Analyser votre processus : guide pratique Process Mining

Le fossé entre la data et les insights

« Il suffit de faire du Process Mining et les insights vont tomber ! » On l’entend souvent. La réalité, c’est que les insights ne tombent pas du ciel. Les outils modernes de Process Mining comme ProcessMind découvrent automatiquement vos processus et calculent des métriques, mais transformer ces chiffres en améliorations concrètes demande du travail et du savoir-faire.

Oui, des recommandations dopées à l’IA offrent aujourd’hui, presque gratuitement, des insights qui nécessitaient autrefois des heures d’analyse manuelle. Les recommandations IA de ProcessMind font remonter automatiquement les goulots d’étranglement et les pistes d’optimisation. Mais même avec l’IA, il faut orienter l’analyse dans la bonne direction.

Certaines personnes ont le sens des données ; d’autres ne savent pas par où commencer. Quel que soit votre profil, ce guide vous aidera à tirer de meilleurs insights de vos données de process mining. Nous nous concentrons ici sur la phase d’analyse : vous avez des dashboards, que faire concrètement avec eux ?

Cet article fait partie de notre série sur l’amélioration des processus. Consultez aussi nos guides sur la mise en œuvre des optimisations et le monitoring continu pour couvrir tout le cycle d’amélioration.

Étape 2 : Explorer les données

Maintenant que vous maîtrisez vos dashboards, place à l’exploration. À ce stade, vous ne cherchez rien de précis : vous vous familiarisez avec les données et repérez ce qui mérite l’attention.

Commencez par les animations de processus

Les animations de processus sont le moyen le plus rapide de comprendre le flux réel de votre processus :

• Observez comment les cas se déplacent dans le processus
• Repérez où se forment les bouchons (goulets d’étranglement)
• Identifiez les boucles où les cas font des allers‑retours (retravail)
• Voyez quels chemins sont des « autoroutes » et lesquels sont des chemins de traverse

Laissez l’animation tourner quelques minutes. Des schémas apparaîtront que vous pourriez manquer sur des graphiques statiques.

Jouez avec les filtres

Utilisez les filtres pour découper les données sous différents angles :

• Périodes : ce mois-ci vs. le trimestre dernier ?
• Attributs des cas : les différents types de clients se comportent-ils différemment ?
• Résultats : qu’est-ce qui distingue les cas réussis des cas problématiques ?

Chaque changement de filtre révèle quelque chose de nouveau sur votre processus.

Explorez les dimensions

Utilisez les sélecteurs pour analyser selon différentes dimensions :

• Départements ou équipes
• Régions ou sites
• Types de produits ou catégories de services
• Segments de clients

Vous découvrirez peut-être qu’un « seul » processus cache en réalité plusieurs processus, qui fonctionnent sous le même nom.

Examinez les variantes de processus

Chaque cas suit un chemin dans votre processus. Les variantes de processus vous montrent tous les parcours uniques et leur fréquence :

• Quel est le chemin nominal suivi par la majorité des cas ?
• Quels sont les écarts les plus courants ?
• Comment se comparent les indicateurs de performance selon les variantes ?

Souvent, un petit nombre de variantes représente la majorité des cas, tandis que des dizaines de variantes rares correspondent à des exceptions et des cas limites.

Racontez‑vous des histoires

Pendant l’exploration, essayez d’expliquer ce que vous observez. Formulez des scénarios pour expliquer certains schémas :

• « Les commandes de cette région prennent plus de temps car elles nécessitent une approbation supplémentaire »
• « Les cas avec cette caractéristique se retrouvent souvent bloqués dans cette file »
• « Quand ceci arrive, on observe telle conséquence »

Ces histoires aident à mémoriser les schémas et à formuler des hypothèses pour aller plus loin.

Étape 4 : Analyse approfondie

Place au travail de fond. Pour chaque question prioritaire, menez une investigation systématique avec vos outils de Process Mining.

Faites correspondre vos questions aux dashboards

Chaque question appelle des outils d’analyse différents :

Approfondissez de façon systématique

Pour chaque question :

1. Commencez par une vue d’ensemble – regardez le dashboard concerné
2. Appliquez des filtres – isolez les cas qui vous intéressent
3. Comparez les segments – qu’est-ce qui différencie les meilleurs des moins bons ?
4. Examinez les valeurs aberrantes – utilisez l’explorateur de cas pour les exemples extrêmes
5. Validez les tendances – vérifiez que ce que vous voyez est cohérent

Documentez vos résultats

Au fur et à mesure que vous trouvez des enseignements :

• Prenez des captures d’écran des visualisations clés
• Notez les filtres et les paramètres utilisés
• Consignez votre interprétation
• Estimez l’impact métier potentiel

Vous pouvez exporter les graphiques directement depuis ProcessMind pour vos présentations.

