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Améliorez votre traitement des paiements des comptes fournisseurs

Optimisez votre workflow avec ce guide simple en 6 étapes.
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Améliorez votre traitement des paiements des comptes fournisseurs
Défis (12) Objectifs (12) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)

Optimiser le traitement des paiements des comptes fournisseurs dans SAP S/4HANA

De nombreuses organisations sont confrontées à des goulots d'étranglement cachés qui ralentissent la compensation des factures et entraînent la perte de rabais pour paiement anticipé. Notre plateforme vous aide à visualiser chaque transaction pour découvrir le travail manuel de reprise et les retards d'approbation inutiles. En identifiant ces points de friction, vous pouvez rationaliser vos opérations et assurer une gestion de trésorerie plus prévisible.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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L'importance stratégique du traitement des paiements de la comptabilité fournisseurs

La comptabilité fournisseurs est souvent perçue comme une fonction purement administrative, pourtant elle constitue la dernière étape du capital quittant une organisation. Dans un environnement propulsé par SAP S/4HANA, l'efficacité de ce processus impacte directement la liquidité d'une entreprise, sa cote de crédit et ses relations avec les fournisseurs essentiels. Lorsque le traitement des paiements de la comptabilité fournisseurs est lent ou fragmenté, les conséquences vont bien au-delà de simples retards. Les organisations peuvent être confrontées à des rabais pour paiement anticipé manqués, qui peuvent représenter un pourcentage significatif des dépenses annuelles, ou à des pénalités de retard qui érodent les marges bénéficiaires. En se concentrant sur l'optimisation des processus, les dirigeants financiers peuvent transformer la comptabilité fournisseurs d'un centre de coûts transactionnel en un département stratégique qui contribue activement à la gestion du fonds de roulement. Comprendre comment l'argent circule dans le système permet une approche plus disciplinée de la prévision de trésorerie et de la gestion des fournisseurs.

Transformer les données SAP S/4HANA en informations exploitables

Le Process Mining sert de pont entre les structures de données complexes de SAP S/4HANA et la réalité opérationnelle de l'équipe financière. En extrayant les journaux d'événements des tables principales comme BKPF, BSEG et ACDOCA, vous pouvez reconstruire le parcours complet de chaque facture. Cette transparence est vitale car elle révèle le processus tel qu'il est réellement, plutôt que tel qu'il a été conçu. Si SAP fournit le cadre des enregistrements financiers, il ne rend pas toujours les points de friction visibles. Le Process Mining met en évidence exactement où une facture stagne, qu'elle soit en attente dans une file d'approbation ou bloquée en raison d'une légère divergence de données. En visualisant la séquence des activités depuis le moment où une facture est reçue jusqu'à l'enregistrement final de compensation dans GLT0 ou FAGLFLEXA, vous obtenez la capacité de voir le processus sous l'angle du temps de cycle et du débit. Cette visibilité basée sur les données est la première étape vers une optimisation significative des processus.

Identifier et éliminer les frictions du processus

Pour améliorer le traitement des paiements de la comptabilité fournisseurs, vous devez d'abord identifier les goulots d'étranglement cachés qui ralentissent le cycle. Dans de nombreuses organisations, la principale source de retard n'est pas l'exécution du paiement elle-même, mais les étapes préparatoires. Les divergences entre la facture, le bon de commande et la réception des marchandises déclenchent souvent des interventions manuelles qui interrompent le processus. Le Process Mining vous permet de voir la fréquence de ces exceptions et quels fournisseurs ou catégories de produits y sont le plus souvent associés. De plus, les blocages de paiement sont fréquemment appliqués comme mesure de sécurité mais restent souvent en place plus longtemps que nécessaire. En analysant le temps écoulé entre l'application d'un blocage et sa suppression éventuelle, vous pouvez identifier les inefficacités dans le workflow de résolution. Rationaliser ces niveaux d'approbation et réduire le nombre d'interventions nécessaires pour préparer une facture au paiement est essentiel pour réduire le temps de cycle global. Lorsque vous éliminez ces obstacles manuels, vous libérez votre équipe financière pour qu'elle se concentre sur des activités à forte valeur ajoutée comme la négociation avec les fournisseurs et la planification stratégique.

