Votre modèle de données Record to Report - Écritures de journal

SAP ECC
Votre modèle de données Record to Report - Écritures de journal

Votre modèle de données Record to Report - Écritures de journal

Ce modèle fournit une feuille de route claire pour la collecte des données nécessaires à l'analyse et à l'optimisation de votre processus Record to Report - Écritures de journal. Il décrit les attributs essentiels à collecter, les activités critiques à suivre et des conseils pratiques pour extraire ces informations de SAP ECC. En suivant ce modèle, vous garantirez un ensemble de données robuste pour découvrir les inefficacités et améliorer vos rapports financiers.
  • Attributs recommandés pour une analyse approfondie
  • Activités clés d'écritures comptables à suivre
  • Guide pratique d'extraction de données pour SAP ECC
Nouveau dans les journaux d'événements ? Apprenez comment créer un journal d'événements Process Mining.

Attributs Record to Report - Écritures comptables

Ce sont les champs de données recommandés à inclure dans votre event log pour une analyse complète de votre processus Record to Report - Écritures comptables au sein de SAP ECC.
5 Obligatoire 6 Recommandé 8 Facultatif
Nom Description
Heure de l'événement
EventTime
L'horodatage indiquant quand une activité ou un événement spécifique s'est produit pour l'écriture comptable.
Description

L'heure de l'événement fournit la date et l'heure exactes pour chaque activité du processus d'écritures comptables. Ces données sont cruciales pour le calcul de toutes les métriques basées sur le temps, telles que les temps de cycle, les durées de traitement et les retards entre les étapes. La source de cet horodatage varie selon l'activité ; il peut s'agir de la date/heure de création du document (CPUDT/CPUTM) ou des horodatages de modification provenant des journaux (CDHDR-UDATE/UTIME).

En analyse, l'heure de l'événement est utilisée pour ordonner les événements chronologiquement, formant la base de la carte de processus. Elle est essentielle pour le calcul de tous les KPI liés au temps, tels que le temps de cycle moyen des écritures comptables, le temps d'approbation moyen et le temps entre l'approbation et la comptabilisation.

Pourquoi c'est important

Cet horodatage est la base de toutes les analyses temporelles, permettant le calcul des temps de cycle, des durées et des goulots d'étranglement.

Où obtenir

Provenant de divers champs selon l'activité, principalement l'horodatage de création (CPUDT, CPUTM) de BKPF ou les horodatages de documents de modification (UDATE, UTIME) de CDHDR.

Exemples
2023-10-26T09:00:00Z2023-10-26T14:30:15Z2023-10-27T11:05:00Z
ID d'écriture comptable
JournalEntryId
L'identifiant unique pour un document comptable financier, combinant le code société, le numéro de document et l'année fiscale.
Description

L'ID d'écriture comptable (Journal Entry ID) est l'identifiant de cas principal pour suivre le cycle de vie d'une écriture comptable. C'est une clé composite, généralement formée en concaténant le code société (BUKRS), le numéro de document (BELNR) et l'année fiscale (GJAHR) pour assurer l'unicité à travers l'ensemble du système SAP.

Dans l'analyse des processus, cet ID relie toutes les activités associées, telles que la création, le pré-enregistrement, la soumission, l'approbation, le rejet et la comptabilisation. En traçant cet identifiant, nous pouvons construire le parcours de bout en bout de chaque écriture comptable, mesurer les temps de cycle et identifier les déviations de processus ou les goulots d'étranglement pour des écritures spécifiques.

Pourquoi c'est important

C'est la clé essentielle pour suivre une écriture comptable de sa création à sa comptabilisation finale, permettant une analyse de processus de bout en bout et une comparaison des variantes.

Où obtenir

C'est un attribut dérivé, généralement une concaténation de champs de la table BKPF : Code société (BUKRS), Numéro de document (BELNR) et Année fiscale (GJAHR).

Exemples
1000-1000000123-20232000-1900000456-20231000-1800000789-2024
Nom de l'activité
ActivityName
Le nom de l'activité commerciale ou de l'événement qui s'est produit à un moment précis du processus d'écritures comptables.
Description

Le Nom de l'Activité décrit une étape spécifique du cycle de vie de l'écriture comptable, telle que 'Écriture comptable créée', 'Écriture comptable approuvée' ou 'Écriture comptable comptabilisée'. Cet attribut est généralement dérivé de multiples sources dans SAP, y compris les codes de transaction (TCODE), les journaux de modifications de documents (tables CDHDR et CDPOS) et les champs de statut de document.

