançado, ou é feito um lançamento direto.
Por que é importante

Este é um marco financeiro crítico. Ele confirma a obrigação de pagamento da empresa e é frequentemente um pré-requisito para o agendamento do pagamento.

Onde obter

Este evento é identificado pela Data de Lançamento (BUDAT) no cabeçalho do documento (BKPF). Um documento lançado possui um status de documento (BKPF-BSTAT) em branco.

Captura

Utilize o timestamp de lançamento (BKPF-BUDAT) para documentos que não estão estacionados (BKPF-BSTAT está em branco).

Tipo de evento explicit
Fatura Recebida
Esta atividade marca a criação de um documento de fatura no SAP, seja manual ou através de uma interface automatizada como OCR/VIM. Este evento é tipicamente registado a partir da data e hora de criação do cabeçalho do documento contabilístico.
Por que é importante

Como ponto de partida do processo, esta atividade é essencial para calcular o tempo de ciclo completo da fatura e medir a produtividade de todo o processo de Contas a Pagar.

Onde obter

Este evento é capturado da tabela de cabeçalho do documento contábil (BKPF), utilizando a data (CPUDT) e a hora (CPUTM) de criação do documento.

Captura

Utilize o timestamp de criação (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM) para o documento da fatura.

Tipo de evento explicit
Pagamento Efetuado
Pagamento efetuado na fatura. Registrado após a conclusão da execução do pagamento e o lançamento do documento de pagamento.
Por que é importante

Esta atividade é crucial para a análise de cash flow e para medir o KPI de 'Taxa de Pagamento Dentro do Prazo', comparando esta data com a data de vencimento da fatura.

Onde obter

Este é capturado da data de lançamento do documento de pagamento que compensa a fatura. O número do documento de pagamento é vinculado no campo de documento de compensação (AUGBL) do item de linha da fatura (BSEG).

Captura

Identifique a data de lançamento (BUDAT) do documento de pagamento que compensa o item de linha da fatura.

Tipo de evento explicit
Pagamento Liquidado
Esta atividade marca o encerramento final da fatura, onde o pagamento e a fatura são reconciliados entre si no razão auxiliar. Isto significa que o processo está concluído.
Por que é importante

Como o fim definitivo do processo, esta atividade é essencial para o cálculo preciso do tempo de ciclo de ponta a ponta. Confirma que a obrigação foi liquidada.

Onde obter

Este é um evento explícito, marcado pelo preenchimento do campo Data de Compensação (AUGDT) no item de linha do fornecedor do documento da fatura (tabela BSEG).

Captura

Utilize a data de compensação (BSEG-AUGDT) do item de linha da fatura.

Tipo de evento explicit
Data de Vencimento da Fatura Expirada
Evento calculado que indica que a data de vencimento líquida da fatura expirou sem compensação de pagamento, sinalizando atraso.
Por que é importante

Essencial para o dashboard de 'Conformidade e Envelhecimento de Pagamentos', esta atividade ajuda a identificar e gerenciar proativamente faturas em atraso e analisar as causas raiz para pagamentos tardios.

Onde obter

Este não é um evento explícito no SAP. É calculado comparando a data atual do sistema com a Data de Vencimento Líquida (calculada a partir de BSEG-ZFBDT ou da data base e das condições de pagamento).

Captura

Evento calculado acionado quando o timestamp do evento é posterior à data de vencimento líquida da fatura.

Tipo de evento calculated
Discrepância Resolvida
Esta atividade indica que um problema previamente identificado, que provavelmente causou um bloqueio de pagamento, foi investigado e resolvido. Isto é registado quando um bloqueio de pagamento é removido de uma fatura.
Por que é importante

Monitorizar este ciclo de retrabalho é crucial para o dashboard de 'Análise de Retrabalho por Discrepâncias em Faturas'. Ajuda a quantificar o tempo e o esforço despendidos na correção de erros.

Onde obter

Este é inferido de documentos de alteração que mostram a remoção de um bloqueio de pagamento. O log de alterações para o campo BSEG-ZLSPR é a fonte primária.

Captura

Identifique documentos de alteração para a tabela BSEG onde o campo ZLSPR é alterado de um valor para vazio.

