BPMN 2.0

La guía definitiva de BPMN 2.0: todos los elementos, beneficios y casos de uso

¿Te sientes abrumado por la complejidad de tus procesos empresariales? Gestionar múltiples tareas, rastrear varios pasos y asegurar operaciones fluidas puede ser un desafío. Aquí es donde entra BPMN 2.0. BPMN 2.0 es una herramienta poderosa que te ayuda a visualizar, entender y optimizar la gestión de tus procesos de negocio. Al mapear tus flujos de trabajo, puedes identificar ineficiencias, optimizar procesos y mejorar la eficiencia general.

¿Qué es BPMN 2.0?

Piensa en BPMN 2.0 como un lenguaje universal para mapear procesos empresariales. Precisamente esto es lo que ofrece. Creado y supervisado por el Object Management Group (OMG), presenta una notación estandarizada para elaborar diagramas de flujo claros y directos de tus operaciones comerciales. La verdadera ventaja de BPMN 2.0 es su naturaleza neutral, lo que permite que cualquier persona, sin importar el software utilizado, pueda comprender e interpretar un diagrama BPMN 2.0.

Nuestro producto de insights de procesos SaaS incorpora BPMN 2.0 para fusionar Process Mining, diseño y simulación, mejorando la gestión de procesos empresariales. Con este software, puedes monitorear, evaluar y mejorar tus workflows, lo que lleva a mejoras significativas en eficiencia y productividad.

¿Por qué usar BPMN 2.0?

Los beneficios de usar BPMN 2.0 en la gestión de procesos empresariales son numerosos. Aquí algunos:

• Mejora en la Comunicación y Colaboración: BPMN 2.0 establece un lenguaje común entre analistas de negocio, desarrolladores, gestores y todos los interesados en un proceso. Esto mejora la comunicación y el trabajo en equipo, generando una gestión más eficiente.
• Claridad en los Procesos: Visualizar procesos a través de diagramas BPMN 2.0 ayuda a identificar rápidamente cuellos de botella, redundancias y oportunidades de mejora. Esta claridad permite la optimización del proceso para lograr máxima eficiencia.
• Documentación y Análisis Simplificados: Los diagramas BPMN 2.0 sirven como fuente central de información para tus procesos empresariales, eliminando la necesidad de una documentación extensa y simplificando el análisis del proceso.
• Mayor Eficiencia y Menos Errores: Procesos bien definidos se traducen en menos errores y mayor eficiencia. BPMN 2.0 ayuda a lograr esto al ofrecer un marco estructurado para el diseño e implementación de procesos.

Comprendiendo los Componentes de los Diagramas BPMN 2.0

Considera un diagrama BPMN 2.0 como tu plano de proceso empresarial, construido con elementos básicos:

BPMN utiliza estos cuatro tipos de elementos para mapear un proceso empresarial:

• Flow Objects: Events, Gateways, y Activities
• Connecting Objects: Sequence Flow, Message Flow, y Associations
• Swimlanes: Pools y Lanes
• Artifacts: Data Objects, Groups, y Annotations

Profundicemos en los elementos individuales y sus roles.

Eventos

Los eventos son disparadores críticos que inician, modifican o completan un proceso empresarial. Se representan mediante círculos con símbolos en su interior, y cada símbolo corresponde a un tipo de evento específico:

• Un evento de inicio se muestra como un círculo con un borde delgado.
• Un evento de fin se muestra como un círculo con un borde grueso.
• Un evento intermedio se muestra como un círculo con un borde doble.

Evento de Inicio

Los diagramas BPMN pueden incorporar múltiples eventos de inicio. Solo los eventos vinculados a un evento de inicio relevante se activan. Por ejemplo, considera un proceso de colocación de pedidos dependiente del modo de recepción—sitio web, teléfono o en persona. El evento de inicio correspondiente activará el proceso.

Evento de Fin

Un evento de fin marca la conclusión del proceso, ocurriendo después de que todos los pasos en el diagrama estén completados. Los procesos pueden dar múltiples resultados, como éxito o fracaso; por lo tanto, se pueden usar múltiples eventos de fin para ilustrar varios resultados. Por ejemplo, un pedido procesado exitosamente concluye con un evento de éxito, mientras que detalles de tarjeta incorrectos que causan un fallo en la transacción resultan en un pedido fallido.

Este ejemplo ilustra diversos resultados dentro de las categorías de eventos de fin. Múltiples eventos de fin requieren nombres distintos para evitar confusión.