Corrigez les problèmes de données critiques

À ce stade, si la qualité des données bloque votre analyse (et pas seulement si elle est imparfaite), traitez-le. Mais restez sélectif : corrigez uniquement ce qui vous empêche de répondre à vos questions prioritaires.

Techniques d’analyse courantes

Voici des techniques d’analyse concrètes pour répondre aux questions fréquentes sur vos processus. Chaque technique s’appuie sur différentes fonctionnalités de ProcessMind pour faire ressortir des insights.

Analyse du temps de cycle

Objectif : comprendre combien de temps durent les cas et à quoi ce temps est consacré.

Outils : graphe de processus avec métriques de temps, graphiques de distribution des durées

Comment faire :

1. Passez la métrique du graphe de processus sur Average Throughput Time ou Average Processing Time
2. Regardez les valeurs sur chaque connexion pour voir où les cas passent le plus de temps
3. Repérez les transitions les plus longues (flèches les plus épaisses/les plus sombres lorsque vous affichez les temps)
4. Distinguez le temps de traitement (travail actif) du temps d’attente (temps mort entre étapes)

À surveiller :

• Des connexions avec des durées anormalement élevées
• Des activités où les cas restent en attente avant de poursuivre
• Des écarts entre médiane et moyenne (signe de valeurs aberrantes)
• Des profils de temps par type de cas, région ou autres dimensions

À retenir : des cycles longs viennent souvent du temps d’attente, pas du temps de traitement. Un processus de 5 jours peut ne compter que 2 heures de travail effectif.

Analyse des goulots d’étranglement

Objectif : repérer où les cas se bloquent ou prennent du retard dans votre processus.

Outils : animation du processus, graphe de processus, graphiques de temps par activité

Comment faire :

1. Animation du processus : regardez l’animation et repérez les activités où les points s’accumulent. Ces « embouteillages » signalent des goulots d’étranglement où les cas attendent.

2. Graphe de processus : passez sur des métriques de temps et repérez les connexions aux durées les plus longues. Un temps élevé sur une connexion entrante indique souvent une file d’attente avant l’activité.

3. Graphiques en barres : consultez le graphique « Temps par activité » pour voir quelles activités consomment le plus de temps au total.

À surveiller :

• Des amas de cas qui s’accumulent sur certaines activités
• Des activités avec un temps moyen élevé mais un temps de traitement faible (signe d’attente)
• Les étapes qui alimentent les goulots (elles se terminent vite, mais les cas attendent ensuite)
• La variabilité des délais : certains cas très rapides, d’autres très lents

Enseignement clé : le goulot se situe souvent avant l’activité considérée comme lente, pas pendant celle-ci. Une étape peut se terminer rapidement, puis les cas patientent en file d’attente pour l’étape suivante.

Analyse du retravail

Objectif : Repérer où les cas reviennent en arrière et répètent inutilement des étapes.

Outils : graphe de processus, animation du processus, analyse des variantes

Comment procéder :

1. Repérez les flèches en arrière dans le graphe (liens allant d’activités ultérieures vers des activités plus en amont)
2. Regardez l’animation avec Show Tail activé pour voir des cas aller à contre‑courant
3. Filtrez sur les cas qui comportent des activités répétées via le panneau de filtres
4. Consultez l’analyse des variantes pour les chemins où la même activité apparaît plusieurs fois

À surveiller :

• Activités où un cas passe plus d’une fois
• Boucles entre activités spécifiques (ex. « Revue » → « Correction » → « Revue »)
• Pourcentage de cas qui subissent du retravail
• Temps supplémentaire ajouté au processus par le retravail

À retenir : Un certain retravail est normal (contrôles qualité, corrections), mais un excès trahit souvent des exigences floues, des problèmes de qualité ou des difficultés de communication.

Analyse de conformité

Objectif : comparer ce qui se passe réellement avec ce qui devrait se passer.

Outils : graphe de processus, analyse des variantes, filtres

Comment faire :

1. Définissez le chemin “attendu” de votre processus (le chemin nominal)
2. Utilisez le graphe de processus pour voir quel pourcentage de cas suivent ce chemin
3. Filtrez les cas qui dévient et investiguez pourquoi
4. Utilisez l’analyse des variantes pour visualiser tous les chemins réellement empruntés

À surveiller :

• Des activités censées être systématiques mais parfois sautées
• Des activités qui se produisent alors qu’elles ne devraient pas (contournements (workarounds), correctifs manuels)
• Des chemins inattendus entre des activités
• Des cas qui s’achèvent trop tôt (n’atteignent pas la fin du processus)

Enseignement clé : une déviation n’est pas toujours un problème. Parfois, un contournement révèle une meilleure façon de travailler qui mérite de devenir le nouveau standard.

Analyse des ressources

Objectif : Comprendre qui fait quoi et comment la charge se répartit.

