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Améliorez votre traitement des paiements des comptes fournisseurs

Un guide en 6 étapes pour l'optimisation des paiements Oracle Fusion
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Améliorez votre traitement des paiements des comptes fournisseurs
Défis (12) Objectifs (12) 6 Étapes Aperçu Résultats Données FAQ (4)

Optimiser les Paiements des Comptes Fournisseurs dans Oracle Fusion Financials

Notre plateforme identifie les goulots d'étranglement cachés et les déviations de processus qui ralentissent vos cycles de paiement. En visualisant chaque étape de votre workflow, vous pouvez détecter les contournements manuels et les approbations redondantes qui nuisent à l'efficacité. Cette visibilité vous permet de rationaliser les opérations et d'assurer des paiements ponctuels à tous vos fournisseurs.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d'efficacité. Suivez notre plan d'amélioration en six étapes et consultez le Guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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L'importance stratégique de l'efficacité du traitement des paiements

Le traitement des paiements des comptes fournisseurs est un élément vital au sein de toute organisation, agissant comme la phase finale du cycle d'approvisionnement. Lorsque ce processus fonctionne efficacement au sein d'Oracle Fusion Financials, il fait plus que simplement payer les factures : il protège le fonds de roulement, renforce les partenariats avec les fournisseurs et assure l'intégrité des rapports financiers. Inversement, un processus non optimisé entraîne souvent des remises pour paiement anticipé manquées, des frais de retard potentiels et une lourde charge administrative pour l'équipe financière. En vous concentrant sur l'optimisation des processus, vous passez d'un dépannage réactif à une approche proactive et stratégique de la gestion de trésorerie. Comprendre le mouvement des fonds et les obstacles qui les ralentissent est la première étape pour transformer votre service des comptes fournisseurs d'un centre de coûts en un moteur de valeur.

Obtenir une transparence totale grâce au Process Mining

Le Process Mining offre une manière révolutionnaire d'examiner vos données Oracle Fusion Financials. Au lieu de vous fier à des rapports statiques ou à des preuves anecdotiques sur les raisons des retards de paiement, le Process Mining extrait les empreintes numériques laissées par chaque facture lorsqu'elle transite par votre système. Cette technologie vous permet de voir le parcours réel d'une facture, y compris toutes les boucles, les goulots d'étranglement et les interventions manuelles que les rapports standard pourraient manquer. Vous pouvez visualiser le parcours de bout en bout, du moment où une facture est reçue jusqu'à ce que le paiement soit compensé et enregistré. Ce niveau de transparence est essentiel pour identifier les causes profondes des frictions, telles que la raison pour laquelle certaines approbations prennent des jours au lieu d'heures ou pourquoi des types de factures spécifiques nécessitent fréquemment une correction manuelle des données. En exploitant vos données existantes, vous obtenez une vue objective et haute définition de vos opérations.

Améliorations ciblées pour des délais plus courts

Pour améliorer le traitement des paiements des comptes fournisseurs, vous devez vous concentrer sur les domaines qui consomment le plus de temps et de ressources. Un domaine principal est le workflow d'approbation. Dans de nombreuses organisations, les factures restent en attente de signatures ou d'approbations électroniques, souvent en raison de hiérarchies complexes ou de règles de routage peu claires au sein d'Oracle Fusion. Le Process Mining met en évidence ces points de blocage, vous permettant de rationaliser les chemins d'approbation. Un autre domaine critique est la réduction du retravail manuel. En analysant les divergences courantes dans le processus de rapprochement, telles que les écarts entre les factures et les bons de commande, vous pouvez mettre en œuvre une meilleure validation des données au point d'entrée. De plus, l'identification des causes des blocages de paiement contribue à réduire le temps de cycle entre la réception de la facture et l'exécution du paiement. Lorsque vous éliminez ces obstacles, vous augmentez le taux de traitement direct, ce qui minimise les erreurs humaines et accélère considérablement l'ensemble du cycle de paiement.