Posicionado entre los puntos de inicio y fin, un evento intermedio captura o envía (“throws”) información. Su función, ya sea capturar o enviar, es discernible examinando los elementos de conexión del diagrama.

En el diagrama, la recepción de un mensaje inicia el proceso. Tareas posteriores verifican el stock de artículos, seguidas del envío de un enlace de confirmación a través de un evento intermedio una vez confirmada la disponibilidad. El procesamiento del pedido avanza solo tras recibir el enlace de confirmación, culminando en la finalización del pedido (evento de fin).

Los eventos intermedios disparan varios símbolos que influyen en el flujo del evento. Estos disparadores incluyen mensajes, temporizadores, errores, compensaciones, flujos condicionales, señales, eventos múltiples, escalaciones y procesos paralelos, cada uno representando interacciones o condiciones específicas.

Actividades

En BPMN, las actividades representan las tareas específicas que deben completarse dentro del proceso, como verificar un pedido o enviar un producto. Estas actividades pueden detallarse aún más para indicar acciones repetitivas como bucles.

Tareas

Las tareas se categorizan por la participación de los involucrados y los objetos que utilizan, consumen o generan en el proceso.

Generic Task

Un tipo de tarea fundamental en tu modelo de procesos, las tareas genéricas pueden desplegarse rápidamente y luego refinarse en subtipos específicos.

Manual Task

Ejecutadas por individuos, las tareas manuales no interactúan directamente con un motor de procesos. Ejemplos incluyen organizar documentos, resolver problemas de facturación por teléfono y atención al cliente en mostradores.

User Task

Las tareas de usuario son realizadas por individuos y son asignadas específicamente por un motor de procesos. Este motor asigna tareas directamente a la cola de tareas de cada usuario. Al completarse, el motor requiere reconocimiento, a menudo a través de la entrada de datos o pulsando un botón. Las tareas de usuario son esenciales para los sistemas de gestión de Human Workflow.

Ejemplos incluyen revisiones de facturas, aprobaciones de vacaciones y gestión de tickets de soporte.

Receive Task

Las tareas de recepción modelan la recepción de un mensaje como una tarea distinta dentro del flujo del proceso. Este tipo de tarea sirve como alternativa al evento de captura de mensajes, representado en BPMN 2.0 por el símbolo de un sobre vacío.

Receive Task (Instantiating)

Indicadas por un pequeño icono de evento en la parte superior izquierda, las tareas de recepción que instancian inician procesos, sustituyendo los eventos de inicio de mensaje.

Send Task

Ejecutadas por el motor de procesos, las tareas de envío invocan servicios web de forma asíncrona a través de colas de mensajes, manejando tareas técnicas.

Script Task

Las tareas de script se ejecutan directamente dentro del motor de procesos y deben estar escritas en un lenguaje que el motor pueda interpretar.

Service Task

Las tareas de servicio se refieren a operaciones realizadas por aplicaciones de software, ejecutadas automáticamente como parte del workflow del proceso. Típicamente, BPMN presupone que estas funciones se entregan a través de servicios web, aunque son posibles implementaciones alternativas. Estas tareas juegan un papel crucial en la integración orientada a procesos, alineándose estrechamente con los principios de Arquitectura Orientada a Servicios (SOA).

Business Rule Task

Introducidas en BPMN 2.0, las tareas de reglas de negocio aplican reglas específicas dentro de un proceso.

Otros Tipos de Actividades

Explora tipos de actividades cruciales como sub-procesos colapsados, tareas multi-instancia y sub-tareas ad-hoc para mayor claridad del proceso.

Subproceso Colapsado

Un subproceso colapsado encapsula una serie de tareas dentro del proceso mayor para claridad y simplificación. Este subproceso representa los pasos colectivos como una sola entidad, detallada de manera separada en un formato expandido en otra sección del diagrama.

Subproceso Ad-hoc

Los subprocesos ad-hoc se caracterizan por su orden de ejecución flexible, sin una secuencia predeterminada. Esta flexibilidad permite que las tareas dentro de estos subprocesos se realicen en cualquier orden o incluso se omitan, dependiendo de los requisitos específicos.

Tarea de Bucle

Las tareas de bucle están diseñadas para repetirse en ciclos, similar a un “do while” en programación. La tarea o sub-actividades se ejecutan una vez antes de evaluar las condiciones de salida. Si la condición no se cumple, la actividad se repite. Una vez satisfecha la condición, el proceso avanza a las actividades siguientes.

