Su Template de Data para Gestión de Contratos

El ID del Contrato funciona como el identificador de case definitivo, vinculando de manera única todos los eventos y activities relacionados con un contrato específico. Cada registro en el event log corresponde a una acción realizada sobre un contrato, y este ID agrupa dichas acciones.

En el análisis de Process Mining, este atributo es fundamental para reconstruir el trayecto completo de cada contrato. Permite la visualización de los flows de proceso, el cálculo de los tiempos de ciclo desde la solicitud hasta la ejecución, y la segmentación del análisis basándose en las características individuales del contrato.

Esta es la clave esencial para rastrear el trayecto completo de un contrato. Sin ella, no puede analizar el flow del proceso de extremo a extremo ni calcular los KPI a nivel de case.

Esta es típicamente la clave principal de la tabla principal de Contratos en Agiloft.

Este atributo proporciona la date y la timestamp para cada activity registrada en el historial del contrato. Establece el orden cronológico de los eventos, lo cual es crítico para el descubrimiento y análisis de procesos.

El Start Time se utiliza para calcular las duraciones entre activities, identificar bottlenecks y medir los tiempos de ciclo. Es la base para prácticamente todos los KPI basados en tiempo, como 'Tiempo Promedio del Ciclo del Contrato' y 'Duración Promedio de la Fase de Aprobación'.

Este timestamp es esencial para ordenar eventos, calcular duraciones y analizar el rendimiento del proceso a lo largo del timestamp. El Process Mining es imposible sin él.

Esto corresponde al timestamp de una acción registrada en las tablas de historial o de auditoría del contrato en Agiloft.

Este atributo describe el paso que se realizó en el proceso, como 'Contrato Redactado', 'Revisión Legal Realizada' o 'Contrato Ejecutado/Firmado'. Estas activities son los bloques de construcción del mapa de proceso.

Analizar la secuencia y frecuencia de las activities ayuda a identificar el flow principal del proceso, descubrir desviaciones o bucles de retrabajo, y determinar qué pasos son los más comunes o los que más tiempo consumen. Es esencial para construir dashboards como la 'Visión General del Ciclo de Vida del Contrato' y 'Variantes del Proceso de Redacción de Contratos'.

Las actividades definen los pasos en su mapa de procesos. Este atributo es necesario para visualizar el flujo del proceso y comprender el trabajo que se está realizando.

Derivado de la acción o cambio de estado registrado en el historial del contrato o en las tablas de auditoría en Agiloft.

Este atributo identifica el origen de los data de gestión de contratos. Para este proceso, el valor será consistentemente 'Agiloft'.

En análisis empresariales más amplios que combinan data de múltiples sistemas, este field es crucial para la trazabilidad de los data y para asegurar que los análisis tengan un alcance correcto. Proporciona contexto y trazabilidad para los data.

Identifica el origen de los datos, lo cual es crucial para la gobernanza de datos, la resolución de problemas y la integración de datos de múltiples fuentes.

Este es un valor estático que debe agregarse durante el proceso de extracción y transformación de data.

Este atributo proporciona el timestamp de la extracción de data más reciente. Es crucial para comprender la actualidad de los data que se analizan y para gestionar los programas de actualización de data.

Los usuarios confían en este timestamp para confirmar que están viendo información actualizada y para comprender la ventana de tiempo cubierta por el análisis. Es una pieza clave de los metadata para cualquier análisis fiable basado en data.

Garantiza que los usuarios sepan cuán actualizados están los datos, lo cual es vital para tomar decisiones comerciales oportunas y precisas.

Este timestamp se genera y se añade durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.

Este atributo proporciona el contexto departamental para el contrato, como 'Ventas', 'Legal', 'Adquisiciones' o 'Finanzas'. Esta información puede asociarse con el propietario del contrato o el usuario que realizó una activity específica.

Esta dimensión es crítica para el dashboard 'Factores de Variabilidad del Tiempo de Ciclo del Contrato'. Permite filtrar y comparar el rendimiento del proceso entre diferentes departamentos, revelando si ciertos departamentos tienen ciclos más largos, más retrabajo o diferentes rutas de proceso. Por ejemplo, puede analizar si los contratos originados en Ventas tardan más en pasar por la revisión legal que los de Adquisiciones.

Permite la comparación del rendimiento entre unidades de negocio, ayudando a identificar problemas de proceso o mejores prácticas específicas de cada departamento.

Esta información puede unirse desde tablas de perfiles de usuario o puede almacenarse directamente en el registro del contrato en Agiloft.

