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経費管理を改善する

Expensify経費管理を最適化するための6ステップ``ガイド。
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経費管理を改善する
課題 (10) 目標 (12) 6つのステップ プレビュー 成果 データ よくある質問 (4)

Expensify経費管理を最適化し、迅速な精算を実現

経費管理プロセスは、承認遅延、ポリシー不遵守、不必要な手戻りといった課題にしばしば直面します。当社のプラットフォームは、これらの正確なボトルネックと非効率性を特定し、根本原因に対する明確なインサイトを提供します。これにより、データに基づいた改善が可能となり、業務の効率化、コスト削減、従業員満足度の向上につながります。

事前設定されたデータテンプレートをダウンロードし、一般的な課題を解決して、効率化の目標を達成しましょう。6段階の改善計画に従い、データテンプレートガイドを参考にしながら業務を変革してください。

詳細な説明を表示

経費管理の最適化が重要な理由

Expensifyのような堅牢なシステムを導入していても、経費を効果的に管理することは大きな課題となりがちです。実際のプロセスフローが明確に見えていなければ、非効率性が隠れたままとなり、運用コストの増加、払い戻しの遅延、従業員満足度の低下につながる可能性があります。従業員が払い戻しを何週間も待ったり、経理チームが承認の催促やエラー修正に膨大な時間を費やしたりする状況を想像してみてください。これらの問題は、財務リソースを圧迫するだけでなく、組織全体の士気と生産性にも影響を与えます。「経費管理を改善する方法」を理解することは、単に財務タスクを効率化するだけでなく、会社の効率性、コンプライアンス、従業員の信頼に投資する、戦略的に重要な取り組みとなります。

プロセスマイニングが経費プロセスのインサイトを明らかにする方法

プロセスマイニングは、経費管理の最適化に対し、データに基づいた独自のアプローチを提供します。推測や経験的証拠に頼るのではなく、Expensifyシステムや統合された財務プラットフォームからのイベントログ``データを直接使用して、すべての経費レポートの実際の流れを再構築します。この強力な分析テクニックは、完全なエンドツーエンドのプロセスを可視化し、経費レポートが作成から最終的な払い戻し、会計処理までどのように流れるかを正確に明らかにします。これにより、ボトルネックがどこで発生しているかを正確に特定し、各アクティビティの真のサイクルタイムを測定し、意図したプロセスからの逸脱を発見できます。例えば、特定のマネージャーが承認プロセスで常に遅延しているか、特定の経費カテゴリがより多くの修正を引き起こしているか、または特定のポリシーチェックが予期せぬ遅延の原因となっているかをプロセスマイニングは示すことができます。運用データへのこの深い分析は、手動監査や従来のレポートでは得られない実用的なインサイトを提供します。

経費プロセス改善の主要分野

Expensifyの経費管理にプロセスマイニングを適用することで、改善すべきいくつかの重要な領域が浮き彫りになります。

  • 承認ワークフローの効率化: 著しい遅延を引き起こしている特定の承認者や承認ステージを特定します。並行承認が本当に並行して行われているのか、それとも連続ステップが不必要にサイクルタイムを延長しているのかを理解します。これは「経費管理サイクルタイムの削減」に直接役立ちます。
  • ポリシーコンプライアンスの徹底: 一般的なポリシー違反の種類と、それらが最も頻繁に導入または検出されるステージを特定します。これにより、プロアクティブにコンプライアンスを向上させるためのターゲットを絞ったトレーニングやシステムルールの調整が可能になります。
  • 払い戻し効率の向上: 承認から実際の払い戻し実行までの引き渡しを分析します。スケジュール作成、支払い処理、または会計調整で遅延が発生しているかどうかを判断します。
  • リソース配分: 経費プロセスに関与する経理チームや管理チーム全体でのワークロード配分に関するインサイトを得て、より良いリソース計画とロードバランシングを可能にします。
  • プロセス自動化の機会: 繰り返しの手動タスクや一般的な手戻りループを発見し、これらを自動化または簡素化することで、貴重なスタッフの時間を解放します。

