La guía completa de BPMN 2.0: elementos, beneficios y casos de uso
Los procesos empresariales complejos son difíciles de gestionar. Es posible que necesite coordinar varias tareas, hacer seguimiento de cada paso y mantener las operaciones en marcha sin problemas. Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0 le ayuda a visualizar, comprender y simplificar la gestión de procesos empresariales. Al mapear sus Workflow, puede identificar ineficiencias, optimizar procesos y mejorar la eficiencia operativa.
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¿Qué es BPMN 2.0? BPMN 2.0 es un lenguaje universal para mapear procesos empresariales. Creado y mantenido por el Object Management Group (OMG), proporciona una notación estandarizada para crear diagramas de procesos empresariales claros y coherentes. Como BPMN 2.0 es independiente del proveedor, puede utilizar cualquier software y garantizar que otras personas comprendan e interpreten su diagrama BPMN 2.0.
Nuestro producto SaaS de análisis de procesos utiliza BPMN 2.0 para integrar Process Mining, diseño y simulación. Con este software, puede supervisar, evaluar y mejorar sus Workflow para aumentar la eficiencia y la productividad.
BPMN 2.0 ofrece varios beneficios para la gestión de procesos empresariales. Estos son algunos de ellos:
Piense en un diagrama BPMN 2.0 como el plano de su proceso empresarial, construido a partir de un conjunto de elementos básicos:
BPMN utiliza cuatro tipos de elementos para mapear un proceso empresarial:
Veamos cada elemento y su función.
Los Events activan, modifican o completan un proceso empresarial. Se representan como círculos con símbolos en su interior. Cada símbolo representa un tipo específico de evento:
Un diagrama BPMN puede incluir varios Start Events. Solo se activan los Events conectados al Start Event correspondiente. Por ejemplo, un proceso de recepción de pedidos puede depender de cómo llegue el pedido: a través del sitio web, por teléfono o mediante una solicitud presencial. El Start Event correspondiente inicia el proceso.
Un End Event marca la conclusión de un proceso una vez completados todos los pasos necesarios del diagrama. Un proceso puede tener varios resultados, como éxito o fallo, por lo que puede utilizar varios End Events para mostrar resultados diferentes. Por ejemplo, un pedido procesado correctamente termina con un evento de éxito, mientras que unos datos incorrectos de la tarjeta que provocan el fallo de una transacción dan lugar a un pedido no completado.
Este ejemplo muestra cómo los End Events pueden representar resultados diferentes. Asigne un nombre distinto a cada End Event para evitar confusiones.
Un Intermediate Event ocurre entre los puntos inicial y final de un proceso. Puede recibir o enviar («throw») información. Los elementos de conexión del diagrama muestran si el evento recibe o envía información.
En el diagrama, la recepción de un mensaje inicia el proceso. Las tareas posteriores comprueban la disponibilidad del artículo. Cuando el artículo está disponible, un Intermediate Event envía un enlace de confirmación. El procesamiento del pedido continúa solo después de recibir el enlace de confirmación y termina con la finalización del pedido (End Event).
Los Intermediate Events pueden utilizar distintos símbolos de activación que afectan al flujo de eventos. Los activadores incluyen mensajes, temporizadores, errores, compensaciones, flujos condicionales, señales, eventos múltiples, escalaciones y procesos paralelos. Cada uno representa una interacción o condición específica.
| Inicio | Intermedio | Fin | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Type | Normal | Event Subprocess | Event Subprocess no interruptivo | Catch | Boundary | Boundary no interruptivo | Throw | |
| Ninguno | | |||||||
| Message | | | | | | | | |
| Timer | | | | | | | ||
| Conditional | | | | | | | ||
| Link | | | | |||||
| Signal | | | | | | | | |
| Error | | | | |||||
| Escalation | | | | | | | ||
| Termination | | |||||||
| Compensation | | | | | ||||
| Cancel | | | ||||||
| Multiple | | | | | | | | |
| Multiple Parallel | | | | | | | ||
En BPMN, las Activities representan las tareas que debe completar dentro de un proceso, como verificar un pedido o enviar un producto. Puede añadir marcadores para mostrar acciones repetidas, como los bucles.
Las Tasks se clasifican según el participante implicado y los objetos que utiliza, consume o genera durante el proceso.
Generic Task
Una Generic Task es un tipo básico de tarea en su modelo de procesos. Puede añadirla rápidamente y perfeccionarla después hasta convertirla en un subtipo específico.
