Su Plantilla de Datos de Gestión de Contratos

El ID de Contrato sirve como el identificador definitivo del caso, vinculando de forma única todos los eventos y actividades relacionados con un contrato específico. Esto permite un análisis integral, de extremo a extremo, del recorrido de cada contrato, desde su inicio hasta su resolución.

En el process mining, este atributo es fundamental para reconstruir el ciclo de vida de cada contrato. Asegura que todas las actividades relacionadas, como la redacción, revisiones, aprobaciones y ejecución, estén correctamente asociadas con el contrato apropiado, permitiendo una medición precisa de los tiempos de ciclo y la identificación de variaciones en el proceso.

Esta es la clave principal para el análisis de procesos, permitiendo el seguimiento del recorrido completo de un contrato y garantizando la integridad de los datos.

Este es un atributo central del objeto Acuerdo de Contrato en Icertis.

Este atributo registra la fecha y hora precisas en que se inició o completó una actividad. Es el fundamento temporal para el process mining, proporcionando el orden cronológico de los eventos para cada caso de contrato.

El Tiempo del Evento es crucial para todo análisis basado en el tiempo. Se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, identificar períodos de espera, medir la duración de fases específicas como negociación o aprobación, y señalar cuellos de botella donde los contratos se estancan por períodos prolongados.

Esta marca de tiempo es crítica para calcular todas las métricas de rendimiento, como los tiempos de ciclo y las duraciones, y para comprender la secuencia de los eventos.

Este es un campo estándar en el registro de auditoría de Icertis o los registros del historial de flujos de trabajo, asociado con cada evento registrado.

El Nombre de la Actividad describe un paso o hito específico en el proceso de gestión de contratos. Estos eventos se ordenan por sus marcas de tiempo para construir el flujo del proceso para cada contrato.

El análisis de este atributo revela la secuencia de operaciones, la frecuencia de las diferentes actividades y la estructura general del proceso. Se utiliza para identificar rutas de proceso comunes, desviaciones del procedimiento estándar y actividades que causan retrabajo o retrasos, como múltiples ciclos de revisión.

Define los pasos del proceso, lo cual es esencial para visualizar el mapa de procesos, analizar el flujo del proceso e identificar cuellos de botella.

Esta información se genera típicamente a partir de registros de eventos o tablas de historial de flujo de trabajo dentro de Icertis, que rastrean los cambios de estado y las tareas realizadas en un contrato.

Este atributo especifica el departamento de negocio, como Legal, Ventas o Compras, asociado con el usuario que realizó la actividad. Proporciona una vista agregada de la participación de los recursos en el proceso.

Analizar por departamento es clave para comprender la colaboración interdepartamental y las transferencias. Ayuda a identificar retrasos sistémicos entre departamentos, como largas esperas para la revisión legal después de una presentación de ventas, que es el enfoque del dashboard 'Retrasos en Transferencias Departamentales'.

Facilita el análisis del rendimiento departamental y la eficiencia de los traspasos, destacando los cuellos de botella interfuncionales.

Estos datos pueden necesitar ser enriquecidos uniéndolos con un sistema de RR. HH. o un directorio de usuarios, utilizando el Propietario de la Actividad como clave. También pueden almacenarse directamente en los perfiles de usuario de Icertis.

Este atributo indica el estado general del caso del contrato, por ejemplo 'Borrador', 'En Revisión', 'Esperando Firma' o 'Ejecutado'. Este es típicamente un atributo a nivel de caso que refleja el último hito importante alcanzado.

Es vital para dashboards operativos como 'Estado y Rendimiento del Contrato', que proporcionan una instantánea en tiempo real del pipeline de contratos. Ayuda a los gerentes a comprender el volumen de contratos en cada etapa e identificar dónde se acumula el trabajo, permitiendo la gestión proactiva del portafolio de contratos.

Proporciona una vista de alto nivel del pipeline de contratos, esencial para el monitoreo operativo y la gestión del rendimiento.

Este es un campo de estado principal en el objeto Acuerdo de Contrato en Icertis.

Este atributo captura el tiempo de finalización de una actividad. Mientras que StartTime marca el inicio, EndTime marca la conclusión, definiendo el lapso de tiempo discreto de la actividad.