最適化による期待される成果

プロセスマイニングを通じて経費管理プロセスを積極的に最適化することで、測定可能で影響力のあるメリットがもたらされます。

  • 迅速な払い戻し: 経費提出から払い戻しまでの全体的なサイクルタイムを大幅に短縮し、従業員の満足度向上とキャッシュフロー管理の改善につながります。
  • 運用コストの削減: 手動エラーを最小限に抑え、絶え間ないフォローアップの必要性を減らし、経費管理に関連する管理オーバーヘッドを削減します。
  • コンプライアンスの強化: 会社経費ポリシーの一貫した遵守を確実にし、財務リスクを軽減し、監査プロセスを簡素化します。
  • 従業員満足度の向上: 円滑で予測可能、かつ迅速な払い戻しプロセスは、従業員の士気と組織の管理機能に対する信頼を高めます。
  • 財務管理の改善: 支出パターンとプロセスパフォーマンスに対する透明性を高め、より正確な予算編成と予測を可能にします。

プロセスマイニングを活用することで、Expensifyの利用は単なる経費管理から、経費管理の全行程を積極的に最適化することへと変革されます。

Expensifyプロセス最適化の開始

この最適化の旅は、現在の状況を理解することから始まります。このガイドは、Expensifyのデータを分析し、経費管理プロセスに隠された非効率性を明らかにするためのフレームワークとツールを提供します。データに基づいたアプローチを採用することで、具体的な改善につながる情報に基づいた意思決定を行うことができます。今日からプロセスを探求し、経費管理がどれほど効率的でコンプライアンスを遵守したものになるかを発見してください。

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よくある問題と課題

影響を与えている課題を特定する

マネージャーまたは経理部門による承認の遅延は、従業員が払い戻しを待つことに不満を抱く原因となります。これは従業員満足度に悪影響を与え、経費管理プロセス内で不要な運転資金を拘束します。ProcessMindはExpensify内のエンドツーエンドの経費管理プロセスを分析し、すべての承認経路をマッピングして、ボトルネックがどこで発生するかを正確に特定し、それらがサイクルタイムに与える影響を定量化します。これにより、頻繁に遅延を引き起こす特定のステップや承認者が強調され、ワークフローを効率化し、従業員エクスペリエンスを向上させるためのターゲットを絞った介入が可能になります。

従業員は経費レポートが却下されることが多く、手戻りや処理時間の延長につながります。これはExpensify経費管理システム内での情報不足、ポリシー不遵守、または不明確な提出ガイドラインが原因である可能性があります。ProcessMindは、経費プロセスにおけるすべての手戻りループと却下ポイントを可視化し、却下の根本原因を特定します。却下されたレポートに関連する属性（特定のカテゴリや提出者など）を分析することで、より良いポリシーコミュニケーションやトレーニングの領域を特定し、手作業を減らし承認を迅速化するのに役立ちます。

ポリシーが確立されていても、組織はそれらを一貫して施行することに苦慮し、結果としてポリシー違反の経費が承認されてしまうことがあります。これは会社を財務リスク、潜在的な監査問題、そしてExpensifyを使用する部門間での不均一な支出パターンに晒します。ProcessMindは「ポリシー違反フラグ」属性と実際のプロセスフローを活用して、意図された経費管理ポリシーからの逸脱を明らかにします。これにより、ポリシーチェックが迂回されたり、ポリシー違反のレポートが依然として承認されている事例が明らかになり、施行の改善と財務リスクの軽減を可能にします。

従業員は払い戻しに長い時間を要し、不満や個人のキャッシュフロー問題につながります。これはしばしば、Expensifyのようなシステム内の経費管理プロセスの最終段階における非効率性、具体的には財務審査、スケジュール設定、実行に起因します。ProcessMindは、「払い戻し予定」から「払い戻し実行済み」および「会計処理済み」までの払い戻しライフサイクル全体を追跡します。これらの重要なステップにおける遅延を特定し、プロセスを加速してタイムリーな支払いを確保し、従業員の経済的健全性を向上させることができる場所を強調します。

経理チームや従業員は、経費報告書の手作業でのエラー修正や追加情報のリクエストに多大な時間とリソースを費やしています。この手間のかかる手戻り作業は、運用コストを膨らませ、Expensifyの経費管理システム内でスタッフをより価値の高い活動から遠ざけています。ProcessMindは、初期提出後の「報告書が差し戻しされました」や「領収書添付済み」といったすべてのアクティビティをマッピングし、手戻りの量と原因を定量化します。これにより、最も多くのエラーを生成する特定のプロセスステップやデータ入力ポイントを特定し、的を絞った自動化やプロセス簡素化を可能にします。