Manual Task
Las personas realizan Manual Tasks sin interactuar directamente con un motor de procesos. Algunos ejemplos son organizar documentos, resolver problemas de facturas por teléfono y ayudar a clientes en mostradores de atención.
User Task
Las personas realizan User Tasks, que el motor de procesos asigna directamente a la cola de tareas de cada persona. Una vez completada la tarea, el motor requiere una confirmación, normalmente mediante la introducción de datos o un clic en un botón. Las User Tasks son una parte fundamental de los sistemas de gestión de Workflow humano.
Algunos ejemplos son revisar facturas, aprobar solicitudes de vacaciones y gestionar tickets de soporte.
Receive Task
Las Receive Tasks modelan la recepción de un mensaje como una tarea diferenciada dentro del flujo de proceso. Ofrecen una alternativa a un evento que captura mensajes y se representan en BPMN 2.0 mediante un símbolo de sobre vacío.
Receive Task (Instantiating)
Una Receive Task instanciadora tiene un pequeño icono de evento en su esquina superior izquierda. Inicia un proceso como alternativa a un Start Event de mensaje.
Send Task
El motor de procesos ejecuta Send Tasks para llamar de forma asíncrona a servicios web mediante colas de mensajes y gestionar tareas técnicas.
Script Task
El motor de procesos ejecuta directamente las Script Tasks. Debe escribirlas en un lenguaje que el motor pueda interpretar.
Service Task
Las Service Tasks son operaciones realizadas por aplicaciones de software y ejecutadas automáticamente como parte del Workflow del proceso. BPMN suele asumir que los servicios web proporcionan estas funciones, aunque también puede utilizar otras implementaciones. Las Service Tasks facilitan la integración orientada a procesos y se alinean estrechamente con los principios de la arquitectura orientada a servicios (SOA).
Business Rule Task
Introducidas en BPMN 2.0, las Business Rule Tasks aplican reglas específicas dentro de un proceso.
Entre los tipos de Activity importantes se incluyen los Subprocesses contraídos, los Tasks de múltiples instancias y los AdHoc Subprocesses. Le ayudan a representar con claridad comportamientos complejos del proceso.
Collapsed Subprocess
Un Collapsed Subprocess agrupa una serie de Tasks dentro del proceso general para mantener la claridad del diagrama. Representa esos pasos como un único elemento, mientras que una vista expandida independiente muestra los detalles en otra parte del diagrama.
AdHoc Subprocess
Los AdHoc Subprocesses no tienen un orden de ejecución predefinido. Puede ejecutar los Tasks en cualquier orden u omitirlos, según los requisitos del proceso.
Loop Task
Los Loop Tasks se repiten en un ciclo, de forma similar a un bucle “do while” en programación. El Task o Subprocess se ejecuta una vez antes de que el motor evalúe la condición de salida. Si no se cumple, la Activity vuelve a ejecutarse. Cuando se cumple la condición, el proceso continúa con las siguientes Activities.
Multi-instance
Una Activity de múltiples instancias repite un Task para un número definido de objetos o elementos. Funciona como un bucle for-each: el Task o Subprocess se ejecuta una vez por cada elemento de una colección. Cada elemento tiene su propia instancia y la Activity solo finaliza cuando se completan todas las instancias. Las líneas verticales indican que los elementos se ejecutan simultáneamente o en paralelo. Las líneas horizontales indican que los elementos se ejecutan uno después de otro o de forma secuencial.
Compensación
Los Compensation Tasks gestionan eventos de compensación en un Workflow. Siempre se conectan al diagrama del proceso mediante Associations, no mediante Sequence Flows.
Compensation combinada
Puede combinar Compensation Tasks con bucles y múltiples instancias. En estos casos, el marcador de compensación aparece junto al marcador de bucle o de múltiples instancias. También puede combinar Compensation Tasks con cualquier tipo de Task descrito anteriormente. Esto permite representar situaciones como un Manual Task que se repite hasta completarse correctamente o un Task que se ejecuta repetidamente en paralelo siempre que sea posible.
Los Gateways son puntos de decisión que dirigen el flujo del proceso según condiciones o eventos. En los diagramas BPMN aparecen como rombos. Entre los tipos más habituales se encuentran los Gateways inclusivos, exclusivos, paralelos y complejos. Los Gateways también pueden utilizar activadores basados en datos o eventos.
Exclusive Gateway
Inclusive Gateway
Parallel Gateway
Event GatewayExclusive Gateway
Un Exclusive Gateway aparece como un rombo, con una “X” en su interior o sin ella. Dirige el flujo del proceso hacia una única ruta de salida posible.