Succès mesurable et gains opérationnels

L'optimisation de vos processus de paiement entraîne une variété d'avantages mesurables qui ont un impact sur le résultat net. Le résultat le plus immédiat est une réduction du temps de cycle total, ce qui signifie que les factures sont traitées et payées beaucoup plus rapidement. Cette rapidité permet à votre organisation de profiter pleinement des remises pour paiement anticipé, ce qui peut représenter une économie annuelle substantielle. De plus, une efficacité améliorée entraîne un coût par facture traitée plus faible, car votre équipe passe moins de temps à la saisie manuelle des données et à la résolution des divergences. Du point de vue de la conformité, un processus clair et optimisé garantit que tous les paiements respectent les politiques internes et les exigences réglementaires. Cette transparence est inestimable lors des audits, car chaque action est documentée et facilement traçable dans l'environnement Oracle. En fin de compte, ces améliorations favorisent de meilleures relations avec vos fournisseurs, qui apprécient la fiabilité et la ponctualité de vos paiements.

Faire les premiers pas vers l'optimisation

Commencer votre parcours d'optimisation commence par un engagement envers la prise de décision basée sur les données. En utilisant ce guide et les templates de Process Mining associés, vous pouvez commencer à découvrir les histoires cachées dans vos données Oracle Fusion Financials. L'objectif n'est pas seulement de voir le processus, mais de comprendre le pourquoi de chaque retard et de chaque inefficacité. À mesure que vous commencez à identifier et à résoudre ces problèmes, vous verrez un effet cumulatif sur votre santé opérationnelle. Nous vous encourageons à examiner attentivement vos workflows actuels, à interagir avec les données et à commencer à mettre en œuvre des changements petits mais percutants. Ce cycle d'amélioration continue améliorera non seulement votre traitement actuel des paiements, mais construira également une fonction financière plus résiliente et agile pour l'avenir.

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Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous impactent

Les workflows d'approbation à plusieurs niveaux se bloquent souvent lorsque les managers sont indisponibles ou que les seuils ne sont pas clairs. Cela entraîne la frustration des fournisseurs, de potentielles interruptions de service et une charge administrative importante pour l'équipe des comptes fournisseurs qui doit obtenir les signatures. ProcessMind suit chaque étape d'approbation au sein d'Oracle Fusion Financials pour identifier les nœuds spécifiques où les factures stagnent. En visualisant le parcours réel d'une facture, vous pouvez reconfigurer les limites d'approbation et automatiser le routage pour garantir une exécution rapide des paiements.

De nombreuses organisations ne parviennent pas à bénéficier de remises pour paiement anticipé lucratives, car leurs délais de traitement internes dépassent les conditions des fournisseurs. Ces économies manquées ont un impact direct sur les résultats financiers et représentent une opportunité gâchée de gestion efficace du capital. En analysant le temps entre la réception des factures et la planification des paiements dans Oracle Fusion Financials, ProcessMind identifie les fournisseurs offrant les meilleures remises et les points de blocage. Cela vous permet de prioriser les factures de grande valeur et d'accélérer le cycle de paiement.

Les divergences entre les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises déclenchent souvent de longs cycles de résolution. Ces boucles de retravail consomment un temps considérable du personnel et retardent le processus comptable, conduisant à des rapports financiers inexacts. Notre plateforme cartographie la transition du rapprochement à la résolution des divergences, montrant exactement pourquoi les factures sont signalées. Grâce à ces informations, vous pouvez améliorer la qualité des données à la source et rationaliser la résolution des enregistrements non concordants dans le traitement des paiements des comptes fournisseurs.

Les factures sont fréquemment mises en attente en raison d'informations manquantes ou de blocages préventifs qui ne sont jamais levés. Ces factures statiques gonflent le rapport d'ancienneté et nécessitent une intervention manuelle pour progresser, diminuant le débit et l'efficacité globale. ProcessMind visualise le cycle de vie des blocages de paiement dans le flux de traitement des paiements des comptes fournisseurs. Vous pouvez identifier les types de blocages les plus courants et automatiser leur levée une fois que des conditions spécifiques sont remplies dans le système.

