Su plantilla de datos para solicitudes de Compra a Pago.

Event Time es el timestamp que registra cuándo tuvo lugar una actividad. Estos datos son críticos para la ordenación cronológica de los eventos dentro de un caso y son la base de todos los cálculos de duración y rendimiento en process mining. Por ejemplo, la diferencia de tiempo entre los eventos 'Requisición Enviada' y 'Requisición Aprobada' determina el tiempo de ciclo de aprobación.

Los timestamps precisos son esenciales para analizar el rendimiento del proceso, identificar retrasos y monitorear la adhesión a los acuerdos de nivel de servicio. Este atributo permite que los dashboards visualicen los tiempos de ciclo, rastreen las requisiciones estancadas y comparen el rendimiento en diferentes períodos de tiempo.

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar eventos, calcular tiempos de ciclo y analizar el rendimiento del proceso y los cuellos de botella.

Las marcas de tiempo suelen obtenerse de las cabeceras de los documentos de cambio (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME) o de los registros de eventos de flujo de trabajo.

El ID de Solicitud de Pedido es la clave principal que identifica de forma única cada solicitud de bienes o servicios dentro de SAP S/4HANA. Sirve como identificador central de caso, vinculando todas las actividades y cambios relacionados con una solicitud específica desde su creación hasta su estado final, como aprobación, rechazo o conversión en una orden de compra.

En Process Mining, este atributo es fundamental para reconstruir el ciclo de vida de extremo a extremo de cada solicitud. Al agrupar todos los eventos relacionados bajo un único ID de Solicitud de Pedido, los analistas pueden medir con precisión los tiempos de ciclo, rastrear los cambios de estado y analizar las diferentes rutas que una solicitud puede tomar a través del proceso de aprobación.

Este es el identificador de caso esencial que conecta todos los pasos del proceso relacionados, permitiendo una vista completa y coherente del ciclo de vida de la solicitud de pedido.

Este atributo es el Número de Solicitud de Pedido, que se encuentra en la tabla EBAN, campo BANFN.

El Nombre de la Actividad describe un evento o tarea específica que tuvo lugar dentro del ciclo de vida de una solicitud de pedido. Estas actividades se derivan de los registros del sistema, como documentos de cambio e historiales de flujo de trabajo, y representan hitos clave del proceso como 'Solicitud de Pedido Creada', 'Paso de Aprobación Iniciado' o 'Orden de Compra Creada'.

El análisis de estas actividades permite la visualización del flujo del proceso, la identificación de cuellos de botella y la medición del tiempo invertido en las diferentes etapas. Comprender la secuencia y frecuencia de actividades como 'Solicitud de Pedido Modificada' o 'Solicitud de Pedido Rechazada' es crucial para identificar ineficiencias del proceso y áreas de mejora.

Define los pasos del proceso, formando la columna vertebral del mapa de procesos y permitiendo el análisis del flujo del proceso, sus variaciones y los cuellos de botella.

Este es un atributo derivado, típicamente construido interpretando datos de tablas de documentos de cambio (CDHDR, CDPOS) y registros de flujo de trabajo (p. ej., SWWLOGHIST).

El atributo de Departamento, a menudo representado por el Centro de Costo en SAP, identifica la unidad de negocio responsable de la compra solicitada. Es una pieza crítica de información financiera y organizacional asignada a nivel de línea de una solicitud de pedido.

En Process Mining, este atributo es esencial para el análisis del rendimiento departamental. Permite dashboards que comparan métricas clave como el tiempo de ciclo, las tasas de modificación y las tasas de rechazo entre diferentes departamentos. Esto ayuda a identificar departamentos de alto rendimiento cuyas prácticas podrían adoptarse en otros lugares, así como departamentos que puedan requerir formación adicional o soporte de proceso.

Permite la comparación del rendimiento entre unidades de negocio, destacando variaciones en los tiempos de ciclo o las tasas de rechazo para identificar las mejores prácticas y áreas de mejora.

Este es el Centro de Costo, típicamente encontrado en la tabla de imputación EBKN, campo KOSTL.

