Plantilla de Datos de Gestión de Gastos

La Hora del Evento proporciona la fecha y hora precisas para cada actividad en el proceso. Esta información temporal es fundamental para el process mining, ya que establece el orden cronológico de los eventos.

Esta marca de tiempo se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, identificar los tiempos de espera y las demoras, y analizar el rendimiento del proceso en diferentes períodos de tiempo. Impulsa métricas clave como 'Average Manager Review Time' y 'Reimbursement Execution Lag', apoyando directamente el análisis de cuellos de botella y la monitorización del rendimiento.

La marca de tiempo es esencial para calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y los tiempos de espera, que son cruciales para identificar retrasos.

Cada evento o registro de transacción en Brex debe tener una marca de tiempo asociada. Esto se puede encontrar en las respuestas de la API o en las exportaciones de datos para los informes de gastos.

El ID del Informe de Gastos es la piedra angular del proceso de gestión de gastos. Agrupa todas las actividades relacionadas, desde la creación y el envío hasta la aprobación y el reembolso, en un solo caso.

En la minería de procesos, este ID permite el análisis de principio a fin del recorrido de cada informe de gastos. Se utiliza para reconstruir la ruta exacta que ha tomado un informe, medir los tiempos de ciclo totales, identificar bucles de retrabajo cuando los informes se devuelven para revisión y analizar variantes de procesos para comprender los flujos comunes y excepcionales.

Este ID es esencial para rastrear el ciclo de vida completo de un informe de gastos, permitiendo el análisis de tiempos de ciclo, cuellos de botella y desviaciones del proceso.

Este es un identificador principal en el módulo de gestión de gastos de Brex, típicamente disponible en todas las exportaciones de datos relacionadas con informes de gastos y puntos finales de API.

El Nombre de la Actividad describe un paso en el proceso, como 'Informe de Gastos Enviado', 'Aprobado por el Gerente' o 'Reembolso Ejecutado'. Estos eventos forman la secuencia de acciones que constituyen el flujo del proceso.

Analizar estas actividades permite la visualización del mapa de procesos, la identificación de cuellos de botella entre pasos y el cálculo de frecuencias para diferentes resultados como aprobaciones o rechazos. Es la base para comprender lo que ocurre durante el proceso de gestión de gastos.

Este atributo es crítico para construir el mapa de procesos y comprender la secuencia de eventos por los que pasa cada informe de gastos.

Esta información se deriva de registros de eventos o estados de transacciones dentro del sistema Brex. Puede requerir un mapeo de códigos de estado o tipos de eventos a nombres fáciles de usar.

Este atributo identifica el departamento comercial, como Ventas, Ingeniería o Marketing, al que pertenece el empleado que presenta el informe. Es una dimensión organizacional clave para el análisis.

Analizar los datos por departamento ayuda a identificar variaciones del proceso, cuellos de botella o problemas de cumplimiento específicos de ciertas partes de la organización. Por ejemplo, puede revelar si un departamento tiene una tasa de rechazo significativamente más alta o tiempos de aprobación más largos que otros, lo que apunta a la necesidad de capacitación dirigida o ajustes de proceso. También es vital para el seguimiento del presupuesto departamental y la asignación de costos.

Permite filtrar y comparar el rendimiento del proceso en diferentes unidades de negocio, ayudando a identificar problemas o tendencias específicas de cada departamento.

Esta información suele obtenerse del perfil del empleado en Brex, que a menudo se sincroniza desde un sistema de información de RRHH.

El Estado del Informe proporciona una instantánea de la posición actual de un informe de gastos en el proceso, por ejemplo, 'Pendiente de Aprobación del Gerente', 'Aprobado', 'Pagado' o 'Rechazado'.

Este atributo es crucial para el monitoreo operativo, particularmente para el dashboard de 'Monitor de Estado de Informes de Gastos Abiertos'. Permite a los gerentes y equipos de finanzas ver rápidamente la carga de trabajo actual, identificar informes que están atascados en un estado particular y priorizar sus acciones. Analizar el tiempo pasado en cada estado ayuda a identificar retrasos e ineficiencias del proceso.