L'analyse des activités est le cœur du process mining. Elle permet la visualisation de la cartographie des processus, le calcul des temps de transition entre les étapes et l'identification des boucles de retravail (par exemple, 'Écriture comptable rejetée' suivie de 'Écriture comptable corrigée'). Ces données sont fondamentales pour les dashboards liés aux temps de cycle, aux taux de retravail et aux variantes de processus.

Pourquoi c'est important

Il définit les étapes de la cartographie des processus, permettant de visualiser, d'analyser et d'optimiser le workflow des écritures comptables.

Où obtenir

Dérivé de diverses sources, y compris les codes de transaction dans BKPF (TCODE), le statut du document, et les journaux de workflow dans des tables comme SWW_WI2OBJ, ou les documents de modification dans CDHDR et CDPOS.

Exemples
Écriture de journal crééeÉcriture comptable approuvéeÉcriture comptable rejetéeÉcriture comptable comptabilisée
Dernière mise à jour des données
LastDataUpdate
L'horodatage indiquant la dernière extraction ou le dernier rafraîchissement des données depuis le système source.
Description

Cet attribut enregistre la date et l'heure de la dernière extraction de données de SAP ECC. C'est un champ de métadonnées essentiel pour comprendre la fraîcheur et l'actualité des données analysées.

Dans tout dashboard ou analyse de process mining, connaître l'heure de la dernière mise à jour est crucial pour que les utilisateurs fassent confiance aux données et prennent des décisions éclairées. Cela aide à répondre à la question : "Ces informations sont-elles à jour ?".

Pourquoi c'est important

Informe les utilisateurs de la fraîcheur des données, garantissant qu'ils comprennent la période d'analyse et peuvent faire confiance aux résultats.

Où obtenir

C'est un champ de métadonnées généré et stocké par l'outil d'extraction de données ou le processus ETL au moment de l'actualisation des données.

Exemples
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z2024-05-22T04:00:00Z
Système source
SourceSystem
Le `système` d'où les `données` du `processus` ont été extraites.
Description

Cet attribut identifie l'origine des données, qui dans ce cas est l'instance spécifique de SAP ECC. C'est typiquement une valeur statique ajoutée pendant le processus d'extraction de données.

Bien que simple, cet attribut est important dans les environnements avec plusieurs ERP ou sources de données. Il garantit que la lignée des données est claire et permet de filtrer ou de segmenter l'analyse par système d'origine.

Pourquoi c'est important

Fournit une lignée de données claire et est essentiel pour le suivi de la qualité des données, en particulier dans les environnements avec plusieurs systèmes sources.

Où obtenir

C'est typiquement une valeur statique ajoutée pendant le processus de transformation des données, identifiant l'instance spécifique de SAP ECC (par exemple, 'ECC_PROD_100').

Exemples
SAP ECC EHP8ECC_FIN_PRODSAP_ERP_60
Code de transaction
TransactionCode
Le code de transaction SAP utilisé pour créer ou traiter l'écriture comptable.
Description

Le code de transaction (T-Code) est un identifiant unique pour une fonction ou un programme spécifique dans SAP. Pour les écritures comptables, il indique comment l'écriture a été créée, par exemple, manuellement (FB01, F-02), via le pré-enregistrement (FV50), ou par une interface automatisée.

Cet attribut est inestimable pour le dashboard 'Optimisation des activités manuelles'. En analysant le T-Code, nous pouvons distinguer les activités manuelles des activités automatisées, identifier les processus manuels les plus chronophages et repérer les opportunités d'automatisation pour réduire l'effort manuel et améliorer l'efficacité.

Pourquoi c'est important

Aide à différencier les processus manuels et automatisés, identifiant les opportunités d'automatisation et de standardisation des processus.

Où obtenir

Situé dans la table d'en-tête de document BKPF, champ TCODE.

Exemples
FB01F-02FV50FBD1
Code société
CompanyCode
L'unité organisationnelle représentant une entité juridique indépendante pour laquelle des états financiers sont préparés.
Description

Le code société (Company Code) est une unité organisationnelle fondamentale dans SAP Financials. Il représente une entreprise juridiquement indépendante et est un champ clé dans l'en-tête du document d'écriture comptable.

Cet attribut est essentiel pour segmenter l'analyse des processus par entité juridique. Il permet de comparer les performances des processus, les taux de conformité et les résultats des KPI à travers les différentes parties de l'entreprise. Par exemple, il peut aider à identifier si les retards d'approbation ou les taux d'annulation élevés sont spécifiques à certains codes société.

