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Mejore Su Gestión de Gastos

Su guía de 6 pasos para optimizar la gestión de gastos de Expensify.
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Optimice la Gestión de Gastos de Expensify para Reembolsos Más Rápidos

Los procesos de gestión de gastos a menudo se enfrentan a desafíos como retrasos en la aprobación, incumplimiento de políticas o reelaboración innecesaria. Nuestra plataforma le ayuda a identificar estos cuellos de botella e ineficiencias exactos, proporcionando insights claros sobre las causas raíz. Esto permite mejoras basadas en datos, lo que conduce a operaciones optimizadas, costos reducidos y una mayor satisfacción de los empleados.

Descargue nuestra plantilla de datos preconfigurada y aborde los desafíos comunes para alcanzar sus metas de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la Guía de la Plantilla de Datos para transformar sus operaciones.

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Por qué optimizar la gestión de gastos es crucial

Incluso con sistemas robustos como Expensify, gestionar los gastos de forma eficaz puede presentar desafíos significativos. Sin una visibilidad clara de sus flujos de proceso reales, las ineficiencias pueden ocultarse, lo que conlleva un aumento de los costos operativos, retrasos en los reembolsos y una menor satisfacción de los empleados. Imagine empleados esperando semanas por su dinero, o equipos de finanzas dedicando incontables horas a perseguir aprobaciones o corregir errores. Estos problemas no solo agotan sus recursos financieros, sino que también afectan la moral y la productividad en toda la organización. Al buscar activamente mejorar la Gestión de Gastos, no solo está optimizando una tarea financiera, sino que está invirtiendo en la eficiencia, el cumplimiento y la confianza de los empleados de su empresa. Comprender "cómo mejorar la Gestión de Gastos" se convierte en una iniciativa estratégica fundamental.

Cómo el Process Mining revela insights del proceso de gastos

El Process Mining ofrece un enfoque único y basado en datos para la optimización de la Gestión de Gastos. En lugar de depender de suposiciones o evidencia anecdótica, utiliza los datos del registro de eventos directamente de su sistema Expensify y de cualquier plataforma financiera integrada para reconstruir el recorrido real de cada informe de gastos. Esta potente técnica analítica visualiza el proceso completo de principio a fin, revelando con precisión cómo los informes de gastos fluyen desde su creación hasta el reembolso final y la contabilidad. Puede identificar exactamente dónde se producen los cuellos de botella, medir el tiempo de ciclo real de cada actividad y descubrir desviaciones de su proceso previsto. Por ejemplo, el process mining puede mostrarle si ciertos gerentes son consistentemente lentos en las aprobaciones, si categorías de gastos específicas desencadenan más revisiones, o si ciertas verificaciones de políticas están causando retrasos inesperados. Esta inmersión profunda en sus datos operativos proporciona insights accionables que las auditorías manuales o los informes tradicionales simplemente no pueden.

Áreas clave para la mejora del proceso de gastos

La aplicación de process mining a su Gestión de Gastos de Expensify puede destacar varias áreas críticas para la mejora:

  • Optimización del flujo de trabajo de aprobación: Identifique aprobadores o etapas de aprobación específicos que están causando retrasos significativos. Comprenda si las aprobaciones paralelas son realmente paralelas o si los pasos secuenciales están extendiendo innecesariamente los tiempos de ciclo. Esto ayuda directamente a "reducir el tiempo del ciclo de gestión de gastos".
  • Cumplimiento de políticas: Identifique los tipos comunes de infracciones de políticas y las etapas en las que se introducen o detectan con mayor frecuencia. Esto permite una capacitación dirigida o ajustes en las reglas del sistema para mejorar el cumplimiento de manera proactiva.
  • Eficiencia de los reembolsos: Analice el traspaso entre la aprobación y la ejecución real del reembolso. Determine si se producen retrasos en la programación, el procesamiento de pagos o la conciliación contable.
  • Asignación de recursos: Obtenga información sobre la distribución de la carga de trabajo entre sus equipos de finanzas y gestión involucrados en el proceso de gastos, lo que permite una mejor planificación de recursos y equilibrio de carga.
  • Oportunidades de automatización de procesos: Descubra tareas manuales repetitivas o bucles comunes de reelaboración que podrían automatizarse o simplificarse, liberando tiempo valioso del personal.