Proporciona una instantánea actual de la posición de un informe de gastos en el flujo de trabajo, lo cual es vital para los dashboards operativos y el monitoreo de estado.

Este es un campo de estado clave en el objeto del informe de gastos dentro de Brex.

Este atributo es un simple indicador verdadero o falso que se establece cuando el motor de política automatizado de Brex detecta una posible violación, como un gasto que excede un límite de categoría o un recibo faltante.

Este indicador es fundamental para el análisis de cumplimiento y es la base del KPI de 'Tasa de Violación de Política'. Permite un filtrado rápido de informes no conformes para comprender su impacto en los tiempos de procesamiento y las tasas de rechazo. Analizar estos informes marcados ayuda a refinar las políticas de la empresa e identificar áreas donde los empleados necesitan más orientación.

Apoya directamente la monitorización del cumplimiento y ayuda a cuantificar el impacto de las infracciones de políticas en la eficiencia del proceso y la reelaboración.

Esto es probablemente un campo booleano o un indicador de estado dentro de los datos del informe de gastos en Brex, a menudo gestionado por su motor de políticas.

Este atributo representa el monto total reclamado en el informe de gastos. Es una métrica financiera crítica para comprender los patrones de gasto y el impacto financiero del proceso de gastos.

En el análisis, el monto total se puede utilizar para segmentar los informes de gastos en diferentes rangos de valor, como informes de alto valor versus bajo valor, que pueden tener diferentes rutas de aprobación o niveles de escrutinio. También es esencial para la elaboración de informes financieros, el análisis presupuestario y la identificación de tendencias de gasto por departamento o categoría.

Este atributo permite el análisis financiero, como la identificación de informes de gastos de alto valor que pueden requerir más escrutinio o tener tiempos de aprobación más largos.

Este es un campo estándar asociado con cada informe de gastos en Brex. Se puede encontrar en el objeto principal del informe de gastos en las respuestas de la API o en las exportaciones.

El atributo Usuario del Evento identifica al individuo específico responsable de una actividad. Esto podría ser el empleado que presenta el informe, el gerente que lo revisa o el miembro del equipo de finanzas que procesa el reembolso.

Este atributo es esencial para el análisis de carga de trabajo y el seguimiento del rendimiento, como se ve en el dashboard de 'Rendimiento y Carga de Trabajo del Aprobador'. Ayuda a identificar qué aprobadores manejan la mayoría de los informes, quién tiene los tiempos de aprobación más rápidos y si hay individuos que pueden ser un cuello de botella en el proceso. Esto permite una distribución más equilibrada del trabajo y un soporte dirigido donde sea necesario.

Identifica a la persona específica responsable de una acción, permitiendo el análisis de la carga de trabajo, el seguimiento del rendimiento y la identificación de cuellos de botella a nivel individual.

Estos datos suelen capturarse en la pista de auditoría o el historial de eventos de un informe de gastos en Brex.

Este atributo booleano se deriva del flujo del proceso. Se establece en 'verdadero' para cualquier informe de gastos que incluya la actividad 'Informe Enviado para Revisión' en su historial. Esto proporciona una forma sencilla de etiquetar y analizar casos que han pasado por un retrabajo.

Este indicador se utiliza para calcular el KPI de 'Tasa de Retrabajo de Informes de Gastos' y alimentar el dashboard de 'Análisis de Violaciones de Política y Retrabajo'. Permite una fácil comparación entre casos que fluyen a través del proceso sin problemas y aquellos que son devueltos, ayudando a cuantificar el tiempo y el costo asociados con el retrabajo.

Identifica los informes de gastos que requirieron trabajo adicional y corrección, permitiendo un análisis de las causas y los costos de la reelaboración.

