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Mejore el Procesamiento de sus Facturas de Cuentas por Pagar

Su guía de 6 pasos para optimizar el procesamiento de Cuentas por Pagar (AP) en NetSuite.
Mejore el Procesamiento de sus Facturas de Cuentas por Pagar
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Proceso: Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar
Sistema: NetSuite
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Optimice las Facturas de Cuentas por Pagar (AP) en NetSuite para Pagos más Rápidos y Conformes

Desbloquee la eficiencia en sus procesos de pago. Nuestra plataforma ayuda a identificar ineficiencias comunes que provocan retrasos en los pagos y riesgos de cumplimiento. Identifique fácilmente los cuellos de botella y descubra recursos desperdiciados para optimizar sus operaciones. Logre workflows más rápidos, conformes y rentables.

Descargue nuestra plantilla de datos preconfigurada y aborde los desafíos comunes para alcanzar sus metas de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la Guía de la Plantilla de Datos para transformar sus operaciones.

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Por qué optimizar el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar en NetSuite es crucial

El Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar (AP) es una operación financiera fundamental para cualquier organización, con un impacto directo en el flujo de efectivo, las relaciones con los proveedores y la eficiencia operativa. Si bien NetSuite ofrece capacidades robustas, el proceso subyacente a menudo puede albergar ineficiencias ocultas. Las intervenciones manuales, los workflows inconsistentes y la falta de visibilidad en tiempo real del ciclo de vida de la factura pueden desencadenar una serie de problemas costosos. Considere el impacto de los pagos tardíos que conllevan penalizaciones o la pérdida de descuentos por pronto pago, la carga administrativa de gestionar excepciones, o los riesgos de cumplimiento asociados con aprobaciones sin auditoría. Estos problemas erosionan la rentabilidad y minan la confianza de los proveedores. Para una gestión financiera eficaz, comprender el flujo real de extremo a extremo de cada factura, desde su estado de Factura Recibida hasta Pago Liquidado en NetSuite, no solo es beneficioso, es imperativo para la gestión empresarial estratégica. Un Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar eficiente es una ventaja competitiva.

Cómo el Process Mining ilumina su workflow de AP en NetSuite

El Process Mining ofrece un enfoque revolucionario para comprender y mejorar su Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar, aprovechando los registros de eventos detallados que ya residen en su sistema NetSuite. En lugar de depender de mapas de procesos teóricos o evidencia anecdótica, el Process Mining reconstruye el recorrido real de cada factura. Al analizar eventos como Datos de Factura Capturados, Factura Validada, Orden de Compra Conciliada, Recepción de Mercancía Conciliada, Factura Aprobada y Pago Ejecutado, crea un mapa objetivo y basado en datos de su proceso. Esta potente técnica analítica destaca dónde se atascan las facturas, identifica las desviaciones comunes de la ruta ideal y cuantifica con precisión el impacto de los ciclos de reproceso (por ejemplo, facturas que pasan repetidamente por Discrepancia Resuelta o Factura Enrutada para Aprobación). Usted obtiene una visibilidad sin precedentes de sus operaciones en NetSuite, revelando el verdadero tiempo de ciclo de cada factura e identificando los cuellos de botella exactos que ralentizan sus pagos. Esta información basada en datos es fundamental para comprender cómo mejorar el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar.

Áreas clave para la Mejora de Procesos

La aplicación de Process Mining a sus datos de Cuentas por Pagar en NetSuite revela oportunidades de mejora específicas y accionables en varias dimensiones:

  • Resolución de Cuellos de Botella: Identifique usuarios, departamentos o pasos de aprobación específicos que causan retrasos consistentemente. Por ejemplo, podría descubrir que las facturas que requieren la aprobación de un centro de costos en particular se estancan con frecuencia, extendiendo el tiempo de ciclo general del Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar.
  • Potencial de Automatización: Identifique tareas manuales repetitivas o escenarios comunes de manejo de excepciones aptos para la automatización dentro o alrededor de NetSuite. Esto podría ir desde la automatización robótica de procesos (RPA) para la entrada de datos hasta la mejora de los workflows existentes de NetSuite para la conciliación automatizada.
  • Mejora del Cumplimiento: Detecte casos en los que las facturas se procesan o pagan sin adherirse a las políticas internas, como la falta de Órdenes de Compra o Recepciones de Mercancía, o pagos realizados fuera de los términos acordados. Esto ayuda a reforzar la gobernanza financiera y a reducir los riesgos de auditoría.
  • Reducción de la Variación del Proceso: Comprenda por qué las diferentes facturas tardan tiempos variables en completarse y estandarice las rutas más eficientes para reducir la variabilidad general del proceso.
  • Análisis de Causa Raíz: Profundice en las razones detrás de las frecuentes actividades de Discrepancia Resuelta, identificando problemas previos en las adquisiciones o la recepción de mercancías que impactan en AP.

Resultados Tangibles y Beneficios Medibles

Optimizar su Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar con Process Mining conduce a beneficios significativos y medibles en toda su organización. Puede esperar ver:

  • Tiempo de Ciclo Reducido: Una disminución sustancial en el tiempo que tarda una factura en pasar de Factura Recibida a Pago Liquidado. Esta es una respuesta directa a cómo reducir el tiempo de ciclo del Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar.

  • Menores Costos de Procesamiento: Al eliminar el reproceso, reducir el esfuerzo manual y agilizar los workflows, el costo por factura procesada disminuye significativamente.

  • Cumplimiento Mejorado: Mayor adhesión a las condiciones de pago, políticas de aprobación internas y requisitos reglamentarios, minimizando el riesgo financiero y mejorando la preparación para auditorías.

  • Mejor Gestión del Flujo de Efectivo: Pagos más predecibles y eficientes permiten una mejor previsión de efectivo y la capacidad de aprovechar más descuentos por pronto pago, impactando directamente en su rentabilidad.

  • Relaciones más Sólidas con Proveedores: Los pagos puntuales y consistentes fomentan la confianza y la lealtad con sus proveedores, lo que puede conducir a mejores condiciones de negociación.

  • Mayor Satisfacción del Empleado: Liberar a su equipo de AP de tareas manuales y repetitivas les permite centrarse en actividades más estratégicas.

En última instancia, la optimización de procesos en Cuentas por Pagar se traduce en una operación financiera más ágil, conforme y rentable dentro de NetSuite, generando un claro retorno de la inversión.

¿Listo para transformar sus Cuentas por Pagar?

Embarcarse en el camino para optimizar su Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar en NetSuite no tiene por qué ser desalentador. Con las herramientas y la información adecuadas, puede descubrir rápidamente las ineficiencias e implementar mejoras que generen beneficios sustanciales. Comience hoy mismo a visualizar sus procesos reales y libere todo el potencial de su departamento de AP.

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Problemas y Desafíos Comunes

Identifique qué desafíos le están afectando

Las facturas con frecuencia se estancan a la espera de aprobación, lo que genera retrasos en los pagos y tensa las relaciones con los proveedores. Esto impacta la previsibilidad del flujo de efectivo y puede resultar en la pérdida de descuentos por pronto pago en el procesamiento de facturas de Cuentas por Pagar. ProcessMind revela dónde se estancan las aprobaciones, identificando a los aprobadores específicos o los pasos que causan los retrasos en su workflow de NetSuite. Esto permite implementar intervenciones dirigidas para optimizar la jerarquía de aprobación y acelerar el procesamiento de las facturas.

Con frecuencia se pierden valiosos descuentos por pronto pago porque las facturas no se procesan ni se pagan dentro del plazo requerido. Esto impacta directamente el rendimiento financiero de su empresa y reduce el ahorro potencial de un procesamiento eficiente de facturas de Cuentas por Pagar. ProcessMind rastrea el ciclo de vida de cada factura en relación con sus términos de pago, destacando aquellas que sistemáticamente pierden oportunidades de descuento en NetSuite. Revela las causas raíz de estos retrasos, lo que permite realizar ajustes en el proceso para capturar más ahorros.