Le non-respect systématique des échéances de paiement entraîne des frais de retard et nuit aux relations à long terme avec les fournisseurs clés. Lorsque les fournisseurs sont payés en retard, ils peuvent prioriser d'autres clients ou resserrer les conditions de crédit, créant ainsi une tension opérationnelle supplémentaire pour l'entreprise. En surveillant la durée de bout en bout du processus de paiement, ProcessMind identifie les causes profondes des retards. Vous pouvez configurer des alertes proactives pour les factures approchant de leurs dates d'échéance afin d'assurer la conformité avec les conditions convenues dans Oracle Fusion Financials.

Les services des comptes fournisseurs ont souvent du mal à fournir des mises à jour en temps réel aux fournisseurs concernant le statut de leurs paiements. Ce manque de transparence entraîne un afflux de demandes de statut qui détournent le personnel des activités de traitement essentielles et des tâches stratégiques. ProcessMind offre une vue transparente de chaque facture à mesure qu'elle transite par Oracle Fusion Financials. En comprenant le statut en temps réel de chaque paiement, votre équipe peut fournir des informations précises aux parties prenantes et réduire le volume des requêtes manuelles.

Dans les situations d'urgence, le personnel peut tenter de contourner les chemins d'approbation standard pour s'assurer qu'un paiement est effectué. Bien que cela résolve un problème à court terme, cela crée des risques de conformité importants et contourne les contrôles internes conçus pour prévenir la fraude. La plateforme détecte les chemins non conformes qui dévient du workflow établi de traitement des paiements des comptes fournisseurs. Vous pouvez identifier précisément où et pourquoi ces contournements se produisent, permettant une meilleure formation ou les ajustements système nécessaires dans Oracle Fusion Financials.

S'appuyer sur la saisie manuelle pour les détails des factures est lent et sujet aux erreurs humaines. Les erreurs dans les noms de fournisseurs ou les montants entraînent des échecs de paiement et la nécessité d'actions correctives stressantes en fin de cycle. ProcessMind identifie les étapes où l'extraction manuelle des données ralentit le processus. En quantifiant le temps passé sur ces tâches, vous pouvez justifier l'implémentation d'outils d'OCR ou de validation automatisée pour soutenir le traitement des paiements des comptes fournisseurs.

Les organisations mondiales observent souvent de grandes variations dans l'efficacité des paiements entre les différentes unités commerciales ou régions. Cette incohérence rend difficile la standardisation des opérations financières mondiales et le maintien d'une stratégie de flux de trésorerie unifiée. Grâce à l'analyse multidimensionnelle de ProcessMind, vous pouvez comparer la performance de différents codes d'entreprise. Cela révèle les meilleures pratiques des régions performantes qui peuvent être étendues à l'ensemble de l'organisation à l'aide d'Oracle Fusion Financials.

Les exécutions de paiements d'urgence ou hors cycle fréquentes perturbent le calendrier financier standard et augmentent les coûts de transaction. Ces mesures réactives sont souvent le symptôme d'une mauvaise planification ou de goulots d'étranglement sous-jacents dans le processus standard. Nous analysons la fréquence et les causes des exécutions de paiements non standard dans Oracle Fusion Financials. Cela vous permet de traiter les retards en amont qui nécessitent des exécutions d'urgence et de revenir à un calendrier prévisible et rentable.

Sans contrôles stricts, la même facture peut être saisie plusieurs fois dans le système par différents canaux. Si ces doublons ne sont pas détectés, l'organisation risque des pertes financières importantes dues à des trop-payés aux fournisseurs. ProcessMind signale les modèles indiquant des saisies de factures en double ou des activités suspectes. En analysant les attributs uniques de chaque transaction, le système vous aide à identifier et à éliminer ces risques avant l'exécution d'un paiement dans le traitement des paiements des comptes fournisseurs.

