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Mejore su Gestión de Crédito y Cobranzas

Su guía de 6 pasos para optimizar la Gestión de Crédito y Cobranzas en Dynamics 365.
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Desafíos (10) Metas (10) 6 Pasos Vista previa Resultados Datos Preguntas Frecuentes (5)

Optimice la Gestión de Crédito y Cobranzas en Dynamics 365 para un Flujo de Caja Más Rápido

Muchos procesos de gestión de crédito y cobranzas ocultan ineficiencias invisibles que retrasan los pagos y aumentan sus días de ventas pendientes. Nuestra plataforma le ayuda a identificar rápidamente estos cuellos de botella en sus operaciones. Esto le permite optimizar todo su ciclo de crédito a efectivo, lo que conduce a un flujo de caja significativamente mejorado.

Descargue nuestra plantilla de datos preconfigurada y aborde los desafíos comunes para alcanzar sus metas de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la Guía de la Plantilla de Datos para transformar sus operaciones.

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¿Por Qué Optimizar la Gestión de Crédito y Cobranzas en Dynamics 365?

Una Gestión de Crédito y Cobranzas eficaz es fundamental para la salud financiera de cualquier organización. En Microsoft Dynamics 365, si bien el sistema ofrece herramientas robustas, los procesos subyacentes aún pueden albergar ineficiencias que afectan su flujo de caja y aumentan los días de ventas pendientes (DSO). Los pagos atrasados, las estrategias de cobro ineficaces y la resolución prolongada de disputas afectan directamente el capital de trabajo y la rentabilidad. Sin una visión clara y basada en datos de la ejecución de sus procesos, identificar las causas raíz de estos problemas se convierte en una tarea compleja, a menudo manual y que consume mucho tiempo.

Imagine una factura que tarda un tiempo inusualmente largo en saldarse, o una carta de cobro que se envía demasiado tarde, o incluso demasiado pronto. Estas desviaciones aparentemente pequeñas, cuando se multiplican por miles de facturas, se acumulan en un drenaje financiero significativo e incluso pueden dañar las relaciones con los clientes. Comprender el recorrido completo de cada factura, desde la evaluación del crédito hasta el pago final o la baja, es esencial para una gestión financiera proactiva. Este análisis profundo le ayuda a prevenir deudas incobrables, cumplir con las políticas internas y las regulaciones externas, y, en última instancia, mejorar sus resultados.

¿Cómo el Process Mining Desbloquea la Eficiencia en la Gestión de Crédito y Cobranzas?

El process mining ofrece un enfoque revolucionario para comprender y mejorar sus procesos de Gestión de Crédito y Cobranzas dentro de Microsoft Dynamics 365. Al analizar los registros de eventos de su sistema, reconstruye el flujo real de cada factura, revelando con precisión cómo se realiza el trabajo, no solo cómo se supone que debe hacerse. Usted obtiene una vista objetiva, tipo radiografía, de su ciclo de crédito a efectivo, identificando automáticamente desviaciones de procesos, cuellos de botella y retrabajos. Por ejemplo, puede identificar exactamente dónde se estancan las aprobaciones de pago, por qué ciertos clientes pagan constantemente tarde, o si las actividades de cobro se están ejecutando fuera de secuencia.

Esta perspectiva se centra en el recorrido de principio a fin de una factura, desde la evaluación inicial del crédito y la generación de la factura hasta el pago y cualquier esfuerzo de cobro posterior. Empodera a su equipo para ver el impacto real de actividades como "Solicitud de Límite de Crédito", "Factura Generada", "Recordatorio de Vencimiento Enviado" y "Pago Recibido". Puede analizar la efectividad de las gestiones de cobro, rastrear el tiempo real entre "Fecha de Vencimiento de Pago Superada" y "Llamada de Cobro Realizada", y comprender los diversos caminos que toma una factura para llegar a "Factura Saldada" o "Factura Dada de Baja". Esta visión basada en datos es invaluable para la optimización de procesos, permitiéndole ir más allá de las suposiciones hacia una comprensión fáctica.