La introducción manual de datos y los pasos de validación son una fuente común de errores que exigen un retrabajo considerable, lo que incrementa tanto el tiempo de procesamiento como los costos. Estos problemas suelen generar demoras y frustración en el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar. ProcessMind visualiza todos los bucles de retrabajo y las correcciones de errores dentro de su proceso de AP en NetSuite, identificando con precisión dónde y por qué surgen las discrepancias o los rechazos de datos. Esta información valiosa facilita la automatización o mejora de los pasos manuales para reducir errores.

En ocasiones, los pagos se desvían de las políticas establecidas o de los términos contractuales, exponiendo a la organización a riesgos de cumplimiento, sanciones y un posible daño reputacional. La observancia de las normativas es crucial en el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar. ProcessMind compara la ejecución real de los pagos con los términos de pago definidos y las políticas internas registradas en NetSuite, identificando cada caso de incumplimiento. Esto proporciona la evidencia necesaria para aplicar las políticas y mitigar riesgos.

La conciliación de facturas con órdenes de compra (OC) y recibos de mercancías (RM) es un cuello de botella recurrente que provoca demoras y exige intervención manual para resolver excepciones. Esto impacta directamente la eficiencia y agilidad del Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar. ProcessMind mapea el flujo completo de conciliación de OC/RM en NetSuite, revelando dónde y por qué surgen las discrepancias, así como el tiempo que tarda su resolución. Identifica oportunidades para automatizar la conciliación u optimizar la gestión de excepciones.

Los equipos tienen dificultades para determinar el estado exacto de una factura en cualquier momento, lo que provoca una pérdida de tiempo en seguimiento, consultas duplicadas y falta de transparencia. Esto obstaculiza la gestión efectiva del procesamiento de facturas de Cuentas por Pagar.ProcessMind ofrece una visualización de principio a fin del recorrido de cada factura en NetSuite, proporcionando insights en tiempo real sobre su estado actual, cuellos de botella y próximos pasos. Esto mejora la visibilidad y permite una gestión proactiva.

El costo por factura procesada sigue siendo alto debido a los esfuerzos manuales, el retrabajo y los workflows ineficientes. Estos costos ocultos erosionan la rentabilidad y limitan los recursos disponibles para iniciativas estratégicas en el procesamiento de facturas de Cuentas por Pagar.ProcessMind cuantifica el tiempo y los recursos invertidos en cada paso del proceso dentro de NetSuite, identificando los impulsores de costos y las oportunidades de automatización u optimización. Proporciona insights basados en data para reducir significativamente los costos de procesamiento.

Las facturas se procesan a través de numerosas variaciones, a menudo no autorizadas, del workflow estándar, lo que resulta en tiempos de ciclo impredecibles y resultados inconsistentes. Esta falta de estandarización complica la gestión eficaz del procesamiento de facturas de Cuentas por Pagar. ProcessMind descubre todas las rutas de proceso reales que siguen las facturas en NetSuite, destacando las desviaciones del camino ideal. Esta perspectiva permite a las organizaciones estandarizar procesos e implementar las mejores prácticas.

Cuando surgen discrepancias entre facturas, órdenes de compra (OC) o recibos de mercancía (GR), su resolución a menudo se convierte en un esfuerzo manual y prolongado, lo que retrasa el pago y afecta las relaciones con los proveedores. Este es un desafío común en el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar. ProcessMind rastrea el ciclo de vida completo de la resolución de discrepancias dentro de NetSuite, desde la identificación hasta el cierre final. Revela cuellos de botella específicos y causas comunes de demora, permitiendo mejoras dirigidas para acelerar la resolución.

