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Su plantilla de datos para solicitudes de Compra a Pago.

Microsoft Dynamics 365

Atributos de Requisición - Compra a Pago (18) Actividades de Requisición - Compra a Pago (12) Guías de Extracción (3)

Su plantilla de datos para solicitudes de Compra a Pago.

Esta plantilla describe los atributos clave a recopilar y las actividades cruciales a rastrear, permitiendo una inmersión profunda en su proceso de requisición. También proporciona orientación práctica sobre cómo extraer estos datos, ayudándole a preparar su registro de eventos de manera eficiente para un análisis detallado.

Atributos recomendados para recopilar
Actividades clave para el seguimiento
Guía de Extracción

¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

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Atributos de Requisición - Compra a Pago

Estos son los campos de datos recomendados para incluir en su registro de eventos para un análisis exhaustivo de su proceso de Requisición de Compra a Pago.

5 Requerido 7 Recomendado 6 Opcional

	Nombre	Descripción
	Hora del Evento EventTime	La marca de tiempo precisa cuando ocurrió una actividad o evento específico.
Descripción `Event Time`, o el `timestamp`, captura la fecha y hora en que un `event` de negocio fue registrado en el sistema. Es la base temporal para todo análisis de procesos basado en el tiempo.\n\nEste `atributo` es crítico para calcular los tiempos de ciclo, duraciones y tiempos de espera entre actividades. Permite el análisis del rendimiento del proceso, la identificación de `cuellos de botella` y el monitoreo del `cumplimiento` de los SLA. Las `timestamps` precisas son esenciales para un análisis de Process Mining fiable. Por qué es importante Proporciona el orden cronológico de los `eventos`, lo cual es necesario para calcular las duraciones de los procesos, identificar `cuellos de botella` y analizar el rendimiento a lo largo del tiempo. Dónde obtener Se encuentra en el historial de `workflow` o en las tablas de registro de documentos, a menudo como un campo 'CreatedDateTime' o 'ModifiedDateTime' asociado con cada cambio de estado o registro de `event`. Ejemplos 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:15Z2023-10-27T14:22:05Z
	ID de Requisición de Compra PurchaseRequisitionId	El identificador único para una requisición de compra, que sirve como identificador principal del caso.
Descripción El ID de Requisición de Compra es la clave central que vincula todas las actividades relacionadas con una única solicitud de bienes o servicios. Cada proceso de requisición, desde la creación hasta la aprobación final y el cierre, se rastrea bajo este ID único. En Process Mining, este atributo es fundamental para reconstruir el recorrido de principio a fin de cada requisición. Permite el análisis de variantes de proceso, tiempos de ciclo y cumplimiento para casos individuales, proporcionando una vista completa del ciclo de vida de la requisición. Por qué es importante Es esencial para agrupar todos los `eventos` relacionados en una única instancia de proceso, permitiendo un análisis completo de principio a fin del ciclo de vida de cada requisición. Dónde obtener Esta es típicamente la clave principal en la tabla principal de cabecera de requisición de compra, como PurchReqTable en Microsoft Dynamics 365. Ejemplos PR-001254PR-001255PR-001256
	Nombre de la Actividad ActivityName	El nombre del evento o paso de negocio específico que ocurrió en el proceso de requisición.
Descripción Este atributo registra el nombre de cada actividad realizada dentro del ciclo de vida de la requisición de compra. Ejemplos incluyen 'Requisition Created', 'Approval Step Approved' y 'Purchase Order Created'. Estas actividades forman los nodos en el mapa de procesos descubierto. Analizar la secuencia, frecuencia y duración entre estas actividades es el núcleo de Process Mining. Ayuda a identificar cuellos de botella, bucles de reprocesamiento y desviaciones del flujo de proceso estándar, proporcionando información sobre ineficiencias operativas. Por qué es importante Este atributo define los pasos en el mapa de procesos, haciendo posible visualizar, analizar y comprender el flujo de trabajo de la requisición. Dónde obtener Esto se deriva típicamente de registros de cambios de estado, tablas de historial de flujo de trabajo o tablas de eventos específicos dentro de Microsoft Dynamics 365, como WorkflowTrackingStatusTable. Ejemplos Requisición Enviada para AprobaciónEtapa de Aprobación AprobadaRequisición Modificada
	Source System SourceSystemId	El sistema de registro del que se extrajeron los `datos`.
Descripción Este atributo identifica el sistema de origen donde se originaron los datos del evento. Para este contexto, sería 'Microsoft Dynamics 365'. En entornos con múltiples sistemas integrados, este campo es crucial para la trazabilidad y el contexto de los datos. En el análisis, ayuda a diferenciar procesos que pueden abarcar múltiples sistemas o confirma que los datos provienen de una única fuente autorizada. Esto es importante para la validación de datos y para asegurar que el análisis se base en el conjunto de datos correcto. Por qué es importante Proporciona contexto sobre el origen de los `datos`, lo cual es crucial para la gobernanza de los `datos`, la validación y en entornos donde múltiples sistemas están integrados. Dónde obtener Este es un valor estático, 'Microsoft Dynamics 365', añadido durante el proceso de extracción y transformación de datos. Ejemplos Microsoft Dynamics 365 F&OD365MSD365
	Última actualización de datos LastDataIngestionTimestamp	La marca de tiempo de la última extracción y carga de los datos en la herramienta de Process Mining.
Descripción Este atributo indica la frescura de los datos que se analizan. Muestra la fecha y hora de la actualización de datos más reciente del sistema de origen. No es un campo de Dynamics 365 en sí, sino metadatos añadidos durante la ingesta de datos. Esta marca de tiempo es crítica para que los usuarios comprendan la actualidad de la información. Les ayuda a saber si están viendo datos en tiempo real o una instantánea de un momento específico, lo que afecta la relevancia de sus conclusiones. Por qué es importante Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos, asegurando que comprendan el período de tiempo del análisis y la relevancia de los conocimientos. Dónde obtener Este valor se genera y se añade al conjunto de datos durante el proceso de ingesta de datos o ETL. Ejemplos 2024-05-20T08:00:00Z2024-05-21T08:00:00Z2024-05-22T08:00:00Z
	Departamento Department	El departamento del solicitante o el centro de costos asociado a la requisición.