Multi-instancia

Una actividad multi-instancia indica que la tarea se repite para un número específico de objetos o ítems, con la frecuencia de repetición determinada por el conteo preestablecido de ítems. Las actividades multi-instancia funcionan de manera similar a un bucle for-each, donde una tarea o subproceso se realiza para cada ítem en una colección. Cada ítem se procesa en su propia instancia, y la actividad se considera finalizada solo después de que todas las instancias han sido completadas. Las líneas verticales indican que los ítems en el bucle multi-instancia se procesan concurrentemente, lo que significa que todos los ítems se ejecutan en paralelo. Por otro lado, las líneas horizontales sugieren que los ítems se procesan uno tras otro, indicando una ejecución secuencial.

Compensación

Las tareas de compensación están diseñadas para manejar eventos de compensación dentro de un flujo de trabajo. Estas tareas siempre se conectan al diagrama de proceso a través de asociaciones, no de sequence flows.

Compensación Combinada

Las tareas de compensación pueden combinarse con bucles y múltiples instancias. En estos escenarios, tanto el marcador de compensación como el marcador de bucle/múltiple instancia se colocan lado a lado. Además, las tareas de compensación pueden integrarse con cualquier tipo de tarea introducido previamente. Esta flexibilidad permite varios escenarios, como una tarea de compensación manual que se repite hasta ser exitosa o una que se ejecuta repetidamente en paralelo siempre que sea posible.

Gateways

Los gateways son nodos cruciales para la toma de decisiones dentro de un proceso, dirigiendo el flujo según condiciones o eventos específicos. Representados por formas de diamante en los diagramas BPMN, estos gateways pueden adoptar varias formas, incluidas las inclusivas, exclusivas, paralelas y complejas. También pueden operar según disparadores de datos o eventos.

Gateway Exclusivo

Gateway Inclusivo

Gateway Paralelo

Gateway de Eventos

Exclusive Gateway

Representado como un diamante, con una “X” dentro o sin ella, el exclusive gateway dirige el flujo del proceso a solo uno de los caminos de salida posibles.

Inclusive Gateway

Caracterizado por un diamante que contiene un círculo, el inclusive gateway permite que el flujo del proceso se desvíe en múltiples ramas simultáneamente. Requiere que todos los caminos iniciados se completen antes de que puedan fusionarse en un gateway subsecuente.

Parallel Gateway

Representado por un diamante con un signo de más (”+”) en su interior, el parallel gateway activa todas las rutas de salida a la vez cuando divide el flujo. Para rutas convergentes, asegura que todas las ramas entrantes se completen antes de continuar con el flujo.

Event Gateway

El event gateway se representa como un diamante con un círculo de doble borde que lleva a un hexágono en su interior, representando un punto de decisión basado en eventos. Este gateway dirige el flujo de trabajo según el primer evento o tarea que ocurra, como la recepción de un mensaje o un desencadenante similar.

Objetos de Conexión

Sequence Flow

Message Flow

Association

Estos elementos ilustran las asociaciones cruciales en un proceso. Reconoce los tres tipos de conectores: Sequence Flow, Message Flow y Association.

Sequence Flow

Esto representa el orden en el que las tareas deben ejecutarse, representado como una línea recta que termina con una punta de flecha. Puede indicar un camino condicional o predeterminado.

Message Flow

El conector de flujo de mensaje ilustra la comunicación entre diferentes pools o a través de los límites organizacionales, como los departamentos. No está destinado a vincular eventos o actividades dentro del mismo pool. Este conector se representa por una línea discontinua, comenzando con un círculo y terminando con una punta de flecha abierta.

Association

Las líneas punteadas representan conexiones entre actividades y artefactos, añadiendo claridad sin afectar la secuencia del proceso.

Pools y Swimlanes

Los pools son componentes clave que representan grupos principales de participantes en un proceso, como empresas o departamentos. Los swimlanes dentro de estos pools ayudan a organizar las actividades según roles o responsabilidades, asegurando claridad en el flujo de trabajo. Un swimlane podría ejemplificar un sistema, extendiéndose más allá de departamentos o roles meramente.

Pool Colapsado

En BPMN 2.0, un pool colapsado denota un participante o entidad externa, con sus procesos y actividades internas ocultas. Un pool suele significar un participante (como una organización, departamento o sistema) en el proceso.

• Pool Colapsado: El flujo interno de tareas y actividades dentro de este pool no se muestra, siendo visible solo el contorno del pool. Esto es útil cuando no es necesario mostrar los detalles internos del participante, pero su participación aún requiere ser reconocida.

• Caso de Uso: Un pool colapsado es beneficioso para ilustrar interacciones entre múltiples participantes sin necesitar los detalles de los procesos internos para algunos en tu diagrama.