Los tiempos de procesamiento impredecibles y los retrasos en los pagos de facturas dificultan una previsión y una gestión precisas del flujo de caja, lo que afecta la planificación financiera y la utilización del capital de trabajo. Esto incide directamente en la salud financiera vinculada al Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar. ProcessMind proporciona información precisa sobre los ciclos de pago reales y predice los tiempos de pago futuros basándose en datos históricos de NetSuite. Esto permite una mejor previsión del flujo de caja y una gestión más estratégica del capital de trabajo.

La carga de trabajo para procesar y aprobar facturas a menudo se distribuye de manera desigual entre los miembros del equipo, lo que provoca que algunos estén sobrecargados mientras otros están subutilizados. Esto genera cuellos de botella e ineficiencias en el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar. ProcessMind analiza los registros de actividad del Usuario Procesador y el Aprobador en NetSuite, revelando desequilibrios en la asignación de tareas y en los tiempos de procesamiento individuales. Estos datos son clave para optimizar la asignación de recursos y equilibrar la carga de trabajo, mejorando así la eficiencia general.

Metas Típicas

Defina cómo se ve el éxito

Los retrasos en la aprobación de facturas impactan directamente en las relaciones con los proveedores y pueden resultar en la pérdida de descuentos por pronto pago. Lograr ciclos de aprobación más rápidos en el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar asegura que las facturas fluyan eficientemente a través del sistema, reduciendo penalizaciones por pagos tardíos y mejorando el flujo operativo. ProcessMind visualiza las rutas de aprobación e identifica cuellos de botella específicos o rutas no conformes dentro de NetSuite. Al analizar los tiempos de aprobación de cada factura, las organizaciones pueden identificar las causas raíz de los retrasos e implementar automatizaciones dirigidas o ajustes en el workflow para lograr reducciones significativas de tiempo.

Capturar los descuentos por pronto pago es una forma directa de reducir costos y mejorar la rentabilidad en el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar. Muchas organizaciones pierden estas oportunidades debido a un procesamiento lento o a la falta de visibilidad de las facturas elegibles y sus fechas de vencimiento en NetSuite. ProcessMind destaca las facturas que son elegibles para descuentos por pronto pago, pero que no cumplen con el plazo de pago necesario. Identifica desviaciones y retrasos en el proceso que impiden los pagos puntuales, lo que permite una estrategia basada en datos para aumentar las tasas de aprovechamiento de descuentos y mejorar el flujo de caja.

La introducción manual de datos en el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar es la principal fuente de errores, lo que genera retrabajo, discrepancias en los pagos y un aumento de los costos de procesamiento. Reducir estos errores mejora la precisión de los datos y optimiza todo el ciclo de vida de la factura en NetSuite. ProcessMind analiza los registros de eventos para detectar instancias de bucles de corrección manual y actividades de reintroducción dentro del proceso de facturación. Identifica los pasos y actividades específicos donde los errores ocurren con mayor frecuencia, lo que permite implementar automatización, mejoras en la validación de datos o programas de capacitación para eliminar estas ineficiencias.

Asegurar el cumplimiento estricto de los términos de pago y las políticas internas es fundamental para la gobernanza financiera y la gestión de riesgos en el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar. El incumplimiento puede generar penalizaciones, daño reputacional y pérdidas financieras en NetSuite. ProcessMind mapea los procesos de pago reales contra las reglas de cumplimiento definidas, como los términos de pago y las jerarquías de aprobación. Identifica desviaciones, como pagos no autorizados o pagos atrasados que violan los acuerdos con proveedores, proporcionando insights para implementar controles más sólidos y reducir los riesgos de cumplimiento.

La conciliación de órdenes de compra (OC) y recibos de mercancías (GR) con facturas es a menudo un paso complejo y que consume mucho tiempo en el procesamiento de facturas de Cuentas por Pagar. Optimizar este proceso reduce el esfuerzo manual, acelera las aprobaciones y minimiza las discrepancias en NetSuite.ProcessMind visualiza el flujo de cada factura a través del proceso de conciliación, identificando dónde la conciliación a tres vías falla o genera retrasos. Destaca la frecuencia y la naturaleza de las discrepancias, lo que permite rediseñar el proceso para reducir excepciones y mejorar las tasas de conciliación en el primer intento.

