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Améliorez votre gestion des dépenses

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la gestion des dépenses Expensify.
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Améliorez votre gestion des dépenses
Défis (10) Objectifs (12) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)

Optimisez la gestion des dépenses Expensify pour des remboursements plus rapides

Les processus de gestion des dépenses sont souvent confrontés à des défis tels que des retards d'approbation, le non-respect des politiques ou un retravail inutile. Notre plateforme vous aide à identifier ces goulots d'étranglement et inefficacités exacts, en fournissant des insights clairs sur les causes profondes. Cela permet des améliorations basées sur les données, conduisant à des opérations rationalisées, à des coûts réduits et à une meilleure satisfaction des employés.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi l'optimisation de la gestion des dépenses est cruciale

Même avec des systèmes robustes comme Expensify, gérer efficacement les dépenses peut présenter des défis significatifs. Sans une visibilité claire sur vos flux de processus réels, les inefficacités peuvent demeurer cachées, entraînant une augmentation des coûts opérationnels, des retards de remboursement et une diminution de la satisfaction des employés. Imaginez des employés attendant des semaines pour être remboursés, ou des équipes financières passant d'innombrables heures à courir après les approbations ou à corriger des erreurs. Ces problèmes non seulement mettent à rude épreuve vos ressources financières, mais affectent également le moral et la productivité au sein de l'organisation. En cherchant activement à améliorer la gestion des dépenses, vous ne vous contentez pas de rationaliser une tâche financière, vous investissez dans l'efficacité, la conformité et la confiance de vos employés. Comprendre "comment améliorer la gestion des dépenses" devient une initiative stratégique essentielle.

Comment le Process Mining révèle les insights des processus de dépenses

Le Process Mining offre une approche unique, basée sur les données, pour l'optimisation de la gestion des dépenses. Au lieu de s'appuyer sur des suppositions ou des preuves anecdotiques, il utilise les données des journaux d'événements directement issues de votre système Expensify et de toute plateforme financière intégrée pour reconstituer le parcours réel de chaque note de frais. Cette technique d'analyse puissante visualise le processus complet, de bout en bout, révélant précisément comment les notes de frais circulent de leur création à leur remboursement final et à leur comptabilisation. Vous pouvez identifier précisément où se produisent les goulots d'étranglement, mesurer le temps de cycle réel de chaque activité et découvrir les écarts par rapport à votre processus prévu. Par exemple, le Process Mining peut vous montrer si certains managers sont systématiquement lents dans leurs approbations, si des catégories de dépenses spécifiques déclenchent davantage de révisions, ou si certains contrôles de conformité entraînent des retards inattendus. Cette plongée profonde dans vos données opérationnelles fournit des insights exploitables que les audits manuels ou le reporting traditionnel ne peuvent tout simplement pas offrir.

Domaines clés pour l'amélioration du processus de gestion des dépenses

L'application du Process Mining à votre gestion des dépenses Expensify peut mettre en évidence plusieurs domaines critiques d'amélioration :

  • Rationalisation des workflows d'approbation: Identifiez les approbateurs ou les étapes d'approbation spécifiques qui causent des retards significatifs. Comprenez si les approbations parallèles sont réellement parallèles ou si des étapes séquentielles prolongent inutilement les temps de cycle. Cela contribue directement à "réduire le temps de cycle de la gestion des dépenses".
  • Renforcement de la conformité aux politiques: Identifiez les types courants de violations de politique et les étapes où elles sont le plus fréquemment introduites ou détectées. Cela permet une formation ciblée ou des ajustements de règles système pour améliorer la conformité de manière proactive.
  • Efficacité des remboursements: Analysez le transfert entre l'approbation et l'exécution réelle du remboursement. Déterminez si des retards surviennent dans la planification, le traitement des paiements ou la réconciliation comptable.
  • Allocation des ressources: Obtenez un aperçu de la répartition de la charge de travail entre vos équipes financières et de gestion impliquées dans le processus de dépenses, permettant une meilleure planification des ressources et un équilibrage de la charge.
  • Opportunités d'automatisation des processus: Découvrez les tâches manuelles répétitives ou les boucles de retravail courantes qui pourraient être automatisées ou simplifiées, libérant ainsi un temps précieux pour le personnel.