Este atributo no está en el sistema de origen. Se calcula verificando si la secuencia de actividades para un caso contiene 'Informe Enviado para Revisión' o actividades de retrabajo similares.

Este atributo booleano calculado identifica las instancias de proceso más eficientes. Se establece en 'verdadero' solo si un informe de gastos navega todo el proceso desde la presentación hasta la aprobación final sin ser rechazado o enviado para revisión.

Esta es la base para el KPI de 'Tasa de Aprobación en Primera Instancia', una medida clave de la calidad y eficiencia del proceso. Una tasa alta indica que los empleados están presentando informes de alta calidad y conformes, y que el proceso de aprobación es directo. Analizar las características de los informes que fallan en la aprobación en primera instancia ayuda a identificar las fuentes de fricción y error en el proceso.

Mide la calidad de los envíos iniciales y la eficiencia del flujo de trabajo principal identificando los informes que fluyen sin ninguna fricción.

Este atributo se calcula dentro de la plataforma de minería de procesos analizando la secuencia de actividades para cada caso para verificar la ausencia de actividades de rechazo o revisión.

Este atributo identifica si una actividad fue ejecutada automáticamente por el sistema, como una verificación de política automatizada, o por un usuario humano, como una aprobación manual.

Distinguir entre actividades automatizadas y manuales es crucial para comprender el nivel de automatización en el proceso. Ayuda a evaluar la efectividad de los sistemas basados en reglas e identificar oportunidades para una mayor automatización. Por ejemplo, puede mostrar cuántos informes se aprueban automáticamente versus cuántos requieren intervención manual, guiando los esfuerzos para aumentar el procesamiento sin contacto.

Ayuda a medir el nivel de automatización en el proceso e identifica qué pasos son realizados por humanos frente al sistema.

Esto se deriva típicamente al verificar el usuario asociado con un evento. Los eventos generados por el sistema a menudo se vinculan a un usuario genérico de 'sistema' o 'bot'.

La Categoría de Gasto es una clasificación elegida por el empleado para describir la naturaleza del gasto. Esto se utiliza para la contabilidad, la presupuestación y la aplicación de políticas.

En la minería de procesos, categorizar los gastos permite una vista más granular del proceso. Puede ayudar a determinar si ciertas categorías de gastos, como los viajes internacionales, tienen ciclos de aprobación más largos o tasas de rechazo más altas. Este análisis apoya el refinamiento de políticas y procesos para tipos específicos de gastos.

Permite el análisis del proceso en función del tipo de gasto, lo que puede revelar diferentes comportamientos o cuellos de botella para distintos tipos de gastos.

Este es un campo estándar en los elementos de línea de gastos, que necesitaría ser agregado al nivel del informe de gastos si un informe contiene múltiples categorías.

Si bien el Indicador de Violación de Política indica que ocurrió una violación, este atributo proporciona el 'porqué'. Contiene detalles sobre la regla específica que se rompió, como 'Límite de comida excedido de $50' o 'Recibo requerido para gastos superiores a $25'.

Este nivel de detalle es invaluable para el dashboard de 'Análisis de Violaciones de Política y Retrabajo'. Permite el análisis de la causa raíz al identificar los tipos más comunes de violaciones. Este insight puede impulsar acciones específicas, como aclarar una política específica, enviar recordatorios a los empleados o ajustar las reglas automatizadas del sistema.

Proporciona la causa raíz de las violaciones de políticas, permitiendo mejoras dirigidas a las políticas, la capacitación de usuarios y las configuraciones del sistema.

Esta información estaría disponible en la sección de notas de cumplimiento o revisión asociada con un gasto marcado en Brex.

Mientras que StartTime (EventTime) marca el comienzo de una actividad, EndTime marca su conclusión. Esto es más relevante para actividades que tienen una duración, como 'Revisión del Gerente Iniciada' y 'Aprobado por el Gerente'.

