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Améliorez votre traitement des paiements des fournisseurs

Optimisez SAP ECC avec notre guide simple en 6 étapes
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Améliorez votre traitement des paiements des fournisseurs
Défis (12) Objectifs (12) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)

Optimiser le traitement des paiements des fournisseurs dans SAP ECC

Notre plateforme offre une visibilité approfondie sur vos processus de paiement pour révéler les goulots d'étranglement et les retards cachés. Vous pouvez identifier précisément où les interventions manuelles ou les cycles d'approbation ralentissent le cycle complet. En identifiant ces points de friction, vous pouvez fluidifier vos opérations et assurer une exécution ponctuelle pour chaque transaction.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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La valeur stratégique de la rationalisation du processus de paiement des fournisseurs

Dans de nombreuses organisations utilisant SAP ECC, le traitement des paiements des fournisseurs (comptes fournisseurs) est souvent perçu comme une fonction administrative standard. Cependant, il s'agit en réalité d'un levier stratégique crucial qui a un impact sur tout, de la gestion du fonds de roulement à la solidité de vos relations avec les fournisseurs. Lorsque votre processus AP est inefficace, les coûts dépassent largement la simple main-d'œuvre. Vous êtes confronté à des escomptes manqués, des pénalités de retard et un coût par facture élevé qui érode vos marges. En vous concentrant sur l'optimisation des processus, les services financiers peuvent passer de centres de coûts réactifs à des contributeurs proactifs à la santé financière de l'entreprise.

L'optimisation de ce processus dans l'environnement SAP ECC nécessite une compréhension approfondie de la manière dont les data circulent dans les modules de Comptabilité Financière (FI) et de Grand Livre (GL). Comme SAP est hautement personnalisable, la manière dont une entreprise traite une facture diffère souvent considérablement d'une autre, même au sein de la même industrie. Cette variation masque souvent des inefficacités sous-jacentes difficiles à repérer avec les rapports standards uniquement. Identifier où les interventions manuelles se produisent et où les workflows automatisés stagnent est la première étape vers une réduction significative des coûts et l'excellence opérationnelle.

Transformer les data SAP ECC en intelligence de processus

Le Process Mining fait le pont entre les data transactionnelles brutes et les informations exploitables. En extrayant les data des tables SAP principales telles que BKPF et BSEG, vous pouvez reconstituer le parcours complet d'une facture. Cette visibilité vous permet de voir le processus tel qu'il se déroule réellement, plutôt que tel qu'il a été conçu sur papier. Lorsque vous utilisez le numéro de facture comme identifiant de case, vous pouvez suivre chaque changement de statut, chaque approbation et chaque blocage de paiement appliqué tout au long du cycle de vie de ce document.

Ce niveau de transparence est essentiel pour quiconque cherche à améliorer le traitement des paiements des fournisseurs. Au lieu de vous fier à des preuves anecdotiques de retards, vous pouvez utiliser des data concrètes pour voir exactement où le processus s'écarte du chemin optimal. Par exemple, vous pourriez découvrir que les factures de certains fournisseurs nécessitent constamment une intervention manuelle en raison d'erreurs de rapprochement, ou que certains services ont des cycles d'approbation trois fois plus longs que la moyenne de l'entreprise. Cette vue objective est le fondement d'améliorations ciblées et axées sur les data.

Cibler les bottlenecks pour réduire les temps de cycle

L'un des principaux objectifs de toute transformation financière est de comprendre comment réduire le temps de cycle du traitement des paiements des fournisseurs. Les bottlenecks se cachent souvent dans les espaces entre les activités, comme le temps qu'une facture passe dans une boîte de réception en attente de l'approbation d'un gestionnaire ou la durée pendant laquelle un blocage de paiement reste actif après la résolution d'une divergence. Le Process Mining met en évidence ces temps d'inactivité, vous permettant de quantifier leur impact sur votre capacité à capturer les escomptes.

Les principaux domaines d'amélioration impliquent souvent la résolution des divergences entre la facture, le bon de commande et le reçu de marchandises. Dans SAP ECC, ces échecs de rapprochement à trois voies déclenchent des workflows manuels qui consomment des ressources importantes. En analysant les causes profondes de ces incohérences, qu'il s'agisse de variations de prix ou de différences de quantité, vous pouvez mettre en œuvre des correctifs en amont qui empêchent le bottleneck de se produire en premier lieu. Ce passage de la correction manuelle à la prévention automatisée est la marque d'un processus AP mature.