Résultats attendus de l'optimisation

L'optimisation proactive de votre processus de gestion des dépenses grâce au Process Mining génère des avantages mesurables et significatifs :

  • Remboursements plus rapides: Réduisez significativement le temps de cycle global, de la soumission de la dépense au remboursement, ce qui rend les employés plus heureux et améliore la gestion des flux de trésorerie.
  • Réduction des coûts opérationnels: Minimisez les erreurs manuelles, réduisez le besoin de suivis constants et diminuez les frais administratifs liés à la gestion des dépenses.
  • Conformité renforcée: Assurez une adhésion constante aux politiques de dépenses de l'entreprise, atténuant les risques financiers et simplifiant les processus d'audit.
  • Satisfaction accrue des employés: Un processus de remboursement fluide, prévisible et rapide stimule le moral des employés et leur confiance dans les fonctions administratives de l'organisation.
  • Meilleur contrôle financier: Obtenez une plus grande transparence sur les habitudes de dépenses et la performance des processus, permettant une budgétisation et des prévisions plus précises.

En tirant parti du Process Mining, vous transformez votre utilisation d'Expensify d'une simple gestion des dépenses à une optimisation active de l'ensemble du parcours de gestion des dépenses.

Commencer l'optimisation de vos processus Expensify

S'engager dans ce parcours d'optimisation commence par la compréhension de votre état actuel. Ce guide fournit le cadre et les outils pour analyser vos données Expensify et découvrir les inefficacités cachées dans votre processus de gestion des dépenses. En adoptant une approche basée sur les données, vous êtes habilité à prendre des décisions éclairées qui mènent à des améliorations tangibles. Commencez à explorer votre processus dès aujourd'hui et découvrez à quel point votre gestion des dépenses peut devenir plus efficace et conforme.

Gestion des dépenses Approbation des dépenses Processus de remboursement Contrôles de conformité Service Financier Dépenses des employés Contrôle des coûts Optimisation des workflows

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les retards dans l'approbation par le manager ou la finance frustrent les employés qui attendent leurs remboursements. Cela affecte négativement la satisfaction des employés et immobilise inutilement le fonds de roulement au sein du processus de gestion des dépenses. ProcessMind analyse le processus de gestion des dépenses de bout en bout dans Expensify, cartographiant tous les parcours d'approbation et identifiant précisément où se produisent les goulots d'étranglement, en quantifiant leur impact sur les temps de cycle. Il met en évidence les étapes ou les approbateurs spécifiques qui causent fréquemment des retards, permettant des interventions ciblées pour rationaliser les workflows et améliorer l'expérience des employés.

Les employés voient souvent leurs notes de frais rejetées, ce qui entraîne des retouches et des délais de traitement prolongés. Cela peut être dû à des informations manquantes, au non-respect de la politique ou à des directives de soumission peu claires au sein du système de gestion des dépenses Expensify. ProcessMind visualise toutes les boucles de retravail et les points de rejet dans le processus de dépenses, identifiant les causes profondes des rejets. En analysant les attributs associés aux rapports rejetés, tels que des catégories ou des soumetteurs spécifiques, il aide à identifier les domaines nécessitant une meilleure communication de la politique ou une formation, réduisant ainsi l'effort manuel et accélérant l'approbation.

Malgré l'existence de politiques, les organisations peinent à les appliquer de manière cohérente, ce qui entraîne l'approbation de dépenses non conformes. Cela expose l'entreprise à des risques financiers, à d'éventuels problèmes d'audit et à des habitudes de dépenses incohérentes entre les départements utilisant Expensify. ProcessMind exploite l'attribut 'Indicateur de violation de politique' et les flux de processus réels pour découvrir les écarts par rapport à la politique de gestion des dépenses prévue. Il révèle les cas où les contrôles de politique sont contournés ou lorsque des rapports non conformes sont tout de même approuvés, permettant d'améliorer l'application et de réduire l'exposition financière.