Pourquoi c'est important

Permet de filtrer et de comparer la performance des processus entre différentes entités légales ou unités commerciales au sein de l'organisation.

Où obtenir

Situé dans la table d'en-tête de document BKPF, champ BUKRS.

Exemples
10002000US01DE01
Date de comptabilisation
PostingDate
La date à laquelle la transaction est enregistrée dans le grand livre général, affectant la période financière.
Description

La date de comptabilisation (Posting Date) détermine la période fiscale durant laquelle l'écriture comptable est prise en compte. C'est un champ de date critique du point de vue financier et de la conformité, car il doit s'aligner avec les calendriers de clôture des périodes comptables et les réglementations.

Dans le process mining, cette date est utilisée pour surveiller la conformité. Le dashboard 'Suivi de l'adhésion à la conformité' et le KPI 'Taux de conformité' utilisent cet attribut pour vérifier si les écritures sont comptabilisées dans la bonne période. Il peut également être utilisé pour analyser les tendances des volumes d'écritures comptables au fil du temps.

Pourquoi c'est important

Crucial pour les rapports financiers et l'analyse de conformité, garantissant que les écritures sont comptabilisées dans la bonne période comptable.

Où obtenir

Situé dans la table d'en-tête de document BKPF, champ BUDAT.

Exemples
2023-10-312023-11-302024-01-15
Est annulée
IsReversed
Un indicateur booléen signalant si l'écriture comptable a été annulée.
Description

Cet indicateur identifie les écritures comptables qui ont été ultérieurement annulées par un autre document comptable. Dans SAP, un document annulé est lié au document d'annulation, fournissant une piste d'audit claire.

Cet attribut est fondamental pour le dashboard 'Analyse des annulations d'écritures comptables' et le KPI 'Taux d'annulation des écritures comptables'. Il permet d'isoler les écritures annulées pour enquêter sur les causes profondes, telles que les erreurs de saisie de données ou les traitements comptables incorrects, dans le but de réduire la fréquence des annulations.

Pourquoi c'est important

Prend directement en charge l'analyse des annulations en signalant les écritures qui ont été annulées ultérieurement, aidant à identifier les causes profondes des erreurs et à améliorer l'intégrité des données.

Où obtenir

Dérivé du champ Numéro de document d'annulation (STBLG) dans la table BKPF. Si STBLG n'est pas vide, le drapeau est vrai.

Exemples
truefaux
Type de document
DocumentType
Une classification pour les documents comptables qui contrôle la manière dont ils sont traités et stockés.
Description

Le type de document (Document Type) distingue différents types de transactions commerciales, telles qu'une écriture de grand livre général (SA), une facture fournisseur (KR) ou une comptabilisation d'immobilisation (AA). Il est défini lors de la configuration du système et attribué à chaque écriture comptable.

C'est un attribut critique pour l'analyse car il permet de segmenter le processus par la nature de la transaction. Le dashboard 'Débit des écritures comptables par type' et le KPI 'Temps de cycle moyen par type d'écriture comptable' dépendent directement de ce champ. Il aide à découvrir si certains types d'écritures sont plus sujets aux retards, au retravail ou aux annulations.

Pourquoi c'est important

Permet la segmentation de l'analyse par type de transaction, aidant à identifier si les problèmes de processus sont spécifiques à certains types d'écritures comptables.

Où obtenir

Situé dans la table d'en-tête de document BKPF, champ BLART.

Exemples
SAKRREAA
Utilisateur
User
L'ID utilisateur SAP de la personne qui a créé ou modifié l'écriture comptable.
Description

Cet attribut capture le nom d'utilisateur SAP (username) responsable d'une activité donnée, telle que la création, le pré-enregistrement ou la comptabilisation d'un document. Il est directement extrait de l'en-tête du document ou des tables du journal des modifications.

L'analyse de l'attribut Utilisateur (User) est essentielle pour comprendre la performance de l'équipe et individuelle. Elle soutient le dashboard 'Productivité des utilisateurs' en suivant les volumes d'activité et les temps de traitement par utilisateur. Elle aide également à identifier qui est impliqué dans les boucles de retravail, les annulations ou les écarts de conformité, permettant des formations ciblées ou des améliorations de processus.

Pourquoi c'est important

Identifie l'utilisateur responsable de chaque activité, permettant l'analyse des performances des utilisateurs, de la répartition de la charge de travail et des schémas de retravail.