Mesurer le succès grâce à une conformité et une efficacité améliorées

L'optimisation de votre processus de paiement conduit à des améliorations mesurables à travers plusieurs indicateurs de performance clés. Le bénéfice le plus immédiat est la réduction du temps de cycle, ce qui permet une meilleure capture des rabais pour paiement anticipé. Au-delà des économies directes, le Process Mining améliore la conformité en garantissant que chaque paiement respecte les contrôles internes établis. Vous pouvez facilement détecter les écarts par rapport aux procédures standard, tels que les paiements effectués en dehors des conditions approuvées ou les modifications non autorisées des données de base des fournisseurs. Ce niveau de surveillance est crucial pour maintenir la préparation à l'audit et prévenir les fuites financières. De plus, un processus rationalisé améliore la satisfaction des fournisseurs. Lorsque les fournisseurs sont payés avec précision et à temps, ils sont plus susceptibles d'offrir de meilleures conditions et de prioriser vos commandes lors des perturbations de la chaîne d'approvisionnement. L'effet cumulatif de ces améliorations est une opération financière plus résiliente et agile qui peut s'adapter facilement aux conditions changeantes du marché.

Démarrer l'optimisation des processus de la comptabilité fournisseurs

Entreprendre votre parcours vers une fonction de comptabilité fournisseurs plus efficace ne nécessite pas une refonte complète du système. En utilisant vos données SAP S/4HANA existantes, vous pouvez commencer modestement en cartographiant vos parcours de paiement les plus courants. Concentrez-vous sur l'identification des factures à volume élevé et à faible complexité qui peuvent être automatisées, puis abordez les exceptions plus complexes qui consomment le plus de temps. Au fur et à mesure que vous commencez à voir les schémas de friction, vous pouvez mettre en œuvre des changements ciblés à vos workflows d'approbation et à vos stratégies de communication avec les fournisseurs. Cette approche itérative vous assure d'obtenir des gains rapides tout en construisant une base pour une transformation numérique à long terme. Adopter le Process Mining pour le traitement des paiements de la comptabilité fournisseurs ne consiste pas seulement à accélérer les paiements, il s'agit de prendre le contrôle total de vos engagements financiers et de générer une valeur durable pour votre organisation.

Traitement des paiements des comptes fournisseurs vérification des factures gestion des fournisseurs Rapprochement à trois voies gestion de la trésorerie service financier exécution du paiement

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

De nombreuses factures sont signalées par des blocages manuels qui ralentissent le flux au sein du système. Cela entraîne des échéances manquées et des relations tendues avec les fournisseurs, car le personnel passe des heures à enquêter sur la raison d'un blocage, ce qui ajoute des frictions inutiles au cycle. ProcessMind visualise la fréquence et la durée de ces blocages dans votre processus de traitement des paiements de la comptabilité fournisseurs. En suivant le chemin de chaque facture dans SAP S/4HANA, nous vous aidons à identifier les causes profondes des blocages pour rationaliser votre workflow et prévenir les retards.

Des délais de traitement lents signifient souvent que la fenêtre d'escomptes pour paiement anticipé, offerts par les fournisseurs, est manquée. Cela représente une perte directe d'économies potentielles et augmente le coût total d'approvisionnement pour l'organisation. Nous analysons les données d'horodatage dans SAP S/4HANA pour voir exactement où se produisent les retards avant la date d'expiration de l'escompte. ProcessMind met en évidence les fournisseurs les plus affectés par ces retards dans le traitement des paiements des comptes fournisseurs, vous permettant de prioriser les factures de grande valeur.

Les factures restent souvent bloquées dans des chaînes d'approbation à plusieurs niveaux, surtout lorsque les managers sont absents ou que les rôles ne sont pas clairement définis. Ces retards créent un arriéré massif qui empêche l'exécution rapide des paiements et génère une pression administrative. Notre solution cartographie l'intégralité du chemin d'approbation pour chaque numéro de facture afin de trouver les étapes spécifiques où la progression stagne. Vous pouvez ensuite repenser votre traitement des paiements de la comptabilité fournisseurs pour contourner les touches manuelles inutiles dans SAP S/4HANA.