Les employés connaissent des attentes prolongées pour leurs remboursements, ce qui entraîne une insatisfaction et des problèmes de trésorerie pour les individus. Cela découle souvent d'inefficacités dans les étapes finales du processus de gestion des dépenses, y compris l'examen financier, la planification et l'exécution au sein de systèmes comme Expensify. ProcessMind suit l'intégralité du cycle de vie du remboursement, de 'Remboursement planifié' à 'Remboursement exécuté' et 'Comptabilisation'. Il identifie les retards dans ces étapes critiques, soulignant où le processus peut être accéléré pour assurer des paiements en temps voulu et améliorer le bien-être financier des employés.

Un temps et des ressources considérables sont consommés par les équipes financières et les employés pour corriger manuellement les erreurs ou demander des informations supplémentaires pour les rapports de dépenses. Ce remaniement exigeant en main-d'œuvre augmente les coûts opérationnels et détourne le personnel des activités à plus forte valeur ajoutée au sein du système de gestion des dépenses Expensify. ProcessMind cartographie toutes les occurrences de « Rapport de dépenses renvoyé pour révision » et de « Reçus joints » après la soumission initiale, quantifiant le volume et les causes du remaniement. Il aide à identifier les étapes de processus spécifiques ou les points de saisie de données qui génèrent le plus d'erreurs, permettant une automatisation ciblée ou une simplification du processus.

Les parties prenantes manquent d'une compréhension claire et complète de la manière dont les rapports de dépenses circulent de la soumission au remboursement, ce qui rend difficile d'identifier les inefficacités. Cette opacité entrave la prise de décision efficace et les efforts d'optimisation au sein de l'environnement de gestion des dépenses Expensify. ProcessMind reconstitue l'ensemble du parcours de gestion des dépenses, offrant une visualisation objective et basée sur les données de chaque chemin qu'emprunte un rapport de dépenses. Cette vue holistique illumine les variations réelles des processus, les goulots d'étranglement cachés et les lacunes en matière de conformité, permettant aux équipes d'apporter des améliorations éclairées.

Le coût global de traitement de chaque rapport de dépenses est plus élevé que prévu, impactant le budget et l'allocation des ressources du service financier. Cela peut être dû à des workflows inefficaces, à une intervention manuelle excessive ou à des temps de cycle prolongés à travers le processus de gestion des dépenses Expensify. ProcessMind corréle les métriques de performance des processus, telles que les temps de cycle et les taux de remaniement, avec les coûts opérationnels. En identifiant les écarts coûteux et les chemins inefficaces, il aide à optimiser l'utilisation des ressources et à rationaliser le processus de gestion des dépenses afin de réduire les dépenses de traitement par rapport.

Les politiques de dépenses sont appliquées de manière inégale entre les différents départements ou approbateurs, ce qui entraîne des problèmes d'équité et de potentiels points chauds de non-conformité. Cette incohérence compromet l'intégrité du système de gestion des dépenses dans Expensify et peut entraîner des plaintes d'employés ou des conclusions d'audit. ProcessMind analyse les décisions d'approbation et les résultats des contrôles de politique basés sur les attributs 'Service de l'employé' et 'Approbateur'. Il met en évidence les variations dans les modèles d'approbation et les raisons de rejet à travers différents segments organisationnels, permettant une application standardisée des politiques et des directives plus claires.

Certains managers ou personnels financiers sont surchargés par les approbations de dépenses, tandis que d'autres ont des charges de travail plus légères, ce qui entraîne des retards et un épuisement professionnel potentiel. Ce déséquilibre affecte l'efficacité et l'équité au sein de la structure d'approbation de la gestion des dépenses Expensify. ProcessMind identifie la répartition de la charge de travail pour chaque « Approbateur » en analysant le volume et la complexité des rapports de dépenses qu'ils traitent. Il visualise les goulots d'étranglement créés par les approbateurs surchargés, fournissant des informations pour rééquilibrer les charges de travail ou ajuster les hiérarchies d'approbation afin d'améliorer le débit.

