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Plantilla de Datos de Gestión de Gastos

Expensify

Atributos de Gestión de Gastos (21) Actividades de Gestión de Gastos (13) Guías de Extracción (3)

Plantilla de Datos de Gestión de Gastos

Esta plantilla proporciona una hoja de ruta clara para recopilar los datos necesarios para analizar su proceso de gestión de gastos. Describe los atributos cruciales a recopilar, las actividades clave a seguir y una guía práctica para extraer esta información de su sistema Expensify. Utilice este recurso para preparar sus datos para potentes insights de Process Mining.

`Atributos` recomendados para recopilar para un análisis exhaustivo
Actividades clave a rastrear para un descubrimiento de procesos preciso
Guía práctica para la extracción de datos

¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

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Atributos de Gestión de Gastos

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su registro de eventos para un análisis y optimización integral de la gestión de gastos.

3 Requerido 5 Recomendado 13 Opcional

	Nombre	Descripción
	Hora del Evento EventTime	El sello de tiempo que indica cuándo ocurrió una actividad o evento específico para un informe de gastos.
Descripción La Marca de Tiempo del Evento proporciona la fecha y hora precisas para cada actividad en el proceso. Esta información temporal es esencial para calcular los tiempos de ciclo, las duraciones y los tiempos de espera entre los diferentes pasos. Permite el análisis de cuellos de botella, tendencias de rendimiento a lo largo del tiempo y el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio. Sin marcas de tiempo precisas, el análisis de process mining se limita al descubrimiento de flujos. Por qué es importante Los sellos de tiempo son esenciales para todo análisis basado en el tiempo, incluyendo el cálculo de tiempos de ciclo, la identificación de cuellos de botella y el monitoreo del rendimiento del proceso. Dónde obtener Este es el sello de tiempo de creación asociado con cada entrada de registro de historial o cambio de estado en los datos del informe de Expensify. Ejemplos 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	ID de Informe de Gastos ExpenseReportId	El identificador único para un informe de gastos, agrupando todas las actividades relacionadas desde la presentación hasta el reembolso.
Descripción El ID del Informe de Gastos es el identificador de caso primario para el proceso de gestión de gastos. Cada ID representa una única colección de gastos presentados por un empleado para aprobación y reembolso. Este atributo es crucial para rastrear el recorrido de extremo a extremo de un informe de gastos, permitiendo la reconstrucción de todo su ciclo de vida, incluyendo todas las presentaciones, aprobaciones, rechazos y pagos. Por qué es importante Permite la agregación de todos los eventos relacionados en una única instancia de proceso, que es la base de cualquier análisis de process mining. Dónde obtener Esta es la clave primaria en el objeto de datos de informes de gastos, a menudo disponible a través del endpoint de informes de la API de Expensify como 'reportID'. Ejemplos RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	Nombre de la Actividad ActivityName	El nombre del evento de negocio que ocurrió en un punto específico en el tiempo para un informe de gastos.
Descripción El Nombre de la Actividad describe un paso o hito específico en el proceso de gestión de gastos, como 'Informe de Gastos Enviado' o 'Aprobado por el Gerente'. Forma la columna vertebral del mapa de procesos, permitiendo a los analistas visualizar el flujo de trabajo, identificar rutas comunes y detectar desviaciones o cuellos de botella. Analizar la secuencia de actividades es fundamental para comprender la eficiencia y el cumplimiento del proceso. Por qué es importante Este atributo define los pasos en el mapa de procesos, haciendo posible visualizar y analizar el flujo del proceso, las variaciones y los ciclos de retrabajo. Dónde obtener Este atributo se deriva típicamente mapeando cambios de estado de informes, comentarios o entradas de registro de historial de Expensify a una lista estandarizada de actividades. Ejemplos Informe de Gastos EnviadoAprobado por el GerenteRechazado por FinanzasReembolso Ejecutado
	Aprobador Approver	El nombre o ID del usuario responsable de aprobar o rechazar el informe de gastos.
Descripción El atributo Aprobador identifica al gerente o miembro del equipo financiero que toma acción sobre un informe de gastos presentado. Esto es esencial para analizar el comportamiento específico del aprobador, como tiempos de aprobación, tasas de rechazo y distribución de la carga de trabajo. Comprender el rendimiento del aprobador puede ayudar a identificar necesidades de capacitación, reasignar cargas de trabajo y agilizar el proceso de aprobación. Por qué es importante Este atributo es clave para analizar los cuellos de botella en la aprobación, la distribución de la carga de trabajo y las tasas de rechazo específicas del aprobador. Dónde obtener Esta información se encuentra en el historial o registro de flujo de trabajo del informe, a menudo asociada con eventos de aprobación o rechazo. El campo puede estar etiquetado como 'managerEmail' o similar. Ejemplos jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	Departamento del Empleado EmployeeDepartment	El departamento o unidad de negocio al que pertenece el remitente.
Descripción Este atributo indica el departamento organizacional del empleado que presenta el informe de gastos, como 'Ventas', 'Ingeniería' o 'Marketing'. Es una dimensión crucial para el análisis, permitiendo comparaciones de tiempos de ciclo, tasas de rechazo y cumplimiento de políticas en diferentes partes del negocio. Esto ayuda a identificar problemas específicos del departamento o necesidades de capacitación. Por qué es importante Permite un potente análisis de desglose para comparar el rendimiento del proceso y el cumplimiento entre diferentes unidades de negocio. Dónde obtener Esta información podría almacenarse como una etiqueta en el informe o asociada con el perfil de usuario del remitente en Expensify. Podría requerir enriquecimiento de un sistema de RRHH externo. Ejemplos VentasMarketingIngenieríaFinanzas
	Indicador de Infracción de Política PolicyViolationFlag	Un indicador booleano que es verdadero si el informe ha sido marcado por una infracción de política.