Les incohérences entre les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises déclenchent un travail de reprise chronophage pour l'équipe financière. Ces allers-retours entre les départements gaspillent des ressources et retardent considérablement la compensation finale des paiements. ProcessMind identifie les schémas d'inadéquations pour montrer où la saisie des données ou l'intégration système échoue. En améliorant le rapprochement à 3 voies dans SAP S/4HANA, vous pouvez réduire l'intervention manuelle et accélérer le cycle de traitement des paiements de la comptabilité fournisseurs.

Le non-paiement des fournisseurs à la date d'échéance convenue entraîne des frais de retard coûteux et des blocages de crédit potentiels. Cela génère des gaspillages financiers et dégrade votre réputation de partenaire commercial fiable dans la chaîne d'approvisionnement. En surveillant le traitement des paiements de la comptabilité fournisseurs de bout en bout, ProcessMind vous alerte sur les factures approchant leur date d'échéance. Nous vous aidons à identifier les goulots d'étranglement spécifiques dans SAP S/4HANA qui sont à l'origine de ces retards critiques avant qu'ils n'impactent votre résultat net.

Des saisies de données incohérentes ou un manque de contrôle centralisé peuvent entraîner le traitement de la même facture plus d'une fois. La détection de ces erreurs après que l'argent a quitté la banque est difficile, et le processus de recouvrement est souvent coûteux et complexe. Nous analysons les séquences d'activités et les attributs tels que les numéros de facture et les montants pour signaler les doublons potentiels avant qu'ils n'atteignent le cycle de paiement. Cela renforce votre posture de conformité et votre intégrité financière au sein de SAP S/4HANA et du traitement global des paiements de la comptabilité fournisseurs.

Le lettrage et la compensation manuels des paiements après exécution sont une tâche gourmande en main-d'œuvre qui ralentit la clôture financière. Cela conduit souvent à des écarts entre le grand livre auxiliaire et le grand livre général nécessitant des investigations importantes pour être résolus. ProcessMind suit les activités de lettrage dans SAP S/4HANA pour révéler quelles méthodes de paiement ou quels fournisseurs exigent le plus d'effort manuel. Nous fournissons les informations nécessaires pour automatiser la comptabilisation des postes lettrés dans votre traitement des paiements des comptes fournisseurs.

Trop de personnes gérant une seule facture augmente la probabilité d'erreur et ralentit le processus global. Des taux d'intervention élevés indiquent un manque d'automatisation et des responsabilités mal définies au sein du département financier. Notre outil de process mining calcule le nombre d'interventions pour chaque facture traitée dans SAP S/4HANA. En visualisant ces interactions, vous pouvez identifier les opportunités de simplifier le traitement des paiements des comptes fournisseurs et de réduire les coûts opérationnels.

Lorsque les départements individuels négocient des conditions non standard sans supervision centrale, le département de la trésorerie perd le contrôle des flux de trésorerie. Cette complexité rend plus difficile de prévoir et de gérer la liquidité pour l'ensemble de l'organisation. ProcessMind compare le comportement de paiement réel aux conditions des données de base stockées dans SAP S/4HANA. Cela vous permet d'appliquer un traitement standardisé des paiements des comptes fournisseurs et d'améliorer la précision des prévisions de trésorerie.

Des informations fournisseurs incorrectes ou incomplètes entraînent des échecs de paiement et des virements bancaires retournés. Corriger ces erreurs en cours de processus provoque des retards importants et nécessite une coordination entre plusieurs équipes internes. Nous vous aidons à visualiser la fréquence à laquelle les problèmes de données de base perturbent votre flux de traitement des paiements de la comptabilité fournisseurs. En identifiant ces schémas dans SAP S/4HANA, vous pouvez mettre en œuvre une meilleure validation des données au début du cycle de facturation.