La falta de una visibilidad clara del estado de las facturas en tiempo real puede obstaculizar la toma de decisiones efectiva, generar consultas redundantes e impactar la previsión del flujo de efectivo. Mejorar la visibilidad en el procesamiento de facturas de Cuentas por Pagar garantiza que todos los interesados dispongan de información actualizada en NetSuite. ProcessMind reconstruye el recorrido real de cada factura, proporcionando una cronología clara, evento por evento. Esto permite a las organizaciones rastrear facturas específicas, identificar dónde se estancan y establecer dashboards que ofrecen insights exhaustivos y en tiempo real sobre todo el flujo y el rendimiento del proceso de Cuentas por Pagar.

Los altos costos operativos en el procesamiento de facturas de Cuentas por Pagar suelen originarse en flujos de trabajo ineficientes, intervenciones manuales excesivas y tiempos de ciclo prolongados. Reducir estos costos impacta directamente los resultados financieros y mejora la eficiencia del departamento en NetSuite. ProcessMind cuantifica el tiempo y los recursos invertidos en cada actividad del proceso de Cuentas por Pagar, identificando desviaciones costosas y cuellos de botella. Proporciona una visión clara de dónde se sobreutilizan los recursos o los procesos son ineficientes, lo que permite implementar intervenciones específicas para lograr ahorros sustanciales por cada factura.

La ejecución inconsistente de los workflows de procesamiento de facturas de Cuentas por Pagar conduce a resultados impredecibles, un aumento de errores y dificultades para escalar las operaciones. Estandarizar estos procesos garantiza consistencia, previsibilidad y eficiencia en todas las facturas en NetSuite. ProcessMind descubre automáticamente todas las variantes reales del proceso de facturación, destacando las desviaciones del camino ideal. Identifica dónde y por qué ocurren las variaciones, permitiendo a las organizaciones aplicar mejores prácticas, optimizar los workflows y reducir los pasos que no aportan valor.

Los retrasos en la resolución de discrepancias, como las diferencias en cantidades o precios, prolongan significativamente el ciclo de Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar. Una resolución más rápida mejora la eficiencia, reduce los atrasos en los pagos y fortalece las relaciones con los proveedores en NetSuite. ProcessMind identifica con precisión los tipos específicos de discrepancias, sus orígenes y las rutas y duraciones típicas para su resolución. Al analizar estos patrones, las organizaciones pueden identificar problemas recurrentes y cuellos de botella en el proceso de resolución, facilitando una solución de problemas más rápida y eficaz.

Un Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar eficiente es crucial para una gestión efectiva del capital de trabajo y del flujo de caja. Los procesos subóptimos pueden inmovilizar efectivo o llevar a la pérdida de oportunidades de ganancias financieras, impactando la salud financiera general de la organización que utiliza NetSuite. ProcessMind ofrece insights sobre la adhesión a los términos de pago, los tiempos promedio de procesamiento de facturas y las oportunidades de descuentos por pronto pago. Al optimizar el ciclo de pago basándose en datos reales del proceso, las organizaciones pueden gestionar estratégicamente su salida de fondos, mejorando la utilización del capital de trabajo.

La distribución desigual de la carga de trabajo entre el personal de Cuentas por Pagar puede generar cuellos de botella, agotamiento y una reducción de la eficiencia general del departamento. Una distribución equilibrada asegura la óptima utilización de los recursos y tiempos de procesamiento consistentes para las facturas en NetSuite. ProcessMind analiza las actividades de cada procesador y el volumen de facturas que maneja. Esto le permite identificar recursos sobrecargados o subutilizados, facilitando a los gerentes la redistribución efectiva de tareas para un flujo más ágil y menos retrasos en el procesamiento.