Où obtenir

Généralement à partir de la table BKPF (champ USNAM pour le créateur) ou de la table CDHDR (champ USERNAME pour le modificateur).

Exemples
ABROWNCJONESDSMITH
Centre de coûts
CostCenter
Une unité organisationnelle au sein d'un périmètre de contrôle qui représente un lieu où les coûts sont engagés.
Description

Le centre de coûts (Cost Center) est un élément clé de la donnée de base du module Contrôle de gestion (CO), souvent attribué au niveau du poste d'écriture comptable. Il est utilisé pour suivre les coûts d'un département, d'une fonction ou d'un emplacement spécifique.

L'inclusion du centre de coûts permet une analyse plus granulaire du processus d'écritures comptables. Elle peut aider à déterminer si certains départements génèrent plus de retravail, ont des temps de cycle plus longs ou sont responsables d'un volume plus élevé d'écritures manuelles. Cela permet une vue départementale de l'efficacité du processus.

Pourquoi c'est important

Permet l'analyse de la performance des processus par service ou domaine fonctionnel, aidant à identifier les inefficacités localisées.

Où obtenir

Situé dans la table des postes de document BSEG, champ KOSTL.

Exemples
4100CC_FINANCE_US10010101
Clé de devise
CurrencyKey
Le code de devise pour les montants enregistrés dans l'écriture comptable.
Description

Cet attribut spécifie la devise de l'écriture comptable, telle que USD, EUR ou JPY. Il fournit un contexte pour tous les montants financiers associés au document.

Bien que n'étant pas toujours une dimension d'analyse principale, il est crucial pour interpréter correctement les valeurs monétaires. Il peut également être utilisé pour segmenter l'analyse dans les organisations mondiales afin de voir si les processus diffèrent pour les écritures en devises étrangères par rapport aux devises locales.

Pourquoi c'est important

Fournit le contexte nécessaire pour toutes les valeurs monétaires, garantissant une analyse et une interprétation financières précises.

Où obtenir

Situé dans la table d'en-tête de document BKPF, champ WAERS.

Exemples
USDEURGBPJPY
Est pré-enregistré
IsParked
Un indicateur booléen signalant si l'écriture comptable a été enregistrée comme document mis en attente avant d'être comptabilisée.
Description

Le pré-enregistrement d'un document permet à un utilisateur de sauvegarder une écriture comptable incomplète sans qu'elle n'affecte les soldes financiers. Elle peut ensuite être complétée ou révisée par un autre utilisateur avant la comptabilisation. Cet indicateur identifie les écritures qui sont passées par une étape de pré-enregistrement.

L'analyse de cet attribut aide à comprendre l'utilisation de la fonction de pré-enregistrement. Elle peut révéler si le pré-enregistrement est utilisé comme une étape de révision informelle, pouvant entraîner des retards. Elle soutient l'analyse du temps de cycle de bout en bout, en distinguant les écritures qui sont comptabilisées directement de celles qui sont d'abord pré-enregistrées.

Pourquoi c'est important

Identifie les écritures utilisant la fonction de pré-enregistrement, qui peut être une source de délai ou un indicateur d'un processus de révision informel.

Où obtenir

Dérivé du champ de statut du document (BSTAT) dans la table BKPF. Un 'V' indique un document mis en attente.

Exemples
truefaux
Est un retravail
IsRework
Un indicateur booléen signalant si une écriture comptable a subi un cycle de reprise, par exemple, ayant été rejetée puis corrigée.
Description

Cet indicateur identifie les cas qui ont dévié du 'chemin optimal' (happy path) et ont nécessité une action corrective. Il est généralement défini sur vrai si une séquence d'activités comme 'Écriture comptable rejetée' suivie de 'Écriture comptable corrigée' est observée pour une écriture comptable donnée.

Cet attribut est essentiel pour le calcul du KPI 'Taux de retravail des écritures comptables' et pour l'analyse sur le dashboard 'Taux de retravail et de rejet'. Il aide à quantifier l'étendue de l'inefficacité du processus et fournit une base pour enquêter sur les causes profondes du retravail, telles que des exigences peu claires ou une documentation insuffisante.

Pourquoi c'est important

Signale les écritures qui ont nécessité une correction, permettant de quantifier les reprises et d'analyser leurs causes profondes pour améliorer les taux de "juste du premier coup".

Où obtenir

Il s'agit d'un attribut calculé, dérivé de l'analyse de la séquence d'activités pour un cas. Une boucle de retravail est identifiée si une activité de rejet ou de correction se produit.