Renforcer la conformité et l'intégrité financière

Au-delà de l'efficacité, le Process Mining joue un rôle vital dans la garantie de la conformité et de l'intégrité financière. Dans un environnement SAP ECC complexe, le maintien d'une piste d'audit claire est primordial. Vous pouvez utiliser le Process Mining pour surveiller les modifications non autorisées des conditions de paiement, identifier les cas où la séparation des tâches pourrait être à risque, et vous assurer que tous les paiements correspondent à des transactions commerciales valides. Ce niveau de supervision aide à atténuer le risque de fraude et garantit que vos rapports financiers sont précis et opportuns.

De plus, en analysant le flux de bout en bout, vous pouvez optimiser votre stratégie d'exécution des paiements. Vous pouvez identifier les méthodes de paiement les plus efficaces et les fournisseurs qui sont systématiquement payés en avance ou en retard. Cela permet une meilleure prévision des flux de trésorerie et fournit à votre équipe d'approvisionnement les data dont elle a besoin pour négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs. La conformité ne consiste pas seulement à suivre les règles, il s'agit de créer un processus discipliné qui soutient les objectifs financiers plus larges de l'organisation.

Faire progresser votre transformation financière

Commencer votre parcours vers un processus de paiement des fournisseurs plus efficace ne nécessite pas une refonte totale du système. En utilisant les templates et les informations fournis dans ce guide, vous pouvez commencer à explorer les couches de vos data SAP ECC pour trouver des gains immédiats. Que votre objectif soit d'automatiser davantage le codage de vos factures ou d'éliminer les bottlenecks qui entraînent des frais de retard, la voie à suivre est pavée de data. À mesure que vous gagnez en visibilité sur l'exécution de vos paiements, vous constaterez que les avantages du Process Mining s'étendent à tous les recoins de votre service financier, menant à une organisation plus agile et résiliente.

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Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les factures nécessitent souvent des ajustements manuels après la saisie initiale en raison d'un codage incorrect ou d'informations manquantes. Cette intervention manuelle répétitive ralentit le temps de cycle et augmente le risque d'erreur humaine, ce qui entraîne finalement des retards de paiement et des relations tendues avec les fournisseurs.

Les factures restent fréquemment bloquées à des niveaux d'approbation spécifiques, en attente d'une validation manuelle avant de pouvoir être traitées. Sans visibilité sur l'origine de ces retards, les managers ne peuvent pas identifier quels départements ou individus sont à l'origine des plus grands goulots d'étranglement dans le cycle de paiement.

Les organisations perdent souvent des escomptes précieux car les factures ne sont pas traitées assez rapidement pour respecter les conditions du fournisseur. Ces économies manquées représentent une perte financière directe et reflètent un manque de contrôle sur le calendrier de paiement de bout en bout.

Le traitement d'une même facture plusieurs fois entraîne des paiements en trop et nécessite des efforts de recouvrement complexes. Ces erreurs proviennent souvent d'une saisie de données incohérente ou d'un manque de visibilité centralisée sur les différents codes de société et comptes fournisseurs au sein du système.

Des délais de traitement incohérents entraînent souvent l'exécution des paiements après les dates d'échéance contractuellement convenues. Au-delà de la pénalité financière immédiate, les retards chroniques nuisent à la solvabilité de l'organisation et peuvent inciter les fournisseurs à retenir leurs services ou à renégocier des conditions moins favorables.

Les divergences entre la facture, le bon de commande et la réception des marchandises entraînent souvent des blocages de paiement automatisés qui nécessitent une investigation manuelle. Lorsque ces incohérences ne sont pas résolues rapidement, elles créent un arriéré qui perturbe l'ensemble du service des comptes fournisseurs.

Le traitement des factures sans bon de commande pré-approuvé nécessite une saisie manuelle étendue et des étapes d'approbation supplémentaires. Cette approche ad hoc rend difficile la prévision des flux de trésorerie et augmente la charge administrative pour les équipes financières et d'approvisionnement.

Les factures sont fréquemment signalées avec des blocages de paiement en raison d'écarts de prix ou de documents manquants, mais ces blocages restent souvent non résolus pendant des semaines. Ce manque de résolution crée une vue déformée des passifs et empêche l'équipe financière d'exécuter les paiements à temps.

