Cómo analizar tu proceso: guía práctica de Process Mining

La brecha entre datos e insights

”¡Solo usa Process Mining y tendrás insights!” Se oye mucho. Pero la realidad es que los insights no aparecen por arte de magia. Aunque herramientas modernas como ProcessMind descubren tus procesos y calculan métricas automáticamente, convertir esos números en mejoras concretas requiere criterio y trabajo.

Sí, las recomendaciones con IA pueden ofrecerte de forma automática parte de lo que antes requería horas de trabajo manual. Las recomendaciones con IA de ProcessMind sacan a la luz posibles cuellos de botella y oportunidades de mejora. Aun así, incluso con ayuda de IA, sigue siendo clave dirigir el análisis en la dirección correcta.

Hay personas a las que analizar se les da de forma natural. Otras no saben por dónde empezar. Estés en un grupo u otro, esta guía te ayudará a obtener mejores insights de tus datos de process mining. Nos centraremos en la fase de análisis: ya tienes dashboards, ¿qué haces con ellos?

Este blog forma parte de nuestra serie de mejora de procesos. Revisa también nuestras guías sobre implementar mejoras y monitoreo continuo para completar el ciclo.

Paso 2: Explora los datos

Ahora que ya entiendes tus dashboards, toca explorar. En esta fase no buscas algo específico: se trata de familiarizarte con los datos y descubrir qué resulta interesante.

Empieza con animaciones de proceso

Las animaciones de proceso son la manera más rápida de entender cómo fluye realmente tu proceso:

• Observa cómo los casos se mueven por el proceso
• Detecta dónde se forman cuellos de botella
• Identifica bucles donde los casos van y vienen (retrabajo)
• Distingue qué rutas son autopistas y cuáles son caminos secundarios

Deja la animación correr unos minutos. Verás patrones que pueden pasar desapercibidos en gráficos estáticos.

Juega con los filtros

Usa filters para segmentar los datos de distintas maneras:

• Periodos de tiempo: ¿Cómo se compara este mes con el trimestre pasado?
• Atributos del caso: ¿Se comportan de manera diferente los distintos tipos de clientes?
• Resultados: ¿Qué diferencia hay entre casos exitosos y problemáticos?

Cada cambio de filtro te enseña algo nuevo sobre tu proceso.

Explora dimensiones

Usa selectors para analizar desde distintas dimensiones:

• Departamentos o equipos
• Regiones o ubicaciones
• Tipos de producto o categorías de servicio
• Segmentos de clientes

Puede que descubras que lo que parece un único proceso en realidad son varios procesos operando bajo el mismo nombre.

Examina las variantes del proceso

Cada caso sigue un camino dentro de tu proceso. Process variants te muestra todos los caminos únicos y con qué frecuencia ocurren:

• ¿Cuál es el “happy path” que sigue la mayoría de los casos?
• ¿Cuáles son las desviaciones más comunes?
• ¿Cómo se comparan las métricas de rendimiento entre variantes?

A menudo, un puñado de variantes explica la mayoría de tus casos, mientras que decenas de variantes raras representan excepciones y casos límite.

Cuéntate historias

Mientras exploras, intenta explicar lo que ves. Crea relatos sobre por qué existen ciertos patrones:

• “Los pedidos de esta región tardan más porque requieren una aprobación extra"
• "Los casos con esta característica suelen quedarse atascados en esta cola"
• "Cuando pasa esto, observamos esta consecuencia”

Estas historias te ayudan a recordar patrones y a formular hipótesis para un análisis más profundo.

Paso 4: Análisis en profundidad

Ahora viene el trabajo detallado. Para cada pregunta prioritaria, investiga de forma sistemática usando tus herramientas de Process Mining.

Relaciona preguntas con dashboards

Distintas preguntas necesitan herramientas distintas:

Profundiza de forma sistemática

Para cada pregunta:

1. Empieza desde lo general - Mira la vista general en el dashboard correspondiente
2. Aplica filtros - Aísla los casos que te interesan
3. Compara segmentos - ¿En qué se diferencian los de buen desempeño de los de bajo desempeño?
4. Examina valores atípicos - Usa el case explorer para ejemplos extremos
5. Valida patrones - Comprueba si lo que ves es consistente

Documenta tus hallazgos

A medida que descubras insights:

• Toma capturas de las visualizaciones clave
• Anota los filtros y configuraciones utilizadas
• Escribe tu interpretación
• Estima el posible impacto en el negocio

Puedes exportar gráficos directamente desde ProcessMind para usarlos en presentaciones.

Corrige problemas críticos de datos

En esta etapa, si la calidad de los datos está bloqueando tu análisis (no solo es imperfecta), abórdala. Pero sé selectivo: corrige solo lo que impide responder tus preguntas prioritarias.