El Estado de la Solicitud de Pedido indica el estado actual de la solicitud dentro de su ciclo de vida. En SAP, esto a menudo se representa por el Indicador de Liberación, que muestra si una solicitud de pedido está bloqueada, en aprobación, parcialmente aprobada o completamente aprobada. Este estado cambia a medida que la solicitud avanza por el flujo de trabajo.

El seguimiento del estado a lo largo del tiempo es fundamental para comprender el flujo del proceso. Ayuda a identificar dónde se atascan las solicitudes y durante cuánto tiempo. El análisis de las transiciones entre estados permite una vista detallada del proceso de aprobación y sus variantes.

Indica el estado actual de una requisición, lo cual es crítico para rastrear el progreso, identificar cuellos de botella y analizar el flujo del proceso.

El estado de liberación a menudo se determina por el Indicador de Liberación, que se encuentra en la tabla EBAN, campo FRGZU.

El ID de Usuario identifica al empleado o usuario del sistema responsable de un evento particular en el ciclo de vida de la solicitud de pedido. Puede ser la persona que creó la solicitud, el gerente que la aprobó o el agente que la modificó. En casos de pasos automatizados, este podría ser un ID de usuario de sistema o batch.

El análisis por ID de Usuario ayuda a comprender el comportamiento específico del usuario, la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento. Es clave para identificar necesidades de capacitación, reconocer individuos de alto rendimiento y asegurar la rendición de cuentas dentro del proceso. También apoya el análisis de rendimiento departamental cuando se combina con datos maestros de usuario.

Permite el análisis del rendimiento del usuario, la distribución de la carga de trabajo y el cumplimiento del proceso. Es crucial para identificar oportunidades de capacitación y cuellos de botella de recursos.

Se encuentra en EBAN-ERNAM para el creador. Para cambios posteriores, está en CDHDR-USERNAME. Para aprobaciones, está en los registros del flujo de trabajo.

El ID del Aprobador identifica específicamente al usuario que completó una actividad de aprobación o rechazo. Esto es distinto del ID de Usuario general, ya que se centra exclusivamente en los responsables de la toma de decisiones dentro del flujo de trabajo de aprobación. Capturar esta información es vital para analizar el proceso de aprobación en detalle.

Este atributo permite el análisis del comportamiento de aprobación, como identificar gerentes con largos tiempos de aprobación o aquellos que rechazan solicitudes con frecuencia. Es fundamental para los dashboards centrados en los tiempos de ciclo de los pasos de aprobación y el análisis de cuellos de botella del flujo de trabajo, ayudando a precisar individuos o roles específicos que puedan estar causando retrasos.

Identifica al responsable de la toma de decisiones específico en un paso de aprobación, permitiendo un análisis detallado de los tiempos de ciclo de aprobación y los cuellos de botella por individuo o rol.

Esta información se extrae típicamente de tablas de SAP Business Workflow como SWW_WI2OBJ y SWWLOGHIST, que vinculan los elementos de trabajo con el usuario que los completa.

El Importe de la Solicitud de Pedido representa el coste total estimado de los bienes o servicios que se solicitan. Este valor es a menudo un factor clave para determinar la complejidad y duración del flujo de trabajo de aprobación, con solicitudes de mayor valor que suelen requerir más niveles de aprobación.

El análisis de este atributo permite la segmentación del proceso en función del valor. Puede ayudar a responder preguntas como: '¿Las solicitudes de alto valor tardan más en aprobarse?' o '¿Cuál es el valor de las solicitudes que se rechazan con frecuencia?'. Es una dimensión crítica para comprender el impacto financiero de las ineficiencias del proceso.

Ayuda a segmentar el proceso por impacto financiero, a menudo correlacionado con la complejidad de la aprobación y el tiempo de ciclo. Es vital para el análisis de procesos basado en el valor.

El valor total se puede encontrar en la tabla EBAN, campo GFWERT. El valor a nivel de artículo está en EBAN-PREIS.