Tener un tiempo de inicio y finalización es esencial para calcular con precisión el tiempo de procesamiento o la duración de cada actividad individual. Esto permite el análisis de qué pasos consumen más tiempo, distinguiendo entre el tiempo de procesamiento activo y el tiempo de espera inactivo entre pasos. Es clave para dashboards como 'Cuellos de Botella del Proceso de Aprobación' y 'Eficiencia de Redacción y Revisión'.

Permite el cálculo preciso de las duraciones de las actividades, ayudando a diferenciar entre el tiempo de procesamiento y el tiempo de espera.

Similar a StartTime, esto se encuentra en el registro de auditoría de Icertis o en los registros del historial de flujos de trabajo. Algunos eventos pueden ser instantáneos, donde StartTime es igual a EndTime.

Este atributo identifica al usuario individual, equipo o automatizado que realizó una actividad determinada. Puede ser un nombre de usuario específico, un ID de empleado o una cuenta de sistema.

Analizar el Propietario de la Actividad es crucial para comprender la asignación de recursos, la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento. Ayuda a responder preguntas como qué usuarios o equipos son cuellos de botella, quiénes son los revisores más eficientes y cómo se distribuye el trabajo. Esto apoya directamente el dashboard 'Distribución de Carga de Trabajo de Revisores'.

Permite el análisis de rendimiento por usuario o equipo, ayudando a identificar desequilibrios de carga de trabajo y oportunidades de capacitación.

Esta información suele estar disponible en los datos del historial de flujo de trabajo o del rastro de auditoría dentro de Icertis, vinculada a cada evento.

El Tipo de Contrato categoriza los acuerdos según su propósito legal o comercial. Este es un atributo fundamental para segmentar y comparar los ciclos de vida de los contratos.

Diferentes tipos de contratos a menudo siguen rutas de proceso distintas y tienen diferentes niveles de complejidad y SLA. Analizar el proceso por Tipo de Contrato permite mejoras específicas, como la creación de flujos de trabajo optimizados para acuerdos de alto volumen y bajo riesgo como los NDA, frente a MSA complejos y de alto valor. Es esencial para los KPI de 'Análisis de Variantes de Contrato' y 'Puntuación de Cumplimiento de Políticas'.

Permite la segmentación de procesos para comparar ciclos de vida y cumplimiento entre diferentes tipos de acuerdos.

Este es un atributo estándar configurado en el objeto Acuerdo de Contrato en Icertis.

Este atributo representa el valor financiero del contrato, como el monto total del contrato o el valor anualizado. Es una métrica de negocio crítica para priorizar contratos y comprender el impacto financiero.

En el process mining, el Valor del Contrato se utiliza para segmentar el análisis y centrarse en acuerdos de alto valor. Por ejemplo, se puede analizar si los contratos de alto valor tardan más en aprobarse o negociarse. También ayuda en la evaluación de riesgos, ya que los retrasos en contratos de alto valor pueden tener implicaciones significativas en los ingresos.

Permite la priorización y el análisis basado en el valor, ayudando a centrar los esfuerzos de mejora en los contratos financieramente más significativos.

Este es típicamente un campo de moneda estándar en el objeto Acuerdo de Contrato en Icertis.

Esta métrica calculada proporciona un recuento de actividades relacionadas con revisiones, como 'Contrato Marcado o Revisado', para cada caso de contrato. Sirve como un indicador simple y potente de fricción en el proceso.

Un alto número de revisiones señala posibles problemas en las fases de redacción o negociación, como requisitos poco claros, borradores iniciales deficientes o negociaciones difíciles. Esta métrica es la entrada directa para el KPI 'Tasa de Revisión de Contratos' y se utiliza en dashboards para identificar contratos y variantes de proceso con retrabajo excesivo.

Cuantifica el retrabajo en el ciclo de vida del contrato, midiendo directamente la eficiencia de las etapas de redacción y negociación.

Esto se calcula contando las ocurrencias de actividades de revisión específicas para cada 'ContractId' en el registro de eventos.

Este atributo booleano indica si el contrato se originó a partir de una plantilla estándar preaprobada o si se creó como un acuerdo a medida no estándar. Este es un factor clave en la evaluación de riesgos y cumplimiento.