La ruta de mejora de 6 pasos para Cuentas por Pagar en NetSuite

1

Descargar la Plantilla

2

Exportar sus Datos de NetSuite

3

Suba su dataset

4

Analice su Proceso de Cuentas por Pagar (AP)

5

Implementar Mejoras en Cuentas por Pagar

6

Supervisar el avance del proceso de Cuentas por Pagar (AP)

1

Descargar la Plantilla

Qué hacer

Acceda y descargue la plantilla de datos preconfigurada en Excel, diseñada específicamente para el procesamiento de facturas de Cuentas por Pagar de NetSuite. Esto le asegura tener la estructura correcta para sus datos históricos.

Ver Guía de Plantilla de Datos Descargar Plantilla
Por qué es importante

Contar con la estructura de datos adecuada desde el inicio es crucial para un análisis preciso, previniendo errores y retrabajos en etapas posteriores del proceso. Esto agiliza la preparación de sus datos.

Resultado esperado

Una plantilla de datos lista para usar, diseñada específicamente para datos de procesamiento de facturas de Cuentas por Pagar (AP) en NetSuite.

QUÉ OBTENDRÁ

Descubre eficiencias ocultas en los Workflows de Cuentas por Pagar de NetSuite

ProcessMind revela el flujo real de sus facturas de Cuentas por Pagar (AP) en NetSuite mediante visualizaciones intuitivas. Obtenga una visión profunda de cada paso, identificando las áreas con mayor potencial de optimización y automatización.
  • Visualice el flujo de proceso de Cuentas por Pagar (AP) de principio a fin
  • Identifique Cuellos de Botella en la Aprobación de Facturas
  • Identificar Rutas de Pago No Conformes
  • Optimice los Ciclos de Pago y Reduzca Costos
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RESULTADOS TÍPICOS

Logre Resultados Tangibles en Cuentas por Pagar

Estos resultados destacan las significativas eficiencias y ahorros de costos que suelen lograr las organizaciones al optimizar su Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar en NetSuite, gracias a los conocimientos basados en datos del Process Mining.

0 % faster
Aprobación de Facturas más Rápida

Reducción promedio en el tiempo de aprobación

Agilice sus procesos de aprobación de facturas identificando y eliminando cuellos de botella, lo que garantiza pagos puntuales y mejores relaciones con los proveedores.

0 % uplift
Maximizar los descuentos por pronto pago

Aumento en la tasa de descuento por pronto pago

Identifique oportunidades para realizar pagos anticipados de facturas y obtener descuentos valiosos, lo que contribuirá directamente a mejorar su rentabilidad.

0 % fewer
Menos Retrabajos y Errores

Disminución en la tasa de retrabajo de facturas

Eliminar fuentes de error comunes y reducir la necesidad de correcciones manuales, liberando al personal de Cuentas por Pagar (AP) para tareas más estratégicas.

0 % adherence
Cumplimiento de Pagos Mejorado

Mejora en el cumplimiento de los términos de pago

Asegurar que los pagos se realicen a tiempo y según los términos, minimizando los cargos por pagos atrasados y fortaleciendo las relaciones con los proveedores.

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Mejor Cotejo de Pedido de Compra (PO) / Entrada de Mercancías (GR)

Aumento en el éxito de la conciliación automática

Mejore la eficiencia de la conciliación de órdenes de compra y recibos de mercancías, reduciendo la intervención manual y acelerando el procesamiento.

0 days less
Capital de Trabajo Optimizado

Reducción en los Días de Pago Pendientes

Logre visibilidad total de su flujo de efectivo y optimice los tiempos de pago para mejorar la gestión del capital de trabajo, todo ello sin comprometer las relaciones con sus proveedores.

Los resultados varían según la complejidad específica del proceso, el volumen y la calidad de la data dentro de cada organización. Estas cifras representan mejoras típicas observadas en diversas implementaciones.

Datos Recomendados

Comience con los atributos y actividades más importantes, y luego expanda según sea necesario.
¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Puntos de datos clave a capturar para el análisis

El identificador único de cada factura de proveedor.