ステークホルダーは、経費報告書が提出から精算までどのように流れているのかを明確かつ包括的に理解しておらず、非効率性を特定することが困難です。この不透明性は、Expensifyの経費管理環境における効果的な意思決定と最適化の取り組みを妨げます。ProcessMindは、経費管理の全ジャーニーを再構築し、経費報告書がたどるすべてのパスを客観的でデータに基づいた可視化を提供します。この全体像は、実際のプロセス変動、隠れたボトルネック、コンプライアンスのギャップを明らかにし、チームが情報に基づいた改善を行う力を与えます。

各経費報告書の処理にかかる全体的なコストが予想よりも高く、経理部門の予算とリソース配分に影響を与えています。これは、非効率なワークフロー、過剰な手作業による介入、またはExpensify経費管理プロセス全体におけるサイクルタイムの長期化が原因である可能性があります。ProcessMindは、サイクルタイムや手戻り率などのプロセスパフォーマンスメトリックを運用コストと関連付けます。コストのかかる逸脱や非効率なパスを特定することで、リソース利用を最適化し、経費管理プロセスを効率化して報告書ごとの処理費用を削減するのに役立ちます。

経費ポリシーが異なる部門や承認者間で不均一に適用されると、公平性の問題や潜在的なコンプライアンス違反のホットスポットにつながります。この不一貫性はExpensifyの経費管理システムの完全性を損ない、従業員の不満や監査結果を引き起こす可能性があります。ProcessMindは、「従業員部門」と「承認者」属性に基づいて承認決定とポリシーチェックの結果を分析します。これにより、異なる組織セグメント間での承認パターンと却下理由の差異が強調され、標準化されたポリシー施行と明確なガイドラインを可能にします。

一部のマネージャーや経理担当者は経費承認業務で過負荷状態にあり、一方で他の担当者はワークロードが軽く、これにより遅延やバーンアウト（燃え尽き症候群）のリスクが生じています。この不均衡は、Expensifyの経費管理承認構造における効率性と公平性に影響を与えています。ProcessMindは、「承認者」が処理する経費報告書の量と複雑さを分析することで、各承認者のワークロード配分を特定します。過度に利用されている承認者によって生じるボトルネックを可視化し、ワークロードの再バランスや承認階層の調整によるスループット改善のためのインサイトを提供します。

経費報告書の内部監査や外部監査の準備は、手作業でのデータ取得と検証に多大な時間を要する、非常に手間のかかるプロセスです。この作業は経理チームに大きな負担をかけ、Expensify内にすぐに利用できる包括的なプロセスデータがないため、直前になって慌てる事態を引き起こす可能性があります。ProcessMindは、「経費報告書作成」から「会計処理済み」までのすべての経費報告書について、完全で不変の監査証跡を提供します。これにより、あらゆる経費に関連するすべてのアクティビティ、決定、規程チェックが容易に可視化され、監査準備に必要な時間と労力を劇的に削減し、コンプライアンスを確保します。

代表的な目標

成功の定義を明確にする

長い承認時間は従業員を不満にさせ、払い戻しを遅らせます。この目標は、経費提出から最終承認までの期間を大幅に短縮し、従業員満足度とキャッシュフローを改善することを目指します。承認が速ければ、従業員はより早く払い戻しを受けられ、士気を高め、問い合わせを減らすことができます。
ProcessMindはExpensifyの承認ワークフローを分析し、特定のボトルネック、冗長なステップ、またはパフォーマンスの低い承認者を特定します。遅延が最も頻繁に発生する場所を正確に特定することで、承認フローを再構築したり、自動化を導入したり、リソース配分を最適化したりして、例えば平均承認時間を30%削減するなどの成果を達成できます。

高い却下率は、ポリシー理解、提出品質、または承認基準に関する問題を示します。却下を減らすことは、再提出が必要な従業員と再審査が必要な経理チームの両方にとって時間を節約します。これにより、効率が向上し、最初からポリシー遵守が確保されます。
ProcessMindはExpensifyにおける却下の根本原因を明らかにします。これには、一般的なポリシー違反、情報不足、または却下傾向の高い特定の承認者などが含まれます。一般的な却下経路を可視化することで、ターゲットを絞ったトレーニングを実施し、提出ガイドラインを改善し、またはポリシー規則を調整して、却下率を最大40%削減できます。