La préparation des audits internes ou externes des rapports de dépenses est un processus chronophage et exigeant en main-d'œuvre, nécessitant une récupération et une vérification manuelles importantes des données. Cet effort met à rude épreuve les équipes financières et peut entraîner des courses de dernière minute en raison d'un manque de données de processus complètes et facilement disponibles dans Expensify. ProcessMind fournit une piste d'audit complète et immuable de chaque rapport de dépenses, de « Rapport de dépenses créé » à « Comptabilisé ». Il met facilement en évidence toutes les activités, décisions et contrôles de politique liés à toute dépense, réduisant drastiquement le temps et l'effort requis pour la préparation de l'audit et assurant la conformité.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Des délais d'approbation longs frustrent les employés et retardent les remboursements. Cet objectif vise à raccourcir considérablement la période allant de la soumission des dépenses à l'approbation finale, améliorant ainsi la satisfaction des employés et les flux de trésorerie. Des approbations plus rapides signifient des remboursements plus rapides pour les employés, ce qui stimule le moral et réduit les demandes.
ProcessMind analyse les workflows d'approbation dans Expensify, identifiant les goulots d'étranglement spécifiques, les étapes redondantes ou les approbateurs sous-performants. Il peut identifier où les retards se produisent le plus fréquemment, vous permettant de reconfigurer les flux d'approbation, d'introduire l'automatisation ou d'optimiser l'allocation des ressources pour atteindre, par exemple, une réduction de 30 % du temps d'approbation moyen.

Des taux de rejet élevés indiquent des problèmes de compréhension des politiques, de qualité de soumission ou de critères d'approbation. La réduction des rejets permet de gagner du temps pour les employés, qui doivent resoumettre, et pour les équipes financières, qui doivent réexaminer. Cela améliore l'efficacité et assure l'adhésion aux politiques dès le départ.
ProcessMind découvre les causes profondes des rejets au sein d'Expensify, telles que les violations courantes de politique, les informations manquantes ou les approbateurs spécifiques ayant des tendances de rejet élevées. En visualisant les chemins de rejet courants, vous pouvez mettre en œuvre des formations ciblées, améliorer les directives de soumission ou ajuster les règles de politique pour réduire les taux de rejet jusqu'à 40 %.

Le non-respect des politiques peut entraîner des risques financiers, des problèmes d'audit et des dépenses incohérentes. Cet objectif vise à faire appliquer rigoureusement les politiques de dépenses de l'entreprise à toutes les soumissions, réduisant ainsi la fraude potentielle et maintenant l'intégrité financière. Une conformité constante favorise la confiance et réduit les risques d'audit.\nProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux politiques et les lacunes en matière de conformité dans les rapports de dépenses Expensify en comparant l'exécution réelle des processus aux règles prédéfinies. Il met en évidence les cas spécifiques de non-conformité, permettant une intervention proactive, des ajustements de politique et une application ciblée, réduisant potentiellement les violations de politique de 25 %.

Des remboursements rapides sont cruciaux pour la satisfaction des employés et le bien-être financier. Cet objectif vise à réduire le temps entre l'approbation finale et le paiement réel, garantissant que les employés reçoivent leurs fonds rapidement. Des paiements plus rapides améliorent l'expérience employé et réduisent la charge administrative.\nProcessMind suit l'intégralité du cycle de vie du remboursement dans Expensify, de l'approbation à l'exécution du paiement. Il identifie les retards dans les étapes de révision financière ou de planification des paiements, révélant des opportunités d'automatiser les déclencheurs de paiement ou d'optimiser le traitement par lots, conduisant à un temps de remboursement moyen 20 % plus rapide.

Le retravail manuel, souvent causé par des erreurs ou des soumissions incomplètes, consomme un temps précieux pour les employés et le personnel financier. Cet objectif vise à identifier et à supprimer les causes de ces inefficacités, libérant des ressources et améliorant la qualité globale du flux de processus. La réduction du retravail se traduit directement par des économies de coûts.
ProcessMind cartographie toutes les boucles de retravail et les activités récurrentes au sein du processus Expensify. Il identifie précisément où les notes de frais sont renvoyées pour révision et pourquoi, vous permettant de s'attaquer aux causes profondes comme des instructions peu claires ou des problèmes de configuration du système, réduisant ainsi efficacement le retravail manuel en éliminant les sources d'erreurs courantes.