Técnicas de análisis más usadas

Estas son técnicas concretas para responder preguntas típicas sobre tus procesos. Cada una aprovecha funciones distintas de ProcessMind para descubrir insights.

Análisis del tiempo de ciclo

Objetivo: Entender cuánto tardan los casos y dónde se emplea el tiempo.

Herramientas: grafo del proceso con métricas de tiempo, gráficos de distribución del tiempo

Cómo hacerlo:

1. Cambia la métrica del grafo del proceso a Average Throughput Time o Average Processing Time
2. Observa los valores en cada conexión para ver dónde pasan más tiempo los casos
3. Identifica las transiciones más largas (flechas más gruesas/oscuras al mostrar tiempo)
4. Distingue entre tiempo de procesamiento (trabajo activo) y tiempo de espera (tiempo ocioso entre pasos)

Qué buscar:

• Conexiones con tiempos inesperadamente altos
• Actividades donde los casos se quedan esperando antes de continuar
• Diferencias entre mediana y promedio (indica valores atípicos)
• Patrones de tiempo por tipo de caso, región u otras dimensiones

Idea clave: Los tiempos de ciclo largos suelen venir del tiempo de espera, no del tiempo de procesamiento. Un proceso de 5 días puede tener apenas 2 horas de trabajo real.

Análisis de cuellos de botella

Objetivo: Detectar dónde se atascan o se demoran los casos en tu proceso.

Herramientas: animación del proceso, grafo del proceso, gráficos de tiempo por actividad

Cómo hacerlo:

1. Animación del proceso: Observa la animación y localiza actividades donde se acumulan los puntos. Esos “atascos” señalan cuellos de botella y tiempos de espera.

2. Grafo del proceso: Cambia a métricas de tiempo e identifica las conexiones con mayor duración. Un tiempo elevado en una conexión de entrada suele indicar cola antes de esa actividad.

3. Gráfico de barras: Revisa el gráfico “Time per Activity” para ver qué actividades consumen más tiempo en total.

Qué observar:

• Acumulaciones en actividades concretas
• Actividades con un promedio de tiempo alto pero bajo tiempo de procesamiento (indica espera)
• Pasos que alimentan cuellos de botella (terminan rápido, pero luego hay espera)
• Variación de tiempos: algunos muy rápidos, otros extremadamente lentos

Insight clave: El cuello de botella suele estar antes de la actividad lenta, no en ella. Un paso puede completarse rápido y después quedar en cola para el siguiente.

Análisis de retrabajo

Objetivo: Detectar dónde los casos regresan y repiten pasos sin necesidad.

Herramientas: grafo de proceso, animación del proceso, análisis de variantes

Cómo hacerlo:

1. Busca flechas hacia atrás en el grafo (conexiones que van de actividades posteriores a anteriores)
2. Reproduce la animación del proceso con Show Tail activado para ver casos que se mueven contra el flujo normal
3. Filtra los casos que incluyen actividades repetidas con el panel de filtros
4. Revisa el análisis de variantes para rutas que repiten la misma actividad varias veces

Qué observar:

• Actividades por las que los casos pasan más de una vez
• Bucles entre actividades concretas (p. ej., “Revisión” → “Corregir” → “Revisión”)
• El porcentaje de casos que presentan retrabajo
• Cuánto tiempo extra añade el retrabajo al proceso

Idea clave: Cierto retrabajo es esperable (controles de calidad, correcciones), pero un exceso suele señalar requisitos poco claros, problemas de calidad o fallos de comunicación.

Análisis de conformidad

Objetivo: Comparar lo que pasa en realidad con lo que debería pasar.

Herramientas: grafo del proceso, análisis de variantes, filtros

Cómo hacerlo:

1. Define el camino “esperado” del proceso (el happy path)
2. Usa el grafo para ver qué porcentaje sigue ese camino
3. Filtra las desviaciones e investiga por qué ocurren
4. Usa el análisis de variantes para ver todos los recorridos posibles

Qué observar:

• Actividades que deberían ocurrir siempre y a veces se omiten
• Actividades que aparecen y no deberían (atajos, arreglos manuales)
• Caminos inesperados entre actividades
• Casos que terminan antes de tiempo (no llegan al end event)

Insight clave: Las desviaciones no siempre son malas. A veces los atajos señalan una forma mejor de trabajar que conviene estandarizar.

Análisis de recursos

Objetivo: Entender quién hace qué y cómo se reparte la carga de trabajo.