Este atributo indica la etapa actual del contrato, como 'Redacción', 'En Revisión', 'Ejecutado', 'Expirado' o 'Terminado'. Ofrece una instantánea del lugar donde se encuentra el contrato en un momento dado.

En Process Mining, el cambio de estado a lo largo del timestamp es lo que a menudo define las activities en sí. Como atributo a nivel de case, es útil para filtrar el análisis y centrarse solo en contratos activos, ejecutados o expirados. Apoya directamente el dashboard 'Fechas Límite y Estado de Contratos Próximos'.

Proporciona una visión rápida de la etapa actual de un contrato, permitiendo el filtrado y la segmentación para el análisis de casos en curso frente a los completados.

Este es un field estándar en la tabla principal de Contratos en Agiloft.

La Fecha de Caducidad es un campo de data crítico que determina el fin del plazo activo de un contrato. Es esencial para gestionar renovaciones, rescisiones y evitar vencimientos no deseados o renovaciones automáticas.

Este atributo es la piedra angular del dashboard 'Fechas Límite y Estado de Contratos Próximos' y del KPI 'Tasa de Acción Contractual a Tiempo'. Permite a la empresa gestionar de forma proactiva los eventos de fin de vida del contrato, asegurando que las renovaciones o rescisiones se tramiten de manera oportuna y evitando el incumplimiento de plazos.

Crucial para la gestión proactiva de contratos, permitiendo a la empresa evitar plazos de renovación o rescisión incumplidos.

Este es un date field estándar en la tabla principal de Contratos en Agiloft.

Mientras que Start Time indica cuándo comenzó una activity, End Time marca su finalización. La diferencia entre ambos representa el tiempo de procesamiento de esa activity específica.

En Process Mining, tener tanto Start Time como End Time permite un análisis más detallado de la utilización de recursos y los tiempos de espera versus los tiempos de trabajo activo. Por ejemplo, puede distinguir el tiempo en que se trabajó activamente en una revisión legal del tiempo que estuvo esperando en una cola. Esto apoya el KPI 'Tiempo de Procesamiento de Revisión Legal'.

Permite el cálculo del tiempo de procesamiento real de una actividad, separando el tiempo de trabajo activo del tiempo de espera para un análisis más preciso de los cuellos de botella.

En algunos sistemas, esto está disponible directamente. A menudo, se infiere como la hora de inicio de la siguiente actividad en el caso. Para Agiloft, puede ser necesario derivarlo del registro de auditoría.

Este atributo identifica a la otra organización o individuo que firma el contrato. La contraparte puede influir significativamente en el proceso de negociación, los plazos y los términos del acuerdo.

Analizar el rendimiento del proceso por contraparte es un objetivo clave de los dashboards 'Factores de Variabilidad del Tiempo de Ciclo del Contrato' y 'Frecuencia de Revisiones de Negociación'. Ayuda a identificar qué socios conducen a negociaciones más largas o a más revisiones, permitiendo estrategias de negociación adaptadas y una mejor gestión de las relaciones.

Ayuda a identificar cómo los diferentes socios externos impactan en los tiempos y la complejidad de la negociación de contratos, permitiendo una mejor previsión y estrategia.

Este es un field estándar en la tabla principal de Contratos o vinculado desde una tabla de Compañías/Cuentas en Agiloft.

Este atributo identifica al individuo responsable de completar un paso de proceso dado, como la persona que redactó el contrato o el abogado que realizó la revisión legal. Generalmente se obtiene de la información del usuario asociada a una acción en la pista de auditoría del sistema.

El análisis por usuario es esencial para el dashboard 'Análisis de Carga de Trabajo de Recursos Contractuales', ya que ayuda a identificar la distribución de la carga de trabajo, las variaciones de rendimiento entre individuos y las oportunidades de capacitación. También ayuda a rastrear la responsabilidad de acciones específicas.

Permite el análisis de la carga de trabajo, la comparación del rendimiento y la identificación de cuellos de botella o mejores prácticas específicas de los recursos.

Generalmente se encuentra en el historial del contrato o en las tablas de seguimiento de auditoría, vinculado al usuario que realizó el cambio.

El Tipo de Contrato es un campo de categorización clave que define la naturaleza y la template del acuerdo. Los distintos tipos de contrato suelen seguir variantes de proceso diferenciadas, presentan diferentes niveles de complejidad e involucran a diversos stakeholders.

Este atributo es esencial para el análisis comparativo y es un impulsor principal de los dashboards 'Factores de Variabilidad del Tiempo de Ciclo del Contrato' y 'Frecuencia de Revisiones de Negociación'. Al segmentar el proceso por tipo de contrato, los analistas pueden descubrir por qué ciertos tipos tardan más, requieren más revisiones o se desvían del proceso estándar con mayor frecuencia.