Resultados esperados de la optimización

La optimización proactiva de su proceso de Gestión de Gastos a través de process mining produce beneficios medibles e impactantes:

  • Reembolsos más rápidos: Reduzca significativamente el tiempo total del ciclo, desde el envío del gasto hasta el reembolso, lo que conduce a empleados más satisfechos y una mejor gestión del flujo de caja.
  • Costos operativos reducidos: Minimice los errores manuales, reduzca la necesidad de seguimientos constantes y disminuya los gastos administrativos asociados con la gestión de gastos.
  • Cumplimiento mejorado: Garantice una adhesión constante a las políticas de gastos de la empresa, mitigando el riesgo financiero y simplificando los procesos de auditoría.
  • Mayor satisfacción del empleado: Un proceso de reembolso fluido, predecible y rápido aumenta la moral del empleado y la confianza en las funciones administrativas de la organización.
  • Mejor control financiero: Obtenga mayor transparencia en los patrones de gasto y el rendimiento del proceso, lo que permite una presupuestación y previsión más precisas.

Al aprovechar el process mining, usted transforma su uso de Expensify de simplemente gestionar gastos a optimizar activamente todo el recorrido de la Gestión de Gastos.

Cómo empezar con la optimización de procesos de Expensify

Embarcarse en este viaje de optimización comienza por comprender su estado actual. Esta guía proporciona el marco y las herramientas para analizar sus datos de Expensify y descubrir las ineficiencias ocultas en su proceso de Gestión de Gastos. Al adoptar un enfoque basado en datos, usted está capacitado para tomar decisiones informadas que conducen a mejoras tangibles. Comience a explorar su proceso hoy y descubra cuán más eficiente y conforme puede llegar a ser su gestión de gastos.

Gestión de Gastos Aprobación de Gastos Proceso de Reembolso Verificaciones de Cumplimiento Departamento de Finanzas Gastos de Empleados Control de Costos Optimización del "Workflow"

Problemas y Desafíos Comunes

Identifique qué desafíos le están afectando

Los retrasos en la aprobación por parte del gerente o de finanzas frustran a los empleados que esperan los reembolsos. Esto afecta negativamente la satisfacción de los empleados y retiene capital de trabajo innecesariamente dentro del proceso de Gestión de Gastos. ProcessMind analiza el proceso de Gestión de Gastos de principio a fin dentro de Expensify, mapeando todas las vías de aprobación e identificando exactamente dónde ocurren los cuellos de botella, cuantificando su impacto en los tiempos de ciclo. Destaca pasos específicos o aprobadores que frecuentemente causan retrasos, permitiendo intervenciones dirigidas para optimizar los flujos de trabajo y mejorar la experiencia del empleado.

Los empleados a menudo se enfrentan al rechazo de sus informes de gastos, lo que lleva a reelaboración y tiempos de procesamiento prolongados. Esto puede deberse a información faltante, incumplimiento de políticas o pautas de envío poco claras dentro del sistema de Gestión de Gastos de Expensify. ProcessMind visualiza todos los bucles de reelaboración y puntos de rechazo en el proceso de gastos, identificando las causas raíz de los rechazos. Al analizar los atributos asociados con los informes rechazados, como categorías específicas o remitentes, ayuda a identificar áreas para una mejor comunicación de políticas o capacitación, reduciendo el esfuerzo manual y acelerando la aprobación.

A pesar de tener políticas, las organizaciones luchan por aplicarlas de manera consistente, lo que lleva a la aprobación de gastos no conformes. Esto expone a la empresa a riesgos financieros, posibles problemas de auditoría y patrones de gasto inconsistentes entre los departamentos que usan Expensify. ProcessMind aprovecha el atributo 'Indicador de Violación de Política' y los flujos de proceso reales para descubrir desviaciones de la política de Gestión de Gastos prevista. Revela casos en los que se eluden las verificaciones de políticas o donde los informes no conformes aún se aprueban, lo que permite mejoras en la aplicación y reduce la exposición financiera.