Descripción Este atributo especifica el departamento de negocio o centro de costos que inició la requisición de compra, como 'Marketing', 'IT' u 'Operations'. Esta información normalmente forma parte de la cabecera de la requisición. Segmentar el proceso por departamento es crucial para el análisis comparativo. Permite ver qué departamentos tienen los tiempos de ciclo más largos, las tasas de rechazo más altas o las modificaciones más frecuentes. Estas percepciones ayudan a adaptar las mejoras del proceso a las necesidades departamentales específicas. Por qué es importante Permite filtrar y comparar el rendimiento del proceso entre diferentes unidades de negocio, revelando patrones específicos de departamento, `cuellos de botella` o ineficiencias. Dónde obtener Esta información a menudo se almacena en la cabecera de la requisición de compra (PurchReqTable) y está vinculada a la configuración de dimensiones financieras en Dynamics 365. Ejemplos Departamento de TIFinanzasOperaciones
	Estado de la Requisición RequisitionStatus	El estado actual o final de la requisición de compra.
Descripción Este atributo indica el estado general de la requisición de compra en cualquier momento dado, como 'In Review', 'Approved', 'Rejected' o 'Closed'. A menudo es un atributo a nivel de caso que representa el resultado final. Analizar el estado final ayuda a comprender los resultados generales del proceso. Por ejemplo, un alto número de requisiciones 'Rejected' o 'Withdrawn' puede indicar problemas en la fase inicial de la solicitud o un proceso de aprobación engorroso. Es clave para medir las tasas de éxito y la eficiencia del proceso. Por qué es importante Proporciona un resultado claro para cada `case`, permitiendo el análisis de las tasas de aprobación, rechazo y retirada, que son indicadores clave de rendimiento. Dónde obtener El campo de estado se encuentra típicamente en la tabla de cabecera de requisición de compra, PurchReqTable, a menudo denominado 'Status' o 'PurchReqStatus'. Ejemplos AprobadoEn revisiónRechazadaBorrador
	Etapa de Aprobación ApprovalStep	El nombre o la etapa de un paso de aprobación específico en el flujo de trabajo.
Descripción Este atributo identifica la etapa particular en el flujo de trabajo de aprobación, como 'Manager Approval' o 'Finance Approval'. Proporciona detalles más granulares que el nombre general de la actividad. Este atributo es esencial para el 'Análisis de Cuellos de Botella en Pasos de Aprobación'. Al rastrear el tiempo dedicado a cada paso de aprobación distinto, es posible identificar exactamente qué etapas están causando retrasos en el proceso general. Esto permite intervenciones dirigidas para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo. Por qué es importante Permite un análisis granular del `workflow` de aprobación, haciendo posible identificar etapas específicas que están causando `cuellos de botella`. Dónde obtener Esta información está contenida en las tablas de historial de flujo de trabajo, como WorkflowTrackingStatusTable, que detalla cada paso del flujo de trabajo configurado. Ejemplos Aprobación del GerenteAprobación del Jefe de DepartamentoRevisión de Finanzas
	Importe Total de la Requisición RequisitionTotalAmount	El valor monetario total de la requisición de compra.
Descripción Este atributo captura el valor total de todas las líneas de artículo en una requisición de compra. El importe a menudo influye en la complejidad del flujo de trabajo de aprobación, requiriendo las requisiciones de mayor valor más pasos de aprobación. En el análisis de procesos, este atributo es esencial para el filtrado y análisis basados en el valor. Ayuda a responder preguntas como: '¿Tardan más en aprobarse las requisiciones de alto valor?' o '¿Cuál es el valor de las requisiciones actualmente estancadas en el proceso?'. Esto proporciona un contexto financiero al rendimiento del proceso. Por qué es importante Añade una dimensión financiera al análisis, permitiendo la priorización de `cases` de alto valor y comprendiendo cómo el valor monetario impacta el comportamiento del proceso. Dónde obtener Este valor se encuentra típicamente en la tabla de cabecera de requisición de compra o se calcula como la suma de los importes de las líneas de artículo de la tabla de líneas de requisición de compra (PurchReqLine). Ejemplos 1500.0025000.50500.75
	Nivel de Urgencia UrgencyLevel	Una clasificación de la urgencia de la requisición, como 'Alta', 'Media' o 'Baja'.
Descripción El Nivel de Urgencia, o prioridad, indica la rapidez con la que se necesitan los bienes o servicios solicitados. Este atributo se utiliza a menudo para influir en la ruta de aprobación o para priorizar el trabajo para los aprobadores. Analizar este atributo ayuda a determinar si el sistema de prioridades es efectivo. Por ejemplo, puede comparar los tiempos de ciclo de las requisiciones de urgencia 'Alta' con las de urgencia 'Baja'. Si no hay una diferencia significativa, puede indicar que el campo de prioridad se está ignorando o utilizando de forma indebida, lo cual es una información clave para el `dashboard` 'Análisis de Impacto del Nivel de Urgencia'. Por qué es importante Ayuda a evaluar si la configuración de prioridad acelera eficazmente las solicitudes críticas y descubre el posible mal uso de la clasificación de urgencia. Dónde obtener Este podría ser un campo estándar o personalizado en la PurchReqTable. Su existencia y nombre pueden variar según la configuración del sistema. Ejemplos AltoMedioBajo
	Tiempo de Procesamiento ProcessingTime	El tiempo activo dedicado a trabajar en una tarea específica.
Descripción `Processing Time` representa la duración que un recurso dedica activamente a ejecutar una tarea. Se calcula como la diferencia entre la hora de finalización y la hora de inicio de una actividad. A diferencia del tiempo de ciclo, excluye el tiempo de espera o de cola.\n\nEsta métrica calculada es vital para comprender la eficiencia de los recursos y el esfuerzo real requerido para cada paso del proceso. Ayuda en el 'Análisis de `Cuellos de Botella` en Etapas de Aprobación' al distinguir entre tiempos de procesamiento largos, que pueden indicar una tarea compleja, y tiempos de cola largos, que sugieren un problema de disponibilidad de recursos. Por qué es importante Mide la duración del trabajo activo para las actividades, ayudando a distinguir entre el tiempo de valor añadido y el tiempo de espera para un análisis preciso de `cuellos de botella`. Dónde obtener Esto se calcula durante la transformación de datos restando la hora de inicio de una actividad de su hora de finalización. Esto requiere tener tanto StartTime como EndTime para cada actividad. Ejemplos 864000003600000600000
	Usuario User	El ID de usuario o el nombre de la persona que realizó la actividad.
Descripción Este atributo identifica al empleado o usuario del sistema responsable de ejecutar un paso de proceso específico, como enviar una requisición o aprobar una solicitud. Puede ser un ID de usuario, nombre completo o dirección de correo electrónico. Analizar las actividades por usuario ayuda a identificar necesidades de capacitación, individuos o equipos de alto rendimiento y distribución de la carga de trabajo. También es esencial para el análisis de cumplimiento, como la segregación de funciones, y para comprender cómo interactúan los diferentes roles de usuario con el proceso. Por qué es importante Permite el análisis del comportamiento específico del usuario, la carga de trabajo y el rendimiento, lo cual es clave para la gestión de recursos e identificar oportunidades de capacitación. Dónde obtener Se encuentra típicamente en tablas de historial de flujo de trabajo (por ejemplo, WorkflowTrackingStatusTable) o tablas de transacciones (por ejemplo, PurchReqTable) vinculadas a una tabla de usuarios (por ejemplo, UserInfo). Ejemplos j.smitha.joness.patel