Áreas Clave de Mejora Identificadas Mediante Process Mining

Mediante la aplicación de process mining, varias áreas críticas dentro de la Gestión de Crédito y Cobranzas en Microsoft Dynamics 365 suelen surgir como oportunidades de mejora:

  • Reducción del Tiempo del Ciclo de Aprobación de Crédito: Identifique retrasos en el proceso de "Límite de Crédito Aprobado", reduciendo el tiempo desde la solicitud hasta la decisión, lo que acelera el procesamiento de pedidos de venta.
  • Optimización de Estrategias de Cobro: Analice la efectividad de diferentes niveles de recordatorio de cobro y actividades de cobro, como "Recordatorio de Vencimiento Enviado" versus "Llamada de Cobro Realizada", para determinar la secuencia y el momento más impactantes para segmentos de clientes específicos. Esto ayuda a reducir los días de atraso.
  • Agilización de la Resolución de Disputas: Identifique los cuellos de botella en el ciclo de "Disputa Registrada" a "Disputa Resuelta", minimizando el tiempo que las facturas permanecen en disputa y acelerando el pago.
  • Reducción de Intervención Manual y Retrabajo: Descubra casos en los que las facturas se procesan repetidamente, o donde se realizan ajustes manuales con frecuencia, lo que indica posibles áreas para la automatización o la estandarización de procesos.
  • Mejora del Cumplimiento: Asegure que todas las políticas de crédito y cobro, como el momento de envío de las cartas de cobro o el inicio de los procedimientos de baja, se sigan de manera consistente en toda la organización.

Resultados Medibles de la Optimización de Procesos

Al aplicar process mining a sus procesos de Gestión de Crédito y Cobranzas en Microsoft Dynamics 365, puede lograr beneficios tangibles y medibles:

  • Flujo de Caja Acelerado: Reduzca el tiempo total del ciclo de crédito a efectivo, lo que lleva a un acceso más rápido al capital de trabajo.
  • Días de Ventas Pendientes (DSO) Reducidos: Optimice las estrategias de cobro y mejore la puntualidad de los pagos, impactando directamente su métrica de DSO.
  • Menor Gasto por Deudas Incobrables: Identifique y aborde proactivamente las facturas y clientes en riesgo, minimizando la necesidad de "Factura Dada de Baja".
  • Eficiencia Operacional Mejorada: Agilice las actividades, reduzca el esfuerzo manual y elimine pasos innecesarios, permitiendo que su equipo se enfoque en tareas de mayor valor.
  • Relaciones con Clientes Mejoradas: Asegure una comunicación consistente, justa y oportuna con respecto al crédito y los pagos, fomentando la confianza y la lealtad.

Comience su Viaje de Gestión de Crédito y Cobranzas

Tomar el control de sus procesos de Gestión de Crédito y Cobranzas en Microsoft Dynamics 365 no requiere amplios conocimientos técnicos. Nuestra solución proporciona el marco para conectar rápidamente sus datos de Dynamics 365, visualizar sus procesos reales e identificar conocimientos accionables. Comience hoy su camino hacia una mayor eficiencia, un flujo de caja más sólido y operaciones financieras más efectivas.

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Problemas y Desafíos Comunes

Identifique qué desafíos le están afectando

Muchas organizaciones luchan con procesos de reclamación de pago que no logran cobros oportunos, lo que lleva a un alto y persistente DSO (Días de Ventas Pendientes). Sin una visibilidad de las rutas reales que siguen las facturas a través de las etapas de cobro, los esfuerzos pueden ser mal dirigidos o demasiado tardíos, sin lograr motivar a los clientes a pagar. ProcessMind analiza sus datos de Gestión de Crédito y Cobranzas en Microsoft Dynamics 365, mapeando el recorrido de cada factura. Revela qué pasos de reclamación son efectivos, dónde se estancan las facturas e identifica patrones en el comportamiento de pago, permitiéndole optimizar su estrategia de cobro para un mejor flujo de caja.

Un DSO alto inmoviliza capital de trabajo crítico, limitando las oportunidades de inversión e impactando la salud financiera general. Las verdaderas causas de los ciclos de pago prolongados a menudo se encuentran ocultas dentro de complejas variaciones de proceso, lo que dificulta identificar dónde ocurren consistentemente los retrasos a lo largo del ciclo de vida de su factura.ProcessMind proporciona una vista de extremo a extremo de su ciclo de crédito a efectivo dentro de Microsoft Dynamics 365, desde la generación de la factura hasta la contabilización del pago. Al analizar cada paso, identifica con precisión los cuellos de botella, como tiempos de aprobación prolongados o acciones de cobro retrasadas, lo que le permite reducir el DSO y mejorar el flujo de caja.