コンプライアンス違反は、財務リスク、監査問題、支出の一貫性の欠如につながる可能性があります。この目標は、すべての申請において会社の経費規程の厳格な適用を徹底し、潜在的な不正を減らし、財務の健全性を維持することに焦点を当てています。一貫したコンプライアンスは信頼を築き、監査リスクを低減します。
ProcessMindは、事前定義されたルールと実際のプロセス実行を比較することで、Expensifyの経費報告書における規程からの逸脱やコンプライアンスのギャップを自動で検出します。これにより、特定の違反事例を明確にし、積極的な介入、規程の見直し、的を絞った対応を可能にし、規程違反を最大25%削減できる可能性があります。

タイムリーな精算は、従業員の満足度と財務健全性にとって不可欠です。この目標は、最終承認から実際の支払いまでの時間を短縮し、従業員が迅速に資金を受け取れるようにすることを目指します。迅速な支払いは、従業員エクスペリエンスを向上させ、管理負担を軽減します。
ProcessMindは、Expensifyにおける承認から支払い実行までの精算ライフサイクル全体を追跡します。これにより、経理審査や支払いスケジューリング``ステップにおける遅延を特定し、支払いトリガーの自動化やバッチ処理の最適化の機会を明らかにすることで、平均精算時間を20%短縮することにつながります。

エラーや不完全な提出によって引き起こされる手作業による手戻りは、従業員や経理スタッフにとって貴重な時間を消費します。この目標は、これらの非効率性の原因を特定し排除し、リソースを解放し、プロセスフロー全体の品質を向上させることを目指します。手戻りを減らすことは、直接的にコスト削減につながります。
ProcessMindはExpensifyプロセス内のすべて手戻りループと再発するアクティビティをマッピングします。経費レポートが修正のためにどこに送り返され、その理由を正確に特定し、不明確な指示やシステム設定の問題などの根本原因に対処できるため、一般的なエラー原因を排除することで、手作業による手戻りを効果的に削減します。

経費管理プロセス全体が明確に可視化されていないと、非効率性や改善の機会を特定することは困難です。この目標は、作成から会計処理までのすべてのステップについて、包括的かつ透明性の高い理解を提供します。完全な可視化は、データに基づいた意思決定を可能にします。
ProcessMindは、Expensifyにおける経費報告書の完全な実際のプロセスフローを自動的に再構築します。これにより、すべてのパス、逸脱、ボトルネックが可視化され、プロセスが実際にどのように機能しているかについて公平な視点を提供することで、隠れた非効率性を明らかにし、エンドツーエンドのジャーニー全体を最適化できます。

高い運用コストは企業の収益に影響を与える可能性があります。この目標は、各経費レポート処理のコストを押し上げる非効率性を特定し排除することに焦点を当て、大幅なコスト削減につながります。プロセスの最適化は財務健全性に直接貢献します。
ProcessMindはプロセスアクティビティと関連コストを相関させ、Expensify内で不要なステップ、手戻り、または延長されたサイクルタイムが経費を増加させる領域を明らかにします。これらのコストドライバーを特定することで、プロセスを効率化し、コスト削減策を実施でき、レポートあたりの処理コストを15〜20%削減する可能性があります。

経費ポリシーの不一貫な適用は、公平性の問題、コンプライアンスリスク、および混乱につながる可能性があります。この目標は、すべての経費レポートが均一で明確に定義された基準に従って審査および処理されることを確実にし、一貫性と予測可能性を育むことを目指します。
ProcessMindはExpensifyにおける異なる部門、承認者、または経費カテゴリ間での承認経路と却下理由の差異を分析します。これにより、ポリシーが不一貫に解釈または適用されている箇所が強調され、ガイドラインの改善、チェックの自動化、および均一な施行を可能にし、一貫性を30%向上させます。

承認者間のワークロードの不均衡は、一部の承認者にボトルネックやバーンアウトを引き起こし、一方で他の承認者にはアイドルタイム（待機時間）を生じさせ、承認速度に影響を与えます。この目標は、承認者間での経費報告書の配分をバランスさせることで、リソースの効率的な利用とプロセス全体の迅速化を確実にすることを目指します。
ProcessMindは、Expensify内での個々の承認者のパフォーマンスとワークロードに関するインサイトを提供し、過重負担または低活用されている承認者を特定します。これにより、承認割り当ての再コンフィグレーション、ロード``バランス``ルールの導入、または研修の提案が可能になり、より効率的で公平なタスク配分へとつながります。