Sans une vue claire de l'ensemble du processus de gestion des dépenses, identifier les inefficacités et les opportunités d'amélioration est difficile. Cet objectif offre une compréhension complète et transparente de chaque étape, de la création à la comptabilité. Une visibilité totale permet une prise de décision basée sur les données.\nProcessMind reconstitue automatiquement le flux de processus complet et réel des rapports de dépenses dans Expensify. Il visualise tous les chemins, les écarts et les goulots d'étranglement, offrant une vue impartiale du fonctionnement réel du processus, vous permettant de découvrir les inefficacités cachées et d'optimiser l'ensemble du parcours de bout en bout.

Des coûts opérationnels élevés peuvent avoir un impact sur les résultats financiers d'une entreprise. Cet objectif vise à identifier et à éliminer les inefficacités qui augmentent le coût de traitement de chaque note de frais, ce qui entraîne des économies significatives. L'optimisation des processus contribue directement à la santé financière.
ProcessMind corrèle les activités du processus avec les coûts associés, révélant les domaines où des étapes inutiles, des retouches ou des temps de cycle prolongés augmentent les dépenses au sein d'Expensify. En identifiant ces facteurs de coût, vous pouvez rationaliser le processus et mettre en œuvre des mesures d'économie, réduisant potentiellement les coûts de traitement par rapport de 15 à 20 %.

L'application incohérente des politiques de dépenses peut entraîner des problèmes d'équité, des risques de conformité et de la confusion. Cet objectif vise à garantir que toutes les notes de frais sont examinées et traitées conformément à des normes uniformes et clairement définies, favorisant la cohérence et la prévisibilité.
ProcessMind analyse les variations dans les parcours d'approbation et les raisons de rejet à travers différents départements, approbateurs ou catégories de dépenses dans Expensify. Il met en évidence les endroits où les politiques sont interprétées ou appliquées de manière incohérente, vous permettant d'affiner les directives, d'automatiser les contrôles et d'assurer une application uniforme, améliorant ainsi la cohérence de 30 %.

Une charge de travail inégale parmi les approbateurs peut créer des goulots d'étranglement, un épuisement professionnel pour certains et du temps d'inactivité pour d'autres, affectant la vitesse d'approbation. Cet objectif vise à équilibrer la distribution des rapports de dépenses parmi les approbateurs, assurant une utilisation efficace des ressources et un traitement global plus rapide.\nProcessMind fournit des informations sur la performance et la charge de travail de chaque approbateur au sein d'Expensify, identifiant les approbateurs surchargés ou sous-utilisés. Il vous permet de reconfigurer les attributions d'approbation, d'implémenter des règles d'équilibrage de charge ou de suggérer des formations, conduisant à une distribution des tâches plus efficace et équitable.

La préparation des audits internes ou externes des rapports de dépenses peut être une tâche manuelle et chronophage. Cet objectif vise à simplifier et à accélérer le processus de préparation de l'audit, réduisant ainsi les efforts et les ressources nécessaires. Une préparation d'audit plus rapide permet d'économiser des ressources précieuses et minimise les perturbations.\nProcessMind fournit un enregistrement transparent et immuable de chaque action effectuée sur un rapport de dépenses Expensify, y compris les horodatages et les acteurs. Cette piste d'audit générée automatiquement simplifie les contrôles de conformité et réduit drastiquement l'effort manuel nécessaire pour compiler la documentation et les preuves pour les auditeurs, réduisant le temps de préparation jusqu'à 50 %.

La satisfaction des employés à l'égard du processus de gestion des dépenses est vitale pour le moral et la productivité. Cet objectif vise à améliorer l'expérience globale de soumission et de remboursement des dépenses, en abordant les points douloureux comme les retards ou les rejets. Une satisfaction plus élevée contribue à une culture d'entreprise positive.
ProcessMind aide à identifier et à quantifier l'impact des inefficacités du processus, telles que des délais de remboursement prolongés ou des rejets fréquents, qui affectent directement la satisfaction des employés avec Expensify. En optimisant ces points de contact critiques, comme la réduction des retards d'approbation de 25 %, vous pouvez directement améliorer les métriques d'expérience des employés.