Exemples
truefaux
Montant total du document
TotalDocumentAmount
La valeur totale de l'écriture comptable dans la devise du document.
Description

Cet attribut représente la valeur financière totale de l'écriture comptable. Il est généralement calculé en sommant les valeurs absolues de tous les postes de débit ou de crédit associés au document.

L'analyse du processus par valeur financière peut révéler des schémas importants. Par exemple, les écritures de grande valeur peuvent suivre un chemin d'approbation différent, plus rigoureux. Cet attribut peut être utilisé pour filtrer ou segmenter l'analyse afin de voir si les temps de cycle, les taux de rejet ou les retards d'approbation sont corrélés avec le montant de l'écriture.

Pourquoi c'est important

Permet une analyse d'impact financier, comme la corrélation des temps de traitement ou des taux de rejet avec la valeur monétaire des écritures comptables.

Où obtenir

C'est un champ calculé, dérivé de l'agrégation du champ montant (WRBTR ou DMBTR) de tous les postes de la table BSEG pour une écriture comptable donnée.

Exemples
1500.0025000.75125.50
Raison de l'annulation
ReversalReason
Un code indiquant la raison pour laquelle une écriture comptable a été annulée.
Description

Lorsqu'un document est annulé, SAP permet à l'utilisateur de spécifier un code motif. Ce code fournit des informations structurées sur la raison de l'annulation, par exemple, une date de comptabilisation incorrecte ou une erreur de saisie des données.

Cet attribut est une donnée essentielle pour le tableau de bord 'Analyse des annulations d'écritures de journal'. En analysant les raisons d'annulation les plus fréquentes, les organisations peuvent identifier des problèmes systémiques dans leurs processus ou des lacunes en matière de formation, et prendre des mesures ciblées pour prévenir les erreurs futures et réduire le taux d'annulation.

Pourquoi c'est important

Offre un aperçu direct des raisons des annulations, permettant une analyse ciblée des causes profondes pour réduire les erreurs futures.

Où obtenir

Situé dans la table d'en-tête de document BKPF, champ STGRD.

Exemples
010205
Temps d'approbation
ApprovalTime
Le temps écoulé entre la soumission d'une écriture comptable pour approbation et son approbation ou son rejet.
Description

Cette métrique évalue la durée du sous-processus d'approbation, qui contribue souvent de manière significative au temps de cycle global. Elle est calculée comme la différence de temps entre l'activité 'Saisie de journal soumise' et l'activité correspondante 'Saisie de journal approuvée' ou 'Saisie de journal rejetée'.

Le temps d'approbation est la métrique clé pour le tableau de bord 'Performance d'approbation des écritures de journal' et le KPI 'Temps moyen d'approbation des écritures de journal'. L'analyse de cette durée permet d'identifier les goulots d'étranglement dans le flux d'approbation, de mesurer la performance des approbateurs et de justifier des modifications de processus, comme l'ajustement des seuils d'approbation.

Pourquoi c'est important

Quantifie la durée de l'étape d'approbation, aidant à identifier et à résoudre les retards dans le workflow de révision et d'approbation.

Où obtenir

Calculé en soustrayant l'horodatage de l'événement 'Écriture comptable soumise' de l'événement 'Écriture comptable approuvée' ou 'Écriture comptable rejetée'.

Exemples
P1DT2HPT4H15MP3D
Temps de cycle
CycleTime
Le temps total écoulé entre la création de la première activité d'écriture comptable et l'activité de comptabilisation finale.
Description

Le temps de cycle est un indicateur clé de performance qui mesure la durée de bout en bout du processus d'écritures comptables. Il est calculé en prenant la différence entre l'horodatage de l'événement de comptabilisation finale et l'événement de création initiale pour une seule écriture comptable.

Cette métrique calculée est la mesure principale sur le dashboard 'Temps de cycle de bout en bout des écritures comptables' et l'indicateur clé de performance (KPI) 'Temps de cycle moyen des écritures comptables'. Elle offre une vue d'ensemble de l'efficacité globale du processus et est utilisée pour suivre l'impact des initiatives d'amélioration au fil du temps.

Pourquoi c'est important

Mesure l'efficacité globale de bout en bout du processus, fournissant une métrique clé pour identifier les goulots d'étranglement et suivre les améliorations.

Où obtenir

Calculé en soustrayant l'horodatage du premier événement de l'horodatage du dernier événement pour chaque cas (JournalEntryId).