Le traitement des factures de faible valeur consomme souvent la même quantité de ressources que celles de grande valeur, ce qui conduit à une utilisation inefficace des ressources. Cela génère un coût de traitement élevé par rapport au montant de la facture, ce qui érode les marges bénéficiaires. Nous utilisons les données de SAP S/4HANA pour segmenter votre traitement des paiements des comptes fournisseurs par valeur de facture. ProcessMind met en évidence les points où vous pouvez appliquer une automatisation "low-touch" aux petites factures et concentrer les talents sur les tâches plus complexes.

Lorsque les données de facture ne correspondent pas aux enregistrements du système, le processus de résolution implique souvent de multiples e-mails et des ajustements manuels. Ce manque de workflow structuré entraîne des temps de cycle longs et une faible visibilité sur les problèmes en suspens. ProcessMind suit le temps entre l'identification d'un écart et sa résolution dans votre traitement des paiements des comptes fournisseurs. En identifiant les chemins de résolution lents dans SAP S/4HANA, vous pouvez mettre en œuvre des protocoles de communication plus efficaces pour votre équipe.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

La capture des rabais pour paiement anticipé a un impact direct sur le résultat net en réduisant le coût total des biens et services. Lorsque les factures sont traitées rapidement et avec précision, les organisations peuvent profiter des incitations des fournisseurs, transformant le service de comptabilité fournisseurs d'un centre de coûts en une source d'économies et en améliorant les actifs liquides. ProcessMind identifie les goulots d'étranglement spécifiques dans le workflow SAP S/4HANA qui entraînent le non-respect des délais. En analysant le temps écoulé entre la réception de la facture et l'exécution du paiement, vous pouvez identifier les fournisseurs ou les départements qui manquent systématiquement les périodes d'escompte et mettre en œuvre des changements de processus ciblés pour capter jusqu'à 98 % des économies disponibles.

Accélérer le workflow d'approbation garantit que les factures passent de la réception à la préparation du paiement sans retards inutiles. Des cycles plus rapides améliorent les relations avec les fournisseurs et offrent une meilleure visibilité sur les besoins futurs en trésorerie, permettant une planification financière et une gestion de trésorerie plus précises à l'échelle de l'organisation. Notre plateforme cartographie l'intégralité du chemin d'approbation dans SAP S/4HANA, mettant en évidence les points où les factures stagnent ou reviennent pour des informations supplémentaires. Cette transparence vous permet d'optimiser les niveaux d'approbation et d'automatiser l'acheminement, réduisant potentiellement les temps de cycle jusqu'à 40 % et garantissant que les paiements sont toujours prêts pour le prochain cycle.

Atteindre un taux élevé de rapprochement automatique à trois voies entre les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises minimise le besoin d'intervention humaine. Cela conduit à moins d'erreurs, à des coûts opérationnels réduits et à une fonction de comptabilité fournisseurs plus évolutive, capable de gérer la croissance sans augmenter les effectifs. En analysant les schémas de rapprochement dans des tables comme BSEG et ACDOCA, ProcessMind découvre les causes profondes des échecs de rapprochement. Vous pouvez identifier les fournisseurs ou les catégories d'articles spécifiques qui déclenchent fréquemment des revues manuelles et corriger les problèmes de qualité des données sous-jacents pour favoriser un traitement sans contact pour la majorité de votre volume de factures.

Des blocages manuels excessifs créent des frictions dans le cycle de paiement et exigent des efforts considérables pour les investiguer et les lever. La réduction de ces blocages garantit l'exécution des paiements à temps et permet à l'équipe financière de consacrer moins de temps aux tâches administratives et plus à l'analyse stratégique. Nous vous aidons à visualiser la fréquence et la durée des blocages de paiement appliqués dans les différents codes société. En comprenant quels codes de blocage sont les plus fréquemment utilisés, vous pouvez affiner vos contrôles internes et automatiser la levée des paiements à faible risque pour rationaliser l'ensemble du cycle de traitement des paiements de la comptabilité fournisseurs.