Des données de dépenses inexactes peuvent entraîner des rapports financiers incorrects, des écarts d'audit et de mauvaises décisions. Cet objectif vise à améliorer la précision et l'exhaustivité de toutes les informations liées aux dépenses, garantissant des données fiables pour l'analyse financière. Une qualité de données élevée est fondamentale pour une gestion financière robuste.
ProcessMind peut identifier les modèles qui conduisent à des erreurs de données, telles que des incohérences dans l'étiquetage des catégories ou des points d'information manquants souvent oubliés lors des soumissions Expensify. En soulignant où et pourquoi des problèmes de qualité des données surviennent, il permet des interventions ciblées et des améliorations du système pour assurer des entrées de données plus propres et plus fiables.

Le parcours d'amélioration en 6 étapes pour la gestion des dépenses

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Exportez vos données
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Analysez votre processus
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Que faire

Obtenez le modèle Excel ProcessMind spécifiquement conçu pour les données de gestion des dépenses, en veillant à ce qu'il corresponde à la structure de données typique d'Expensify.

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Pourquoi c'est important

L'utilisation du bon modèle simplifie la préparation des données, facilitant l'extraction et le formatage de vos données Expensify pour une analyse fluide.

Résultat attendu

Un modèle Excel structuré prêt à recevoir vos données de notes de frais Expensify, assurant la compatibilité avec ProcessMind.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Découvrez des informations cachées dans la gestion des dépenses Expensify

ProcessMind visualise l'intégralité de votre workflow de dépenses Expensify, transformant les données brutes en informations claires et exploitables. Découvrez exactement où se produisent les retards et comment optimiser pour des remboursements et une conformité plus rapides.
  • Visualisez votre parcours de dépenses Expensify de bout en bout
  • Identifier les goulots d'étranglement et les retards exacts d'approbation
  • Détecter les violations de politique et les risques de conformité
  • Rationalisez les remboursements et réduisez les coûts opérationnels
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Ce que vous pouvez accomplir en gestion des dépenses

Ces résultats mettent en évidence les améliorations typiques que les organisations réalisent en appliquant le Process Mining à leur processus de gestion des dépenses. En analysant les données de systèmes comme Expensify, le Process Mining aide à découvrir les goulots d'étranglement et les inefficacités, conduisant à des améliorations opérationnelles significatives.

0 %
Temps de cycle des dépenses plus rapide

Réduction moyenne du temps de traitement total

Rationalisez l'ensemble de votre processus de gestion des dépenses, de la soumission au remboursement, en identifiant et en éliminant les goulots d'étranglement pour réaliser des économies de temps significatives.
0 %
Coûts de retravail réduits

Diminution des efforts de retravail manuel

Minimisez le cycle coûteux de renvoi des notes de frais pour révision. Le Process Mining découvre les causes profondes du retravail, conduisant à davantage d'approbations en première passe et à des dépenses opérationnelles réduites.
0 %
Conformité renforcée aux politiques

Réduction des violations de politique détectées

Identifiez et corrigez de manière proactive les soumissions de dépenses non conformes. Le Process Mining assure une application cohérente des politiques de dépenses, réduisant les risques d'audit et les divergences financières.
0 days
Remboursements plus rapides

Délai de paiement plus rapide aux employés

Améliorez la satisfaction et la confiance des employés en accélérant significativement les paiements de remboursement. Identifiez et optimisez les retards entre l'approbation financière et l'exécution réelle du remboursement.
0 %
Taux de rejet inférieur

Diminution des rejets par les managers et la finance

Réduire le nombre de rapports de dépenses rejetés par les managers et la finance, améliorant ainsi la qualité des soumissions et l'efficacité globale du processus. Cela minimise les retards et réduit la frustration pour toutes les parties.

Les résultats varient en fonction de la complexité du processus, des inefficacités existantes et de la qualité des données. Ces chiffres représentent des améliorations courantes observées à travers diverses implémentations.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis développez au besoin.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

L'identifiant unique pour un rapport de dépenses, regroupant toutes les activités connexes de la soumission au remboursement.