経費報告書の内部監査や外部監査の準備は、手作業が多く、時間のかかる作業になりがちです。この目標は、監査準備プロセスを簡素化し、加速させることで、必要な労力とリソースを削減することを目指します。迅速な監査準備は貴重なリソースを節約し、業務への支障を最小限に抑えます。
ProcessMindは、Expensifyの経費報告書におけるすべての行動を、タイムスタンプと実行者を含め、透過的かつ不変の記録として提供します。この自動生成された監査証跡は、コンプライアンスチェックを簡素化し、監査人向けの文書や証拠を収集する手作業を大幅に削減し、準備時間を最大50%短縮できます。

経費管理プロセスに対する従業員満足度は、士気と生産性にとって不可欠です。この目標は、経費の提出と払い戻しの全体的なエクスペリエンスを向上させ、遅延や却下といった課題に対処することを目指します。満足度が高いことは、良好な職場文化に貢献します。
ProcessMindは、払い戻し時間の延長や頻繁な却下など、Expensifyに対する従業員満足度に直接影響するプロセスの非効率性の影響を特定し定量化するのを支援します。承認遅延を25%削減するなどの重要な接点を最適化することで、従業員エクスペリエンスのメトリクスを直接改善できます。

不正確な経費データは、誤った財務報告、監査の不一致、および意思決定の質の低下につながる可能性があります。この目標は、すべての経費関連情報の精度と完全性の向上に焦点を当て、財務分析のための信頼できるデータを確保することを目指します。高いデータ品質は、堅牢な財務管理の基盤となります。
ProcessMindは、カテゴリタグ付けの不整合やExpensify提出でしばしば見落とされる情報ポイントなど、データエラーにつながるパターンを特定できます。データ品質の問題がどこで、なぜ発生するかを強調することで、ターゲットを絞った介入とシステム改善を可能にし、よりクリーンで信頼性の高いデータ入力を確保します。

経費管理のための6ステップの改善パス

1

テンプレートをダウンロード
2

データをエクスポート
3

データセットをアップロード
4

プロセスを分析
5

改善を実行
6

プロセスを監視
1

テンプレートをダウンロード

実施すること

Expensifyの標準的なデータ構造に適合していることを確認しながら、経費管理データ向けに特別に設計されたProcessMindのExcelテンプレートを入手してください。

データテンプレートガイドを見る テンプレートをダウンロード
その重要性

正しいテンプレートを使用することで、データ準備が簡素化され、Expensifyデータをシームレスな分析のために抽出し、フォーマットする作業が容易になります。

期待される成果

構造化されたExcelテンプレートで、Expensify経費レポートデータを受け取る準備ができており、ProcessMindとの互換性を確保します。

提供内容

Expensify経費管理における隠れたインサイトを発見

ProcessMindは、Expensifyの経費ワークフロー全体を可視化し、生データを明確で実用的なインサイトへと変換します。遅延がどこで発生しているのか、そして迅速な精算とコンプライアンスのためにどのように最適化すべきかを正確に発見できます。
  • Expensifyの経費`ジャーニー`をエンドツーエンドで可視化
  • 正確な承認`ボトルネック`と遅延を特定
  • ポリシー違反と`コンプライアンス`リスクを検出
  • 精算を効率化し、運用コストを削減します
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

想定される成果

経費管理で達成できること

これらの成果は、組織が経費管理プロセスにプロセスマイニングを適用することで達成する一般的な改善点を示しています。Expensifyのような`システム`からの`データ`を分析することで、プロセスマイニングは`ボトルネック`と非効率性を明らかにし、大幅な運用改善につながります。

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経費サイクル`タイム`の短縮

総処理時間の平均削減

申請から精算までの経費管理プロセス全体をストリームライン化し、ボトルネックを特定して解消することで、大幅な時間短縮を実現します。
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リワークコストの削減

手作業による手戻りの減少

経費レポートを修正のために差し戻すコストのかかるサイクルを最小限に抑えます。プロセスマイニングは手戻りの根本原因を明らかにし、より多くの初回承認と運用費用の削減につながります。
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ポリシーコンプライアンスの強化

検出された規程違反の削減

コンプライアンス違反の経費申請を積極的に特定し、対処します。プロセスマイニングは、経費規程の一貫した適用を保証し、監査リスクと財務上の不一致を削減します。
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より迅速な精算