Las disputas de facturas no resueltas pueden retrasar significativamente los pagos, dañar las relaciones con los clientes y consumir recursos valiosos. Sin una visibilidad clara de todo el proceso de resolución de disputas, identificar las causas raíz de estos retrasos y responsabilizar a las partes involucradas se convierte en un desafío significativo. ProcessMind mapea el ciclo de vida completo de las facturas disputadas en Gestión de Crédito y Cobranzas, desde el registro hasta la resolución dentro de Microsoft Dynamics 365. Destaca dónde se estancan las disputas, revela rutas de resolución comunes y ayuda a agilizar los flujos de trabajo para acelerar los tiempos de resolución y minimizar los retrasos en los pagos.

Los equipos de cobro a menudo operan de manera reactiva, realizando llamadas de cobro y enviando recordatorios sin una estrategia clara y basada en datos. Esto lleva a esfuerzos desperdiciados en casos de baja prioridad, oportunidades perdidas con clientes de alto valor y una asignación global ineficiente de valiosos recursos de cobradores.Utilizando datos de Microsoft Dynamics 365, ProcessMind analiza las actividades individuales de los cobradores y su impacto en la realización de pagos. Identifica pasos redundantes, optimiza las colas de trabajo y sugiere acciones dirigidas basadas en el historial de facturas y el segmento de clientes, empoderando a su equipo para que se concentre en cobros de alto impacto.

No adherirse a las políticas de cobro internas o externas puede llevar a riesgos legales, quejas de clientes y prácticas de cobro inconsistentes. La supervisión manual hace que sea casi imposible asegurar consistentemente que cada factura siga la secuencia y el momento correctos para los recordatorios de vencimiento y las acciones de cobro.ProcessMind audita automáticamente las secuencias reales de las actividades de cobro frente a sus reglas definidas dentro de la Gestión de Crédito y Cobranzas en Microsoft Dynamics 365. Señala instantáneamente las desviaciones, como pasos omitidos o tiempos incorrectos, asegurando la adherencia a la política y reduciendo los riesgos de cumplimiento.

Incluso después de que un cliente realice un pago, los retrasos en la aplicación de ese efectivo a la factura correcta pueden causar problemas significativos posteriores, incluyendo informes de antigüedad incorrectos, esfuerzos de cobro innecesarios y la insatisfacción del cliente. Estos retrasos internos obstaculizan la presentación precisa de informes financieros y la visibilidad del flujo de caja.ProcessMind rastrea el camino desde 'Pago Recibido' hasta 'Pago Contabilizado' dentro de sus datos de Microsoft Dynamics 365, destacando dónde se ralentizan los procesos de aplicación de efectivo. Descubre los pasos o factores específicos que contribuyen a los retrasos, lo que le permite agilizar las operaciones y mejorar la precisión de sus cuentas por cobrar.

Una gestión ineficaz de los límites de crédito puede exponer a la empresa a un riesgo indebido de deudas incobrables o restringir innecesariamente las ventas al imponer límites demasiado restrictivos. El proceso para las solicitudes y aprobaciones de límites de crédito a menudo carece de transparencia, lo que lleva a decisiones inconsistentes y respuestas tardías a las necesidades del cliente. ProcessMind analiza el proceso completo de solicitudes y aprobaciones de límites de crédito dentro de Microsoft Dynamics 365. Identifica dónde se retrasan las aprobaciones, si los límites de crédito están alineados con el comportamiento de pago del cliente y ayuda a optimizar el proceso de evaluación crediticia para equilibrar el riesgo y el crecimiento de las ventas.

Las frecuentes bajas de facturas representan pérdidas financieras directas e indican problemas sistémicos en el ciclo de crédito a efectivo. Comprender por qué ciertas facturas se vuelven incobrables requiere un análisis profundo de su historial completo, desde la venta inicial hasta todos los intentos de cobro, para identificar oportunidades perdidas o patrones recurrentes.ProcessMind mapea el recorrido completo de las facturas que finalmente llevan a una baja utilizando sus datos de Microsoft Dynamics 365. Descubre precursores comunes, resalta esfuerzos de cobro inadecuados e identifica segmentos de clientes o tipos de facturas específicos más propensos a ser dados de baja, lo que permite una mitigación proactiva del riesgo.