Por qué es importante

Es el atributo fundamental que conecta todos los eventos relacionados en una única instancia de proceso, permitiendo un análisis de principio a fin del ciclo de vida de cada factura.

El nombre de la actividad de negocio o evento que ocurrió en el proceso de la factura.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso, lo que permite la visualización del mapa de procesos, el cálculo de los tiempos de transición y la identificación de cuellos de botella y bucles de retrabajo.

El timestamp que indica cuándo comenzó una actividad o un evento.

Por qué es importante

Proporciona la secuencia cronológica de eventos, lo cual es esencial para calcular todas las métricas basadas en duración, descubrir cuellos de botella y comprender el rendimiento del proceso.

El nombre del proveedor que presentó la factura.

Por qué es importante

Permite el análisis de rendimiento por proveedor, lo que ayuda a identificar proveedores problemáticos, negociar mejores condiciones y gestionar las relaciones de manera efectiva.

El valor monetario total de la factura.

Por qué es importante

Permite el análisis del impacto financiero de las ineficiencias del proceso y la segmentación de facturas por valor para priorizar los elementos de alto valor.

El identificador de la orden de compra asociada con la factura, si aplica.

Por qué es importante

Distingue entre facturas con y sin Orden de Compra (PO), las cuales a menudo siguen rutas de proceso diferentes y tienen un potencial de automatización distinto. Es clave para analizar la eficiencia del cotejo.

El usuario responsable de procesar o registrar la factura.

Por qué es importante

Permite el análisis de la carga de trabajo, el monitoreo del rendimiento y el análisis de la causa raíz de los errores al atribuir actividades a miembros específicos del personal de Cuentas por Pagar (AP).

El usuario responsable de aprobar la factura para el pago.

Por qué es importante

Apoya directamente la identificación de cuellos de botella en la aprobación y ayuda a analizar la carga de trabajo y el rendimiento de los gerentes involucrados en la cadena de aprobación.

La fecha límite para pagar la factura y evitar penalizaciones.

Por qué es importante

Sirve como el principal punto de referencia para medir el rendimiento de los pagos a tiempo, algo crucial para las relaciones con proveedores y el cumplimiento financiero.

Actividades

Pasos del proceso a seguir y optimizar

Marca la entrada de una nueva factura de proveedor en NetSuite. Este evento se registra a partir de la fecha de creación del registro de transacción de la Factura de Proveedor, lo que representa el inicio oficial del proceso de Cuentas por Pagar (AP).

Por qué es importante

Establece el punto de partida para todos los cálculos del tiempo de ciclo de procesamiento de facturas, lo cual es crítico para medir la eficiencia general del proceso y el seguimiento del envejecimiento de las facturas.

Este evento marca el punto en que la 'Vendor Bill' se incorpora formalmente a un workflow de aprobación. Se registra cuando el 'Approval Status' de la factura cambia de un estado borrador a 'Pending Approval'.

Por qué es importante

Esta actividad es el punto de partida para medir el tiempo de ciclo de aprobación, lo cual es esencial para identificar cuellos de botella con aprobadores o departamentos específicos.

Significa que la Factura de Proveedor ha sido autorizada para pago por el(los) aprobador(es) designado(s). Esto se captura cuando el 'Estado de Aprobación' de la factura se establece en 'Aprobado'.

Por qué es importante

Este es un hito fundamental que concluye la fase de aprobación y permite que la factura se contabilice y programe para el pago. Es un punto de datos clave para medir la eficiencia de la aprobación.

Indica el momento en que el impacto financiero de la Factura de Proveedor se registra oficialmente en el Libro Mayor. Este evento se capta por la fecha de la transacción cuando la factura es aprobada y se activa el indicador de 'Contabilización' (Posting).

Por qué es importante

Este es un punto de control financiero clave, que confirma que la empresa ha reconocido formalmente la obligación. Los retrasos en la contabilización pueden afectar la precisión de los informes financieros.