L'élimination des paiements en double est essentielle pour protéger le fonds de roulement et maintenir l'intégrité financière. La détection de ces erreurs avant qu'elles n'entraînent une sortie de trésorerie permet d'économiser l'effort considérable requis pour le recouvrement et prévient les pertes potentielles qui affectent directement la rentabilité de l'entreprise. ProcessMind scanne les attributs des factures pour détecter les schémas qui indiquent des entrées en double avant qu'elles n'atteignent l'étape d'exécution du paiement. Cette surveillance proactive garantit que les contrôles de conformité sont intégrés dans le workflow quotidien de SAP S/4HANA, réduisant ainsi considérablement le risque de fuite financière et de constatations d'audit.

Les retards de paiement entraînent souvent des frais d'intérêt coûteux et des relations tendues avec les fournisseurs clés. En veillant à ce que toutes les factures soient compensées à leur date d'échéance, les organisations peuvent éviter ces dépenses inutiles et maintenir une réputation de partenaire commercial fiable dans la chaîne d'approvisionnement. Notre analyse suit en temps réel le statut de toutes les factures par rapport à leurs dates d'échéance dans SAP S/4HANA. En identifiant les factures approchant leurs dates limites, la plateforme fournit la visibilité nécessaire pour prioriser les paiements urgents et résoudre les retards systémiques qui causent les arrivées tardives, réduisant ainsi efficacement les coûts de pénalité à zéro.

Chaque interaction manuelle avec une facture augmente la probabilité d'erreur et accroît le coût total de traitement. La minimisation de ces points de contact crée un environnement de traitement direct où les données circulent sans interruption de la capture à la compensation, maximisant l'efficacité de l'équipe financière. ProcessMind calcule le nombre d'interventions manuelles par cas en suivant les activités des utilisateurs et les modifications des champs. Ces données vous permettent d'identifier les tâches répétitives qui peuvent être éliminées ou automatisées, contribuant ainsi à réduire le coût par facture et à améliorer l'agilité globale des processus au sein de l'environnement SAP S/4HANA.

Des conditions de paiement incohérentes entre les fournisseurs compliquent la prévision de trésorerie et peuvent entraîner des résultats financiers défavorables. La standardisation de ces conditions permet une meilleure gestion du fonds de roulement et garantit que l'organisation utilise ses liquidités de la manière la plus efficace possible. La plateforme compare les conditions de paiement stockées dans les données de base des fournisseurs avec le comportement de paiement réel. Cela met en évidence les écarts où les paiements sont effectués plus tôt que nécessaire, fournissant les données nécessaires pour renégocier les conditions et les aligner sur les normes de l'entreprise afin d'optimiser votre position de trésorerie.

Lorsque les montants ou les quantités des factures ne correspondent pas aux bons de commande, le processus de résolution implique souvent plusieurs départements et de longues chaînes d'e-mails. Raccourcir ce temps de résolution prévient les goulots d'étranglement et garantit que les litiges ne retardent pas l'ensemble du calendrier de paiement. En cartographiant l'activité de résolution des écarts, ProcessMind identifie où les factures restent bloquées pendant la phase de clarification. Vous pouvez voir quels départements mettent le plus de temps à répondre, vous permettant de mettre en œuvre de meilleurs protocoles de communication et des workflows de résolution plus rapides pour le traitement des paiements des comptes fournisseurs.

La dernière étape du processus de paiement, le lettrage des postes ouverts et la comptabilisation au grand livre général, devrait être aussi automatisée que possible. Une automatisation élevée dans ce domaine garantit que les enregistrements financiers sont toujours à jour et réduit la charge de travail de fin de mois pour l'équipe comptable. Notre solution analyse les activités de lettrage au sein du module SAP FI-GL pour identifier les schémas de comptabilisation manuelle. En identifiant pourquoi certains paiements nécessitent un lettrage manuel, vous pouvez optimiser le traitement de vos relevés bancaires et vos règles de lettrage pour atteindre des niveaux d'automatisation plus élevés et des clôtures financières plus rapides.