Aplicar una estrategia de cobro única para todos los clientes a menudo lleva a una asignación ineficiente de recursos. Diferentes segmentos de clientes, basados en su valor, historial de pagos o industria, requieren enfoques personalizados, pero identificar estas estrategias óptimas sin información granular del proceso es un desafío.Al correlacionar atributos del cliente como 'Segmento de Cliente' y 'Términos de Pago' con el comportamiento de pago real y las tasas de éxito de cobro en Microsoft Dynamics 365, ProcessMind ayuda a refinar sus estrategias de cobro. Permite enfoques dirigidos, asegurando que los clientes de alto valor reciban la atención adecuada y que los recursos se optimicen.

Sin una vista integral de todo el proceso de Gestión de Crédito y Cobranzas, desde la evaluación crediticia hasta el pago final, es imposible identificar todas las interdependencias e ineficiencias ocultas. Esta perspectiva fragmentada obstaculiza la toma de decisiones estratégicas y previene la optimización holística del proceso. ProcessMind construye un mapa visual e interactivo de todo su recorrido de crédito a efectivo dentro de Microsoft Dynamics 365. Proporciona una visibilidad inigualable de cómo se conecta cada actividad, dónde ocurren las transferencias y la verdadera secuencia de eventos, permitiéndole comprender el proceso completo e identificar áreas de mejora sistémicas.

Metas Típicas

Defina cómo se ve el éxito

Reducir el DSO significa cobrar los pagos más rápido, mejorando directamente el flujo de caja y la salud financiera. Este objetivo impulsa significativamente la liquidez y reduce el capital de trabajo inmovilizado en cuentas por cobrar, lo que permite mejores oportunidades de inversión para el negocio. ProcessMind analiza todo el ciclo de crédito a efectivo dentro de Microsoft Dynamics 365, señalando actividades o retrasos específicos que extienden el DSO. Identifica las causas raíz de los retrasos en los pagos, permitiendo a las organizaciones optimizar las estrategias de cobro, refinar los procesos de reclamación y medir el impacto de los cambios en la reducción del DSO.

Resolver rápidamente las disputas de facturas previene retrasos en los pagos y mantiene relaciones sólidas con los clientes. Este objetivo garantiza que los problemas se aborden con agilidad, reduciendo la probabilidad de que las facturas se vuelvan incobrables y mejorando la satisfacción general del cliente con el proceso de Gestión de Crédito y Cobranzas. ProcessMind mapea el recorrido de resolución de disputas para cada factura, revelando cuellos de botella, retrabajos y brechas de cumplimiento en Microsoft Dynamics 365. Destaca las áreas donde la comunicación se interrumpe o las transferencias son lentas, empoderando a los equipos para implementar mejoras específicas que acorten el ciclo de resolución y minimicen el impacto en los ingresos.

Una estrategia de cobro eficaz asegura pagos puntuales y reduce la necesidad de esfuerzos de cobro más costosos. Lograr este objetivo se traduce directamente en una mejora del flujo de caja, menores costos operativos para los cobros y una disminución del riesgo de deudas incobrables en la Gestión de Crédito y Cobranzas.ProcessMind proporciona información sobre cómo las cartas de cobro y las actividades de cobro impactan el comportamiento de pago dentro de Microsoft Dynamics 365. Ayuda a analizar diferentes rutas de cobro, identificando qué estrategias son más exitosas para fomentar el pago y dónde el proceso de cobro podría estar fallando o causando fricciones innecesarias con el cliente.

Una aplicación de efectivo eficiente garantiza que los pagos entrantes se asignen de forma precisa y rápida a las facturas, mejorando la presentación de informes financieros y la visibilidad de las cuentas de los clientes. Este objetivo reduce el esfuerzo manual, minimiza los errores y libera recursos en el departamento de Gestión de Crédito y Cobranzas.ProcessMind visualiza el flujo de trabajo de aplicación de efectivo de principio a fin en Microsoft Dynamics 365, revelando retrasos, retrabajos y puntos de contacto manuales. Identifica actividades específicas que causan cuellos de botella, permitiendo la optimización de las reglas de coincidencia, oportunidades de automatización y una conciliación más rápida, impactando directamente los tiempos de liquidación de facturas.

Adherirse a las políticas de cobro es crucial por razones legales, regulatorias y de experiencia del cliente. Este objetivo minimiza los riesgos de cumplimiento, asegura un trato justo y consistente a los clientes y protege la reputación de la organización en sus actividades de Gestión de Crédito y Cobranzas.ProcessMind compara automáticamente la ejecución real del proceso con las reglas de cobro definidas dentro de Microsoft Dynamics 365. Destaca las instancias de incumplimiento, como niveles de cobro omitidos o tiempos de comunicación incorrectos, lo que permite a los equipos identificar las causas raíz e implementar acciones correctivas para mantener la adherencia a la política.