Le recours aux chèques ou aux virements manuels, au lieu des paiements électroniques automatisés, augmente le coût par transaction et le risque de fraude. Ces méthodes manuelles offrent également moins de visibilité sur le statut des fonds et rendent le rapprochement bancaire plus difficile pour l'équipe.

Les fournisseurs contactent fréquemment le service des comptes fournisseurs pour vérifier le statut de leurs paiements, ce qui consomme un temps considérable du personnel. Ce volume de demandes indique généralement un manque de transparence et de prévisibilité dans le cycle de paiement de bout en bout.

Les dirigeants financiers peinent souvent à visualiser le parcours complet d'une facture à travers les différents modules. Cette fragmentation rend presque impossible l'identification de la véritable source des retards ou la mesure de la performance globale du service de traitement des paiements des comptes fournisseurs.

Contourner les protocoles d'approbation standards ou omettre de documenter les modifications des conditions de paiement peut entraîner des constatations d'audit importantes. Sans une piste numérique détaillée, il est difficile de prouver que tous les paiements dans SAP ECC ont été autorisés conformément à la politique de l'entreprise.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Accélérer l'acheminement interne des factures est essentiel pour maintenir la confiance des fournisseurs et éviter les retards. En réduisant le temps nécessaire aux managers pour examiner et approuver les paiements, les organisations peuvent s'assurer que les obligations financières sont respectées bien avant les échéances, conduisant à une trésorerie plus prévisible et à une productivité départementale améliorée. Ce changement permet à l'équipe financière de passer de la relance réactive à une gestion proactive du calendrier de paiement.

ProcessMind fournit des informations approfondies sur le parcours de chaque facture au sein de SAP ECC, mettant en évidence les étapes spécifiques où les approbations stagnent. Les utilisateurs peuvent identifier les centres de coûts ou les niveaux d'approbation qui génèrent le plus de frictions, permettant des ajustements de processus ciblés qui peuvent réduire le temps de cycle total de 30 % ou plus. En identifiant ces goulots d'étranglement, le système aide la direction à fluidifier le traitement des paiements fournisseurs pour des flux de travail plus harmonieux.

La capture des escomptes dynamiques offerts par les fournisseurs représente une opportunité d'économie significative qui a un impact direct sur les résultats. Le traitement efficace des factures dans la fenêtre d'escompte spécifiée transforme le service des comptes fournisseurs d'un centre de coûts en une source de valeur, économisant des milliers de dollars en coûts d'approvisionnement annuels. Cet objectif vise à aligner la rapidité interne avec les incitations financières offertes par les fournisseurs.

En analysant le temps écoulé entre la réception de la facture et le règlement final, notre plateforme identifie les workflows spécifiques qui manquent systématiquement les fenêtres d'escompte. ProcessMind met en évidence les causes profondes de ces retards dans SAP ECC, telles que la réception tardive ou la validation lente, permettant aux équipes de prioriser les factures de grande valeur et d'augmenter considérablement les taux de capture d'escompte. Cette visibilité garantit que le traitement des paiements des comptes fournisseurs est optimisé pour un bénéfice financier maximal.

Les frais de retard représentent un gaspillage inutile qui érode les marges bénéficiaires et nuit à la réputation. S'assurer que chaque paiement est exécuté à la date d'échéance ou avant prévient ces coûts évitables et favorise des relations plus solides et collaboratives avec les fournisseurs clés qui dépendent de règlements en temps opportun. La cohérence dans l'exécution des paiements réduit également le risque de retenues de crédit ou de perturbations de la chaîne d'approvisionnement.

En utilisant le Process Mining, les entreprises peuvent surveiller le vieillissement de tous les postes ouverts en temps réel. ProcessMind alerte les utilisateurs sur les factures qui approchent de leur date d'échéance mais qui sont encore bloquées à des étapes préliminaires, permettant une intervention immédiate pour contourner les bottlenecks et assurer une performance de paiement à 100 % en temps voulu. Cette approche objective du traitement des paiements des comptes fournisseurs dans SAP ECC élimine les conjectures pour respecter les délais de paiement.

La prévention des paiements en double est essentielle pour protéger le fonds de roulement et réduire la charge administrative liée aux efforts de recouvrement. En détectant les doubles saisies avant leur finalisation, les organisations évitent la tâche complexe de récupérer les fonds et s'assurent que les registres financiers reflètent précisément les passifs réels. Cet objectif renforce l'intégrité de la déclaration financière et prévient les fuites de trésorerie importantes.