従業員への支払いリードタイムの短縮

払い戻し支払いを大幅に迅速化することで、従業員満足度と信頼を向上させます。財務承認と実際の払い戻し実行の間の遅延を特定し最適化します。
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却下率の低減

マネージャーおよび経理部門による却下の減少

マネージャーや経理部門による経費報告書の却下数を減らし、申請の品質とプロセス全体の効率を向上させます。これにより、遅延を最小限に抑え、すべての関係者の不満を軽減します。

結果は、プロセスの複雑さ、既存の非効率性、`データ`の品質によって異なります。これらの数値は、様々な導入事例で観察された一般的な改善を表しています。

推奨データ

まずは重要な属性とアクティビティから始め、必要に応じて段階的に範囲を広げましょう。
イベントログについて初めての方へ： プロセスマイニングのイベントログ作成方法.

属性

分析のために取得すべき主要なデータポイント

経費報告書の一意の識別子で、提出から精算までのすべての関連アクティビティをグループ化します。

その重要性

すべての関連イベントを単一のプロセスインスタンスに集約することを可能にし、これはあらゆるプロセスマイニング分析の基礎となります。

経費報告書に関して特定の時点で発生したビジネスイベントの名前。

その重要性

この属性は、プロセスマップにおけるステップを定義し、プロセスフロー、バリエーション、手戻りループを可視化し分析することを可能にします。

経費報告書に関して特定のアクティビティまたはイベントが発生した日時を示すタイムスタンプ。

その重要性

タイムスタンプは、すべての時間ベースの分析にとって不可欠です。サイクルタイムの計算、ボトルネックの特定、プロセスパフォーマンスの監視などが含まれます。

経費報告書の合計金額。

その重要性

高額な経費レポートの分析を可能にし、支出傾向を特定するのに役立ち、財務およびコンプライアンスのダッシュボードにとって不可欠です。

経費報告書の承認または却下を担当するユーザーの名前またはID。

その重要性

この属性は、承認ボトルネック、ワークロード配分、および承認者固有の却下率を分析するための鍵となります。

経費報告書を作成し、提出した従業員。

その重要性

従業員の視点からプロセスパフォーマンスを分析することを可能にし、頻繁な問題や遅延があるグループを特定するのに役立ちます。

申請者が所属する事業部門または部署。

その重要性

強力なドリルダウン分析を可能にし、異なる事業部門間でプロセスパフォーマンスとコンプライアンスを比較できます。

レポートがポリシー違反としてフラグ付けされている場合に真となる真偽値インジケーターです。

その重要性

ポリシーコンプライアンスを直接測定し、追加の精査が必要なレポートを特定するのに役立ち、コンプライアンスダッシュボードの主要な入力となります。

アクティビティ

追跡および最適化すべきプロセスステップ

従業員による新しい経費レポートの開始を示します。これは通常、Expensifyにレポートが最初に保存されたときの作成タイムスタンプ付きの明示的なイベントとして捕捉されます。

その重要性

このアクティビティは、すべてのプロセス分析の開始点であり、作成から精算までの総サイクルタイムを測定するために不可欠です。

従業員は、承認ワークフローを開始するために完成した経費報告書を正式に提出します。これはデータ入力から審査プロセスへの重要な移行であり、通常はステータス変更と提出タイムスタンプによって記録されます。

その重要性

このアクティビティは、承認サイクルをトリガーする重要なマイルストーンです。これは、マネージャーと経理の審査時間を測定するための開始点として機能します。

直属のマネージャーまたは一次承認者が経費報告書を審査し、承認しました。このイベントは承認ワークフロー``ログから取得され、承認者の行動とタイムスタンプが記録されています。

その重要性

承認プロセスにおける重要な節目です。提出からこのイベントまでの時間を分析することで、マネージャー関連のボトルネックを特定し、マネージャー承認サイクルタイムKPIを測定するのに役立ちます。

マネージャーまたは経理部門のいずれかの承認者が、修正または追加情報を求めるためにレポートを従業員に返却します。これは通常、「処理中」の後にステータスが「オープン」に変更されたことから推測されます。

その重要性

このアクティビティは、非効率の主な原因である手戻りを表します。これを追跡することで、手戻りループを定量化し、手戻り率KPIを測定し、根本原因を特定するのに役立ちます。