Le traitement d'une facture de cinquante dollars coûte souvent autant que celui d'une facture de cinq mille dollars. Lorsque les équipes passent un temps excessif sur des transactions de faible valeur, elles perdent la capacité de se concentrer sur la gestion financière stratégique et les tâches prioritaires. Notre analyse catégorise le temps de traitement des factures par montant et par fournisseur. Vous pouvez identifier des opportunités d'implémenter un traitement automatisé de bout en bout pour les factures à faible risque, libérant ainsi votre équipe pour des tâches plus critiques au sein d'Oracle Fusion Financials.

Objectifs typiques

Définir les critères de succès

Des approbations rapides sont essentielles pour maintenir la confiance des fournisseurs et éviter les frais de retard. En réduisant le temps entre la réception et l'approbation, l'équipe financière peut gérer plus efficacement les flux de trésorerie et s'assurer que toutes les dettes sont reconnues rapidement. Cette accélération a un impact direct sur la santé globale de la chaîne d'approvisionnement et réduit la charge administrative des chefs de département.

ProcessMind identifie les départements ou rôles spécifiques au sein d'Oracle Fusion Financials où les factures restent en attente pendant des périodes prolongées. En visualisant le parcours d'approbation, vous pouvez localiser les retards et mettre en œuvre des rappels automatisés ou des parcours d'escalade pour réduire les temps de cycle jusqu'à quarante pour cent.

Tirer parti des remises fournisseurs est un moyen simple de réduire le coût des marchandises vendues et d'améliorer le résultat net. Cependant, des étapes de traitement complexes entraînent souvent des factures à manquer des échéances critiques, ce qui conduit à des économies perdues. Établir un objectif de capture de toutes les remises disponibles garantit que l'organisation traite son service des comptes fournisseurs comme un centre de valeur plutôt qu'un centre de coûts.

Notre plateforme analyse la relation entre les dates de réception des factures et les dates d'expiration des remises au sein du système. En mettant en évidence les factures qui risquent de manquer leurs fenêtres, ProcessMind permet aux gestionnaires de prioriser les paiements de grande valeur et de rationaliser les workflows spécifiques qui mènent à ces économies.

Les factures qui échouent au rapprochement initial à trois voies nécessitent une enquête manuelle, ce qui consomme un temps considérable du personnel et retarde le paiement. L'augmentation du pourcentage de factures qui sont rapprochées avec succès dès la première tentative réduit les coûts opérationnels et évite les arriérés dans le service des comptes fournisseurs. Cette cohérence est essentielle pour maintenir une opération financière allégée.

En analysant les causes profondes des divergences de rapprochement dans Oracle Fusion Financials, ProcessMind met en évidence les problèmes récurrents avec des fournisseurs ou des types de bons de commande spécifiques. Vous pouvez ensuite corriger les habitudes de saisie des données ou les inexactitudes des données de base pour atteindre un taux de rapprochement au premier passage de quatre-vingt-dix pour cent, réduisant considérablement les interventions manuelles.

Les frais de retard sont des coûts évitables qui épuisent les ressources et nuisent à la réputation de crédit auprès des fournisseurs clés. L'élimination de ces pénalités nécessite une approche proactive de la planification des paiements et une compréhension claire des points de rupture du processus. Cet objectif vise à créer un moteur de paiement fiable qui respecte toutes les conditions contractuelles.

Grâce à une analyse détaillée des tendances, ProcessMind découvre les schémas qui mènent aux retards de paiement, qu'ils soient causés par des erreurs de données fournisseurs ou des goulots d'étranglement internes. Cette perspicacité permet à l'équipe financière de reconcevoir les workflows et de mettre en place des systèmes d'alerte précoce qui signalent les factures approchant de leurs dates d'échéance, garantissant une performance de cent pour cent en temps voulu.