Inclusive Gateway
Un Inclusive Gateway aparece como un rombo con un círculo en su interior. Puede dividir el flujo del proceso en varias ramas al mismo tiempo. El proceso debe completar todas las rutas activadas antes de que estas se unan en un Gateway posterior.
Parallel Gateway
Un Parallel Gateway aparece como un rombo con un signo más (“+”) en su interior. Cuando divide el flujo, activa todas las rutas de salida a la vez. Cuando las rutas convergen, espera a que se complete cada rama de entrada antes de continuar.
Event Gateway
Un Event Gateway aparece como un rombo con un círculo de doble borde que contiene un pentágono. Representa un punto de decisión basado en eventos y dirige el Workflow según el primer evento o Task que ocurra, como la recepción de un mensaje.
Sequence Flow
Message Flow
AssociationLos objetos de conexión muestran cómo se relacionan los elementos dentro de un proceso. BPMN define tres tipos de conectores: Sequence Flow, Message Flow y Association.
Sequence Flow
Sequence Flow muestra el orden en que se ejecutan los Tasks. Aparece como una línea recta con una punta de flecha y puede representar una ruta condicional o predeterminada.
Message Flow
Message Flow muestra la comunicación entre distintos Pools o límites organizativos, como los departamentos. No puede utilizarse para conectar Events o Activities dentro del mismo Pool. Aparece como una línea discontinua que comienza con un círculo y termina con una punta de flecha abierta.
Association
Association utiliza líneas punteadas para conectar Activities y Artifacts. Añade contexto sin modificar la secuencia del proceso.
Los Pools representan los principales grupos participantes en un proceso, como empresas o departamentos. Los Swimlanes dentro de un Pool organizan las Activities por función o responsabilidad y crean lo que puede denominarse un mapa de procesos con Swimlanes. Un Swimlane también puede representar un sistema, no solo un departamento o una función.
En BPMN 2.0, un Collapsed Pool representa a un participante o entidad externa, mientras oculta sus procesos internos y Activities. Un Pool suele representar a un participante, como una organización, un departamento o un sistema.
Pool contraído: el Pool muestra solo su contorno, mientras que sus Tasks y Activities internas permanecen ocultas. Esto resulta útil cuando necesita reconocer la participación de un participante sin mostrar sus detalles internos.
Caso de uso: utilice un Pool contraído para mostrar las interacciones entre varios participantes sin detallar los procesos internos de cada participante en el diagrama.
Un Collapsed Pool en BPMN 2.0 resulta útil cuando desea centrarse en las interacciones entre participantes en lugar de en los detalles de los Tasks de cada uno.
Los Artifacts añaden contexto a los diagramas BPMN. Incluyen Data Objects, Groups y Text Annotations que le ayudan a comprender el proceso y sus participantes.
Los Data Objects definen la información que necesita una Activity del proceso. Un Data Store proporciona un repositorio para recopilar o almacenar información y la conserva después de que finaliza el proceso. También puede distinguir entre Data Input, que describe los datos necesarios, y Data Output, que documenta los datos generados.
Group
Un Group categoriza lógicamente las Activities para facilitar la comprensión del diagrama sin modificar su flujo.
Text Annotation
Las Text Annotations añaden explicaciones o contexto a partes concretas de un diagrama y facilitan la comprensión de sus componentes.
BPMN se centra en el concepto de proceso. Para crear un diagrama BPMN, empiece por describir el proceso en pasos sencillos. Después, añada detalles a medida que perfecciona el modelo.
Esta es una guía paso a paso, pensada para principiantes, sobre cómo crear un diagrama BPMN:
Identifique los pasos esenciales: Empiece por identificar los pasos principales, junto con los puntos de inicio y finalización. Por ejemplo, cuando un cliente realiza un pedido, identifique acciones clave como recibir el pedido, verificar el crédito, gestionar el pedido y emitir una factura.
Explore rutas alternativas: Busque rutas alternativas que puedan conducir a resultados distintos, como la finalización del pedido. Añada Gateways para representar estos procesos y direcciones alternativas.
Implemente Pools y Swimlanes: Identifique a las principales partes interesadas, departamentos y funciones de cada entidad. Organice sus Activities en Pools y Swimlanes para mostrar claramente las responsabilidades.
Facilite la comunicación mediante Messages: Añada los intercambios de Messages necesarios entre distintos Pools o dentro del mismo Pool para facilitar el flujo de información.
Añada Artifacts y detalles: Añada los Artifacts relevantes, incluidos documentos y funciones de los participantes. Divida los Tasks complejos en Subprocesses.
