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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Traitement des factures

Optimisez vos factures Oracle Achats à la Payer : Votre guide en 6 étapes vers l'efficacité
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Améliorez votre processus Purchase to Pay - Traitement des factures
Défis (10) Objectifs (10) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)

Optimisez le Traitement des Factures dans Oracle Fusion Financials pour une Plus Grande Efficacité

De nombreuses organisations sont confrontées à des approbations de factures lentes, des rapprochements incohérents et des problèmes de conformité. Notre plateforme vous aide à identifier ces goulots d'étranglement et inefficacités critiques au sein du cycle de vie de vos factures. Obtenez des aperçus pour optimiser vos opérations, minimiser l'effort manuel et garantir des paiements rapides.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus d'achat au paiement – Traitement des factures ?

Une gestion efficace du processus d'achat au paiement (Purchase to Pay, ou P2P), et plus particulièrement du traitement des factures, est essentielle pour la santé financière et l'efficacité opérationnelle de toute organisation. Dans l'environnement Oracle Fusion Financials, où les transactions sont gérées avec minutie, les retards ou les inefficacités dans le traitement des factures peuvent entraîner des répercussions financières importantes. Celles-ci incluent la perte d'escomptes de paiement anticipé, l'application de pénalités de retard, des relations tendues avec les fournisseurs et une augmentation des coûts opérationnels due aux retouches manuelles et à la résolution des litiges. Au-delà de l'impact financier direct, un traitement inefficace des factures peut également générer des risques de conformité et des défis d'audit, rendant impératif d'obtenir une visibilité approfondie sur le cycle de vie de vos factures P2P.

Optimiser le processus d'achat au paiement – Traitement des factures va au-delà de la simple accélération des transactions. Cela implique de comprendre le réseau complexe d'activités, de décisions et de transferts qu'une facture subit, de sa réception à son paiement final. Cette complexité, souvent masquée par les fonctionnalités standards d'Oracle Fusion Financials, exige une approche robuste pour découvrir les véritables points de friction et les opportunités d'amélioration. L'objectif n'est pas seulement un traitement plus rapide, mais un traitement plus intelligent, plus conforme et plus rentable.

Comment le Process Mining améliore le traitement des factures dans Oracle Fusion Financials

Le Process Mining offre une approche révolutionnaire pour comprendre et améliorer votre processus d'achat au paiement – Traitement des factures. Contrairement aux méthodes traditionnelles comme les entretiens ou les ateliers, qui reposent sur des comptes subjectifs, le Process Mining exploite les journaux d'événements directement à partir de votre système Oracle Fusion Financials. Chaque activité qu'une facture entreprend, de « Facture Reçue » à « Paiement Exécuté », est enregistrée avec un horodatage et des données associées, créant ainsi une empreinte numérique. Les outils de Process Mining utilisent ces empreintes pour reconstruire le flux de processus réel de bout en bout de chaque facture.

Cette perspective basée sur les données offre une visualisation objective du traitement de vos factures au sein d'Oracle Fusion Financials. Vous pouvez voir précisément combien de temps prend chaque étape, identifier toutes les variations dans le flux de processus et localiser exactement où se produisent les goulots d'étranglement. Par exemple, le Process Mining peut révéler si les factures stagnent constamment à une étape d'approbation particulière, ou si les écarts de rapprochement sont gérés différemment selon les départements, contribuant ainsi à un temps de cycle étendu du processus d'achat au paiement – Traitement des factures. Il transforme les données brutes du système en informations exploitables, vous montrant la performance réelle de vos opérations, et pas seulement la façon dont elles sont théoriquement censées fonctionner.