El Tipo de Solicitud de Pedido, también conocido como Tipo de Documento en SAP, es un campo de configuración clave que categoriza las solicitudes de pedido. Diferentes tipos pueden activar distintos flujos de trabajo de aprobación, tener diferentes configuraciones de campos y se utilizan para distintos propósitos comerciales, como artículos de stock estándar, servicios externos o compras de activos.

Al analizar el proceso según el Tipo de Solicitud de Pedido, las organizaciones pueden comprender cómo se gestionan los diferentes tipos de solicitudes. Permite comparar el rendimiento, los tiempos de ciclo y las rutas de aprobación entre categorías, lo que puede revelar si ciertos tipos de solicitud son más o menos eficientes y ayudar a adaptar las mejoras del proceso.

Categoriza las requisiciones para permitir un análisis comparativo, ayudando a comprender si diferentes tipos de solicitudes tienen distintos flujos de proceso, cuellos de botella o tiempos de ciclo.

Este es el campo Tipo de Documento, que se encuentra en la tabla EBAN, campo BSART.

Is Rework es un indicador booleano calculado que identifica actividades que representan trabajo repetitivo o sin valor añadido. Un ejemplo común en este proceso es la actividad 'Requisición Modificada' que ocurre después de que la requisición ya ha sido enviada para aprobación, forzando el reinicio del proceso de aprobación.

Este atributo es crucial para cuantificar la cantidad de retrabajo en el proceso y su impacto en los tiempos de ciclo generales. El dashboard de Tasa de Modificación y Retrabajo de Requisiciones se basa en este indicador para resaltar las ineficiencias del proceso. Reducir el retrabajo es a menudo un objetivo principal de las iniciativas de mejora de procesos, ya que se traduce directamente en ahorro de tiempo y esfuerzo.

Marca las actividades que representan esfuerzo desperdiciado o repetición, permitiendo la medición directa del retrabajo y su impacto en la eficiencia del proceso.

Este es un atributo calculado. La lógica típicamente marcaría como retrabajo cualquier actividad de 'Solicitud de Pedido Modificada' que ocurra después de la primera actividad de 'Solicitud de Pedido Enviada para Aprobación'.

El atributo 'Es Automatizado' es un indicador booleano que es verdadero si una actividad fue ejecutada por un sistema o un usuario de batch, como 'WF-BATCH' para acciones de flujo de trabajo. Esto ayuda a distinguir entre pasos manuales y automatizados en el proceso.

Este atributo es esencial para medir el nivel de automatización en el proceso de solicitud de pedido y para calcular el KPI de 'Tasa de Aprobación Automatizada'. Al filtrar por pasos automatizados o manuales, los analistas pueden comparar su eficiencia e identificar oportunidades para una mayor automatización que reduzca los tiempos de procesamiento y el esfuerzo manual.

Distingue entre actividades humanas y las impulsadas por el sistema, lo cual es clave para medir las tasas de automatización e identificar oportunidades para automatizar tareas manuales.

Este es un atributo derivado, típicamente basado en una regla que verifica si el ID de Usuario para un evento pertenece a una lista de usuarios de sistema o batch conocidos.

La Fecha Requerida, o Fecha de Entrega en SAP, especifica cuándo se necesitan los bienes o servicios en la línea de la solicitud de pedido. Esta fecha la establece el solicitante y sirve como objetivo para todo el proceso de adquisición.

Este atributo es esencial para calcular el KPI de 'Tasa de Completitud de Solicitudes a Tiempo'. Al comparar la Fecha Requerida con la fecha de aprobación final o de creación de la OC, la organización puede medir su capacidad para cumplir los niveles de servicio internos y las necesidades del negocio. Analizar las solicitudes que no cumplen esta fecha puede resaltar retrasos sistémicos en el proceso de adquisición.

Define la fecha de finalización objetivo para una solicitud, permitiendo la medición de la entrega a tiempo y la adhesión a los niveles de servicio internos.

Esta es la Fecha de Entrega, encontrada a nivel de artículo en la tabla EBAN, campo LFDAT.