Los empleados experimentan largas esperas para sus reembolsos, lo que genera insatisfacción y problemas de flujo de caja para los individuos. Esto a menudo se debe a ineficiencias en las etapas finales del proceso de Gestión de Gastos, incluyendo la revisión financiera, la programación y la ejecución dentro de sistemas como Expensify. ProcessMind rastrea todo el ciclo de vida del reembolso, desde 'Reembolso Programado' hasta 'Reembolso Ejecutado' y 'Contabilidad Publicada'. Identifica los retrasos en estos pasos críticos, destacando dónde se puede acelerar el proceso para garantizar pagos oportunos y mejorar el bienestar financiero de los empleados.

Se consume una cantidad significativa de tiempo y recursos por parte de los equipos financieros y los empleados en la corrección manual de errores o la solicitud de información adicional para los informes de gastos. Este retrabajo intensivo en mano de obra aumenta los costos operativos y desvía al personal de actividades de mayor valor dentro del sistema de Gestión de Gastos de Expensify. ProcessMind mapea todas las instancias de 'Informe Enviado para Revisión' y 'Recibo Añadido' después de la presentación inicial, cuantificando el volumen y las causas del retrabajo. Ayuda a identificar pasos de proceso específicos o puntos de entrada de datos que generan la mayoría de los errores, permitiendo la automatización dirigida o la simplificación del proceso.

Los interesados carecen de una comprensión clara y completa de cómo fluyen los informes de gastos desde la presentación hasta el reembolso, lo que dificulta identificar las ineficiencias. Esta opacidad obstaculiza la toma de decisiones efectiva y los esfuerzos de optimización dentro del entorno de Gestión de Gastos de Expensify. ProcessMind reconstruye todo el recorrido de la Gestión de Gastos, proporcionando una visualización objetiva y basada en datos de cada camino que toma un informe de gastos. Esta visión holística ilumina las variaciones reales del proceso, los cuellos de botella ocultos y las brechas de cumplimiento, capacitando a los equipos para realizar mejoras informadas.

El costo total de procesar cada informe de gastos es más alto de lo esperado, impactando el presupuesto y la asignación de recursos del departamento de finanzas. Esto puede deberse a flujos de trabajo ineficientes, intervención manual excesiva o tiempos de ciclo prolongados en todo el proceso de Gestión de Gastos de Expensify. ProcessMind correlaciona las métricas de rendimiento del proceso, como los tiempos de ciclo y las tasas de retrabajo, con los costos operativos. Al identificar desviaciones costosas y caminos ineficientes, ayuda a optimizar la utilización de recursos y a agilizar el proceso de Gestión de Gastos para reducir los gastos de procesamiento por informe.

Las políticas de gastos se aplican de manera desigual entre diferentes departamentos o aprobadores, lo que genera problemas de equidad y posibles puntos críticos de incumplimiento. Esta inconsistencia socava la integridad del sistema de Gestión de Gastos en Expensify y puede dar lugar a quejas de empleados o hallazgos de auditoría. ProcessMind analiza las decisiones de aprobación y los resultados de las verificaciones de políticas basándose en los atributos 'Departamento del Empleado' y 'Aprobador'. Destaca las variaciones en los patrones de aprobación y las razones de rechazo en diferentes segmentos organizacionales, lo que permite una aplicación de políticas estandarizada y pautas más claras.

Algunos gerentes o personal financiero están sobrecargados con las aprobaciones de gastos, mientras que otros tienen cargas de trabajo más ligeras, causando retrasos y posible agotamiento. Este desequilibrio afecta la eficiencia y la equidad dentro de la estructura de aprobación de Gestión de Gastos de Expensify. ProcessMind identifica la distribución de la carga de trabajo para cada 'Aprobador' analizando el volumen y la complejidad de los informes de gastos que manejan. Visualiza los cuellos de botella creados por aprobadores sobrecargados, proporcionando insights para reequilibrar las cargas de trabajo o ajustar las jerarquías de aprobación para mejorar el rendimiento.