Domaines clés d'amélioration identifiés grâce au Process Mining

En appliquant le Process Mining à votre processus d'achat au paiement – Traitement des factures, plusieurs domaines critiques d'amélioration deviennent clairs :

  • Identification et résolution des goulots d'étranglement : Identifiez les étapes ou les ressources spécifiques qui causent des retards, tels que des approbateurs surchargés, des exceptions de rapprochement fréquentes nécessitant une intervention manuelle, ou des processus de saisie de données inefficaces au sein de votre environnement Oracle Fusion Financials. La réduction de ces goulots d'étranglement est essentielle pour réduire le temps de cycle du processus d'achat au paiement – Traitement des factures.
  • Réduction du temps de cycle : Mesurez avec précision le temps nécessaire pour chaque activité et pour le cycle global de traitement des factures. Identifiez les opportunités de rationaliser les workflows, d'éliminer les étapes inutiles et d'automatiser les tâches répétitives pour réduire considérablement le temps entre la réception et le paiement de la facture.
  • Conformité et gestion des risques : Détectez les écarts par rapport aux procédures opérationnelles standard ou aux exigences réglementaires. Mettez en évidence les cas d'approbations non autorisées, de conditions de paiement non conformes ou de potentiels schémas de fraude, garantissant que votre processus d'achat au paiement – Traitement des factures respecte les politiques internes et les réglementations externes.
  • Opportunités d'automatisation : Identifiez les tâches manuelles et répétitives qui sont des candidats idéaux pour l'automatisation robotisée des processus (RPA) ou d'autres technologies d'automatisation, libérant ainsi des ressources humaines pour des activités plus stratégiques et augmentant l'efficacité de vos opérations Oracle Fusion Financials.
  • Amélioration des relations fournisseurs : Assurez des paiements rapides et précis, réduisant les litiges et favorisant des relations plus solides et fiables avec vos fournisseurs.

Obtention de résultats mesurables

Le pouvoir de l'optimisation des processus d'achat au paiement – Traitement des factures, alimenté par les informations du Process Mining, se traduit par des résultats tangibles et mesurables. Vous pouvez vous attendre à une réduction significative du temps de cycle de traitement de vos factures, souvent de plusieurs jours, voire de plusieurs semaines, ce qui entraîne des économies substantielles. Les organisations constatent fréquemment une diminution du coût par facture, une augmentation du taux de capture des escomptes de paiement anticipé et une amélioration notable de la conformité et de la préparation à l'audit. De plus, en rationalisant les opérations et en réduisant l'effort manuel, votre équipe peut réaffecter les ressources à des tâches à plus forte valeur ajoutée, améliorant ainsi la productivité globale et la satisfaction au travail. Ces améliorations ont un impact direct sur vos résultats financiers et vos objectifs stratégiques.

Démarrer l'optimisation du traitement des factures

L'entreprise d'optimisation de votre processus d'achat au paiement – Traitement des factures avec Oracle Fusion Financials commence par la compréhension de votre état actuel. L'utilisation du Process Mining vous permet de dépasser les suppositions et de voir réellement les faits de votre opération. En adoptant une approche structurée, vous pouvez identifier, analyser et mettre en œuvre systématiquement des améliorations qui génèrent une efficacité et des économies réelles. Commencez à explorer comment le Process Mining peut éclairer votre processus de facturation P2P, vous aidant à obtenir un contrôle inégalé et à atteindre l'excellence opérationnelle.

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Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

De nombreuses factures sont bloquées dans les workflows d'approbation, entraînant des retards considérables. Cela impacte directement les relations avec les fournisseurs et peut conduire à des pénalités de retard ou à des escomptes pour paiement anticipé non capturés. Le manque de visibilité claire sur les files d'attente d'approbation exacerbe ces problèmes, empêchant toute intervention proactive et augmentant les coûts opérationnels pour le processus Achats à la Payer - Traitement des factures. ProcessMind analyse l'ensemble du parcours d'approbation dans Oracle Fusion Financials, identifiant les goulots d'étranglement précis ainsi que les utilisateurs ou départements responsables des retards. L'outil identifie les boucles de retravail et aide à réorganiser les hiérarchies d'approbation pour un traitement plus rapide, garantissant ainsi que les factures passent efficacement de la réception au paiement.