ProcessMind analyse les données historiques des tables SAP ECC comme BKPF et BSEG pour identifier les schémas indiquant des entrées en double. En visualisant la séquence des activités qui mènent à ces erreurs, la plateforme aide la direction à mettre en œuvre des contrôles de validation plus stricts au point d'entrée, neutralisant efficacement le risque de trop-perçu. Cette capacité transforme la manière dont le traitement des paiements fournisseurs gère les risques de saisie de données.

Atteindre un taux élevé de rapprochement réussi entre les bons de commande, les réceptions de marchandises et les factures réduit le besoin d'intervention manuelle et de retouches. Une grande précision de rapprochement garantit que les paiements ne sont effectués que pour les biens et services réellement reçus, maintenant l'intégrité du cycle d'approvisionnement. Cela accélère également le parcours de la réception de la facture au paiement final en éliminant les divergences de data courantes.

Notre solution suit l'alignement des data de la commande (PO) et de la facture pour identifier précisément où les divergences se produisent, que ce soit en termes de prix ou de quantité. En découvrant les raisons courantes des échecs de rapprochement, ProcessMind permet aux équipes de standardiser la saisie des data et les communications avec les fournisseurs, réduisant drastiquement le volume de factures nécessitant une enquête manuelle. Cet accent sur la précision est la pierre angulaire d'un cycle de traitement des paiements des comptes fournisseurs efficace dans SAP ECC.

Minimiser le nombre de fois qu'un membre du personnel doit interagir manuellement avec une facture réduit la probabilité d'erreurs et diminue le coût global par transaction. Un processus rationalisé et sans contact permet à l'équipe des comptes fournisseurs de se concentrer sur des tâches stratégiques plutôt que sur des corrections de data répétitives. Cet objectif vise à éliminer les frictions qui ralentissent les opérations de paiement standard.

ProcessMind cartographie l'ensemble du cycle de vie d'une facture pour révéler les boucles où les documents sont renvoyés pour corrections. En identifiant ces actions manuelles répétitives au sein du traitement des paiements des comptes fournisseurs, les organisations peuvent automatiser des étapes de validation spécifiques et éliminer jusqu'à 40 % des retouches manuelles. Cette approche basée sur les data garantit que les workflows SAP ECC sont aussi allégés et automatisés que possible.

Le passage des factures sans bon de commande offre un meilleur contrôle des dépenses et simplifie le processus de rapprochement. Les factures liées à des bons de commande pré-approuvés sont traitées plus rapidement et avec une meilleure conformité, garantissant que toutes les dépenses sont autorisées et correctement catégorisées dès le départ. Cette transition est vitale pour une mise à l'échelle efficace des opérations financières.

ProcessMind quantifie le ratio de factures avec et sans bon de commande chez les différents fournisseurs et départements. Cette visibilité permet aux managers d'identifier les domaines spécifiques où les politiques d'approvisionnement sont contournées, fournissant les données nécessaires pour appliquer des stratégies de priorité au bon de commande et fluidifier l'ensemble du flux de paiement dans SAP ECC. L'amélioration de ce ratio est un indicateur clé pour mesurer la maturité du traitement des paiements fournisseurs.

Les blocages de paiement agissent souvent comme des obstacles invisibles qui empêchent la réalisation en temps voulu des transactions financières. Réduire la durée et la fréquence de ces blocages garantit que le cycle de paiement se déroule sans accroc, évitant ainsi les retards inattendus qui pourraient impacter les niveaux de service des fournisseurs ou les rapports financiers internes. Une résolution rapide des blocages maintient la fluidité de la trésorerie.

En analysant les attributs des factures bloquées, ProcessMind révèle les raisons les plus fréquentes de ces suspensions, telles que les écarts de prix ou les documents manquants. Cela permet la création de parcours de résolution standardisés, garantissant que les blocages sont levés rapidement et ne deviennent pas des obstacles permanents à l'exécution des paiements. Ce niveau de détail est essentiel pour maintenir un traitement rapide des paiements fournisseurs dans SAP ECC.