Mejorar la productividad del equipo de cobro significa que los cobradores pueden concentrarse en tareas de alto valor, lo que lleva a una recuperación de deuda más eficiente y a mejores relaciones con los clientes. Este objetivo impacta directamente las tasas de cobro, reduce los costos operativos y maximiza la efectividad del equipo de Gestión de Crédito y Cobranzas.ProcessMind analiza los flujos de trabajo de los cobradores dentro de Microsoft Dynamics 365, identificando pasos redundantes, transferencias innecesarias y variaciones en las mejores prácticas. Proporciona información basada en datos sobre dónde los cobradores invierten su tiempo, lo que permite la estandarización de flujos de trabajo eficientes y una capacitación dirigida para impulsar el rendimiento general del equipo.

La asignación precisa del límite de crédito mitiga el riesgo financiero al tiempo que apoya el crecimiento de las ventas al proporcionar un crédito adecuado a los clientes. Lograr este objetivo equilibra la exposición al riesgo con la generación de ingresos, asegurando una sólida salud financiera para la Gestión de Crédito y Cobranzas en la organización.ProcessMind analiza el rendimiento histórico de las facturas frente a los límites de crédito asignados en Microsoft Dynamics 365, identificando dónde los límites pueden ser demasiado altos, lo que lleva a deudas incobrables, o demasiado bajos, lo que dificulta las ventas. Ayuda a refinar el proceso de evaluación crediticia al mostrar el impacto real de diferentes decisiones de crédito en el comportamiento de pago y el riesgo.

Reducir las cancelaciones de facturas mejora directamente la rentabilidad y la estabilidad financiera al convertir más cuentas por cobrar en efectivo. Este objetivo significa estrategias más efectivas de Gestión de Crédito y Cobranzas y una cartera de cuentas por cobrar más saludable. ProcessMind rastrea todo el ciclo de vida de las facturas canceladas en Microsoft Dynamics 365, identificando puntos críticos donde una intervención temprana podría haber prevenido la cancelación. Revela patrones comunes, como pasos de reclamación omitidos o acciones de cobro retrasadas, permitiendo ajustes proactivos para salvar ingresos.

Una mejor segmentación de clientes permite estrategias de cobro personalizadas, mejorando la efectividad y preservando las relaciones con los clientes. Este objetivo optimiza la asignación de recursos al enfocar los esfuerzos donde son más impactantes, lo que lleva a mayores tasas de recuperación y a clientes más satisfechos en la Gestión de Crédito y Cobranzas.ProcessMind analiza el comportamiento del cliente y los patrones de pago en diferentes segmentos en Microsoft Dynamics 365, correlacionándolos con los resultados del cobro. Ayuda a identificar qué segmentos responden mejor a enfoques de cobro específicos o tácticas de cobro, permitiendo el refinamiento de los modelos de segmentación para una máxima eficiencia y un compromiso personalizado.

Una visibilidad integral de todo el proceso de crédito a efectivo es fundamental para identificar ineficiencias ocultas y oportunidades de mejora. Este objetivo proporciona una comprensión holística de cómo el valor fluye a través de la organización, permitiendo la toma de decisiones estratégicas en la Gestión de Crédito y Cobranzas.ProcessMind reconstruye el flujo real del proceso a partir de diversas fuentes de datos dentro de Microsoft Dynamics 365, presentando un mapa objetivo y basado en datos de cada paso que da una factura. Esta visión completa permite a las partes interesadas identificar cuellos de botella exactos, desviaciones y problemas de cumplimiento que afectan todo el ciclo de crédito a efectivo.

El Camino de Mejora de 6 Pasos para la Gestión de Crédito y Cobranzas

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Qué hacer

Acceda a la plantilla especializada de Excel diseñada para datos de Gestión de Crédito y Cobranzas en Microsoft Dynamics 365 para asegurar la consistencia y estructura de los datos.

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Por qué es importante

Una plantilla estandarizada agiliza su preparación de datos, facilitando la integración de sus registros financieros para un análisis de procesos preciso.

Resultado esperado

Una plantilla estructurada de Excel lista para ser rellenada con sus datos de procesos de crédito y cobranzas.