Tipo de evento inferred
Fatura Encaminhada para Aprovação
A fatura foi submetida a um workflow para as aprovações necessárias, com base nas regras de negócio. Isto marca o início do subprocesso de aprovação.
Por que é importante

Esta atividade é o ponto de partida para medir o KPI de 'Tempo Médio de Aprovação de Faturas' e analisar gargalos de aprovação.

Onde obter

Pode ser capturado dos logs do SAP Business Workflow (tabelas SWW*) que registram o início de uma instância de workflow vinculada ao objeto da fatura (ex: BUS2081).

Captura

Extraia eventos de início de workflow dos logs de workflow SAP (ex: tabela SWW_WIHEAD) vinculados ao documento de fatura.

Tipo de evento explicit
Fatura Estacionada
Representa uma fatura que foi inserida no sistema, mas ainda não foi lançada no razão geral. Este é frequentemente um passo intencional para salvar um documento incompleto para processamento ou aprovação posterior.
Por que é importante

Monitorizar faturas estacionadas ajuda a identificar atrasos antes do início do processo formal de lançamento e pode realçar problemas de integridade dos dados ou de validação inicial.

Onde obter

Este status é inferido do campo de status do documento no cabeçalho do documento contábil (BKPF-BSTAT = 'V' para Documento Estacionado). O evento ocorre quando o status é definido.

Captura

Identifique documentos de alteração para a tabela BKPF onde o campo BSTAT está definido como 'V' (Vor-erfasst/Pré-lançado).

Tipo de evento inferred
Fatura Rejeitada
Um aprovador rejeitou a fatura no workflow de aprovação. Isso geralmente a envia de volta ao processador para correção ou esclarecimento.
Por que é importante

Monitorizar as rejeições evidencia ciclos de retrabalho no processo de aprovação e pode indicar problemas de conformidade com a política ou de codificação incorreta da fatura.

Onde obter

Este é capturado como um evento de resultado específico dentro dos logs do Workflow de Negócios SAP associados à fatura.

Captura

Extraia eventos de status 'rejeitado' dos logs de workflow SAP.

Tipo de evento explicit
Pedido de Compra Conferido
Esta atividade significa que a fatura foi correspondida com sucesso a um pedido de compra correspondente. Esta é uma etapa crítica no processo de correspondência tripla para faturas baseadas em aquisições.
Por que é importante

Analisar esta atividade ajuda a medir a eficiência do processo de correspondência e é fundamental para os KPIs de '3-Way Matching Performance' e 'PO-Less Invoice Percentage'.

Onde obter

Este é inferido quando um item de linha da fatura nas tabelas BSEG ou ACDOCA contém um número (EBELN) e um item (EBELP) válidos de Pedido de Compra.

Captura

Inferido da presença de uma referência de Pedido de Compra (BSEG-EBELN) no documento de fatura no momento da criação.

Tipo de evento inferred
Proposta de Pagamento Criada
A fatura foi incluída numa proposta de pagamento como parte de um programa de pagamentos (por exemplo, F110). Está agora agendada para pagamento, aguardando a execução final do programa.
Por que é importante

Esta atividade mostra a transição de uma obrigação em aberto para um item que está a ser ativamente preparado para pagamento, ajudando a analisar a eficiência das operações de pagamento.

Onde obter

Este evento é registrado explicitamente nas tabelas de dados da execução de pagamento, especificamente REGUP (Itens Processados do Programa de Pagamento) e REGUH (Cabeçalho).

Captura

Identifique quando uma fatura aparece na tabela REGUP para uma execução de pagamento identificada em REGUH.

Tipo de evento explicit
Recibo de Mercadorias Correspondido
Esta atividade significa que as quantidades e valores da fatura foram correspondidos com sucesso a um documento de entrada de mercadoria correspondente. Esta é a validação final num cenário de correspondência tripla.
Por que é importante

Acompanhar este ponto ajuda a identificar ineficiências no processo de conferência tripla (3-way matching) e a detetar discrepâncias entre os bens recebidos e o que está a ser faturado pelo fornecedor.

Onde obter

Este é inferido da presença de uma referência de documento de material (recebimento de mercadorias) no item de linha da fatura, frequentemente vinculada através do histórico do item do pedido de compra.

Captura

Inferido da presença de uma referência de documento de Recebimento de Mercadoria no item de linha da fatura (ex: em RSEG para faturas MIRO).

Tipo de evento inferred
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