Exemples
P2DT3H15MPT8H30MP5D
Obligatoire Recommandé Facultatif

Activités Record to Report - Écritures comptables

Ce sont les étapes clés du processus et les jalons à capturer dans votre event log pour une découverte de processus précise et l'optimisation des écritures comptables.
5 Recommandé 9 Facultatif
Activité Description
Annulation d'écriture comptable traitée
Cette activité marque l'annulation d'une écriture comptable précédemment comptabilisée. Une annulation est un nouveau document comptable qui annule l'écriture originale.
Pourquoi c'est important

C'est un événement critique pour mesurer la qualité des données et la précision des processus. Un taux élevé d'annulations indique des problèmes systémiques dans les étapes initiales de saisie de données ou d'approbation, et chaque annulation représente un retravail.

Où obtenir

Cet événement est identifié dans l'en-tête du document original (table BKPF). Lorsqu'un document est annulé, SAP renseigne le numéro du document d'annulation (BKPF-STBLG) et le motif d'annulation (BKPF-STGRD). L'horodatage de l'événement est la date de comptabilisation du nouveau document d'annulation.

Capture

Identifier quand BKPF-STBLG est renseigné sur le document original ; l'horodatage est la date de comptabilisation du document d'annulation.

Type d'événement explicit
Écriture comptable approuvée
Cette activité marque l'approbation finale d'une écriture comptable au sein d'un workflow, la rendant éligible pour la comptabilisation. Cet événement est capturé à partir du journal du workflow lorsque l'étape finale de 'libération' ou d''approbation' est terminée.
Pourquoi c'est important

C'est un jalon clé qui conclut le processus d'approbation. La durée menant à cette activité est un KPI critique pour l'efficacité de l'approbation, et le temps écoulé entre cet événement et la comptabilisation mesure le décalage post-approbation.

Où obtenir

Déduit de l'horodatage de l'achèvement de l'étape finale d'approbation dans le journal du workflow SAP Business. Il s'agit de la dernière action d'approbation avant que le document ne soit comptabilisé ou préparé pour la comptabilisation.

Capture

Identifier l'achèvement de l'étape finale de 'libération' ou d''approbation' dans les journaux de workflow.

Type d'événement inferred
Écriture comptable comptabilisée
C'est l'activité centrale où l'écriture comptable est officiellement enregistrée dans le grand livre général, impactant les états financiers. Cet événement est capturé explicitement lorsque le statut du document est défini sur 'comptabilisé' et qu'une date de comptabilisation est attribuée.
Pourquoi c'est important

C'est le jalon le plus important, signifiant le traitement réussi d'une écriture comptable. Le temps de cycle de bout en bout est souvent mesuré jusqu'à ce point, et c'est un événement clé pour l'analyse de la clôture financière.

Où obtenir

Identifié lorsqu'un document de la table BKPF a une date de comptabilisation (BKPF-BUDAT). Pour les documents pré-enregistrés, cela correspond au moment où le statut BKPF-BSTAT passe de 'V' à vide. L'horodatage de la comptabilisation est la date de saisie BKPF-CPUDT.

Capture

Identifier quand BKPF-BSTAT passe de 'V' à vide, ou pour les comptabilisations directes, l'événement de création.

Type d'événement explicit
Écriture comptable pré-enregistrée
Cette activité marque la création initiale d'une écriture comptable dans un état préliminaire, avant qu'elle ne soit officiellement comptabilisée dans le grand livre général. Cela est capturé explicitement dans SAP lorsqu'un utilisateur sauvegarde un document à l'aide d'une transaction de pré-enregistrement, définissant le statut du document comme 'pré-enregistré'.
Pourquoi c'est important

C'est un événement de démarrage critique pour les processus impliquant la révision et l'approbation. L'analyse du temps entre le pré-enregistrement et la comptabilisation aide à identifier les retards dans les phases de pré-comptabilisation et d'approbation.

Où obtenir

Cet événement est identifié à partir de la table d'en-tête de document BKPF. Un document est considéré comme pré-enregistré lorsqu'il est créé avec un statut BKPF-BSTAT = 'V'. L'horodatage de l'événement est la date et l'heure de création, BKPF-CPUDT et BKPF-CPUTM.

Capture

Identifier la création de document dans BKPF où BKPF-BSTAT est 'V'.