Los contratos basados en plantillas estándar suelen tener tiempos de ciclo más rápidos y menor riesgo. Este atributo es la base para el KPI 'Tasa de Adherencia a Plantillas de Contrato' y ayuda a analizar el impacto en el proceso del uso de documentos no estándar. Puede destacar departamentos o tipos de contrato que se desvían frecuentemente de los estándares, guiando los esfuerzos para mejorar el uso de plantillas.

Mide la adherencia a los estándares de la empresa, lo que se correlaciona directamente con la eficiencia del proceso y la reducción de riesgos.

Esto podría ser un campo de casilla de verificación en el contrato o derivado según el origen o los metadatos del documento dentro de Icertis.

Este atributo se deriva al comparar la duración de ciertas fases del proceso con objetivos de SLA predefinidos. Por ejemplo, podría marcar una revisión legal como 'Tardía' si excede el tiempo de respuesta estándar de 48 horas.

El Estado de SLA es esencial para el monitoreo del cumplimiento y la gestión del rendimiento. Permite la creación de alertas y dashboards, como 'Resumen de Cumplimiento de Contratos', que resaltan inmediatamente los incumplimientos. Esto ayuda a los equipos a priorizar tareas atrasadas y permite a los gerentes hacer un seguimiento del rendimiento frente a los objetivos clave.

Proporciona visibilidad inmediata del cumplimiento de los objetivos de nivel de servicio, ayudando a priorizar el trabajo y gestionar el rendimiento.

Esto se calcula definiendo reglas de negocio en la herramienta de process mining que comparan marcas de tiempo con umbrales de SLA predefinidos (por ejemplo, duración de revisión legal > 2 días).

Este atributo almacena la fecha de finalización del término del contrato. Es una fecha crítica para gestionar el ciclo de vida del contrato tras la ejecución, desencadenando actividades de renovación o terminación.

Esta fecha es esencial para monitorear la efectividad de la gestión de fin de vida. Sirve como línea base para el KPI 'Tasa de Renovación/Terminación a Tiempo', que mide si los procesos de renovación o terminación se inician y completan de manera oportuna, evitando renovaciones automáticas no deseadas o interrupciones en el servicio.

Crucial para la gestión de renovaciones y terminaciones de contratos, asegurando que los procesos de fin de vida útil se manejen de forma proactiva.

Este es un campo de fecha estándar en el objeto Acuerdo de Contrato en Icertis.

Este atributo rastrea las fechas de vencimiento de obligaciones clave, compromisos y entregables definidos dentro del contrato después de su ejecución. Un solo contrato puede tener múltiples obligaciones, cada una con su propia fecha de vencimiento.

El seguimiento de estas fechas es fundamental para el cumplimiento post-ejecución y la gestión de riesgos. Este atributo es la base para el KPI 'Tasa de Adherencia a Obligaciones', permitiendo a la organización monitorear si está cumpliendo sus compromisos a tiempo y abordar proactivamente posibles incumplimientos.

Permite el seguimiento del cumplimiento post-ejecución, lo cual es crucial para evitar sanciones y mantener buenas relaciones comerciales.

Icertis cuenta con módulos para la gestión de obligaciones. Estos datos provendrían de las obligaciones asociadas a un contrato.

Este atributo identifica a la otra parte involucrada en el acuerdo. Proporciona un contexto esencial para analizar interacciones y negociaciones.

Analizar el proceso por contraparte puede revelar patrones en los ciclos de negociación. Por ejemplo, puede mostrar si los contratos con ciertos proveedores tardan consistentemente más en negociarse o requieren más revisiones. Este insight es valioso para la gestión estratégica de relaciones y para adaptar estrategias de negociación, apoyando directamente el dashboard 'Tiempo de Ciclo de Negociación y Retrabajo'.

Permite el análisis de los patrones de negociación y el rendimiento de las relaciones con partes externas específicas.

Esta información se almacena como parte de los metadatos del contrato, vinculándose típicamente a un objeto de datos maestros de contraparte o proveedor en Icertis.

Este atributo especifica el área geográfica, como EMEA, APAC o Norteamérica, a la que se aplica el contrato. Esto es importante para organizaciones globales con variaciones regionales en sus procesos.