Les blocages et les ajustements manuels introduisent des erreurs humaines et ralentissent le processus de paiement. En réduisant le besoin de ces interventions, l'équipe des comptes fournisseurs peut se concentrer sur des tâches stratégiques plutôt que sur la résolution de problèmes administratifs. Un processus hautement automatisé est plus évolutif et moins sujet à des erreurs coûteuses.

ProcessMind identifie chaque intervention manuelle d'un utilisateur dans le cycle de paiement au sein d'Oracle Fusion Financials. En comprenant les raisons courantes de ces blocages, comme des coordonnées bancaires manquantes ou des codes fiscaux erronés, vous pouvez corriger les problèmes de données sous-jacents et automatiser plus efficacement le déblocage des paiements.

Le contournement des protocoles d'approbation standard crée des risques financiers et complique les pistes d'audit. Le maintien d'une stricte adhésion aux contrôles internes est nécessaire pour la conformité réglementaire et la prévention de la fraude. Cet objectif garantit que chaque facture suit le chemin désigné, quelle que soit son origine ou son montant.

Notre solution fournit un audit complet de chaque chemin de facture, comparant le comportement réel au modèle de processus prévu. ProcessMind signale les déviations en temps réel, permettant à la direction de traiter les approbations non autorisées et de reformer le personnel, garantissant que les métriques de conformité restent à cent pour cent pour toutes les activités de paiement.

L'automatisation réduit la dépendance à la saisie manuelle des données, qui est à la fois lente et sujette aux erreurs. En s'orientant vers un modèle de traitement sans contact, les organisations peuvent gérer des volumes plus importants sans augmenter les effectifs. Cette efficacité est essentielle pour soutenir la croissance de l'entreprise et gérer les opérations mondiales.

ProcessMind évalue les points de contact de chaque facture dans le système pour déterminer quelles étapes sont encore effectuées manuellement. En identifiant ces opportunités d'automatisation, telles que l'échange de données informatisé ou des outils OCR améliorés, vous pouvez évoluer vers un environnement sans contact et diminuer les coûts de traitement par facture.

Des pratiques incohérentes entre les différentes régions entraînent des délais imprévisibles et des niveaux de qualité des données variables. La standardisation du processus de paiement garantit que toutes les unités commerciales fonctionnent selon les mêmes références d'efficacité. Cette uniformité facilite la consolidation des rapports financiers et la mise en œuvre d'améliorations à l'échelle du système.

En comparant les performances des différents codes d'entreprise au sein d'Oracle Fusion Financials, ProcessMind met en évidence les régions qui sont en retard et celles qui excellent. Vous pouvez ensuite adopter les meilleures pratiques des unités très performantes dans l'ensemble de l'organisation, ce qui conduit à une fonction globale des comptes fournisseurs plus cohérente et prévisible.

Les exécutions de paiements d'urgence ou non planifiées sont perturbatrices et souvent plus coûteuses que les cycles réguliers. Un calendrier de paiement stable et prévisible permet une meilleure prévision de trésorerie et réduit le stress de l'équipe financière. La cohérence dans l'exécution est la marque d'un processus de comptes fournisseurs mature et bien géré.

ProcessMind suit la fréquence et les causes des paiements hors cycle. En analysant les données, vous pouvez identifier les déclencheurs de ces exécutions d'urgence et ajuster le calendrier de paiement standard ou les conditions fournisseurs pour répondre plus facilement aux besoins de l'entreprise, réduisant ainsi les activités imprévues de plus de cinquante pour cent.

Payer la même facture deux fois représente une perte financière significative qui exige des efforts considérables pour la récupérer. Prévenir ces doublons au moment de la saisie ou pendant la phase de validation est essentiel pour maintenir l'intégrité financière. Un système de détection robuste protège les liquidités de l'organisation et simplifie le rapprochement.