Un rapprochement à 2 ou 3 voies inexact ou incomplet entraîne fréquemment le blocage des factures ou leur examen manuel. Cela génère un retravail important pour les équipes des comptes fournisseurs, prolonge les cycles de traitement et augmente le potentiel d'erreurs. De telles divergences sont une source majeure d'inefficacité dans le processus d'achat au paiement – Traitement des factures. ProcessMind utilise les données d'événements d'Oracle Fusion Financials pour visualiser toutes les activités de rapprochement et identifier les causes profondes des écarts. Il met en évidence les modèles de factures non rapprochées et fournit des informations sur les endroits où les améliorations de la qualité des processus ou des données sont les plus nécessaires pour réduire l'intervention manuelle.

Les factures sont fréquemment soumises à un blocage de paiement, souvent pour des raisons peu claires ou incohérentes, ce qui entraîne des retards prolongés. Cela interrompt le flux fluide des paiements, immobilise le fonds de roulement et peut potentiellement nuire à la confiance des fournisseurs. La gestion manuelle de ces blocages ajoute une charge de travail significative à la fonction des comptes fournisseurs. ProcessMind cartographie toutes les occurrences de blocages de paiement dans Oracle Fusion Financials, révélant les raisons courantes, les durées et l'impact sur le temps de cycle global des factures. Il aide à identifier les schémas et les problèmes systémiques à l'origine des blocages, permettant des interventions ciblées pour rationaliser le processus d'achat au paiement – Traitement des factures.

Des retards constants dans le traitement des factures entraînent de coûteuses pénalités de retard et l'incapacité de bénéficier des escomptes de paiement anticipé. Ces pertes financières impactent directement la rentabilité et indiquent des inefficacités sous-jacentes au sein du processus d'achat au paiement. Améliorer la ponctualité des paiements est crucial pour la santé financière et les relations fournisseurs. ProcessMind offre une vue claire des délais de traitement des factures, de la réception au paiement, dans Oracle Fusion Financials, soulignant les écarts par rapport aux conditions de paiement. Il met en évidence les activités et les goulots d'étranglement spécifiques qui contribuent aux retards de paiement, permettant aux organisations d'optimiser leur processus d'achat au paiement – Traitement des factures pour réaliser des avantages financiers.

Les factures sont parfois approuvées ou traitées sans respecter les politiques internes de l'entreprise, ce qui entraîne des risques de conformité, des constats d'audit et une exposition financière potentielle. L'identification manuelle de ces écarts sur de nombreuses transactions est laborieuse et souvent réactive. Assurer l'adhésion à la politique est vital pour la gouvernance. ProcessMind détecte automatiquement tous les écarts par rapport aux règles et politiques définies au sein du cycle de vie du processus d'achat au paiement – Traitement des factures dans Oracle Fusion Financials. Il met en évidence les approbations ou les étapes de traitement non conformes, permettant des mesures proactives pour renforcer les contrôles et réduire les risques d'audit.

Il est souvent difficile de déterminer le statut exact d'une facture à un moment donné, ce qui entraîne des demandes internes, des communications redondantes et de l'incertitude. Ce manque de visibilité empêche une résolution efficace des requêtes et une gestion proactive des retards potentiels. Une compréhension claire du parcours de la facture est essentielle pour des opérations efficaces. ProcessMind crée une carte visuelle de bout en bout du parcours de chaque facture via Oracle Fusion Financials, de la réception au paiement. Il offre une transparence en temps réel sur l'état de chaque facture dans le processus d'achat au paiement – Traitement des factures, permettant aux équipes d'identifier et de résoudre rapidement les factures bloquées et d'améliorer la communication.