La preparación para auditorías internas o externas de informes de gastos es un proceso que consume tiempo y mano de obra, requiriendo una recuperación y verificación manual significativa de datos. Este esfuerzo agota a los equipos financieros y puede llevar a apuros de último minuto debido a la falta de datos de proceso completos y fácilmente disponibles en Expensify. ProcessMind proporciona una pista de auditoría completa e inmutable de cada informe de gastos, desde 'Expense Report Created' hasta 'Accounting Posted'. Expone fácilmente todas las actividades, decisiones y verificaciones de políticas relacionadas con cualquier gasto, reduciendo drásticamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para la preparación de auditorías y asegurando el cumplimiento.

Metas Típicas

Defina cómo se ve el éxito

Los largos tiempos de aprobación frustran a los empleados y retrasan los reembolsos. Este objetivo busca acortar significativamente el período desde el envío del gasto hasta la aprobación final, mejorando la satisfacción del empleado y el flujo de caja. Aprobaciones más rápidas significan que los empleados son reembolsados más rápidamente, lo que aumenta la moral y reduce las consultas.
ProcessMind analiza los flujos de trabajo de aprobación en Expensify, identificando cuellos de botella específicos, pasos redundantes o aprobadores de bajo rendimiento. Puede señalar dónde ocurren los retrasos con mayor frecuencia, lo que le permite reconfigurar los flujos de aprobación, introducir automatización u optimizar la asignación de recursos para lograr, por ejemplo, una reducción del 30% en el tiempo promedio de aprobación.

Las altas tasas de rechazo indican problemas con la comprensión de las políticas, la calidad del envío o los criterios de aprobación. Reducir los rechazos ahorra tiempo tanto a los empleados, que deben volver a enviar, como a los equipos de finanzas, que deben volver a revisar. Esto mejora la eficiencia y asegura la adhesión a la política desde el principio.
ProcessMind descubre las causas raíz de los rechazos dentro de Expensify, como violaciones comunes de políticas, información faltante o aprobadores específicos con altas tendencias de rechazo. Al visualizar las rutas de rechazo comunes, puede implementar capacitación dirigida, mejorar las pautas de envío o ajustar las reglas de la política para reducir las tasas de rechazo hasta en un 40%.

El incumplimiento puede generar riesgos financieros, problemas de auditoría y gastos inconsistentes. Este objetivo se centra en hacer cumplir rigurosamente las políticas de gastos de la empresa en todas las presentaciones, reduciendo el fraude potencial y manteniendo la integridad financiera. Un cumplimiento constante fomenta la confianza y reduce los riesgos de auditoría.
ProcessMind detecta automáticamente las desviaciones de políticas y las brechas de cumplimiento en los informes de gastos de Expensify al comparar la ejecución real del proceso con reglas predefinidas. Resalta casos específicos de incumplimiento, lo que permite una intervención proactiva, ajustes de políticas y una aplicación dirigida, reduciendo potencialmente las infracciones de políticas en un 25%.

Los reembolsos oportunos son cruciales para la satisfacción y el bienestar financiero de los empleados. Este objetivo busca reducir el tiempo desde la aprobación final hasta el pago real, asegurando que los empleados reciban sus fondos prontamente. Pagos más rápidos mejoran la experiencia del empleado y reducen la carga administrativa.
ProcessMind rastrea todo el ciclo de vida del reembolso en Expensify, desde la aprobación hasta la ejecución del pago. Identifica retrasos en la revisión financiera o en los pasos de programación de pagos, revelando oportunidades para automatizar los disparadores de pago u optimizar el procesamiento por lotes, llevando a un tiempo de reembolso promedio un 20% más rápido.

La reelaboración manual, a menudo causada por errores o envíos incompletos, consume un tiempo valioso tanto para los empleados como para el personal de finanzas. Este objetivo busca identificar y eliminar las causas de estas ineficiencias, liberando recursos y mejorando la calidad general del flujo del proceso. La reducción de la reelaboración se traduce directamente en ahorros de costos.
ProcessMind mapea todos los bucles de reelaboración y las actividades recurrentes dentro del proceso de Expensify. Identifica exactamente dónde los informes de gastos se devuelven para revisión y por qué, lo que le permite abordar las causas raíz, como instrucciones poco claras o problemas de configuración del sistema, reduciendo eficazmente la reelaboración manual al eliminar las fuentes de error comunes.