S'éloigner des chèques papier et des virements manuels réduit les coûts de transaction et augmente la sécurité du processus de paiement. Les méthodes électroniques sont plus rapides, plus traçables et moins sujettes à la fraude, offrant une base moderne pour les opérations financières et une meilleure visibilité sur les sorties de trésorerie. Cet objectif se concentre sur la modernisation et l'efficacité des coûts.

Le Process Mining met en évidence la prévalence des méthodes de paiement manuelles en analysant les champs de méthode de paiement dans SAP ECC. ProcessMind aide à identifier les fournisseurs recevant encore des chèques physiques, permettant à l'équipe d'approvisionnement de cibler ces fournisseurs pour un onboarding numérique et de migrer la majorité des paiements vers des canaux électroniques automatisés. Cette stratégie optimise l'étape finale du traitement des paiements des comptes fournisseurs.

Une conformité robuste garantit que chaque paiement respecte les politiques d'entreprise établies et les exigences réglementaires. Maintenir une piste d'audit claire et appliquer strictement la séparation des tâches protège l'organisation contre la fraude et assure que les états financiers sont précis et défendables. Cet objectif apporte une tranquillité d'esprit aux auditeurs internes et externes.

ProcessMind reconstruit la séquence réelle des événements pour chaque facture, en la comparant au modèle de processus visé. Toute déviation par rapport aux hiérarchies d'approbation standard ou aux règles de conformité est immédiatement signalée, donnant à l'équipe financière la capacité d'assurer l'exécution du processus standard et de maintenir des registres prêts pour l'audit à tout moment. Cela crée un environnement hautement conforme pour le traitement des paiements fournisseurs au sein de SAP ECC.

Un volume élevé de demandes de statut de la part des fournisseurs indique un manque de transparence et des délais de traitement lents. En améliorant la rapidité et la prévisibilité des paiements, les organisations peuvent réduire considérablement le temps administratif consacré à répondre aux appels téléphoniques et aux courriels concernant le statut des paiements. Cela permet au personnel de se concentrer sur des analyses financières plus complexes et la gestion des relations fournisseurs.

En identifiant les bottlenecks spécifiques qui entraînent des retards de paiement, ProcessMind aide à stabiliser le cycle de paiement. À mesure que les temps de traitement deviennent plus cohérents et transparents, les fournisseurs ont confiance dans le calendrier, ce qui entraîne une diminution marquée du nombre de demandes de support traitées par le personnel AP. Cette amélioration du traitement des paiements des comptes fournisseurs renforce directement la gestion des relations avec les fournisseurs.

Une visibilité totale sur le cycle de vie des paiements permet à la direction de prendre des décisions éclairées concernant la gestion de trésorerie et l'allocation des ressources. Comprendre précisément où se situe chaque euro dans le processus fournit un niveau de contrôle financier essentiel pour la planification d'entreprise moderne et l'atténuation des risques. Cet objectif vise à créer une source unique de vérité pour toutes les activités de paiement.

ProcessMind fournit un tableau de bord complet qui suit les factures de la réception dans SAP ECC jusqu'à la compensation finale. Cette vue d'ensemble permet aux parties prenantes de surveiller les performances en temps réel par rapport aux indicateurs clés, garantissant que l'ensemble du processus de traitement des paiements fournisseurs reste efficace, conforme et prévisible. Une véritable transparence transforme la façon dont la santé financière est surveillée à travers l'organisation.

Le chemin d'amélioration des paiements fournisseurs en 6 étapes

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Que faire

Obtenez le template Excel spécialisé conçu pour le traitement AP de SAP ECC, incluant les champs pour les data de facture et de paiement.

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Pourquoi c'est important

Commencer avec une structure préconfigurée garantit que vous capturez les champs BKPF et BSEG corrects pour une analyse réussie.

Résultat attendu

Une structure de data prête à l'emploi pour votre extraction SAP.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Obtenez une visibilité complète sur les processus de paiement SAP

ProcessMind offre une cartographie claire de votre cycle de paiement en extrayant les données directement de SAP ECC. Vous verrez chaque déviation et retard, ce qui vous permettra d'optimiser les approbations et d'éviter les frais de retard.
  • Cartographiez chaque étape de votre cycle de paiement `AP`
  • Identifier les goulots d'étranglement d'approbation dans SAP ECC
  • Identifier les causes des pénalités de retard de paiement
  • Comparer les performances entre les groupes de fournisseurs
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RÉSULTATS PROUVÉS

Améliorations quantifiables de la performance des comptes fournisseurs

En visualisant le cycle de vie de la facture de bout en bout dans SAP ECC, les organisations identifient les `bottlenecks` et automatisent les points de contact manuels pour générer d'importantes économies opérationnelles. Ces indicateurs mettent en évidence le potentiel de transformation lorsque des informations basées sur les `data` sont appliquées au traitement des paiements.