Outils : sélecteurs, filtres, graphiques par ressource

Comment procéder :

1. Utilisez les sélecteurs pour découper le processus par ressource, équipe ou service
2. Comparez les temps de cycle et la cadence de traitement selon les ressources
3. Repérez les déséquilibres de répartition de la charge
4. Identifiez les activités où interviennent des ressources ou équipes spécifiques

À surveiller :

• Répartition inégale du travail entre les ressources
• Ressources systématiquement plus lentes ou plus rapides que les autres
• Transferts entre équipes ou services
• Activités nécessitant une expertise particulière (points de défaillance potentiels)

À retenir : Les écarts de performance entre les ressources renvoient souvent à des besoins de formation, des problèmes d’outillage ou de conception du processus, plutôt qu’aux capacités individuelles.

Analyse des volumes et des tendances

Objectif : Comprendre les schémas d’évolution du volume de cas dans le temps.

Outils : filtres temporels, graphiques de tendance, comparaison de périodes

Méthode :

1. Utilisez les filtres de période pour comparer différentes plages de temps
2. Observez les tendances de volume (le nombre de cas augmente, baisse ou reste stable ?)
3. Comparez une même période d’une année à l’autre ou entre trimestres
4. Mettez en relation les variations de volume avec les performances du processus

À surveiller :

• Saisonnalité (pics d’activité, périodes calmes)
• Tendances corrélées à des événements métier ou à des changements
• Effet des variations de volume sur le temps de cycle et la qualité
• Indicateurs avancés qui anticipent le volume futur

À retenir : Les problèmes de performance peuvent venir de pics de volume, pas du processus lui‑même. Comprendre les schémas de volume aide à planifier la capacité.

Analyse des chemins

Objectif : comprendre les différents itinéraires que suivent les cas dans votre processus.

Outils : graphe de processus, analyse des variantes, filtres de parcours

Comment faire :

1. Examinez le graphe de processus pour identifier les grands points de décision (splits)
2. Regardez les pourcentages sur chaque connexion sortante pour comprendre le routage
3. Utilisez l’analyse des variantes pour voir tous les parcours uniques et leur fréquence
4. Filtrez sur des chemins spécifiques pour comparer leurs performances

À surveiller :

• Chemins dominants vs. cas limites
• Différences de performance entre les chemins
• Chemins anormalement longs ou complexes
• Opportunités pour orienter les cas plus efficacement

À retenir : souvent, 80 % des cas suivent seulement quelques chemins, tandis que des dizaines de variantes représentent les 20 % restants. Concentrez d’abord vos efforts d’amélioration sur les chemins à fort volume.

Étape 6 : Et ensuite

Votre analyse est terminée et vous avez présenté vos conclusions. Et maintenant ?

Assurez le suivi des actions

Après votre présentation, il y aura probablement :

• Des demandes d’analyses complémentaires
• Des décisions sur les améliorations à prioriser
• Des attributions claires pour piloter les changements

Suivez ces points et veillez à ce qu’ils ne se perdent pas dans le quotidien opérationnel.

Passer à la mise en œuvre

Les insights d’analyse doivent se traduire en changements concrets. Consultez notre guide sur la mise en œuvre de l’optimisation des processus pour transformer vos insights en améliorations.

Configurez le suivi

Une fois les changements en place, vérifiez qu’ils fonctionnent. Notre guide sur le suivi continu des processus explique comment suivre les améliorations au fil du temps.

Documenter pour la suite

Créez une documentation pour que votre travail serve de base :

• Quelles questions vous avez explorées
• Quelles données ont été utilisées (et leurs limites)
• Quels enseignements ont été tirés
• Quelles décisions ont été prises

Ce capital de connaissances est précieux pour les analyses à venir.

Célébrer les progrès

Obtenir de vrais insights à partir des données de processus, c’est une réussite. Que vous ayez confirmé une intuition, découvert une surprise ou identifié des leviers d’amélioration, vous apportez de la valeur à votre organisation.

Relancez maintenant le cycle. L’amélioration des processus est continue : vos données ont encore beaucoup à vous apprendre.

Bien démarrer avec ProcessMind

Prêt à analyser vos propres processus ? ProcessMind rend le Process Mining accessible grâce à :

• Dashboards intuitifs qui font remonter les insights en un clin d’œil
• Recommandations IA qui signalent automatiquement les problèmes potentiels
• Explorateur de cas interactif pour enquêter en profondeur
• Import de données simplifié depuis Excel, CSV ou des bases de données

Commencez votre essai gratuit et découvrez ce qui se passe vraiment dans vos processus.

Ressources associées :

• Qu’est-ce que le Process Mining ? - Guide des fondamentaux
• Guide stratégique pour l’amélioration de processus pilotée par les données - Méthodologie DMAIC
• Défis du Process Mining et bonnes pratiques - Éviter les pièges courants