経理部門または最終承認者が経費報告書を審査し、最終承認を与えました。この行動はワークフロー履歴に記録され、通常は報告書ステータスを「承認済み」に変更します。

その重要性

これは精算前の最終承認ゲートです。このステップにかかる時間は、全体のサイクルタイムと「平均精算リードタイム``KPI」にとって不可欠です。

支払いが従業員に正常に送金され、プロセスの精算部分が完了しました。これは、支払い処理ログまたはExpensifyにおける最終ステータス更新から取得されます。

その重要性

これは、従業員向けのサイクルタイムを測定するための主要なエンドポイントです。「平均経費報告書サイクルタイム」と「平均精算リードタイム``KPI」にとって不可欠です。

精算や会計同期を含むすべての処理が完了した後、経費報告書はシステム内で正式にクローズされます。このイベントは通常、「クローズ済み」のような最終的なステータスから推測されます。

その重要性

プロセスに明確な終点を提供します（精算とは別）。これは最終的な会計処理やアーカイブ``ステップの分析に役立ちます。

よくある質問

よくある質問

プロセスマイニングは、Expensifyのデータを分析し、実際の経費報告書ジャーニーの客観的でデータに基づいたマップを作成します。これにより、プロセスの妨げとなっている隠れたボトルネック、コンプライアンス違反、非効率性が明らかになります。これにより、承認サイクルを加速させ、却下を減らし、リソース配分を最適化できます。

プロセスマイニングは、Expensifyにおける承認サイクルの遅延、頻繁な経費報告書の却下、規程適用のばらつきの根本原因を特定できます。また、従業員への精算遅延、過剰な手作業による手戻り、高い運用コストの原因を特定するのにも役立ちます。真のプロセスを可視化することで、改善の取り組みをどこに集中すべきか明確になります。

まず、Expensifyからのイベントログ``データが必要です。これは経費報告書がたどるすべてのステップをキャプチャします。これには、ケース識別子としての「経費報告書ID」、「提出済み」や「承認済み」などのアクティビティ名、そして各アクティビティの正確なタイムスタンプが含まれます。承認者、金額、規程違反などの追加属性は、分析をさらにエンリッチできます。

エンドツーエンドの経費プロセスを明確かつデータに基づいた形で可視化し、すべての実際のプロセス変動を明らかにすることができます。これにより、ボトルネック、コンプライアンスのギャップ、手作業による手戻りの領域に関する定量化されたインサイトが得られます。最終的には、承認を加速し、却下を最小限に抑え、運用コストを削減し、従業員満足度を向上させるための実用的な推奨事項を得ることができます。

データ抽出は通常、Expensifyの組み込みレポート機能またはそのAPIを使用します。目的は、すべての経費レポートイベントの包括的な履歴記録を取得することです。プロセスマイニング``ベンダーは、このデータ取得を効率化するための具体的なガイダンスやコネクタを提供できることがよくあります。

いいえ、プロセスマイニングは非侵襲的な分析手法です。Expensifyからエクスポートされた過去のデータのみを基に動作します。これは、既存の運用システムやユーザー``ワークフローに干渉したり、中断させたりすることなく、過去のイベントを分析することを意味します。

初期プロセス可視化とボトルネックの特定は、データの取り込みとモデリングが成功してから数週間以内に達成できることが多いです。承認時間の短縮など、測定可能な改善を実現するには、通常、数ヶ月にわたる分析、プロセス変更、その後のモニタリングという反復的なアプローチが必要です。正確なタイムラインは、現在のプロセスの複雑さと改善の範囲によって異なります。

初期のデータ抽出とセットアップにはある程度の技術的熟練度が役立ちますが、多くの最新のプロセスマイニングプラットフォームはビジネスユーザー向けに設計されています。これらは分析のための直感的なインターフェースを提供し、ビジネスアナリストやプロセスオーナーが直接インサイトを得ることを可能にします。継続的なサポートと研修は通常ベンダーから提供されます。

中核となる技術的要件は、Expensifyのイベントデータへの信頼性の高いアクセスです。通常、報告書やAPIを介して、CSVやデータベース``テーブルのような構造化されたフォーマットで提供されます。また、このデータを取り込み、モデル化し、分析するためのプロセスマイニングソフトウェア``プラットフォームが必要です。このプラットフォームは、クラウド``ベースであるか、または自社のインフラストラクチャにインストールすることができます。

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