Descripción Este indicador señala si un informe de gastos ha activado una o más infracciones de política, como exceder un límite de gasto o carecer de un recibo. El sistema automatizado de Expensify a menudo marca estos problemas. Este atributo es esencial para el dashboard de Resumen de Infracciones de Política, ayudando a cuantificar los problemas de cumplimiento y a identificar áreas de mejora. Por qué es importante Mide directamente el cumplimiento de las políticas y ayuda a identificar los informes que requieren un escrutinio adicional, lo que lo convierte en una entrada clave para los paneles de cumplimiento. Dónde obtener Los informes de Expensify a menudo contienen un campo o estado específico que indica una violación, como 'hasViolations' o un indicador booleano similar. Ejemplos truefalse
	Monto Total del Informe ReportTotalAmount	El valor monetario total del informe de gastos.
Descripción Este atributo representa la suma de todos los gastos incluidos en un único informe de gastos. Es una métrica financiera crítica utilizada para diversos análisis, como la identificación de gastos de alto valor que pueden requerir un escrutinio adicional o seguir una ruta de aprobación diferente. También se utiliza en informes financieros y para comprender los patrones de gasto en toda la organización. Por qué es importante Permite el análisis de informes de gastos de alto valor, ayuda a identificar tendencias de gasto y es crucial para los paneles financieros y de cumplimiento. Dónde obtener Disponible en el objeto de informes de Expensify, a menudo denominado 'total' o 'amount'. Ejemplos 150.752500.0089.50
	Remitente Submitter	El empleado que creó y envió el informe de gastos.
Descripción El atributo Remitente identifica al empleado que incurrió en los gastos y busca el reembolso. Esta información se utiliza para analizar patrones de gastos por empleado, departamento o rol. Ayuda a responder preguntas sobre qué empleados o grupos experimentan la mayoría de los retrasos o tienen las tasas más altas de infracción de políticas, contribuyendo a un mejor análisis de la experiencia del empleado. Por qué es importante Permite analizar el rendimiento del proceso desde la perspectiva del empleado, ayudando a identificar grupos con problemas o retrasos frecuentes. Dónde obtener Este es un campo primario en el objeto del informe de gastos, típicamente etiquetado como 'policyEmail', 'submitterEmail' o 'employeeEmail'. Ejemplos sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	¿Es Aprobación en Primera Instancia? IsFirstPassApproval	Un indicador calculado que es verdadero si el informe fue aprobado sin rechazos ni revisiones.
Descripción Este indicador booleano se calcula para cada informe de gastos para determinar si pasó por el proceso de aprobación sin resultados negativos, como ser rechazado o enviado de vuelta para revisión. Es una medida directa de la calidad y eficiencia del proceso, alimentando directamente el KPI de Tasa de Aprobación en Primera Instancia. Una tasa alta indica que las presentaciones son de buena calidad y las políticas se comprenden bien. Por qué es importante Mide directamente la calidad de los envíos iniciales y la eficiencia del flujo de aprobación, destacando la frecuencia de la reelaboración. Dónde obtener Esto se calcula verificando la secuencia de actividades para un ExpenseReportId dado. Si la secuencia no contiene 'Rechazado por el Gerente', 'Rechazado por Finanzas' o 'Informe Enviado para Revisión', el indicador es verdadero. Ejemplos truefalse
	Categoría de Gasto ExpenseCategory	La categoría asignada a una partida de gasto individual dentro de un informe.
Descripción La Categoría de Gasto clasifica el tipo de desembolso, como 'Viajes', 'Comidas y Entretenimiento' o 'Software'. Si bien un informe puede tener múltiples categorías, este atributo a menudo se desnormaliza a nivel de informe, por ejemplo, tomando la categoría más frecuente o la categoría con el monto más alto. Se utiliza para analizar las tendencias de gasto y para verificar el cumplimiento de las políticas para tipos específicos de gastos. Por qué es importante Ayuda a analizar patrones de gasto, violaciones de políticas y tiempos de aprobación para diferentes tipos de gastos. Dónde obtener Encontrado a nivel de partida ('transacciones') dentro de un informe. Se necesita una agregación o regla de negocio para asignarlo al nivel del caso. Ejemplos Pasaje AéreoAlojamientoComidasSuministros de Oficina
	Estado del Informe ReportStatus	El estado actual del informe de gastos en su ciclo de vida.
Descripción El Estado del Informe indica la posición actual del informe de gastos en el proceso, como 'ABIERTO', 'ENVIADO', 'APROBADO', 'REEMBOLSADO' o 'CERRADO'. Proporciona una instantánea del progreso del informe. En Process Mining, este atributo se utiliza a menudo para derivar el Nombre de la Actividad, pero también puede utilizarse como una dimensión para analizar cuánto tiempo pasan los informes en cada estado. Por qué es importante Indica el estado actual de un caso y a menudo es la fuente para derivar el registro de actividad para el process mining. Dónde obtener Este es un campo estándar en el objeto de informe de Expensify, a menudo nombrado 'status' o 'state'. Ejemplos ENVIADOAPROBADOREEMBOLSADOCLOSED
	Hora Fin del Evento EventEndTime	El sello de tiempo cuando una actividad específica terminó. Útil para actividades con una duración medible.
Descripción Aunque muchas actividades en la gestión de gastos son instantáneas, algunas como 'Revisión del Gerente' pueden modelarse con un tiempo de inicio y fin. El Tiempo de Fin de Evento marca la finalización de dicha actividad. Se utiliza en conjunción con el Tiempo de Inicio para calcular el tiempo de procesamiento preciso para los pasos individuales, proporcionando una visión más detallada de dónde se gasta el tiempo. Por qué es importante Permite el cálculo de los tiempos de procesamiento de las actividades, lo que ayuda a diferenciar entre el tiempo de trabajo activo y el tiempo de espera inactivo. Dónde obtener Esto no es típicamente un campo directo. Se deriva tomando el sello de tiempo del siguiente evento en la secuencia para el mismo caso. Ejemplos 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	Método de Pago PaymentMethod	El método utilizado para reembolsar al empleado.
Descripción Este atributo describe cómo se le reembolsó al empleado, como 'Depósito Directo (ACH)', 'PayPal' o 'Tarjeta de Crédito Corporativa'. Analizar el método de pago puede ayudar a comprender la parte de reembolso del proceso, especialmente si ciertos métodos están asociados con retrasos más largos. Proporciona contexto adicional para los pasos finales del proceso. Por qué es importante Proporciona contexto para la fase de reembolso y puede utilizarse para analizar los retrasos o costos asociados con diferentes métodos de pago. Dónde obtener Esta información suele estar disponible dentro de los detalles de reembolso de un informe cerrado. Ejemplos ACHPayPalBill.com
	Moneda Currency	El código de moneda para los montos en el informe de gastos.