Explica variaciones significativas en la complejidad, duración y riesgo del proceso. Es un atributo fundamental para una segmentación de procesos significativa.

Este es un field estándar en la tabla principal de Contratos dentro de Agiloft.

Este atributo representa el valor financiero total del contrato, ya sean ingresos, costos o compromisos. Este valor es a menudo un factor clave que influye en el nivel de escrutinio y la complejidad del proceso de aprobación.

El Valor del Contrato es crucial para el dashboard 'Tendencias de Valor y Volumen de Contratos Ejecutados', permitiendo el análisis del impacto financiero del rendimiento del proceso. También puede usarse para correlacionar el valor del contrato con el tiempo de ciclo, revelando si los contratos de alto valor tardan significativamente más en procesarse. Esto ayuda a priorizar los contratos de alto valor y a optimizar sus workflows.

Proporciona contexto financiero al proceso, permitiendo un análisis basado en el valor, la priorización y la comprensión del impacto comercial de los retrasos.

Este es un field estándar en la tabla principal de Contratos en Agiloft.

Este atributo distingue entre activities impulsadas por humanos y las impulsadas por el sistema, como actualizaciones automáticas de estado, notificaciones o workflows activados por el sistema.

En el análisis, esto ayuda a comprender el nivel de automatización dentro del proceso de gestión de contratos. Puede utilizarse para medir el impacto de las iniciativas de automatización, identificar oportunidades para una mayor automatización y asegurar que los pasos automatizados funcionen según lo esperado sin causar bottlenecks.

Ayuda a medir el grado de automatización en el proceso e identificar qué pasos son realizados por sistemas versus humanos.

Derivado identificando cuentas de usuario de sistema específicas (ej., 'System', 'Admin') en el historial de actividades o marcando tipos de actividad automatizados específicos.

Este atributo rastrea el número de iteraciones que experimenta un contrato, particularmente durante las fases de redacción y negociación. Un alto recuento de revisiones a menudo indica problemas con las templates, negociaciones complejas o requisitos iniciales poco claros.

Esta métrica apoya directamente el dashboard 'Frecuencia de Revisiones de Negociación' y el KPI 'Frecuencia de Revisiones del Contrato'. Analizar el recuento de revisiones ayuda a identificar qué tipos de contrato o contrapartes conducen a la mayor cantidad de idas y venidas, proporcionando insights para optimizar la redacción y la negociación.

Cuantifica el retrabajo y la complejidad de la negociación, ayudando a identificar oportunidades para mejorar la calidad de las plantillas y las estrategias de negociación.

Esto se deriva típicamente contando las ocurrencias de activities 'Contrato Revisado/Modificado' para cada ID de contrato en el event log.

Esta métrica mide el tiempo que tarda un contrato en pasar por todas las aprobaciones internas y legales necesarias. Normalmente comienza cuando se inicia la primera activity de revisión (por ejemplo, 'Revisión Interna Enviada') y finaliza cuando se recibe la aprobación final requerida.

Este atributo es la base del KPI 'Duración Promedio de la Fase de Aprobación' y un componente clave del dashboard 'Análisis de Bottlenecks de Revisión y Aprobación'. Aísla una etapa crítica del ciclo de vida del contrato, permitiendo un análisis enfocado en lo que causa retrasos en las revisiones y aprobaciones.

Aísla y cuantifica el tiempo dedicado a la fase de aprobación, ayudando a identificar y abordar los cuellos de botella en esta etapa crítica.

Calculado a partir del registro de eventos al encontrar la diferencia de tiempo entre el inicio de la primera actividad de aprobación y el final de la última para cada contrato.

Esta métrica mide el tiempo desde que comienzan las negociaciones con la parte externa (por ejemplo, 'Negociación con la Contraparte Iniciada') hasta que se llega a un acuerdo final y es aprobado por la contraparte.

Esta es la métrica central para el dashboard 'Tiempo de Ciclo de la Fase de Negociación' y el KPI 'Tiempo Promedio de la Fase de Negociación'. Analizar esta duración ayuda a comprender la eficiencia del proceso de negociación, identificar qué tipos de contrato o contrapartes conducen a negociaciones prolongadas y encontrar oportunidades para optimizar las interacciones.

Mide la eficiencia de la etapa de negociación, proporcionando información para ayudar a acortar el tiempo dedicado a la interacción con partes externas.

Calculado a partir del registro de eventos al medir el tiempo entre la actividad 'Negociación con Contraparte Iniciada' y una actividad de conclusión como 'Aprobación de Contraparte Recibida'.