Pourquoi c'est important

Il permet l'agrégation de tous les événements liés en une seule instance de processus, ce qui constitue le fondement de toute analyse de Process Mining.

Le nom de l'événement commercial qui s'est produit à un moment précis pour un rapport de dépenses.

Pourquoi c'est important

Cet attribut définit les étapes de la carte de processus, permettant de visualiser et d'analyser le flux de processus, les variations et les boucles de remaniement.

L'horodatage indiquant quand une activité ou un événement spécifique s'est produit pour un rapport de dépenses.

Pourquoi c'est important

Les horodatages sont essentiels pour toutes les analyses basées sur le temps, y compris le calcul des temps de cycle, l'identification des goulots d'étranglement et le suivi de la performance des processus.

La valeur monétaire totale du rapport de dépenses.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse des notes de frais de grande valeur, aide à identifier les tendances de dépenses et est crucial pour les dashboards financiers et de conformité.

Le nom ou l'ID de l'utilisateur responsable de l'approbation ou du rejet du rapport de dépenses.

Pourquoi c'est important

Cet attribut est la clé de l'analyse des goulots d'étranglement d'approbation, de la répartition de la charge de travail et des taux de rejet spécifiques aux approbateurs.

L'employé qui a créé et soumis le rapport de dépenses.

Pourquoi c'est important

Permet d'analyser la performance du processus du point de vue de l'employé, aidant à identifier les groupes avec des problèmes ou des retards fréquents.

Le département ou l'unité commerciale auquel appartient le déclarant.

Pourquoi c'est important

Permet une analyse approfondie puissante pour comparer la performance et la conformité des processus entre les différentes unités commerciales.

Un indicateur booléen qui est vrai si le rapport a été signalé pour une violation de politique.

Pourquoi c'est important

Mesure directement la conformité aux politiques et aide à identifier les rapports nécessitant un examen supplémentaire, en faisant un élément clé pour les dashboards de conformité.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Marque l'initiation d'une nouvelle note de frais par un employé. Ceci est généralement capturé comme un événement explicite avec un horodatage de création lorsque le rapport est sauvegardé pour la première fois dans Expensify.

Pourquoi c'est important

Cette activité est le point de départ pour toutes les analyses de processus et est cruciale pour mesurer le temps de cycle total de la création au remboursement.

L'employé soumet officiellement le rapport de dépenses complété pour que le workflow d'approbation commence. C'est une transition clé de la saisie des données au processus de révision, généralement capturée par un changement de statut et un horodatage de soumission.

Pourquoi c'est important

Cette activité est un jalon critique qui déclenche le cycle d'approbation. Il sert de point de départ pour mesurer les temps de révision des managers et de la finance.

Le manager direct ou l'approbateur de premier niveau a examiné et approuvé le rapport de dépenses. Cet événement est capturé à partir du journal du workflow d'approbation, qui enregistre l'action et l'horodatage de l'approbateur.

Pourquoi c'est important

Une étape critique dans le processus d'approbation. L'analyse du temps écoulé entre la soumission et cet événement aide à identifier les goulots d'étranglement liés au manager et mesure le KPI du temps de cycle d'approbation du manager.

Un approbateur, qu'il s'agisse d'un manager ou d'un membre de la finance, renvoie le rapport à l'employé pour correction ou informations supplémentaires. Cela est généralement déduit d'un changement de statut vers 'Ouvert' après avoir été 'En traitement'.

Pourquoi c'est important

Cette activité représente le remaniement, qui est une source majeure d'inefficacité. Le suivi permet de quantifier les boucles de remaniement, de mesurer le KPI du taux de remaniement et d'identifier les causes profondes.

Le service financier ou l'approbateur final a examiné et donné son approbation finale pour le rapport de dépenses. Cette action est enregistrée dans l'historique du workflow et modifie généralement le statut du rapport en « Approuvé ».

Pourquoi c'est important

C'est la dernière porte d'approbation avant le remboursement. Le temps pris pour cette étape est critique pour le temps de cycle global et le KPI du délai moyen de remboursement.

Le paiement a été envoyé avec succès à l'employé, complétant la partie remboursement du processus. Ceci est capturé à partir des journaux de traitement des paiements ou d'une mise à jour finale du statut dans Expensify.