0 %
Cycles d'approbation plus courts

Réduction du temps de traitement

Le Process Mining identifie les goulots d'étranglement d'approbation dans la table BSEG, permettant aux organisations de fluidifier les flux de travail et de parvenir au paiement plus rapidement.
0 %
Meilleure saisie des remises

Conditions de paiement anticipé accrues

En surveillant la table SKB1 pour les délais d'escompte, les équipes peuvent prioriser les factures de grande valeur et maximiser les escomptes disponibles.
0 %
Réduction des interventions manuelles

Taux d'intervention humaine réduit

L'élimination du codage manuel et des suppressions de blocages au sein du module FI-GL réduit l'effort requis par facture tout en augmentant l'automatisation.
0 %
Prévenir les paiements en double

Éradication des cases redondants

Le recoupement des attributs du fournisseur et du montant dans les enregistrements BSEG aide à détecter et à prévenir les paiements identiques avant leur exécution.
0 %
`Conformité` améliorée des `commandes d'achat`

Ratio plus élevé de factures adossées à un bon de commande

Augmenter l'alignement entre les bons de commande et les factures garantit des niveaux de conformité plus élevés et moins de divergences manuelles à résoudre.
0 %
Moins de demandes de renseignements des fournisseurs

Réduction des demandes de statut

Offrir une transparence des paiements de bout en bout réduit le volume des demandes de statut manuelles des fournisseurs, améliorant ainsi la qualité globale des relations.

Les résultats réels dépendent de la complexité de vos configurations de processus spécifiques et de la qualité de vos `data` sous-jacentes. Ces chiffres reflètent les gains de performance typiques observés lors des implémentations en entreprise.

Données recommandées

Commencez votre parcours en sélectionnant les activités et les attributs essentiels pour la clarté du processus.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'unité d'organisation pour laquelle les états financiers sont créés.

Pourquoi c'est important

Dimension principale pour l'analyse comparative organisationnelle.

Identifiant unique du fournisseur ou du créancier.

Pourquoi c'est important

Permet une analyse de performance centrée sur le fournisseur.

Classe le document comptable (par ex. Facture, Avoir).

Pourquoi c'est important

Distingue les différents workflows financiers comme les factures et les notes de crédit.

La valeur monétaire totale de la facture en devise locale.

Pourquoi c'est important

Quantifie l'ampleur financière de l'instance de processus.

La référence au document d'achat lié à la facture.

Pourquoi c'est important

Connecte la AP à l'approvisionnement et identifie les workflows de rapprochement.

Le code définissant les conditions de paiement et d'escompte.

Pourquoi c'est important

Définit l'échéance financière et les opportunités d'escompte.

Indique si et pourquoi une facture est bloquée pour paiement.

Pourquoi c'est important

Indicateur principal des frictions de processus et des besoins d'intervention manuelle.

La méthode utilisée pour payer la facture (ex: Chèque, Virement bancaire, ACH).

Pourquoi c'est important

Suit l'efficacité et le coût de la phase d'exécution du paiement.

L'ID de l'utilisateur ayant effectué l'activité.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse des ressources et le calcul du taux d'automatisation.

La date à laquelle la facture a été soldée ou payée dans le système.

Pourquoi c'est important

Marque l'achèvement du processus financier.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Capture la date indiquée sur le document de facture fournisseur comme date de référence. Ceci est dérivé du champ Date du document dans l'en-tête du document comptable.

Pourquoi c'est important

Établit la base pour l'analyse du vieillissement et la conformité aux conditions de paiement des fournisseurs. Les différences entre cette date et la date de saisie révèlent des retards de courrier ou de numérisation.

Indique le moment où les données de la facture sont techniquement saisies dans SAP ECC. Cet horodatage marque le point de départ du processus numérique au sein de l'ERP.

Pourquoi c'est important

Critique pour le calcul du temps de traitement interne par rapport au temps d'attente total du fournisseur. Une latence élevée entre la Réception et la Création indique des bottlenecks d'entrée en amont.