Sin una visión clara de todo el proceso de gestión de gastos, identificar ineficiencias y oportunidades de mejora es un desafío. Este objetivo proporciona una comprensión completa y transparente de cada paso, desde la creación hasta la contabilidad. La visibilidad total potencia la toma de decisiones basada en datos.
ProcessMind reconstruye automáticamente el flujo de proceso completo y real de los informes de gastos en Expensify. Visualiza todos los caminos, desviaciones y cuellos de botella, proporcionando una visión imparcial de cómo opera realmente el proceso, permitiéndole descubrir ineficiencias ocultas y optimizar todo el recorrido de extremo a extremo.

Los altos costos operativos pueden afectar los resultados de una empresa. Este objetivo se centra en identificar y eliminar las ineficiencias que elevan el costo de procesar cada informe de gastos, lo que lleva a ahorros significativos. La optimización de los procesos contribuye directamente a la salud financiera.
ProcessMind correlaciona las actividades del proceso con los costos asociados, revelando áreas donde los pasos innecesarios, la reelaboración o los tiempos de ciclo extendidos aumentan los gastos dentro de Expensify. Al identificar estos impulsores de costos, puede optimizar el proceso e implementar medidas de ahorro de costos, lo que podría reducir los costos de procesamiento por informe entre un 15% y un 20%.

La aplicación inconsistente de las políticas de gastos puede generar problemas de equidad, riesgos de cumplimiento y confusión. Este objetivo busca asegurar que todos los informes de gastos sean revisados y procesados de acuerdo con estándares uniformes y claramente definidos, fomentando la consistencia y la previsibilidad.
ProcessMind analiza las variaciones en las rutas de aprobación y las razones de rechazo en diferentes departamentos, aprobadores o categorías de gastos en Expensify. Destaca dónde las políticas se interpretan o aplican de manera inconsistente, lo que le permite refinar las pautas, automatizar las verificaciones y garantizar una aplicación uniforme, mejorando la consistencia en un 30%.

Una carga de trabajo desigual entre los aprobadores puede crear cuellos de botella, agotamiento para algunos y tiempo de inactividad para otros, afectando la velocidad de aprobación. Este objetivo busca equilibrar la distribución de los informes de gastos entre los aprobadores, asegurando un uso eficiente de los recursos y un procesamiento general más rápido.
ProcessMind proporciona insights sobre el rendimiento y la carga de trabajo de los aprobadores individuales dentro de Expensify, identificando aprobadores sobrecargados o subutilizados. Le permite reconfigurar las asignaciones de aprobación, implementar reglas de equilibrio de carga o sugerir capacitación, lo que lleva a una distribución de tareas más eficiente y equitativa.

La preparación para auditorías internas o externas de informes de gastos puede ser una tarea manual y que consume mucho tiempo. Este objetivo busca simplificar y acelerar el proceso de preparación de auditorías, reduciendo el esfuerzo y los recursos necesarios. Una preparación de auditorías más rápida ahorra recursos valiosos y minimiza las interrupciones.
ProcessMind proporciona un registro transparente e inmutable de cada acción realizada en un informe de gastos de Expensify, incluyendo sellos de tiempo y actores. Esta pista de auditoría generada automáticamente simplifica las verificaciones de cumplimiento y reduce drásticamente el esfuerzo manual necesario para compilar documentación y evidencia para los auditores, reduciendo el tiempo de preparación hasta en un 50%.

La satisfacción del empleado con el proceso de gestión de gastos es vital para la moral y la productividad. Este objetivo busca mejorar la experiencia general de presentar y ser reembolsado por los gastos, abordando puntos débiles como los retrasos o los rechazos. Una mayor satisfacción contribuye a una cultura laboral positiva.
ProcessMind ayuda a identificar y cuantificar el impacto de las ineficiencias del proceso, como los tiempos de reembolso extendidos o los rechazos frecuentes, que afectan directamente la satisfacción del empleado con Expensify. Al optimizar estos puntos de contacto críticos, como reducir los retrasos en las aprobaciones en un 25%, puede mejorar directamente las métricas de experiencia del empleado.