Este atributo define la fecha límite del Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) para activities de revisión específicas. Establece una expectativa clara para los tiempos de respuesta y se utiliza para medir el rendimiento frente a los objetivos internos.

Esta data es esencial para alimentar el dashboard 'Cumplimiento de SLA para Revisiones de Contratos' y el KPI asociado 'Tasa de Cumplimiento de SLA para Revisiones'. Al comparar el tiempo real de finalización de las activities de revisión con esta fecha de vencimiento, el sistema puede determinar si el proceso está cumpliendo sus objetivos de nivel de servicio y resaltar las áreas donde los SLA se incumplen con frecuencia.

Permite la medición del rendimiento frente a los plazos internos, lo cual es crítico para hacer cumplir los SLA y mejorar los tiempos de respuesta de las revisiones.

Este puede ser un field calculado en Agiloft basado en la date de envío del contrato y las reglas de SLA predefinidas, o un date field configurado manualmente.

Este atributo especifica qué template estándar, si alguna, se utilizó como punto de partida para el contrato. La consistencia en el uso de templates es clave para un proceso de redacción eficiente.

Analizar este atributo ayuda a soportar los KPI 'Tasa de Retrabajo en la Redacción de Contratos' y 'Tasa de Aprobación Interna en Primera Pasada'. Al comparar el rendimiento de los contratos creados a partir de diferentes templates, o sin template alguna, las organizaciones pueden identificar cuáles son las templates más efectivas y dónde se necesitan más los esfuerzos de estandarización.

Ayuda a evaluar la eficacia de las plantillas estándar y promueve la estandarización, lo que puede reducir significativamente el tiempo de redacción y el retrabajo.

Este puede ser un field en el registro del contrato en Agiloft que se rellena cuando se crea un contrato a partir de una template.

Este atributo identifica al especialista legal responsable de la actividad 'Revisión legal realizada'. Esto permite obtener una visión mucho más detallada de la carga de trabajo que un campo genérico como 'User', el cual suele incluir roles muy diversos.

Esta información es clave para el dashboard de 'Análisis de carga de trabajo de recursos de contratos', ya que facilita un análisis preciso de la capacidad y el desempeño del equipo legal. Ayuda a equilibrar las tareas y a detectar si ciertos revisores están vinculados a tiempos de respuesta más largos, lo que sirve de base para el KPI de 'Tiempo promedio de procesamiento de revisión legal'.

Permite un análisis detallado de la carga de trabajo y el rendimiento específicamente para la función de revisión legal, ayudando a gestionar los recursos del equipo legal de manera efectiva.

Podría ser un field específico en el contrato para el asesor legal asignado, o podría derivarse del nombre de usuario asociado con la activity de revisión legal.

Este atributo se deriva al comparar el timestamp real de finalización de una activity de revisión (por ejemplo, 'Revisión Interna Realizada') con su 'ReviewSlaDueDate'. Será 'true' si la revisión se realizó a tiempo y 'false' si se retrasó.

Esta flag alimenta directamente el dashboard 'Cumplimiento de SLA para Revisiones de Contratos', permitiendo una fácil visualización de las tasas de compliance. Simplifica el cálculo del KPI 'Tasa de Cumplimiento de SLA para Revisiones' al permitir un recuento simple de valores verdaderos frente a falsos.

Proporciona un resultado claro y binario para el cumplimiento del SLA, lo que facilita medir, visualizar e informar sobre la conformidad con los plazos internos.

Calculado comparando el 'EventTime' de una actividad de finalización de revisión con el 'ReviewSlaDueDate' para cada contrato.

Este atributo es una métrica calculada que representa el tiempo total transcurrido para que un contrato se mueva a través de su ciclo de vida central, típicamente desde 'Solicitud de Contrato Iniciada' hasta 'Contrato Ejecutado/Firmado'.

Este es un KPI principal para el rendimiento del proceso, que mide directamente la eficiencia general. Es la métrica principal para el dashboard 'Visión General del Ciclo de Vida del Contrato' y el KPI 'Tiempo Promedio del Ciclo del Contrato'. Analizar el tiempo de ciclo ayuda a identificar cases de larga duración e investigar las causas raíz de los retrasos.

Este es un indicador clave de rendimiento que mide la eficiencia de extremo a extremo del proceso de gestión de contratos.

Calculado tomando la diferencia entre la marca de tiempo de la actividad 'Contrato Ejecutado/Firmado' y la actividad 'Solicitud de Contrato Iniciada' para cada ID de Contrato.