QUÉ OBTENDRÁ

Desbloquee un Flujo de Caja Más Rápido: Descubra Insights Ocultos en su Gestión de Crédito y Cobranzas

ProcessMind revela la verdadera ejecución de su proceso de crédito y cobranzas. Visualice cada paso para identificar ineficiencias y oportunidades de optimización.
  • Visualice el flujo real de crédito a efectivo
  • Identifique cuellos de botella en el cobro al instante
  • Optimice las variantes de proceso de D365
  • Acelerar el flujo de caja y reducir el DSO
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Lo que las Organizaciones Logran con el Process Mining en Gestión de Crédito y Cobranzas

Estos resultados ilustran las mejoras comunes que las organizaciones logran al aplicar process mining a sus operaciones de Gestión de Crédito y Cobranzas, aprovechando la información derivada de los datos de Microsoft Dynamics 365 identificada por el Número de Factura.

0 %
DSO Reducido

Reducción promedio en el tiempo de pago

Disminuir el número promedio de días que tardan en pagarse las facturas, mejorando el flujo de caja y el capital de trabajo. Esto impacta directamente la salud financiera.
0 %
Resolución Acelerada de Disputas

Reducción promedio en la gestión de disputas

Acortar el tiempo necesario para resolver disputas de facturas, lo que lleva a pagos más rápidos y una mayor satisfacción del cliente. Esto mejora la eficiencia operativa.
0 %
Estrategia de Cobro Mejorada

Aumento en las tasas de cobro exitosas

Optimice los procesos de reclamación de pago para lograr un mayor porcentaje de pagos exitosos después de iniciar los procedimientos de reclamación. Esto impulsa directamente las cobranzas y reduce la deuda incobrable.
0 %
Cumplimiento Mejorado de Políticas

Adherencia a las directrices de cobro

Asegurar que un mayor porcentaje de facturas vencidas sigan los pasos y plazos definidos de la política de cobro, mitigando riesgos y mejorando la consistencia. Esto fortalece la gobernanza.
0 %
Cancelaciones Reducidas

Disminución de facturas incobrables

Reducir la proporción de facturas que finalmente se cancelan como incobrables, impactando directamente el resultado final y mejorando la rentabilidad.
0 %
Aplicación de Efectivo Más Rápida

Reducción en el retraso de contabilización de pagos

Acelerar el proceso de contabilización de pagos recibidos en el sistema, mejorando la visibilidad del efectivo y reduciendo el esfuerzo manual. Esto mejora la eficiencia operativa.

Los resultados varían según la complejidad del proceso, la calidad de los datos y los objetivos organizacionales específicos. Estas cifras representan mejoras típicas observadas en implementaciones exitosas en Gestión de Crédito y Cobranzas.

Datos Recomendados

Comience subiendo los atributos y actividades principales, y luego añada más datos para profundizar su análisis.
¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Puntos de datos clave a capturar para el análisis

El identificador único para cada factura de cliente, sirviendo como el identificador principal de caso para el proceso de gestión de crédito.

Por qué es importante

Este es el ID de Caso esencial que conecta todos los eventos del proceso, permitiendo la reconstrucción y el análisis de todo el ciclo de la factura al efectivo.

El nombre del evento o tarea específica que ocurrió en un punto del ciclo de vida de la factura.

Por qué es importante

Este atributo define los pasos en el mapa de proceso, haciendo posible visualizar y analizar el ciclo de vida de la factura.

El timestamp que indica cuándo ocurrió una actividad o evento específico.

Por qué es importante

Esta marca de tiempo es esencial para ordenar eventos, descubrir el mapa del proceso y calcular todas las métricas de rendimiento como los tiempos de ciclo y las duraciones.

El nombre del agente de cobro o miembro del equipo responsable de gestionar la factura vencida.

Por qué es importante

Permite el análisis de rendimiento del equipo de cobros, ayuda a equilibrar las cargas de trabajo e identifica las mejores prácticas comparando la efectividad del cobrador.

El valor monetario total de la factura.

Por qué es importante

Permite el análisis de impacto financiero, la priorización de facturas de alto valor y la comprensión de cómo el valor de la factura afecta el comportamiento del proceso.

El nombre legal del cliente al que se emitió la factura.

Por qué es importante

Permite el análisis de procesos específicos del cliente, ayudando a identificar patrones y a gestionar las relaciones con cuentas clave o problemáticas.

Una clasificación del cliente, por ejemplo, por tamaño, industria o importancia estratégica.

Por qué es importante

Permite un análisis agregado a través de grupos de clientes para identificar tendencias estratégicas y adaptar las estrategias de cobro para diferentes segmentos.