	Es Aprobado en Primera Pasada IsFirstPass	Un indicador que señala si una requisición fue aprobada sin modificaciones o rechazos previos.
Descripción Este es un atributo booleano calculado que es 'verdadero' si la ruta de aprobación de una requisición no incluyó actividades de 'Requisición Modificada' o 'Paso de Aprobación Rechazado'. De lo contrario, es 'falso'. Este atributo apoya directamente el KPI de 'Tasa de Aprobación a la Primera de Requisiciones'. Simplifica el análisis de la eficiencia del proceso al proporcionar un indicador claro, a nivel de caso, del reprocesamiento. Una baja tasa de aprobaciones a la primera destaca problemas con la calidad inicial de los datos o requisitos poco claros, señalando una oportunidad para la mejora del proceso. Por qué es importante Mide directamente la calidad y eficiencia del proceso identificando `cases` que requirieron retrabajo, apoyando KPIs enfocados en tasas de Dónde obtener Este es un atributo calculado. Requiere analizar la secuencia completa de actividades para cada caso durante la transformación de datos para verificar la ausencia de actividades de reprocesamiento antes de la aprobación. Ejemplos truefalse
	Grupo de Aprobadores ApproverGroup	El grupo de usuarios o rol responsable de un paso de aprobación.
Descripción Este atributo identifica el grupo, rol o cola asignado para manejar una tarea de aprobación específica, por ejemplo, 'Finance Approvers' o 'IT Managers'. Analizar el rendimiento del proceso por grupo de aprobadores es clave para comprender la distribución de la carga de trabajo e identificar qué grupos pueden estar subdotados o requerir capacitación adicional. Apoya directamente el `dashboard` de 'Análisis de Cuellos de Botella en Pasos de Aprobación' al permitir que el rendimiento se desglose por los equipos responsables de las aprobaciones. Por qué es importante Ayuda a identificar diferencias de rendimiento entre equipos de aprobación, destacando posibles limitaciones de recursos o necesidades de capacitación dentro de grupos específicos. Dónde obtener Esta información forma parte del historial del flujo de trabajo (por ejemplo, WorkflowTrackingStatusTable), que registra el usuario o grupo de usuarios asignado para cada tarea. Ejemplos Aprobadores de FinanzasGerentes de TIAlta Dirección
	Moneda Currency	El código de moneda para el importe de la requisición.
Descripción Este atributo especifica la moneda, por ejemplo, USD, EUR, GBP, en la que se denomina el importe total de la requisición. Es crucial para el análisis financiero, especialmente en organizaciones multinacionales que operan con múltiples monedas. Utilizar el atributo de moneda permite el manejo y la agregación adecuados de los datos financieros. Asegura que los valores monetarios se interpreten correctamente y permite conversiones a una moneda común para informes y comparaciones precisas entre diferentes regiones o unidades de negocio. Por qué es importante Proporciona el contexto necesario para los `atributos` financieros, asegurando una interpretación y agregación precisa de los valores monetarios en entornos multidivisa. Dónde obtener Este campo se encuentra típicamente en la tabla de cabecera de requisición de compra, PurchReqTable, junto con los campos de importe. Ejemplos USDEURGBP
	Número de Modificaciones AmendmentCount	El número total de veces que se modificó una requisición.
Descripción Este es un atributo numérico calculado que cuenta las ocurrencias de la actividad 'Requisición Modificada' para cada caso de requisición de compra. Este atributo es esencial para el `dashboard` 'Frecuencia de Modificaciones de Requisiciones' y el KPI 'Ratio de Modificaciones de Requisiciones'. Cuantifica la cantidad de reprocesamiento por caso, facilitando la identificación de qué requisiciones, departamentos o usuarios están asociados con altos niveles de cambio e ineficiencia. Esto ayuda a dirigir los esfuerzos para mejorar la calidad inicial de la solicitud. Por qué es importante Cuantifica el retrabajo dentro de un `case`, facilitando la medición y el análisis de la frecuencia de las modificaciones y su impacto en la eficiencia del proceso. Dónde obtener Este es un atributo calculado. Se deriva durante la transformación de datos contando las actividades de 'Requisición Modificada' para cada PurchaseRequisitionId único. Ejemplos 013
	Purchase Order Number PurchaseOrderNumber	El identificador de la orden de compra creada a partir de la requisición.
Descripción Este atributo almacena el ID único de la orden de compra que se generó a partir de una requisición de compra aprobada. Sirve como enlace entre el proceso de requisición y el proceso de adquisición posterior. Rastrear este número es esencial para analizar el 'Tiempo de Conversión de Requisición a Orden de Compra'. Confirma que una requisición ha avanzado con éxito a la siguiente etapa del ciclo de Compra a Pago y permite un análisis de proceso de principio a fin que abarca tanto requisiciones como órdenes de compra. Por qué es importante Conecta la requisición con el pedido de compra subsiguiente, permitiendo el análisis de la conversión de Requisición a Pedido de Compra y vinculando diferentes etapas del proceso P2P. Dónde obtener Esta información normalmente se encuentra en la tabla de líneas de requisición de compra (PurchReqLine) después de que se ha creado una OC, vinculándose de nuevo a la PurchTable. Ejemplos PO-000987PO-000988PO-000989
	Ruta del `Workflow` de Aprobación ApprovalWorkflowPath	Una representación de la secuencia de pasos de aprobación realizados.
Descripción Este atributo es un campo derivado que concatena la secuencia de pasos de aprobación para una requisición dada, como 'Manager Approval -> Department Head Approval -> Finance Approval'. Resume eficazmente la variante del proceso para el subproceso de aprobación. Esto es crucial para el `dashboard` 'Monitor de Desviación de Cumplimiento'. Al comparar la ruta real del flujo de trabajo con una ruta estándar o esperada predefinida, es fácil señalar flujos de proceso no conformes o inusuales que pueden representar violaciones de políticas o riesgos operativos. Por qué es importante Simplifica el análisis de `cumplimiento` proporcionando una clara representación en `string` de la variante del proceso, facilitando la detección de desviaciones de los procedimientos estándar. Dónde obtener Este atributo no es un campo estándar. Debe derivarse concatenando los valores de 'ApprovalStep' en orden cronológico para cada caso durante la transformación de datos. Ejemplos Gerente -> DirectorGerente -> Director -> VP FinanzasGerente -> Aprobado Automáticamente