Indique que la facture a été comptabilisée avec succès dans le Grand Livre et les sous-grands livres. Cette action crée le passif dans le système.

Pourquoi c'est important

La facture est maintenant officiellement reconnue comme une dette. Cela sert de déclencheur pour le calcul standard de l'ancienneté des paiements et des dates d'échéance.

Enregistre l'application d'une clé de blocage de paiement à un poste de facture. Cela empêche la facture d'être sélectionnée par le programme de paiement automatique.

Pourquoi c'est important

Une cause principale de retards de paiement et d'escomptes manqués. L'analyse du code de motif de blocage aide à identifier si les retards sont dus à des écarts de prix, des réceptions de marchandises manquantes ou des blocages manuels.

Enregistre la levée d'un blocage de paiement, rendant la facture éligible pour le prochain cycle de paiement. Cela sert de substitut pour l''Approbation' dans de nombreuses configurations SAP.

Pourquoi c'est important

Représente la résolution des problèmes empêchant le paiement. La durée entre l'application et la levée du blocage est le goulot d'étranglement du 'temps de résolution'.

L'exécution du cycle de paiement où le virement bancaire est initié ou le chèque est imprimé. Un document de paiement est généré dans le système.

Pourquoi c'est important

Le point de non-retour pour la sortie de trésorerie. Cet horodatage est utilisé pour calculer le temps de cycle de paiement réel et vérifier les délais d'escompte.

L'écriture comptable qui rapproche le poste de facture du document de paiement, mettant à zéro le poste non soldé. Cela clôt le cycle de vie de la facture.

Pourquoi c'est important

Marqueur d'achèvement du processus. Essentiel pour le calcul du 'temps de cycle de bout en bout' et la confirmation de l'extinction de la dette.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining offre une visibilité complète sur le cycle de vie des paiements de bout en bout en cartographiant chaque étape, de la réception de la facture au paiement final. Il aide à identifier précisément où se situent les goulots d'étranglement, tels que des cycles d'approbation longs ou des reprises manuelles répétitives, permettant ainsi aux équipes d'optimiser les flux de travail et de réduire les coûts de traitement.

Pour obtenir une vue complète, nous extrayons principalement les données des tables financières clés telles que BKPF pour les informations d'en-tête et BSEG pour les détails des postes. Nous examinons également des tables comme BSAK pour les postes soldés et RSEG pour les détails de réception des factures afin de suivre l'historique complet de chaque document de facture.

Non, le Process Mining utilise les empreintes numériques déjà enregistrées dans vos journaux de transactions, de sorte qu'aucune modification de votre configuration SAP ECC existante n'est nécessaire. L'analyse est effectuée sur des data extraites, ce qui signifie que votre environnement de production en direct reste intact et fonctionne comme d'habitude.

Oui, en identifiant les causes profondes des retards dans les étapes d'approbation et de rapprochement, le Process Mining vous permet de fluidifier le cheminement vers le paiement. Cela garantit que les factures sont traitées suffisamment rapidement pour profiter des conditions favorables offertes par les fournisseurs, ce qui améliore directement votre rentabilité.

La plupart des organisations peuvent voir leurs premières cartes de processus et rapports de bottlenecks dans les deux à quatre semaines suivant la fourniture des data. Une fois la connexion initiale établie, le suivi continu fournit des informations en temps réel sur la performance des paiements et les problèmes de conformité au fur et à mesure qu'ils se produisent.

Le numéro de facture sert de référence unique qui lie toutes les activités associées, de la saisie initiale au lettrage final dans le grand livre. L'utilisation de cet identifiant permet au logiciel d'assembler chaque événement associé à une obligation financière spécifique, offrant une vue claire de son parcours individuel.

L'analyse recherche des schémas identiques sur les ID fournisseurs, les montants et les dates enregistrés dans le grand livre SAP. En signalant ces similitudes avant l'exécution finale du paiement, vous pouvez prévenir les fuites de capitaux et la charge administrative liée à la récupération ultérieure des fonds auprès des fournisseurs.

Le Process Mining suit qui a effectué chaque action et quand, ce qui vous permet de vérifier que chaque paiement a respecté les contrôles internes établis. Vous pouvez repérer rapidement les cas où des étapes ont été ignorées ou où des approbations non autorisées ont eu lieu, renforçant ainsi votre préparation globale à l'audit.

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