La fecha en la que el pago de la factura es contractualmente exigible.

Por qué es importante

Esta fecha es el punto de referencia para medir la puntualidad de los pagos y es el disparador para todas las actividades relacionadas con vencimientos y cobranzas.

Indica la etapa actual o la severidad del proceso de cobro (dunning) para una factura vencida.

Por qué es importante

Esto es clave para medir la efectividad de la estrategia de reclamación y comprender en qué etapa es más probable que los clientes paguen.

El estado actual de la factura en su ciclo de vida.

Por qué es importante

Ofrece una forma rápida y sencilla de filtrar y analizar facturas según su estado actual, permitiéndole centrarse en los casos abiertos o en disputa.

El número de días que una factura está pasada su fecha de vencimiento de pago.

Por qué es importante

Esta es una métrica operativa crítica utilizada para priorizar los esfuerzos de cobro y medir la gravedad de los retrasos en los pagos.

Actividades

Pasos del proceso a seguir y optimizar

Marca la creación de un registro de factura de venta en el sistema, antes de ser contabilizada oficialmente. Esta actividad suele ser un evento explícito capturado cuando un usuario finaliza un pedido de venta y genera el documento de factura correspondiente.

Por qué es importante

Este es el evento de inicio principal para el ciclo de vida de la factura. Analizar el tiempo desde este punto hasta el pago es crucial para medir los Días de Ventas Pendientes (DSO).

Representa el registro oficial de la factura en el libro mayor, convirtiéndola en una cuenta por cobrar formal. Este evento generalmente coincide con el envío de la factura al cliente y se captura cuando se completa la rutina de contabilización en Dynamics 365.

Por qué es importante

Este es un hito crítico que inicia oficialmente el conteo para los términos de pago y el envejecimiento de la deuda. Los retrasos entre la generación y la contabilización pueden ocultar ineficiencias en el proceso de facturación.

Un evento calculado que ocurre cuando la fecha actual supera la fecha de vencimiento de la factura. Esta actividad no corresponde a una acción directa del usuario, sino que se deriva al comparar la fecha del sistema con el campo de fecha de vencimiento de la factura.

Por qué es importante

Este evento es el disparador de todas las actividades de cobro. Permite el análisis del volumen de facturas vencidas y la puntualidad de las acciones de reclamación, apoyando KPI como la Adherencia a la Política de Reclamación.

Indica que se ha creado una carta de cobro o recordatorio formal para la factura vencida. Esto se registra cuando se ejecuta el proceso de cobro periódico en Dynamics 365, que genera registros de cartas para las facturas relevantes.

Por qué es importante

Rastrea el inicio y la frecuencia de los esfuerzos de cobro formales. Es esencial para medir la efectividad de la reclamación y el cumplimiento de las políticas internas de cobro.

Significa que el cliente ha disputado formalmente la factura, y su estado se actualiza en consecuencia. Esto generalmente se captura cuando un usuario cambia el estado de la factura a 'Disputada' en el módulo de gestión de cobranzas.

Por qué es importante

Este es el punto de partida para el proceso de resolución de disputas. Seguir esto ayuda a medir la frecuencia de las disputas y el tiempo que lleva resolverlas, impactando la satisfacción del cliente y el flujo de caja.

Indica que se ha recibido y registrado en el sistema un pago de un cliente, típicamente a través de un diario de pagos. Este evento precede a la contabilización final y la aplicación del efectivo a la factura específica.

Por qué es importante

Este es un hito crucial para calcular el DSO y comprender el flujo de caja. El desfase de tiempo entre este evento y el Pago Contabilizado revela cuellos de botella en el proceso de aplicación de efectivo.

Representa la contabilización oficial del pago del cliente en el libro mayor y su aplicación para liquidar una factura. Esto se captura de la fecha de contabilización del diario de pagos de clientes.

Por qué es importante

Finaliza la parte de pago del proceso. El tiempo entre la recepción del pago y la contabilización, el Retraso en la Aplicación de Efectivo, es una métrica clave de eficiencia para el departamento de finanzas.

La factura está totalmente pagada y su saldo es cero, marcando la finalización exitosa del proceso. Este estado se deduce cuando la suma de los pagos aplicados iguala el monto total de la factura.

Por qué es importante

Este es el punto final exitoso principal para el proceso de crédito a efectivo. Analizar los caminos que conducen aquí destaca las mejores prácticas y las variantes de proceso eficientes.