Pourquoi c'est important

C'est un point final clé pour mesurer les temps de cycle côté employé. C'est essentiel pour les KPI du temps de cycle moyen des rapports de dépenses et du délai moyen de remboursement.

Le rapport de dépenses est formellement clos dans le système après que toutes les actions, y compris le remboursement et la synchronisation comptable, sont terminées. Cet événement est généralement déduit d'un statut final et terminal comme « Clos ».

Pourquoi c'est important

Fournit un point final définitif pour le processus, distinct du remboursement, ce qui est utile pour analyser les étapes finales de comptabilité et d'archivage.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse vos données Expensify pour créer une carte objective et basée sur les données du parcours réel de vos rapports de dépenses. Il révèle les goulots d'étranglement cachés, les écarts de conformité et les inefficacités qui entravent votre processus. Cela vous permet d'accélérer les cycles d'approbation, de réduire les rejets et d'optimiser l'allocation des ressources.

Le Process Mining peut identifier les causes profondes des cycles d'approbation lents, des rejets fréquents de rapports de dépenses et de l'application incohérente des politiques au sein d'Expensify. Il aide également à identifier les sources de retards dans les remboursements des employés, de retouches manuelles excessives et de coûts opérationnels élevés. En visualisant le processus réel, vous obtenez une clarté sur les domaines où concentrer les efforts d'amélioration.

Pour commencer, vous avez principalement besoin des données de journal d'événements d'Expensify, qui capturent chaque étape d'un rapport de dépenses. Cela inclut l'« ID du rapport de dépenses » comme identifiant de cas, les noms d'activités tels que « Soumis » ou « Approuvé », et des horodatages précis pour chaque activité. Des attributs supplémentaires comme l'approbateur, le montant ou les violations de politique peuvent enrichir davantage l'analyse.

Vous pouvez vous attendre à une visualisation claire et basée sur les données de votre processus de dépenses de bout en bout, révélant toutes les variations réelles des processus. Cela conduit à des informations quantifiées sur les goulots d'étranglement, les lacunes en matière de conformité et les zones de remaniement manuel. En fin de compte, vous obtenez des recommandations exploitables pour accélérer les approbations, minimiser les rejets, réduire les coûts opérationnels et améliorer la satisfaction des employés.

L'extraction de données implique généralement l'utilisation des fonctionnalités de reporting intégrées d'Expensify ou de son API. L'objectif est d'obtenir un enregistrement historique complet de tous les événements de notes de frais. Votre fournisseur de Process Mining peut souvent offrir des conseils spécifiques ou des connecteurs pour rationaliser cette acquisition de données.

Non, le Process Mining est une technique d'analyse non-invasive. Il opère uniquement sur les données historiques exportées d'Expensify. Cela signifie qu'il analyse les événements passés sans interagir avec ni perturber votre système opérationnel en direct ou les workflows de vos utilisateurs.

Les visualisations initiales de processus et l'identification des goulots d'étranglement peuvent souvent être réalisées en quelques semaines après une ingestion et une modélisation réussies des données. La réalisation d'améliorations mesurables, telles que des temps d'approbation réduits, implique généralement une approche itérative d'analyse, de changements de processus et de suivi ultérieur sur plusieurs mois. Le calendrier exact dépend de la complexité de votre processus actuel et de l'étendue des améliorations.

Bien qu'une certaine compétence technique soit utile pour l'extraction et la configuration initiales des données, de nombreuses plateformes modernes de Process Mining sont conçues pour les utilisateurs métier. Elles offrent des interfaces intuitives pour l'analyse, permettant à vos analystes commerciaux ou propriétaires de processus d'obtenir des informations directement. Un support et une formation continus sont généralement disponibles auprès des fournisseurs.

L'exigence technique fondamentale est un accès fiable à vos données d'événements Expensify, généralement via des rapports ou une API, dans un format structuré comme CSV ou une table de base de données. Vous aurez également besoin d'une plateforme logicielle de Process Mining pour ingérer, modéliser et analyser ces données. Cette plateforme peut être basée sur le cloud ou installée sur votre propre infrastructure.

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