Type d'événement explicit
Écriture comptable soumise
Cette activité signifie qu'une écriture comptable pré-enregistrée a été finalisée par son créateur et est maintenant prête pour la révision et l'approbation. Elle est généralement capturée par l'initiation d'une tâche du workflow SAP Business associée au document pré-enregistré.
Pourquoi c'est important

Cela marque le transfert du créateur à l'approbateur, déclenchant le calcul des KPI de temps de cycle d'approbation. C'est un jalon clé pour mesurer l'efficacité du workflow d'approbation.

Où obtenir

Déduit de l'heure de début de l'instance de workflow d'approbation liée à l'objet document financier. Cela nécessite d'analyser les tables de journal du workflow comme SWW_WI2OBJ pour trouver le workflow démarré pour le code société, le numéro de document et l'année fiscale spécifiques.

Capture

Identifier l'événement de début du workflow pour l'objet document pré-enregistré.

Type d'événement inferred
Comptabilisation inter-sociétés identifiée
Une activité calculée qui signale une écriture comptable affectant plus d'un code société. Ceci est déterminé par l'analyse des postes d'un même document financier.
Pourquoi c'est important

Les transactions inter-sociétés peuvent avoir des exigences de traitement et d'approbation plus complexes. Les identifier permet une analyse distincte de leurs temps de cycle et de leurs chemins de processus pour trouver des goulots d'étranglement uniques.

Où obtenir

Calculé en examinant la table des postes BSEG pour un numéro de document donné (BELNR). Si les postes contiennent plus d'un code société distinct (BSEG-BUKRS), l'écriture est une comptabilisation inter-sociétés.

Capture

Vérifier si plusieurs valeurs uniques de BSEG-BUKRS existent pour un seul BKPF-BELNR.

Type d'événement calculated
Documentation jointe
Cette activité représente un utilisateur joignant des documents justificatifs, tels que des factures ou des feuilles de calcul, à l'écriture comptable. Cet événement n'est pas explicitement enregistré comme un événement comptable standard et est généralement déduit en vérifiant la création de pièces jointes liées à l'objet document comptable.
Pourquoi c'est important

Le suivi de cette activité aide à vérifier la conformité aux politiques exigeant une documentation. Les retards dans l'attachement des documents peuvent être une cause profonde de cycles d'approbation prolongés.

Où obtenir

Il est difficile de capturer cet événement de manière fiable en tant qu'événement horodaté. Il peut potentiellement être déduit en analysant les tables de pièces jointes des Services d'Objets Génériques (GOS), telles que SOOD, et en liant l'horodatage de création de la pièce jointe à la clé de l'objet d'écriture comptable.

Capture

Déduire de l'horodatage de création des objets liés dans les tables GOS (ex: SOOD).

Type d'événement inferred
Écriture comptable corrigée
Cette activité indique que le créateur original a modifié une écriture comptable pré-enregistrée après qu'elle ait été renvoyée pour modifications. Elle est déduite en détectant les modifications apportées au document après un événement 'Modifications demandées'.
Pourquoi c'est important

Le suivi des corrections aide à quantifier l'effort consacré aux reprises. Le délai entre une demande de modification et la correction met en évidence les retards dans la résolution des problèmes liés aux écritures soumises.

Où obtenir

Déduit en analysant les journaux de modifications (tables CDHDR et CDPOS) pour le document pré-enregistré. Une modification enregistrée après un événement de rejet dans le workflow signifie qu'une correction a été effectuée. L'horodatage provient de la table CDHDR.

Capture

Identifier l'entrée du journal des modifications dans CDHDR/CDPOS après un événement de rejet.

Type d'événement inferred
Écriture comptable pré-enregistrée supprimée
Représente la suppression d'une écriture comptable pré-enregistrée qui n'a jamais été comptabilisée. Cela peut se produire après un rejet ou si l'écriture a été créée par erreur.
Pourquoi c'est important

Cette activité marque une fin infructueuse du processus. L'analyse des raisons pour lesquelles les documents pré-enregistrés sont supprimés peut révéler des problèmes tels que des écritures en double ou des incompréhensions du processus.

Où obtenir

Cet événement est capturé lorsque le statut d'un document pré-enregistré dans la table BKPF est modifié. Le champ de statut BKPF-BSTAT est mis à jour à 'Z' (Document pré-enregistré supprimé). L'horodatage de la modification se trouve dans les journaux de modifications de documents (CDHDR).

Capture

Identifier quand BKPF-BSTAT est mis à jour à 'Z'.