Requerido Recomendado Opcional

Actividades de Requisición - Compra a Pago

Estos son los pasos del proceso y hitos esenciales a capturar en su registro de eventos para el descubrimiento y análisis precisos de su flujo de trabajo de requisición.

7 Recomendado 5 Opcional

	Actividad	Descripción
	Etapa de Aprobación Aprobada	Un aprobador completa su tarea asignada, aprobando la requisición para su etapa del proceso. Esto mueve la requisición al siguiente paso o a la aprobación final.
Por qué es importante Mide el tiempo de procesamiento para cada etapa de aprobación y ayuda a identificar partes eficientes del `workflow`. Es un componente clave del análisis de variantes. Dónde obtener Registrado explícitamente en la `WorkflowTrackingStatusTable` cuando un usuario completa un elemento de trabajo con un resultado de 'Approve'. Capturar Identifique los `eventos` 'WorkItemCompleted' con un resultado de 'Approve' en los registros de historial de `workflow`. Tipo de evento explicit
	Pedido de Compra Creado	Una línea de requisición de compra aprobada se convierte en una línea de pedido de compra, señalando el traspaso al equipo de aprovisionamiento. Esto se captura vinculando la línea de requisición a una línea de pedido de compra.
Por qué es importante Este es un hito crítico que conecta la requisición con el proceso de adquisición posterior. Es esencial para medir el KPI de 'Tiempo de Conversión de Requisición a OC'. Dónde obtener Inferencia al encontrar un registro en la tabla `PurchLine` que hace referencia al ID de una `PurchReqLine` asociada con el `case` de requisición. Capturar Unir `PurchReqLine` con `PurchLine` en el campo de referencia de enlace (por ejemplo, `PurchReqLineRefId`). Tipo de evento inferred
	Requisición Aprobada	La requisición ha superado con éxito todos los pasos de aprobación requeridos en el flujo de trabajo. Esta actividad se captura cuando la instancia del flujo de trabajo se completa con un estado final aprobado.
Por qué es importante Este es un hito importante, que marca el final del ciclo de aprobación y el inicio de la fase de adquisición. Es el evento final para el KPI de 'Tiempo del Ciclo de Aprobación de Requisiciones'. Dónde obtener Capturado explícitamente de la `WorkflowTrackingStatusTable` cuando el `workflow` se completa. Esto también actualiza el campo 'Status' en la `PurchReqTable` a 'Approved'. Capturar Filtre por `eventos` de 'Completion' de `workflow` con un estado 'Approved' o rastree el cambio de estado en `PurchReqTable`. Tipo de evento explicit
	Requisición Cerrada	Toda la requisición de compra se considera completa, lo que significa que todas sus líneas han sido procesadas en órdenes de compra o canceladas. Este es un estado final exitoso.
Por qué es importante Esta actividad marca la finalización exitosa del ciclo de vida de la requisición. Es el punto final para medir la duración total del proceso de principio a fin. Dónde obtener Este estado se calcula o infiere típicamente. Ocurre cuando todos los registros 'PurchReqLine' asociados han alcanzado un estado terminal (por ejemplo, 'Closed', 'Cancelled'). Capturar Derive este `event` verificando si todos los registros hijo de `PurchReqLine` para una `PurchReqTable` tienen un estado final. Tipo de evento calculated
	Requisición Creada	Este evento marca la creación inicial del registro de la requisición de compra en estado de borrador. Se captura identificando la marca de tiempo de creación de la cabecera de la requisición de compra.
Por qué es importante Como inicio del proceso, esta actividad es esencial para medir el tiempo total del ciclo de vida de la requisición y analizar los volúmenes diarios de rendimiento de las requisiciones. Dónde obtener Esta actividad se infiere del campo 'createdDateTime' en la 'PurchReqTable' para cada nuevo ID de Requisición de Compra. Capturar Utilice la marca de tiempo de creación del registro en la PurchReqTable. Tipo de evento inferred
	Requisición Enviada para Aprobación	El usuario envía la requisición completada, lo que inicia el flujo de trabajo formal de aprobación. Esta es una acción explícita registrada por el motor de flujo de trabajo del sistema.
Por qué es importante Esta actividad es un hito crítico que inicia el ciclo de aprobación. Es el punto de partida para medir el 'Tiempo del Ciclo de Aprobación de Requisiciones' y la 'Tasa de Aprobación a la Primera'. Dónde obtener Capturado de la `WorkflowTrackingStatusTable` o una tabla de historial de `workflow` similar, donde se registra un `event` de 'Submission' contra la requisición de compra. Capturar Filtre los registros de historial de `workflow` por el tipo de `event` 'Submission' o 'Start' vinculado a la requisición. Tipo de evento explicit
	Requisición Rechazada	La requisición ha sido rechazada durante el flujo de trabajo de aprobación y no se procesará más. Esto representa un estado de fallo terminal para la requisición.
Por qué es importante Este evento final es crítico para analizar las tasas generales de rechazo y comprender el impacto financiero u operativo de las solicitudes fallidas. Dónde obtener Capturado explícitamente de la `WorkflowTrackingStatusTable` tras la finalización del `workflow` con un estado de 'Rejected', lo que actualiza el campo de estado de `PurchReqTable`. Capturar Filtre por `eventos` de 'Completion' de `workflow` con estado 'Rejected' o rastree el cambio de estado en `PurchReqTable`. Tipo de evento explicit
	Etapa de Aprobación Iniciada	Una tarea de aprobación individual se asigna a un usuario o grupo como parte del `workflow`. Esto representa el inicio de un tiempo de espera o procesamiento para un aprobador específico.
Por qué es importante Esta actividad es crucial para el 'Análisis de Cuellos de Botella en Pasos de Aprobación', permitiendo la medición de los tiempos de espera para etapas de aprobación específicas. Dónde obtener Capturado de la `WorkflowTrackingStatusTable` cuando se crea y asigna un nuevo elemento de trabajo para la instancia de `workflow` de la requisición. Capturar Identifique los `eventos` 'WorkItemCreated' o similares en los registros de historial de `workflow` para la requisición específica. Tipo de evento explicit
	Etapa de Aprobación Rechazada	Un aprobador rechaza su tarea asignada, normalmente enviando la requisición de vuelta al originador para su corrección. Esta es una acción explícita registrada por el motor de `workflow`.
Por qué es importante Esta actividad es fundamental para calcular la 'Tasa de Rechazo de Requisiciones' e identificar en qué etapas ocurren más a menudo los rechazos, destacando áreas de mejora del proceso. Dónde obtener Registrado explícitamente en la `WorkflowTrackingStatusTable` cuando un usuario completa un elemento de trabajo con un resultado de 'Reject'. Capturar Identifique los `eventos` 'WorkItemCompleted' con un resultado de 'Reject' en los registros de historial de `workflow`. Tipo de evento explicit
	Línea de Requisición Cerrada	Una línea de artículo individual en la requisición de compra se considera completamente procesada. Esto ocurre típicamente después de que la línea ha sido completamente convertida a un pedido de compra.
Por qué es importante Proporciona detalles granulares sobre el cumplimiento de la requisición, ayudando a identificar si las requisiciones se convierten parcial o totalmente en pedidos de compra. Dónde obtener Inferencia del campo de estado en la tabla individual `PurchReqLine`. Un estado que indica que está pedido o recibido significaría el cierre. Capturar Monitoree el campo de estado en la tabla `PurchReqLine` para un valor terminal como 'Invoiced' o 'Closed'. Tipo de evento inferred
	Requisición Modificada	Este evento ocurre cuando un usuario retira una requisición enviada del flujo de trabajo para realizar cambios. La actividad se captura típicamente identificando una acción de retirada seguida de un reenvío posterior.
Por qué es importante El seguimiento de las modificaciones es clave para identificar el reprocesamiento, las solicitudes iniciales poco claras y las ineficiencias del proceso. Apoya directamente el `dashboard` 'Frecuencia de Modificaciones de Requisiciones'. Dónde obtener Puede inferirse del historial de `workflow` (`WorkflowTrackingStatusTable`) detectando una acción de 'Recall' o 'RequestChange'. También puede inferirse de los cambios en el campo 'modifiedDateTime' en `PurchReqTable` después del envío. Capturar Detectar `eventos` de retractación de `workflow` o cambios en la versión del registro entre `eventos` de envío. Tipo de evento inferred
	Requisición Retirada	El creador o un usuario autorizado cancela la requisición después de haber sido enviada. Esta acción finaliza el flujo de trabajo y la solicitud.
Por qué es importante El seguimiento de los retiros ayuda a identificar problemas con la planificación de la demanda o procesos excesivamente complejos. Esto apoya el `dashboard` 'Información sobre Retiros de Requisiciones'. Dónde obtener Esto se infiere de un cambio de estado en la 'PurchReqTable' a 'Cancelled' o de un evento 'Cancel' en la 'WorkflowTrackingStatusTable'. Capturar Detectar el cambio de estado a 'Cancelled' en `PurchReqTable` o un `event` de cancelación del `workflow`. Tipo de evento inferred