Descripción El atributo Moneda especifica la moneda del Monto Total del Informe, como USD, EUR o GBP. Esto es crucial para organizaciones que operan en múltiples países para asegurar que los datos financieros se interpreten correctamente. Todos los valores monetarios deben analizarse en conjunto con este atributo para evitar agregaciones incorrectas. Por qué es importante Garantiza un análisis financiero y una presentación de informes precisos al proporcionar el contexto necesario para todos los valores monetarios. Dónde obtener Este es un campo estándar en el objeto de informe de Expensify, a menudo llamado 'currency'. Ejemplos USDEURGBPCAD
	Motivo de rechazo RejectionReason	El motivo proporcionado por un aprobador al rechazar un informe de gastos o enviarlo de vuelta para revisión.
Descripción Cuando se rechaza un informe de gastos, el aprobador típicamente puede proporcionar un motivo. Este atributo de texto captura ese motivo, proporcionando una visión cualitativa invaluable sobre por qué los informes no obtienen la aprobación. Analizar los motivos de rechazo ayuda a identificar errores comunes de presentación, políticas poco claras o áreas donde los empleados necesitan más capacitación, apoyando directamente los esfuerzos para mejorar la tasa de aprobación en primera instancia. Por qué es importante Proporciona datos cualitativos que explican por qué ocurre el retrabajo, lo cual es crucial para el análisis de la causa raíz de los rechazos de informes. Dónde obtener Esta información se encuentra usualmente en los comentarios o el registro de historial asociado con un evento de rechazo. Ejemplos Recibo faltante para artículo superior a $75Categoría de gasto incorrecta seleccionadaGasto duplicado enviado
	Nombre de la Política PolicyName	El nombre de la política de gastos aplicada al informe.
Descripción En Expensify, diferentes grupos de empleados pueden estar sujetos a distintas políticas de gastos. Este atributo identifica la política específica que rige las reglas para el informe de gastos. Es una dimensión crítica para el análisis, ya que permite comparar el cumplimiento y la eficiencia entre diferentes políticas, que pueden tener distintas reglas y flujos de trabajo de aprobación. Por qué es importante Permite segmentar el análisis del proceso por el conjunto de reglas aplicadas, lo cual es esencial para comprender las variaciones impulsadas por diferentes políticas. Dónde obtener Este es un campo estándar en el objeto de informe en Expensify, a menudo nombrado 'policyID' o 'policyName'. Ejemplos Política de Empleados de EE. UU.Política del Equipo de Ventas del Reino UnidoPolítica de Viajes Ejecutivos
	Resultado de la Auditoría AuditOutcome	El resultado de una auditoría manual o automatizada realizada en el informe de gastos.
Descripción Este atributo captura el resultado de una auditoría, que podría ser 'Aprobado', 'Fallido' o 'Aprobado con Hallazgos'. Esto es relevante para empresas que tienen un paso de auditoría formal en su proceso de gastos, ya sea para todos los informes o una muestra. Analizar los resultados de la auditoría ayuda a comprender los niveles de cumplimiento y la efectividad de los controles existentes. Por qué es importante Mide directamente el resultado de las verificaciones de cumplimiento y es esencial para analizar la efectividad del proceso de auditoría. Dónde obtener Este es probablemente un atributo conceptual o podría almacenarse como una etiqueta o en un comentario. Su existencia depende de la configuración específica del proceso de la empresa dentro de Expensify. Ejemplos AprobadoFallido - Violación de PolíticaAprobado con Observaciones
	Source System SourceSystem	El sistema del cual se extrajo la data.
Descripción Este atributo identifica el origen de los datos del proceso, que es 'Expensify' en este caso. Es importante para la gobernanza de datos, especialmente en entornos donde se combinan datos de múltiples sistemas. Ayuda a rastrear el linaje de los datos y a comprender el contexto del proceso. Por qué es importante Proporciona contexto crucial para la trazabilidad de los datos y ayuda a diferenciar procesos cuando se cargan datos de múltiples sistemas de origen en el mismo entorno. Dónde obtener Este es un valor estático ('Expensify') que debe añadirse durante el proceso de transformación de datos. Ejemplos ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	Tiempo de Ciclo Total TotalCycleTime	El tiempo total transcurrido desde la creación del primer evento hasta la finalización del último evento para un informe de gastos.
Descripción El Tiempo de Ciclo Total es un cálculo a nivel de caso que mide la duración de extremo a extremo del proceso de gestión de gastos para un solo informe. Es un indicador clave de rendimiento (KPI) para la eficiencia general del proceso. Esta métrica se calcula tomando la diferencia entre el sello de tiempo de la primera actividad (por ejemplo, 'Informe de Gastos Creado') y la última actividad (por ejemplo, 'Reembolso Ejecutado'). Por qué es importante Este es un KPI primario para medir la velocidad general del proceso e identificar casos de larga duración que pueden indicar problemas sistémicos. Dónde obtener Este atributo se calcula tomando (MAX(EventTime) - MIN(EventTime)) para cada ExpenseReportId. Ejemplos 6048001209600259200
	Tiempo de Procesamiento ProcessingTime	La duración del tiempo dedicado a una sola actividad.
Descripción El Tiempo de Procesamiento es una métrica calculada que mide el tiempo entre el inicio y el fin de una actividad. Representa el tiempo activo dedicado a una tarea. Por ejemplo, podría medir cuánto tiempo un gerente tuvo un informe abierto antes de aprobarlo. Esta métrica se utiliza para distinguir entre el tiempo de trabajo activo y el tiempo de espera, proporcionando una visión más profunda de la eficiencia del proceso. Por qué es importante Ayuda a distinguir entre el tiempo de procesamiento activo y el tiempo de espera pasivo, permitiendo una identificación más precisa de los cuellos de botella. Dónde obtener Esto se calcula durante la transformación de datos restando el EventTime del EventEndTime. Ejemplos 864003600600
	Última actualización de datos LastDataUpdate	El timestamp que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos de este registro desde el sistema de origen.
Descripción Este atributo registra la fecha y hora en que los datos fueron extraídos y actualizados por última vez en la herramienta de Process Mining. Proporciona transparencia sobre la frescura de los datos y es crucial para comprender cuán actual es el análisis. Esto ayuda a los usuarios a confiar en los insights y a tomar decisiones informadas basadas en datos oportunos. Por qué es importante Garantiza que los usuarios conozcan la actualidad de los `datos`, lo cual es crítico para la relevancia y precisión del análisis del proceso. Dónde obtener Este es típicamente el sello de tiempo del trabajo de extracción de datos, añadido durante el proceso de transformación de datos (ETL). Ejemplos 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z