La presencia de un tiempo de inicio y fin para una actividad permite el cálculo preciso de su tiempo de procesamiento, separándolo del tiempo de espera que lo precede. Esto ayuda a medir con precisión cuánto tiempo lleva realizar el trabajo en sí, lo cual es un componente clave del análisis de cuellos de botella.

Permite el cálculo de tiempos de procesamiento precisos para las actividades, distintos de los tiempos de espera, lo que lleva a un análisis de cuellos de botella más exacto.

EndTime es a menudo el StartTime de la siguiente actividad en secuencia. También puede ser un campo dedicado en los datos de origen para actividades con una duración definida.

Este atributo distingue entre los gastos cargados a una tarjeta Brex emitida por la empresa y aquellos pagados de su propio bolsillo por un empleado que requieren reembolso.

Esta distinción es importante porque el proceso puede variar significativamente según el método de pago. Las transacciones con tarjeta corporativa pueden seguir un proceso de verificación y conciliación, mientras que los reembolsos siguen un proceso de reclamo y pago. Analizar por método de pago puede ayudar a aislar problemas únicos de cada flujo y optimizarlos de forma independiente.

El flujo del proceso y los pasos requeridos a menudo difieren para los gastos con tarjeta corporativa frente a los reembolsos de gastos de bolsillo, lo que lo convierte en un atributo clave para el análisis de variantes.

Esta información es inherente a los datos de transacción dentro de Brex.

El atributo Moneda especifica la unidad del Monto Total, como USD, EUR o GBP. Esto es crucial para un análisis financiero preciso, especialmente para organizaciones multinacionales que manejan múltiples monedas.

Este atributo asegura que los datos financieros se interpreten correctamente. Permite una agregación y comparación adecuadas de los montos de los gastos, a menudo requiriendo la conversión a una moneda de informe común. Previene el error analítico de sumar valores monetarios de diferentes monedas.

Garantiza la precisión financiera en un entorno multidivisa y permite una agregación y un reporte correctos de los valores de los gastos.

Este campo suele estar disponible junto con el campo de monto en los datos del informe de gastos de Brex.

Este atributo captura la razón de texto libre o predefinida dada cuando se rechaza un informe de gastos. Esto es distinto de un indicador de política automatizado y representa una decisión manual de un aprobador.

Analizar las razones de rechazo es clave para comprender las causas de fallas en el proceso y retrabajo. Ayuda a identificar errores comunes de presentación, políticas poco claras o malentendidos por parte de empleados o gerentes. Esta información se puede utilizar para mejorar los materiales de capacitación y las preguntas frecuentes, reduciendo en última instancia las tasas de rechazo y retrabajo.

Explica por qué ocurren los rechazos manuales, proporcionando retroalimentación directa que se puede utilizar para mejorar la capacitación del usuario y reducir errores futuros.

Este es típicamente un campo de comentario que los aprobadores pueden rellenar cuando realizan la acción de 'Rechazar' en la interfaz de usuario de Brex.

Este atributo especifica el nombre del empleado en cuyo nombre se presentó el informe de gastos. Mientras que Usuario del Evento identifica quién realizó una acción, Nombre del Empleado identifica el sujeto del caso del informe de gastos.

En el análisis, esto permite rastrear los gastos por empleado. Puede ayudar a identificar a las personas que con frecuencia presentan informes con violaciones de política o a aquellos cuyos informes son rechazados consistentemente, lo que indica la necesidad de capacitación adicional. También ayuda a comprender los patrones de gasto de diferentes empleados o roles dentro de la organización.

Identifica al propietario del informe de gastos, permitiendo el análisis de la calidad del envío y el cumplimiento a nivel de empleado individual.

Esta es una pieza fundamental de información en cada informe de gastos, vinculada desde el perfil de usuario del creador en Brex.

Este atributo indica el país de la oficina principal o centro de costos del empleado. Para empresas globales, esta es una dimensión esencial para el análisis comparativo.