Representa la ejecución final del pago de la factura. Este evento se captura de la fecha de transacción del registro de Pago a Proveedores aplicado a la Factura de Proveedor.

Por qué es importante

Este es el punto final principal para el proceso de Cuentas por Pagar y es esencial para calcular el tiempo de ciclo de extremo a extremo, la adherencia a los 'Payment Terms' y los Días de Pago Pendientes (DPO).

Indica el cierre definitivo del registro de la Factura de Proveedor, que normalmente ocurre una vez que ha sido pagada en su totalidad. Esto se deduce cuando el estado de la Factura de Proveedor cambia a 'Pagada en su totalidad' (Paid in Full).

Por qué es importante

Ofrece un evento de cierre definitivo para el ciclo de vida del proceso, confirmando que no se requiere ninguna acción adicional para esa factura en particular.

Preguntas Frecuentes

Preguntas frecuentes

El process mining visualiza sus workflows reales de Cuentas por Pagar (AP) en NetSuite, sacando a la luz ineficiencias ocultas como cuellos de botella en la aprobación y un retrabajo manual excesivo. Ayuda a identificar las causas profundas de los retrasos y el incumplimiento, lo que le permite optimizar los procesos para lograr pagos más rápidos y una reducción significativa de costos. Esto se traduce en una mejor gestión del flujo de caja y una mayor captación de descuentos por pronto pago.

Normalmente, se necesitan datos transaccionales de NetSuite relacionados con facturas, órdenes de compra, recibos de mercancía y pagos. Los datos clave incluyen IDs de factura, nombres de actividad (por ejemplo, "Factura Creada", "Aprobada", "Pagada"), timestamps para cada actividad e IDs de usuario. Estos datos se estructuran en un formato de registro de eventos para su análisis.

Puede esperar mejoras significativas como ciclos de aprobación de facturas acelerados y una mayor captura de descuentos por pronto pago. Además, el Process Mining ayuda a reducir errores manuales, reforzar el cumplimiento de los pagos y optimizar la gestión del capital de trabajo al proporcionar información clara sobre el rendimiento y el cumplimiento del proceso. También apoya una mejor distribución de la carga de trabajo entre el personal de Cuentas por Pagar (AP).

Las herramientas modernas de process mining están concebidas para usuarios de negocio, simplificando gran parte de la complejidad técnica, por lo que no se suele requerir una sólida formación en ciencia de datos. La extracción de datos es una operación de solo lectura, lo que garantiza la ausencia de interrupciones en su entorno NetSuite en producción. El objetivo principal es analizar los datos existentes, no modificar directamente las operaciones del sistema o los workflows.

Los datos se extraen habitualmente de NetSuite utilizando herramientas de informes estándar, búsquedas guardadas (saved searches) o consultas directas a la base de datos, garantizando que no haya interrupciones en las operaciones en vivo. Los datos brutos se transforman luego en un event log, que estandariza las actividades y los timestamps para cada factura, haciéndolos aptos para los algoritmos de process mining. Esta transformación prepara sus datos para una visualización y un análisis precisos.

Después de la extracción y configuración inicial de los datos, que puede llevar algunas semanas según el volumen y la complejidad de estos, los insights preliminares a menudo pueden generarse en un mes. El análisis exhaustivo y las recomendaciones accionables suelen seguir en 2 o 3 meses, lo que da lugar a ciclos de mejora continua y esfuerzos de optimización sostenidos.

Sí, al visualizar los caminos reales que siguen las facturas, el Process Mining puede resaltar desviaciones de las reglas definidas y las políticas de cumplimiento. Descubre pasos no autorizados, retrasos en las aprobaciones o inconsistencias en el proceso de cotejo de OC/GR, lo que le permite abordar proactivamente posibles riesgos de auditoría y errores. Esto asegura la adhesión a las regulaciones internas y externas.

Tome el control: Optimice hoy mismo sus facturas de Cuentas por Pagar

Eliminar cargos por mora y pagos duplicados, reduciendo los costos en un 60%.

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