Requerido Recomendado Opcional

Actividades de Gestión de Gastos

Estos son los pasos clave del proceso y los hitos a registrar en tu registro de eventos para un descubrimiento preciso del proceso y la identificación de cuellos de botella.

7 Recomendado 6 Opcional

	Actividad	Descripción
	Aprobado por el Gerente	El gerente directo o aprobador de primer nivel ha revisado y aprobado el informe de gastos. Este evento se captura del registro del flujo de trabajo de aprobación, que registra la acción del aprobador y el sello de tiempo.
Por qué es importante Un hito crítico en el proceso de aprobación. Analizar el tiempo desde el envío hasta este evento ayuda a identificar cuellos de botella relacionados con el gerente y a medir el KPI del tiempo del ciclo de aprobación del gerente. Dónde obtener Capturado del historial o rastro de auditoría del informe, que registra explícitamente la acción de aprobación, el nombre del aprobador y la marca de tiempo. Capturar Registrado como una acción de aprobación distinta en el historial del flujo de trabajo del informe. Tipo de evento explicit
	Aprobado por Finanzas	El departamento de finanzas o el aprobador final ha revisado y otorgado la aprobación final para el informe de gastos. Esta acción se registra en el historial del flujo de trabajo y típicamente cambia el estado del informe a 'Aprobado'.
Por qué es importante Esta es la puerta de aprobación final antes del reembolso. El tiempo necesario para este paso es crítico para el tiempo de ciclo general y el KPI de Tiempo Promedio de Reembolso. Dónde obtener Capturado del historial o rastro de auditoría del informe, que registra la acción de aprobación final, el aprobador del equipo de finanzas y la marca de tiempo. Capturar Registrado como una acción de aprobación final distinta en el historial del flujo de trabajo del informe. Tipo de evento explicit
	Informe Cerrado	El informe de gastos se cierra formalmente en el sistema una vez completadas todas las acciones, incluyendo el reembolso y la sincronización contable. Este evento se infiere típicamente de un estado final y terminal como 'Closed'.
Por qué es importante Proporciona un punto final definitivo para el proceso, distinto del reembolso, lo cual es útil para analizar los pasos finales de contabilidad y archivo. Dónde obtener Inferido del cambio de estado del informe a un estado terminal como 'Cerrado'. Esto a menudo ocurre después del reembolso y la exportación contable. Capturar Derivado del cambio de estado del informe a 'Cerrado' con su marca de tiempo asociada. Tipo de evento inferred
	Informe de Gastos Creado	Marca el inicio de un nuevo informe de gastos por parte de un empleado. Esto se captura típicamente como un evento explícito con una marca de tiempo de creación cuando el informe se guarda por primera vez en Expensify.
Por qué es importante Esta actividad es el punto de partida para todo análisis de procesos y es crucial para medir el tiempo de ciclo total desde la creación hasta el reembolso. Dónde obtener Este evento se captura del sello de tiempo de creación del informe en el historial de informes o registros de auditoría de Expensify. Cada objeto de informe tiene una fecha de creación. Capturar Registrado tras la creación inicial y el guardado del informe de gastos. Tipo de evento explicit
	Informe de Gastos Enviado	El empleado envía oficialmente el informe de gastos completado para que comience el flujo de trabajo de aprobación. Esta es una transición clave desde la entrada de datos al proceso de revisión, generalmente capturada por un cambio de estado y un sello de tiempo de envío.
Por qué es importante Esta actividad es un hito crítico que desencadena el ciclo de aprobación. Sirve como punto de partida para medir los tiempos de revisión de gerentes y finanzas. Dónde obtener Inferido del cambio de estado del informe de 'Abierto' o 'Borrador' a 'En proceso' o 'Enviado', junto con la marca de tiempo asociada para este cambio. Capturar Derivado del cambio de estado a 'En proceso' y la marca de tiempo de envío asociada. Tipo de evento inferred
	Informe Enviado para Revisión	Un aprobador, ya sea un gerente o del equipo de finanzas, devuelve el informe al empleado para su corrección o para obtener más información. Esto se infiere típicamente de un cambio de estado a 'Abierto' después de estar 'En proceso'.
Por qué es importante Esta actividad representa el retrabajo, que es una fuente importante de ineficiencia. Su seguimiento ayuda a cuantificar los ciclos de retrabajo, medir el KPI de Tasa de Retrabajo e identificar las causas raíz. Dónde obtener Se deduce a partir de un cambio en el estado del reporte de 'En proceso' o 'Enviado' de vuelta a 'Abierto'. El timestamp de este cambio de estado marca el evento. Capturar Derivado de un cambio de estado del informe de 'En proceso' a 'Abierto'. Tipo de evento inferred
	Reembolso Ejecutado	El pago ha sido enviado exitosamente al empleado, completando la parte de reembolso del proceso. Esto se captura de los registros de procesamiento de pagos o de una actualización de estado final en Expensify.