Herramientas: selectores, filtros, gráficos por recurso

Cómo hacerlo:

1. Usa los selectores para desglosar el proceso por recurso, equipo o área
2. Compara los tiempos de ciclo y el rendimiento entre recursos
3. Detecta desequilibrios en la distribución de la carga
4. Identifica en qué actividades participan recursos o equipos específicos

Qué observar:

• Reparto desigual del trabajo entre recursos
• Recursos sistemáticamente más lentos o más rápidos
• Patrones de transferencia entre equipos o departamentos
• Actividades que requieren especialización (posibles puntos únicos de fallo)

Idea clave: Las diferencias de desempeño entre recursos suelen apuntar a necesidades de formación, problemas con herramientas o al diseño del proceso, más que a la capacidad individual.

Análisis de volumen y tendencias

Objetivo: Entender los patrones de volumen de casos a lo largo del tiempo.

Herramientas: filtros de tiempo, gráficos de tendencia, comparación por periodos

Cómo hacerlo:

1. Usa filtros por periodo para comparar distintos rangos
2. Observa las tendencias de volumen (¿la cantidad de casos sube, baja o se mantiene?)
3. Compara el mismo periodo entre distintos años o trimestres
4. Relaciona cambios de volumen con cambios en el desempeño del proceso

Qué observar:

• Patrones estacionales (picos y valles)
• Tendencias que coinciden con eventos o cambios del negocio
• Cómo las variaciones de volumen afectan el tiempo de ciclo y la calidad
• Indicadores adelantados que anticipan el volumen futuro

Idea clave: Los problemas de desempeño pueden venir de picos de volumen, no del proceso en sí. Entender el volumen te ayuda a planificar la capacidad.

Análisis de rutas

Objetivo: Entender las distintas rutas que siguen los casos en tu proceso.

Herramientas: grafo del proceso, análisis de variantes, filtros de ruta

Cómo hacerlo:

1. Observa el grafo del proceso para identificar puntos de decisión importantes (ramificaciones)
2. Revisa los porcentajes en cada conexión de salida para entender el enrutamiento
3. Usa el análisis de variantes para ver todos los caminos únicos y su frecuencia
4. Filtra rutas específicas para comparar su rendimiento

Qué buscar:

• Rutas dominantes vs. casos límite
• Diferencias de rendimiento entre rutas
• Rutas inesperadamente largas o complejas
• Oportunidades para enrutar casos con más eficiencia

Idea clave: A menudo, el 80% de los casos sigue solo unas pocas rutas, mientras que decenas de variantes representan el 20% restante. Enfoca primero tus esfuerzos de mejora en las rutas de mayor volumen.

Paso 6: ¿Qué sigue?

Terminaste el análisis y presentaste conclusiones. ¿Y ahora?

Da seguimiento a los pendientes

Después de tu presentación, probablemente habrá:

• Solicitudes de análisis adicionales
• Decisiones sobre qué mejoras perseguir
• Asignaciones de quién impulsará los cambios

Dales seguimiento y asegúrate de que no se pierdan en las operaciones del día a día.

Lleva el análisis a la implementación

Los insights deben convertirse en cambios reales del proceso. Consulta nuestra guía sobre cómo implementar la optimización de procesos para convertir insights en mejoras concretas.

Configura el monitoreo

Una vez implementados los cambios, hay que comprobar que funcionen. Nuestra guía sobre monitoreo continuo del proceso explica cómo seguir las mejoras con el tiempo.

Documenta para el futuro

Crea documentación para que tu trabajo sirva de base:

• Qué preguntas investigaste
• Qué datos se usaron (y sus limitaciones)
• Qué hallazgos encontraste
• Qué decisiones se tomaron

Este conocimiento institucional es valioso para futuros esfuerzos de análisis.

Celebra los avances

Conseguir insights reales a partir de datos de procesos tiene mérito. Confirmes sospechas, descubras sorpresas u oportunidades de mejora, estás aportando valor a tu organización.

Vuelve a empezar el ciclo. La mejora de procesos es continua y tus datos siempre tienen más que contar.

Comienza con ProcessMind

¿Listo para analizar tus propios procesos? ProcessMind acerca el Process Mining a cualquier equipo con:

• Dashboards intuitivos que muestran insights rápidamente
• Recomendaciones con IA que señalan posibles problemas de forma automática
• Explorador de casos interactivo para investigar en detalle
• Importación sencilla de datos desde Excel, CSV o bases de datos

Empieza tu prueba gratuita y descubre qué está pasando de verdad en tus procesos.

Recursos relacionados:

• ¿Qué es Process Mining? - Guía de fundamentos
• Guía estratégica para la mejora de procesos basada en datos - Enfoque DMAIC
• Retos de Process Mining y buenas prácticas - Cómo evitar errores típicos