Los datos de gastos inexactos pueden conducir a informes financieros incorrectos, discrepancias de auditoría y una toma de decisiones deficiente. Este objetivo se centra en mejorar la precisión y exhaustividad de toda la información relacionada con los gastos, asegurando datos fiables para el análisis financiero. Una alta calidad de datos es fundamental para una gestión financiera robusta.
ProcessMind puede identificar patrones que conducen a errores de datos, como inconsistencias en el etiquetado de categorías o puntos de información faltantes que a menudo se pasan por alto en los envíos de Expensify. Al destacar dónde y por qué surgen problemas de calidad de datos, permite intervenciones dirigidas y mejoras del sistema para garantizar entradas de datos más limpias y fiables.

El Camino de Mejora de 6 Pasos para la Gestión de Gastos

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Qué hacer

Obtenga la plantilla de Excel de ProcessMind diseñada específicamente para datos de Gestión de Gastos, asegurándose de que se alinee con la estructura de datos típica de Expensify.

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Por qué es importante

Usar la plantilla correcta simplifica la preparación de datos, facilitando la extracción y el formato de sus datos de Expensify para un análisis sin interrupciones.

Resultado esperado

Una plantilla de Excel estructurada lista para recibir sus datos de informes de gastos de Expensify, garantizando la compatibilidad con ProcessMind.

QUÉ OBTENDRÁ

Descubra Insights Ocultos en la Gestión de Gastos de Expensify

ProcessMind visualiza todo su flujo de trabajo de gastos de Expensify, transformando datos brutos en insights claros y accionables. Descubra exactamente dónde ocurren los retrasos y cómo optimizar para reembolsos más rápidos y cumplimiento.
  • Visualice el recorrido completo de sus gastos de Expensify
  • Identificar cuellos de botella y retrasos exactos en la aprobación
  • Detectar violaciones de políticas y riesgos de cumplimiento
  • Agilice los reembolsos y reduzca los costos operativos
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Lo que Puede Lograr en la Gestión de Gastos

Estos resultados destacan las mejoras típicas que logran las organizaciones al aplicar Process Mining a su proceso de Gestión de Gastos. Al analizar datos de sistemas como Expensify, el Process Mining ayuda a descubrir cuellos de botella e ineficiencias, lo que lleva a mejoras operativas significativas.

0 %
Ciclo de Gasto más Rápido

Reducción promedio en el tiempo total de procesamiento

Agilice todo su proceso de gestión de gastos, desde la presentación hasta el reembolso, identificando y eliminando cuellos de botella para lograr ahorros de tiempo significativos.
0 %
Costos de Retrabajo Reducidos

Disminución en los esfuerzos de reelaboración manual

Minimice el costoso ciclo de devolver informes de gastos para revisiones. El process mining descubre las causas raíz de la reelaboración, lo que lleva a más aprobaciones en la primera pasada y menores gastos operativos.
0 %
Cumplimiento Mejorado de Políticas

Reducción en las infracciones de políticas detectadas

Identifique y aborde proactivamente las presentaciones de gastos no conformes. El Process Mining asegura la aplicación consistente de las políticas de gastos, reduciendo los riesgos de auditoría y las discrepancias financieras.
0 days
Reembolsos Más Rápidos

Menor tiempo de pago a empleados

Mejore la satisfacción y la confianza de los empleados agilizando significativamente los pagos de reembolso. Identifique y optimice los retrasos entre la aprobación financiera y la ejecución real del reembolso.
0 %
Menor Tasa de Rechazo

Disminución de rechazos por parte de gerentes y finanzas

Reduzca el número de informes de gastos rechazados por gerentes y finanzas, mejorando la calidad de las presentaciones y la eficiencia general del proceso. Esto minimiza los retrasos y reduce la frustración para todas las partes.

Los resultados varían según la complejidad del proceso, las ineficiencias existentes y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras comunes observadas en diversas implementaciones.

Datos Recomendados

Comienza con los atributos y actividades más importantes, y luego amplía según sea necesario.
¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Puntos de datos clave a capturar para el análisis

El identificador único para un informe de gastos, agrupando todas las actividades relacionadas desde la presentación hasta el reembolso.