Le traitement des factures implique souvent de multiples points de contact manuels, des saisies de données répétées et des étapes redondantes qui entraînent des inefficacités et des erreurs. Cette intervention humaine augmente le coût par facture et ralentit l'ensemble du cycle d'achat au paiement - traitement des factures. Identifier où l'automatisation pourrait remplacer les tâches manuelles est un défi sans une connaissance granulaire du processus. ProcessMind révèle toutes les activités manuelles, les boucles de retravail et les étapes redondantes au sein du flux de traitement des factures d'Oracle Fusion Financials. Il quantifie l'impact de ces efforts manuels et met en évidence les principaux candidats à l'automatisation, réduisant les coûts opérationnels et accélérant le traitement des factures.

Lorsqu'une exception de facture survient, le processus de résolution est souvent complexe et long, ce qui entraîne des arriérés et des retards importants. Cela prolonge le temps de cycle global de la facture et consomme des ressources précieuses qui pourraient être consacrées à des tâches plus stratégiques. L'optimisation de la gestion des exceptions est cruciale pour le flux. ProcessMind cartographie précisément les différents chemins que prennent les factures lorsqu'une exception se présente dans Oracle Fusion Financials, comme un écart de rapprochement. L'outil identifie les chemins de résolution les plus lents et met en évidence les opportunités d'optimiser les workflows de gestion des exceptions, améliorant significativement l'efficacité du processus Achats à la Payer - Traitement des factures.

La planification des paiements peut ne pas être entièrement optimisée, ce qui entraîne des problèmes de trésorerie ou des opportunités manquées de tirer parti des conditions de paiement. Une planification incohérente ou tardive peut entraîner des paiements de factures trop tôt ou trop tard, sans approche stratégique. Cela affecte la gestion du fonds de roulement et la planification financière. ProcessMind analyse la relation entre la réception, l'approbation et les dates d'exécution réelles des paiements des factures dans Oracle Fusion Financials. Il identifie les incohérences dans la planification des paiements par rapport aux conditions de paiement et aide à optimiser les pratiques pour équilibrer les flux de trésorerie et les paiements fournisseurs ponctuels, améliorant ainsi l'efficacité globale du processus Achats à la Payer - Traitement des factures.

Le risque de traiter et de payer la même facture plusieurs fois en raison de lacunes système ou de processus est une préoccupation majeure pour les équipes de comptabilité fournisseurs. Les paiements en double entraînent des pertes financières directes, nécessitent des efforts de recouvrement coûteux et signalent des faiblesses potentielles dans les contrôles internes. La prévention de ces erreurs est primordiale. ProcessMind peut détecter des modèles inhabituels dans le traitement des factures qui pourraient indiquer des factures en double dans Oracle Fusion Financials. En analysant plusieurs événements pour la même facture ou des factures très similaires, il aide à identifier et à signaler les doublons potentiels avant le paiement, renforçant ainsi les contrôles au sein du processus Achats à la Payer - Traitement des factures.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Cet objectif vise à raccourcir le temps nécessaire à l'approbation d'une facture, de la soumission à l'autorisation finale. L'accélération des approbations réduit directement les retards de paiement, améliore les relations fournisseurs et peut débloquer des escomptes pour paiement anticipé, ayant un impact positif sur le fonds de roulement pour le processus Achats à la Payer. ProcessMind retrace les chemins d'approbation réels dans Oracle Fusion Financials, identifiant les goulots d'étranglement spécifiques, les écarts et les boucles de retravail. L'outil quantifie le temps passé à chaque étape d'approbation, mettant en évidence les approbateurs inefficaces ou les opportunités d'automatisation manquées, permettant une réingénierie ciblée des processus.

Atteindre cet objectif signifie réduire significativement le nombre de factures qui échouent au rapprochement automatisé avec les bons de commande ou les réceptions de marchandises. Un taux d'écart réduit se traduit par moins d'exceptions, moins d'interventions manuelles et un traitement plus rapide, améliorant l'efficacité globale du traitement des factures du cycle d'achat au paiement. ProcessMind analyse les données historiques des factures dans Oracle Fusion Financials pour découvrir les causes profondes des échecs de rapprochement, tels que les erreurs de saisie de données, les inexactitudes des bons de commande ou les problèmes de synchronisation. Il visualise la fréquence et les types d'écarts, permettant des ajustements précis des règles de rapprochement ou des processus en amont.

