BPMN 2.0

Le guide ultime de BPMN 2.0 : tous les éléments, avantages et cas d’utilisation

Vous vous sentez dépassé par la complexité de vos processus métiers ? Gérer plusieurs tâches, suivre différentes étapes, et s’assurer du bon déroulement des opérations peut être difficile. C’est là que Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0 intervient. BPMN 2.0 est un outil puissant qui vous aide à visualiser, comprendre, et rationaliser la gestion de vos processus métiers. En cartographiant vos workflows, vous pouvez identifier les inefficacités, optimiser les processus, et améliorer l’efficacité générale.

Qu’est-ce que le BPMN 2.0?

Considérez le BPMN 2.0 comme un langage universel pour cartographier les processus métiers. C’est précisément ce qu’il offre. Créé et supervisé par l’Object Management Group (OMG), il propose une notation standardisée pour réaliser des organigrammes clairs et simples de vos opérations commerciales. Le véritable avantage du BPMN 2.0 est sa nature neutre vis-à-vis des fournisseurs, permettant à quiconque, quel que soit le logiciel utilisé, de comprendre et interpréter un diagramme BPMN 2.0.

Notre produit d’informations de processus SaaS intègre le BPMN 2.0 pour fusionner Process Mining, design et simulation, améliorant la gestion des processus métiers. Avec ce logiciel, vous pouvez monitorer, évaluer et améliorer vos workflows, menant à des améliorations significatives en efficacité et productivité.

Pourquoi utiliser le BPMN 2.0 ?

Les bénéfices de l’utilisation du BPMN 2.0 dans la gestion des processus métiers sont nombreux. En voici quelques-uns :

• Amélioration de la Communication et de la Collaboration : Le BPMN 2.0 établit un langage commun entre les analystes commerciaux, les développeurs, les managers, et toutes les parties prenantes d’un processus. Cela améliore la communication et le travail d’équipe, conduisant à une gestion plus efficace.
• Clarté Accrue du Processus : La visualisation des processus à travers des diagrammes BPMN 2.0 aide à identifier rapidement les goulots d’étranglement, les redondances et les opportunités d’amélioration. Cette clarté permet une optimisation des processus pour une efficacité maximale.
• Documentation et Analyse Simplifiées : Les diagrammes BPMN 2.0 servent de source principale de vérité pour vos processus métiers. Ceci élimine le besoin de documentation longue et textuelle et simplifie l’analyse des processus.
• Augmentation de l’Efficacité et Réduction des Erreurs : Des processus bien définis se traduisent par moins d’erreurs et une efficacité accrue. Le BPMN 2.0 aide à réaliser cela en offrant un cadre structuré pour la conception et la mise en œuvre des processus.

Comprendre les bases des diagrammes BPMN 2.0

Voyez un diagramme BPMN 2.0 comme le plan de vos process métier, fait d’éléments essentiels :

BPMN utilise quatre types d’éléments pour cartographier un process :

• Flow Objects : Events, Gateways et Activities
• Connecting Objects : Sequence Flow, Message Flow et Associations
• Swimlanes : Pools et Lanes
• Artifacts : Data Objects, Groups et Annotations

Découvrons en détail le rôle de chaque élément.

Events

Les events déclenchent, modifient ou terminent un process business. Ils sont représentés par des cercles, chaque symbole indiquant un type d’event précis :

• Un start event s’affiche sous la forme d’un cercle à bord fin.
• Un end event se montre par un cercle au contour épais.
• Un intermediate event est un cercle à double bord.

Start Event

Un diagramme BPMN peut comporter plusieurs start events. Seuls les events liés à un start event activent un process. Par exemple, pour la prise de commande, le process démarre selon le canal reçu : site web, téléphone ou présentiel. Chaque start event déclenche ainsi le process adapté.

End Event

Un end event marque la fin d’un process, après l’exécution de toutes les étapes du diagramme. Selon le résultat (succès, échec…), plusieurs end events peuvent illustrer chaque issue. Par exemple, une commande validée finit sur un event de succès, tandis qu’une transaction refusée à cause d’une erreur de carte se termine sur un event d’échec.

Cet exemple montre différentes issues possibles au sein des end events. Il est important de nommer chaque end event pour éviter toute confusion.

Placé entre le début et la fin, un intermediate event capte ou émet de l’information (“throws”). Sa fonction (capture ou émission) se voit selon ses liens dans le diagramme.

Ici, la réception d’un message démarre le process. Les tâches suivantes vérifient le stock, puis un lien de confirmation est envoyé via un intermediate event dès que la dispo est confirmée. Le traitement de la commande avance une fois ce lien reçu, jusqu’à la fin du process (end event).

Les intermediate events déclenchent différents symboles qui influencent le flow : message, timer, erreur, compensation, flow conditionnel, signal, events multiples, escalade ou process parallèles. Chaque trigger représente une interaction ou condition précise.