Por qué es importante Este es un punto final clave para medir los tiempos de ciclo orientados al empleado. Es crítico para los KPIs de Tiempo de Ciclo Promedio del Informe de Gastos y Tiempo Promedio de Reembolso. Dónde obtener Inferido del cambio de estado del informe a 'Reembolsado'. La integración de Expensify con los sistemas de pago proporciona una marca de tiempo para este cambio de estado. Capturar Derivado del cambio de estado del informe a 'Reembolsado' y su marca de tiempo asociada. Tipo de evento inferred
	Contabilidad Registrada	Los datos financieros del informe de gastos han sido exportados y contabilizados en el sistema contable o ERP de la empresa. Este es el paso final, marcando el proceso como completo desde la perspectiva de los registros financieros.
Por qué es importante Representa el cierre final del informe de gastos en el sistema financiero. Es importante para medir el proceso completo de extremo a extremo y asegurar la sincronización de datos. Dónde obtener Capturado de los registros de integración entre Expensify y el software de contabilidad. Esto puede requerir la combinación de datos de dos sistemas. Capturar Registrado en el historial de integración cuando los datos se sincronizan correctamente con el sistema contable. Tipo de evento explicit
	Gasto Añadido al Informe	Representa que un empleado añade una partida específica, como un recibo escaneado o un gasto introducido manualmente, al informe. Esto se captura como una entrada en el registro de historial detallado del informe.
Por qué es importante Analizar el tiempo entre la creación del informe y la adición de gastos puede revelar retrasos en la recopilación de pruebas o la preparación del envío por parte de los empleados. Dónde obtener Del rastro de auditoría o historial del informe de gastos, que registra acciones como la adición de entradas de gastos individuales. Capturar Registrado en el historial del informe cada vez que se añade una nueva línea de gasto. Tipo de evento explicit
	Infracción de Política Marcada	Una verificación automatizada identifica un gasto que viola la política de la empresa, como exceder el presupuesto o la falta de un recibo. Este evento se captura cuando se establece una bandera de violación de política específica en el informe o en una partida.
Por qué es importante Destaca los problemas de cumplimiento y ayuda a identificar qué políticas se violan con frecuencia, lo que permite una capacitación dirigida o una aclaración de políticas. Esto es crucial para el KPI de Recuento de Violaciones de Políticas. Dónde obtener Inferido del indicador o atributo 'Violación de Política' establecido como verdadero en los datos del informe de gastos. La marca de tiempo corresponde a cuando se estableció este indicador. Capturar Derivado de la marca de tiempo en que se actualiza el atributo de violación de política para el informe. Tipo de evento inferred
	Rechazado por Finanzas	El departamento de finanzas ha revisado y rechazado el informe de gastos, deteniendo el proceso de reembolso. Este evento se registra en el historial del flujo de trabajo con un sello de tiempo y un motivo de rechazo.
Por qué es importante Identifica cuellos de botella y razones de fallo en la etapa de revisión final. Es esencial para analizar la tasa de rechazo general y los problemas de cumplimiento. Dónde obtener Capturado del historial del informe, que registra la acción de rechazo por parte del equipo de finanzas, junto con una marca de tiempo y el usuario. Capturar Registrado como una acción de rechazo distinta en el historial del flujo de trabajo del informe. Tipo de evento explicit
	Rechazado por Gerente	El aprobador de primer nivel ha revisado el informe de gastos y lo ha rechazado, lo que típicamente detiene el proceso. Esto se registra como un evento de rechazo en el registro del flujo de trabajo, a menudo con un motivo proporcionado.
Por qué es importante Analizar los eventos de rechazo es clave para comprender el KPI de Tasa de Rechazo de Informes de Gastos. Ayuda a identificar las razones comunes de fallos y las áreas que necesitan mejoras en el proceso. Dónde obtener Capturado del historial del informe, que registra la acción de rechazo, la identidad del que rechaza y la marca de tiempo. El estado del informe típicamente cambia a 'Rechazado'. Capturar Registrado como una acción de rechazo distinta en el historial del flujo de trabajo del informe. Tipo de evento explicit
	Reembolso Programado	Después de la aprobación final, el informe de gastos se pone en cola para el procesamiento del pago. Este evento marca la transición de la aprobación a la fase de pago y a menudo se captura cuando el estado del informe cambia a 'Reembolsando'.
Por qué es importante Marca el inicio del tiempo de entrega del reembolso. Analizar la duración entre este y el pago real ayuda a identificar retrasos en el proceso de pago. Dónde obtener Inferido de un cambio de estado del informe a 'Reembolsando' o 'Procesando Pago', con su marca de tiempo asociada. Capturar Derivado de un cambio de estado que indica que el informe está en cola para el pago. Tipo de evento inferred