EndTime es el timestamp que registra cuándo finalizó una actividad. Si bien muchos eventos generados por el sistema son instantáneos (lo que significa que StartTime es igual a EndTime), las tareas humanas como las aprobaciones pueden tener un inicio y un final distintos. Este timestamp marca la finalización de ese trabajo.

Tener un EndTime separado permite una medición más precisa del tiempo de procesamiento activo frente al tiempo de espera inactivo. Se utiliza junto con StartTime para calcular la métrica ProcessingTime. Este nivel de detalle mejora el análisis de la utilización de recursos y la eficiencia para las tareas manuales.

Marca la finalización de una actividad, permitiendo el cálculo del tiempo de procesamiento activo y proporcionando una vista más detallada de la duración de la tarea.

Esto se deriva de los registros de flujo de trabajo que pueden capturar tanto cuándo se creó un elemento de trabajo (StartTime) como cuándo se completó (EndTime).

Este atributo especifica la moneda en la que se denomina el importe de la solicitud de pedido, por ejemplo, USD, EUR o JPY. Proporciona el contexto necesario para el atributo 'Importe de la Solicitud de Pedido', especialmente en organizaciones multinacionales que operan con múltiples monedas.

Para un análisis financiero y una elaboración de informes precisos, es esencial considerar la moneda. Al agregar o comparar valores de solicitud, todos los importes deben convertirse a una moneda común para asegurar resultados significativos. Este atributo es un requisito previo para tales conversiones.

Proporciona contexto esencial para el Monto de la Requisición, permitiendo un análisis financiero preciso y comparaciones en entornos multi-moneda.

Esto se encuentra en la tabla EBAN, campo WAERS.

El Motivo de Rechazo explica por qué un aprobador decidió rechazar una solicitud de pedido. Los motivos pueden incluir excedencia de presupuesto, información incorrecta, incumplimiento de la política o duplicación de otra solicitud. Esta información proporciona un contexto crucial para comprender los fallos del proceso.

El análisis de los motivos de rechazo ayuda a identificar las causas raíz de las ineficiencias del proceso y el retrabajo. Por ejemplo, si 'Centro de Costo Incorrecto' es un motivo común, señala la necesidad de una mejor capacitación de los usuarios o validación del sistema. Este atributo es la clave para el dashboard de Análisis de Rechazo de Solicitudes de Pedido y es vital para una mejora de proceso dirigida.

Proporciona la causa raíz de los fallos del proceso, permitiendo mejoras específicas para reducir el retrabajo y aumentar la tasa de "correcto a la primera" de las requisiciones.

Este a menudo no es un campo estándar. Puede capturarse en elementos de contenedor de flujo de trabajo, texto largo asociado a la solicitud o campos personalizados.

El Nivel de Urgencia indica la prioridad de la solicitud de compra. Si bien no es un campo estándar dedicado, algunas organizaciones utilizan campos como el Número de Seguimiento de Requisitos para capturar esta información. Esto permite a los solicitantes señalar necesidades críticas que pueden requerir un procesamiento acelerado.

Analizar el impacto de la urgencia es importante para evaluar si el proceso prioriza eficazmente las solicitudes críticas. El dashboard de Análisis de Impacto del Nivel de Urgencia utiliza este atributo para comparar los tiempos de ciclo y las tasas de aprobación para solicitudes urgentes frente a las estándar, ayudando a determinar si el manejo prioritario está funcionando según lo previsto.

Permite analizar cómo el rendimiento del proceso difiere para las solicitudes de alta prioridad, ayudando a validar si los elementos urgentes realmente se aceleran.

No existe un campo de urgencia estándar. Algunas empresas utilizan el Número de Seguimiento de Requisitos (EBAN-BEDAR) para este propósito. También puede ser un campo personalizado.

El Nombre del Paso de Aprobación proporciona una descripción legible por humanos de una etapa particular en el flujo de trabajo de aprobación, como 'Aprobación del Gerente' o 'Aprobación del Vicepresidente de Finanzas'. Esto es más descriptivo que una actividad genérica 'Paso de Aprobación Completado'.