En esencia, un pool colapsado en BPMN 2.0 es ventajoso cuando el enfoque está en las interacciones entre participantes más que en las complejidades de las tareas dentro de cada participante.

Artefactos

Los artefactos enriquecen los diagramas BPMN al proporcionar detalles esenciales, divididos en data objects, grupos y anotaciones, mejorando así la comprensión del proceso por parte de los participantes.

Objetos de Datos

Estos elementos son cruciales para definir los datos necesarios en una actividad de proceso. Un Data Store actúa como un repositorio esencial para recopilar o depositar información, garantizando la preservación de datos una vez finalizado el proceso. Además, la recolección de datos se divide en Data Input y Data Output, detallando necesidades de datos y documentando datos generados respectivamente.

Group

Esto sirve como una categorización lógica de actividades, mejorando la claridad y comprensión del diagrama sin alterar su flujo.

Text Annotation

Las anotaciones de texto proporcionan explicaciones o perspectivas adicionales sobre partes específicas del diagrama, ayudando a mejorar la comprensión de sus componentes.

Construcción de un Diagrama BPMN

El principio fundamental de BPMN gira en torno al concepto de un proceso. Para elaborar eficazmente un diagrama BPMN, es mejor captar inicialmente el proceso en pasos básicos y luego incorporar progresivamente detalles adicionales para desarrollar el proceso.

Aquí tienes una guía paso a paso para principiantes para construir un diagrama BPMN:

1. Identificar Pasos Esenciales: Comienza por identificar los pasos clave, junto con los puntos de inicio y fin. Por ejemplo, en un diagrama dado, cuando se realiza un pedido, se deben identificar acciones cruciales como recibir el pedido, verificar el crédito, cumplir el pedido y emitir una factura.

2. Explorar Rutas Alternativas: Luego, investiga cualquier posible ruta alternativa que pueda surgir, que lleve a diferentes resultados como la finalización del pedido. Esto implica integrar varios gateways para facilitar procesos y direcciones alternativas.

3. Implementar Pools y Swimlanes: Esta fase implica reconocer a los actores clave, departamentos y roles dentro de cada entidad, y organizar las actividades en sus respectivos pools y swimlanes para delinear claramente las responsabilidades.

4. Facilitar Comunicación de Mensajes: Introduce cualquier intercambio de mensajes necesario entre diferentes pools o dentro del mismo pool para garantizar un flujo de información fluido.

5. Agregar Artefactos y Detalles: Introduce los artefactos necesarios, incluyendo documentos y roles de actores. Desglosa tareas complejas en subprocessos.

6. Tratar Errores: Finalmente, identifica e incorpora mecanismos para gestionar cualquier potencial error que pueda ocurrir como parte del proceso.

Resumen

• Events: Indican puntos de inicio y fin del proceso o acciones significativas (ej., un pedido o recibo de pago).
• Activities: Representan tareas específicas dentro del proceso (ej., verificar pedidos, enviar productos).
• Gateways: Puntos de decisión que dirigen el flujo del proceso basado en criterios (ej., revisar montos de pedidos).
• Sequence Flows: Flechas que muestran el orden de las actividades.
• Data Objects: Información utilizada o generada, como datos de cliente o detalles del pedido.

Al entender estos elementos clave y cómo interactúan, puedes crear diagramas BPMN 2.0 que capturen efectivamente la esencia de tus procesos de negocio.

BPMN 2.0 es una herramienta transformadora para gestionar procesos empresariales. Ofrece un enfoque de modelado visual estandarizado que mejora la comunicación, la claridad y la eficiencia operativa.

Te animamos a explorar BPMN 2.0 y ver cómo puede beneficiar a tu organización. Hay muchos recursos disponibles en línea, incluido el sitio web oficial de BPMN (https://www.bpmn.org/), para ayudarte.

ProcessMind integra Process Mining, diseño y simulación para perfeccionar la gestión de procesos empresariales. Aprovecha nuestro software para monitorear, analizar y optimizar workflows, impulsando mejoras significativas en eficiencia y productividad.

BPMN 2.0 Business Process Model and Notation

Descarga el Póster BPMN 2.0 en tu Idioma

Accede a recursos de BPMN 2.0 en varios idiomas para optimizar tus procesos empresariales. Elige tu idioma preferido a continuación:

EnglishDutchDeutscheFrançaiseEspañolRussianSwedishItalianPortuguesePolishHebrewUkrainianChineseHungarianPersianEnglish