La factura se ha considerado incobrable y se cancela formalmente como deuda incobrable. Esta es una acción explícita realizada por un usuario autorizado, que liquida la cuenta por cobrar y registra la pérdida.

Por qué es importante

Este es el punto final fallido principal del proceso. El seguimiento de las cancelaciones es crítico para comprender el riesgo crediticio, los fallos de cobro y las pérdidas financieras.

Preguntas Frecuentes

Preguntas frecuentes

El process mining proporciona una visión clara y basada en datos del flujo de proceso real de su gestión de crédito y cobranzas dentro de Dynamics 365. Identifica cuellos de botella, ineficiencias e incumplimientos, ayudándole a optimizar los flujos de trabajo. Esto conduce a una reducción de los Días de Ventas Pendientes (DSO) y a estrategias de cobro más efectivas.

Para empezar, normalmente necesita registros de eventos de Dynamics 365, que incluyen un identificador de caso como el número de factura, un nombre de actividad para cada paso y una marca de tiempo de cuándo ocurrió cada actividad. Los ID de usuario y atributos adicionales, como el segmento de cliente o el nivel de reclamación, también pueden ser valiosos para un análisis más profundo. Estos datos permiten la reconstrucción y el análisis del recorrido completo del proceso.

Puede esperar mejoras tangibles, como una reducción significativa en los Días de Ventas Pendientes (DSO), una resolución más rápida de las disputas de facturas y un mayor cumplimiento de las políticas de reclamación. Los insights iniciales a menudo se pueden obtener en unas pocas semanas después de la extracción de datos y la configuración del análisis. Los proyectos de optimización completos típicamente muestran resultados medibles dentro de tres a seis meses.

El process mining identifica las etapas y razones exactas detrás de los retrasos en su ciclo de cobro, impactando directamente el DSO. Revela cuellos de botella en la resolución de disputas, identifica pasos de reclamación ineficientes y descubre oportunidades para agilizar la aplicación de efectivo. Al visualizar estas ineficiencias, puede implementar mejoras específicas para acelerar el flujo de caja.

Al visualizar cada paso, el process mining identifica desviaciones de las políticas de cobro definidas, destacando casos en los que se omitieron acciones o se aplicaron incorrectamente. Proporciona evidencia objetiva de las brechas de cumplimiento, permitiendo acciones correctivas y capacitación. Esto asegura una mayor adherencia a sus políticas establecidas y reduce el riesgo de cumplimiento.

Si bien la configuración inicial implica la extracción y el modelado de datos, las herramientas modernas de process mining están diseñadas para simplificar esta complejidad. Asociarse con expertos puede agilizar el proceso, permitiéndole pasar rápidamente de la preparación de datos a un análisis perspicaz. Los beneficios de comprender y optimizar sus procesos superan con creces el esfuerzo inicial de implementación.

La implementación de process mining suele beneficiarse de habilidades en ingeniería de datos para la extracción y transformación, y en análisis de procesos para interpretar los hallazgos. La mayoría de las organizaciones utilizan una plataforma dedicada de process mining que automatiza gran parte de la visualización y el descubrimiento. Aunque la experiencia técnica ayuda, el objetivo es hacer que los conocimientos sean accesibles para los usuarios de negocio.

Sí, el process mining revela la ejecución real de la reclamación frente a las políticas definidas, destacando dónde las estrategias se desvían o no se activan según lo previsto. Le ayuda a comprender qué rutas de reclamación son más efectivas y dónde los miembros del equipo podrían estar omitiendo o aplicando incorrectamente los pasos. Esto permite realizar ajustes específicos para mejorar la efectividad de la estrategia y el cumplimiento dentro de Dynamics 365.

El tiempo inicial de extracción de datos depende de su volumen de datos, la complejidad de su instancia de Dynamics 365 y el acceso a la API disponible. Puede variar desde unos pocos días hasta un par de semanas para conjuntos de datos más grandes. Una vez establecida la conexión inicial, se pueden configurar conectores automatizados para proporcionar flujos de datos continuos, asegurando un análisis continuo con un esfuerzo manual mínimo.

Las plataformas de process mining típicamente se conectan a Dynamics 365 a través de APIs estándar o exportaciones seguras de datos para extraer los registros de eventos necesarios. Si bien no es un módulo directo dentro de D365, aprovecha sus datos de Dynamics para un análisis potente e independiente. Este enfoque garantiza un impacto mínimo en su sistema en vivo mientras proporciona información profunda sobre sus procesos.

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