Des données de base fournisseurs exactes sont la base d'un processus de comptabilité fournisseurs fluide. Les retards ou les erreurs dans la mise à jour des informations bancaires ou des coordonnées peuvent entraîner des échecs de paiement et un travail de reprise important, rendant un processus de mise à jour rationalisé essentiel pour la stabilité opérationnelle. ProcessMind surveille le délai entre les demandes de données de base et les mises à jour finales dans SAP S/4HANA. En identifiant où ces demandes stagnent, vous pouvez éliminer les obstacles administratifs et vous assurer que les informations fournisseurs sont toujours à jour, prévenant ainsi les échecs de paiement en aval et garantissant la conformité aux réglementations financières.

Les volumes élevés de factures de faible valeur consomment souvent une quantité disproportionnée d'efforts administratifs par rapport à leur impact financier. La consolidation de ces paiements ou leur acheminement vers un canal de traitement plus efficace libère des ressources pour se concentrer sur les transactions à forte valeur et à haut risque. Grâce au Process Mining, vous pouvez segmenter votre volume de factures par montant et complexité. Cette visibilité vous permet de mettre en œuvre des workflows simplifiés pour les articles de faible valeur, tels que la facturation récapitulative, ce qui réduit drastiquement le nombre total de transactions traitées et diminue les frais généraux de l'équipe de comptabilité fournisseurs.

Chemin d'amélioration pour la comptabilité fournisseurs dans SAP S/4HANA

1

Télécharger le modèle de comptabilité fournisseurs
2

Exporter les enregistrements historiques
3

Télécharger vers ProcessMind
4

Analyser les goulots d'étranglement du processus
5

Mettre en œuvre les optimisations
6

Suivre les gains de performance
1

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Que faire

Obtenez le modèle Excel standardisé conçu pour les structures de données de la comptabilité fournisseurs SAP S/4HANA, y compris les champs des tables BKPF et BSEG.

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Pourquoi c'est important

Démarrer avec une structure préconfigurée garantit que votre mappage de données s'aligne parfaitement avec les meilleures pratiques financières et les exigences du process mining.

Résultat attendu

Un modèle de mappage de données prêt à l'emploi pour vos enregistrements de traitement des paiements.

DÉCOUVERTES DE PROCESSUS

Maîtrisez votre processus AP SAP avec des visuels clairs

ProcessMind offre une vue transparente du cycle de vie de vos factures, de la réception au lettrage final dans SAP S/4HANA. Vous découvrirez des inefficacités cachées et identifierez les causes profondes des blocages de paiement qui impactent vos résultats financiers.
  • Cartographier chaque étape de la facture, de la réception à la compensation
  • Identifier les causes profondes des blocages de paiement
  • Identifier les étapes manuelles qui retardent les approbations
  • Détecter les opportunités de saisir les escomptes fournisseurs
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Rationaliser votre workflow des comptes fournisseurs

En analysant chaque transition de numéro de facture au sein de SAP S/4HANA, les organisations peuvent éliminer les étapes manuelles redondantes et optimiser le calendrier des paiements. Ces métriques démontrent l'impact de la visibilité sur l'efficacité de la comptabilité fournisseurs et la gestion des relations avec les fournisseurs.

+ 0 %
Maximiser les escomptes de caisse

Augmentation du taux de capture des escomptes

En identifiant et en supprimant les goulots d'étranglement d'approbation, les organisations s'assurent que les factures sont traitées dans les délais d'escompte définis dans la table ACDOCA.
0 days
Approbations de factures plus rapides

Réduction des cycles de bout en bout

Le process mining révèle les retards cachés dans l'acheminement interne, permettant aux équipes de rationaliser le workflow de la réception de la facture à l'approbation finale du paiement.
+ 0 %
Traitement sans contact accru

Augmentation des taux d'automatisation

L'amélioration de la logique de rapprochement à trois voies et l'alignement des bons de commande aident à maximiser le nombre de factures traitées sans intervention manuelle dans SAP S/4HANA.
0 x lower
Réduction des interventions manuelles

Gain d'efficacité par facture

L'élimination des activités manuelles de saisie et de correction de données réduit les coûts opérationnels par cas et libère l'équipe financière pour des tâches stratégiques.
0 %
Prévenir les fuites financières