Notre plateforme analyse les schémas des données de factures pour identifier les doublons potentiels avant qu'ils n'atteignent l'étape du paiement. ProcessMind vous aide à renforcer les règles de validation au sein du système, en veillant à ce que tout attribut concordant, comme le numéro de facture et l'identifiant du fournisseur, soit signalé immédiatement, éliminant ainsi le risque de doubles paiements.

Consacrer le même effort à une petite facture qu'à une grande est inefficace. La mise en œuvre d'un parcours rationalisé pour les factures de faible valeur et à faible risque libère l'équipe pour se concentrer sur des activités financières à fort impact. Cette approche personnalisée optimise l'allocation des ressources et accélère le débit global du département.

ProcessMind aide à définir des seuils pour les factures de faible valeur qui peuvent être traitées rapidement par le système. En surveillant les résultats de ces parcours simplifiés, vous pouvez vous assurer que les risques sont gérés tout en obtenant des temps de cycle significativement plus rapides pour la majorité de votre volume de factures.

Le manque de visibilité sur le statut des paiements entraîne une augmentation des demandes des fournisseurs et une confusion interne. Fournir une vue claire et en temps réel de la position d'une facture dans le processus améliore la communication et permet une meilleure prise de décision. La transparence est le fondement d'un service financier réactif et professionnel.

ProcessMind propose un dashboard qui suit chaque facture de la réception à la compensation finale. Cette visibilité permet aux parties prenantes de voir les goulots d'étranglement se former et fournit à l'équipe des comptes fournisseurs les données nécessaires pour répondre aux requêtes des fournisseurs avec précision et rapidité, ce qui conduit à de meilleures relations avec les fournisseurs et à moins d'interruptions liées au statut.

Parcours d'Amélioration en 6 Étapes pour le Traitement des Paiements des Comptes Fournisseurs

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2

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3

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Analysez votre processus
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Surveillez votre processus
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Que faire

Accédez au template Excel standardisé conçu pour les workflows des comptes fournisseurs Oracle Fusion afin de garantir que l'alignement de vos données corresponde au format requis.

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Pourquoi c'est important

Commencer avec un template structuré prévient les erreurs de mappage de données et garantit que tous les attributs nécessaires de la facture et du paiement sont correctement saisis.

Résultat attendu

Un fichier Excel préformaté, prêt pour vos données Oracle Fusion.

VOS DÉCOUVERTES

Découvrez une Transparence Totale dans Vos Workflows de Paiement

Accédez à une vue complète de votre cycle de paiement au sein d'Oracle Fusion Financials pour identifier précisément où se produisent les retards. Vous obtiendrez une clarté visuelle sur la manière dont les factures passent de l'approbation au décaissement final.
  • Cartographier le processus de paiement de bout en bout réel
  • Identifier les goulots d'étranglement spécifiques de la chaîne d'approbation
  • Détecter les déviations des règles de paiement standard
  • Mesurer les temps de cycle par catégorie de fournisseur
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RÉSULTATS PROUVÉS

Optimiser la Performance de Vos Comptes Fournisseurs Oracle Fusion

En analysant les numéros de facture dans votre environnement Oracle Fusion, notre approche de `Process Mining` identifie les goulots d'étranglement et rationalise l'ensemble du cycle de paiement. Ces métriques mettent en évidence les gains d'efficacité et les réductions de coûts courants dans les services financiers très performants.