Gestione los errores: Por último, identifique posibles errores y añada mecanismos para gestionarlos dentro del proceso.
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Al comprender estos elementos principales y cómo interactúan, puede crear un modelo BPMN que capture los detalles clave de sus procesos empresariales BPMN.
BPMN 2.0 le ayuda a diseñar, documentar y gestionar cualquier Workflow BPMN. Su enfoque estandarizado de modelado visual mejora la comunicación, la claridad y la eficiencia operativa.
Explore BPMN 2.0 con más detalle para descubrir cómo puede ayudar a su organización. Encontrará muchos recursos en línea, incluido el sitio web oficial de BPMN, que le ayudarán a empezar.
ProcessMind combina Process Mining, diseño y simulación para mejorar la gestión de los procesos empresariales. Utilice nuestro software para supervisar, analizar y optimizar Workflows, y aumentar la eficiencia y la productividad.
Conocer los símbolos es una cosa; construir un modelo que las personas puedan leer de verdad es otra. Estos hábitos mantienen la utilidad del modelo mucho después del taller en el que se creó.
Defina el alcance antes de dibujar. Decida de antemano para qué sirve el modelo, ya sea para mejorar, automatizar o documentar, porque eso determina el nivel de detalle. Modele un proceso o subproceso cada vez y amplíelo solo cuando aporte valor. Involucre pronto a las personas que realizan el trabajo: detectan los pasos que nunca llegaron a incluirse en la descripción del proceso.
Trabaje de arriba abajo. Comience con una vista general de alto nivel que muestre las etapas principales y, después, divida las etapas relevantes en subprocesos. El lector debería poder detenerse en cualquier nivel y seguir entendiendo la historia.
Utilice el estándar y mantenga la coherencia. Utilice los símbolos correctos de BPMN 2.0 en lugar de inventar sus propias convenciones y nombre los elementos como los denomina la empresa. La coherencia en los nombres y la disposición es lo que hace que un modelo siga siendo fácil de recorrer meses después.
Organice el modelo con pools y lanes. Los pools separan a los participantes; las lanes separan los roles dentro de un participante. Si todas las tareas terminan en la misma lane, esta no aporta nada: divídalas donde realmente cambie la responsabilidad.
Manténgalo sencillo. Los subprocesos y las tareas reutilizables son mejores que un muro de 200 elementos. Si un modelo necesita una leyenda para poder leerse, el problema está en el modelo.
Valide el modelo. Recorra el flujo con las personas que lo ejecutan, realice una simulación de escenarios hipotéticos para comprobar que se comporta como espera y, una vez que el modelo esté vinculado a los datos, deje que sus propias cifras muestren dónde la realidad no coincide.
Manténgalo actualizado. Los modelos envejecen. Revíselo cuando cambie el proceso, conserve versiones de los estados relevantes para poder comparar el antes y el después, y archive lo que ya no utilice en lugar de dejarlo actualizado a medias.
ProcessMind admite directamente estas prácticas: el lienzo, auto-layout y el historial de versiones se describen en Modelado.
Acceda a recursos de BPMN 2.0 en varios idiomas para mejorar sus procesos empresariales. Elija su idioma preferido a continuación:
Inglés
Neerlandés
Alemán
Francés
Español
RusoSueco
Italiano
Portugués
Polaco
Hebreo
Ucraniano
Chino
Húngaro
Persa
InglésEste póster se creó en 2010 y fue traducido por investigadores y profesionales de todo el mundo. Agradecemos a las instituciones y personas que apoyaron esta iniciativa y la hicieron posible para compartir el póster con usted.
En particular, agradecemos a las siguientes personas e instituciones:
Autores originales: Gero Decker, Jakob Freund, Alexander Lübbe, Jan Mendling, Frank Puhlmann, Torben Schreiter, Matthias Weidlich
Traducciones realizadas por las siguientes personas y organizaciones: Francés: Trisotech; español: Ildefonso Montero, Luciano García-Bañuelos, Marlon Dumas; ruso: Business Process Technology Group del Hasso-Plattner-Institute; sueco: Birger Andersson y Petia Wohed; neerlandés: Thauris.nl; portugués: Lucinéia Heloisa Thom, Cirano Iochpe; polaco: MGX Infoservice; hebreo: Ofir Nimitz e Iftah Peretz; ucraniano: Oleksandr Maistrenko y Artem Polyvyanyy; chino: A/Prof Zhang y la profesora Bai, de la School of Software Engineering de Beijing Jiaotong University; húngaro: Istvan Gerecs; persa: Hamidreza Sarabadani.
Fuente: el póster de BPMN 2.0
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