Recomendado Opcional

Guías de Extracción

Cómo obtener sus datos de Expensify

Pasos

Inicie sesión en su cuenta de Expensify con permisos de Administrador de Dominio o Administrador de Políticas.
Vaya a la sección Configuración, luego a Políticas y seleccione la política de grupo específica para la que desea exportar datos.
En el menú de la izquierda, seleccione la opción Formatos de Exportación dentro de la categoría Informes.
Haga clic en Agregar un nuevo formato de exportación para comenzar a crear la plantilla personalizada. Asigne un nombre descriptivo a la plantilla, por ejemplo, ProcessMind Event Log Export.
En el editor de plantillas de exportación, seleccione el tipo de exportación Informes. Ahora definirá las columnas para su archivo CSV. Utilice el botón Agregar nueva columna para añadir cada campo requerido.
Configure las columnas introduciendo las fórmulas exactas proporcionadas en la sección query a continuación. Esto incluye columnas para el ID del caso, marcas de tiempo para cada actividad y todos los atributos requeridos y recomendados.
Después de añadir todas las columnas necesarias, haga clic en Guardar para crear la plantilla de exportación.
Vaya a la página de Informes desde el menú principal de Expensify. Utilice los filtros para seleccionar los informes que desea analizar. Es crucial establecer un rango de fechas específico, por ejemplo, los últimos 3 a 6 meses, para asegurar un tamaño de archivo manejable.
Haga clic en el botón Exportar a y seleccione su plantilla recién creada, ProcessMind Event Log Export, de la lista desplegable.
Expensify generará el archivo CSV y le enviará un enlace para descargarlo. Descargue el archivo a su máquina local. El archivo exportado estará en formato "ancho", con una fila por informe de gastos y columnas separadas para la marca de tiempo de cada actividad.
Transforme los datos descargados de formato ancho a un formato largo adecuado para process mining. Puede utilizar herramientas como Microsoft Excel (con la función 'Anular dinamización de columnas' de Power Query), Python (con la biblioteca pandas) u otras herramientas de preparación de datos. El objetivo es tener una fila por actividad, con columnas para ExpenseReportId, ActivityName y EventTime.
Guarde los datos transformados como un archivo CSV y súbalo a la aplicación ProcessMind.