Cet objectif vise à réduire les cas où les factures sont inopinément soumises à un blocage de paiement, entraînant des retards et des efforts de résolution manuels. Moins de blocages de paiement garantissent un flux de factures plus fluide, des paiements fournisseurs cohérents et une gestion des sorties de trésorerie plus prévisible au sein du processus Achats à la Payer. ProcessMind cartographie le cycle de vie des factures qui rencontrent des blocages de paiement dans Oracle Fusion Financials, identifiant les déclencheurs courants, les parties responsables et les temps de résolution. L'outil aide à découvrir les modèles menant aux blocages, tels que des fournisseurs spécifiques, des types de documents ou des étapes d'approbation, permettant des stratégies de prévention proactives.

L'objectif est d'augmenter le pourcentage de factures payées à leur date d'échéance, en évitant les pénalités de retard de paiement et en favorisant des relations fournisseurs plus solides. Les paiements ponctuels améliorent la réputation d'une entreprise et peuvent garantir de meilleures conditions auprès des fournisseurs, ce qui est essentiel pour des opérations Achats à la Payer efficaces. ProcessMind offre une vue complète des délais de paiement des factures dans Oracle Fusion Financials, comparant les dates de paiement réelles aux dates d'échéance. L'outil révèle les causes profondes des retards de paiement, qu'il s'agisse de délais en amont dans l'approbation ou le rapprochement, ou d'inefficacités dans la planification des paiements, permettant des interventions précises.

Cet objectif vise à garantir que toutes les approbations de factures respectent strictement les politiques organisationnelles et les exigences réglementaires définies. Une conformité accrue réduit les risques d'audit, renforce les contrôles internes et maintient l'intégrité financière à travers le processus Achats à la Payer. ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux chemins d'approbation standard et aux politiques définies au sein d'Oracle Fusion Financials. L'outil identifie les cas où les factures sont approuvées par du personnel non autorisé, contournent des étapes critiques ou dépassent les limites de dépenses sans escalade appropriée, fournissant des aperçus exploitables pour l'application et la formation.

Cet objectif vise à offrir une compréhension claire et en temps réel de l'étape actuelle d'une facture au sein du processus Achats à la Payer. Une visibilité améliorée fournit aux parties prenantes des informations précises, réduit les demandes et améliore les prévisions pour la gestion des flux de trésorerie. ProcessMind cartographie le parcours complet de chaque facture dans Oracle Fusion Financials, visualisant son statut exact de la réception au paiement. L'outil identifie les points où les factures sont bloquées ou subissent des retards inattendus, permettant une communication et une résolution proactives, améliorant ainsi la transparence opérationnelle globale.

Cet objectif vise à éliminer les interventions manuelles inutiles et les activités répétitives dans le traitement des factures. La réduction du retravail libère des ressources, diminue les coûts opérationnels et accélère le temps de cycle global du processus Achats à la Payer. ProcessMind identifie automatiquement les étapes fréquemment répétées, les ajustements manuels de données et les boucles de retravail au sein d'Oracle Fusion Financials. L'outil quantifie le temps et les ressources consacrés à ces inefficacités, mettant en évidence les opportunités d'automatisation ou de simplification des processus pour atteindre une opération plus légère.

L'objectif est de réduire le temps nécessaire à la résolution des exceptions qui surviennent lors du traitement des factures. Une gestion plus rapide des exceptions minimise les perturbations, prévient les retards de paiement et améliore l'efficacité globale ainsi que la satisfaction des parties prenantes dans le processus Achats à la Payer. ProcessMind analyse le cycle de vie complet des factures qui entrent dans un état d'exception dans Oracle Fusion Financials. Il révèle les types d'exceptions courants, identifie les goulots d'étranglement dans leur résolution et mesure le temps passé dans les files d'attente d'exceptions, fournissant des aperçus pour optimiser les workflows de traitement.