Recomendado Opcional

Guías de Extracción

Cómo obtener sus datos de Microsoft Dynamics 365

Pasos

Acceder al espacio de trabajo de Data management: Inicie sesión en Microsoft Dynamics 365 y navegue hasta el menú Workspaces. Seleccione Data management para abrir el centro principal para las operaciones de importación y exportación de datos.
Crear nuevo proyecto de exportación: Dentro del espacio de trabajo de Data management, haga clic en el mosaico Export. Proporcione un Group name único, una Description descriptiva y configure la Project category en Project. Esto organiza sus tareas de extracción de datos.
Añadir entidades de datos: Añada las entidades de datos estándar necesarias a su proyecto. Haga clic en Add entity y busque cada una de las siguientes, añadiéndolas una por una:
- Purchase requisition headers
- Purchase requisition lines
- Workflow tracking status table
- Workflow work items
- Purchase order lines V2
Definir formato de exportación: Para cada entidad añadida, seleccione un Target data format como CSV o Excel. CSV generalmente se recomienda para el rendimiento y la compatibilidad con herramientas de transformación de datos.
Aplicar filtros de datos: Seleccione una entidad y luego haga clic en el botón Filter. En la pestaña Range, especifique la Legal entity (código de empresa) para asegurarse de que está extrayendo datos de la unidad de negocio correcta. También es fundamental añadir un filtro de fecha en el campo Created date and time de la entidad Purchase requisition headers para limitar el volumen de datos. Recomendamos comenzar con un período de 3 a 6 meses.
Ejecutar el trabajo de exportación: Una vez que todas las entidades y filtros estén configurados, haga clic en Export en el Action Pane. El sistema creará un paquete de trabajo y comenzará el procesamiento. Puede monitorear el progreso del trabajo en la sección Job history.
Descargar el paquete de datos: Después de que el trabajo de exportación se complete con éxito, navegue hasta los detalles de Job history y haga clic en Download package. Esto descargará un archivo ZIP que contiene los archivos de datos separados para cada entidad.
Transformar datos en bruto en registro de eventos: Los archivos exportados representan tablas de sistema en bruto, no un registro de eventos final. Debe usar una herramienta externa como Python, Power Query o una plataforma ETL para combinar y remodelar los datos. Esto implica:
- Unir los archivos de encabezado y línea.
- Unir los datos de workflow a las requisiciones usando el CorrelationId y el RecId del encabezado de la requisición de compra.
- Pivote los cambios de estado y los eventos de workflow de las tablas de workflow en filas de actividad distintas (Requisition Submitted, Approval Step Approved, etc.).
- Crear una nueva fila para cada actividad con los ActivityName, EventTime y PurchaseRequisitionId correctos.
Calcular y mapear atributos: Durante la transformación, mapee las columnas de origen a los atributos requeridos como User y Department. Calcule atributos derivados como RequisitionTotalAmount sumando los montos de las líneas. Establezca un valor estático para SourceSystemId (por ejemplo, 'D365_F&O') y use el tiempo de ejecución de su script para LastDataIngestionTimestamp.
Finalizar y formatear la salida: Asegúrese de que el archivo de salida final sea un único archivo CSV donde cada fila represente un event en el proceso. Las columnas deben coincidir con la estructura requerida del registro de eventos, incluyendo PurchaseRequisitionId, ActivityName y EventTime.

Configuración

Permisos requeridos: Los usuarios deben tener un rol de seguridad con permisos para el espacio de trabajo Data management y acceso a las entidades de datos específicas que se exportan, como Data management administrator o un rol personalizado similar.
Entidades de datos clave:
- Purchase requisition headers: Proporciona el identificador principal del case, la timestamp de creación y el estado general.
- Purchase requisition lines: Contiene detalles sobre cada artículo solicitado, incluyendo importes y enlaces a pedidos de compra.
- Workflow tracking status table: La fuente principal de eventos de workflow como envío, aprobación, rechazo y retractación.
- Workflow work items: Detalla las tareas específicas asignadas a los usuarios durante el proceso de aprobación.
- Purchase order lines V2: Se utiliza para encontrar la timestamp de creación del pedido de compra vinculado a una línea de requisición.
Filtrado por rango de fechas: Es crucial aplicar un filtro de rango de fechas al campo Created date and time en la entidad Purchase requisition headers. Se recomienda un rango de 3 a 6 meses para el análisis inicial para equilibrar el volumen de datos y la visión del proceso.
Filtrado por código de empresa: Siempre aplique un filtro para la Legal entity para evitar extraer datos de empresas no deseadas o de prueba. Esto reduce significativamente el tamaño de los datos y mejora el rendimiento del trabajo.
Transformación de datos: Este método requiere un paso de postprocesamiento significativo fuera de Dynamics 365 para transformar las exportaciones de entidades en bruto en un registro de eventos estructurado. Prepárese para utilizar una herramienta de scripting o ETL.

a Consulta de ejemplo config

/*
This is not a single executable query. Instead, it is a configuration manifest for a Dynamics 365 Data Management Framework Export Project.
You must add each entity listed below to the project and select the specified fields for export.
The transformation logic to create the final event log must be applied after exporting these files.
*/

-- Entity 1: Purchase requisition headers
-- Purpose: Captures requisition creation, overall status, and header-level attributes.
SELECT
    REQUISITIONNUMBER AS PurchaseRequisitionId,
    REQUISITIONSTATUS AS RequisitionStatus,
    CREATEDDATETIME AS EventTime_RequisitionCreated,
    MODIFIEDDATETIME AS EventTime_RequisitionClosed, -- Used if status is Closed
    PREPARERPERSONNELNUMBER AS User_Preparer,
    REQUESTERPERSONNELNUMBER AS User_Requester,
    DEFAULTLEDGERDIMENSIONDISPLAYVALUE AS Department, -- Or similar dimension field
    REQUISITIONTOTAL AS RequisitionTotalAmount
FROM PurchaseRequisitionHeaderEntity;

-- Entity 2: Purchase requisition lines
-- Purpose: Provides line-level details, amounts, and links to Purchase Orders.
SELECT
    REQUISITIONNUMBER AS PurchaseRequisitionId,
    LINENUMBER,
    REQUISITIONINGSTATUS AS LineStatus,
    MODIFIEDDATETIME AS EventTime_LineClosed, -- Used if status is Closed
    PURCHASEORDERNUMBER,
    PURCHASEORDERLINENUMBER
FROM PurchaseRequisitionLineEntity;

-- Entity 3: Workflow tracking status table
-- Purpose: The primary source for all workflow-driven activities.
-- Note: Requires joining to PurchReqTable on RecId = CorrelationId post-export.
SELECT
    CONTEXT, -- Contains information like step name
    CORRELATIONID, -- Links to source document's RecId
    CREATEDDATETIME AS EventTime_WorkflowStep,
    TRACKINGSTATUS AS ActivityName, -- (e.g., Submitted, Approved, Rejected, Canceled)
    USERID AS User
FROM WorkflowTrackingStatusTableEntity;

-- Entity 4: Workflow work items
-- Purpose: Captures the start of an approval task assigned to a user.
-- Note: Requires joining to PurchReqTable on RecId = CorrelationId post-export.
SELECT
    CORRELATIONID, -- Links to source document's RecId
    CREATEDDATETIME AS EventTime_ApprovalStepStarted,
    USERID AS User, -- The user assigned the task
    DESCRIPTION AS ApprovalStep
FROM WorkflowWorkItemTableEntity;

-- Entity 5: Purchase order lines V2
-- Purpose: Used to find the creation date of the resulting Purchase Order.
-- Note: Requires joining to PurchaseRequisitionLineEntity on PO/Line number post-export.
SELECT
    PURCHASEORDERNUMBER,
    LINENUMBER,
    CREATEDDATETIME AS EventTime_PurchaseOrderCreated
FROM PurchaseOrderLinesV2Entity;