Réduction des paiements en double

La surveillance avancée des processus signale les entrées en double et les pénalités de retard potentielles avant qu'elles n'affectent le résultat net, garantissant ainsi la conformité aux conditions des fournisseurs.
− 0 %
Taux de blocage de paiement inférieurs

Moins de blocages manuels de paiement

La standardisation des données de base des fournisseurs et la résolution des schémas d'écarts réduisent la fréquence des blocages manuels de paiement qui ralentissent le cycle de paiement.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus et de la qualité des données. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées sur l'ensemble des implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique de la facture fournisseur en cours de traitement.

Pourquoi c'est important

Il sert d'identifiant de cas définitif, permettant la reconstitution de bout en bout du flux de processus de paiement.

La tâche spécifique ou le changement de statut d'événement enregistré pour la facture.

Pourquoi c'est important

Il définit les nœuds de la carte de processus, permettant la visualisation du workflow et des goulots d'étranglement.

L'horodatage exact au moment de l'activité.

Pourquoi c'est important

Il fournit l'ordre chronologique des événements et constitue la base de tous les calculs de performance basés sur le temps.

L'identifiant unique du fournisseur associé à la facture.

Pourquoi c'est important

Il permet l'agrégation des performances par fournisseur, essentielle pour identifier les causes profondes des retards.

L'unité d'organisation pour laquelle le bilan et le compte de résultat sont créés.

Pourquoi c'est important

Il segmente le processus par entité juridique, facilitant l'analyse comparative interne.

Le montant brut total de la facture dans la devise du document.

Pourquoi c'est important

Il fournit le poids financier du cas, essentiel pour prioriser les inefficacités de processus à forte valeur.

Classifie le document comptable (par exemple, facture fournisseur, paiement, note de crédit).

Pourquoi c'est important

Il catégorise le cas (facture vs. note de crédit), permettant une analyse filtrée.

La clé représentant les conditions convenues pour le paiement et les escomptes.

Pourquoi c'est important

Il dicte le calendrier prévu et les incitations financières, essentiels pour l'analyse des escomptes.

Le code indiquant la raison pour laquelle une facture est bloquée pour paiement.

Pourquoi c'est important

Il identifie la cause spécifique des arrêts de processus, permettant une analyse ciblée des causes profondes.

L'ID de l'utilisateur qui a effectué l'activité spécifique.

Pourquoi c'est important

Il distingue le travail manuel du travail automatisé, permettant le calcul des taux d'automatisation.

La date à laquelle la facture a été lettrée par paiement.

Pourquoi c'est important

Il marque l'achèvement du processus de paiement et est utilisé pour déterminer la ponctualité des paiements.

La date calculée à laquelle la facture doit être payée pour éviter les pénalités.

Pourquoi c'est important

C'est la date limite cible du processus ; la manquer a un impact sur la cote de crédit et entraîne des coûts.

Un indicateur booléen signalant si le paiement a été effectué après la date d'échéance nette.

Pourquoi c'est important

Il simplifie le calcul des KPI de performance à temps.

Un indicateur booléen signalant si la facture a été traitée sans intervention manuelle.

Pourquoi c'est important

C'est la mesure principale de l'automatisation et de l'efficacité des processus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Représente l'enregistrement officiel de la dette dans le Grand Livre Général. Cette activité est dérivée de l'horodatage de création dans la table BKPF ou de la date de saisie dans la table ACDOCA.

Pourquoi c'est important

C'est le point de départ principal de la chronologie financière, établissant la base pour les dates d'échéance et l'analyse du vieillissement.

Indique qu'un blocage de paiement a été défini sur le poste de facture, l'empêchant d'être inclus dans le cycle de paiement. Ceci est capturé en surveillant les modifications du champ ZLSPR dans la table BSEG via les documents de modification (change documents).

Pourquoi c'est important

Les blocages sont la cause principale des retards de paiement et des frictions de processus, impactant directement le tableau de bord d'analyse des blocages de paiement manuels.