Activités

Dans BPMN, les activités représentent les tâches spécifiques qui doivent être complétées au sein du processus, comme vérifier une commande ou expédier un produit. Ces activités peuvent être détaillées davantage pour indiquer des actions répétitives comme des boucles.

Tasks

Les tasks sont classées selon l’implication des participants et les objets qu’elles utilisent, consomment ou produisent dans le process.

Generic Task

Tâche de base du modèle de process, à déployer rapidement et affiner en sous-types selon les besoins.

Manual Task

Réalisées manuellement par des personnes, sans interaction directe avec le process engine. Exemples : classement de documents, suivi de factures par téléphone, accueil client.

User Task

User tasks prises en charge par des utilisateurs et affectées par le process engine, qui les place dans la file de chaque personne. Une validation est nécessaire à la fin (ex : saisie de data, clic). Essentielles en Human Workflow Management.

Exemples : vérification de facture, validation de congés, gestion de tickets support.

Receive Task

Les receive tasks modélisent la réception d’un message comme une étape distincte du process. Alternative à l’event de réception de message (symbole enveloppe vide).

Receive Task (Instantiating)

Icône event en haut à gauche : cette task instancie le process à la place d’un event de démarrage par message.

Send Task

Gérée par le process engine, elle appelle des web services de façon asynchrone via message queues pour des tâches techniques.

Script Task

S’exécute directement dans le process engine, sous forme de script écrit dans un langage adapté au moteur.

Service Task

Opération réalisée par une application logicielle, automatiquement déclenchée dans le workflow. BPMN suppose souvent le recours à des web services, mais d’autres intégrations sont possibles. Ces tâches sont clés pour l’intégration process et les principes SOA.

Business Rule Task

Nouvelle avec BPMN 2.0, la business rule task applique une règle métier dans le process.

Autres types d’activités

Découvrez les activités clés comme les sub-processus repliés, les tâches multi-instance et les sous-tâches ad-hoc pour plus de clarté dans vos processus métier.

Collapsed Sub-Process

Un sub-processus replié regroupe une série de tâches dans un processus principal pour plus de clarté. Ce sub-processus représente l’ensemble des étapes comme une seule entité, détaillée ailleurs dans le diagramme en version agrandie.

Ad-hoc Sub-Process

Les sub-processus ad-hoc ont un ordre d’exécution flexible, sans séquence imposée. Cette liberté permet d’enchaîner les tâches dans n’importe quel ordre, voire de les ignorer selon les besoins du process.

Loop Task

Les loop tasks se répètent en cycle, comme une boucle “do while”. La tâche s’exécute au moins une fois avant de vérifier la condition de sortie. Si ce n’est pas rempli, l’activité recommence jusqu’à validation.

Multi-instance

Une activité multi-instance signifie que la tâche est répétée pour un nombre précis d’objets, selon le paramétrage. Fonctionne comme une boucle for-each : la tâche ou le sub-processus est exécuté pour chaque élément. Chaque item est traité dans sa propre instance, l’activité ne finit que quand tous les items sont faits. Les lignes verticales représentent une exécution en parallèle ; les lignes horizontales signalent une exécution séquentielle.

Compensation

Les tâches de compensation servent à gérer les events de compensation dans un workflow. Elles sont toujours reliées au diagramme par association, jamais par sequence flow.

Compensation Combined

Les tâches de compensation se combinent avec des cycles ou des multi-instances. Les marqueurs correspondants sont cote à cote. On peut aussi mixer compensation avec tous les types de tâche vus précédemment, par exemple une compensation manuelle répétée jusqu’au succès ou exécutée en parallèle dès que possible.

Gateways

Les gateways sont des points de décision clés dans un process, orientant le flow selon des conditions ou events. En BPMN, elles s’affichent en losange : inclusive, exclusive, parallèle ou complexe, parfois déclenchées par des data ou events.

Exclusive Gateway

Inclusive Gateway

Parallel Gateway

Event Gateway

Exclusive Gateway

Représenté par un losange, avec ou sans “X” à l’intérieur, l’Exclusive Gateway oriente le flow du processus vers une seule des sorties possibles.

Inclusive Gateway

Caractérisé par un losange contenant un cercle, l’Inclusive Gateway permet au flow de se diviser en plusieurs branches en même temps. Toutes les branches démarrées doivent être terminées avant de rejoindre un autre gateway.

Parallel Gateway

Représenté par un losange avec un signe plus (”+”) à l’intérieur, le Parallel Gateway active toutes les sorties d’un coup lors de la division du processus. Pour la convergence, il vérifie que toutes les branches entrantes sont terminées avant d’avancer.

Event Gateway

L’Event Gateway est montré par un losange avec un double cercle menant à un hexagone, symbolisant une décision basée sur un event. Ce gateway oriente le workflow selon le premier event ou tâche qui arrive, par exemple la réception d’un message.

Objets de connexion

Sequence Flow

Message Flow

Association

Ces éléments illustrent les liaisons essentielles d’un process. Retenez bien les trois types de connecteurs : Sequence Flow, Message Flow et Association.