Pasos

Registrar una aplicación en Azure Active Directory: Navegue al portal de Azure y registre una nueva aplicación. Esta aplicación se utilizará para autenticarse con la API de Dynamics 365. Anote el ID de la aplicación (cliente) y el ID del directorio (inquilino).
Generar un secreto de cliente: Dentro de la aplicación recién registrada en Azure, cree un nuevo secreto de cliente en 'Certificates & secrets'. Copie de forma segura el valor del secreto, ya que no volverá a ser visible.
Otorgar permisos de API: En la sección 'API permissions' de la aplicación, añada un permiso para 'Dynamics ERP'. Seleccione 'Delegated permissions' y otorgue Financials.ReadWrite.All o un equivalente de solo lectura más restrictivo. Otorgue consentimiento de administrador para los permisos.
Instalar bibliotecas de Python: Asegúrese de tener Python instalado. Luego, instale las bibliotecas necesarias usando pip: pip install requests pandas.
Configurar el script de Python: Copie el script de Python proporcionado en un archivo, por ejemplo extract_d365_requisitions.py. Rellene las variables de marcador de posición en la parte superior del script: su URL de Dynamics 365, ID de inquilino, ID de cliente, Secreto de cliente, el rango de fechas deseado y el ID de la empresa.
Comprender las entidades OData: El script consulta tres entidades de datos principales: PurchaseRequisitionHeaders para los detalles principales de la requisición, PurchaseRequisitionLines para los detalles de las líneas de artículos incluyendo la conversión a Pedidos de Compra, y WorkflowTrackingStatusTable para todos los eventos relacionados con el workflow como envíos y aprobaciones.
Ejecutar el script: Ejecute el script desde su línea de comandos: python extract_d365_requisitions.py. El script se autenticará, obtendrá datos para cada actividad y manejará la paginación de la API automáticamente.
Transformación de datos: El script procesa los datos JSON en bruto de las llamadas a la API. Remodela los datos iterando a través de los registros y creando una fila distinta para cada una de las 12 actividades de negocio, mapeando los campos de origen a las columnas estándar del registro de eventos como PurchaseRequisitionId, ActivityName y EventTime.
Combinar y estandarizar eventos: Todos los eventos generados se recopilan en una sola lista y luego se convierten en un pandas DataFrame. El script añade columnas estáticas como SourceSystemId y LastDataIngestionTimestamp.
Exportar a CSV: El DataFrame final se exporta a un archivo CSV llamado d365_purchase_requisition_log.csv. Este archivo está formateado para su carga directa en una herramienta de Process Mining. Verifique que el archivo esté codificado en UTF-8.

Configuración

Prerrequisitos: Acceso a una suscripción de Azure para registrar una aplicación. Un ID de aplicación (cliente), Secreto de cliente e ID de inquilino de Azure Active Directory. El usuario que ejecuta el script necesita credenciales que otorguen acceso a los puntos finales de la API OData de Dynamics 365 Finance and Operations.
Configuración del punto final de la API: El script requiere la URL base de su entorno de Dynamics 365, típicamente en el formato https://[your-environment-name].operations.dynamics.com.
Rango de fechas: Configure las variables START_DATE y END_DATE en el script para definir la ventana de extracción. Para un análisis inicial, se recomienda un período de 3 a 6 meses para equilibrar el volumen de datos y la visibilidad.
Filtro de empresa: El script está configurado para filtrar por una entidad legal específica utilizando la variable COMPANY_ID. Para extraer datos de todas las empresas, es posible que deba modificar el filtro OData e incluir cross-company=true en los encabezados de la solicitud.
Consideraciones de rendimiento: El script recupera solo las columnas necesarias para el registro de eventos utilizando $select en las consultas OData, lo que mejora el rendimiento. También maneja la paginación para gestionar grandes conjuntos de datos sin sobrecargar la API. Para cargas históricas muy grandes, considere ejecutar el script en lotes con rangos de fechas más pequeños.

a Consulta de ejemplo python

import requests
import pandas as pd
from datetime import datetime, timezone
import os

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Dynamics 365 environment details
D365_URL = class="hl-string">"https://[your-d365-url].operations.dynamics.com"
TENANT_ID = class="hl-string">"[your-tenant-id]"
CLIENT_ID = class="hl-string">"[your-client-id]"
CLIENT_SECRET = class="hl-string">"[your-client-secret]"

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Set the data extraction window
START_DATE = class="hl-string">"2023-01-01T00:00:00Z"
END_DATE = class="hl-string">"2023-12-31T23:59:59Z"
COMPANY_ID = class="hl-string">"[YourCompanyLegalEntity]" class=class="hl-string">"hl-comment"># e.g., class="hl-string">"USMF"
OUTPUT_FILENAME = class="hl-string">"d365_purchase_requisition_log.csv"


def get_access_token():
    class="hl-string">"""Authenticates with Azure AD to get an access token."""
    auth_url = fclass="hl-string">"https://login.microsoftonline.com/{TENANT_ID}/oauth2/token"
    payload = {
        class="hl-string">'grant_type': class="hl-string">'client_credentials',
        class="hl-string">'client_id': CLIENT_ID,
        class="hl-string">'client_secret': CLIENT_SECRET,
        class="hl-string">'resource': D365_URL
    }
    response = requests.post(auth_url, data=payload)
    response.raise_for_status()
    return response.json()[class="hl-string">'access_token']

def fetch_data(access_token, entity_url):
    class="hl-string">"""Fetches all pages of data from a given D365 OData entity URL."""
    all_records = []
    headers = {
        class="hl-string">'Authorization': fclass="hl-string">'Bearer {access_token}',
        class="hl-string">'Accept': class="hl-string">'application/json'
    }
    while entity_url:
        response = requests.get(entity_url, headers=headers)
        response.raise_for_status()
        data = response.json()
        all_records.extend(data[class="hl-string">'value'])
        entity_url = data.get(class="hl-string">'@odata.nextLink')
    return all_records

def main():
    class="hl-string">"""Main function to extract, transform, and save the event log."""
    print(class="hl-string">"Acquiring access token...")
    access_token = get_access_token()
    events = []
    last_ingestion_ts = datetime.now(timezone.utc).isoformat()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch Purchase Requisition Headers for class="hl-string">'Created' and class="hl-string">'Closed' events
    print(class="hl-string">"Fetching Purchase Requisition Headers...")
    pr_headers_url = (
        fclass="hl-string">"{D365_URL}/data/PurchaseRequisitionHeaders?" 
        fclass="hl-string">"$filter=dataAreaId eq '{COMPANY_ID}' and CreatedDateTime ge {START_DATE} and CreatedDateTime le {END_DATE}" 
        fclass="hl-string">"&$select=RequisitionNumber,RequisitionStatus,CreatedDateTime,CreatedBy,RequestingDepartmentName,RequisitionTotalAmount,RequisitionUrgencyLevel"
    )
    pr_headers = fetch_data(access_token, pr_headers_url)

    for prh in pr_headers:
        case_id = prh.get(class="hl-string">'RequisitionNumber')
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Requisition Created
        events.append({
            class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
            class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Requisition Created',
            class="hl-string">'EventTime': prh.get(class="hl-string">'CreatedDateTime'),
            class="hl-string">'User': prh.get(class="hl-string">'CreatedBy'),
            class="hl-string">'Department': prh.get(class="hl-string">'RequestingDepartmentName'),
            class="hl-string">'RequisitionStatus': prh.get(class="hl-string">'RequisitionStatus'),
            class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': prh.get(class="hl-string">'RequisitionTotalAmount'),
            class="hl-string">'UrgencyLevel': prh.get(class="hl-string">'RequisitionUrgencyLevel'),
            class="hl-string">'ApprovalStep': None,
            class="hl-string">'ProcessingTime': None
        })
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Requisition Closed
        if prh.get(class="hl-string">'RequisitionStatus') == class="hl-string">'Closed':
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: We need a reliable timestamp for closure. Using CreatedDateTime as a placeholder.
            class=class="hl-string">"hl-comment"># A better source might be the last workflow approval or line closure date.
            events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Requisition Closed',
                class="hl-string">'EventTime': prh.get(class="hl-string">'CreatedDateTime'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder timestamp
                class="hl-string">'User': prh.get(class="hl-string">'CreatedBy'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder user
                class="hl-string">'Department': prh.get(class="hl-string">'RequestingDepartmentName'),
                class="hl-string">'RequisitionStatus': class="hl-string">'Closed',
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': prh.get(class="hl-string">'RequisitionTotalAmount'),
                class="hl-string">'UrgencyLevel': prh.get(class="hl-string">'RequisitionUrgencyLevel'),
                class="hl-string">'ApprovalStep': None,
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch Workflow History for workflow-related events
    print(class="hl-string">"Fetching Workflow Tracking Status Table...")
    workflow_url = (
        fclass="hl-string">"{D365_URL}/data/WorkflowTrackingStatusTable?"
        fclass="hl-string">"$filter=dataAreaId eq '{COMPANY_ID}' and CreatedDateTime ge {START_DATE} and CreatedDateTime le {END_DATE} and startswith(Context,'PurchReq')"
        fclass="hl-string">"&$select=Context,CreatedDateTime,TrackingType,User,WorkItemSubject"
    )
    workflow_items = fetch_data(access_token, workflow_url)