0 %
Temps de cycle plus rapides

Réduction moyenne du temps de cycle

Réduire la durée entre la réception de la facture et l'exécution du paiement aide les équipes à maintenir une meilleure liquidité et une plus grande confiance des fournisseurs.
0 %
Capture accrue des remises

Augmentation des économies dues aux paiements anticipés

L'accélération des approbations internes garantit qu'un plus grand nombre de factures sont éligibles aux remises pour paiement anticipé, ce qui a un impact direct sur le résultat net.
0 %
Taux d'automatisation plus élevés

Croissance du traitement direct

L'optimisation du moteur de rapprochement dans Oracle Fusion réduit les interventions manuelles et diminue considérablement le coût par facture traitée.
0 %
Moins de frais de retard de paiement

Réduction des factures en souffrance

L'élimination des goulots d'étranglement du processus prévient les pénalités coûteuses et évite le risque de blocages de crédit de la part des fournisseurs critiques.
0 %
Boucles de retravail éliminées

Réduction de la résolution des écarts

L'identification de la cause profonde des erreurs de rapprochement permet une saisie de données plus propre et moins d'interventions manuelles de l'équipe des comptes fournisseurs.

Les résultats réels dépendent de la complexité du processus, de l'intégrité des `données` et des `workflows` organisationnels spécifiques. Ces chiffres illustrent les améliorations typiques observées lors de nos implémentations clients.

Données recommandées

Commencez par ces attributs et activités principaux, puis développez votre analyse selon vos besoins.
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs

Points de données clés à capturer pour l'analyse

Le nom du fournisseur émetteur de la facture.

Pourquoi c'est important

Il permet la segmentation de la performance du processus par fournisseur pour la gestion des relations.

La valeur monétaire totale de la facture.

Pourquoi c'est important

Il quantifie l'impact financier du cas et soutient la priorisation des risques.

La date imprimée sur la facture par le fournisseur.

Pourquoi c'est important

C'est le point de référence pour les calculs d'échéances de paiement et l'analyse d'ancienneté.

L'unité opérationnelle ou l'entité commerciale responsable de la facture.

Pourquoi c'est important

Il permet une analyse comparative des performances entre différentes entités organisationnelles.

Les conditions convenues pour les délais de paiement et les remises.

Pourquoi c'est important

Il définit les objectifs de performance pour la ponctualité des paiements et la capture des remises.

La date à laquelle le paiement doit être effectué pour éviter les pénalités.

Pourquoi c'est important

C'est la date cible critique pour mesurer la performance des paiements à temps.

La date à laquelle le paiement a été réellement exécuté ou compensé.

Pourquoi c'est important

Il marque l'achèvement de la transaction financière et du cycle de vie du processus.

Le numéro de référence du bon de commande associé.

Pourquoi c'est important

Il distingue les factures adossées à un bon de commande (PO) et celles non adossées à un PO, qui ont des comportements de processus différents.

L'identifiant utilisateur ou le nom de la personne qui a saisi la facture.

Pourquoi c'est important

Il permet une analyse des performances au niveau des ressources et des vérifications de la séparation des tâches.

La classification de la facture (par exemple, Standard, Avoir).

Pourquoi c'est important

Il permet de distinguer ce qui est comparable dans les analyses de performance des processus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

La création initiale de l'enregistrement de facture dans le système Oracle Fusion Payables. Cela capture l'horodatage lorsque l'en-tête de facture est pour la première fois enregistré dans la base de données, qu'il soit saisi manuellement ou importé via IDR/interface.

Pourquoi c'est important

Établit l'heure de début du processus pour les calculs de temps de cycle et l'analyse d'ancienneté. Essentiel pour mesurer le décalage entre la réception et la saisie.

L'association d'une ligne de facture à un bon de commande (PO) ou à un reçu. Cela indique que le processus de rapprochement à 3 voies ou à 2 voies a eu lieu lors de la saisie de la ligne.

Pourquoi c'est important

Critique pour analyser le 'Rendement du premier passage' et identifier où le rapprochement automatisé échoue. Des taux de rapprochement faibles entraînent un retravail manuel.

Le statut de la facture passe à 'Validée', indiquant qu'elle a passé les contrôles d'intégrité du système, le calcul des taxes et les règles de rapprochement. C'est un prérequis pour l'approbation et le paiement.

Pourquoi c'est important

Marque la transition de la saisie de données vers le workflow d'approbation/paiement. Les retards à ce stade indiquent des problèmes de qualité des données ou des erreurs de configuration.