Por qué es importante

Permite la agregación de todos los eventos relacionados en una única instancia de proceso, que es la base de cualquier análisis de process mining.

El nombre del evento de negocio que ocurrió en un punto específico en el tiempo para un informe de gastos.

Por qué es importante

Este atributo define los pasos en el mapa de procesos, haciendo posible visualizar y analizar el flujo del proceso, las variaciones y los ciclos de retrabajo.

El sello de tiempo que indica cuándo ocurrió una actividad o evento específico para un informe de gastos.

Por qué es importante

Los sellos de tiempo son esenciales para todo análisis basado en el tiempo, incluyendo el cálculo de tiempos de ciclo, la identificación de cuellos de botella y el monitoreo del rendimiento del proceso.

El valor monetario total del informe de gastos.

Por qué es importante

Permite el análisis de informes de gastos de alto valor, ayuda a identificar tendencias de gasto y es crucial para los paneles financieros y de cumplimiento.

El nombre o ID del usuario responsable de aprobar o rechazar el informe de gastos.

Por qué es importante

Este atributo es clave para analizar los cuellos de botella en la aprobación, la distribución de la carga de trabajo y las tasas de rechazo específicas del aprobador.

El empleado que creó y envió el informe de gastos.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento del proceso desde la perspectiva del empleado, ayudando a identificar grupos con problemas o retrasos frecuentes.

El departamento o unidad de negocio al que pertenece el remitente.

Por qué es importante

Permite un potente análisis de desglose para comparar el rendimiento del proceso y el cumplimiento entre diferentes unidades de negocio.

Un indicador booleano que es verdadero si el informe ha sido marcado por una infracción de política.

Por qué es importante

Mide directamente el cumplimiento de las políticas y ayuda a identificar los informes que requieren un escrutinio adicional, lo que lo convierte en una entrada clave para los paneles de cumplimiento.

Actividades

Pasos del proceso a seguir y optimizar

Marca el inicio de un nuevo informe de gastos por parte de un empleado. Esto se captura típicamente como un evento explícito con una marca de tiempo de creación cuando el informe se guarda por primera vez en Expensify.

Por qué es importante

Esta actividad es el punto de partida para todo análisis de procesos y es crucial para medir el tiempo de ciclo total desde la creación hasta el reembolso.

El empleado envía oficialmente el informe de gastos completado para que comience el flujo de trabajo de aprobación. Esta es una transición clave desde la entrada de datos al proceso de revisión, generalmente capturada por un cambio de estado y un sello de tiempo de envío.

Por qué es importante

Esta actividad es un hito crítico que desencadena el ciclo de aprobación. Sirve como punto de partida para medir los tiempos de revisión de gerentes y finanzas.

El gerente directo o aprobador de primer nivel ha revisado y aprobado el informe de gastos. Este evento se captura del registro del flujo de trabajo de aprobación, que registra la acción del aprobador y el sello de tiempo.

Por qué es importante

Un hito crítico en el proceso de aprobación. Analizar el tiempo desde el envío hasta este evento ayuda a identificar cuellos de botella relacionados con el gerente y a medir el KPI del tiempo del ciclo de aprobación del gerente.

Un aprobador, ya sea un gerente o del equipo de finanzas, devuelve el informe al empleado para su corrección o para obtener más información. Esto se infiere típicamente de un cambio de estado a 'Abierto' después de estar 'En proceso'.

Por qué es importante

Esta actividad representa el retrabajo, que es una fuente importante de ineficiencia. Su seguimiento ayuda a cuantificar los ciclos de retrabajo, medir el KPI de Tasa de Retrabajo e identificar las causas raíz.

El departamento de finanzas o el aprobador final ha revisado y otorgado la aprobación final para el informe de gastos. Esta acción se registra en el historial del flujo de trabajo y típicamente cambia el estado del informe a 'Aprobado'.

Por qué es importante

Esta es la puerta de aprobación final antes del reembolso. El tiempo necesario para este paso es crítico para el tiempo de ciclo general y el KPI de Tiempo Promedio de Reembolso.