Cet objectif vise à affiner la manière et le moment où les paiements sont planifiés afin de maximiser les avantages en fonds de roulement, tels que la capture d'escomptes pour paiement anticipé, tout en évitant les frais de retard. Une planification efficace des paiements est cruciale pour la santé financière et la gestion efficace des flux de trésorerie au sein du processus Achats à la Payer. ProcessMind évalue le calendrier des paiements par rapport aux conditions et dates d'échéance dans Oracle Fusion Financials, identifiant les cas de remises manquées ou de paiements prématurés. L'outil découvre des modèles dans les cycles de paiement et suggère des stratégies de planification optimales pour améliorer la gestion de la trésorerie et la satisfaction des fournisseurs.

Cet objectif critique vise à prévenir tout paiement d'une même facture plus d'une fois, protégeant ainsi directement les ressources financières. L'élimination des paiements en double assure la précision financière, évite les dépenses inutiles et renforce les contrôles internes dans le processus Achats à la Payer. ProcessMind analyse tous les enregistrements de paiement de factures dans Oracle Fusion Financials, identifiant les paiements en double potentiels basés sur divers attributs comme le numéro de facture, le fournisseur, le montant et la date. Il met en évidence où et comment ces doublons se produisent, permettant des ajustements de processus et des mesures préventives.

Le Parcours d'Amélioration en 6 Étapes pour les Achats à la Payer - Traitement des Factures

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Télécharger le modèle
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Exportez vos données
3

Importez votre jeu de données
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Analysez votre processus
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Mettre en œuvre des améliorations
6

Surveillez votre processus
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Que faire

Téléchargez le modèle d'extraction de données ProcessMind, un fichier Excel, spécifiquement conçu pour le processus d'achat au paiement - traitement des factures, afin de comprendre la structure de données requise.

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Pourquoi c'est important

Un modèle standardisé garantit que vos données Oracle Fusion Financials sont préparées correctement, posant une base solide pour une analyse de processus précise et complète.

Résultat attendu

Un modèle Excel clair et préformaté, prêt à guider vos efforts d'extraction de données depuis Oracle Fusion.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez les Flux de Processus et les Goulots d'Étranglement des Factures Achats à la Payer

ProcessMind révèle le véritable parcours de vos factures, offrant des visualisations claires et des aperçus approfondis à chaque étape. Découvrez précisément où votre traitement des factures Achats à la Payer peut être optimisé pour une efficacité maximale.
  • Visualisez votre processus de facturation Achats à la Payer de bout en bout
  • Identifier les goulots d'étranglement précis dans les flux d'approbation
  • Éliminer les tâches manuelles et les boucles de retravail
  • Accélérer les approbations et les paiements des factures
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Ce que les Organisations Réalisent avec un Traitement Optimisé des Factures

Ces résultats mettent en évidence les améliorations significatives que les organisations réalisent généralement en optimisant leurs workflows de traitement des factures Achats à la Payer, en tirant parti des aperçus provenant de leurs données Oracle Fusion Financials.

0 % faster
Cycle d'approbation plus rapide

Réduction moyenne du temps d'approbation

Optimiser les workflows d'approbation en identifiant les goulots d'étranglement, ce qui conduit à un traitement plus rapide des factures et à des fournisseurs plus satisfaits.
0 % reduction
Réduction du retravail lié aux écarts

Diminution du taux d'écarts de rapprochement

Identifier les causes profondes des écarts entre les factures et les bons de commande, réduisant ainsi l'intervention manuelle et accélérant le rapprochement des factures.
0 % increase
Augmenter les paiements à temps

Taux de paiement fournisseurs amélioré

Assurer des paiements en temps voulu en résolvant les retards et en optimisant la planification, renforçant ainsi les relations avec les fournisseurs et évitant les frais de retard.
0 % improvement
Conformité améliorée