Type d'événement explicit
Écriture comptable rejetée
Cette activité signifie le rejet final d'une écriture comptable, après quoi elle ne sera pas comptabilisée. Il s'agit généralement d'un statut terminal dans un workflow d'approbation, entraînant la suppression éventuelle du document pré-enregistré.
Pourquoi c'est important

Le suivi des rejets est crucial pour la gestion de la qualité. L'analyse des raisons et de la fréquence des rejets contribue à améliorer le taux de conformité dès la première tentative pour les écritures de journal.

Où obtenir

C'est un résultat capturé à partir du journal du workflow SAP Business, représentant une décision utilisateur finale de 'rejet' qui met fin au processus. Le document pré-enregistré peut ensuite être supprimé.

Capture

Identifier le statut terminal de 'rejet' dans le journal de workflow du document.

Type d'événement inferred
Écriture de journal créée
Représente la création d'une écriture comptable qui est comptabilisée directement, sans étape de pré-enregistrement préalable. Cela est capturé lorsqu'un document est créé dans SAP en utilisant une transaction de comptabilisation directe.
Pourquoi c'est important

Cette activité sert de point de départ alternatif pour des processus d'écritures comptables plus simples qui ne nécessitent pas de workflow d'approbation. Elle aide à différencier les comptabilisations directes simples des écritures pré-enregistrées plus complexes.

Où obtenir

Cet événement correspond à la création d'un document dans la table BKPF où le statut du document BKPF-BSTAT est vide (comptabilisé). L'horodatage de l'événement est la date de création, BKPF-CPUDT. Pour ces documents, les événements 'Créé' et 'Comptabilisé' se produisent simultanément.

Capture

Identifier la création de document dans BKPF où BKPF-BSTAT est vide.

Type d'événement explicit
Modifications d'écriture comptable demandées
Représente un point dans le workflow où un approbateur a examiné l'écriture comptable et l'a renvoyée au créateur pour correction. Cet événement est capturé à partir des journaux du workflow indiquant une décision utilisateur de 'rejet' ou de 'renvoi'.
Pourquoi c'est important

Cette activité est essentielle pour identifier les boucles de retravail, qui sont une source principale d'inefficacité et de déviation des processus. Une fréquence élevée de cet événement indique des problèmes de qualité des écritures ou des exigences peu claires.

Où obtenir

Cet événement est déduit de l'horodatage d'une étape de décision utilisateur spécifique dans le journal du workflow SAP Business qui correspond à une action de 'rejet' ou de 'renvoi pour correction'.

Capture

Identifier l'horodatage de la décision de 'rejet' ou de 'retravail' dans les journaux du workflow.

Type d'événement inferred
Poste d'écriture comptable apuré
Cette activité représente le lettrage d'un poste de compte général (G/L account) géré en partie ouverte, tel qu'un compte de virement bancaire. Elle se produit lorsqu'un poste est mis en correspondance avec un autre, le clôturant.
Pourquoi c'est important

Pour les processus comme le rapprochement bancaire, le temps de compensation des éléments est un KPI crucial. Cette activité aide à analyser l'efficacité du rapprochement et des procédures de clôture de fin de mois.

Où obtenir

Cet événement est capturé à partir de la table des postes BSEG. Lorsqu'un poste est apuré, les champs date d'apurement (BSEG-AUGDT) et document d'apurement (BSEG-AUGBL) sont renseignés. L'horodatage de l'événement est la date d'apurement.

Capture

Identifier quand la date de compensation (BSEG-AUGDT) est renseignée pour un poste.

Type d'événement explicit
Saisie manuelle identifiée
Cette activité identifie si une écriture comptable a été créée via une transaction manuelle en ligne ou via une interface automatisée ou un processus de lot. Il ne s'agit pas d'une action utilisateur, mais d'un attribut calculé de l'écriture, dérivé des données du système.
Pourquoi c'est important

Distinguer les écritures manuelles des écritures automatisées est essentiel pour une amélioration ciblée des processus. Les processus manuels sont souvent au centre des initiatives de standardisation et d'automatisation.

Où obtenir

C'est calculé en analysant les champs de la table d'en-tête de document BKPF. Les codes de transaction (BKPF-TCODE) comme 'FB01', 'FB50' ou 'FV50' indiquent une saisie manuelle, tandis que d'autres T-codes ou des noms d'entrée de lot spécifiques (BKPF-AWKEY) suggèrent l'automatisation.

Capture

Dériver de BKPF-TCODE ou d'autres indicateurs de système source dans l'en-tête du document.

Type d'événement calculated
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