    for item in workflow_items:
        context_parts = item.get(class="hl-string">'Context', class="hl-string">'').split(class="hl-string">':')
        if len(context_parts) < 2:
            continue
        case_id = context_parts[1].strip()
        tracking_type = item.get(class="hl-string">'TrackingType')
        activity_map = {
            class="hl-string">'Submission': class="hl-string">'Requisition Submitted for Approval',
            class="hl-string">'Started': class="hl-string">'Approval Step Started',
            class="hl-string">'Completion': class="hl-string">'Approval Step Approved',
            class="hl-string">'Rejection': class="hl-string">'Approval Step Rejected',
            class="hl-string">'Cancellation': class="hl-string">'Requisition Withdrawn',
            class="hl-string">'Recall': class="hl-string">'Requisition Amended',
            class="hl-string">'Approved': class="hl-string">'Requisition Approved',
            class="hl-string">'Fault': class="hl-string">'Requisition Rejected'
        }
        activity_name = activity_map.get(tracking_type)
        if activity_name:
            events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                class="hl-string">'EventTime': item.get(class="hl-string">'CreatedDateTime'),
                class="hl-string">'User': item.get(class="hl-string">'User'),
                class="hl-string">'Department': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Department info is not in this entity
                class="hl-string">'RequisitionStatus': None, class=class="hl-string">"hl-comment"># Status info is not in this entity
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': None,
                class="hl-string">'UrgencyLevel': None,
                class="hl-string">'ApprovalStep': item.get(class="hl-string">'WorkItemSubject'),
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch Purchase Requisition Lines for PO Creation and Line Closure
    print(class="hl-string">"Fetching Purchase Requisition Lines...")
    pr_lines_url = (
        fclass="hl-string">"{D365_URL}/data/PurchaseRequisitionLines?"
        fclass="hl-string">"$filter=dataAreaId eq '{COMPANY_ID}' and CreatedDateTime ge {START_DATE} and CreatedDateTime le {END_DATE}"
        fclass="hl-string">"&$select=RequisitionNumber,PurchaseOrderNumber,IsPrepaymentRequired,LineStatus,ModifiedDateTime,ModifiedBy"
    )
    pr_lines = fetch_data(access_token, pr_lines_url)

    for prl in pr_lines:
        case_id = prl.get(class="hl-string">'RequisitionNumber')
        po_number = prl.get(class="hl-string">'PurchaseOrderNumber')
        line_status = prl.get(class="hl-string">'LineStatus')
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Purchase Order Created
        if po_number:
             events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Purchase Order Created',
                class="hl-string">'EventTime': prl.get(class="hl-string">'ModifiedDateTime'),
                class="hl-string">'User': prl.get(class="hl-string">'ModifiedBy'),
                class="hl-string">'Department': None,
                class="hl-string">'RequisitionStatus': None,
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': None,
                class="hl-string">'UrgencyLevel': None,
                class="hl-string">'ApprovalStep': fclass="hl-string">"PO: {po_number}",
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Requisition Line Closed
        if line_status == class="hl-string">'Closed':
             events.append({
                class="hl-string">'PurchaseRequisitionId': case_id,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Requisition Line Closed',
                class="hl-string">'EventTime': prl.get(class="hl-string">'ModifiedDateTime'),
                class="hl-string">'User': prl.get(class="hl-string">'ModifiedBy'),
                class="hl-string">'Department': None,
                class="hl-string">'RequisitionStatus': class="hl-string">'Closed',
                class="hl-string">'RequisitionTotalAmount': None,
                class="hl-string">'UrgencyLevel': None,
                class="hl-string">'ApprovalStep': None,
                class="hl-string">'ProcessingTime': None
            })

    if not events:
        print(class="hl-string">"No events found for the specified criteria.")
        return

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Create and format the DataFrame
    print(class="hl-string">"Formatting data...")
    df = pd.DataFrame(events)
    df[class="hl-string">'SourceSystemId'] = class="hl-string">'Microsoft Dynamics 365'
    df[class="hl-string">'LastDataIngestionTimestamp'] = last_ingestion_ts

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Fill forward missing data within each case
    df = df.sort_values(by=[class="hl-string">'PurchaseRequisitionId', class="hl-string">'EventTime'])
    df[[class="hl-string">'Department', class="hl-string">'RequisitionTotalAmount', class="hl-string">'UrgencyLevel']] = \
        df.groupby(class="hl-string">'PurchaseRequisitionId')[[class="hl-string">'Department', class="hl-string">'RequisitionTotalAmount', class="hl-string">'UrgencyLevel']].ffill().bfill()

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Ensure required columns exist and are in order
    final_columns = [
        class="hl-string">'PurchaseRequisitionId',
        class="hl-string">'ActivityName',
        class="hl-string">'EventTime',
        class="hl-string">'SourceSystemId',
        class="hl-string">'LastDataIngestionTimestamp',
        class="hl-string">'User',
        class="hl-string">'Department',
        class="hl-string">'RequisitionStatus',
        class="hl-string">'RequisitionTotalAmount',
        class="hl-string">'UrgencyLevel',
        class="hl-string">'ApprovalStep',
        class="hl-string">'ProcessingTime'
    ]
    for col in final_columns:
        if col not in df.columns:
            df[col] = None
    
    df = df[final_columns]

    class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Save to CSV
    df.to_csv(OUTPUT_FILENAME, index=False, encoding=class="hl-string">'utf-8')
    print(fclass="hl-string">"Successfully extracted {len(df)} events to {OUTPUT_FILENAME}")

if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    main()