Este atributo es crítico para los dashboards de Tiempo de Ciclo del Paso de Aprobación y Análisis de Cuellos de Botella del Workflow. Permite una visión granular del proceso de aprobación, posibilitando precisar exactamente qué etapas de aprobación están causando los retrasos más significativos y dónde se acumula el trabajo. Este nivel de detalle es necesario para intervenciones específicas que agilicen la cadena de aprobación.

Proporciona detalles granulares sobre las etapas de aprobación, permitiendo la identificación precisa de cuellos de botella dentro del flujo de trabajo de aprobación multinivel.

Esta información se deriva de la descripción de la tarea del flujo de trabajo, que se puede encontrar vinculando el registro del flujo de trabajo con tablas de definición de tareas como T528T.

El Número de Orden de Compra es el identificador del documento de compra oficial creado a partir de una solicitud de pedido aprobada. La creación de una orden de compra es a menudo el resultado final y exitoso para una solicitud de pedido, lo que significa que la solicitud se ha convertido en un pedido formal con un proveedor.

Este atributo es crucial para medir el KPI de Tiempo de Entrega de Solicitud a Orden de Compra y la tasa de conversión general. Vincula el proceso de solicitud con el proceso de adquisición posterior, permitiendo una visión más amplia y de extremo a extremo de todo el ciclo Purchase-to-Pay.

Vincula la requisición con el documento de adquisición posterior, permitiendo la medición de la tasa de conversión de requisición a PO y el plazo de entrega.

Se encuentra en la tabla EBAN, campo EBELN, una vez que se ha creado un PO a partir del elemento de requisición.

El atributo Sistema de Origen indica el sistema donde se generaron los datos del proceso. En organizaciones con múltiples instancias de SAP, como sistemas diferentes para desarrollo, aseguramiento de calidad y producción, o sistemas separados para diferentes regiones, este campo es crucial para la gobernanza y el contexto de los datos.

Asegura que los datos de diferentes fuentes puedan distinguirse, evitando una agregación incorrecta y permitiendo un análisis específico del sistema. Es un atributo obligatorio para mantener la trazabilidad de los datos y garantizar la trazabilidad de los datos del proceso.

Proporciona contexto esencial para el origen y la gobernanza de los datos, especialmente en entornos con múltiples sistemas, asegurando la trazabilidad de los datos.

Este es típicamente el ID del Sistema SAP (SID), que se puede recuperar de variables del sistema o tablas de configuración.

Processing Time mide el tiempo que tomó completar una sola actividad. Se calcula como la diferencia entre la hora de finalización y la hora de inicio de un evento. Para muchos eventos en SAP, las horas de inicio y finalización son las mismas, lo que resulta en un tiempo de procesamiento de cero. Sin embargo, para los pasos de aprobación, puede representar el tiempo que un aprobador dedicó a trabajar en la tarea.

Esta métrica calculada es útil para comprender el esfuerzo involucrado en los diferentes pasos del proceso. Puede ayudar a distinguir entre el tiempo que un caso está esperando (tiempo de espera) y el tiempo en que se está trabajando activamente (tiempo de procesamiento), proporcionando una visión más matizada del rendimiento del proceso.

Mide el tiempo de trabajo activo para una actividad, ayudando a distinguir entre el tiempo dedicado a trabajar y el tiempo dedicado a esperar, lo cual es clave para el análisis de recursos.

Este es un atributo calculado, típicamente derivado como EndTime menos StartTime para cada evento en el registro de eventos.

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción o actualización de datos más reciente del sistema de origen. Es una pieza crítica de metadatos para comprender la actualidad de los datos que se analizan. Los analistas y usuarios de negocio confían en esta marca de tiempo para saber si los datos del proceso reflejan el estado más actual de las operaciones.

En cualquier análisis de proceso, conocer la actualidad de los datos es fundamental para tomar decisiones informadas. Este atributo ayuda a gestionar las expectativas del usuario y asegura que las conclusiones se deriven de datos tan actualizados como sea necesario para el análisis específico.

Indica la frescura de los datos, lo cual es crucial para confiar en el análisis y tomar decisiones comerciales oportunas.

Este timestamp se genera y se añade durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.