Configuración

Permisos de administrador: Debe tener permisos de Administrador de Dominio o Administrador de Políticas para la política relevante a fin de crear y gestionar formatos de exportación.
Plantilla de exportación: Debe configurarse una plantilla de exportación personalizada. Este método no funcionará con las plantillas predeterminadas.
Rango de fechas: Se recomienda encarecidamente filtrar la exportación por un rango de fechas específico, como 3-6 meses, para mantener el proceso de exportación oportuno y el tamaño del archivo resultante manejable. Utilice la Fecha de Envío como filtro principal.
Filtro de estado del informe: Para capturar el ciclo de vida completo del proceso, evite filtrar por estado del informe. Exporte todos los informes dentro del rango de fechas, incluyendo los estados Abierto, En proceso, Aprobado, Reembolsado y Cerrado.
Campos personalizados: Atributos como DepartamentoDelEmpleado dependen de la configuración específica de Expensify de su organización. Si utiliza Etiquetas o Campos de Informe para esta información, debe añadir la fórmula correspondiente, por ejemplo {report:tag:Departamento}, a la plantilla de exportación.

a Consulta de ejemplo config

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Pasos

Requisitos previos y configuración: Asegúrese de tener Python 3 instalado en su sistema. Instale la biblioteca requests necesaria ejecutando pip install requests en su terminal o línea de comandos. También necesitará credenciales de API de Expensify.
Obtener credenciales de API de Expensify: Inicie sesión en su cuenta de Expensify con privilegios de administrador. Vaya a Ajustes > Cuenta > Integraciones > API Pública. Aquí puede generar su partnerUserID y partnerUserSecret. Almacene de forma segura estas credenciales, ya que proporcionan acceso a los datos de su empresa.
Configurar plantilla de exportación de Expensify: El script se basa en una exportación de datos personalizada. En Expensify, vaya a Ajustes > Políticas > [Su Política de Grupo] > Formatos de Exportación. Cree una nueva plantilla de exportación que incluya todas las columnas necesarias. Es crucial que incluya campos como ID de Informe, Fecha de Creación, Fecha de Envío, Fecha de Aprobación, Fecha de Reembolso, Fecha de Cierre, Cantidad Total, Email del Solicitante, Detalles del Aprobador, Infracciones de Política y el Registro detallado del Historial de Informes. El Historial de Informes es esencial para capturar eventos como rechazos y comentarios.
Personalizar el script de Python: Copie el script de Python proporcionado en un archivo, por ejemplo, extract_expensify_log.py. Reemplace los valores de los marcadores de posición para PARTNER_USER_ID, PARTNER_USER_SECRET, START_DATE, END_DATE y EXPORT_TEMPLATE_NAME con sus credenciales específicas, el rango de fechas deseado y el nombre exacto de la plantilla de exportación que configuró en el paso anterior.
Ejecutar el script para descargar datos: Ejecute el script desde su terminal usando python extract_expensify_log.py. El script primero se autenticará con la API de Expensify, luego enviará una solicitud de trabajo para exportar los datos del informe. Consultará la API cada pocos segundos para comprobar si la exportación está lista.
Esperar la descarga del archivo: Una vez que el trabajo de exportación esté completo, el script descargará automáticamente el archivo CSV resultante y lo guardará como expensify_raw_export.csv en el mismo directorio.
Transformar datos brutos en registro de eventos: El script procede a leer el expensify_raw_export.csv descargado. Itera a través de cada fila, que representa un solo informe de gastos, y desanida los datos. Para cada columna de fecha relevante y entrada del registro de historial, crea una fila distinta en el registro de eventos, correspondiente a una actividad de negocio.
Generar archivo de registro de eventos final: Después de procesar todos los informes de la exportación en bruto, el script escribe los datos transformados en un nuevo archivo llamado expensify_event_log.csv. Este archivo está estructurado con las columnas requeridas: ExpenseReportId, ActivityName, EventTime y otros atributos recomendados.
Preparar para la carga en ProcessMind: Abra el archivo expensify_event_log.csv final. Verifique que los encabezados de las columnas coincidan con los requisitos y que el formato de los datos sea correcto. El archivo ahora está listo para ser subido a ProcessMind para su análisis.