El pago ha sido enviado exitosamente al empleado, completando la parte de reembolso del proceso. Esto se captura de los registros de procesamiento de pagos o de una actualización de estado final en Expensify.

Por qué es importante

Este es un punto final clave para medir los tiempos de ciclo orientados al empleado. Es crítico para los KPIs de Tiempo de Ciclo Promedio del Informe de Gastos y Tiempo Promedio de Reembolso.

El informe de gastos se cierra formalmente en el sistema una vez completadas todas las acciones, incluyendo el reembolso y la sincronización contable. Este evento se infiere típicamente de un estado final y terminal como 'Closed'.

Por qué es importante

Proporciona un punto final definitivo para el proceso, distinto del reembolso, lo cual es útil para analizar los pasos finales de contabilidad y archivo.

Preguntas Frecuentes

Preguntas frecuentes

El Process Mining analiza sus datos de Expensify para crear un mapa objetivo y basado en datos del recorrido real de sus informes de gastos. Revela cuellos de botella ocultos, desviaciones de cumplimiento e ineficiencias que obstaculizan su proceso. Esto le permite acelerar los ciclos de aprobación, reducir los rechazos y optimizar la asignación de recursos.

El Process Mining puede identificar las causas raíz de ciclos de aprobación lentos, rechazos frecuentes de informes de gastos y aplicación inconsistente de políticas dentro de Expensify. También ayuda a identificar las fuentes de retrasos en los reembolsos a empleados, el retrabajo manual excesivo y los altos costos operativos. Al visualizar el proceso real, usted obtiene claridad sobre dónde enfocar los esfuerzos de mejora.

Para empezar, usted necesita principalmente datos de registro de eventos de Expensify, que captura cada paso que toma un informe de gastos. Esto incluye el 'ID del Informe de Gastos' como identificador de caso, nombres de actividades como "Enviado" o "Aprobado", y sellos de tiempo precisos para cada actividad. Atributos adicionales como aprobador, monto o infracciones de política pueden enriquecer aún más el análisis.

Puede esperar una visualización clara y basada en datos de su proceso de gastos de principio a fin, revelando todas las variaciones reales del proceso. Esto conduce a insights cuantificados sobre cuellos de botella, brechas de cumplimiento y áreas de retrabajo manual. En última instancia, obtiene recomendaciones accionables para acelerar las aprobaciones, minimizar los rechazos, reducir los costos operativos y mejorar la satisfacción del empleado.

La extracción de datos típicamente implica el uso de las funciones de informes integradas de Expensify o su API. El objetivo es obtener un registro histórico completo de todos los eventos del informe de gastos. Su proveedor de process mining a menudo puede proporcionar orientación o conectores específicos para agilizar esta adquisición de datos.

No, Process Mining es una técnica analítica no invasiva. Opera únicamente con datos históricos exportados desde Expensify. Esto significa que analiza eventos pasados sin interactuar ni perturbar su sistema operativo en vivo o los flujos de trabajo de sus usuarios.

Las visualizaciones iniciales del proceso y la identificación de cuellos de botella a menudo se pueden lograr en pocas semanas tras la ingestión y modelado exitoso de datos. La materialización de mejoras medibles, como la reducción de los tiempos de aprobación, generalmente implica un enfoque iterativo de análisis, cambios en el proceso y monitoreo posterior durante varios meses. El cronograma exacto depende de la complejidad de su proceso actual y del alcance de las mejoras.

Si bien cierta competencia técnica es útil para la extracción y configuración inicial de datos, muchas plataformas modernas de Process Mining están diseñadas para usuarios de negocio. Ofrecen interfaces intuitivas para el análisis, permitiendo a sus analistas de negocio o propietarios de procesos obtener insights directamente. El soporte continuo y la capacitación suelen estar disponibles por parte de los proveedores.

El requisito técnico principal es el acceso confiable a sus datos de eventos de Expensify, generalmente a través de informes o API, en un formato estructurado como CSV o una tabla de base de datos. También necesitará una plataforma de software de Process Mining para ingerir, modelar y analizar estos datos. Esta plataforma puede ser basada en la nube o instalada en su propia infraestructura.

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