Sequence Flow

Représente l’ordre d’exécution des tâches, par une ligne droite avec une flèche. Il peut signaler un chemin conditionnel ou par défaut.

Message Flow

Le connecteur Message Flow montre les échanges entre différents pools ou entre organisations, comme les départements. Il ne sert pas à relier des events ou activités d’un même pool. Ce connecteur est une ligne pointillée partant d’un cercle et finissant par une flèche ouverte.

Association

Les lignes pointillées représentent des liens entre activités et artéfacts, pour plus de clarté sans modifier la séquence du process.

Pools et Swimlanes

Les pools représentent les grands groupes d’acteurs d’un process, comme des entreprises ou départements. Les swimlanes, dans les pools, organisent les activités selon rôles, responsabilités ou systèmes pour rendre le workflow clair. Une swimlane peut aussi illustrer un système, pas seulement un service ou rôle.

Collapsed Pool

Dans BPMN 2.0, une collapsed pool désigne un participant ou une entité externe, dont les processus et activités internes sont masqués. Une pool représente en général un acteur (par exemple une organisation, un service ou un système) dans le process.

• Collapsed Pool : Le flux des tâches et activités internes n’est pas affiché, seule la bordure de la pool apparaît. Utile quand il n’est pas nécessaire de montrer les détails internes, mais que la participation doit apparaître.

• Cas d’usage : La collapsed pool permet d’illustrer les interactions entre plusieurs participants sans révéler certains processus internes dans le diagramme.

En résumé, la collapsed pool dans BPMN 2.0 est utile quand on souhaite visualiser l’échange entre participants plus que le détail de leurs tâches.

Artéfacts

Les artéfacts enrichissent les diagrammes BPMN en fournissant des détails essentiels, divisés en objets de données, groupes et annotations, améliorant ainsi la compréhension du processus par les participants.

Data Objects

Ces éléments servent à définir les data nécessaires à chaque activité du process. Un data store est un référentiel où stocker ou consulter les infos, assurant que les data sont préservées une fois le process fini. Les données se divisent aussi en Data Input et Data Output pour préciser les besoins et collecter les résultats générés.

Group

Utilisé pour regrouper logiquement des activités, le group améliore la lisibilité du diagramme, sans modifier le flux.

Text Annotation

Les text annotations ajoutent des explications ou infos sur des parties précises du diagramme, facilitant la compréhension.

Construction d’un Diagramme BPMN

Le principe fondamental de BPMN tourne autour du concept de processus. Pour rédiger un diagramme BPMN efficacement, il est préférable de saisir d’abord le processus en étapes de base, puis d’incorporer progressivement des détails supplémentaires pour étoffer le processus.

Voici un guide étape par étape, adapté aux débutants, pour construire un diagramme BPMN :

1. Identifier les Étapes Essentielles : Commencez par identifier les étapes clés, ainsi que les points de départ et d’arrivée. Par exemple, dans un diagramme donné, lorsqu’une commande est passée, des actions cruciales telles que recevoir la commande, vérifier le crédit, exécuter la commande et envoyer une facture doivent être identifiées.

2. Explorer les Chemins Alternatifs : Ensuite, explorez les routes alternatives potentielles qui peuvent survenir, menant à différents résultats comme l’achèvement de la commande. Cela implique d’intégrer différents gateways pour faciliter les processus et directions alternatives.

3. Implémenter Les Pools et Swimlanes : Cette étape implique de reconnaître les principaux intervenants, départements, et rôles au sein de chaque entité, et d’organiser les activités dans les pools et swimlanes respectifs pour délimiter clairement les responsabilités.

4. Faciliter la Communication de Message : Introduisez les échanges de message nécessaires entre différents pools ou au sein du même pool pour assurer un flux d’informations fluide.

5. Ajouter des Artéfacts et Détails : Introduisez les artéfacts nécessaires, y compris les documents et rôles d’acteurs. Décomposez les tâches complexes en sous-processus.

6. Traiter les Erreurs : Enfin, identifiez et incorporez les mécanismes pour gérer les erreurs potentielles pouvant survenir dans le cadre du processus.

Synthèse

• Events : Marquent le point de départ, la fin ou des étapes majeures (ex : création de commande, réception de paiement).
• Activities : Désignent des tâches à effectuer (ex : vérifier une commande, expédier un produit).
• Gateways : Définissent les choix de chemin du process selon des critères (ex : contrôle du montant d’une commande).
• Sequence Flows : Indiquent l’enchaînement des activités par des flèches.
• Data Objects : Infos utilisées ou produites, comme les données clients ou détails de commande.

Connaître ces éléments et leurs liens permet de concevoir des diagrammes BPMN 2.0 qui reflètent fidèlement vos process métier.

BPMN 2.0 est un outil visuel standardisé qui facilite la communication et la performance opérationnelle.

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BPMN 2.0 Business Process Model and Notation

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