Configuración

Credenciales de API: Se requieren un partnerUserID y partnerUserSecret válidos de Expensify para la autenticación. El usuario asociado a estas credenciales debe tener permisos para acceder y exportar datos de informes.
Plantilla de exportación de Expensify: Esta es la configuración más crítica. Toda la extracción depende de una plantilla de exportación personalizada creada en la interfaz de usuario de Expensify. Esta plantilla debe contener todos los campos necesarios para derivar las actividades y los atributos, especialmente el registro detallado del Historial de informes, que contiene marcas de tiempo y comentarios para aprobaciones, rechazos y otros pasos del flujo de trabajo.
Filtros de rango de fechas: El script incluye las variables START_DATE y END_DATE. Se recomienda comenzar con un rango más pequeño, como 3-6 meses de datos, para garantizar que el proceso funcione correctamente antes de intentar extraer conjuntos de datos más grandes.
Filtro de estado del informe: La solicitud de API en el script se puede modificar para incluir un filtro reportState (por ejemplo, APPROVED, REIMBURSED, CLOSED) para acotar el alcance de la exportación. Esto puede ser útil para gestionar el volumen de datos o centrarse en procesos completados.
Entorno Python: El script requiere un entorno Python 3 con la biblioteca requests instalada. No se necesitan otras bibliotecas especiales, lo que hace que la configuración sea relativamente sencilla.

a Consulta de ejemplo python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

Pasos

Inicie sesión en su cuenta de Expensify con permisos de Administrador de Dominio o Administrador de Políticas.
Vaya a la sección Configuración, luego a Políticas y seleccione la política de grupo específica para la que desea exportar datos.
En el menú de la izquierda, seleccione la opción Formatos de Exportación dentro de la categoría Informes.
Haga clic en Agregar un nuevo formato de exportación para comenzar a crear la plantilla personalizada. Asigne un nombre descriptivo a la plantilla, por ejemplo, ProcessMind Event Log Export.
En el editor de plantillas de exportación, seleccione el tipo de exportación Informes. Ahora definirá las columnas para su archivo CSV. Utilice el botón Agregar nueva columna para añadir cada campo requerido.
Configure las columnas introduciendo las fórmulas exactas proporcionadas en la sección query a continuación. Esto incluye columnas para el ID del caso, marcas de tiempo para cada actividad y todos los atributos requeridos y recomendados.
Después de añadir todas las columnas necesarias, haga clic en Guardar para crear la plantilla de exportación.
Vaya a la página de Informes desde el menú principal de Expensify. Utilice los filtros para seleccionar los informes que desea analizar. Es crucial establecer un rango de fechas específico, por ejemplo, los últimos 3 a 6 meses, para asegurar un tamaño de archivo manejable.
Haga clic en el botón Exportar a y seleccione su plantilla recién creada, ProcessMind Event Log Export, de la lista desplegable.
Expensify generará el archivo CSV y le enviará un enlace para descargarlo. Descargue el archivo a su máquina local. El archivo exportado estará en formato "ancho", con una fila por informe de gastos y columnas separadas para la marca de tiempo de cada actividad.
Transforme los datos descargados de formato ancho a un formato largo adecuado para process mining. Puede utilizar herramientas como Microsoft Excel (con la función 'Anular dinamización de columnas' de Power Query), Python (con la biblioteca pandas) u otras herramientas de preparación de datos. El objetivo es tener una fila por actividad, con columnas para ExpenseReportId, ActivityName y EventTime.
Guarde los datos transformados como un archivo CSV y súbalo a la aplicación ProcessMind.

Configuración

Permisos de administrador: Debe tener permisos de Administrador de Dominio o Administrador de Políticas para la política relevante a fin de crear y gestionar formatos de exportación.
Plantilla de exportación: Debe configurarse una plantilla de exportación personalizada. Este método no funcionará con las plantillas predeterminadas.
Rango de fechas: Se recomienda encarecidamente filtrar la exportación por un rango de fechas específico, como 3-6 meses, para mantener el proceso de exportación oportuno y el tamaño del archivo resultante manejable. Utilice la Fecha de Envío como filtro principal.
Filtro de estado del informe: Para capturar el ciclo de vida completo del proceso, evite filtrar por estado del informe. Exporte todos los informes dentro del rango de fechas, incluyendo los estados Abierto, En proceso, Aprobado, Reembolsado y Cerrado.
Campos personalizados: Atributos como DepartamentoDelEmpleado dependen de la configuración específica de Expensify de su organización. Si utiliza Etiquetas o Campos de Informe para esta información, debe añadir la fórmula correspondiente, por ejemplo {report:tag:Departamento}, a la plantilla de exportación.

a Consulta de ejemplo config

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

Plantilla de Datos de Gestión de Gastos

Plantilla de Datos de Gestión de Gastos

Atributos de Gestión de Gastos

Actividades de Gestión de Gastos

Guías de Extracción

Exportación de informe personalizado a CSV integrada en Expensify

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Extracción mediante Script de Python a través de la API Pública de Expensify

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Extracción de Datos usando un Conector ETL de Terceros

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