Pasos

Acceder al espacio de trabajo de Data management: Inicie sesión en Microsoft Dynamics 365 y navegue hasta el menú Workspaces. Seleccione Data management para abrir el centro principal para las operaciones de importación y exportación de datos.
Crear nuevo proyecto de exportación: Dentro del espacio de trabajo de Data management, haga clic en el mosaico Export. Proporcione un Group name único, una Description descriptiva y configure la Project category en Project. Esto organiza sus tareas de extracción de datos.
Añadir entidades de datos: Añada las entidades de datos estándar necesarias a su proyecto. Haga clic en Add entity y busque cada una de las siguientes, añadiéndolas una por una:
- Purchase requisition headers
- Purchase requisition lines
- Workflow tracking status table
- Workflow work items
- Purchase order lines V2
Definir formato de exportación: Para cada entidad añadida, seleccione un Target data format como CSV o Excel. CSV generalmente se recomienda para el rendimiento y la compatibilidad con herramientas de transformación de datos.
Aplicar filtros de datos: Seleccione una entidad y luego haga clic en el botón Filter. En la pestaña Range, especifique la Legal entity (código de empresa) para asegurarse de que está extrayendo datos de la unidad de negocio correcta. También es fundamental añadir un filtro de fecha en el campo Created date and time de la entidad Purchase requisition headers para limitar el volumen de datos. Recomendamos comenzar con un período de 3 a 6 meses.
Ejecutar el trabajo de exportación: Una vez que todas las entidades y filtros estén configurados, haga clic en Export en el Action Pane. El sistema creará un paquete de trabajo y comenzará el procesamiento. Puede monitorear el progreso del trabajo en la sección Job history.
Descargar el paquete de datos: Después de que el trabajo de exportación se complete con éxito, navegue hasta los detalles de Job history y haga clic en Download package. Esto descargará un archivo ZIP que contiene los archivos de datos separados para cada entidad.
Transformar datos en bruto en registro de eventos: Los archivos exportados representan tablas de sistema en bruto, no un registro de eventos final. Debe usar una herramienta externa como Python, Power Query o una plataforma ETL para combinar y remodelar los datos. Esto implica:
- Unir los archivos de encabezado y línea.
- Unir los datos de workflow a las requisiciones usando el CorrelationId y el RecId del encabezado de la requisición de compra.
- Pivote los cambios de estado y los eventos de workflow de las tablas de workflow en filas de actividad distintas (Requisition Submitted, Approval Step Approved, etc.).
- Crear una nueva fila para cada actividad con los ActivityName, EventTime y PurchaseRequisitionId correctos.
Calcular y mapear atributos: Durante la transformación, mapee las columnas de origen a los atributos requeridos como User y Department. Calcule atributos derivados como RequisitionTotalAmount sumando los montos de las líneas. Establezca un valor estático para SourceSystemId (por ejemplo, 'D365_F&O') y use el tiempo de ejecución de su script para LastDataIngestionTimestamp.
Finalizar y formatear la salida: Asegúrese de que el archivo de salida final sea un único archivo CSV donde cada fila represente un event en el proceso. Las columnas deben coincidir con la estructura requerida del registro de eventos, incluyendo PurchaseRequisitionId, ActivityName y EventTime.

Configuración

Permisos requeridos: Los usuarios deben tener un rol de seguridad con permisos para el espacio de trabajo Data management y acceso a las entidades de datos específicas que se exportan, como Data management administrator o un rol personalizado similar.
Entidades de datos clave:
- Purchase requisition headers: Proporciona el identificador principal del case, la timestamp de creación y el estado general.
- Purchase requisition lines: Contiene detalles sobre cada artículo solicitado, incluyendo importes y enlaces a pedidos de compra.
- Workflow tracking status table: La fuente principal de eventos de workflow como envío, aprobación, rechazo y retractación.
- Workflow work items: Detalla las tareas específicas asignadas a los usuarios durante el proceso de aprobación.
- Purchase order lines V2: Se utiliza para encontrar la timestamp de creación del pedido de compra vinculado a una línea de requisición.
Filtrado por rango de fechas: Es crucial aplicar un filtro de rango de fechas al campo Created date and time en la entidad Purchase requisition headers. Se recomienda un rango de 3 a 6 meses para el análisis inicial para equilibrar el volumen de datos y la visión del proceso.
Filtrado por código de empresa: Siempre aplique un filtro para la Legal entity para evitar extraer datos de empresas no deseadas o de prueba. Esto reduce significativamente el tamaño de los datos y mejora el rendimiento del trabajo.
Transformación de datos: Este método requiere un paso de postprocesamiento significativo fuera de Dynamics 365 para transformar las exportaciones de entidades en bruto en un registro de eventos estructurado. Prepárese para utilizar una herramienta de scripting o ETL.

a Consulta de ejemplo config

/*
This is not a single executable query. Instead, it is a configuration manifest for a Dynamics 365 Data Management Framework Export Project.
You must add each entity listed below to the project and select the specified fields for export.
The transformation logic to create the final event log must be applied after exporting these files.
*/

-- Entity 1: Purchase requisition headers
-- Purpose: Captures requisition creation, overall status, and header-level attributes.
SELECT
    REQUISITIONNUMBER AS PurchaseRequisitionId,
    REQUISITIONSTATUS AS RequisitionStatus,
    CREATEDDATETIME AS EventTime_RequisitionCreated,
    MODIFIEDDATETIME AS EventTime_RequisitionClosed, -- Used if status is Closed
    PREPARERPERSONNELNUMBER AS User_Preparer,
    REQUESTERPERSONNELNUMBER AS User_Requester,
    DEFAULTLEDGERDIMENSIONDISPLAYVALUE AS Department, -- Or similar dimension field
    REQUISITIONTOTAL AS RequisitionTotalAmount
FROM PurchaseRequisitionHeaderEntity;

-- Entity 2: Purchase requisition lines
-- Purpose: Provides line-level details, amounts, and links to Purchase Orders.
SELECT
    REQUISITIONNUMBER AS PurchaseRequisitionId,
    LINENUMBER,
    REQUISITIONINGSTATUS AS LineStatus,
    MODIFIEDDATETIME AS EventTime_LineClosed, -- Used if status is Closed
    PURCHASEORDERNUMBER,
    PURCHASEORDERLINENUMBER
FROM PurchaseRequisitionLineEntity;

-- Entity 3: Workflow tracking status table
-- Purpose: The primary source for all workflow-driven activities.
-- Note: Requires joining to PurchReqTable on RecId = CorrelationId post-export.
SELECT
    CONTEXT, -- Contains information like step name
    CORRELATIONID, -- Links to source document's RecId
    CREATEDDATETIME AS EventTime_WorkflowStep,
    TRACKINGSTATUS AS ActivityName, -- (e.g., Submitted, Approved, Rejected, Canceled)
    USERID AS User
FROM WorkflowTrackingStatusTableEntity;

-- Entity 4: Workflow work items
-- Purpose: Captures the start of an approval task assigned to a user.
-- Note: Requires joining to PurchReqTable on RecId = CorrelationId post-export.
SELECT
    CORRELATIONID, -- Links to source document's RecId
    CREATEDDATETIME AS EventTime_ApprovalStepStarted,
    USERID AS User, -- The user assigned the task
    DESCRIPTION AS ApprovalStep
FROM WorkflowWorkItemTableEntity;

-- Entity 5: Purchase order lines V2
-- Purpose: Used to find the creation date of the resulting Purchase Order.
-- Note: Requires joining to PurchaseRequisitionLineEntity on PO/Line number post-export.
SELECT
    PURCHASEORDERNUMBER,
    LINENUMBER,
    CREATEDDATETIME AS EventTime_PurchaseOrderCreated
FROM PurchaseOrderLinesV2Entity;

Su plantilla de datos para solicitudes de Compra a Pago.

Su plantilla de datos para solicitudes de Compra a Pago.

Atributos de Requisición - Compra a Pago

Actividades de Requisición - Compra a Pago

Guías de Extracción

Exportación del Marco de Gestión de Datos de Dynamics 365

Pasos

Configuración

a Consulta de ejemplo config

Script de Python utilizando la API REST OData de Dynamics 365

Pasos

Configuración

a Consulta de ejemplo python

Extracción con Conector Nativo de Microsoft Power BI

Pasos

Configuración

a Consulta de ejemplo config

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