Analizar por región puede revelar diferencias en el rendimiento del proceso, los requisitos de cumplimiento o las tácticas de negociación impulsadas por leyes locales y culturas empresariales. Permite la evaluación comparativa específica por región y la identificación de mejores prácticas que podrían compartirse globalmente.

Ayuda a identificar variaciones regionales en el rendimiento y el cumplimiento de los procesos, lo cual es crucial para organizaciones globales.

Este es típicamente un campo de metadatos en el objeto de contrato en Icertis, a menudo parte de la configuración estándar.

Este atributo identifica el origen de los datos, que es 'Icertis' para este proceso. Ayuda en la gobernanza y trazabilidad de los datos, especialmente en entornos donde los datos podrían agregarse de múltiples sistemas.

En el análisis, se puede usar para filtrar datos a un sistema fuente específico o para comparar procesos entre diferentes sistemas si es aplicable. Para esta vista, sirve como un identificador constante para todos los eventos.

Garantiza la trazabilidad y la procedencia de los datos, lo cual es importante para la validación de datos y la gestión de datos de múltiples fuentes.

Generalmente, es un valor estático que se añade durante el proceso de extracción y transformación de datos para etiquetar su origen.

El Tiempo de Procesamiento es la duración calculada desde el tiempo de inicio hasta el tiempo de finalización de una actividad. Representa el tiempo real en que los recursos estuvieron ocupados con una tarea, en contraposición al tiempo de espera entre tareas.

Esta métrica es fundamental para el análisis de rendimiento. Ayuda a identificar qué actividades específicas consumen más tiempo en todo el proceso. Por ejemplo, puede mostrar que, si bien la fase general de revisión legal es larga, el tiempo real dedicado a revisar documentos es corto, indicando que la mayor parte del tiempo se dedica a la espera en una cola. Esto es vital para casi todos los dashboards, especialmente aquellos centrados en el tiempo de ciclo y la eficiencia.

Separa el tiempo de trabajo activo del tiempo de espera inactivo, proporcionando un objetivo más preciso para mejoras de eficiencia.

Esto se calcula a partir de los atributos 'EventTime' (StartTime) y 'EndTime' en el conjunto de datos.

Este atributo indica la frescura de los datos que se están analizando. Registra la fecha y hora de la última extracción de datos del sistema fuente.

Esta información es crucial para que los usuarios comprendan la actualidad de los insights presentados en los dashboards. Les ayuda a saber si están viendo información en tiempo real o datos que tienen unas pocas horas o días, estableciendo el contexto adecuado para la toma de decisiones.

Proporciona contexto sobre la frescura de los datos, asegurando que los usuarios comprendan cuán actual es el análisis del proceso.

Esta marca de tiempo es generada por el pipeline de datos o la herramienta ETL al final de cada ciclo de actualización de datos exitoso.

Este atributo identifica la división interna o unidad de negocio que posee o solicitó el contrato, como 'Ventas Empresariales Norteamérica' o 'Adquisiciones Globales'.

Similar al Departamento, esto permite una agregación de nivel superior de los datos del proceso. Ayuda a comparar la eficiencia del proceso y el cumplimiento en diferentes partes de la organización, proporcionando insights valiosos para la alta dirección y apoyando decisiones estratégicas de asignación de recursos.

Permite la comparación del rendimiento del proceso a alto nivel entre diferentes unidades organizativas.

Este es a menudo un campo de metadatos clave en el acuerdo de contrato, vinculándolo a la estructura organizacional.

Este atributo rastrea la iteración del documento del contrato a medida que pasa por la redacción, el marcado y las revisiones. Es típicamente un número entero o un número de versión mayor.menor.

La Versión del Documento es un indicador directo de retrabajo. Un alto número de versiones para un contrato sugiere múltiples rondas de cambios, que pueden investigarse para comprender las causas raíz. Es una entrada clave para calcular el KPI 'Tasa de Revisión de Contratos' y para el dashboard 'Eficiencia de Redacción y Revisión'.

Mide directamente la cantidad de reelaboración y revisión que sufre un contrato, destacando las ineficiencias en la redacción y negociación.

Icertis mantiene un historial de versiones para todos los documentos de contrato. Este atributo puede extraerse de los metadatos del documento o del registro de eventos.