Amélioration de l'adhésion aux politiques d'approbation

Obtenez une transparence totale sur les parcours d'approbation, garantissant que toutes les factures suivent les politiques établies et atténuant les risques d'audit.
0 % reduction
Moins de blocages de paiement

Réduction des blocages de paiement inattendus

Traiter de manière proactive les raisons courantes des blocages de paiement, assurant un flux de trésorerie plus fluide et des paiements fournisseurs ininterrompus.
0 % reduction
Éliminer les paiements en double

Quasi-élimination des paiements en double

Identifier et prévenir les paiements erronés en double avant qu'ils ne se produisent, protégeant ainsi l'intégrité financière et réalisant des économies significatives.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus et de la qualité des données. Ces chiffres représentent des améliorations typiques observées sur l'ensemble des implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique d'une facture fournisseur.

Pourquoi c'est important

C'est l'identifiant de cas essentiel qui relie toutes les étapes de processus connexes, rendant possible le traçage du cycle de vie complet d'une facture.

Le 'timestamp' indiquant quand une activité ou un 'event' a été complété.

Pourquoi c'est important

Il permet le calcul précis des temps de traitement des activités, en séparant le temps de travail actif du temps d'attente.

Le nom de l'utilisateur qui a effectué l'activité.

Pourquoi c'est important

Il permet d'analyser la performance des ressources, d'équilibrer la charge de travail et d'identifier quels utilisateurs ou équipes sont impliqués dans des étapes de processus spécifiques.

La valeur monétaire totale de la facture.

Pourquoi c'est important

Cette valeur est cruciale pour l'analyse financière, la compréhension des écarts de processus basés sur la valeur, et pour des KPI tels que le Taux de conformité des approbations.

Le nom du fournisseur ou du prestataire qui a émis la facture.

Pourquoi c'est important

Il permet une analyse des processus spécifique aux fournisseurs, aidant à identifier les problèmes avec des fournisseurs particuliers qui causent des retards ou des exceptions.

La date à laquelle le paiement de la facture est dû au fournisseur.

Pourquoi c'est important

C'est la référence pour mesurer la performance de paiement ponctuel, un KPI critique pour la gestion des fournisseurs et la santé financière.

Le statut actuel de la facture dans son cycle de vie.

Pourquoi c'est important

Il fournit une vue de l'état actuel des factures, ce qui est essentiel pour les tableaux de bord opérationnels qui suivent les arriérés et la charge de travail.

L'identifiant de l'entité juridique ou de l'entreprise qui traite la facture.

Pourquoi c'est important

Il permet la comparaison des processus et l'analyse comparative des performances entre différentes entités juridiques ou unités commerciales au sein de l'organisation.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Représente la création initiale d'un enregistrement de facture dans le système, soit par saisie manuelle, numérisation ou soumission électronique. Cet événement est généralement capturé lorsqu'une nouvelle ligne est insérée dans la table principale des factures.

Pourquoi c'est important

Marque le début du cycle de vie du traitement des factures. L'analyse du temps écoulé depuis cet événement permet de comprendre l'efficacité de la saisie des données et les retards globaux de démarrage du processus.

Cette activité indique le rapprochement réussi d'une ligne de facture avec une ligne de Bon de Commande correspondante, confirmant que les biens ou services facturés ont été commandés. Il s'agit généralement d'une action automatisée ou manuelle enregistrée dans le système.

Pourquoi c'est important

Crucial pour le rapprochement à trois voies, impliquant le bon de commande, la réception et la facture. Les échecs à ce stade sont une source principale d'exceptions et de retards.

La facture est soumise dans un workflow d'approbation, basé sur des règles métier configurées. Cela marque le début du cycle d'approbation formel.

Pourquoi c'est important

Initie une partie critique du processus. Le suivi de cette heure de début est essentiel pour mesurer et optimiser le « Temps de cycle d'approbation des factures » (Invoice Approval Cycle Time).

La facture a été entièrement approuvée par toutes les parties requises dans le workflow. Elle est maintenant prête pour la comptabilité et la planification des paiements.