Analizar el proceso por país puede resaltar diferencias regionales en el rendimiento del proceso, las tasas de cumplimiento o el comportamiento de gasto. Por ejemplo, los tiempos de aprobación podrían ser más largos en un país debido a regulaciones locales o diferentes estructuras de gestión. Este insight es valioso para estandarizar procesos globalmente mientras se acomodan las necesidades locales.

Permite el análisis del rendimiento y el cumplimiento del proceso en diferentes regiones geográficas, lo cual es crítico para organizaciones multinacionales.

Obtenido de la información del perfil del empleado dentro de Brex, que a menudo se sincroniza desde un sistema central de RRHH.

Este atributo booleano calculado está diseñado para medir la adherencia a una práctica común de mejores procesos: adjuntar todos los recibos necesarios antes de presentar un informe de gastos para revisión. Se establece en 'verdadero' si la actividad 'Recibos Adjuntos' ocurre antes de la actividad 'Informe de Gastos Enviado' para un caso dado.

Este indicador apoya directamente el dashboard de 'Adherencia e Impacto de Recibos' y el KPI de 'Adherencia de Adjuntos de Recibo'. Analizar este atributo ayuda a cuantificar con qué frecuencia ocurren recibos tardíos o faltantes y a correlacionar este comportamiento con los resultados del proceso como retrasos, rechazos y retrabajo.

Mide el cumplimiento de las políticas de presentación de recibos, ayudando a identificar una causa raíz común de los retrasos y rechazos del proceso.

Esto se calcula dentro de la herramienta de minería de procesos comparando las marcas de tiempo de las actividades 'Recibos Adjuntos' e 'Informe de Gastos Enviado' dentro de cada caso.

Este atributo identifica el origen de los datos del proceso, que es 'Brex' en este contexto. Es importante para la gobernanza y trazabilidad de los datos, especialmente en entornos donde los datos de múltiples sistemas pueden combinarse para una vista holística del proceso.

En el análisis, ayuda a filtrar y segmentar datos cuando múltiples sistemas fuente están involucrados, asegurando que las métricas y los mapas de proceso se interpreten correctamente según su origen. Para una vista de sistema único, sirve como una validación constante de la fuente de los datos.

Proporciona un contexto esencial sobre el origen de los datos, asegurando la trazabilidad y permitiendo un filtrado correcto de los datos en entornos multisistema.

Este es un valor estático, 'Brex', que se añade típicamente durante la fase de extracción y transformación de datos.

El Tiempo de Ciclo es una métrica calculada que mide la duración de principio a fin para cada caso de informe de gastos. Generalmente se calcula como la diferencia entre la marca de tiempo del primer evento (por ejemplo, 'Expense Report Created') y el último evento (por ejemplo, 'Reimbursement Executed' o 'Accounting Posted').

Este es uno de los KPI más fundamentales para medir la eficiencia general del proceso, apoyando directamente el dashboard de 'Tiempo de Ciclo de un Informe de Gastos de Principio a Fin'. Analizar el tiempo de ciclo ayuda a identificar casos de larga duración, comprender las tendencias en el rendimiento del proceso y medir el impacto de las iniciativas de mejora de procesos.

Este es un indicador clave de rendimiento que mide la velocidad y eficiencia general del proceso de gestión de gastos de principio a fin.

Esto se calcula dentro de la herramienta de minería de procesos restando la marca de tiempo del evento más temprano de la marca de tiempo del evento más reciente para cada caso.

Este atributo indica la frescura de los datos que se están analizando. Registra la fecha y hora de la última extracción de datos exitosa de Brex.

Conocer la hora de la última actualización de datos es crucial para que los usuarios comprendan la actualidad de los insights. Les ayuda a determinar si los dashboards reflejan el estado más actual de las operaciones o si se basan en datos más antiguos, gestionando las expectativas sobre la precisión en tiempo real del análisis.

Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos, lo cual es crítico para tomar decisiones operativas precisas y actualizadas.

Esta marca de tiempo es generada por la herramienta o proceso de extracción de datos al final de una extracción de datos exitosa de Brex.