Indique qu'un blocage de paiement précédemment appliqué a été levé, libérant ainsi la facture pour paiement. Ceci est identifié lorsque le champ ZLSPR dans BSEG passe d'une valeur à nul ou vide.

Pourquoi c'est important

Souvent utilisé comme substitut de 'Facture approuvée' dans les systèmes sans journaux de workflow explicites, marquant la fin de la période de goulot d'étranglement.

Représente l'exécution du cycle de paiement où les instructions de virement sont générées. Ceci est suivi via la mise à jour du statut dans les tables REGUH ou REGUP.

Pourquoi c'est important

L'engagement opérationnel de payer, essentiel pour analyser l'efficacité du processus de traitement par lots des paiements.

La génération du document comptable qui crédite la banque et débite le fournisseur. Ceci se trouve dans BKPF avec un type de document de paiement (par exemple, ZP, KZ).

Pourquoi c'est important

La réalisation financière du paiement, utilisée pour calculer les Jours Fournisseurs (DPO).

Marque la réconciliation finale où le poste non soldé du compte fournisseur est compensé par le paiement. Capturé à partir du champ AUGDT (Date de compensation) dans la table BSEG.

Pourquoi c'est important

L'état final du processus, indiquant que le cycle de vie est terminé et que les comptes sont équilibrés. Des taux de lettrage manuel élevés indiquent des inefficacités de rapprochement.

FAQ

Foire aux questions

Le process mining offre une vue transparente du cycle de vie complet des factures en extrayant les journaux d'événements (event logs) directement de votre système SAP. Il aide les équipes à identifier les goulots d'étranglement cachés, tels que les blocages manuels excessifs des paiements ou les cycles d'approbation prolongés, qui entraînent la perte d'escomptes pour paiement anticipé.

L'analyse s'appuie principalement sur les données des tables BKPF et BSEG pour les en-têtes et les postes de documents comptables. Vous pourriez également avoir besoin des données des tables RBKP et RSEG pour les détails des factures entrantes afin d'obtenir une vue complète du processus de rapprochement en trois points.

La plupart des organisations obtiennent des retours significatifs en maximisant les rabais pour paiement anticipé et en éliminant les pénalités d'intérêt pour retard de paiement. De plus, en augmentant le taux de rapprochement à trois voies et en réduisant les points de contact manuels par facture, vous pouvez diminuer le coût global par transaction.

Une fois l'extraction des données de SAP configurée, les cartographies initiales des processus et les analyses des goulots d'étranglement sont généralement disponibles dans un délai de deux à quatre semaines. Cela permet l'identification rapide des zones à fort impact, telles que les paiements en double ou les mises à jour inefficaces des données de base des fournisseurs.

Oui, le process mining identifie des schémas où des numéros ou des montants de facture identiques sont traités pour le même fournisseur à différentes dates. En visualisant ces déviations par rapport au flux standard, les équipes peuvent mettre en œuvre des contrôles automatisés pour signaler les doublons potentiels avant l'exécution du paiement final.

Il crée une empreinte numérique de chaque transaction de facture, facilitant le suivi des écarts par rapport aux procédures standard et aux contrôles internes. Cette transparence totale simplifie le processus d'audit en fournissant des preuves de la séparation des tâches et du respect des conditions de paiement approuvées.

Le process mining met en évidence les tâches à volume élevé et à faible complexité qui impliquent un effort manuel excessif, comme le simple lettrage des paiements ou la résolution des écarts. En quantifiant la fréquence et la durée de ces étapes manuelles, vous pouvez prioriser l'automatisation robotique des processus (RPA) ou l'automatisation des workflows SAP pour un retour sur investissement optimal.

Des données fournisseurs incohérentes ou incomplètes entraînent souvent des retards de paiement en aval et des reprises manuelles. Le Process Mining révèle comment les erreurs de données de base conduisent à des échecs de rapprochement, vous permettant de vous concentrer sur le nettoyage des enregistrements qui causent les perturbations de processus les plus importantes.

Optimiser le traitement des paiements des comptes fournisseurs dans SAP S/4HANA

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