Pourquoi c'est important

Une étape majeure signifiant l'achèvement réussi du processus d'approbation. Les retards avant cette étape sont des goulots d'étranglement courants.

La facture est correctement enregistrée dans le Grand Livre, créant des écritures de journal. Cet événement confirme que l'impact financier de la facture a été officiellement enregistré.

Pourquoi c'est important

Un point de contrôle financier critique et un prérequis au paiement. Il confirme que la facture est entièrement validée, approuvée et prête pour le règlement.

La confirmation finale que le paiement a été effectué et compensé. Pour les chèques, ce serait la date de compensation, et pour les paiements électroniques, c'est la confirmation de la banque.

Pourquoi c'est important

C'est l'activité finale du cycle de vie de la facture, marquant l'achèvement réussi du processus. C'est le point final pour le calcul du 'Temps de cycle moyen des factures' et du 'Taux de paiement ponctuel'.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse vos données de factures Achats à la Payer d'Oracle Fusion Financials pour révéler le flux de processus réel. Il identifie les goulots d'étranglement tels que les approbations retardées ou les écarts de rapprochement élevés, mettant en évidence les domaines où des gains d'efficacité et des améliorations de la conformité sont possibles. Cet aperçu granulaire permet des efforts d'optimisation ciblés.

Le Process Mining peut identifier des problèmes tels que les goulots d'étranglement d'approbation, les taux élevés d'écarts de rapprochement, les blocages de paiement inattendus et la non-conformité aux politiques. Il aide à visualiser les boucles de retravail et la gestion inefficace des exceptions, qui entraînent fréquemment des retards et une augmentation des coûts opérationnels. En rendant ces problèmes visibles, vous pouvez traiter leurs causes profondes de manière efficace.

Vous avez généralement besoin de données de journal d'événements incluant les numéros de facture comme identifiants de cas, les noms d'activités et les horodatages pour chaque étape du workflow de traitement des factures. Les champs pertinents incluent souvent les changements de statut des factures, les actions d'approbation et les détails de paiement. Ces données permettent de reconstituer le parcours de processus complet et ses variations.

Les résultats attendus incluent des temps de cycle d'approbation des factures réduits, une diminution des écarts de rapprochement et des taux de paiement fournisseurs à temps améliorés. Vous pouvez également obtenir une meilleure conformité aux politiques, une transparence accrue sur le statut des factures et des réductions significatives du retravail manuel. En fin de compte, cela conduit à des économies de coûts et à une efficacité opérationnelle améliorée.

Les données peuvent être extraites à l'aide d'outils de reporting standard, de requêtes SQL sur les tables de base de données sous-jacentes, ou via des API d'intégration si disponibles. L'objectif principal est de recueillir un journal d'événements complet qui capture toutes les activités et leur synchronisation précise pour chaque facture. Cela garantit une représentation exacte et complète du processus.

Non, le Process Mining est une activité en lecture seule. Il utilise des données historiques extraites de votre système et n'interagit ni ne modifie votre environnement Oracle Fusion Financials en production. Cela garantit qu'il n'y a aucun impact sur les opérations en cours, les performances du système ou l'intégrité des données pendant la phase d'analyse.

Après l'extraction et la préparation des données, des premières informations peuvent souvent être générées en quelques semaines, en fonction de la qualité et de la complexité des données. La première phase se concentre sur la visualisation du processus tel quel et l'identification des domaines d'amélioration évidents. Des analyses plus approfondies ultérieures peuvent nécessiter un temps additionnel pour une investigation détaillée des causes profondes.

Oui, le Process Mining est très efficace pour identifier les écarts par rapport aux règles et politiques prédéfinies au sein de votre processus d'approbation des factures. Il peut mettre en évidence les cas où les factures sont approuvées par du personnel non autorisé ou contournent des étapes requises. Cette capacité est cruciale pour maintenir la conformité et réduire les risques d'audit.

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