Une retenue système ou manuelle est placée sur la facture, empêchant le paiement. Cela inclut les écarts de quantité, les écarts de prix ou les retenues manuelles 'Facture à réviser'.

Pourquoi c'est important

L'indicateur principal des frictions de processus. L'analyse des raisons de blocage aide à identifier les problèmes de conformité des fournisseurs ou les lacunes des processus internes.

L'approbation finale est accordée au sein du workflow. Le statut de la facture passe à 'Approuvé par workflow' ou 'Approuvé manuellement'.

Pourquoi c'est important

Une étape majeure qui valide la facture pour la sélection du paiement. Des écarts importants avant cette étape indiquent des goulots d'étranglement dans le processus d'approbation.

Le document de paiement (Chèque, Virement Électronique, Virement Bancaire) est généré. Cela réduit la dette et marque l'exécution du paiement.

Pourquoi c'est important

L'horodatage de 'Fin' (Stop) pour le temps de cycle. La comparaison avec la date d'échéance détermine les métriques de 'Paiement en retard' et de 'Réalisation des remises'.

La facture est annulée ou invalidée, mettant ainsi fin à l'instance de processus sans paiement.

Pourquoi c'est important

Représente un effort gaspillé. Des taux d'annulation élevés indiquent généralement des saisies en double en amont ou une mauvaise qualité des données fournisseurs.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining se connecte à vos tables Oracle Fusion Financials pour visualiser chaque étape du cycle de vie des factures, de la création au paiement final. En utilisant le numéro de facture comme identifiant de dossier (case identifier), vous pouvez identifier précisément les goulots d'étranglement, tels que les retards d'approbation ou les erreurs de rapprochement, sans audit manuel.

Vous devez extraire les données transactionnelles de tables telles que AP INVOICES ALL et AP INVOICE LINES ALL, ainsi que l'historique d'action associé. Les exigences principales sont le numéro de facture, les descriptions d'activité comme Facture Validée ou Paiement Créé, et les horodatages correspondants pour chaque événement.

La plupart des organisations peuvent visualiser leurs premières cartes de processus en deux à quatre semaines une fois la connexion de données établie. Ce délai inclut l'extraction initiale des données, la cartographie des journaux d'événements (event logs) et la validation des flux de processus par rapport à la logique métier attendue.

Oui, l'outil identifie les relations fournisseurs spécifiques où les remises sont fréquemment manquées en raison de retards de traitement internes. En mettant en évidence ces goulots d'étranglement en temps réel, vous pouvez prioriser les factures de grande valeur et ajuster les workflows pour garantir que les paiements sont exécutés dans la fenêtre de remise.

Non, le Process Mining est une technologie non invasive qui fonctionne en analysant les données déjà stockées dans votre système. Il lit les journaux (logs) et les tables de transactions pour reconstituer le processus, il n'est donc pas nécessaire de modifier vos workflows ou paramètres de configuration actuels au sein d'Oracle.

La plateforme suit l'application et la suppression des blocages de paiement comme des événements distincts dans la chronologie de la facture. Cela vous permet de mesurer la durée exacte de chaque blocage et de déterminer si les interventions manuelles sont à l'origine de pénalités de retard de paiement ou de frictions avec les fournisseurs.

En analysant les modèles dans les métadonnées des factures, telles que les noms de fournisseurs, les montants et les dates, le Process Mining peut signaler les doublons potentiels qui contournent les contrôles système standard. Cette analyse proactive aide à prévenir les fuites financières et réduit l'effort requis pour les audits de recouvrement.

Vous avez généralement besoin d'une connexion sécurisée à votre environnement Oracle Cloud pour extraire les fichiers de données nécessaires ou utiliser un connecteur basé sur API. Le traitement lui-même se déroule généralement dans un environnement cloud dédié, ce qui signifie que vos exigences en matière d'infrastructure informatique locale sont minimales.

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